PEROLEHAN DAN PEROLEHAN DAN BAYARAN KUMPULAN BAYARAN KUMPULAN

WANG SEKOLAHWANG SEKOLAH

PEROLEHAN DAN PEROLEHAN DAN BAYARAN KUMPULAN BAYARAN KUMPULAN

WANG SEKOLAHWANG SEKOLAH

OBJEKTIFOBJEKTIFOBJEKTIFOBJEKTIF

Menentukan sistem perolehan dan Menentukan sistem perolehan dan pembayaran dilakukan cekap, teratur dan pembayaran dilakukan cekap, teratur dan sempurna.sempurna.

Memastikan peraturan yang sedia ada dipatuhi Memastikan peraturan yang sedia ada dipatuhi sepenuhnya. sepenuhnya.

Mengelakkan daripada dikenakan tindakan Mengelakkan daripada dikenakan tindakan surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan perolehan dan pembayaran.urusan perolehan dan pembayaran.

ASPEK PENTING DALAM ASPEK PENTING DALAM PROSES PEROLEHANPROSES PEROLEHAN

Mengetahui Maksud Perbelanjaan Mengetahui Maksud Perbelanjaan bagi setiap peruntukan dan terimaan.bagi setiap peruntukan dan terimaan.

PerancanganPerancangan

Peraturan Perolehan/ PembelianPeraturan Perolehan/ Pembelian

Dokumen- Dokumen KewanganDokumen- Dokumen Kewangan

Tatacara PerolehanTatacara Perolehan

PERANCANGANPERANCANGAN

Peruntukan Mencukupi.Peruntukan Mencukupi.Kuantiti barang yang hendak dibeli Kuantiti barang yang hendak dibeli berdasarkan keperluan.berdasarkan keperluan.Berfeadah kepada sekolah.Berfeadah kepada sekolah.Keputusan mesyuarat diambilkira.Keputusan mesyuarat diambilkira.Mendapat kelulusan KPTJ.Mendapat kelulusan KPTJ.Mematuhi pekeliling harta modalMematuhi pekeliling harta modal

PERATURAN PERATURAN PEROLEHAN/PEMBELIANPEROLEHAN/PEMBELIAN

Pembelian Tunai - Pembelian Tunai - PWR (RM100/bil)PWR (RM100/bil)

Melalui Kontark Pusat/ Luar Kontrak Melalui Kontark Pusat/ Luar Kontrak PusatPusat

Pembelian Terus –Pembelian Terus –– Bekalan/Perkhidmatan- Bekalan/Perkhidmatan- Tidak melebehi Tidak melebehi

RM50.000 RM50.000 setahunsetahun

– Kerja-kerja –Kerja-kerja – Tidak melebihi RM20,000.00 Tidak melebihi RM20,000.00 (Kontraktor Kelas F tempatan)(Kontraktor Kelas F tempatan)

PERATURAN PEROLEHAN/PEMBELIANPERATURAN PEROLEHAN/PEMBELIAN

Sebutharga –RM50,000 hingga Sebutharga –RM50,000 hingga RM200,00 setahunRM200,00 setahun

Tender – RM200,000 keatas Tender – RM200,000 keatas

Borang Pesanan Sekolah (DKS 005) Borang Pesanan Sekolah (DKS 005) hendaklah dikeluarkan bagi semua hendaklah dikeluarkan bagi semua pembelian kecuali PWR , Utiliti dan pembelian kecuali PWR , Utiliti dan yang ada perjanjian.yang ada perjanjian.

DOKUMEN KEWANGANDOKUMEN KEWANGAN

Nota MintaNota MintaPesanan Tempatan (DKS 005)Pesanan Tempatan (DKS 005)Daftar Stok Buku Pesanan TempatanDaftar Stok Buku Pesanan TempatanBorang Sebut Harga Borang Sebut Harga Daftar Bil (DKS 008)Daftar Bil (DKS 008)Baucer Bayaran Sekolah (DKS 006)Baucer Bayaran Sekolah (DKS 006)Buku CekBuku CekDaftar Stok Buku CekDaftar Stok Buku CekDaftar Cek Yang Telah DiBatalkanDaftar Cek Yang Telah DiBatalkanBuku TunaiBuku Tunai

J/KKewangan

Agihan Peruntukan

Kelulusan KPTJ/Kementerian

Nota Minta

Kelulusan Pengurus Sekolah

Borang Pesanan Sekolah

Semak

TINDAKAN AWAL TAHUNTINDAKAN AWAL TAHUNTINDAKAN AWAL TAHUNTINDAKAN AWAL TAHUN

Sediakan Perancangan Pembelian:Sediakan Perancangan Pembelian:Mesyuarat Jawatankuasa KewanganMesyuarat Jawatankuasa Kewangan

Pengagihan peruntukanPengagihan peruntukanMeluluskan pembelian Harta ModalMeluluskan pembelian Harta Modal

Menyemak kedudukan stok Menyemak kedudukan stok Kenalpasti pembelian yang hendak dilakukanKenalpasti pembelian yang hendak dilakukanMendapatkan senarai harga/sebuthargaMendapatkan senarai harga/sebuthargaMendapatkan kelulusan Ketua PTJ bagi Mendapatkan kelulusan Ketua PTJ bagi

perolehanperolehan

MENDAPAT KELULUSAN MENDAPAT KELULUSAN KPTJKPTJ

Satu jenis barangan melebehi Satu jenis barangan melebehi RM10,000.00 setahunRM10,000.00 setahunHarta Modal melebihi RM10,000.00Harta Modal melebihi RM10,000.00 setahun melalui setahun melalui peruntukan LPBT/LPKperuntukan LPBT/LPKHarta Modal melebihi RM10,000.00Harta Modal melebihi RM10,000.00 (SM)/5,000.00 (SR) atau 30% dari(SM)/5,000.00 (SR) atau 30% dari peruntukan Mata Pelajaran dan bukanperuntukan Mata Pelajaran dan bukan Mata Pelajaran yang mana lebih rendah Mata Pelajaran yang mana lebih rendah dan dan SKM (30%)SKM (30%) drpa keseluruhan drpa keseluruhan peruntukan Matapelajaran dan Bukanperuntukan Matapelajaran dan Bukan Matapelajaran –melalui PPDMatapelajaran –melalui PPD

MENDAPAT KELULUSAN KPTJMENDAPAT KELULUSAN KPTJ

Mendapat Kelulusan JMPK bagi Mendapat Kelulusan JMPK bagi peralatan komputer – dengan peralatan komputer – dengan kebenaran KPTJkebenaran KPTJ

Membayar bil-bil tidak diisytihar Membayar bil-bil tidak diisytihar (tahun sebelum)(tahun sebelum)

PEROLEHAN DAN PEROLEHAN DAN PENGELUARAN PESANANPENGELUARAN PESANAN

PEROLEHAN DAN PEROLEHAN DAN PENGELUARAN PESANANPENGELUARAN PESANAN

1)1) Kemukakan Nota Minta kpd Pengurus Kemukakan Nota Minta kpd Pengurus SekolahSekolah

2)2) Pengurus Sekolah meluluskan Pengurus Sekolah meluluskan permohonan menyerah kpd Pembantu permohonan menyerah kpd Pembantu TadbirTadbir

3)3) Pembantu Tadbir sediakan Borang Pembantu Tadbir sediakan Borang Pesanan(LO)- 3 salinan berdasarkan Pesanan(LO)- 3 salinan berdasarkan sebutharga.sebutharga.

PEROLEHAN DAN PENGELUARAN PEROLEHAN DAN PENGELUARAN PESANANPESANAN

4)4) Tentukan tarikh yang perlu Tentukan tarikh yang perlu dibekalkan di Borang Pesanan.dibekalkan di Borang Pesanan.

5)5) Pengurus Sekolah menandatangani Pengurus Sekolah menandatangani borang pesanan borang pesanan

6)6) Hantar borang pesanan kepada Hantar borang pesanan kepada pembekal -2 salinanpembekal -2 salinan

Terima Pesanan & Bil/Invois

Rekod Daftar Bil

Sediakan Baucar / Cek

Rekod Buku Tunai/Subsidiari

Hantar kpd PembekalCek & Salinan Baucar

Cop Sudah BayarBaucar /Pesanan/Bil

Simpan Fail

Cop Terima

PENERIMAAN PESANANPENERIMAAN PESANAN

Bekalan diterima dan sahkan Delivery Bekalan diterima dan sahkan Delivery Oder(DO)Oder(DO)

Simpan DO dalam failSimpan DO dalam failDapatkan Bil/Invois berserta Borang Dapatkan Bil/Invois berserta Borang

Pesanan Asal yang telah Pesanan Asal yang telah ditandatangani oleh pembekalditandatangani oleh pembekal

Cop tarikh terima pada Bil/Invois dan Cop tarikh terima pada Bil/Invois dan borang pesananborang pesanan

PENERIMAAN PESANANPENERIMAAN PESANAN PENERIMAAN PESANANPENERIMAAN PESANAN

Semak DO bersamaan dengan Semak DO bersamaan dengan Bil/Inbois Bil/Inbois

Isikan akuan penerima barang serta Isikan akuan penerima barang serta kemasukkan stok/Iventori di Borang kemasukkan stok/Iventori di Borang Pesanan Asal dan kemaskinikan Pesanan Asal dan kemaskinikan Borang Pesanan salinan peniga.Borang Pesanan salinan peniga.

Rekod dalam Daftar Bil semua bil/invois Rekod dalam Daftar Bil semua bil/invois (termasuk bil yang tanpa borang (termasuk bil yang tanpa borang pesanan)pesanan)

Apa yang harus dilakukan jika Apa yang harus dilakukan jika pesanan asal hilang?pesanan asal hilang?

Dapatkan perakuan bertulis dari pembekalDapatkan perakuan bertulis dari pembekalCatat di borang pesanan salinan pejabat Catat di borang pesanan salinan pejabat seperti berikut:-seperti berikut:-““Saya mengesahkan bahawa Pesanan Saya mengesahkan bahawa Pesanan Asal telah hilang dan saya memperakui Asal telah hilang dan saya memperakui bahawa pembayaran sebenarnya belum bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika pesanan asal dijumpai, lagi dibuat dan jika pesanan asal dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan ia tidak boleh digunakan untuk tujuan pembayaran”pembayaran”

PROSES BAYARANPROSES BAYARANPROSES BAYARANPROSES BAYARAN

1.1. Pembantu Tadbir sediakan baucar Pembantu Tadbir sediakan baucar bayaran – 2 salinanbayaran – 2 salinan

2.2. Butir-butir mestilah sama seperti di Butir-butir mestilah sama seperti di Pesanan Sekolah dan bil/InvoisPesanan Sekolah dan bil/Invois

3.3. Kepilkan Pesanan Sekolah dan Kepilkan Pesanan Sekolah dan Bil/Invois sebagai dokumen sokongan Bil/Invois sebagai dokumen sokongan kepada baucerkepada baucer

PROSES BAYARANPROSES BAYARAN

4.4. Sediakan Cek berdasarkan baucer Sediakan Cek berdasarkan baucer bayaranbayaran

5.5. Cek hendaklah ditulis dengan jelas Cek hendaklah ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal. menggunakan dakwat kekal. Jika berlaku kesilapan batalkan dan Jika berlaku kesilapan batalkan dan kepilkan dikaunterfoil, keluarkan cek kepilkan dikaunterfoil, keluarkan cek baru.baru.

6.6. Cek hendaklah Cek hendaklah dipalang “Akaundipalang “Akaun Penerima Sahaja”kecuali PWRPenerima Sahaja”kecuali PWR dan dan bayaran kepada kakitanganbayaran kepada kakitangan. .

PROSES BAYARANPROSES BAYARAN

7.Pastikan semua cek dicop “Tempoh laku selama tiga bulan 7.Pastikan semua cek dicop “Tempoh laku selama tiga bulan dari tarikhdari tarikh

8.Catat dalam Buku Tunai di ruangan bayaran (kredit) 8.Catat dalam Buku Tunai di ruangan bayaran (kredit) berdasarkan baucer bayaranberdasarkan baucer bayaran

9.Catat dalam buku rekod subsidiari9.Catat dalam buku rekod subsidiari10.Kemukakan Cek berserta baucar bayaran yang lengkap 10.Kemukakan Cek berserta baucar bayaran yang lengkap

dengan dokumen sokongan dan Buku Tunai kepada dengan dokumen sokongan dan Buku Tunai kepada pengurus sekolah untuk ditandatanganipengurus sekolah untuk ditandatangani

PROSES BAYARANPROSES BAYARAN

11.11. Pengurus sekolah menyemak maklumat Pengurus sekolah menyemak maklumat disemua dokumen yang dikemukakan untuk disemua dokumen yang dikemukakan untuk mempastikan kebetulannya dan menurunkan mempastikan kebetulannya dan menurunkan tandatangan ringkas di Buku Tunai.tandatangan ringkas di Buku Tunai.

12.12. Pengurus sekolah menandatangani Baucar Pengurus sekolah menandatangani Baucar dan Cek sebagai penanda tangan wajib bagi dan Cek sebagai penanda tangan wajib bagi tujuan bayaran.tujuan bayaran.

13.GPK menandatangani Cek sebagai penanda 13.GPK menandatangani Cek sebagai penanda tangan ke dua,jika nilai cek melebehi tangan ke dua,jika nilai cek melebehi RM10,000.00 pastikan cek ditandatangani RM10,000.00 pastikan cek ditandatangani oleh 3 orang.(Rujuk kuasa tetap yang telah oleh 3 orang.(Rujuk kuasa tetap yang telah diluluskan) diluluskan)

PROSES BAYARANPROSES BAYARAN

14.14. Pembantu Tadbir menghantar Pembantu Tadbir menghantar Cek Cek berserta berserta salinan kedua salinan kedua baucar bayaran kepada baucar bayaran kepada pembekal.pembekal.

15.15. Cop Cop “Sudah Bayar”“Sudah Bayar” berserta berserta tarikh pada semua dokumen tarikh pada semua dokumen yang yang telah telah dibayar.dibayar.

PROSES BAYARANPROSES BAYARAN

15.15. Rekod butiran bayaran dalam Rekod butiran bayaran dalam Daftar Daftar Bil.Bil.

16.16. Pastikan semua Bil/Inbois Pastikan semua Bil/Inbois dijelaskan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dalam tempoh 14 hari dari tarikh dari tarikh diterima.diterima.

17.17. Failkan baucar asal berserta Failkan baucar asal berserta dokumen sokongan mengikut no.siri dokumen sokongan mengikut no.siri dan dan kumpulan wang berkaitan.kumpulan wang berkaitan.

Jika Bil/Invois Asal Hilang?Jika Bil/Invois Asal Hilang?

Penbayaran hendaklah dibuat terhadap salinan Penbayaran hendaklah dibuat terhadap salinan yang diperakukan dengan tandatangan yang diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah:-Pengurus Sekolah:-

““Saya mengesahkan bahawa bil/Invois/Pesanan Saya mengesahkan bahawa bil/Invois/Pesanan asal telah didapati hilang dan saya asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/pesanan asal dijumpai, ia tidak akan bil/invois/pesanan asal dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran” digunakan untuk tujuan pembayaran”

Cek BatalCek Batal 1.1. Cek yang luput tempoh laku atau rosak Cek yang luput tempoh laku atau rosak

setelah dicatat dibuku tunai hendaklah setelah dicatat dibuku tunai hendaklah batalkan dan diakaunkan semula kedalam batalkan dan diakaunkan semula kedalam buku tunaibuku tunai

2.2. Keluarkan resit atas nama Pengetua/Guru Keluarkan resit atas nama Pengetua/Guru Besar dengan keterangan “Untuk Pembatalan Besar dengan keterangan “Untuk Pembatalan Cek No……….bertarikh………”Cek No……….bertarikh………”

3.3. Catatkan resit diterimaan buku tunaiCatatkan resit diterimaan buku tunai4.4. Gunakan resit berkenaan sebagai dokumen Gunakan resit berkenaan sebagai dokumen

sokongan bagi baucar baru untuk sokongan bagi baucar baru untuk mengantikan cek batal tersebut.mengantikan cek batal tersebut.

5.5. Rekod dalam daftar Cek BatalRekod dalam daftar Cek Batal

Terima Cek Batal

Keluarkan Resit

Sediakan Baucer / Cek Gantian

Rekod di Buku Tunai

Rekod Daftar Cek Batal

SimpanFail Baucer

Hantar Cek/Baucar ke Pembekal

Penggantian Cek HilangPenggantian Cek Hilang

1.1. Surat kehilangan cek dari penerimaSurat kehilangan cek dari penerima2.2. Memberitahu bank secara bertulis dan Memberitahu bank secara bertulis dan

dapatkan pengesahan bertulis dari dapatkan pengesahan bertulis dari bankbank

3.3. Semak penyata bank bulan berkenaan Semak penyata bank bulan berkenaan bagi memastikan cek masih belum bagi memastikan cek masih belum ditunaikan.Jika boleh dapatkan penyata ditunaikan.Jika boleh dapatkan penyata sehingga tarikh pemberhentian bayaran sehingga tarikh pemberhentian bayaran dilakukan.dilakukan.

Penggantian Cek HilangPenggantian Cek Hilang

4.4. Sekiranya cek tersebut masih belum Sekiranya cek tersebut masih belum ditunaikan tindakan mengantikan cek ditunaikan tindakan mengantikan cek yang baru hendaklah dilakukanyang baru hendaklah dilakukan

5.5. Sekiranya cek yang dilaporkan telah Sekiranya cek yang dilaporkan telah ditunaikan, perakuan tentang ditunaikan, perakuan tentang kehilangan dan hapuskira hendaklah kehilangan dan hapuskira hendaklah disediakan. disediakan.

AKAUN BELUM BAYARAKAUN BELUM BAYAR AKAUN BELUM BAYARAKAUN BELUM BAYAR

Semak Daftar BilSemak Daftar Bil

Senaraikan semua bil yang belum Senaraikan semua bil yang belum dijelaskan sehingga akhir tahundijelaskan sehingga akhir tahun

Istiharkan bil-bil yang belum Istiharkan bil-bil yang belum dijelaskan sebagai Akaun Belum dijelaskan sebagai Akaun Belum Bayar semasa penyediaan Bayar semasa penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada akhir tahun.Sekolah pada akhir tahun.

Larangan Terhadap Larangan Terhadap Bayaran dan CekBayaran dan Cek

Menandatangani cek kosongMenandatangani cek kosong Menulis tarikh cek tertunda (post dated cheque)Menulis tarikh cek tertunda (post dated cheque) Bayaran tanpa dokumen sokonganBayaran tanpa dokumen sokongan Bayaran tanpa merujuk baki wang peruntukanBayaran tanpa merujuk baki wang peruntukan Bayaran tanpa kebenaran bagi pembelian yang Bayaran tanpa kebenaran bagi pembelian yang

memerlukan kebenaran pihak tertantumemerlukan kebenaran pihak tertantu Bayaran bil-bil tahun sebelum yang tidak diisytihar Bayaran bil-bil tahun sebelum yang tidak diisytihar

sebagai ABB tanpa kebenaran KPTJsebagai ABB tanpa kebenaran KPTJ Bayar dahulu memohon kebenaran kemudianBayar dahulu memohon kebenaran kemudian

Sekian terima kasihSekian terima kasihDisampaikanDisampaikan

Oleh Sazali Mohd BujangOleh Sazali Mohd Bujang