proses baucar bayaran manual dan elektronik operasi... · iii) maklumat perihal baucar bayaran...

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik page 3 - 1

PROSES BAUCAR BAYARAN (BB) MANUAL DAN ELEKTRONIK

DAFTAR (ZRAP004)

KEMASKINI (ZRAP007)

SEMAK (ZRAP008)

(ZRAP004)

LULUS (ZRAP009)

SEMAK & LULUS (ZRAP009)

< RM20K

>= RM20K

PAYMENT RUN F110 / F110S / F-53

ALIRAN PROSES BAYARAN MANUAL



A) PROSES BAUCAR BAYARAN (BB) MANUAL 1) Daftar BB Manual Kod transaksi : ZRAP004 Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS. Hanya maklumat pada tab Data Asas sahaja yang perlu diisi.

PERHATIAN: i) Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kod pejabat

perakaunan yang valid walaupun bukan kod A0 sendiri. ii) Masukkan kod panjar di medan Kod Penerima bagi jenis dokumen KY (Panjar

Apungan) dan K5 (Panjar Rekupmen). Rujuk kod transaksi FK03 bagi memastikan kod vendor panjar tersebut telah diwujudkan atau maklumat kod jab/ ptj pembayar adalah betul.

iii) Maklumat perihal baucar bayaran hendaklah tepat seperti yang diperlukan oleh

penerima bayaran. Contoh : Bayaran Kepada Pembekal - no invois/bulan & tahun invois dikeluarkan.(Maksima 20 aksara) (Rujuk Surat ANM (OC) 07/7 Jld. 6 (24) bertarikh 10 Julai 2007)



2) Kemaskini BB Manual Kod Transaksi : ZRAP007 Kunci masuk maklumat terperinci BB :– cajline, maklumat invois, maklumat

penerima bayaran (single / berganda) dan jenis bayaran.

Semak data sekiranya terdapat ralat. Simpan - Simpan sahaja di skrin yang sama bagi mengelakkan data yang telah

dikuncimasuk hilang. Simpan Lengkap - Simpan dan dihantar ke skrin Semak/Post BB Manual. PERHATIAN: i) Bagi BB Manual yang melibatkan kod amanah subsidiari, wajib mengisi 3 medan

iaitu medan kad pengenalan (tanpa -), id peminjam, dan kod amanah/hasil yang betul.

ii) Jika BB Manual yang melibatkan pembayaran dikenakan cukai, pastikan masukkan

no gaji di medan no gaji. Jika tidak melibatkan pendapatan bercukai, jangan masukkan no gaji.



iii) Pastikan salah satu maklumat penerima di medan faks, emel dan alamat penerima

dikuncimasuk. Makluman pembayaran juga akan dihantar melalui SMS sekiranya no telefon bimbit dikuncimasuk.new!

iv) Sekiranya ralat mesej dipaparkan:

’Kod penerima bukan dari Jabatan XXX’, sila rujuk kod transaksi FK03 ’Display Vendor’ di mana kod penerima tersebut telah wujud tetapi bukan kepunyaan jab ptj tersebut. Kebiasaannya ralat ini berlaku pada kod penerima panjar.

Baris 001 Jab/PTJ tiada sila rujuk profil pengkodan jabatan Kod transaksi

ZRFM026 samada mengikut profil atau tidak.

Baris 001 Jab/PTJ tiada semak kod jab ptj di kod transaksi KS03 samada valid atau tidak.



3) Semak BB Manual Kod Transaksi : ZRAP008 Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja.

Semak BB Manual. Sekiranya terdapat ralat semasa,disemak, hantar ke Tidak Tepat atau Kuiri.

Kuiri – akan dimasukkan ke dalam skrin Kuiri BB Manual Kod Transaksi ZRAP010 untuk dipastikan samada perlu dikemaskini kembali di GFMAS atau dihantar ke PTJ.

Tidak Tepat – BB Manual akan dihantar ke skrin Kemaskini BB Manual Kod Transaksi ZRAP007 untuk diperbaiki

PERHATIAN: i) Penyemak perlu melihat samada salah satu maklumat penerima di medan faks,

emel atau alamat penerima dikuncimasuk.Penyemak juga perlu memastikan perihal dibuat mengikut arahan BPOC. Sekiranya tidak dimasukkan, sila klik tidak tepat untuk dikemaskini kembali atau kuiri baucar bayaran tersebut.

ii) Pengawai Penyemak dan Pelulus BB adalah berbeza.



4) Semak dan Lulus BB Manual Kod Transaksi : ZRAP009 Semak dan lulus BB Manual yang < RM 20,000. Lulus bagi BB Manual yang >=RM20,000. Setelah dipost, satu no dokumen GFMAS akan diberikan. Peruntukan akan ditolak.

Skrin Semak & Lulus BB (< RM 20K)



Skrin Lulus BB (>=RM 20K)

PERHATIAN: i) Pelulus boleh menukar jenis bayaran C,T,D,M sebelum klik butang Post. Pastikan

jenis bayaran bukan S / P / E.

ii) Pastikan kod bank yang dimasukkan adalah betul. Sekiranya tidak, mesej ralat ’Code bank XXXXXX has been marked for deletion’.

iii) Semak dokumen yang telah dipost di FBL1N (Rujuk C untuk tatacara menyemak

dokumen di FBL1N)



iv) Klik butang Maklumat Peruntukan untuk melihat samada baki peruntukan

mencukupi atau tidak. Sekiranya terdapat mesej ralat :

a) Budget exceededbaki peruntukan bagi meluluskan baucar ini tidak mencukupi.Hanya super user sahaja yang boleh meluluskan baucar yang melebihi peruntukan sekiranya diperlukan;

ATAU b) ‘FM Account assignment

P42251/254159900/840201/P4200203000/251159901* cannot be posted in posting ledger’; atau ‘The budget structure settings do not allow posting to the FM account Assignment B06111/111114200/13000/B06261200/111114221 Sila semak waran peruntukan samada telah disediakan atau tidak. Boleh rujuk di Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot T, B, P kod transaksi ZRFM038 ataupun FMRP_RW _BUDCON. AO boleh menyediakan waran kosong F0 sekiranya memerlukan pembayaran segera iaitu melibatkan gaji/pukal. Jika tidak, semak waran peruntukan dengan kementerian.



5) Kuiri BB Manual Kod Transaksi : ZRAP010

BB Manual yang mempunyai ralat. Klik pada tab Catatan untuk melihat sebab

dikuiri sebelum membuat sebarang tindakan. Boleh dihantar ke kemasukan data @ dihantar ke PTJ (BATAL). PERHATIAN: Pastikan setiap hari tiada BB Manual berstatus 5 (kuiri) bagi mengelakkan BB manual lambat diproses.



BB diterima dari eSPKB

(WEB METHOD)

SEMAK (ZRAP015)

(ZRAP004)

LULUS (ZRAP016)

SEMAK & LULUS (ZRAP016)

< RM20K >= RM20K

PAYMENT RUN F110 / F110S / F-53

POST (ZRAP017)

ALIRAN PROSES BAYARAN ELEKTRONIK



B) PROSES BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK Setelah perakuan 2 dibuat di peringkat eSPKB, BB akan terus dihantar ke GFMAS melalui Web Method.Rujuk Web Method setiap hari bagi melihat samada BB dihantar delivered atau failure. Path : Management JANM GFMAS AO System eSPKB Reports Transaction Type : Incoming Message

Delivered = ESPKB Status 4 (Telah diterima oleh GFMAS) Failure = ESPKB Status 6 (Ditolak oleh GFMAS) 6) Semak Baucar Bayaran Elektronik Kod Transaksi : ZRAP015 Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja. Semak BB Elektronik yang dihantar daripada eSPKB ke GFMAS samada lengkap

dan tepat. Pengesahan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).



PERHATIAN: i) Semak kandungan senarai semak samada lengkap atau tidak. Klik butang Senarai

Semak. ii) Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kod pejabat

perakaunan yang valid walaupun bukan kod A0 sendiri.

iii) Kuiri : BB eSPKB akan dibatalkan di GFMAS dan status pembatalan akan dihantar

ke eSPKB pada sebelah malam (scheduled job).



7. Semak dan Lulus Baucar Bayaran Elektronik Kod Transaksi : ZRAP016 Semak dan lulus BB Elektronik yang < RM 20,000. Lulus bagi BB Elektronik yang >=RM20,000. Kelulusan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).

Skrin Lulus BB (<RM 20K)



Skrin Lulus BB (>=RM 20K)

PERHATIAN: i) Pelulus boleh menukar jenis bayaran C, T, D, M sebelum post baucar bayaran

elektronik. Pastikan jenis bayaran bukan S / P / E. ii) Klik butang Maklumat Peruntukan untuk melihat samada baki peruntukan

mencukupi atau tidak. Sekiranya terdapat ralat : Budget exceededbaki peruntukan bagi meluluskan baucar ini tidak

mencukupi.Hanya super user sahaja yang boleh meluluskan baucar yang melebihi peruntukan.

ATAU ‘FM Account assignment P42251/254159900/840201/P4200203000/251159901*

cannot be posted in posting ledger’ ATAU ‘The budget structure settings do not allow posting to the FM account Assignment B06111/111114200/13000/B06261200/111114221 Sila rujuk waran peruntukan samada telah disediakan atau tidak. Boleh merujuk di Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot T,B,P kod transaksi ZRFM038 ataupun FMRP_RW _BUDCON. AO boleh menyediakan waran kosong F0 sekiranya memerlukan pembayaran segera melibatkan gaji. Jika tidak, semak waran peruntukan dengan kementerian.

ATAU ‘Field BSEC-NAME4 input value is longer than screen field’

Semak alamat emel yang dimasukkan samada betul atau tidak.



iii) Post Baucar Bayaran Kod Transaksi : ZRAP017 Pegawai Penyemak dan Pelulus adalah berbeza (Baucar >=RM 20,000)

Post Baucar Bayaran Elektronik. Setelah dipost, satu no dokumen GFMAS akan diberikan. Peruntukan akan ditolak.

PERHATIAN: Boleh klik pada butang Select All untuk post semua BB yang terdapat di skrin

ini.Klik sahaja butang post dan proses post dokumen akan dijalankan.Setelah selesai,satu senarai jumlah rekod, jumlah rekod telah diproses dan jumlah rekod tidak diproses akan dipaparkan.Rujuk mesej ralat di sebelah kanan senarai bagi setiap BB.

Sekiranya terdapat mesej ralat :

’No dokumen tidak dapat diwujudkan’ Pengguna perlu post di dalam BB. Mesej ralat yang sebenar akan didapati.

Ralat ‘Field BSEC-NAME4 input value is longer than screen field’ Semak

alamat emel yang dimasukkan samada betul atau tidak.



C. SEMAKAN OPEN ITEM DI FBL1N

Dokumen yang telah dipost akan menjadi open item di FBL1N dan bersedia

untuk proses bayaran. FBL1N memaparkan maklumat-maklumat item (line items) penerima bayaran. Semak open item dengan pilihan berikut:

Vendor account: 1 to Z999999999 <kod agensi/ kod penerima> Company code: FGOM

Status: Open item (untuk item yang masih belum dibayar) Open at key date: <tarikh semasa> Cleared item (untuk item yang telah dibayar) Clearing date: <tarikh pembayaran dibuat> Open at key date: <tarikh sebelum pembayaran dibuat> All item (untuk memaparkan open item dan cleared item) Posting date: <tarikh dokumen dipost>



Klik execute dan line item berstatus open item akan dipaparkan

Untuk carian lebih spesifik klik pada ikon dan isikan pilihan pada skrin



D. ISU

Bil Masalah Tindakan

1 Status BB Elektronik adalah 0, sepatutnya status BB Elektronik diterima :

status 1 (Baucar >=RM20K) atau

status 2 (Baucar<=RM20K)

Semak BB di eSPKB samada masih berstatus 4 atau 6.

Jika berstatus 4, log ke SOLMAN dan helpdesk akan membantu memproses baucar ini ke status 1 @ 2 di GFMAS.

Jika berstatus 6, log ke SOLMAN dan helpdesk akan membantu untuk kuiri baucar ini ke status 7 di GFMAS.

2 No dokumen telah diwujudkan tetapi status masih tidak berubah ke 3.

Log ke SOLMAN dan helpdesk akan mengambil tindakan.

3 Status baucar tidak berubah daripada 3 ke 8 (Telah dikemaskini oleh GFMAS).

Log ke SOLMAN dan helpdesk akan membantu.

proses baucar bayaran manual dan elektronik operasi... · iii) maklumat perihal baucar bayaran...

Documents