BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 1/9 1.0. OBJEKTIF

Menyediakan satu panduan dalam menjalankan proses pembayaran kepada bil-bil dan dokumen tuntutan pembekal dan kakitangan yang diserahkan kepada Bahagian Kewangan.

2.0. SKOP

Ianya meliputi aktiviti penyediaan, semakan, kelulusan dan penyerahan dokumen bayaran.

3.0 DEFINISI

Pengurus Bahagian - Pengurus-Pengurus Bahagian atau Pengurusan Tertinggi PMINT

Bahagian Kewangan - Bahagian Kewangan PMINT Prosedur Kewangan - Peraturan Perakaunan dan Kewangan

PMINT Akauntan - Akauntan/Penolong Pengurus Kewangan

PMINT Dokumen Bayaran - Kesemua dokumen kewangan termasuk

baucer bayaran, borang-borang bank, rekod-rekod kewangan dan cek bayaran.

SUK - Setiausaha Kerajaan Negeri Terengganu Pengerusi - Pengerusi Lembaga Pengarah PMINT

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 2/9

4.0 RUJUKAN

4.1. Peraturan Perakaunan dan Kewangan PMINT

4.2. Pekeliling Kerajaan dan Arahan Perbendaharaan 4.3. Perintah-Perintah Am (1999) 5.0 TANGGUNGJAWAB

Pengurus Kewangan akan memantau keseluruhan aktiviti Bahagian

Kewangan. Beliau akan dibantu oleh Akauntan. Penolong-Penolong Akauntan akan membantu Akauntan didalam menjalankan kerja-kerja penyemakan dan pematuhan terhadap prosedur kewangan. Pembantu Tadbir (Kewangan) pula akan menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan.

BAHAGIAN : KEWANGAN TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 3/9 6.1 CARTA ALIRAN KERJA

Proses ini akan melibatkan pembayaran bil-bil dan dokumen tuntutan pembekal yang diterima melalui pelbagai bahagian lain. Maklumat-maklumat arahan bayaran akan disalurkan menerusi memo atau lain-lain dokumen yang disahkan oleh Pengurus-Pengurus dari Bahagian berkaitan. Tindakan akan diambil sehingga proses pembayaran selesai.

7.3 Memproses

7.1 Penerimaan Arahan Bayaran

7.2 Semakan Arahan Bayaran

7.5 Perekodan Awal

7.7 Semakan Baucer Bayaran

7.4 Mohon Penjelasan (Maklumat tidak lengkap)

7.6 Penyediaan Baucer Bayaran

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : BAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 4/9

7.10 Tandatangan Cek

7.13 Penyerahan dokumen Bayaran

7.9 Penyediaan Cek

7.8 Pengesahan Baucer Bayaran

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 5/9

7.0 KETERANGAN PROSEDUR

7.1 Penerimaan Arahan Bayaran

7.1.1 Maklumat-maklumat arahan bayaran dalam bentuk samada memo, inden, invois, sijil kemajuan, borang tuntutan, notis dan dokumen tuntutan lain daripada semua Bahagian di PMINT akan diterima oleh Bahagian Kewangan.

7.2 Semakan Arahan Bayaran

7.2.1 Segala arahan bayaran tersebut kecuali Elaun Perjalanan dan

Elaun Lebih masa akan disemak oleh Pengurus Kewangan /Akauntan.

7.2.2. Pengurus Kewangan/Akauntan akan menyalurkan arahan

bayaran tersebut ke unit-unit yang berkaitan.

7.3 Memproses

7.3.1 Segala dokumen tuntutan yang lengkap akan terus diproses untuk dibuat pembayaran.

7.3.2 Maksud dokumen yang lengkap dan perlu adalah sebagaimana

jenis pembayaran :-

a) Bil-Bil Pembekal

i) Bil asal yang telah diluluskan oleh Pengurus Bahagian atau pegawai yang diberi kuasa. ii) Bagi hal-hal yang berkaitan dengan kehilangan

bil-bil asal, salinan bil yang telah disahkan bolehlah diterima untuk pembayaran.

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 6/9

b) Tuntutan Elaun Perjalanan/Lebih Masa

i) Borang tuntutan elaun perjalanan atau lebih masa yang lengkap diisi dan telah disahkan oleh Pengurus Bahagian.

ii) Tuntutan perjalanan adalah merangkumi

penginapan, elaun makan dan harian dan berkaitan. Tuntutan tersebut hendaklah dibuat dalam tempoh tidak melebihi tiga bulan selepas bulan perjalanan.

c) Bayaran Kemajuan

Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut :

i) Sijil/perakuan bayaran kemajuan yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian Perkhidmatan Teknik/Tertinggi PMINT atau Jurutera Perunding dan diluluskan oleh Pengurus Besar.

d) Bayaran Inden

Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut :- i) Surat Inden yang telah disahkan oleh Jurutera

atau pegawai yang diberi kuasa dan diluluskan oleh Pengurus Besar.

e) Bayaran Balik Deposit

Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut :

i) Dokumen sokongan seperti resit asal hendaklah

disertakan bersama memo yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian.

ii) Semua tuntutan bayaran balik deposit juga boleh

dibuat tanpa resit asal tetapi dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Pengurus Bahagian.

BAHAGIAN : KEWANGAN TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 7/9

7.4 Memohon Penjelasan

7.4.1 Jika dokumen tidak lengkap ianya akan dikembalikan kepada Pegawai/Bahagian berkaitan untuk dibuat pembetulan.

7.4.2 Segala kesilapan akan dimaklum samada secara lisan atau

bertulis.

7.5 Perekodan Awal

7.5.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) merekod maklumat arahan bayaran ke dalam Buku Daftar/Lejar Akaun Belum Bayar.

7.6. Penyediaan Baucer Bayaran

7.6.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) akan menyediakan satu set

baucer bayaran yang mengandungi nama dan alamat penerima, keterangan bayaran, tarikh, jumlah bayaran dan kod akaun berkaitan.

7.7. Semakan Baucer Bayaran

7.7.1 Akauntan/Penolong Akauntan/Pembantu Tadbir W22 (Ketua

Unit) akan membuat semakan dari segi ketepatan butiran di dalam baucer bayaran.

7.8 Pengesahan Baucer Bayaran

7.8.1 Pengurus Kewangan/Akauntan akan memeriksa baucer

tersebut samada telah disedia dan disemak dengan sempurna dan memastikan semua butiran adalah lengkap dan memuaskan dan seterusnya mengesahkannya.

7.9 Penyediaan Cek

7.9.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) akan menyediakan cek berdasarkan baucer bayaran.

7.9.2. Cek tersebut mesti mengandungi nama penerima, jumlah

bayaran dan tarikh bayaran.

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 8/9 7.10 Tandatangan Cek

7.10.1 Setelah berpuas hati dengan kesempurnaan penyediaan cek dan baucer bayaran, Pengurus Kewangan/Akauntan akan menandatangani cek tersebut sebagai penandatangan pertama.

7.10.2 Pengurus Besar/Timbalan Pengurus Besar (Hal Ehwal

Korporat)/Pengurus Kanan Korporat akan menandatangani sebagai penandatangan kedua cek tersebut jika cek RM250,000.00 atau kurang setelah berpuas hati dengan pematuhan prosedur kewangan.

7.10.3 Sekiranya jumlah cek tersebut melebihi RM250,000.00 maka

Pengerusi atau Timbalan Pengerusi (SUK) PMINT akan menandatangani sebagai penandatangan ketiga cek tersebut setelah berpuas hati dengan pematuhan prosedur kewangan PMINT.

7.11 Penyerahan Dokumen Bayaran Kepada Penerima

7.11.1 Cek yang telah sempurna ditandatangani beserta dengan dokumen bayaran lain akan dihantar kepada pembekal/penerima melalui serahan tangan atau diposkan atau pungutan sendiri oleh Bahagian berkaitan.

BAHAGIAN : KEWANGAN

TAJUK : PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN TARIKH : 1 OGOS 2010 NO. PROSEDUR : 7.1 NO. PINDAAN : 0 MUKA : 9/9

8.0 REKOD

Jenis Rekod Disimpan Oleh Tempoh Disimpan Memo Bahagian Baucer Bayaran Penunggul Cek Buku Daftar Serahan

Penolong Akauntan Penolong Akauntan Pembantu Tadbir (Kew) Pembantu Tadbir (Kew)

2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

9.0 LAMPIRAN Lampiran I : Borang Tuntutan

Lampiran II : Memo Dari Bahagian Lampiran III : Baucer Bayaran