bahagian 3 kawalan perbelanjaan - audit.moh.gov.my

ICQ Versi 1/2011

1

BAHAGIAN 3

KAWALAN PERBELANJAAN

PTJ: ………………………………………………….

Tempoh Pengauditan: ………………………….

Disediakan Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: …………………………………………….

Disemak Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: ..………………………………………….

ICQ Versi 1/2011

2

BAHAGIAN 3

KAWALAN PERBELANJAAN

Tujuan : (i) Untuk menentukan sama ada Jabatan/PTJ menguruskan peruntukannya

dengan cekap , berhemat dan mengikut peraturan.

(ii) Untuk menentukan sama ada semua perbelanjaan bagi mengurus dan pembangunan telah di lulus dan dilakukan mengikut maksud yang ditentukan serta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini.

Peraturan :

1. Akta Acara Kewangan 1957 2. Arahan Perbendaharaan 11,16,20-21,53-59,92-103,111-113,131,156-163,164-

202 dan 309 3. Panduan Pengguna eSPKB

4. Pekeliling Perbendaharaan:

Bil.11/2008 - Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus Di Bawah Sistem Belanjawan Yang Diubahsuai.

Bil. 11/1992 - Garis panduan Untuk Pelaksanaan Sistem Penyelenggaraan

Dan Penyesuaian Buku Vot Secara Berkomputer. Bil. 1/2007 - Anggaran Perbelanjaan 2007.

5. Surat Pekeliling Perbendaharaan:

Bil. 12/1971 - Penggunaan Borang Pesanan Kerajaan.

Bil. 20/1980 - Improper Payment. Bil. 2/1986 - Laporan Bulanan Perbelanjaan Mengurus Dan Perbelanjaan

Pembangunan Kerajaan Persekutuan.

Bil. 8/1993 - Pindaan PP Bil. 8/1987 Bertajuk “Garis panduan Untuk Penyelenggaraan Buku Dan Penyesuaian Buku Vot”.

Bil. 2/1999 - Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga.

Bil. 4/2000 - Pengecualian Istimewa Daripada Peraturan Biasa Perolehan Kerja.

Bil. 5/2003 - Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem e-Perolehan.

Bil. 12/2007 - Had Nilai Dan Syarat-syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan Perkhidmatan.

ICQ Versi 1/2011

3

Bil. 5/2009 – Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut Harga

7. Surat Pekeliling KSU, KKM: Had Nilai Sebut harga PT 2 Sabah dan Sarawak. Bil. 9/2005 - Urusan Perolehan KKM bagi tahun 2006.

8. Surat Pekeliling Bahagian Akaun KKM:

Bil. 2/1992 - Sistem Perakaunan Untuk Sistem Bayaran Pukal.

Bil. 7/1991 - Pelaksanaan Sistem Bayaran Pukal – STM. Bil. 6/1990 - Pembayaran-pembayaran Di Bawah A.P 58 (a).

Bil. 3/1981 - Penyelenggaraan Daftar Bil/Bayaran Bagi Elektrik Dan Telefon. Bil. 2/1997 - Pengendalian Akaun Deposit Untuk Terimaan/Bayaran Cagaran

Hospital Kod 76302 dan 76303.

Bil. 3/1986 - Panduan Bagi Mengeluarkan Waran Peruntukan Kecil Dan Mengakaunkannya.

Bil. (21) dlm. KKA/173/PA/286A Jld.4 - Arahan Operasi Pejabat Perakaunan

Bil. 4/2003 Tatacara Pengendalian Dokumen Kewangan Sistem eSPKB. Bil. 10/2005 - Prosedur Berkenaan Pindaan Proses Penyediaan Waran

Peruntukan Asal/Tambahan/Pindahan/Viremen/Ditarik balik/Kecil.

9. Surat Pekeliling Kewangan KKM:

Bil. 1/2008 - Garis Panduan Mengenai Bayaran Lebih Masa

10. Surat Pekeliling Akauntan Negara:

Bil. 1/2008 – Peraturan Proses Penyediaan Baucar

Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan :

(i) Fail Waran Peruntukan, Peruntukan Sampingan dan Pindah Peruntukan.

(ii) Fail Perjanjian Program dan Batas Perbelanjaan. (iii) Buku Vot Berkomputer/Manual/Daftar Kawalan Harian. (iv) Laporan Perbelanjaan Bulanan.

(v) Daftar Pembayaran. (vi) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan. (vii) Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231).

(viii) Daftar Bil dan Bil-Bil Dalam Tangan. (ix) Daftar Khas Utiliti. (x) Fail Flimsi (Pukal).

(xi) Pesanan Tempatan. (xii) Baucar Bayaran (xiii) Daftar Baucar dan Daftar Kelompok Bayaran

(xiv) Senarai Nama Jawatankuasa Pembuka dan Jawatankuasa Pemilih Sebut harga (xv) Daftar Sebut harga

ICQ Versi 1/2011

4

(xvi) Fail Sebut harga (xvii) Buku Panjar Wang Runcit (Kew. 249A – Pin. 1/94)

(xviii) Baucar Kecil (Kew.50) (xix) Surat kelulusan mengadakan panjar dengan amaun yang dibenarkan (xx) Surat kuasa anggota yang mengendalikan panjar

(xxi) Sijil Panjar Wang Runcit

Jika melaksanakan eSPKB, dokumen lain diperlukan :

(i) Lantikan bertulis Authorised Personel dan peranannya (ii) Fail Borang Permohonan Kad Pintar

(iii) Daftar/Senarai Kad Pintar (iv) Laporan BV141 – Senarai Pengguna Mengikut Jabatan (v) Senarai anggota yang diberi capaian Modul Had Kuasa Berbelanja dan had

berbelanja maksimum (vi) Laporan Buku Vot BV381 (vii) Laporan BAS C231

(viii) Laporan Penyata Penyesuaian (BV500-BV505) (ix) Laporan Daftar Bil (BV340) (x) Laporan BV341(Bil Belum Jelas)

(xi) Laporan Waran Peruntukan BV300 (xii) Laporan Perbelanjaan Mengurus (BV551M) (xiii) Laporan Perbelanjaan Pembangunan (BV551P)

(xiv) Borang Permohonan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan (xv) Lejar deposit hospital

ICQ Versi 1/2011

5

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

3.1 ANALISIS BELANJAWAN

3.1.1 Perjanjian Program [Buku Panduan Sistem Belanjawan Yang Diubahsuai – MBS]

Disediakan dan Ditandatangani sebelum tarikh yang ditentukan oleh Bhg Belanjawan, KKM oleh:

Ketua PTJ 1 dengan KSU/Ketua Program Ketua PTJ 2 dengan Ketua PTJ 1 Ketua Aktiviti/Unit/PTJ 3 dengan Ketua PTJ 2

3.1.2 Waran Asal [Pek. Bhg. Akaun KKM Bil. 3/1992]

Bila waran asal disedia, diterima dan direkod dalam vot. Lengkapkan Lampiran 1.

3.1.3

Waran Pindah Peruntukan Antara Objek Sebagai [Pek. Perbendaharaan Bil. 11/2008]

(a) Waran Pindah Peruntukan hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan mengikut format seperti di Lampiran B (PP 11/2008).

(b) Mempunyai No. Siri (yang diwujudkan oleh PTJ) dan difailkan mengikut turutan.

Jika Objek Sebagai diberi oleh PTJ peringkat atas, maka setiap pindah peruntukan perlu kelulusan PTJ peringkat atas.

3.1.4

Waran Peruntukan Tambahan

(a) Adakah waran yang diterima direkod dalam vot dengan betul.

(b) Adakah peruntukan tambahan digunakan untuk maksud ia diluluskan.

3.1.5 Buku Vot eSPKB (BV381) [Panduan Pengguna eSPKB – AK0902]

(a) Adakah Buku Vot dicetak setiap pagi hari bekerja.

ICQ Versi 1/2011

6


(b) Adakah laporan yang dicetak disemak/ ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Pegawai Diberikuasa sekurang-kurangnya sebulan sekali. [A.P. 95(e)]

3.1.6 Laporan Perbelanjaan Bulanan Mengurus/Pembangunan Mengikut Objek Kawalan (BV552M/P) [Panduan Pengguna eSPKB – AK0902]

Dicetak dan dihantar ke Jabatan Kesihatan Negeri/ Ibu Pejabat setiap bulan. Lengkapkan Lampiran 2.

3.1.7 Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231) [Pek. Perbendaharaan Bil. 11/92]

(a) Pastikan Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus/Pembangunan diterima setiap bulan.

(b) Hendaklah dicop tarikh terima bagi menentukan tempoh penghantaran Penyata Penyesuaian Perbelanjaan ke Akauntan Negara. [Kawalan Dalaman]

Lengkapkan Lampiran 3.

3.1.8 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan eSPKB

(a) Adakah Laporan Penyata Penyesuaian dicetak dalam masa sebulan dalam bulan berikutnya.

(b) Adakah laporan disemak, dicop dan disahkan.

(c) Adakah laporan dihantar ke AG dalam tempoh 14 hari selepas flimsi diterima.

3.1.9 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan/ Buku Vot [Pek. Perbendaharaan Bil. 11/1992]

(a) Disediakan dengan betul dan kemas kini setiap bulan bagi setiap kod.

ICQ Versi 1/2011

7


(b) Perbezaan dalam penyata disiasat dan jika perlu, pelarasan hendaklah dibuat.

(c) Disediakan setiap bulan dalam 14 hari dari tarikh terima Laporan Terperinci Perbelanjaan. Lengkapkan Lampiran 3.

(d) PP Vot disemak oleh selain dari pegawai yang mengendali buku vot

3.2 BIL

3.2.1 Bil/Invois

(a) Bil/Invois di cop serta merta pada masa ianya diterima oleh setiap unit/bahagian yang menerima bil/invois. [Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19/2008 para 3.4.2]

(b) Adakah tarikh bil selepas barangan/ perkhidmatan/kerja di bekalkan/ diterima.

(c) Bil hendaklah dibayar segera dalam tempoh 14 hari. [A.P 103(a)]

(d) Adakah tarikh terima yang di „key-in‟ sama dengan tarikh terima bil. Jika tidak lengkapkan Lampiran 4

3.2.2 Laporan Daftar Bil (BV340) [Panduan pengguna eSPKB – AK0902]

(a) Adakah BV340 dicetak setiap awal bulan.

(b) Adakah BV340 disimpan serta difailkan mengikut bulan. Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

(c) Adakah laporan tersebut disemak setiap bulan.

(d) Laporan kelewatan bil melebihi 14 hari dikemukakan ke Ibu Pejabat setiap bulan berserta alasan.

ICQ Versi 1/2011

8


3.2.3 Daftar Khas Utiliti (Air, Telefon, Elektrik) [Surat Pekeliling Perakaunan KKM Bil. 3/1981]

Disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

3.3 PENGURUSAN PEMBAYARAN

3.3.1 Baucar Bayaran (Kew. 304) [A.P. 99 – 102].

Jumlah Sampel: Sekurang-kurangnya 24 baucar - Lengkapkan Lampiran 5.

(a) Disediakan dengan lengkap dan mengikut siri.

(b) Difailkan dengan sempurna bersama dengan dokumen sokongan.

(c) Adakah semua baucar bayaran ditulis maklumat bayaran.

(d) Adakah dokumen sokongan dicop “telah dibayar”.

(e) Adakah semua baucar tersebut disimpan selamat.

3.3.2 Bayaran Pukal

(a) Adakah Laporan BP10 (Jurnal), BP11 (Baucar Bayaran), BP20 (Bil), BP21 (Laporan Terperinci Pembayaran Bil) diterima setiap bulan dan difailkan secara teratur.

(b) Semak antara bil flimsi asal dengan flimsi pukal (BP). [Surat Pek. Bhg Akaun KKM 2/1992]

3.3.3 Sewaan Premis

Pekeliling JPM

(a) Bagi PTJ yang menyewa premis swasta, adakah perjanjian disediakan dan ditandatangani.

(b) Adakah permohonan perlanjutan penyewaan dibuat 6 bulan sebelum tamat tempoh.

ICQ Versi 1/2011

9


3.4 PENGURUSAN PEROLEHAN

3.4.1 Pesanan Kerajaan Lengkapkan Lampiran 6.

(a) Adakah peraturan mengenai kaedah perolehan secara pembelian runcit dipatuhi. [A.P. 173.1]

(b) Adakah borang pesanan pembelian ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.

(c) Adakah permohonan pesanan diluluskan oleh ketua unit/bahagian.

(d) Adakah pesanan pembelian kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian.

(e) Adakah Pesanan disediakan dengan maklumat bekalan yang lengkap. [Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 12/1971]

(f) Tarikh barang/kerja dibekalkan/ dilaksanakan hendaklah dicatat. [Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 12/1971]

(g) Adakah pembelian mempunyai unsur-unsur

yang dipecahkecilkan. Jika ada, lengkapkan Lampiran 7.

3.4.2 Pembelian Terus [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2007]

(a) Adakah rekod lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan diselenggarakan.

(b) Adakah rekod tersebut dikemukakan kepada KSU/Pengarah JKN setiap 3 bulan dan disalinkan kepada Cawangan Audit Dalam.

ICQ Versi 1/2011

10


3.5 SEBUT HARGA (Sampel minimum 10, pengesahan minimum 2)

3.5.1 Lampiran Q

(a) Bekalan dan Perkhidmatan

Disediakan dengan lengkap mengikut format Lampiran Q (Kew. 284 – Pin.5/94) dan mengandungi perkara berikut:

Arahan kepada penyebut harga

Syarat am/khas yang jelas

Format kontrak jika berkaitan

Spesifikasi Pengalaman/Senarai Pesanan

Bekalan/Perkhidmatan yang sedang

dan telah dibuat (jika perlu) [SPP 5/2009 para 4.1(a)]

(b) Kerja

Disediakan dengan lengkap mengikut borang/format JKR/JPS dan mengandungi perkara berikut: Arahan kepada penyebut harga

(Lampiran A1) Syarat sebut harga (Lampiran A2) Borang sebut harga termasuk

Ringkasa Sebut Harga/Senarai

Kuantiti (tetap/sementara) (Lampiran A3, A4 dan A5)

Spesifikasi Pelan Tapak Bina dan Lukisan

Teknikal (jika ada) Jadual Kadar Harga (jika perlu) Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam

Tangan [SPP 5/2009 para 4.1(b)]

(c) Senarai semak disedia dan disertakan bersama dokumen sebut harga (Lampiran B) dan disemak oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga bagi memastikan

penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen. [SPP 5/2009 para 4.1(c), para 5.3(vi)]

ICQ Versi 1/2011

11


(d) Lampiran Q yang telah diterima diberi nombor siri, tarikh, masa buka dan ditandatangani ringkas oleh semua Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga pada muka surat pertama, muka surat yang ada harga dan muka surat yang ada pindaan. [A.P 197.2(c)(i,ii,iii)]

(e) Bagi tawaran bekalan dan perkhidmatan, Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah memastikan tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam 2 sampul berasingan dan berlakri. Bagi tawaran kerja, memadai dikemukakan dalam 1 sampul surat sahaja. [A.P. 197.2(c)(v)]

3.5.2 Notis Sebut Harga (a) Ditampalkan di papan kenyataan pejabat,

pejabat Kerajaan lain, Pusat Khidmat Kontraktor selain mempelawa kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. [A.P. 170.2(b)]

(b) Tempoh minima sebutharga selama 7 hari

berturut-turut diberi kepada syarikat. [A.P.170.2(d)]

(c) PTJ hendaklah menetapkan kaedah

pemberitahuan sebut harga samada pos berdaftar/serahan tangan. Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan. [A.P 170.2(a)]

(d) Pemberitahuan hendaklah menyatakan (i) Jabatan yang memanggil sebut harga.

(ii) Tajuk Sebut Harga

(iii) Syarat kelayakan penyebut harga

(iv) Bidang/Kelas/Kepala Pendaftaran

(v) Tempat, tarikh dan waktu sebut harga

diterima dan ditutup.

[A.P. 170.2(c)]

3.5.3

Daftar Edaran Sebut Harga

a) Disediakan untuk menyenaraikan Lampiran Q yang diedarkan. Lampiran Q hendaklah diberi nombor siri. [SPP 5/2009 para 4.3]

ICQ Versi 1/2011

12


b) Ditandatangani, cop dan maklumat wakil syarikat yang datang ambil sendiri/serah tangan. [Kawalan Dalaman]

c) Jika pos berdaftar, tampalkan slip pos. [Kawalan Dalaman]

3.5.4 Peti Sebut harga

(a) Dilabel tajuk/rujukan sebutharga, tarikh dan waktu tawaran ditutup. [A.P. 196]

(b) Mempunyai 2 kunci berbeza dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh 2 pegawai

kanan jabatan. [A.P. 196]

(c) Dibuka segera oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga selepas tawaran ditutup (pada jam 12.00 tengah hari waktu bekerja), jika tidak, perlu dilakri. [A.P. 197.2(b)]

(d) Lokasi adalah selamat. [A.P. 196]

3.5.5 Jadual Sebut Harga [A.P. 197.2(c)(iv)]

(a) Disediakan semasa sebut harga dibuka oleh Ahli Jawatankuasa Pembuka.

(b) Jadual Sebut Harga mengandungi maklumat seperti berikut: (i) Nama penyebut harga (ii) Kod penyebut harga (iii) Harga yang ditawarkan (iv) Tempoh siap/penyerahan

(c) Ditandatangani dan ditarikhkan oleh

kesemua Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga .

ICQ Versi 1/2011

13


3.5.6 Penilaian Sebut Harga (Bekalan Dan Perkhidmatan) [SPP 5/2009 para 7.1]

(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal (i) Keahlian sekurang-kurangnya 3 orang,

seorang pengerusi dan 2 ahli.

(ii) Hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

(iii) Proses penilaian hendaklah disiap dan dilaksanakan tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemuka kepada jawatankuasa.

(iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga (i) Keahlian sekurang-kurangnya 2 orang,

seorang pengerusi dan seorang ahli.

(ii) Proses penilaian hendaklah disiap dan dilaksanakan tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemuka kepada jawatankuasa.

(iii) Penilaian harga hendaklah

dilaksanakan secara bermesyuarat.

(c) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

3.5.7 Penilaian Sebut Harga (Kerja) [SPP 5/2009 para 7.2]

(a) Dibuat oleh 1 Jawatankuasa Penilaian sahaja yang terdiri daripada 3 orang pegawai dan salah seorang ahli adalah pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.

(b) Proses penilaian hendaklah disiap dan dilaksanakan tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemuka kepada jawatankuasa.

(c) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

ICQ Versi 1/2011

14


3.5.8 Kertas Taklimat Sebut Harga

(a) Disediakan dengan lengkap setelah Laporan Penilaian Sebut Harga diterima oleh Urus Setia Sebut Harga bagi tujuan audit.

(b) Mengandungi maklumat seperti berikut: (i) Salinan borang/notis sebut harga (ii) Salinan spesifikasi sebut harga (iii) Jadual sebut harga (iv) Senarai syarikat yang telah dijemput

dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab

(v) Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/ LPIPM/CIDB

(vi) Laporan Penilaian Sebut Harga (vii) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga (viii) Lain-lain maklumat berkaitan [SPP 5/2009 para 9.1]

3.5.9 Pertimbangan Sebutharga [SPP 5/2009 para 11]

(a) Pemilihan sebutharga adalah yang paling menguntungkan kerajaan.

(b) Minit mesyuarat disediakan dan ditandatangani oleh semua jawatankuasa.

(c) Asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

(d) Keputusan hendaklah sebulat suara.

3.5.10 Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 para 12]

(a) Pesanan Kerajaan/Inden Kerja (Lampiran A6) hendaklah dikeluarkan dengan segera setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga.

(b) Kontrak formal disediakan dan ditandatangani bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan kerja selaras dengan A.P. 176.1(c).

ICQ Versi 1/2011

15


(c) Keputusan pemilihan dipamer di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran.

(d) Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebutharga hendaklah disimpan oleh Urus Setia untuk tujuan audit. [A.P. 170.3(c)]

3.5.11 Laporan Perolehan Sebutharga [SPP Bil. 5/2009 para 21.2 dan Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bil. s/k.Kew/PK/PP/1100/000000/11/219 Jld.4 SK.4(3) bertarikh 25 Mei 2009]

(c) Adakah rekod lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan diselenggarakan.

(d) Adakah rekod tersebut dikemukakan kepada KSU/Pengarah JKN setiap suku tahun dan disalinkan kepada Cawangan Audit Dalam.

3.5.12 Adakah perolehan melalui sebut harga/ tender dibuat secara pecahkecil

3.6 PANJAR WANG RUNCIT/DEPOSIT

3.6.1 Surat Kelulusan Mengadakan Panjar Wang Runcit/Deposit

(a) Amaun diluluskan.

(b) Diterima oleh pejabat Semenanjung – Bhg. Akaun KKM

Sabah & Sarawak – Akauntan Negara

(c) Di „laminate‟

(d) Disimpan selamat.

Jika ada pendahuluan dalam PWR: (e) Surat kelulusan dari Ketua Pejabat dan

amaun/tujuan/pegawai yang diberi pendahuluan.

3.6.2 Buku Wang Runcit (Kew. 248A)

Semua baucar mestilah dinombor dan dicatatkan dalam Buku Tunai pada hari ia dibayar. [A.P. 113(d)(i)]

ICQ Versi 1/2011

16


3.6.3 Adakah rekupmen panjar wang runcit dibuat mengikut keperluan. [A.P 112(a)]

Jika tidak, lengkapkan Lampiran 8.

3.6.4 Sijil Tahunan Panjar Wang Runcit [AP 113(f) dan Surat Bahagian Akaun (50) dlm KKA 173/64 bth 5 Nov 1998]

(a) Disediakan setiap bulan dengan betul

(untuk HQ). (b) Disedia setiap tahun (untuk lain-lain PTJ). (c) Dihantar ke:

Bhg.Akaun, KKM/Akauntan Negeri

3.6.5 Baucar Kecil (Kew. 50A) [(A.P.113(b)(i)]

(a) Disediakan oleh pengendali Panjar Wang

Runcit/Deposit. (b) Ditandatangani oleh penerima dan

disokong dengan dokumen / bil / resit asal. (c) Disahkan oleh pegawai yang

membenarkan bayaran. (d) Satu salinan disimpan di pejabat.

[Kawalan Dalaman]

3.6.6 Buku Panjar Runcit Bayaran Balik Cagaran (Kew. 248A) [Pekeliling Bahagian Akaun 2/1997]

Hospital sahaja

Dikemaskinikan semasa urus niaga/ transaksi berlaku.

3.6.7 Sijil Perakuan Bulanan Panjar Deposit [AP 113(f) dan Surat Bahagian Akaun (50) dlm KKA 173/64 bth 5 Nov 1998) (a) Disediakan setiap bulan dengan betul. (b) Dihantar ke Bahagian Akaun, KKM.

ICQ Versi 1/2011

17


3.6.8 Jurnal pelarasan (Zerorised) Deposit [Pekeliling Bahagian Akaun 2/1997]

(a) Disediakan dengan betul bagi setiap Mac,

Jun, September dan Disember tahun semasa, jika Kod Deposit berbaki kredit.

3.6.9 Penyesuaian Kod Deposit [Pekeliling Bahagian Akaun 2/1997]

(a) Disediakan dengan betul dan dikemaskini

setiap bulan bagi setiap kod. (b) Perbezaan dalam penyata disiasat dan jika

perlu pelarasan dibuat. (c) Dicopkan tarikh terima pada Flimsi C350

[Kawalan Dalaman]

(d) Disediakan setiap bulan dalam 14 hari dari

tarikh terima Laporan Terperinci Amanah (C350)

3.6.10 Daftar Deposit [Pekeliling Bahagian Akaun 2/1997, perenggan A.5]

(a) Disediakan dengan lengkap dan kemas kini

untuk merekodkan deposit yang diterima, dibayar dan dilaraskan.

3.6.11 Penyata Penerimaan Bayaran Balik Deposit [Pekeliling Bahagian Akaun 2/1997]

a) Ditandatangani oleh pesakit/waris yang menerima balik baki deposit.

3.6.12 Peti Wang Tunai (a) Semua wang tunai hendaklah dijaga

dengan selamat. [A.P. 131]

(b) Peti disimpan di tempat yang selamat: Semasa waktu pejabat Selepas waktu pejabat

ICQ Versi 1/2011

18


3.6.13 Sijil Pengambilalihan Panjar Wang Runcit/Deposit [A.P. 113(e)]

(a) Disediakan jika ada pertukaran pegawai. (b) Ditandatangani oleh anggota yang beri alih

dan ambil alih. (c) Disaksikan oleh Ketua Pejabat.

3.6.14 Hasil Pemeriksaan Audit Ke Atas PWR :

Tarikh dan Waktu Pemeriksaan :

(a) Wang Tunai Dalam Tangan:

(b) Baucar Kecil/Bil yang dibayar Berada dalam tangan:

(c) Pendahuluan-Pendahuluan:

(d) Rekupan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar tetapi belum Diterima balik:

Jumlah Panjar

ICQ Versi 1/2011

19

Lampiran 1 (perenggan 3.1.2)

WARAN ASAL DISEDIA, DITERIMA DAN DIREKOD

Program/Aktiviti No./Amaun Waran Asal

Tarikh Sedia Tarikh Terima Tarikh Rekod

Dalam Vot

ICQ Versi 1/2011

20

Lampiran 2 [perenggan 3.1.6]

LAPORAN PERBELANJAAN MENGURUS/PEMBANGUNAN

TAHUN SEMASA / SEBELUM

Bulan Tahun Semasa

Bulan Tahun Sebelumnya

Tarikh Hantar Kelewatan

(Hari) Tarikh Hantar

Kelewatan (Hari)

Jan Jan

Feb Feb

Mac Mac

April April

Mei Mei

Jun Jun

Julai Julai

Ogos Ogos

Sept Sept

Okt Okt

Nov Nov

Dis Dis

ICQ Versi 1/2011

21

Lampiran 3 [Perenggan 3.1.7 dan 3.1.9(c)]

PENYATA PENYESUAIAN PERBELANJAAN MENGURUS/PEMBANGUNAN

TAHUN SEMASA / SEBELUM

Bulan Tarikh Flimsi

Diterima

Tarikh Penyata Penyesuaian Disediakan

Tarikh Dihantar Ke CAN / Ibu

Pejabat

Kelewatan (Hari)

Jan

Feb

Mac

April

Mei

Jun

Julai

Ogos

Sept

Okt

Nov

Dis

AKB

ICQ Versi 1/2011

22

Lampiran 4 [Perenggan 3.2.1(d)]

BIL LEWAT DIBAYAR

(Perbandingan Tarikh Bil yang diterima dan bil di „key in‟ )

No. & Tarikh

Bil/Invois (a)

Perihal Amaun (RM)

Tarikh Bil Tarikh Baucar

Disediakan (d )

Tarikh Bayaran

(EFT/Cek) (e)

Tempoh Masa Diambil (Hari)

(f)=(e)-(b)

Kelewatan (Hari)

Diterima* (b)

Di „key in‟ (c )

Nota :

* Bahagian yang mula-mula terima bil/invois

ICQ Versi 1/2011

23

Lampiran 5 [Perenggan 3.3.1]

BAUCAR BAYARAN YANG DIPILIH

Bil. No. /

Tarikh Baucar

Amaun (RM)

Ditandatangani Oleh Peg. Yang

Diberikuasa

Difailkan Dengan

Dokumen Sokongan

Yang Lengkap

Maklumat Bayaran Adalah

Lengkap

Dokumen Sokongan

Dicop “Telah Bayar”

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

Jumlah

Nota :

- Ya X - Tidak

ICQ Versi 1/2011

24


PESANAN TEMPATAN

Bil. No. Pesanan Tempatan/

Tarikh

Tarikh

Permohonan Pembelian Diluluskan

Oleh Peg. Yg.

Diberikuasa (ePerolehan)

Pesanan Diluluskan

Oleh Pegawai

Yg. Diberi kuasa

Tarikh Kelulusan

Dicatat

Pesanan Dikeluarkan

Dahulu

Diambilkira Ke Buku Vot

Sebagai

Tanggungan

Tarikh Barang Patut

Dibekalkan

Ruangan Sebut Harga

/Kod Perbelanjaan

Dicatat

Jumlah Dalam

Perkataan Sama

Dengan Angka

Ruangan Perakuan Dilengkap

kan

Rujukan & Tarikh

Invois/Bil

Rujukan No.

Baucar Bayaran &

Tarikh

ICQ Versi 1/2011

25

Lampiran 7 [Perenggan 3.4.1(g)]

PESANAN TEMPATAN YANG DIPECAH KECIL

Bil. No. Pesanan

Tempatan/Tarikh Amaun (RM)

Pembekal Perihal Kerja/Pembelian

ICQ Versi 1/2011

26


PANJAR WANG RUNCIT

PANJAR LEWAT DIBUAT REKUPAN

Tahun Baki

Permulaan (RM)

Tempoh Perbelanjaan

Rujukan Bil

Amaun Dibelanja

(RM)

Jumlah Rekupan

Yang Belum Diterima

(RM)

Rujukan No. Baucar

Rekupan/ Tarikh

Baki Dalam Tangan

(RM)

ICQ Versi 1/2011

27


Penyelenggaraan Daftar Bil/Bayaran Bagi Utiliti (Air)

Lokasi/Unit :_________________________________

No. Akaun : __________________________________

Bil. No. Bil/Invois Tempoh

Amaun

(RM) Tarikh Bil Diterima

No. Akaun Pukal

Nombor EFT

Dari Hingga

Penyelenggaraan Daftar Bil/Bayaran Bagi Utiliti ( Elektrik)

Lokasi/Unit :_________________________________

No. Akaun : __________________________________


Amaun


No. Akaun Pukal

Nombor EFT

Dari Hingga

Penyelenggaraan Daftar Bil/Bayaran Bagi Utiliti ( Telefon)

Lokasi/Unit :_________________________________

No. Akaun : __________________________________


Amaun


No. Akaun Pukal

Nombor EFT

Dari Hingga

bahagian 3 kawalan perbelanjaan - audit.moh.gov.my

Documents