bahagia : pet adbira da sumber mau sia tajuk : … 6.3.pdf5.0 tag gugjawab pembantu tadbir (fail)...

BAHAGIA� : PE�TADBIRA� DA� SUMBER MA�USIA

TAJUK : SISTEM PE�GURUSA� FAIL TARIKH : 1 APRIL 2009

�O. PROSEDUR : 6.3 ISU : 0 MUKA : 1/8

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk menjelaskan mengenai tatacara dan peraturan

sistem pengurusan fail di PMINT adalah teratur dan bersistematik bagi

memudahkan apabila tindakan atau rujukan hendak dilakukan.

2.0 SKOP

Prosedur ini menjelaskan proses pembukaan, pergerakan, penyimpanan

dan pelupusan fail di PMINT.

3.0 DEFI�ISI

Senarai Daftar Fail :

Pendaftaran fail adalah satu senarai yang ditentukan melalui tajuk dan

nombor fail

Mel Jabatan :

Mel untuk penghantaran fail yang diklasifikasi sebagai Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit dan Terhad kepada Pegawai atau Bahagian/Unit.

Kad Pergerakan Fail :

Kad bagi menentukan pergerakan fail kepada pegawai atau Bahagian/Unit.

Urusetia Rekod

Penolong Pegawai Tadbir merupakan urusetia rekod PMINT dalam urusan

pelupusan fail.




“RAHSIA BESAR” :

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan

tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada

Malaysia, hendaklah diperingkatkan RAHSIA BESAR – TOP SECRET.

RAHSIA:

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan

tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan

kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi

keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan

RAHSIA – SECRET.

“SULIT” :

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan

tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara

tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan

Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan

memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan

sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan SULIT –

CONFIDENTIAL.

“TERHAD” :

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga

diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan

TERHAD - RESTRICTED.

“TERBUKA” :

Surat/dokumen yang tidak termasuk di dalam kategori Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit dan Terhad




4.0 RUJUKA�

Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986.

Arahan Perkhidmatan (Bab 4) 1-3.

Arahan Keselamatan.

5.0 TA�GGU�GJAWAB

Pembantu Tadbir (Fail) bertanggungjawab menguruskan urusan filing.

6.0 CARTA ALIRA� KERJA

7.1 - Pendaftaran

7.2 - Permohonan

7.3 - Pengeluaran

7.4 - Pemulangan

7.5 -Penyimpanan

7.6 - Pelupusan




7.0 KETERA�GA� PROSEDUR

7.1 Pendaftaran

7.1.1 Pembantu Tadbir akan meneliti kandungan surat/dokumen

dan pastikan fail-fail berkenaan telah sediada atau pun

memerlukan fail baru dibuka.

7.1.2 Sekiranya surat/dokumen memerlukan fail baru dibuka di

Bahagian/Unit di PMINT, Pembantu Tadbir setelah

mendapat persetujuan pegawai hendaklah merujuk kepada

senarai pendaftaran fail di tiap-tiap Bahagian/Unit

berkenaan untuk menentukan nombor fail. Sekiranya ada

kaitan wujudkan nombor seterusnya dengan menjadikan

nombor yang sediada sebagai asas/permulaan. Contoh

yang boleh diberi misalnya di Bahagian Pentadbiran

dimulakan 1000/24 akan menjadi 1000/24/1 dan begitulah

seterusnya.

7.1.3 Pengurus bertanggungjawab membuat analisa

perkara/kandungan surat/dokumen, untuk memastikan

surat/ dokumen bagi kelas berikut:-

a) Rahsia Besar }

b) Rahsia }

c) Sulit } (Fail Merah)

d) Terhad }

e) Terbuka – Surat/dokumen yang tidak termasuk

didalam kategori (a) – (d) di atas - (Fail Putih)

7.1.4 Pengurus akan menentukan nama dan tajuk untuk fail baru.




7.1.5 Klasifikasi untuk nombor rujukan fail keseluruhan di

PMINT adalah sebagaimana Lampiran I.

Kod Bahagian/Subjek/No. Siri/Sub-Jacket dimana

Kod Bahagian – Kod yang diberi pada setiap Bahagian

(Rujuk Lampiran I)

Subjek - No. 1 - 999

* No. Siri - No. Bilangan - No. 1 - 999

Sub-Jacket - No. 1 - 999

* Kecuali fail peribadi kakitangan, No. Siri adalah bermula

dengan 001 – 1000. Manakala fail di Bahagian Kewangan

dan Perakaunan Subject digunakan mengikut abjad.

Contoh :

Di Bahagian Pentadbiran dimulakan dengan nombor 1001/

dan diikuti dengan nombor 1 dan seterusnya 1001/1/1

untuk Bahagian Pentadbiran

7.1.6 Pembantu Tadbir akan taipkan/menulis tajuk fail dan cop

nombor dan rujukan di atas kulit fail baru seperti di para

7.1.5.

7.1.7 Pembantu Tadbir akan rangkumkan kertas minit berserta

surat/dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah

dibuka. Kertas-kertas minit biasanya dimasukkan di

sebelah kiri fail dan surat/dokumen atau salinan

surat/dokumen di sebelah kanan fail. Surat-surat atau

salinan surat-surat yang dimasukkan ke dalam satu-satu fail

itu hendaklah direkodkan dalam kertas minit. Surat keluar

hendaklah direkodkan dengan dakwat biru atau hitam yang

menunjukkan kepada siapa surat itu dihantar dan tarikh

hantarnya. Surat masuk hendaklah direkodkan dengan

tulisan merah dengan menulis nama penghantar surat

beserta tarikh surat.




Rekod surat keluar atau masuk di dalam kertas minit itu

hendaklah juga diberi nombor turutan dan nombor turutan

ini hendaklah juga ditulis dan dikandung dalam bulatan di

tepi sebelah kanan surat-surat atau salinan surat-surat yang

berkenaan sebagai nombor kandungan fail.

7.1.8 Pembantu Tadbir bertanggungjawab mengemaskini Senarai

Daftar Fail sekiranya berlaku tambahan fail baru dengan

catatan nombor rujukan fail yang baru dalam Senarai

Daftar Fail yang sedia ada.

7.2 Permohonan

7.2.1 Fail-fail dikeluarkan berdasarkan kepada pemohonan sama

ada secara lisan untuk kegunaan dalaman atau pun melalui

surat untuk kegunaan Jabatan-jabatan lain/luar.

7.2.2 Penggunaan Kad pergerakan fail adalah terhad kepada

pergerakan fail di antara Bahagian/Unit dan fail-fail sulit

sahaja.

7.3 Pengeluaran

7.3.1 Setiap fail yang dikeluarkan untuk tindakan ke lain-lain

Jabatan/Bahagian/Unit hendaklah terlebih dahulu

direkodkan oleh Pembantu Tadbir ke dalam Kad

Pergerakan Fail dengan mencatit nama Pegawai dan atau

bahagian mana fail itu telah diedarkan berserta tarikh yang

terlibat pada Kad Pergerakan Fail sebagaimana Lampiran

II.

7.3.2 Setiap pengedaran fail yang diklasifikasi sebagai `Rahsia

Besar’, `Rahsia’, `Sulit’ dan `Terhad’ diedarkan kepada

pegawai dan atau ke lain-lain Bahagian/Unit dimasukkan

oleh Pembantu Khas Pengurus Besar/Timbalan Pengurus

Besar/Pengurus ke dalam Mel Jabatan sebagaimana

Lampiran III dan dicatitkan disampul Mel Nama Pegawai,

Jabatan/Bahagian/Unit dan tarikh diedar untuk tindakan.




7.4 Pemulangan

7.4.1 Bagi fail-fail yang telah selesai diambil tindakan, perlulah

dipulangkan ke Pembantu Tadbir (Fail) di

Jabatan/Bahagian yang berkenaan. Maklumat di dalam

Kad Pergerakan Fail perlulah dikemaskini.

7.5 Penyimpanan

7.5.1 Fail-fail hendaklah disimpan ditempat yang selamat seperti

di dalam kabinet yang sesuai mengikut klasifikasi fail yang

berkenaan. Fail diletakkan di poket di dalam kabinet

mengikut turutan nombor supaya senang dikesan/diambil,

dan diasingkan kabinet fail terbuka dan kabinet fail Rahsia,

Sulit, Terhad (Jawatankuasa). Fail-fail Rahsia, Sulit dan

Terhad sentiasa disimpan dalam kabinet yang berkunci.

7.5.2 Sesebuah fail dihadkan muatannya kepada 100 lampiran

sahaja atau apabila kandungannya telah tersangat tebal,

mengikut mana yang terdahulu. Fail sambungan perlulah

dibuka dan fail hendaklah ditandakan sebagai Jilid I dan

fail yang baru dibuka sebagai Jilid II dan seterusnya.

7.6 Pelupusan

7.6.1 Untuk tujuan pelupusan fail, rujukan perlulah dibuat

terlebih dahulu oleh Jabatan/Bahagian/Unit yang berkenaan

kepada urusetia rekod (Penolong Pegawai Tadbir,

Pentadbiran) untuk diangkat kepada pihak Arkib Negara

bagi mendapatkan pandangan dan keputusan selanjutnya.

7.6.2 Urusetia rekod akan mengambil tindakan pelupusan sebaik

sahaja mendapat keputusan pihak Arkib Negara.




7.7 Cara-Cara Pelupusan

7.7.1 Kelulusan pihak Arkid Negara akan dimaklumkan kepada

pihak Pengurusan untuk melaksanakan pelupusan.

7.7.2 Penolong Pegawai Tadbir akan memohon kerjasama pihak

Majlis Perbandaran untuk melupuskan rekod-rekod/fail-fail

yang bertanda Rahsia, Sulit dan lain-lain secara dibakar

hangus.

7.7.3 Penolong Pegawai Tadbir atau wakil akan turut serta dalam

proses pembakaran tersebut.

8.0 REKOD

Jenis Rekod Disimpan Oleh Tempoh Disimpan

Senarai Daftar Fail Pembantu Tadbir Selagi digunakan

Kad Pergerakan Fail Pembantu Tadbir Sehingga penuh

Ruangan Kad dan di

Ganti dengan Kad Baru

Mel Jabatan Pembantu Tadbir Sehingga Penuh

9.0 LAMPIRA�

Lampiran I - Kod Nombor fail di PMINT

Lampiran II - Kad Pergerakan Fail

Lampiran III - Mel Jabatan

bahagia : pet adbira da sumber mau sia tajuk : … 6.3.pdf5.0 tag gugjawab pembantu tadbir (fail)...

Documents