Bagaimanamengimport data murid SMM/APDM ke SPS

Terkini: Artikel terbaru saya "Bagaimana mengimport data APDM sahaja ke SPS". Kemaskini 8 Februari 2014 jam 10.09pm.

Akhirnya saya berjaya menjumpai teknik mengimport data murid ke Sistem Pengurusan Sekolah. Ya, data murid SMM atau APDM boleh diimport ke dalam SPS. Pada mulanya saya berfikir guru kelas pasti akan terbeban sekiranya terpaksa menaip semula dari kosong data murid.

Saya pun go through SPS dan mendapati dalamModul Pengurusan Muridterdapat submodulPerpindahan Murid. Terdapat menuImport Fail Perpindahan Murid.

Sebenarnya database kebanyakan sistem boleh dimuatnaik sama ada secara front-end mahupun back-end. Saya mendapat idea untuk memindahkan murid terlebih dahulu dengan mengeksport maklumat murid dalam sistem SPS. Setelah maklumat murid dieksport, fail murid boleh dimuatturun dalam Log Perpindahan Murid (dalam modul Pengurusan Murid). Setelah memilih Format SPS, fail zip akan dimuatturun. Sila extract, dan terdapat beberapa fail comma separated values (cvs).

Fail yang perlu dikemaskini/modify adalah Maklumat Murid.csv. Sekiranya anda terlebih rajin, anda boleh modify semua fail csv berkenaan. Untuk memudahkan anda memindahkan data murid, saya akan kepilkan fail csv berkenaan dalam artikel ini. Sila rujuk bahagian bawah artikel untukdownload fail Maklumat Murid.csv format SPS.

Namun dalam artikel saya ini, saya hanya akan menunjukcara modify fail asas murid. Anda perlu membuka sama ada fail SMM melalui SMMDATA.mdb ataupun fail Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) - eksport fail ke excel atau papar data online.

Kemudian, buat satu query sendiri. Sebagai contoh dalam fail SMM, buka SMMDATA.mdb, add table Tmurid dalam Query Designer. Pilih medan-medan seperti yang tercatat dalam fail Maklumat Murid.csv berkenaan. Untuk rujukan bagaimana membuat query ini, sila rujuk artikel bertajuk "Bagaimana membuat query dalam SMM".

Setelah query yang dibina siap, jana query dan simpan query anda sebagai query-import-sps.Masih dalam Microsoft Access, pergi ke senarai query dan right-click query-import-sps. Export fail ke dalam format Microsoft Excel.

Kemudian buka fail excel tersebut. Pastikan NoKP murid tiada ralat. Sebagai contoh, no kad pengenalan murid 010131083443. Apabila dieksport, mungkin nombor sifar di hadapan sekali hilang dan menjadi 10131083443. Sekiranya nombor sifar hilang, pastikan lajur NoKP diset sebagai TEXT dan bukannya nombor. Jika tidak, gunakan kemahiran excel anda, letak formula CONCATENATE 0 dan NoKP yang ralat dan jana lajur baru.

Pastikan anda membuka Maklumat Murid.csv, copy paste fail dari excel hasil eksport query SMM ke lajur dalam Maklumat Murid.csv. Ikut lajur sedia ada dan jangan silap. Penuhkan Maklumat Murid.csv dengan maklumat murid mengikut hasil query yang telah anda eksport ke Excel. Simpan fail csv dan kita akan mengupload fail csv tersebut ke dalam sistem SPS.Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan:70 untuk darjah 6, 60 untuk darjah 5, 50 untuk darjah 4, 40 untuk darjah 3, 30 untuk darjah 2, 20 untuk darjah 1 dan sebagainya. Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah.Anda juga perlumenggabungkan KodTingkatan/Tahun dengan NamaKelas dalam satu lajurdalam format csv Maklumat Murid.csv.

Setelah fail Maklumat Murid.csv anda siap dimurnikan dengan data SMM, anda boleh membuka sistem SPS di url https://sps.1bestarinet.net/SPS.Login sebagai System Administrator. Setelah login, klik menuPentadbir Sekolah. Pergi ke modulPengurusan Muriddan klik submodulPerpindahan Murid. KlikImport Fail Perpindahan Murid, dalam medan Choose File, carifail Maklumat Murid.csvanda. Akhir sekali,tekan Import. Sistem akan memapar alert Pasti untuk Import Data, tekan Ya. Tunggu sehingga sistem memapar fail csv berjaya diimport.

Di dalam modulPengurusan Murid, pergi kesubmodul Penempatan Murid Secara Manual. Anda perlu filter terlebih dahulu rekod yang ingin dipindahkan. Sebagai contoh, saya baru mengimport data tahun 5. Jadi saya pilih Darjah 5 dan kelas pilih Tiada Kelas. Tekan Carian. Tunggu hingga sistem memapar senarai murid Darjah 5 yang masih Tiada Kelas.

Ok. Di sini anda memerlukan satu senarai murid mengikut kelas yang lengkap. Di sini saya menggunapakai senarai nama murid dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM), login sebagai Sekolah. Eksport data murid ke format Excel, dan saya splitkan screen, satu sistem SPS dan satu fail eksport nama murid dari APDM.Tikkan nama muridyang hendak dipindahkan dantekan Pindah Murid. Dalam halaman Pindah Murid, tetapkansetting tarikh efektif(saya masukkan awal tahun persekolahan sebagai tarikh efektif) dannama kelas. Nama-nama murid Darjah 5 tadi saya pindahkan ke D5 Ibnu Khaldun.Tekan Pindah Murid. Sistem akan memproses perpindahan murid bergantung kepada jumlah murid. Lagi ramai murid, lagi lama proses query pindah murid dilakukan.

Setelah selesai proses penempatan murid secara manual,jangan lupa Selenggara Maklumat Murid. Login sebagai guru kelas, kemudian selenggara maklumat murid. Caraimport data SMM ke SPS ini hanya mengimport maklumat asas, namun maklumat-maklumat lain masih perlu diselenggara dalam SPS itu sendiri. Jadilah, daripada kena key-in nama murid dari kosong, setidak-tidaknya nama murid dah sedia ada dalam SPS. Baru tugas menyelenggara maklumat murid diagih kepada guru kelas.Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.

Sekiranya anda telah login sebagai Guru Kelas tetapi tidak nampak menu untuk menyelenggara maklumat murid, sila rujuk artikel bertajuk "Ralat Guru Kelas dalam SPS".

Page 1 of 5