sps rollout 4 precouncil

PowerPoint Presentation

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanSPS 2013Sistem Pengurusan Sekolahsebagai penyelesaian kepadaMenangani Isu Beban Tugas GurudanPengintegrasian Satu Data Pendidikan KPM

Kementerian Pelajaran MalaysiaPerancangan Pelaksanaan Peluasan

Ahli mesyuarat yg dihormati, dibentangkan maklumat bagi perancangan pelaksanaan peluasan Sistem Pengurusan Sekolah sebagai penyelesaian bagi agenda menangani isu beban tugas guru dan inisiatif pengintegrasian satu data pendidikan KPM1

2

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

1996-2005SSMSProjek Rintis Sekolah Bestari2006 2007WSMSSPS(12 Januari 2009)Pembestarian Sekolahmulai 2009+ SPKSPS-RM 9.96 JutaIPR(SPS)-RM 10 JutaObjektif:Mewujudkan hanya satu aplikasi pengurusan maklumat di sekolahMewujudkan hanya satu pangkalan dataFungsi:Sistem yang mengautomasi dua bidang utama di sekolah iaitu pengurusan dan pentadbiran pendidikan serta pengajaran dan pembelajaran (PdP).Cita-cita dan Harapan

Fungsi BTP (B.41 2003)Merancang, mengurus dan menyelaras program pengintegrasian fungsi SPSB dengan aplikasi Kerajaan Elektronik yang lain

1.Usaha meyediakan sekolah dengan satu sistem bagi mengautomasi proses yang meningkatkan kecekapan pengurusan dan petadbiran sekolah serta keberkesanan proses pembelajaran dan pengajaran bermula sejak tahun 1996 apabila Projek Rintis Sekolah Bestari dilaksanakan.2.Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) yang menjadi ajenda mesyuarat hari ini merupakan kesinambungan usaha ini.3.SPS disediakan bagi tujuan mewujudkan satu aplikasi pengurusan maklumat di sekolah dan dengan itu membolehkan wujudnya satu pangkalan data yang standard/piawai disemua sekolah. Maklumat ini kemudiannya dapat disalurkan kepeda pihak lain seperti PPD, JPN dan bahagian-bahagian KPM bagi tujuan analisis dan pelaporan.4.Fungsi mengintegrasikan data SPS dengan aplikasi-aplikasi lain , termasuk aplikasi e-Kerajaan, telah ada sebagai salah satu fungsi Sayap Bestari bahagian Teknologi Pendidikan. KPM.2

3

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan1234516Memudahkan kemasukan dataMengupaya perkongsian maklumatMemudahkan perolehan dataMenyimpan data secara berpusatMengelakkan pertindihan maklumatMenyediakan laporan pengurusan dan P&PLaporan analisis yang StandardSemua sekolah menggunakan sistem pengurusan sekolah yang samaData terkumpul adalah data terus dari sekolahData dengan format yang sama Satu pangkalan dataKerja pengurusan sekolah dapat dilakukan di luar waktu persekolahanFaedah pengunaan SPSHasil Pengunaan SPS

Faedah dan Hasil

Dipaparkan faedah penggunaan SPS serta hasil yang dijangkan diperoleh daripada penggunaan SPS3

4


22 modul pengurusan sekolahDigunakan di 88 sekolah bestari Pengurusan Maklumat Sekolah Pengurusan Kemudahan Sekolah Pengurusan Takwim Sekolah Pengurusan Pentadbir Sistem Pengurusan Staf Pengurusan Murid Pengurusan Sistem Rumah Pengurusan Jadual Waktu Pengurusan Asrama Pengurusan Kehadiran Pengurusan Kedatangan Murid Pengurusan Bimbingan & Kaunseling Pengurusan SPBT Pengurusan Disiplin Pengurusan Kurikulum Pengurusan Kandungan Pengurusan Program Nilam Pengurusan Peperiksaan Pengurusan Kokurikulum Pengurusan Laporan Pengurusan Utiliti Pengurusan e-CutiAplikasi SPSPortal Ibu bapa

Untuk makluman ahli mesyuarat, SPS merupakan aplikasi yang terdiri daripada 22 modul. Pada skrin juga dipaparkan paparan pengurusan SPS. Berasaskan peranan dan tugas seseorang warga sekolah, skrin SPS yang dapat dilihat adalah mengikut peranan dalam SPS, sebagai contoh,.4

5


Aplikasi SPSSkrin Paparan : Guru Penolong Kanan Kokurikulum

Ini adalah skrin yang disediakan untuk GPK Kokurikulum sekolah yang menyediakan kemudahan kokurikulum sekolah.5

6


Aplikasi SPSSkrin Paparan : Guru Kelas

Manakala ini pula adalah skrin yang disediakan apabila warga sekolah mencapai SPS sebagai Guru Kelas.

6

7


Aplikasi SPSSkrin Paparan : Guru Disiplin

Ini pula adalah skrin yang disediakan apabila guru disiplin menggunakan SPS.

7

8


Aplikasi SPSSkrin Paparan : Ibu bapa murid

Ibu bapa/penjaga juga mempunyai peranan dalam SPS yang menyediakan kemudahan maklumat berhubung anak/jagaannys, dalam contoh ini murid bernama Muhammad Firdaus bin Mohd Nizam Basiron.8

aplikasiSPSpengendalian modul TERASpenggunaan modulPRIMERpenggunaan modulSEKUNDERPengurusan Maklumat SekolahPengurusan Kemudahan SekolahPengurusan StafPengurusan MuridPengurusan Pentadbir SistemPengurusan Asrama *Pengurusan TakwimPengurusan Bimbingan & KaunselingPengurusan Kedatangan MuridPengurusan KehadiranPengurusan KokurikulumPengurusan NilamPengurusan DisiplinPengurusan Jadual WaktuPengurusan KurikulumPengurusan PeperiksaanPengurusan SPBTPengurusan e-CutiPengurusan UtilitiPengurusan LaporanPengurusan KandunganPengurusan Sistem Rumah*Cadangan penggunaan di sekolah


9Proses Penggunaan

1.Jadi agak berbeza dengan system-system sedia ada seperti EMIS/SMM/APDM dan lain-lain, SPS merupakan sistem yang mana data yang dimasukkan digunakan dalam operasi harian sekolah. Bagaimanapun bagi SPS beroperasi dengan baik, maklumat bagi modul teras iaitu pengursan maklumat dan kemudahan sekolah, pengurusan staf dan pengurusan murid perlulah terlebih dahulu dilengkapkan.2.Dengan melengkapkan modul pengursan maklumat dan kemudahan sekolah, secara tidak langsung sebahagian besar maklumat yang diperlukan oleh EMIS telah disediakan.3.Dengan melengkapkan modul pengurusan murid pula, secara tidak langsung sebahagian besar keperluan APDM dan SMM telah disediakan.4.Manakala dengan melangkapkan modul pengurusan staf, sebahagaian besar maklumat SMG telah disediakan.5. Ketersediaan maklumat dalam modul teras ini membolehkan modul-modul operasi harian yang menggunakan data sekolah, guru dan murid akan dapat dilaksanakan.9


10Peranan dalam pelaksanaan SPSPengurusan Maklumat SekolahPengurusan Kemudahan SekolahPengurusan Staf/GuruPengurusan MuridPengurusan Pentadbir Sistemupdate : GPB+Guru Dataupdate : GPB+Guru Dataupdate : GPB+Guru Data+ Staf pentadbiranupdate : GPB+Guru Data+ Guru Kelasupdate : Pentadbir sistemPeranan dan Tanggungjawab

Selain dari itu, SPS tidak hanya merupakan tanggungjawab guru data tetap SPS merupakan tanggungjawab semua pengurusan sekolah, guru, staf, murid dan ibu bapa/penjaga. Setiap warga sekolah mempunyai peranan masing-masing dalam menjayakan pelaksanaan SPS.10

11

11

OutcomeTo establish solid platform for planning and operational purposes through educational data integration.

Key milestones

Expected impact (KPI and target)

Programme managerA. Rahim Bin Othman

Funding and other support

Budget

Supporting divisionsBTP, BPM, BPG, BPSM, BPSH, BSukan, BP, BM, BPI, BKew, BBT, DMO, PMO ICT, BPSBPSK, LP, IPGM, IAB, BPPA, JNJK, BPKhas, BS, BPTV

Funding and other support

Chapter and topic

2013

20142015DeadlineFunding and other support

ASPIRATIONKWave1Single entry point (SPS Roll Out)Data integration Database consolidation (bridging)25%75%100%6. Ministry Transformation: Delivery System100%Shift 8: Transform ministry delivery capabilities and capacity

Initiative delivery charter: Integrasi data pendidikan untukpenghasilan satu sumber data pendidikan25%75%RM 9,229,290PHASE 1Roll out of SPSBriefing to Head teachers.Testing system stabilityData cleaning and verificationMapping and gap analysis between main systems (EMIS/APDM/SMM/SMG)Middleware development to push and pull data between SPS and EMIS/APDM/SMM/SMGTest run on stability of middlewareBridging for all three main systems : EMIS/APDM/SMM/SMGTest run on stability of bridgingSOP for push and pull data / bridging

PHASE 2Mapping and gap analysis between main systems and other systems.Bridging between main systems with other systemsRunning test for system bridging between main and other systemsSOP for bridging data

PHASE 3Workshop (Division level)TOT for Trainers.TOT for Data Teachers.

System Monitoring , Evaluation and MaintenanceCut off for EMIS/APDM/SMM/SMG and full roll out of SPS

Jan 2013Jan 2013Feb 2013Mac 2013Apr 2013May 2013Jun 2013Jul 2013Aug 2013Sept 2013

Jan 2014Mac 2014May 2014Aug 2014

Mac 2015Jun 2015Aug 2015Aug Dec 2015Aug 2015

100%

1.Untuk makluman mesyuarat SPS juga dijadikan single entry point di sekolah bagi inisiatif pengintegrasian data pendidikan PPPM 2013-2025 yang dikendali BPPDP.2.Dapat diperhatikan KPI inisiatif ini adalah bagi memastikan semua sekolah menggunakan SPS pada tahun 2013.11

12

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanKerangka Pengintegrasian 1 Data KPM

SISTEMPENGURUSANSEKOLAH(SPS)

Sistem Spesifik(Bahagian)PUSH-PULLDATABridgingEnrolmen (APDM-SMM)Sekolah (EMIS)Guru/Bukan Guru (SMG)Sistem Sepunya(Bahagian)Single Entry Point(Sekolah)PDPISSDMISISSAPSSISTEKPUSH-PULLDATAPUSH-PULL DATABridgingBridgingBridging

Dipaparkan adalah kerangka pengintegrasian bagi data sepunya KPM dan data spesifik bahagian KPM yang akan diperoleh dari kemasukan data melalui SPS12

13Initiative: Integrasi data pendidikan untuk penghasilan satu sumber data pendidikanProgramme Manager

A. Rahim Bin Othman

Summary of issues please use problem solving template to detail an issue if needed

Issues identifiedWhat risk do we face?Proposed next stepWhat are the alternativesolutions?Divisions involvedWhat are the divisions to be contacted and involved?

Middleware development for data to be pushed and pulled between SPS+ and three main systems: EMIS, SMG and APDM-SMM.1Approved budget for the development of middleware, licensing and helpdesk support level 3 must be immediately allocated.PADU, BPPDP2BTP, BPMBKEW, BPSchool readiness in terms of leadership, culture and human resource in manning the application.1BTP, BPPDP, IAB

BPSH,BPSM, PADU

Infrastructure to support the application especially schools in remote areas, small schools (SKM) and schools in the islands.1Centralize data collection for small schools (SKM), schools in the remote areas and islands in PPD. BTP, BPPDP, BPBPSH, PADU, SED, DEOSchool readiness in terms of sufficient bandwidth1Providing sufficient bandwidth requirementBTP, PMO ICT, BPPDPPADU, BPSH, BPMSED, DEOTraining and User Acceptance Test for schools, JPN and PPD.1Virtual and face-to-face training must be carried out in parallel to give support to all users in schools, JPN and PPD, and divisions in the Ministry.BTP, BPPDP, BPSM, PMO ICT, PADUBPG, BPSH, IPGM, IAB1BPM, BTP, BPPDP, PMO ICT, PADU Development of middleware to make different databases communicate with each other and migrate into a single platform.

Exposure through series of briefing to all headteachers/school leadership team, teachers . Many systems in MOE have multiple platforms and database types thus making integration a complex task. Budget of RM 4.5 million requiredIssue 1 Data KPM

Dipaparkan adalah beberapa isu yang dikenalpasti serta cadangan penyelesaian yang dibentangkan dalam bengkel 25 inisiatif utama 100 hari pertama PPPM gelombang 1 pada 15 Januari 2013 di Melaka.13

14Keperluan Peluasan SPS

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanPeluasanSPSSemua sekolahSistem yang berfungsidan stabilSPS sedia untuk semua sekolahMiddleware yang berupaya memindahkan data dari sekolah ke KPMCapaian internet yang baikProses kerja yang jelas, cekap dan terurusSOP penggunaan SPS yang jelas di semua peringkat pelaksanaan

Persekitaranpelaksanaanyang kondusifSekolah menggunakan hanya 1 aplikasi kutipan maklumatArahan yang jelasserta konsistenDasar dan SPI yang jelas dan dipantau pelaksanaannya

Khidmat sokonganpenggunaan yang baikPerkhidmatan sokongan teknikal dan pengguna aras 1, aras 2 dan aras 3 bagi menyokong pelaksanaan SPS

123451

1.Bagi memastikan SPS dapat dilaksanakan dengan jayanya, 5 perkara yang dipaparkan perlu dijadikan asas pelaksanaan.2.Adalah dijangkakan dengan pelaksanaan SPS dan secara berperingkat pemberhentian sistem-system lain disekolah serta pengautomasian proses-proses operasi manual sedia ada di sekolah, beban tugas guru dari aspek pengurusan dan pentadbiran akan dapat dikurangkan.14

15

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanPerancangan Peluasan SPS

SPS di gunakan di sekolahPengguna SPSTempohTindakanFASA I SPS88 sekolah bestari50 sekolah bestari luar Bandar351 Champion School467 sekolah N.Sembilan313 sekolah MelakaJan-Feb2013Bahagian KPM:BPM, BPG, BPSM, BPSH, BSukan, BP, BM, BPI, BKew, BBT, DMO, PMO ICT, BPSBPSK, LP, IPGM, IAB, BPPA, JNJK, BPKhas, BS, BPTVSektor BTP:PPTPPCBSSMSTISIMeja BantuanCMTBTPNSemua BTPNPKGSemua PKG

FASA II SPSSemua sekolah (modul teras)Mac-Jun2013FASA III SPS+Semua sekolah (semua modul + integrasi data SPS-KPMJulai-Disember2013

data SPS untuk pangkalan data sekolah, guru dan murid KPM

1.Berasaskan keperluan dan perancangan pengintegrasian 1 data KPM, peluasan pelaksanaan akan dilaksanakan dalam 3 fasa.2.Fasa 1 melibatkan sebanyak 1111 sekolah sekolah seperti di paparan.3.Fasa 2 akan melibatkan semua sekolah4.Semasa Fasa 1 dan 2, middleware yang mengupaya pengintegrasian data SPS dan KPM akan disediakan dan diuji.5.Dengan kejayaan pengintegrasian data SPS-KPM, SPS secara berperingkat akan menjadi satu-satunya aplikasi kutipan data operasi dan pengurusan di sekolah.15


162012*Teknikal2013*PentadbiranPeralihan dari 2-tier single-tenent 3-tier multi-tenent Penyediaan perkhidmatan integrasi data SPS pangkalan-pangkalan data KPMMigrasi data ke SPS untuk dihos di 1BestariNet10 11 121 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12SPS sedia digunakan di semua sekolahPenubuhan JK PemanduPenubuhan JK KerjaTambah baik SPS mengikut keperluan penggunaJK Pemandu SPS memantau pelaksanaan SPSPenubuhan JK TeknikalPenubuhan JK Perkhidmatan SokonganJK Kerja mengurus pelaksanaan SPSJK Teknikal menyokong pelaksanaan SPSJK Perkhidmatan Sokongan menyokong pelaksanaan SPS

Penyediaan SOP SPSPelaksanaan /Pemantauan SOP SPS

Penilaian pelaksanaan SPS

Keperluan Peluasan SPS 2013

Tugas KPMTugas KPM+Outsource

Dipaparkan keperluan teknikal, pentadbiran bagi pelaksanaan SPS. Kotak-kotak hijau menandakan langkah telah dilaksanakan dengan jayanya, kotak kuning merupakan proses yang sedang berlaku manakala kota merah merupakan proses yang akan/masih belum dilaksanakan. Bintang hijau menandakan kerja/proses dalaman KPM manakala bintang merah menandakan penglibatan pihak luar atau perkhidmatan yang diperoleh dari pihak luar.16


17*Dasar*Pengurusan Perubahan10 11 121 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Dasar penggunaan SPS di sekolahDasar pemberhentian aplikasi sedia ada di sekolah

Dasar pemberhentian proses manual

Dasar pengintegrasian dan penggunaan data SPS sistem KPM

Latihan sokongan penggunaan SPS

Penyediaan video dalam talian SPS

Pendedahan kepada semua pihak berkepentingan

Pelaksanaan dasar penggunaan SPS di sekolahPelaksanaan dasar pemberhentian aplikasi sedia ada di sekolahPelaksanaan dasar pemberhentian proses manualPelaksanaan dasar pengintegrasian dan penggunaan data SPS sistem KPMPenggunaan dan penambahbaikan video dalam talian SPSPemantapan latihan bagi menyokong penggunaan SPS Pendedahan kepada semua pihak berkepentingan20122013Perancangan

Tugas KPMTugas KPM+Outsource

Dipaparkan keperluan dasar dan pengurusan perubahan yang perlu dilaksanakan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan SPS.17

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanPelan Peluasan SPS 2013

JanFebAprMeiJunJulOgoSepOkt NovDis2013

Januari Disember 2013: Perbincangan aspek dilaksanakan sepanjang tahun mengikut keperluan (rujuk lampiran)

Januari Disember 2013: Pemantauan Terpilih dan Menyeluruh akan dilaksanakan oleh semua bahagian, JPN dan PPDJun Dis 2013: Semua sekolah menggunakan hanya 6 modul terasSurat Pekeliling arahan penggunaan SPS kepada semua sekolah

Januari Disember 2013: Penubuhan JK dan Mesyuarat JK SPS diadakan setiap bulan dari bulan Januari hingga Jun. Terma rujukan SPS disediakan untuk setiap JK Penyediaan SOP SPSMesyuarat JK SPS (Pemandu, Teknikal, Kerja)9/1/2013 : 88 Sekolah Bestari, 50 Sekolah Bestari Luar Bandar, 351 Champion Schools, 467 Sekolah Negeri Sembilan, 313 Sekolah Melaka Taklimat khas kepada semua JPN, PPD dan pengurus sekolah9/1/2013 : SOP SPS siap untuk diuji dalam bengkel SOP Penggunaan SPSPerbincangan aspek teknikal (source code, multi tenancy dll)Latihan Penggunaan SPS Penyediaan video tutorial on-linePenyediaan Knowledge BasePemantauan SPS-KPMPenyenggaraan dan Khidmat SokonganJan 2013: Helpdesk SPS Aras 3 dilaksanakan oleh Sektor SSMS sehingga diambilalih oleh Sektor Meja Bantuan BTP15/1/2013 hingga 13/2/2013 : Penyediaan VOD hingga siap untuk diuji dalam bengkel VOD Penggunaan SPSPeluasan SPS Fasa 1 (semua sekolah)MacSenarai Sekolah Peluasan SPS Fasa 1

Feb Mei 2013: Latihan JU kepada PKG seluruh negara

Jan 2013: Pelaporan Khidmat Sokongan SPS dilaksanakan oleh Sektor SSMS sehingga diambilalih oleh Sektor Meja Bantuan BTPPeluasan SPS+ Fasa 2 (semua sekolah)Disember 2013: Semua sekolah menggunakan 22 modul

Dipaparkan adalah pelan peluasan SPS yang dirancang selari dengan pelan pelaksanaan pengintegrasian data KPM kendalian BPPDP.18

19


1.10,000 pelayan untuk sekolah2.10,000 aplikasi SPS3.10,000 pangkalan data SPS untuk diurus4.Pusat data SPS untuk 10,000 sekolah1.1 pusat data SPS untuk 10,000 sekolah2.1aplikasi SPS untuk 10,000 sekolah3.1 pangkalan data SPS untuk 10,000 sekolah4.1 aplikasi integrasi untuk memindahkan data dari pangkalan data SPS ke pangkalan-pangkalan data KPMPendekatan AsalPendekatan Peluasan

Pendekatan Teknologi

1.Untuk makluman mesyuarat, peluasan SPS adalah berbeza dari model yang dilaksanakan sebelum ini di 88 sekolah bestari.2.Peluasan SPS tidak lagi memerlukan pnyediaan infrastruktur di sekolah tetapi menggunakan sepenuhnya teknologi pengkomputeran awan (cloud computing) yang disediakan melalui kontrak 1BestariNet3.Pendekatan ini membolehkan pengguna mendapat perkhidmatan di sepanjang masa di dalam sekolah atau di luar sekolah.4.Kemudahan 22 modul SPS untuk semua sekolah dijangka disediakan menjelang 3 Januari 2013.5.Pendedahan dan latihan pengguna akan dilaksanakan melalui kaedah kombinasi pendekatan bersemuka dan bantuan dalam talian oleh pihak BTP-BTPN-PKG serta pegawai/jurulatih utama yang dilatih di peringkat JPN dan PPD.19

20Keputusan Dipohon


Pelaksanaan SPS dijadikan KPI JPN NegeriPenubuhan Jawatankuasa Kerja Pelaksanaan SPS*Penubuhan Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan SPS*Penubuhan Jawatankuasa Khidmat Sokongan Teknikal dan Penggunaan* SPSPemansuhan sistem-sistem sedia ada secara berperingkat melalui pelaksanaan SPSSemakan dan pindaan dasar operasi manual sedia ada di sekolah untuk dilaksanakan melalui SPSPenyediaan buku rancangan pelajaran harian guruPenyediaan buku daftar kehadiran murid

1234

5

6*Draf terma rujukan (TOR) bagi semua jawatankuasa yang dicadangkan telah disediakan

Mesyuarat dimohon mengambil maklum proses peluasan SPS ke semua sekolah dalam tahun 2013 dan memohon beberapa keputusan berikut:20

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi PendidikanTerima Kasihsesi soal jawab

21

sps rollout 4 precouncil

Documents