bab 5 pentadbiran pejabat

Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

1. Pra- perancangan

1.1. Pendahuluan

Satu pelan perancangan strategik telah disediakan untuk memperkasakan Pengurusan Pentadbiran Pejabat Sekolah Menengah Kebangsaan

Landas bagi tempoh tiga tahun (2009 – 2011). Ini bersesuaian dengan slogan visi sekolah ini iaitu untuk menjadi sekolah yang terbilang di Daerah

Hulu Terengganu menjelang tahun 2011. Perancangan strategik ini bertujuan untuk menilai situasi semasa pengurusan pentadbiran pejabat sekolah

ini dari segi kekuatan dan kelemahan serta peluang dan cabaran yang ada untuk masa depan yang bakal dihadapinya. Maklumat-maklumat yang

diperolehi telah dianalisis dengan menggunakan beberapa matrik portfolio untuk melahirkan beberapa strategi ke arah penambahbaikan

pengurusan pentadbiran pejabat sekolah ini untuk mencapai visi dan misi sekolah.

1.2. Ahli Jawatankuasa Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat

Pengerusi : Tuan Pengetua (En. Awang b. Ibrahim)

Tim. Pengerusi : GPK Pentadbiran (Pn. Hjh. Fatimah bt. Yusoff)

GPK HEM (Pn. Kamriah bt. Abdullah)

GPK KOKO (En. Manan b. Mat Min)

Setiausaha : Ketua Pembantu Tadbir

Ahli Jawatankuasa : 1. Pn. Siti Zaharah bt. Mohd Zain

2. Pn. Suzilawati bt. Awang

3. En. Aidil Adzhar b. Omar

4. En. Hamdan b. Bidin

5. Pn. Rosliza bt. Mohammad

6. Pn. Azizah bt. Abdullah

(5)


2. Fasa 2- Hala Tuju: Misi, Visi & Misi dan Visi Implisit

2.1. Visi

Pengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap, Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011

2.2. Misi

Menjana dan membentuk sistem pengurusan pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan kakitangan sokongan, guru- guru dan kumpulan pengurusan sekolah

2.3. Mengenalpasti mandat

2.3.1. Perkara 132 (fasa 2) – Peraturan- peraturan Pegawai awam (Kelakuan dan Tatatertib)

2.3.2. Perkara 144 (fasa 5A (5B) (6) 6A – Pihak Berkuasa tatatertib

2.3.3. 9/99- pengurusan buku rekod perkhidmatan kerajaan

2.3.4. 11/99- pengedaran surat siaran dan pekeliling, Kementerian pendidikan

(5)


2.4. Piagam Pelanggan Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat

Kami warga pendidik dan staf Sekolah Menengah Kebangsaan Landas, Hulu Terengganu, Terengganu, bersedia berkhidmat, mendidik, membimbing dengan mesra adil, saksama secara profesional kepada pelanggan kami melalui:

2.4.1. Perkhidmatan yang berkualiti, efektif, pro- aktif dan konstruktif.

2.4.2. Penyediaan persekitaran belajar dan kemudahan asas yang kohensif

2.4.3. Penerapan nilai hikmah dan hemah tinggi dalam penyelesaian masalah

2.4.4. Peningkatan aktiviti kurikulum dan ko kurikulum secara kualitatif

2.4.5. Memastikan urusan gaji guru- guru tepat pada masanya

2.4.6. Memaklumkan kepada guru- guru segala edaran daripada stake holder berkaitan dengan perjawatan dan latihan dibuat

selewat- lewatnya tiga hari daripada tarikh surat diterima.

2.4.7. Mengadakan sesi perkembangan staf sekurang- kurangnya empat kali setahun

2.4.8. semua tuntuan perjalanan diproses dalam masa seminggu selepas borang dihantar.

2.4.9. segala aduan dan rayuan secara bertulis diproses dalam masa seminggu.

2.4.10. borang permohonan pertukaran sekolah diproses dalam masa 30 minit sebelum dihatar kepada pihak yang berkenaan

2.4.11. memastikan ibu bapa mendapat maklumat terikini tentang pencapaian pendidikan

2.4.12. Memberi kerjasama erat kepada semua aktiviti kemasyarakatan

2.4.13. Memberi maklum balas kepada semua surat arahan dari stake holder selewat- lewatnya tiga hari selepas surat diterima.

(5)


3. Analisis Persekitaran

Kekuatan (S)S1. Pengetua mempunyai asas pengurusan yang kuat dan

berpengalamanS2. Barisan guru yang bersemangat, komited, efektif dan

efisyen.S3. Budaya kerja positif di kalangan pembantu tadbirS4. Kemudahan mesin cetak dan komputer disediakanS5. Penggunaan sistem fail yang berkesan

Kelemahan (W)W1. Pengetua sering menghadiri kursus, mesyuarat dan

taklimat.W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan sepenuhnya.W3. Pengurusan fail yang kurang teratur kerana ruang

pejabat yang terhadW4. Tidak dapat memenuhi permintaan daripada

stakeholder dalam masa yang singkat.W5. Staff kurang mahir mengendalikan kemudahan

teknologi terkini

Peluang (O)O1. Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan

pejabat dengan lebih efektifO2. Komuniti memahami dan mematuhi peraturan- peraturan

urusan pejabatO3. Sumbangan daripada individu dan ahli politikO4. Hubungan yang baik dengan pihak luar dan PIBG,

FELDA, KETENGAH, KILANG SAWIT dan Syarikat Swasta.

Ancaman (T)T1. Segelintir pelanggan mengharapkan layanan segeraT2. Kerosakan alatan di pejabat membantutkan kerja.T3. Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses

penambahbaikan

(5)


4. ISU, MATLAMAT DAN STRATEGI – Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.

Isu MatlamatObjektif

Indikator(KPI)Sasaran

TOV 2009 2010 2011Sistem Pengurusan Pejabat masih belum mantap (perlu dipertingkatkan kecekapan dan keberkesanannya)

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan pejabat

Sistem pengurusan dan pentadbiran pejabat menjadi lebih cekap dan memenuhi kehendak kakitangan dan guru

% Kepuasan pelanggan 75% 85% 90% 95%

5. Strategi & Taktik (Belanjawan dan Operasi)

(5)


5.1. TOWS MatrikKekuatan (S)S1. Pengetua mempunyai asas

pengurusan yang kuat dan berpengalaman

S2. Barisan guru yang bersemangat, komited, efektif dan efisyen.

S3. Budaya kerja positif di kalangan pembantu tadbir.

S4. Kemudahan mesin cetak dan komputer disediakan.

S5. Penggunaan sistem fail yang berkesan

Kelemahan (W)W1. Pengetua sering menghadiri kursus,

mesyuarat dan taklimat.W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan

sepenuhnya.W3. Pengurusan fail yang kurang teratur

kerana ruang pejabat yang terhadW4. Tidak dapat memenuhi permintaan

daripada stakeholder dalam masa yang singkat.

W5. Staff kurang mahir mengendalikan kemudahan teknologi terkini

Peluang (O)O1. Pentadbiran yang cekap dapat

melaksanakan urusan pejabat dengan lebih efektif.

O2. Komuniti memahami dan mematuhi peraturan- peraturan urusan pejabat.

O3. Sumbangan daripada individu dan ahli politik,

O4. Hubungan yang baik dengan pihak luar dan PIBG, FELDA, KETENGAH, KILANG SAWIT dan Syarikat Swasta.

SOS1, S2, O1, O2Meningkatkan keberkesanan pengurusan pejabat

WOW1, W3, W4, O2, O3Mewujudkan sistem penyampaian yang berkesan

Ancaman (T)T1. Segelintir pelanggan mengharapkan

layanan segera.T2. Kerosakan alatan di pejabat

membantutkan kerja.T3. Sistem pengurusan pejabat sering

mengalami proses penambahbaikan

STS3, S4, T1, T2, T3Meningkatkan pengurusan pejabat melalui teknologi terkini.

W4, W5, T3Meningkatkan kesedaran pengguna mengenai pengurusan pejabat.

(5)


5.2. Pelan Taktikal

Strategi Program T/ JawabTempoh/

MasaKos

SumberOut- put KPI

Pelan Kotegensi

Meningkatkan keberkesanan pengurusan pejabat

ė-masa (employee movement and attendance system automation)

GPK 1En. Aidil

Jan- Dis Guru dan kakitangan hadir dan pulang mengikut waktu yang ditetapkan

100% guru mengikut waktu

Manual Prosedur Kerja.

GPK1Pn. Suzi

Feb Kakitangan menjalankan kerja mengikut prosedur

Semua kerja mengikut prosedur

Fail Meja. GPK1Pn. Azizah

Mac Kakitangan bertindak mengikut fail meja yang disediakan

Semua tindakan berdasarkan fail meja

Mewujudkan sistem penyampaian yang berkesan

Sistem Informasi GPK1Pn. Azizah

Apr Semua staf mendapat informasi dengan cepat

Maklumat disebarkan segera

Perkembangan Staf.

GPK1Kaunselor

Jan/ Mei/ Ogo/ Nov

Staf menerima ilmu terkini

Semua staf mengetahui perkembangan baru

Perancangan Strategik.

PengetuaKaunselor

Jan- Feb Semua perjalanan pentadbiran mempunyai perancangan yang rapi

Semua aktiviti berdasarkan perancangan

Pendokumentasian. PengetuaEn. Azman Awang

Feb/ Mei/ Jul/ Sep

Semua aktiviti didokumentasikan

Semua aktiviti di dokumentasikan untuk rujukan pada masa depan

Meningkatkan Internal Pengetua Mei Sistem pengurusan Semua

(5)


pengurusan pejabat melalui teknologi terkini.

Networking and Data Base

En. Manan menggunakan teknologi berasaskan komputer

pengurusan menggunakan teknologi terkini

Sistem Fail. PengetuaEn. Hamdan

Feb/ Mei/ Ogo/ Nov

Semua fail tersusun rapi dan mudah dirujuk

Semua fail kemas dan mudah dirujuk

Meningkatkan kesedaran pengguna mengenai pengurusan pejabat

Mesra Pelanggan dan Piagam Pelanggan

Pengetua Pn. Azizah

Sepanjang Tahun

Pelanggan berpuas hati terhadap perkhidmatan

Semua pelanggan berpuas hati

Sentuhan Pagi. PengetuaGPK1

Sepanjang Tahun

Staf mendapat maklumat segera dan terkini

Semua staf mendapat maklumat

Jalinan Mesra. PengetuaGPK HEM

Sepanjang Tahun

Perhubungan antara staf bertambah baik

Semua kakitangan mempunyai hubungan yang rapat.

5.3. Carta Gant Aktiviti

(5)


Strategi/ ProgramBulan/ Hari

Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ė-masa (employee movement and attendance system automation)

x X

Manual Prosedur Kerja. x xFail Meja. x xSistem InformasiPerkembangan Staf. x x x xPerancangan Strategik. x x x xPendokumentasian. x x x x xInternal Networking and Data Base

x x

Sistem Fail. x x x xMesra Pelanggan dan Piagam Pelanggan

x x x

Sentuhan Pagi. x x x x xJalinan Mesra. x x x x

(5)


6. Implementasi Strategi

Langkah- langkah Pelaksanaan:-

6.1. Mesyuarat untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan pengurusan strategik

6.2. Taklimat kepada semua warga sekolah

6.3. Promosikan kepada ibu bapa melalui kempen atau majlis yang khusus

6.4. Menjemput stake holder ke sekolah untuk menerangkan program yang dirancangan

6.5. Kunjungan ke PPD memberi taklimat tentang program yang telah dirancangkan

7. Penilaian Prestasi

(5)


BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS (Keseluruhan/ Tahunan)

PERINGKAT (Tandakan _/ di ruangan)

SEKOLAH/ ORGANISASI

PANITIA/ UNITINDIVIDU(Nama Staf)

MISI

Menjana dan membentuk sistem pengurusan pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan kakitangan sokongan, guru- guru dan kumpulan pengurusan sekolah

VISIPengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap, Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011

BIDANG (Tandakan _/ di ruangan)

Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat

TARIKH DISEDIAKAN OLEH(Nama Staf)

MATLAMAT/ OBJEKTIF

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

SASARAN PRESTASIINISIATIF/ TINDAKAN

PRESTASI SEBENAR

LAG LEAD 08 09 10 08 09 10

ULASAN : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

(5)

bab 5 pentadbiran pejabat

Documents