6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Utama

2.1.1 Sistem Informasi

2.1.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto (1995, p1) terdapat dua pendekatan yang

digunakan untuk mendefinisikan sistem. Yang pertama adalah

pendekatan yang menekankan pada prosedur.

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang

tertentu.”

Pendekatan yang kedua adalah pendekatan yang menekankan

pada urutan-urutan operasi dalam sistem.

“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal

(tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau

lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang

seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”

2.1.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang

tertentu, yaitu :

7

• Komponen-komponen (components)

• Batas sistem (boundary)

• Lingkungan luar sistem (environments)

• Penghubung (interface)

• Masukan (input)

• Keluaran (output)

• Pengolah (process)

• Sasaran (objectives)

• Tujuan (goal)

2.1.1.3 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (1995, p8), informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah

kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan

nyata.

2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1995, p11), sistem informasi adalah suatu

sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial,

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

8

2.1.2 Basisdata

2.1.2.1 Pengertian Basisdata

Menurut Connolly (2002, p14), database adalah suatu

kumpulan logikal data yang terhubung satu sama lain, dan deskripsi

dari suatu data yang di rancang sebagai informasi yang dibutuhkan oleh

organisasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa basisdata adalah sekumpulan data

yang saling terelasi dan dapat diolah untuk memenuhi kebutuhan suatu

organisasi. Untuk dapat memahami basisdata kita dapat

mengilustrasikan basis data sebagai sebuah lemari file yang berisi

macam-macam kumpulan file data.

Pemilik dari basisdata dapat melakukan berbagai macam operasi

untuk mengolah data-data yang dimilikinya seperti menambah file-file

baru, menambahkan data pada file yang telah ada, mengambil data,

serta menghapus data.

2.1.2.2 Komponen Sistem Basisdata

Sistem basisdata memiliki 4 komponen utama, yaitu:

1. Data yang ada harus terintegrasi (integrated) dan terbagi (shared)

2. Perangkat keras (hardware) sebagai media penyimpanan data

3. Perangkat lunak (software)

4. Pemakai (user)

2.1.2.3 Keuntungan Penggunaan Basisdata

9

Adapun beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan

menggunakan basisdata, yaitu :

1. Dapat mengurangi pengulangan karena data sama pada beberapa

aplikasi cukup disimpan sekali saja.

2. Integrity; sehingga data yang disimpan secara akurat

3. Menghindari ketidak-konsistenan karena pengulangan berkurang

sehingga umumnya updata hanya sekali

4. Penggunaan data bersama

5. Standarisasi terhadap keseragaman penyajian data

6. Adanya jaminan sekuriti karena data hanya dapat diakses oleh

yang berhak

7. Menyeimbangkan kebutuhan

2.1.2.4 Kerugian Penggunaan Basisdata

Selain keuntungan yang diperoleh, juga terdapat beberapa

kerugian, yaitu :

1. Memerlukan hardware tambahan

2. Biaya performance yang lebih besar

3. Sistem tampak lebih kompleks

4. Rawannya tingkat keberhasilan operasi

2.1.3 Data Flow Diagram

Menurut Yourdon (1989, p139), diagram aliran data adalah model atau

alat yang digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan dari

10

sekumpulan proses fungsional, yang dihubungkan satu dengan lainnya oleh

suatu aliran data dan meneruskannya menjadi data.

Ada tiga tingkatan dalam diagram aliran data, yaitu:

1. Diagram Konteks

Merupakan tingkatan yang paling pertama, yang menggambarkan ruang

lingkup sistem dari sistem yang digunakan. Diagram ini hanya

memiliki satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan

dan hubungan antara sistem dengan unit-unit di luar sistem tersebut.

2. Diagram Nol

Diagram yang menggambarkan proses-proses dan aliran data yang terjadi

di dalam suatu sistem. Proses-proses ini dapat dipecah menjadi proses-

proses dan aliran data yang lebih terperinci.

3. Diagram Rinci

Diagram yang menggambarkan rincian proses-proses yang ada pada

diagram nol dan rincian proses-proses ini dapat dipecah lagi

menjadi proses-proses yang lebih terperinci.

Menurut Yourdon (1989, p141-152), diagram aliran data terdiri dari

simbol-simbol sebagai berikut:

1. Proses (Bubble atau function atau transformation)

Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mengolah masukan

menjadi keluaran. Proses digambarkan dengan sebuah lingkaran.

Gambar 2.1 Simbol Proses Dalam DFD

11

2. Aliran (flow)

Aliran menggambarkan perpindahan informasi dari satu bagian ke

bagian lain dari sistem. Awal panah menggambarkan asal data

sedangkan awah panah menggambarkan tujuan.

Gambar 2.2 Simbol Aliran Data Dalam DFD

3. Store

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penyimpanan data.

Gambar 2.3 Simbol Data Store Dalam DFD

d. Terminator

Merupakan simbol yang menggambarkan entitas yang dapat berupa

orang, kelompok, atau organisasi yang berhubungan dengan sistem.

Gambar 2.4 Simbol Terminator Dalam DFD

2.1.4 State Transition Diagram

Menurut Jeffrey A. et al (1996, p364), State Transition Diagram adalah

suatu diagram yang menggambarkan bagaimana suatu proses dihubungkan satu

sama lain dalam waktu yang bersamaan. State Transition Diagram

digambarkan dengan sebuah state yang berupa komponen sistem yang

menunjukan bagaimana kejadian-kejadian tersebut dari satu state ke state lain.

12

State Transition Diagram merupakan suatu modeling tool yang

menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari suatu sistem.

State Transition Diagram adalah diagram yang terdiri dari:

- State (keadaan)

- Event atau tindakan yang menyebabkan perpindahan dari satu state ke

state lainnya.

Ada dua macam simbol yang menggambarkan proses dalam State

Transition Diagram (STD), yaitu:

1. Gambar persegi panjang menunjukan state dari sistem

2. Gambar panah menunjukan transisi antar state. Tiap panah diberi label

dengan ekspresi aturan. Label yang di atas menunjukan kejadian yang

menyebabkan transisi yang terjadi. Label dibawah menunjukan aksi

yang terjadi akibat dari kejadian tadi.

Simbol Nama Keterangan

State

Transition

State melambangkan keadaan sebuah objek, baik

atribut itu sendiri maupun hubungan objek

tesebut dengan objek lain dari sistem.

Transition melambangkan suatu kejadian yang

menyebabkan perubahan state dalam sistem.

Setiap state Transition merupakan penghubung 2

buah state.

13

Gambar 2.5 Simbol yang Digunakan Pada State Transition

Diagram

2.1.5 Siklus Basisdata

Menurut Connoly (2002, p272), suatu basisdata dianalisis dan

dirancang berdasarkan siklus hidup seperti tergambar pada gambar berikut:

Database Planning

System Definition

Requirement Collection and Analysis

Application Design

Database Design

Conceptual Database Design

Logical Database Design

Physical Database Design

DBMS Selection

Prototyping (Optional)

Implementation

Data Conversion

Testing

Operational Maintenance

14

Gambar 2.6 Siklus Aplikasi Basis Data

a. Database Planning

Dalam tahap ini dilakukan perencanaan bagaimana tahapan-tahapan

perancangan berikutnya dapat direalisasikan secara paling efektif dan

efisien.

b. System Definition

Tahap ini menjabarkan spesifikasi jangkauan dan batasan dari aplikasi

basis data, penggunaannya dan lingkungan tempat aplikasi

diimplementasikan.

c. Requirement Collection and Analysis

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan analisis kebutuhan pengguna

dan lingkungan aplikasi.

d. Database Design

Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data secara konseptual, logikal,

dan fisikal.

e. DBMS Selection (optional)

DBMS yang paling cocok dipilih untuk aplikasi basis data.

f. Application Design

Tahap ini dilakukan untuk merancang interface bagi pengguna dan

program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data.

g. Prototyping (optional)

Tahap ini ditujukan untuk membangun prototype dari aplikasi basis data.

Hasil prototype ini memungkinkan perancang atau pengguna untuk

15

memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana bentuk dan fungsionalitas

sistem akhir.

h. Implementation

Dalam tahap ini dilakukan pembuatan definisi basis data eksternal,

konseptual dan internal, serta program aplikasi.

i. Data Convertion and Loading

Pada tahap ini dilakukan konversi data dari sistem lama ke sistem baru.

j. Testing

Aplikasi basis data yang telah selesai akan diuji coba dengan tujuan untuk

mencari error pada aplikasi. Selain itu, dilakukan pula validasi aplikasi

atas kebutuhan yang telah dispesifikasikan sebelumnya oleh pengguna.

k. Operational Maintenance

Pada tahap ini aplikasi basis data diimplementasikan sepenuhnya. Sistem

diawasi dan dipelihara secara berkelanjutan. Jika diperlukan, kebutuhan-

kebutuhan baru dimasukan dalam aplikasi basis data melalui tahapan basis

data terdahulu.

2.1.6 Tahapan Perancangan Basisdata

Connolly (2002, p417-476), mendefinisikan metodologi perancangan

basisdata atas tiga tahapan, yaitu:

1. Perancangan basisdata konseptual

Tahap ini merupakan proses pembuatan model informasi yang digunakan

dalam sebuah perusahaan yang tidak tergantung pada semua masalah fisik.

Awal tahap ini dimulai dengan pembuatan conceptual data model

16

perusahaan yang secara keseluruhan bebas dari detail implementasi seperti

DBMS yang digunakan, program aplikasi, bahasa pemrograman, platform

untuk hardware, tingkat kinerja, maupun bentuk masalah fisik lainnya.

Perancangan ini terdiri dari tiga langkah sebagai berikut:

a. Penentuan entity (entitas) pada basis data

b. Pendefinisian relationship (hubungan) antar entitas

c. Penerjemahan hubungan ke dalam entity

Langkah-langkah diatas melibatkan komponen-komponen sebagaimana

diperlihatkan pada gambar berikut ini:

Gambar 2.7 Komponen-komponen Pada Perangkat Basis Data Konseptual

Penjelasan mengenai komponen-komponen di atas adalah sebagai berikut:

Logical Data Model

ConstrainEntity

Foreign Key

RelationAttribute

Candidate Key

Referential Integrity

Primary Key Alternative Key UpdateInsert

ValueLength FormatTypeName

Delete

Domain

17

a. Entity (entitas)

Entity merupakan sekumpulan objek yang memilik property yang sama,

yang oleh perusahaan dianggap memiliki keberadaan yang tidak

terikat oleh objek lainnya.

PELANGGAN, PEGAWAI, DEPARTEMEN, PENGARANG, BUKU,

BARANG, MATAKULIAH merupakan contoh entity. Pada

model relasional, entity akan menjadi tabel.

Menurut Connoly & Berg (2002, p342-343), entity dapat

diklasifikasikan atas strong entity (entitas kuat) dan weak entity (entitas

lemah). Strong entity merupakan entitas yang keberadaannya

tidak tergantung pada keberadaan entity lainnya. Sedangkan weak

entity adalah entity yang keberadaannya tergantung pada

keberadaan entity lain, sehingga bila strong entity-nya dihilangkan

maka weak entity yang tergantung padanya akan ikut hilang.

b. Attribute (atribut)

Atribut adalah property atau item data yang menjadi bagian dari suatu

entity. Nama Pegawai dan NIP adalah contoh atribut yang terdapat

pada entity PEGAWAI. Jumlah SKS dan code mata kuliah merupakan

contoh atribut pada entity MATAKULIAH.

c. Relation (hubungan)

Relation adalah seperangkat hubungan atau kaitan yang memiliki arti

antara dua entity. Misalnya, antara DOSEN dan MAHASISWA

terdapat hubungan berupa bimbingan. Pada model relasional, relation

akan menjadi foreign key (kunci tamu).

18

d. Constraint (batasan)

Constraint digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya

melindungi kesalahn sewaktu pengisian data.

e. Domain

Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut. Batasan

domain mendefinisikan Nama (name), Tipe (type), Format, Panjang

(length), dan Nilai (value) masing-masing item data. Pada berbagai

perangkat lunak basis data akan sering ditemui tipe seperti CHAR dan

NUMERIC, dimana CHAR menyatakan tipe alphanumeric atau

karakter (dapat berupa gabungan huruf, simbol, dan angka) dan

NUMERIC yang menyatakan tipe bilangan.

f. Referential Integrity (integritas referensial)

Integritas referensial merupakan aturan-aturan yang mengatur

hubungan antara primary key dengan foreign key milik tabel-tabel yang

berada dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi

data.

Berdasarkan operasi yang akan dilakukan, integritas referential dapat

dibagi menjadi tiga macam, yaitu:

1. insert,

2. update, dan

3. delete

Tujuan integritas referential ini adalah untuk menjamin agar elemen

dalam suatu tabel yang menunjuk ke suatu pengenal unik pada suatu

basis pada tabel lain benar-benar menunjuk ke suatu nilai yang memang

19

ada. Sebagai contoh, dapat didefinisikan suatu aturan yang tidak

memperkenankan data pelanggan pada tabel Pelanggan dihapus jika ada

data pelanggan tersebut dipakai pada tabel lain (integritas referential

untuk delete). Contoh lain, seorang mahasiswa tidak diizinkan

mendaftar matakuliah yang tidak ditawarkan pada semester ini

(intergritas referential untuk insert). Integritas referential pada update

memungkinkan pengubahan suatu key pada suatu tabel akan

menyebabkan suatu nilai pada tabel lain yang tergantung pada tabel

tersebut juga akan diubah, kemampuan ini disebut juga dengan cascade

update.

g. Key (kunci)

Penentuan kunci (key) merupakan hal yang paling esensial pada basis

data relasional. Kunci bukan hanya sebagai metode untuk mengakses

suatu baris tertentu, tetapi sekaligus juga dapat menjadi pengenal unik

dalam suatu table. Akan tetapi perlu juga diketahui bahwa tidak semua

kunci dapat menjadi pengenal yang unik karena terdapat beberapa

istilah kunci. Kunci dapat berupa sebuah atribut atau gabungan dari

beberapa atribut. Berikut ini adalah penjelasan jenis-jenis kunci yang

digunakan dalam perancangan:

1. Simple key

Kunci sederhana merupakan kunci yang dibentuk oleh sebuah

elemen data (atribut).

2. Composite key

20

Kunci komposit adalah kunci yang tersusun atas lebih dari satu

atribut.

3. Candidate key

Kunci kandidat adalah kunci yang secara unik (tidak ada

kembarannya) dapat dipakai sebagai pengenal unik untuk

mengidentifikasikan suatu baris dalam tabel.

4. Primary key

Kunci primer adalah kunci yang dipilih di antara kunci kandidat

untuk menjadi kunci utama untuk mengidentifikasikan baris dalam

tabel.

5. Alternate key

Kunci alternatif adalah semua kunci kandidat yang tidak bertindak

sebagai kunci primer.

6. Foreign key

Kunci tamu adalah sembarang atribut pada suatu tabel yang menjadi

kunci primer pada tabel lainnya.

2. Perancangan basisdata logikal

Perancangan basis data secara logikal merupakan proses pembuatan model

informasi yang digunakan perusahaan berdasarkan pada model data khusus,

tapi bebas dari DBMS tertentu dan masalah fisik lainnya. Tahap ini

memetakan model konseptual pada sebuah model logikal yang dipengaruhi

oleh data model untuk database tujuan. Model data logikal merupakan

sumber informasi untuk tahap perancangan physical, menyediakan suatu

21

kendaraan bagi perancang physical database untuk melakukan pertukaran

yang sangat penting untuk perancangan basis data yang efisien.

3. Perancangan basisdata fisikal

Perancangan basis data secara fisik merupakan proses pembuatan deskripsi

dari implementasi database pada secondary storage yang menjelaskan basis

relasi, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses

pada data yang efisien, dan masalah integritas lainnya yang berkaitan, dan

menentukan mekanisme security. Tahap ini memungkinkan perancang

untuk menentukan bagaimana basis data diimplementasikan. Oleh karena

itu, rancangan fisikal dirancang untuk DBMS yang khusus. Antara

rancangan logical dan fisikal terdapat keterkaitan, hal ini disebabkan karena

keputusan yang diambil selama perancangan fisikal untuk meningkatan

kinerja bisa mempengaruhi logical data model.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan, antara lain:

a. Mendefinisikan seluruh kolom untuk semua tabel.

b. Mendefinisikan kebutuhan integritas referensial.

c. Mendefinisikan view.

d. Mendefinisikan indeks.

2.1.7 ERD (Entity Relationship Diagram)

2.1.7.1 Entity Type

Menurut Connolly (2002, p331), entity type adalah sekelompok

objek-objek dengan property yang sama, yang diidentifikasikan dengan

keberadaan yang independent di perusahaan. Konsep dasar dari ER

22

model adalah entity type, yang merepresentasikan grup dari objek-objek

dalam dunia nyata dengan property yang sama. Sebuah entity type

mempunyai keberadaan yang tidak terikat dan dapat menjadi objek

dengan keberadaan fisik atau objek dengan keberadaan konseptual.

Entity occurrence adalah objek dari sebuah entity type yang

diidentifikasikan dengan unik. Pada buku Connolly digunakan

pengertian entity type dan entity occurrence tetapi kita disini

menggunakan pengertian umum yaitu ‘entity’.

2.1.7.2 Relationship

Menurut Connolly (2002, p334), relationship type adalah

sebuah kumpulan yang memiliki arti antara entity type. Relationship

occurrence adalah suatu kumpulan objek yang diidentifikasikan dengan

unik, yang termasuk satu kejadian dari tiap-tiap entity yang ada. Pada

buku Connolly digunakan pengertian relationship type atau relationship

occurrence tetapi kita disini menggunakan pengertian yang umum yaitu

‘relationship’.

2.1.7.3 Attribute

Menurut Connolly (2002, p338), attribute adalah sebuah entity

atau tipe relationship. Attribute domain adalah kumpulan nilai yang

diperbolehkan untuk satu atau lebih atribut. Attribute simple adalah

suatu atribut yang terdiri atas komponen tunggal dengan keberadaan

yang tidak terikat. Atribut ini tidak dapat dibagi lagi menjadi komponen

23

yang lebih kecil. Attribute composite adalah atribut yang terdiri atas

banyak komponen, tiap-tiap komponen dengan keberadaan yang tidak

terikat. Atribut tertentu dapat dibagi lagi menjadi komponen yang lebih

kecil dengan keberadaan masing-masing yang tidak terikat. Attribute

single valued adalah atribut yang menampung nilai tunggal untuk tiap-

tiap kejadian dari suatu entity type. Sebagian besar atribut adalah

bernilai tunggal. Attribute multi valued adalah atribut yang menampung

banyak nilai untuk setiap kejadian dari suatu entity type, contoh

attribute multi valued adalah telephone. Derived attribute adalah atribut

yang mempresentasikan sebuah nilai yang dapat diturunkan dari nilai

atribut yang berelasi atau kumpulan atribut, tidak dibutuhkan dalam

entitas yang sama.

2.1.8 Normalisasi

2.1.8.1 Pengertian Normalisasi

Menurut Connolly (2002, p376) “A technique for producing a

set of relations with desirable properties, given the data requirements

of an enterprise.” Yang dapat diartikan normalisasi adalah sebuah

teknik untuk membuat sebuah set relasi dengan properti yang

diinginkan, dengan kebutuhan data perusahaan.

Sebuah tabel yang belum dinormalisasi disebut dengan

Unnormalize form (UNF). UNF adalah sebuah tabel yang memiliki satu

atau lebih repeating groups.

24

1. Bentuk normal pertama (First Normal Form / 1NF)

Aturan bentuk normal pertama (1NF) menurut Connolly (2002,

p388), “A relation in which the intersection of each row and column

contains one and only one value”, yang dapat diartikan, “Sebuah

relasi dimana tiap baris dan kolom hanya berisi satu nilai.” Bentuk

normal pertama dicapai bila tiap nilai atribut adalah tunggal.

Kondisi ini dapat diperoleh dengan melakukan eliminasi terjadinya

data ganda (repeating groups). Pada kondisi normal pertama ini

kemungkinan masih terjadi adanya data rangkap.

2. Bentuk normal kedua (Second Normal Form / 2NF)

Aturan bentuk normal kedua (2NF) menurut Connolly (2002, p392),

“A relation that is in first normal form and every non-primary key

attribute is fully function dependent on the primary key”, yang dapat

diartikan, “Sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan setiap

atribut bukan primary key yang bergantung secara fungsional

kepada primary key”. Bentuk normal kedua adalah berdasarkan

konsep ketergantungan fungsional penuh (full functional

dependency).

3. Bentuk normal ketiga (Third Normal Form / 3NF)

Aturan bentuk normal ketiga (3NF) menurut Connolly (2002,

p394), “A relation that is in first and second normal form, and in

which non-primary key attribute is transitively dependent on the

primary key”, yang dapat diartikan, “Sebuah relasi dalam bentuk

normal pertama dan kedua serta setiap atribut bukan primary key

25

yang bergantung secara transitif kepada primary key”. Bentuk

normal ketiga adalah berdasarkan pada konsep peralihan

ketergantungan (transitive dependency).

4. Bentuk normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF)

Aturan bentuk normal Boyce-Codd (BCNF) menurut Connolly

(2002, p398), “A relation is in BCNF, if and only if, every

determinant is a candidate key”, yang dapat diartikan, “Sebuah

relasi disebut BCNF, jika dan hanya jika setiap determinannya

adalah sebuah candidate key”. Untuk menguji apakah suatu relasi

sudah dalam BCNF, dilakukan identifikasi semua determinan dan

memastikan bahwa determinan tersebut adalah candidate key.

Determinan adalah sebuah atribut, atau kumpulan atribut, dimana

beberapa atribut yang lain masih bergantung secara fungsional

penuh (fully functionally dependent).

5. Bentuk normal keempat (Fourth Normal Form / 4NF)

Aturan bentuk normal ke-empat (4NF) menurut Connolly (2002,

p407-408), “A relation that is in Boyce-Codd normal form and

contains no nontrivial multi-valued dependencies”, yang dapat

diartikan, “Sebuah relasi di BCNF dan tidak mengandung

ketergantungan multi-valued nontrivial (nontrivial multi-valued

dependency). Bentuk normal ke-empat (4NF) merupakan bentuk

yang lebih kuat dari BCNF dimana 4NF mencegah relasi dari

nontrivial multi-valued dependency dan data redundancy.

Normalisasi dari BCNF ke 4NF meliputi pemindahan multi-valued

26

dependency dari relasi dengan menempatkan atribut dalam sebuah

relasi baru bersama dengan determinan. Multi-valued dependency

menggambarkan ketergantungan antara atribut-atribut dalam suatu

relasi.

6. Bentuk normal kelima (Fifth Normal Form / 5NF)

Aturan bentuk normal kelima (5NF) menurut Connolly (2002,

p410), “A relation that has no join dependency”, yang dapat

diartikan, “Sebuah relasi yang tidak mempunyai ketergantungan

gabungan (join dependency). Join dependency menggambarkan

sebuah tipe ketergantungan.

2.1.9 Database Management System

2.1.9.1 Pengertian DBMS

Connolly (2002, p16) mendefinisikan DBMS sebagai sebuah

sistem software yang memungkinkan pemakai untuk mendefinisikan,

membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke basis data.

2.1.9.2 Fungsi DBMS

Connolly (2002, p48-52) menjelaskan fungsi-fungsi dari

DBMS, yaitu:

1. Data storage, retrieval, dan update

DBMS harus melengkapi pengguna dengan kemampuan yang

menyimpan, menelusuri, dan meng-update data dalam basis data.

2. A users-accessible catalog

27

DBMS harus menyediakan sebuah katalog dimana deskripsi dari

data item disimpan dan dapat diakses pengguna.

3. Transaction support

DBMS harus menyediakan suatu mekanisme yang akan menjamin

bahwa semua kegiatan update maupun tidak, sesuai dengan

transaksi yang dilakukan.

4. Concurrency control services

DBMS harus menyediakan mekanisme yang menjamin bahwa basis

data di-update dengan benar ketika lebih dari suatu pemakai meng-

update basis data secara bersamaan.

5. Recovery services

DBMS harus menyediakan mekanisme untuk memperbaiki basis

data yang dalam suatu kesempatan rusak karena suatu hal.

6. Authorization services

DBMS harus menyediakan mekanisme untuk menjamin bahwa

hanya pengguna yang mempunyai hak yang dapat mengakses basis

data.

7. Support for data communication

DBMS harus mampu berintegrasi dengan software komunikasi.

8. Integrity services

DBMS harus menyediakan cara untuk menjamin bahwa data dalam

basis data dan perubahan pada data mengikuti aturan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

9. Services to promote data independence

28

DBMS harus mencakup fasilitas yang mendukung independensi

program dari struktur aktual basis data.

10. Utility services

DBMS harus menyediakan satu set fasilitas pelayanan.

2.1.10 Integritas

Date (2000, p249), mengemukakan bahwa integritas menunjukkan

pada keakuratan atau kebenaran data dalam basis data.

a. Entity Integrity

Menurut Connolly (2002, p458), integritas diterapkan pada primary key

pada relasi dasar. Relasi dasar adalah relasi yang menyatakan entity pada

skema konseptual. Penerapan entity integrity adalah bahwa pada relasi

dasar primary key tidak boleh null.

b. Referential Integrity

Menurut Connolly (2002, p458), integritas ini diterapkan pada foreign

key. Jika sebuah foreign key terdapat pada suatu relasi, maka foreign key

tersebut harus menunjuk ke candidate key pada relasi yang lain. Jika

candidate key yang ditunjuk tidak ada, maka foreign key tersebut harus

bernilai null.

c. Enterprise Constraint

Menurut Connolly (2002, p483), enterprise constraint merupakan aturan

tambahan yang dibuat oleh user atau database administrator. Enterprise

constraint pada umumnya merupakan kebijakan-kebijakan yang

diterapkan pada perusahaan.

29

2.2 Teori-teori Pendukung

2.2.1 Pembelian

2.2.1.1 Definisi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001, p209), pembelian adalah suatu usaha

yang digunakan dalam perusahaan untuk penggandaan barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

Secara umum definisi pembelian adalah merupakan usaha

pengadaan barang atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan sendiri,

untuk kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali, baik

dengan atau tanpa proses, dalam proses pembelian yang ada, agar

kegiatan pembelian dapat dilakukan dengan benar.

2.2.1.2 Jenis-jenis Pembelian

Berdasarkan jenis pemasok, pembelian dapat dibedakan menjadi

dua, yaitu :

a. Pembelian lokal, yaitu pembelian yang dilakukan dari pemasok

dalam negeri.

b. Pembelian impor, yaitu pembelian yang dilakukan dari pemasok

luar negeri.

2.2.1.3 Fungsi yang Terkait Dalam Pembelian

30

Fungsi pembelian pada perusahaan industri adalah melakukan

pembelian bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan proses produksi.

Di dalam melaksanakan pembelian ada beberapa faktor yang harus

diperhatikan yaitu mutu bahan baku atau barang jadi, jumlah bahan

yang dibutuhkan, waktu serta harga bahan.

Menurut Mulyadi (2001, p300), fungsi yang terkait dalam

sistem pembelian adalah :

a. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barnag dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

c. Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas bahan yang

diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang

tersebut diterima oleh perusahaan.

d. Fungsi akuntansi yang berkaitan dengan transaksi pembelian adalah

fungsi pencatatan hutang yang bertanggung jawab untuk mencatat

transaksi pembelian ke register bukti kas keluar untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti kas keluar yang

berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu

hutang sebagai buku pembantu hutang.

31

2.2.1.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian

Menurut Mulyadi (2001, p301-303) jaringan prosedur yang

membentuk sistem pembelian adalah :

a. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran barang dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan.

c. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan

kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan

d. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pamasok

32

dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk

menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentiangn pembuatan laporan manajemen.

2.2.1.5 Informasi yang Diperlukan Dari Kegiatan Pembelian

Menurut Mulyadi (2001, p303-310) informasi yang diperlukan

oleh manajemen dari kegiatan pembelian adalah :

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali.

b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

2.2.1.6 Dokumen Yang Digunakan Dalam Pembelian

Berikut dokumen yang digunakan adalah :

a. Surat permintaan pembelian, formulir ini diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti

yang tersebut dalam surat tersebut dan biasanya terdiri dari 2 lembar

untuk setiap permintaan, satu lemabr untuk fungsi pembelian dan

tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

33

b. Surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat

berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian

yang besar.

c. Surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada

pemasok yang telah dipilih.

d. Laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi

penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari

pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas

seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat perubahan order, digunakan bila terjadi perubahan terhadap

ini surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.

f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oelh fungsi akuntansi untuk

dasar pencatatan transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai

perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok

dan yang sekaligus sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran.

2.2.2 Penjualan

2.2.2.1 Definisi Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari

transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai.

Penjualan menurut cara bayarnya dapat dibedakan sebagai berikut :

34

1. Penjualan tunai, yaitu penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan

dengan cara mewajibkan pembeli dengan melakukan pembayaran

harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada

pembeli.

2. Penjualan kredit, yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara

memenuhi order dari pelanggan dengan mengirimkan barang atau

menyerahkan jasa dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

memiliki piutang kepada pelanggannya.

2.2.2.2 Fungsi yang Terkait Dalam Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p204), fungsi yang terkait dengan

sistem penjualan adalah :

1. Fungsi kredit, bertanggung jawab dalam meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada

pelanggan.

2. Fungsi penjualan, bertanggung jawab menerima order, mengedit

order, meminta otorisasi kredit, menentukan segala pengiriman dan

bertanggung jawab atas transaksi penjualan.

3. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan

menyiapkan barang yang dipesan dan mengirimkan ke bagian

pengiriman.

4. Fungsi pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang

ke pelanggan berdasarkan surat order pengiriman yang diterima

dari bagian penjualan.

35

5. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat transaksi

penjualan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur,

serta membuat laporan penjualan.

6. Fungsi penagihan, bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan

secara periode kepada pemegang kartu kredit.

2.2.2.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan

Menurut Mulyadi, jaringan prosedur yang membentuk sistem

penjualan adalah :

1. Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, bagian order penjualan menerima order dari

pembeli dan menambah informasi penting pada surat order. Bagian

ini kemudian mengirimkan kepada bagian kredit untuk meminta

persetujuan kredit. Setelah disetujui bagian penjualan mengisi

faktur penjualan dan surat order pengiriman ke bagian yang terkait.

2. Prosedur pengiriman barang

Bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai

dengan informasi yng tercantum dalam surat order pengiriman yang

diterima dari bagian order penjualan.

3. Prosedur pencatatan piutang

Bagian ini mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu

piutang atau dalam metode tertenu mengarsipkan dokumen menurut

abjad yang berfungsi sebagai pencatatan piutang.

4. Prosedur penagihan

36

Bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkan

kepada pembeli atau pelanggan. Dalam metode tertentu faktur

penjualan dibuat oleh bagian penjualan sebagai tembusan pada

waktu membuat surat order pengiriman.

5. Prosedur pencatatan penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan

ke dalam jurnal penjualan.

2.2.2.4 Informasi Yang Diperlukan Dari Transaksi Penjualan

Informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dari transaksi

penjualan adalah sebagai berikut :

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok

produk persatuan waktu

b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu

tertentu

d. Nama dan alamat pembeli

e. Kuantitas barang yang dijual

f. Nama wiraniaga yang melakukan

g. Otorisasi pejabat yang berwenang

2.2.2.5 Dokumen Yang Digunakan Dalam Penjualan

Dokumen yang digunakan menurut Mulyadi (2001, p214)

adalah sebagai berikut :

37

a. Surat order pengiriman dan tembusannya

b. Faktur dan tembusannya

c. Rekapitulasi harga pokok penjualan

d. Bukti memorial

2.2.2.6 Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima

pengembalian barang dari pelanggan karena barang tidak sesuai dengan

permintaan. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena

barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum

dalam surat order, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman atau

barang diterima melewati tanggal pengiriman.

2.2.3 Persediaan

2.2.3.1 Definisi Persediaan

Menurut Rangkuti (1995, p7), persediaan adalah merupakan

salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang

secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah

barang-barang yang dibeli untuk diproduksi, serta dijual kembali dan

habis dipakai oleh perusahaan.

Karena pentingnya peranan persediaan barang bagi perusahaan,

kekayaan tersebut haruslah berada dalam pengendalian dan pengawasan

ketat.

38

Tujuan pengawasan menurut Rangkuti (1995, p9) :

a. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan

b. Supaya pembentukan persediaan stabil

c. Menghindari pembelian yang kecil-kecilan / tidak efisien

d. Pemesanan yang ekonomis

2.2.3.2 Jenis-jenis Persediaan

Menurut Rangkuti (1995, p7-8), jenis-jenis persediaan menurut

fungsinya dapat dibedakan :

a. Batch Stock / Lot Size Inventory, yaitu persediaan yang diadakan

karena pembelian atau pembuatan bahan-bahan atau barang-barang

dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat

ini.

b. Fluctuation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk

menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat

diramalkan.

c. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk

menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan,

berdasarkan pola maksimum yang terdapat dalam satu tahun dan

untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan

meningkat.

Menurut jenis dan posisi barang, menurut Rangkuti (1995, p14)

dapat dibedakan:

39

a. Persediaan bahan baku yaitu persediaan barang-barang berwujud,

seperti besi, kayu serta komponen-komponen lainnya yang

digunakan dalam proses produksi.

b. Persediaan bagian produksi / komponen yang dibeli, yaitu

persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen

yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat

dirakit menjadi suatu produk.

c. Persediaan barang-barang setengah jadi / barang dalam proses, yaitu

persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap

bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu

bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.