TAJUK TUGASAN : PENETAPAN KEPUTUSAN

OLEH : NURUL AIRIN DZILWANI BTE MAHADI

MATRIK : M20152001451

• MEMBUAT keputusan _ tanggungjawab utama pentadbir. Setiap pentadbir yang

berjaya mestilah berkeupayaan membuat keputusan yang dapat membantu

organisasi mencapai matlamat dan pada masa yang sama dapat memuaskan

keperluan-keperluan ahli-ahli dalam organisasi. Membuat keputusan boleh

dianggap sebagai satu proses membuat pilihan antara beberapa alternatif

3.1 KEPERLUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Seperti banyaknya keputusan yang dibuat oleh individu setiap hari, Pemimpim

( Pengetua, Guru besar) juga perlu membuat pelbagai keputusan bagi melancarkan

perjalanan sistem pendidikan . Disebabkan oleh kepelbagaian keputusan yang

perlu dibuat oleh pentadbir dalam organisasi maka perlu ditentukan beberapa aspek

bagi menentukan siapa yang penting bertanggungjawab dalam membuat keputusan

organisasi. Aspek yang dibentuk bergantung kepada dua ( 2 ) faktor iaitu skop

keputusan yang hendak dibuat dan tahap pengurusan.

Skop keputusan adalah merujuk kepada peratus bahagian daripada sistem

pengurusan keseluruhan yang mendapat kesan daripada keputusan yang dibuat.

Semakin besar bahagian-bahagian ini, maka lebih besar skop sesuatu keputusan.

Lebih luas skop sesuatu keputusan, lebih tinggi tahap pengurus yang

bertanggungjawab untuk membuat keputusan tersebut.

3.2 JENIS-JENIS KEPUTUSAN

• Menurut Gore (1962), keputusan dapat dijeniskan kepada tiga, iaitu keputusan

rutin, keputusan untuk mengubahsuai polisi-polisi semasa dan keputusan inovatif

untuk membentuk polisi dan matlamat baru. Menurut Luthans (1977), keputusan

dalam pentadbiran terbahagi kepada dua, iaitu keputusan peribadi juga organisasi

dan keputusan rutin atau asas

• Campbell, Corbally dan Nystrand (1983), pula memberi pengelasan jenis-jenis

keputusan kepada lima, iaitu status quo, tindak balas, ditangguhkan, tindakan baru

dan kompleksiti.

1. Keputusan rutin,

sebagaimana yang disarankan oleh Gore dan Luthans, memang terdapat di

sekolah-sekolah, yang mana pengetua dikehendaki membuat keputusan menurut

polisi-polisi yang telah ditentukan. Tetapi keputusan ini juga boleh dilakukan

tanpa berpandukan kepada dasar-dasar atau peraturan-peraturan yang telah

ditentukan. Dalam proses pengajaran dan pembelajaran, guru-guru di bilik darjah

merupakan ketua atau pemimpin. Mereka merupakan pakar dan kadangkala lebih

berkelayakan daripada pengetua dalam bidang-bidang tertentu.

• Di sini, guru berhak bertindak untuk membuat keputusan rutin seperti

menentukan jenis dan masa ujian, markah yang hendak diberikan kepada murid,

tugasan dan juga kaedah penyampaian yang mereka fikirkan sesuai dengan isi

pelajaran. Sekiranya pengetua atau pegawai dari pejabat pelajaran daerah,

menentukan keputusan yang harus diikuti semasa guru mengajar, ini akan

dianggap sebagai satu pelanggaran kepada autoriti mereka dan konflik akan

wujud. Konflik begini akan mempengaruhi pencapaian matlamat dan

mengurangkan morel guru berkenaan.

• Pengalaman, motivasi dan personaliti mungkin mempengaruhi dalam membuat

keputusan rutin. Seseorang yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan

hendaklah membuat keputusan pada masa yang diperlukan, lebih-lebih lagi

perkara yang mempengaruhi kakitangan bawahan. Menangguhkan sesuatu

keputusan rutin akan menghalang pencapaian matlamat organisasi dan juga

mengecewakan individu yang tidak dapat menyempurnakan tugas selagi

keputusan rutin itu tidak dibuat.

2. Keputusan tertangguh

Pemimpin yang selalu menangguh-nangguhkan keputusan akan dicurigai. Sebagai

contoh, pengetua menangguhkan keputusan untuk mengambil tindakan terhadap

pelajar yang selalu mengganggu perjalanan kelas, beberapa alternatif boleh

diambil untuk menghukum pelajar itu. Tetapi sekiranya pengetua masih

menangguh-nangguhkan hukuman, keadaan mungkin menjadi bertambah buruk

dan guru-guru mungkin menjadi kurang yakin dengan kebolehan dan keupayaan

pengetua itu.

• Keadaan begini adalah sama dengan yang dikemukakan oleh Campbell, Corbally

dan Nystrand tentang keputusan yang ditangguhkan. Ini bermaksud pengetua itu

merasakan tidak penting untuk membuat keputusan sekarang, walaupun lambat

laun keputusan terpaksa diambil juga. Menangguhkan keputusan tidak boleh

diamalkan kerana pengetua selalu sahaja sibuk dengan fungsi-fungsi yang

terpaksa disempurnakan. Jadi, dengan cara menangguhkan sesuatu yang perlu

disempurnakan hari ini kepada hari esok akan menambahkan beban tugas dari

sehari ke sehari sehingga akhirnya pengetua tidak dapat bekerja seberkesan

mungkin.

3. Keputusan untuk mengubahsuai polisi-polisi semasa

pula perlu apabila terdapat situasi baru, dan belum terdapat dasar-dasar yang

boleh digunakan untuk menyempurnakannya. Menurut Campbell et al., keputusan

status quo boleh diambil, iaitu individu boleh memilih alternatif untuk tidak

membuat sebarang keputusan. Pengetua boleh juga membuat penyesuaian ke atas

polisi yang sedia ada. Sekiranya pengetua gagal untuk mengubahsuai polisi yang

ada, pengetua itu akan menghadapi kesukaran sebagaimana yang dialami oleh

pentadbir yang mengambil keputusan untuk menangguh juga.

Dalam sistem pentadbiran bercorak birokratik, terdapat penangguhan birokratik

yang amat mengecewakan. Banyak keputusan yang boleh diselesaikan di

peringkat sekolah terpaksa ditangguh kerana menunggu persetujuan dan pihak

atasan dan ini kadangkala amat merugikan kerana akan menghalang pencapaian

matlamat

4. Keputusan inovatif

membawa maksud pembentukan polisi-polisi, matlamat atau program-program

baru. Keputusan jenis ini boleh diserahkan kepada kakitangan untuk

menyempurnakannya. Sebagai contoh, jika terdapat pencapaian yang rendah

dalam peperiksaan PMR di sesebuah sekolah, pengetua sekolah itu akan berusaha

untuk mencari penyelesaian supaya pencapaian meningkat dan sudah tentu

pembentukan polisi, atau program pengajaran baru akan diadakan.

• Mungkin pertambahan buku-buku teks, mengadakan bengkel untuk menggunakan

kaedah pengajaran baru, lebih berinteraksi dengan ibu bapa, menambah alat bantu

mengajar dan lain-lain. Selalunya untuk meningkatkan prestasi, usaha yang lebih

hendaklah diberi untuk memperbaiki program pengajaran, dan perancangan

langkah-langkah yang perlu diambil hendaklah disediakan.

5. Keputusan ‘tindak balas’,

menurut Campbell et al., wujud apabila terdapat masalah-masalah atau situasi

yang memerlukan gerak balas. Misalnya, kesatuan guru meminta untuk

dipertimbangkan satu penyemakan skim gaji perguruan. Keputusan tindak balas

hendaklah dibuat oleh Kementerian Pelajaran.

6. Keputusan ‘kompleksiti’

pula wujud apabila pengetua menghadapi situasi yang melibatkan onang ramai.

Pengetua tidak boleh melihat masalah yang wujud pada lahirnya sahaja dan terus

membuat keputusan atau tidak mengendahkannya langsung. Penelitian dan

kefahaman yang mendalam adalah perlu untuk mengambil sesuatu tindakan.

Untuk membuat keputusan, ketua hendaklah mengetahui siapa dirinya dan

menggunakan maklumat itu untuk membuat keputusan

3.3 TEKNIK ATAU KAEDAH PEMBUATAN KEPUTUSAN

BERKUMPULAN

Rajah 1: Kaedah-kaedah pembuatan keputusan berkumpulan

1. Sumbangsaran

Sumbangsaran merupakan satu teknik yang menggalakkan penjanaan idea-idea

sebanyak yang mungkin tanpa melibatkan sebarang kritikan. Ia adalah suatu proses

pembuatan keputusan secara berkumpulan di mana maklum balas yang negatif terhadap

alternatif yang dibentangkan adalah dilarang sama sekali sehinggalah semua alternatif

telah didengari (Certo, 2000). Tujuan sumbangsaran ialah untuk mengeluarkan idea-idea

daripada setiap ahli kumpulan secara terbuka. Suatu aktivit kumpulan sumbangsaran

yang berkesan biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu (Hoe et al.,

1998).

Secara ringkasnya, semua ahli kumpulan akan mencadangkan idea-idea mereka sendiri

mengikut giliran. Pada peringkat awal, semua idea sama ada baik atau tidak baik, sesuai

atau tidak sesuai akan diterima tanpa dinilai bagi tujuan menggalakkan semua ahli dalam

kumpulan untuk menjana lebih banyak idea. Proses ini akan berterusan sehingga tiada

lagi idea-idea yang dicadangkan. Setelah semua idea telah dikumpulkan, penilaian akan

dibuat dengan membincangkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan idea-idea

yang diutarakan. Kemudian, idea yang terbaik akan diterima.

Kaedah ini adalah baik untuk menjana idea-idea. Namun demikian, ia juga mempunyai

kelemahan-kelemahannya. Contohnya, ia menyekat pengeluaran idea-idea. Semasa ahli-

ahli dalam kumpulan menyuarakan idea-idea mereka mengikut giliran, kadang kala, idea

yang telah timbul secara spontan mungkin hilang semasa ahli sedang menunggu

gilirannya untuk bercakap. Pada masamasa tertentu, ahli-ahli kumpulan mungkin

merasakan yang idea-idea mereka tidak cukup baik dan merasa segan atau malu untuk

menyatakan idea mereka kepada kumpulan.

Kelemahan-kelemahan ini mengehadkan fungsi sebenar teknik sumbangsaran. Bagi

mengatasi masalah-masalah ini, sumbangsaran kini boleh dibuat melalui penggunaan

komputer. Dalam kaedah ini, ahli-ahli kumpulan tidak perlu menunggu giliran mereka

untuk menyatakan pendapat-pendapat mereka. Mereka boleh terus menaip ke dalam

komputer dan oleh itu kehilangan idea tidak berlaku. Pada masa yang sama, identiti ahli-

ahli kumpulan masih tidak diketahui. Oleh itu, ahli-ahli tidak akan malu atau tidak selesa

apabila penilaian idea-idea mereka dibuat.

Rajah 2: Proses sumbangsaran

2. TEKNIK KUMPULAN NOMINAL

Teknik kumpulan nominal adalah satu kaedah pembuatan keputusan di mana ahli-ahli

kumpulan mencadangkan dan menilai idea-idea mereka secara individu sebelum

berkongsi idea tersebut dengan ahli-ahli kumpulan yang lain. Langkah-langkah yang

terlibat adalah seperti berikut:

Langkah 1 Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea mereka secara individu bagi

keputusan atau masalah yang dibincangkan. Langkah 2 Setiap ahli akan membacakan idea-ideanya kepada semua

orang dalam kumpulannya untuk berkongsi pandangan dengan

mereka. Idea-idea tersebut biasanya ditulis di atas papan

hitam/papan putih untuk dikaji semula dan rujukan oleh semua

ahli kumpulan.

Langkah 3 Satu perbincangan diadakan untuk menilai kelebihan-kelebihan

dan kelemahan-kelemahan setiap idea.

Langkah 4 Ahli-ahli mengundi secara rahsia dan menulisnya di atas

sekeping kertas. Idea yang menerima paling banyak undian akan

diterima dan dilaksanakan.

3 TEKNIK DELPHI ( Structured Absent Group)

Teknik Delphi merupakan satu kaedah pembuatan keputusan di mana panel yang terdiri

daripada beberapa pakar akan menjawab soalan-soalan dan bekerja bersama-sama

sehinggalah penyelesaian dapat dicapai bagi isu tertentu. Teknik ini tidak memerlukan

ahli-ahli panel untuk bersemuka. Mereka mungkin berinteraksi menerusi surat menyurat,

e-mel dan sebagainya.

Antara langkah-langkah yang terlibat dalam teknik ini adalah:

(a) Pakar-pakar dalam sektor-sektor yang berkaitan akan dikenal pasti dan dipilih oleh

ahli-ahli panel.

(b) Masalah-masalah akan diolah dalam bentuk soal selidik yang terdiri daripada

soalan-soalan terbuka.

(c) Soal selidik tersebut akan diberikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan

permintaan agar mereka mengesyorkan penyelesaian-penyelesaian.

(d) Setiap pakar akan melengkapkan borang soal selidik dan mengembalikannya

kepada pengurus.

(e) Semua jawapan akan diringkaskan dan digabung dalam bentuk laporan. Ia

kemudiannya dikembalikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan borang soal

selidik yang lebih spesifik dan terperinci yang telah dikaji semula.

(f) Ahli-ahli panel membaca laporan tersebut untuk mengetahui pendapat dan

cadangan-cadangan ahli yang lain berkenaan masalah tersebut. Di samping itu,

mereka juga melengkapkan borang soal selidik yang kedua.

(g) Proses ini diulang sehinggalah ahli-ahli mencapai keputusan sebulat suara tentang

penyelesaian yang terbaik.

3.4 KELEBIHANPEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Pembuatan keputusan secara berkumpulan menawarkan beberapa kelebihankelebihan

berbanding dengan pembuatan keputusan secara individu. Pada dasarnya, kumpulan-

kumpulan ini dibentuk untuk menumpukan pengalaman dan kemahiran yang dimiliki

oleh kumpulan-kumpulan individu tertentu terhadap masalah atau situasi tertentu.

Ini bermakna kumpulan tersebut mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang lebih

berbanding dengan individu. Dengan maklumat tambahan ini, kumpulan tersebut mampu

untuk menangani sesuatu masalah dengan lebih baik dan punca masalah yang sebenar

juga dapat diketahui. Pada masa yang sama, lebih banyak penyelesaian alternatif boleh

dihasilkan.

Ahli-ahli kumpulan pula datang dari pelbagai latar belakang, misalnya ada ahliahli

daripada bahagian pemasaran, bahagian operasi, bahagian latihan dan sebagainya. Ini

membolehkan masalah dilihat daripada pelbagai perspektif yang berbeza.

Penglibatan dalam kumpulan biasanya memberikan kepuasan kepada semua ahli yang

terlibat. Mereka merasa puas hati kerana keputusan yang dibuat adalah yang telah

dicadangkan oleh mereka. Maka, mereka akan menerima keputusan yang telah dibuat dan

komited untuk menyempurnakan pelaksanaannya.

3.5 KELEMAHAN PEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan ada banyak kelebihannya, ia juga

mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu. Kelemahan yang paling ketara ialah ia

biasanya mengambil masa yang lama. Ini termasuklah masa yang sesuai untuk

bermesyuarat bagi semua ahli kumpulan, masa yang digunakan untuk perbincangan,

masa yang terbazir akibat daripada masalah atau konflik yang mungkin timbul dalam

kumpulan tersebut dan lain-lain.

Di samping itu, terdapat kemungkinan perbincangan tersebut dikuasai oleh individu-

individu tertentu. Ini akan membataskan penglibatan ahli-ahli lain dan memberi kesan

kepada kualiti keputusan yang dibuat.

Kadang kala, keputusan/objektif kumpulan akan diketepikan oleh kumpulan tersebut

sekiranya objektif yang dicadangkan merupakan objektif peribadi.

Pemikiran secara berkumpulan merupakan satu lagi masalah berkumpulan yang kerap

berlaku semasa bekerja dalam satu kumpulan. Pemikiran merujuk kepada situasi di mana

ahli-ahli panel cuba untuk tidak mencadangkan idea-idea yang berbeza daripada ahli-ahli

kumpulan yang lain kerana pelbagai sebab, mungkin demi mengekalkan persahabatan,

untuk mengelakkan konflik, bimbang dipulaukan oleh orang lain dan sebagainya.

Akhirnya, perbincangan tidak boleh dibuat secara rasional dan ini menjejaskan proses

pembuatan keputusan.

Semua ini adalah sebahagian daripada kelebihan-kelebihan dan kelemahankelemahan

pembuatan keputusan berkumpulan. Pengurus perlu tahu kelebihankelebihan dan

kelemahan-kelemahan sebelum beliau boleh menentukan sama ada untuk menggunakan

pembuatan keputusan berkumpulan atau individu.