ANM(T)/i 1,110i6// O/Jld.5(54}

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILlNG AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

BILANGAN 5 TAHUN 2012

Semua Ketua Setiausaha Kemenlerian,

Semua Kelua Jabalan Persekuluao,

Semua Ketua Jabalan Negeri,

Semua Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri,

Semua Pengarah NegerilCawar'lgan Jabatan Akaunlan Negara Malaysia,

Semua Pusat Gaji

PENGURUSAN PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARU

ATAU BERTUKAR DALAM PERKHIDMATAN AWAM

1. TUJUAN

Sural Pekeiiling ini bertujuan untuk meoerangkan pengurusan

pembayaran gaji bagi pegawai lanlikan baru atau bertukar dalam

perkhidmatan awam agar

1 1 pembayaran gaji pertama dapal dibayar kepada pegawai lantikar'l

baru dalam lempoh 30 hari dan !ankh lapor d(ri di tempa! bertugas:-1.2 dan pembayaran gaji lidak lerputus bagi pegawai bertukar.

2. LATARBELAKANG

2.1 Pada masa ini, pegawai lantikan baru kebiasaannya menerima gaji

pertama serewal-Iewatnya pada bulan kedua merapor diri dalam

perkhidmalan awam, Walau bagaimanapun, terdapal kes di mana

gaji pertama dilerima melebihi lempoh dua bulan.

2.2 Jabalan Akauntan Negara Malaysia (JANM) juga lurut menerima

rungulan mengenai bayaran gaji yang lewat dibayar bagi pegawai

yang bertukar.

2.3 Pekeliling ini akan menyeragamkan proses kerja dan senarai

semak dalam penyediaan dokumen sokongan bagi

mempercepatkan bayaran gaji dan untuk dijadikan panduan semua

Pusal Tanggungjawab {PTJ} dan Pejabal Perakaunan.

3. TAKRIFAN

3.1 Pegawai Lantikan Baru adalah merujuk kepada pegawai yang

dilanlik kali pertama ke daiam perkhidmatan awam oleh

Suruhanjaya secara tetap, semenlara dan kontrak, lidak tennasuk

anggota Ianlera dan anggola polis.

3.2 Pegawai Bertukar adalah merujuk kepada pegawai perkhidmatan

awam yang bertukar alau dipinjamkan ke KemenlerianfJabatanf

Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan, lidak termasuk anggota lenlera

dan anggota polis

3.3 PTJlPusal Pembayar Gajl lama adalah merujuk kepada

KemenleriaT\lJabatani Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan yang asal

sebelum pegawai berrukar.

SPANM aiL 512012

3.4 PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru adalah merujuk kepada

KementerianlJabatani Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan di mana

pegawai akan dilempatkan.

35 Pejabal Perakaunan adalah JANM Negeri alau JANM Cawangan

atau BahagianiCawangan Akaun Jabalan Mengakaun Sendiri yang

mernproses Sislem Gaji Berkompuler dan membuat pembayaran

gajl kepada penjawat awam.

3.6 Sijil Gaji Akhir (SGA) adalah merujuk kepada penyata yang

dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan apabila beliaku pertukaran

yang mengandungi maklumat gaji, elaun-elaun dan potongan

pegawal yang sedia ada di PTJIPusal Pembayar Gajl lama.

3.7 Borang 8G20 adalah merujuk kepada Sarang Perubahan Gaji

Kew.320 yang digunakan untuk mengubah data induk gaji.

3.8 Regular cycle adalah merujuk kepada proses pembayaran gajl

bulanan berdasarkan jadual tarikh pembayaran gajl yang telan

ditetapkan oleh JANM.

3.9 Separate Cycle adalah merujuk kepada proses pembayaran gaji

bulanan bagi kes lanlikan bart! atau bertukar masuk yang Mak

sempat diproses semasa regular cycle.

310 Baucar bayaran berasingan adaiah merujuk kepada baucar

bayaran yang diproses unluk bayaran gaji di iuar 8istern Gaji

Berllomputer. Baucar bayaran diproses melalui 8istem

Perancangan dan Kawalan Belanjawan Eiektronik (e8PKB).

SPANM BIL 512012

4. PElAKSANAAN

4,1 Pembayaran gaji bagi pegawai lantikan baru dijelaskan dalam

Bab A sural pekeliling inL

4.2 Pembayaran gaji bagi pegawal bertukar akan melibatkan dua (2)

siluasi iaitu:

4,2.1 Pertukaran di bawah Pejabat Perakaunan yang sarna

dijelaskan dalam Bab B-1 sural pekeliling ini; dan

4.2.2 Pertukaran di bawah Pejabat Perakaunan yang berlainan

dijelaskan dalam Bab B-2 sural pekeliling inL

4.3 PTJIPusat Pembayar Gaji Lama perlu mendapalkan makiumal

Pejabal Perakaunan tempal pegawai dilukarkan.

5. KUAT KUASA

5,1 Sural Pekeliling ini mula I:lerkual kuasa mulai Januari 2013,

5.2 Sural Pekeliling ini adalah lerpakai sehingga Pekeliling baru yang

berkaitan dengan pengurusan pembayaran gajl bagi pegawai

lanlikan baru alau berlukar dalam perkhidmatan awam dikeluarkan.

5,3 Sural Pekeliling ini oipanjangkan kepaoa semua Kerajaan Negeri,

Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempalan lertakluk kepada

penerimaan o~h pihak berkuasa masing-masing

SPANM BIL 512012

5.4 Dengan bel1<uat kuasanya sural peke/iring inl, Surat Pekeliling

Akaunlan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2004 adalah

dlbatalkan.

Sekian, terima kaslh.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurul perintah,

).,....~ ....... lOATUK WAN SELAMAH BINn WAN SUlA/MAN

Akauntsn Negara Malaysia

~t7 Novernoor,2012

'.kKetua Setiausaha Negara

Ketua Setlausaha Perbeodaharaan

Ketua Audll Negara

Bemus Setlau&aha Kerajaan Negerl

SPANM BIL 512012 ,

S",at Pekeliling Akauntan Negara MalaysiaBlIangan 5 Tah"n 2012

PENGURUSAN PEMBAYARAN GAJr BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUATAU BERTUKAR OALAM PERKHIDMATAN AWAM

KANDUNGAN

Tajuk

PENOAHULUAN

BAB A PEMBAYARAN GAJr BAGI PEGAWAILANTIKAN BARU

LAMPIRAN 1 SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGANBAGI PEMBAYARAN GAJI PEGAWAILANTIKAN BARU

JADUAL 1 PROSEOUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAI LANTIKAN BARU MELAWIBAUCAR BAYARAN BERASINGAN

JADUAL 2 PROSEDUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAr LANTIKAN BARU MELALUIS!STEM GAJI BERKOMPUTER

Muka surat

7

8

13

14

16

BABB PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAIBERTUKAR:

BAB B-1; PERTUKARAN Dr BAWAHPEJABAT PERAKAUNAN 21YANG SAMA

JADUAL3 PROSEDUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAJ BERTUKAR Dr PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA

24

31JADUAL 4

BAS 8_2: PERTUKARAN 01 BAWAHPEJABAT PERAKAUNAN 27YANG 8ERLAINAN

PROSEOUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAJ BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN

SPANM BIL. 512012 •

PENDAHULUAN

1, Pengurusan pembayaran gaji bagi pegawai lantikan baru alau bertukar

dalam pet1<hidmalan awam melipuli:-

SabA

BabB

SPANM Bll, 512012

Pembayaran gaji bagi pllgawallantlkan baru

i. Peranan Kementerian/Jabatan

ii. Peranan Pusal Tanggungjawab(PTJ)/Pusat Pembayar

Gaji

iii. Peranan Pejabal Perakaunan

PlImbayaran gall bag! pegawai bertukar

Bab B-1:Pembayaran gaii bagi pegawai bertukar di

Pejabat Perakaunan yang sama

i. Peranan Pusal Tanggungjawab{PTJ)/Pusat

Pembayar Gaji

ii, Peranan Pejabat Perakaunan

Bab B·2:Pembavaran gaji bagi peaawai bertukar di

Pejabat Perakaunan yang berlainan

I, Peranan Pusal Tanggungjawab{PTJ)/Pusat

Pembayar Gaji

ii. Peranan Pejabal Perakaunan

,

BABA

PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARU

SPANM BIL 512012

BAB A - PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTlKAN BARU

1. Peranan KementerianlJabalan

1 1 KemenlerianlJabalan lempal pegawai baru mula melapor din

hendaklah menyerahkan senarai semak dokumen sokongan

seperti di Lampiran 1 kepada pegawai lantikan baru pada larikh

melapor din

1.2 KementerianfJabalan hendaklah memastikan semua dokumen

sokongan seperli di Lampiran 1 telah disediakan dengan lengkap dan

sempurna sebelum pegawai lanlikan baru dihanlar ke tempal

penempalan,

2. Peranan Pusat Tanggungjawab (PTJjl Pusat Pembayar Gaji

2,1 Unil PerkhidmalanIPenladbiran di PTJ!Pusat Pembayar Gaji lempal

pegawai baru dilugaskan hendaklah memastikan pegawai lanlikan

baru lersebul mengemukakan semua dokumen sokongan yang

lengkap seperti di Lamplran 1 dalam tempoh dua(2) harl dari lankh

melapor din di lempat bertugas bagi keperluan pembayaran gaji,

2.2 Unit PerkhidmatanfPentadbiran hendaklah menyediakan Kew.8 dan

menyerahkan dokumen sokongan seperti dl para 2,1 kepada Unit

KewanganfUnit Gaji dalam tempoh lima(5) harl dan lankh pegawai

melapor din.

2.3 Pembayaran gaji bagi pegawal lantikan baru boleh dibual melalui

sistem gaji berkompuler bagi lanlikan pada awal bulan alau melalui

baucar bayaran berasingan sekiranya lelah melebihi lempoh

penghanlaran Boral"lg SG20 ul"lluk prosesan separate cycle di Pejabat

Perakaunal"l,

SPANM BIL, 5 12012

2,4 Urlit KewarlganiUrlit Gaji herldaklah merlgemukakarl permohorlarl

pembayararl gaji melalui baucar bayararl berasirlgarl secara bertulis

(sekirarlya lelah melebihi lempoh perJghanlararl Borarlg SG20)

kepada Pejabal Perakaunarl dan disertakan derlgall dokumen

sokorlgarl yang lengkap,

2,5 Bagi kes pembayararl gaji pertama melalui baucar bayararl

berasingarl, Urlil KewarlganiUrlit Gaji juga perlu menyediakarl Borang

SG20 yang lengkap dengarl merlgisi Tarikh Mula Tirldakan adalah

pada bularl kedua pegawai bertugas setelah mengambil kira gaji

bularl pertama diproses melalui baucar bayaran berasingan. Borang

SG20 bersama Perlyala Perkiraarl herldaklah diharllar ke Pejabat

Perakaunan dalam tempoh tiga (3) hari. Irli perlling bagi

membolehkan pembayaran gaji bulan berikulnya dibual melalui

Sislem Gaji Berkompuier

2.6 Pembayaran gaji melalui baucar bayaran berasingan hendaklah

menggunakan modul Pendapalan Bercukai dalam sislem eSPKB

salelah meoorima maklumat nombor gaji dan kelulusan daripada

Pejabal Perakaunan,

2,7 Makluman pembayaran gaji kepada pegawai lanlikan baru yang

diproses melalui baucar bayaran berasingan akan dibuat secara

aulomatik melalui sistem e-Maklum. Penyata gaji tidak akan

dikeluarkan untuk bulan berkenaan.

2.8 Bagi pembayaran gaji yang dibual melalui Sistem Gaji Berkompuler,

Unit KewanganiUnil Gaji perlu menyemak maklumal dalam Faillnduk

Gaji dan laporan Gaji sebaik sahaja e-Penyala Gaji dan laporan

yang berkenaan dapal dimuat turun dari portal rasmi JANM dan

mengambil tindakan serta merta untuk membuat pelarasan dan

pembetulan melalui Borang SG20 bulan berikutnya, jika perlu,

SPANM BIL 512012

2,9 5elerusnya, memaklumkan kepada pegawai lanlikan baru maklumat

nombor gaji dan lalacara pendaftaran sistem e-Penyala Geji &

Leporan selepes pembayaran gaii diprose5.

2.10 PTJ/Pusal Pembayar Gaji bertanggungjawab memastikan tiada

bayaran dua kali dibual pada bulan yang sarna kepada pegawai

lantiKan baru,

3. Paranan Pejabat Perakaunan

3.1 Pejabal Perakaunan bertanggungjawab untuk menyemak dan

meluluskan permohonan penggunaan baucar bayaran berasingan dan

mewujudkan nombm gaji bagi pegawai lantikan baru,

3,2 Pejabal Perakaunal1 juga perlu memproses Borang 5G20 yang

lengkap mengikut Tarikh Mula Til1dakan pada Borang 5G20 yang

diterima dari PTJ/Pusal Pembayar Gaji. Contohnya Tarikh Mula

Tindakan adalah 0111.2012, Pejabat Perakaunan bertanggungjawab

unluk memproses 80rang 8G20 lersebul pada bulan November 2012,

3.3 Borang 8G20 yang dilerima lewat danpada \ankh yang diletapkan dan

lidak lermasuk datam proses regular cycle, perubahan gaji tersebtil

pertu dikemaskini dan diproses melalui separate oyole bagi

membolehKan bayaran dibual selewat-Iewatnya pada hari akhir

beKerja bulan lersebut.

3.4 Pejaba! Perakaunan hendaklah memaslikan pembayaran gaji kepada

semua pegawai fanlikan baru bagi bulan kedua bertugas diproses dan

dibayar melalui Sislem Gaji Berkomputer Walau bagaimanapun.

pembayaran melalui baucar bayaran berasingan boleh dibel1arkan

bagi kes-Kes lerdesaK dengan Kelulusan Pejabal Perakaunan.

3,5 Pejaba! Perakaunan perlu memastikan Penyala Gaji Bullll1an dijana

melalui sistem Government Financial and Management AC{X)unting

SPANM 81L. 512012

System (Sislem Gaji Berkompuler) selewat-Iewatnya tujuh (7) hari

sebelum tarikh pembayaran gaji kecuali bayaran gaji melalui baucar

bayaran berasingan.

4. Manual proseduf proses pembayaran gajl pegawai lanijkan baru secara

terperinci adalah seperti di Jadual 1 untuk pembayaran melalui baucar

bayaran berasingan dan di Jadual2 untuk sistem gaji berkomputer.

SPANM BIL 512012

Lamplran 1

SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGAN BAGI PEMBAYARAN GAJIPEGAWAI LANTIKAN BARU

Pegawai lantikan baw hendaklah menyerahkan dokumen sokongan sepertiberikut kepada Pusat Tanggungjawab di Kementerian/Jabatani Kerajaan NegerilAgensi Kerajaan (tempat pegawal diarahkan bertugas) dalam masa dua (2)hari dari tarikh melapor dirt

1. Sural Tawaran

2, Sural Seluju Terlma

3. Sural Penempatan

4, Salinan kad pengenalan

5, Salinan maklumal No. KWSP

6. Sallnan muka hadapan buku akaun / penyala bank

yang akuf

NOTA:

oooooo

Kegagalan pegawai melengkapkan semua butiran di atasdan menyerahkan dokumen dalam tempoh 2 hari daritarikh melapor diri akan mengakibatkan kelewatan dalampembayaran gaji.

SPANM 811512012

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN

Jadual1

Bil. Tindakan TIJawab Carta Aliran. - .. - -

I IJ, Serah senarai semak Kemenlerian I

dokumen sokongan Jabatan{Lamplran 1} seperli berikulkepada Pegawai LantikanBarn:i. Surat Tawaran;ii, Sural Setuju TaTima;

iii. Sural Penampetan;iv. Salinan ~d pengenalan;, Salinan maklumat nambo!

KWSP; dan

" Salinan muka Madapanbuku akaun , penyata bankyang aktif,

2 Terima dokumen sokongan eTJdaripada Pegawai Lantikan [Unrt PerilhldmatanlBeru peda tarikh lapar diri. Unn Pentadbiran I &;:

~--J Semak sama ," semua <- >dokumen Iengkap, Jika tidak.maklumkan kepada Pegawai ~-Lantkan Beru 10 """

<-

-• Sadie Penyala PerubehanMengenai PendapatanSeseorang Pegewai (Kew.8).

5. Hanlar Kew.8 bersertadokumen sokongan seperti diBil.l ke Unit Kewangan , UnitGaji.

~-_ .._--

SPANM BIL. 512012 "

Jadual1

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN

Bll. Tlndakan TIJawab Carta Aliran1-+---- . ._-+-----~--1

6, Semak tarikh penghanlaranSG20, jika lelah terlepastarikh, mohon pembayaran gajimelalui baucar bayar8nberasingan secara bertulis danserlakan dokumen yang lelahdisahkan seperti berikut'i Salinan kad pengenalan;Ii. Sural Tawaran;

iii, salinan Sural Penampatan:

""iv, Salinan PenyataPerubahan MengenaiPendapalan SeseorangPegawai (Kew.B)

7 Semak pelTTlohonan danpaslikan dokumen Iengkap

e ,Lulus permohonan danmaklurnkan kepada PTJ.

g. Proses baucar bayaran• berasingan melalui ModulPendapalan Bercukai dalamsislem e--SPKB

10. Maklumkan kepada pegawal!anlikan baru mengenaibayaran gaji melalul ststeme--Maklum secaro aulomatlk

11, Semak dan lulus BaucarBayaran 8erasingan

Nota,Sedla Botong SG20 dankemukakan kepeda PejabatPerakaunan bagi membolehkanpemb<lyaran gaji bulan beriku!dibual melalui Si.tem GajlBerf<om ular

SPANM SIL,512012

CO"[Un~ Kewanganl

Unit Gaji J

PejabalPerakaunan

'"[Unit KewanganlUnrt Gaji I

PejabalPerakaunan

Jadual2

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAG! PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER

..- ---_. . ---_. --Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran

- - ----I

J,1. Serah senarai semak Kementarian I

dokumen sokongan JabatanILampiran 1) seperl; berikutkepada Pegawai Lan~kan

Baru:ii, Sural Tawaran;'iL SuratSelujuTerima;;, Sural Penempalan;, Salinan kad pel1{Jenalan;

" Salinan maklumat nomborKWSP; dan

1 Saiinan muka hadapanbuku akaun I penyata bankyang aktif.

,. Telima dokumen sokongan "",-

danpada Pegawai Lanlikan [Un~ Pel1<hidmalanlBaru pada \ankh !ape' din. Un~ Pentadbiran J I

l M;nIo

~--3 S~k sarna .d. semua -, >dokumen lengkap, Jika lidak.maklumkan kepada Pegawai -lanlikan Bartl,

,.." >-

4. Sedia Penyata Perubahan yMeng.enai pendapatanSeseo,ang Pegawai (Kew,8),

,. Han\ar """" bersertadokumen sokongan seperti 011Bil.1 ke Unit Kewangan I UnilGaji. ;l, )

SPANM BIL 512012

Jadual2

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER

-BII. Tindakan TIJawab Carta Allran

m9

6 Terima Kew.B bersertadokumen $okongan berkailan [Unit Kewangan Iseperti dj 8il. 1. Un~ Gaji I I

I ,""",_, I~.-,-, Samak ketepatan data Kew.8

"" semua Ookumen c_ ,>sokongan lengkap. Jika tidak,, maklumkan kapada Unit, Perkhidmatan I Unk: rPantadbiran,

, Sedia 80rang Perubahan Gaji -(SO '01 bersama Penyala ...PerkiTaan >-

I "~

" Semak ketepatan dala, Jika_.

>tidak, maklumkan kepadaPagawai Penyedia,

••,

10 Sahkan Borang SG20.

11. Hanlar Borang SO 20barsama Penyata Pel1draan

"" dokumen sokongan "Pejabat Perakaunan

cbSPANM Bil 512012 "

Jadual2

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJJ BAGJ PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUJ SISTEM GAJI BERKOMPUTER

Bll. Tindakan TIJawab Carta AUran"""--'

0I 1 , -

" Terima """," SG " Pejabat Perakaunanbersama Penyata Perkiraan

", dokumen sokongan I >seperti di BiI, 1,

D -" Semak ketepatan data. Jika ,~,

<>tidak, maklumkan kepada PTJ[ Unil Kewangan I Unit Gaji J.

" Proses 80rang SG20 seesra1'"

manual atau seesra elektronik(Humsn ResourceM<Jfl<Jgemenl InfotmationSystem - HRMIS). -,-

". Kuoci masuk maklumat y f-Borang SG20 kG dalam ModulHuman Resource ",,","

System - HRPY,

~,

16 Proses Run Payroll melalui yModul HRPY secara:, Regular Cycle [Bagi BorangSG20 """ dilerimamengikul jadualj: atau

ii, Separate C"," [BagiBorang SG20 yang dlterimaselepas tarikh tulupRegular Cyde].

U Jana Penyata Gaji BulananI

'00 Laporan Gaji melalui Q-GO\IBmmenl Financial eo'Management AccountingSystem - Sistem Gaji8erkompuler. ,

SPANM BIL 512012

Jadual2

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER

Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran

epI I -,--,p;J

" Semak ketepalan maklumat [ Un~ Kewangan / Adaiam Fail Induk Gaji ''" Unrt Gaji J ,-Laporan Gaji. Jika tklak tepat, / -.", pelarasan ,m" ,~

pembetulen serla merta,

1'" I-

". Maklumkan kepeda pegewei

9iantikan baru maklumatnoml>or gaji ''" tatacerapendaftaran sislem e·PenyataGajl dan Laporen,

0

-

SPANM BIL 512012

BABB

PEMBAYARAN GAJf BAGI PEGAWAI BERTUKAR

SPANM BIL 5 12012

BAB B-1

PERTUKARAN 01 BAWAH PEJABAT PERAKAUNAN YANG SAMA

SPANM BIL 512012

BAB B-1 - PERTUKARAN 01 BAWAH PEJABAT PERAKAUNAN YANG SAMA

1. Peranan Pusat Tanggungjawab I Pusat Pembayar Gaji

1,1 PTJ/Pusat Pembayar Gaji lama hendaklah:

1.11 menyediakan Kew.8 dan mengemaskini Buku Perl<hidmatan

apabila menerima sural arahan pertukaran pegawai dalam

tempoh lima (5) harl;

11.2 menyerahkan Buku Perkhidmatan yang leiah dikemaskini

kepada PTJlPusat Pembayar Gaji Baru lidak lewal daripada

lima (5) harl dari larikh pegawai berlukar ke tempal barn;

1.1.3 memaslikan lembaran Gaji pada bulan keliga berikulnya tidak

lerdapal nama pegawai yang bartukar; dan

11.4 PTJlPusal Pembayar Gajl Lama dikehendakl menuntUI

bayaran balik pembayaran gaji dari PTJ/Pusat Pembayar Gajl

Baru bagl pegawai yang bertukar yang lelah dldahuiukan oleh

PTJ/Pusal Pembayar Gaji lama.

1.2, PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru hendakJah:

1.2,1 memastikan Buku Perkhidmatan yang telah dikemaskini

dilerima daripada PTJlPusal Pembayar Gaji lama dalam

masa lima (5) hari dari tarikh pegawai melapor diri;

1,2,2 menyediakan Kew,8 dan Borang SG20 berdasarkan Buku

Perkhidmatan dan dihanlar kepada Pejabal Perakaunan

dalam lempoh lima (5) harl selepas Buku Perkhidmatan

dilerima dari PTJ/Pusal Pembayar Gaji lama:

SPANM BIL. 512012 22

1,2.3 Menyemak maklumat dalam Fail Induk Gaji dan Laporan Gaji

sebaik sahaja e-Penyala Gaji & Laporan yang berkenaan

dapal dimual turun dari portal rasmi JANM dan mengambll

tindakan sam marta unluk membual pelarasan dan

pembelulan melalui Borarlg SG20 bulan berikutnya, jika perlu.

1,2.4 memaslikan Lembaran Gajl pada bulan keliga berikulnya

terdapal nama pegawai yang bertukar masuk; dan

1,2,5 membual perkiraan dan bayaran ballk pembayaran gajl

kepada PTJIPusal Pembayar Gajl Lama bagi pegawai yang

berlukar masuk yang telah dldahulukan oleh PTJIPusal

Pembayar Gaji Lama.

2. Paranan PeJabat Perakaunan

2,1 Pejabat Perakaunan hendaklah'

2,1,1 memastikan Kew.8 pegawal bertukar masuk dan Borang

SG20 yang drterima dlproses oleh PTJ/Pusat Pembayar Gajl

BaN mengikut bulan gajl mula dibayar; dan

2,1.2 memastikan Borang SG20 yang dilerima dlproses dalam

regular cycle bulan tersebut.

3. Manual prosedur proses pembayaran gajl pegawal bertukar dalam Pejabal

Perakaunan yang sarna secara terperinci adalah seperti di Jadual3.

SPANM BIL512012

Jadual3

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR DI PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA

Bil. Tindakan TlJawab Carta Aliran

1. Sedia Penyata Perubahan PTJIPusalMengenai Pendapatan Pernbayar GajiSeseorang Pagawai (Kew.8) Lama

"" kemaskini BukuPerllhidmatan apabila telimasural perlukaran pegawai.

I "~ e,_...2. Semak ketepatan data. Jika ,- '>lidak, maklumkan kepada

Pegawai Penyedia.

,,-3. Hantar Buku Perl<hidmatan

yang t..lah dikemasltini .. e._PTJ/Pusat Pembayar Gaji ,.,"ru sebaik sahaja pegawaibertukar ke tempat baru. '"

4. Terima Buku Perkhidmatanyang telah dikemaskini. PTJIPusat

0Pemliayar Gaji',ru -

,.,

>e_,

5 Sernak kelepatan data. Jika ,-~dak, maklumkan kepadaPTJIPusal Pembayar GajiLama. '"

y6 SOOia Kew.B "" BorangSG20 berdasarllan BukuPerllhidmatan.

,,

- "" ...~ .- ---------

SPANM Bil 512012

Jadual3

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA

Bil. Tindakan TIJawab Carta AUranf-1---

7. Samak ketepatall data, Jikatidak, maklUmkall kepadaPegawai Penyedia

8

"

Halliar Kew.8 dan BamllgSG20 ke Pejabal Perakaunall

Telima Kew.B dall Borallg Pejabal PerakaullallSG20.

Semak kelepalan data. Jikalidak maklumkall kepadaPTJ/Pusal Pembayar GajiBaru.

Proses Borang SG20 dalamregular eyela bulall gajl muladibayar di PTJ baru dallpaslikan kod PTJ,Program/Aktivki. PusatPembayar Gaji baru.

KUllci masuk maklumatBorang SG20 ke dalam ModulHuman Rasource PayrollSyslem- HRPY,

I-

SPANM BIL,512012

Jadual3

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAl BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA

-Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran

---

0t

" Proses Run Payroll me~luj

Modul HRPY secara RegularCydl1 bulan tl1",ebut.

" "'"' Peoyata Gaji Bulanan rd," Laporan Gaji melaluiGoveml1l(,lnl Financial 'MManagement AcwuntingSyswm - Sistem Gilji CJ P.~,••."

P••",.",.,

Berkomputer.

-". Semak ketepatan maklumat PTJIPusal T;a,' /;>dalam Fail Jnduk Gaji d," Pembayar Gaji Baru

Laporan Gaji. Jika tidak tepat,bUilt pelarasan """pembelulan. '" >-, -.~

" Maklumkan kepadil Pegawai

Q-Bertukar mengenai bayarangaji dan menyemak e-PenyataGaji.

0

SPANM BIL 512012

BAB B-2

PERTUKARAN 01 PEJABAT PERAKAUNAN YANG BERLAINAN

SPANM BIL 512012

BAB B-2- PERTUKARAN DI PEJABAT PERAKAUNAN YANG BERLAINAN

1. Paranan Pusat Tanggungjawab I Pusat Pembayar Gaji

1.1 PTJIPusal Pembayar Gaji Lama hendaklah:

1.1.1 menyediakan Kew8, Borang 5G20 dan mengemaskini Buku

Perkhidmalan apabila menerima sural arahan perlukaran

pegawai dalam tempoh lima (5) harl;

1.1.2 Memastikan Borang 5G20 yang disediakan adalah untuk

bulan ketiga gaji berikutnya setelah mengambilkira dua bulan

gaji pegawai bertukar dibayar oleh PTJ I Pusat Pembayar Gaji

Lama:

1.1.3 memastikan Kew.8 dan Borang 5G20 pegawai bertukar

lersebul dihantar terus kepada Pejabat Perakaunan Lama

lidak lewal daripada 5 hari beke~a dan larikh pegawai

dikehendaki metapor diri ke tempat baru unluk diperaku tanpa

menunggu tempoh dua bulan gaji berikulnya {Pejabal

Perakaunan Lama akan menjana SGA};

1.1.4 memaslikan tiada Borang 5G20 baru disediakan selepas 5GA

dikeiuarkan bagi pegawai bertukar berkenaan;

1.1.5 menghantar 5GA dan Buku Perkhidmatan yang telah

dikemaskini kepada PTJ I Pusat Pembayar Gaji Baru tidak

lewal lima (5) hari danpada tarikh lerima SGA daripada

Pejabat Perakaunan atau menggalakkan pegawai bertukar

membawa sendiri 5GA dan Buku Perkhidmatan ke PTJ I

Pusat Pembayar Gaji Baru dengan kaedah kawalan yang

bersesuaian selaras dengan sural peketiling alau peraturan

yang berkaitan; dan

SPANM 81l 5 12012

1.1,6 memastlkan lembaran Gajl pada bUlan keliga berikulnya tidak

lerdapal nama pegawai yang berlukar.

1.2 PTJ I Pusal Pembayar Gaji BaN hendaklah

1.2.1 memaslikan SGA dan Buku Perl<:hidmalan yang telah

dikemaskini dilerima daripada PTJ I Pusal Pembayar Gaji

lama dalam lempoh selewal-Iewatnya 13 hari dari tarikh

pegawai dikehendaki melapor diri, PTJ I Pusal Pembayar Gaji

Baru herldaklah merlghuburlgi PTJ I Pusal Pembayar Gaji

lama sekirarlya Udak merlerima dokumerl berl<:enaan dalam

lempoh lersebul;

1,2.2 memaslikarl penyediaarl Kew,8 darl Borarlg SG20

berdasarkarl SGA serla merlyerahkarl Kew.8, SGA darl

Borang SG20 kepada Pejabat Perakaurlan Baru dalam

tempoh lima (5) hart;

1.2.3 menyemak maklumat dalam Fail lnduk Gaji dan Laporan Gaji

sebaik sahaja e-Penyata Gaji & laporan yang berkenaan

dapal dimuat lurun dan porlal rasmi JANM dan mengambil

tindakan serta merta untUk membual pelarasarl dan

pemberulan melalui Borang SG20 bulan berikutnya, jika perlu,

1.2.4 memaklumkan kepada pegawai berlukar sekiranya gaji

pegawai lidak dapal dibayar pada lankh pembayaran gaji

butanan atas sebab-sebab lemesak lelapi akan dibayar peda

hari terakhir bekerja bulan berkenaan iailu melalui proses

separate cycle,

SPANM BIL. 512012

2, Peraoao PeJabat Perakauoan

2,1 Pejabal Perakaunan PTJ/Pusat Pembayar Gaji Lama hendaklah'

2,1,1 menjana SGA berdasarkan Lembaran Gaji lerakhir dalam

masa tlga hari bekerja dar! tarikh terima Borang SG20

yaoglengkap dari PTJIPusal Pembayar Lama;

2.1,2 memaslikan larikh akhir bayaran gaji pada Borang 8G20

adalah mengikut calitan Nangan "Tarikh sehingga dan

termasuk bayaran lelah dibuaL" di SGA;

2.2 Pejabal Perakaunan PTJ/Pusal Pembayar Gaji Barul Kerajaan

Negeril Agensi Kerajaan hendaklah:

2,2.1 memastikan Borang 8G20 dan 3GA yang diterima diproses

oleh PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru mengikut bulan gaji mula

dibayar; dan

2.2.2 memaslikan Borang 3G20 yang dilerima lewal daripada larikh

yang ditetapkan dan lidak terrnasuk dalam proses regUlar

cycle (bagi kes-kes terdesak), perubahan gajl tersebul akan

dikemaskini dan diproses melalui separate cycle bagi

membolehkan bayaran dibuat selewat-Iewatnya pada hari

akhir beke~a bulan tersebut

3 Manual prosedur proses pembayaran gaji pegawai bertukar secara

terperinci adalah seperti di Jadual4.

SPANM Bil 51:2012

Jadual4

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERlAINAN

Bil. Tlndakan TIJawab Carta Aliran,

y, Sedia dokumen sokongan PTJJPusal

sepertibelikul: Pembayar Gajii, Penyata Pel\loohan ,=,

Mengenai PendapatanSeseorang Pegawai(Kew.8);

Ii. Borang Perubahan Gaji(SG 20); dan

iii. Buku Perkhidmatan yangtelah dikemaskini

2, Pastikan Borang S020disediakan unluk bulan kaliga

e5=' jgajl berikutnya.

P",..., ,-,-3 Semak ketepalan data, Jika /;>tidak, maklUlTlkan kepada

Pegawai Penyedia.

"• Hantar <OW, e d," Borang

SG20 ke Pejaool Pera\(aunsnLama;

,5, Terima Kew.8 do" Borang Pejabat

SG20, Perakaunan Lama

& ,-,--, Semak ketepatan data d," />peraku_ Jika tidsk maklumkankepada PTJlPusal Pembayar

l~Gaji Lama

8,

SPANM Bll5/2012

Jadual4

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAlNAN

Bil. TIndakan I T/Jawab Carta AUran

cp! 7. Jana 'GA tlerdasarkan DLembaran Gaji terakhir.

1, Hente! 'GA k, PTJlPusalPembayar Gaji Lama

-, Terima SGA PTJlPusal

C?Pembeyar Gaji

L.=

-'-'10. Hantar SGA dan Euku ,~

Perkhidmatan yang Ie!ahdikemaskini ke PTJlPusalPembayar Gaji Baru.Pastikan liada nama Pegawai -Bertukar dalam LembaranGaji bulan keliga berikutnya. 8

-

SPANM SIL.512012

Jadual4

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN

---.

.~-

Tlndakan TfJawab Carta Aliran._-----

, 0I -

Terima eGA "" 8uku PTJlPusatPerkhidmalan yang lelah Pembayar Oaji Baru &:dikemaskini

Semek ketepatan data, Jika ,- />lidek, meklumkan kepadaPTJ/Pusal Pembeyar Gaji "y"m, I "sediaken Kew.8 dan Borang

& -8G20 ,-~

~..' /;>Semak f<etepatan data_ Jikalidak, makl-umkan kepadaPegawai Penyedia,

"

Hanler Kew_8, 8GA danBorang SG20 ke PejabalPerakaunan Baru_

8-

Bil.

12

1e.

Ll

SPANM Bll,5/2012 n

Jadual4

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR DI PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN

Bil. Tindakan TIJawab Carta Aliran

G1 ,-'" Terima Kew,8, 'GA '"" Pejabal Perakaunan

Barang 0020 Baru

1-

H. Semak ketepatan data danpastikan 'GA "" Sarang ,- /' >SG20 diproses mengiklJlbulan gaji baru mula dibayar,Jika tidak maklumkan kepada

'"PTJ/Pusat Pembayar GajiBaru.

'". Proses Barang SG20 ''"~ -

pastikan "" PTJ, ~ProgramiAktivni, PusetPembayar Gaji baru.

" Kunci masuk maklumat QBorang 'G 20 k' dalam,Madul Human ResourwPeyron Systf'm - HRPY.

I20 Prosf's R" Payroll mf'lalui 0_Modul HRPY secara:, Rf'gular Cycle [Bagi Sarang

SG20 ""9 diterimamengikut jadua~; etau 1

Ii. Seperale Cyew [Bagi

1Sorang SG20 yang diterimaselepas tarikh tutupRegularCycle), G

--

SPANM BIL512012

Jadual4

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN

Bil. Tilldakan TIJawab

21. Jana Penyata Gajl SUlanandan Laporan GaJi melaluiGovammant Finanr:ial andManagamenl AccountingSystem - Si$\em GajiBerkompl.llef.

Semak kelepatan maklumatdalam Fail Irn:luk Gaji danLaporan GajL Jika tidal< tepa!,buat pelarasan ataupembetulan.

Maklumkan kepada Peg<IWaiBertukar mengenai bayarangaji dan menyemak e-PenyataGaJi.

PTJJPusatPembayar Saru

,c....J "--__--'--_. -"

SPANM BIL.5120t2