iv

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Skripsi Sarjana Semester Ganjil 2007/2008

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG PADA PT. JASA DUTA MANDIRI

MUNANDAR HANAFIAH / 0800755811

SURYA WINATA / 0800756676

LIEVIANA SANJAYA / 0800771260

ABSTRAK

Tujuan penulisan skripsi ini adalah mengidentifikasi masalah – masalah dan kelemahan - kelemahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, merancang aplikasi sebagai solusi untuk mengatasi masalah – masalah dan kelemahan – kelemahan yang berhubungan dengan sistem penjualan kredit pada PT. Jasa Duta Mandiri dalam melakukan transaksi penjualan kredit secara terkomputerisasi, membantu dalam pengadaan laporan penjualan, laporan piutang, laporan penerimaan kas, dan laporan persediaan barang dagang juga jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas yang akurat dan yang akan digunakan sebagai dokumen dan pembanding setiap bulannya. Metode yang digunakan adalah teknik observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil yang ingin dicapai adalah dapat membuat suatu sistem penjualan terkomputerisasi untuk memecahkan masalah yang terjadi di perusahaan. Simpulan, sistem penjualan terkomputerisasi dapat memecahkan masalah – masalah yang terjadi pada sistem dan prosedur yang lama. Kata Kunci : Analisis, Analisis dan Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan, Penjualan

v

PRAKATA

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia-Nya kepada

kami sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Analisis

dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang pada PT.

Jasa Duta Mandiri” tepat pada waktunya.

Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Komputer pada jenjang pendidikan Strata-1 jurusan Sistem Informasi dengan

program studi Komputerisasi Akuntansi pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

Pada kesempatan ini, kami juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah banyak membantu baik berupa

petunjuk, saran, nasehat, dukungan, serta dorongan demi keberhasilan penulisan skripsi

ini, terutama pada :

1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.APP., Sc selaku Rektor Universitas Bina

Nusantara.

2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu

Komputer Universitas Bina Nusantara.

3. Ibu Yanti, S.Kom, MM. selaku Ketua Program Studi Komputersiasi Akuntansi

Universitas Bina Nusantara.

4. Ibu Noerlina, S.Kom., MM. selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi

Akuntansi Universitas Bina Nusantara.

5. Bapak Drs. Sanyoto G., SE., Ak., M.Comm.(IS), M.Kom., MM (SI), PIA selaku

Dosen Pembimbing yang telah membantu dan memberikan dukungan,

vi

bimbingan, pengarahan dan pemeriksaan terhadap penulisan skripsi kami sejak

awal hingga selesai.

6. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu

dan pendidikan kepada kami selama kuliah di Bina Nusantara.

7. Bapak Martin selaku Wakil Manajemen dan seluruh staff PT. Jasa Duta Mandiri

yang telah banyak membantu dan memberikan data-data serta informasi yang

sangat berguna dalam penyusunan skripsi ini.

8. Orang tua, saudara-saudari, dan seluruh teman-teman yang telah banyak

memberikan masukan, dukungan baik moril maupun spiritual dalam penulisan

skripsi ini.

9. Terima kasih kepada Nelly sebagai Ketua Himpunan Mahasiswa Komputerisasi

Akuntansi (HIMKA), Sonny Tanliady, Dedi, Bong Yulia, Shuvenna, Padma,

Victor, Putri, Rifa, yang telah membantu kami untuk memberikan fasilitas

latihan secara langsung maupun tidak langsung.

10. Semua pihak yang telah membantu penulisan dalam penulisan skripsi ini baik

secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat kami sebutkan satu

persatu.

Kami selaku penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih banyak

terdapat kekurangan, oleh sebab itu kami mengharapkan kritik dan saran yang

membangun dari para pembaca. Dan kami berharap skripsi ini dapat berguna bagi para

pembaca. Akhir kata kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, Januari 2008

Penulis

vii

DAFTAR ISI

Halaman

Halaman Judul Luar

Halaman Judul Dalam ........................................................................................ ii

Halaman Persetujuan Hardcover ........................................................................ iii

Abstrak ................................................................................................................ iv

Prakata ................................................................................................................ v

Daftar Isi ............................................................................................................. vii

Daftar Tabel ........................................................................................................ xii

Daftar Gambar ................................................................................................... xiii

Daftar Lampiran ................................................................................................. xvi

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ...................................................................... 1

1.2 Ruang Lingkup ..................................................................... 2

1.3 Tujuan dan Manfaat .............................................................. 3

1.4 Metodologi ........................................................................... 4

1.5 Sistematika Penulisan ........................................................... 5

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ........................................ 8

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................... 8

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................... 9

viii

2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ..................... 11

2.1.4 Siklus Sistem Informasi Akuntansi ............................ 12

2.1.5 Revenue Cycle .......................................................... 13

2.1.5.1 Unit dan fungsi yang terkait ........................ 14

2.1.5.2 Prosedur Revenue cycle ............................... 15

2.1.5.3 Dokumen yang digunakan ........................... 17

2.2 Pengendalian Internal ............................................................ 17

2.2.1 Pengendalian Internal dalam revenue cycle................. 18

2.2.1.1. Elemen-elemen pengendalian Intern................. 19

2.3 Analisa dan perancangan sistem Informasi Berorientasi orientasi

pada objek.............................................................................. 22

2.3.1 Pengertian UML (Unified Modelling Language)......... 22

2.3.1.1 Pengertian Problem Domain .......................... 23

2.3.1.2 Pengertian Application Domain ..................... 23

2.3.1.3 Pengertian Class Diagram .............................. 24

2.3.1.4 Event .............................................................. 24

2.3.1.5 Workflow Table ............................................. 25

2.3.1.6 Pengertian Activity Diagram ......................... 26

2.3.1.6.1 Overview Activity Diagram ............ 26

2.3.1.6.2 Detailed Activity Diagram .............. 27

2.3.1.6.3 Navigation Diagram ...................... 28

2.3.1.6.4 Use Case ........................................ 28

2.3.1.7 Pengertian Rancangan Database .................. 29

ix

2.3.1.8 Pengertian Rancangan Formulir ...................29

2.3.1.9 Pengertian Rancangan Layar ........................30

2.3.1.10 Pengertian Rancangan Laporan ....................31

2.4. Jaringan Komputer...................................................................32

BAB 3 GAMBARAN SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan ............................................... 35

3.2 Struktur Organisasi dan uraian tugas .........................................36

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ................................ 36

3.2.2 Uraian Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang ........ 37

3.3 Sistem yang Berjalan ............................................................ 44

3.3.1 Formulir dan Laporan yang digunakan ...................... 44

3.3.2 Prosedur Penjualan kredit barang dagang ................... 49

3.3.3 Event Table Prosedur Penjualan Kredit ...................... 53

3.3.4 Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit ............... 57

3.3.5 Overview Diagram Penjualan Kredit ......................... 62

3.4 Analisis Temuan Hasil Survey .............................................. 63

3.5 Identifikasi kebutuhan informasi............................................... 65

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Prosedur yang diusulkan ...................................................... 70

4.2 Activity Diagram .................................................................. 73

4.2.1 Event Table ................................................................. 73

x

4.2.2 Overview Activity Diagram ......................................... 79

4.2.3 Workflow Table ........................................................... 81

4.2.4 Detailed Activity Diagram ............................................ 87

4.2.4.1 Menerima Pesanan ............................................ 87

4.2.4.2 Membuat Form Pesanan .................................... 88

4.2.4.3 Mengecek Kualitas Barang ............................... 89

4.2.4.4 Membuat Surat Jalan ......................................... 90

4.2.4.5 Mengirimkan Barang ........................................ 91

4.2.4.6 Membuat Invoice ............................................. 92

4.2.4.7 Melakukan Penagihan ....................................... 93

4.2.4.8 Menyetorkan uang ............................................ 94

4.2.4.9 Mencatat Pembayaran ...................................... 95

4.2.4.10 Membuat Laporan ........................................... 96

4.3 UML Class Diagram ...... ....................................................... 97

4.4. Use Case .............................................................................. 98

4.5. Rancangan Database ............................................................. 99

4.6 Rancangan Form ................................................................... 104

4.7 Rancangan Layar .................................................................. 106

4.8 Rancangan Laporan .............................................................. 135

4.8.1 Rancangan Laporan Barang Paling Laku ...................... 135

4.8.2 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan ............... 136

4.8.3 Rancangan Laporan Penjualan per Periode .................... 137

4.8.4 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan ................... 138

xi

4.8.5 Rancangan Laporan Piutang per Periode........................39

4.8.6 Rancangan Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan......140

4.8.7 Rancangan Laporan Penerimaan Kas per Periode ..........141

4.8.8 Rancangan Laporan Umur Piutang ................................142

4.8.9 Rancangan Jurnal .........................................................143

4.9 Navigation Diagram..................................................................144

4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem .......................................146

4.10.1 Matriks Rencana Pengolahan Data .............................148

4.10.2 Matriks Distribusi Laboran.........................................149

4.10.3 Matriks Level Akses...................................................150

4.10.4 Jadwal Implementasi ..................................................151

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan................................................................................152

5.2 Saran......................................................................................153

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................154

DAFTAR RIWAYAT HIDUP.................................................................................155

LAMPIRAN-LAMPIRAN

SURAT KETERANGAN SURVEY

xii

Daftar Tabel

Tabel 3.1 Event Table prosedur berjalan ........................................................................ 53

Tabel 3.2 Workflow sistem berjalan ............................................................................... 57

Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi ........................................................................... 69

Tabel 4.1 Event Table ...................................................................................................... 73

Tabel 4.2 Wokflow Diagram ........................................................................................... 81

Tabel 4.3 Tabel Master barang ........................................................................................ 99

Tabel 4.4 Tabel Master Pelanggan .................................................................................. 99

Tabel 4.5 Tabel Master Karyawan .................................................................................. 100

Tabel 4.6 Tabel Transaksi Invoice .................................................................................. 100

Tabel 4.7 Tabel Transaksi Invoice Detail ........................................................................101

Tabel 4.8 Tabel Transaksi Pesanan Header .....................................................................101

Tabel 4.9 Tabel Transaksi Pesanan Detail ...................................................................... 101

Tabel 4.10 Tabel Transaksi Surat Jalan Header .............................................................. 102

Tabel 4.11 Tabel Transaksi Surat Jalan Detail ................................................................102

Tabel 4.12 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga ..................................................... 102

Tabel 4.13 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga Detail .......................................... 103

Tabel 4.14 Tabel Bukti Pembayaran ............................................................................. 103

Tabel 4.15 Tabel Matrix Rencana Penerapan Sistem .................................................. 146

Tabel 4.16 Tabel Matrix Jadwal Pengolahan Data ........................................................ 148

Tabel 4.17 Tabel Matrix Distribusi Laporan ................................................................. 149

Tabel 4.18 Tabel Matrix Level Akses ........................................................................... 150

Tabel 4.19 Jadwal Implementasi Sistem ....................................................................... 151

xiii

Daftar Gambar

Gambar 3.1 Struktur Organisasi.................................................................................... 37

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan ............................................ 62

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram ...................................................................... 79

Gambar 4.2 Detailed activity Diagram Menerima pesanan .......................................... 87

Gambar 4.3 Detailed activity Diagram membuat form pesanan ................................... 88

Gambar 4.4 Detailed activity Diagram Mengecek kualitas barang ............................. 89

Gambar 4.5 Detailed activity Diagram Membuat Surat Jalan ..................................... 90

Gambar 4.6 Detailed activity Diagram Mengirimkan Barang ..................................... 91

Gambar 4.7 Detailed activity Diagram Membuat Invoice............................................ 92

Gambar 4.8 Detailed activity Diagram Melakukan penagihan .................................... 93

Gambar 4.9 Detailed activity Diagram Menyetorkan uang ........................................ 94

Gambar 4.10 Detailed activity Diagram mencatat pembayaran ................................... 95

Gambar 4.11 Detailed activity Diagram Membuat laporan penjualan ......................... 96

Gambar 4.12 Class Diagram …………………………................................................. 97

Gambar 4.13 Use Case Diagram .................................................................................. 98

Gambar 4.14 Surat Penawaran Harga........................................................................... 104

Gambar 4.15 Form Pesanan.......................................................................................... 104

Gambar 4.16 Surat Jalan............................................................................................... 105

Gambar 4.17 Invoice..................................................................................................... 105

Gambar 4.18 Bukti Pembayaran .................................................................................. 106

Gambar 4.19 Layar Log In .......................................................................................... 106

Gambar 4.20 Layar daftar Piutang Pelanggan.............................................................. 107

xiv

Gambar 4.21 Layar Menu File .................................................................................... 108

Gambar 4.22 Layar Menu Administrator .................................................................... 109

Gambar 4.23 Layar Menu Master File ....................................................................... 110

Gambar 4.24 Layar Menu Project .............................................................................. 111

Gambar 4.25 Layar Menu Report Cetak ................................................................... 112

Gambar 4.26 Layar Menu Report Laporan ............................................................... 112

Gambar 4.27 Layar Menu Report Jurnal .................................................................. 113

Gambar 4.28 Layar Change Password ....................................................................... 114

Gambar 4.29 Layar Log Viewer......... ....................................................................... 114

Gambar 4.30 Layar Copy Log File …………………………………………………. 115

Gambar 4.31 Layar Master Barang ............................................................................ 116

Gambar 4.32 Layar Master Karyawan ......................................................................... 117

Gambar 4.33 Layar Master Pelanggan ....................................................................... 118

Gambar 4.34 View Transaction.................................................................................... 119

Gambar 4.35 Layar Surat Penawaran Harga ................................................................ 120

Gambar 4.36 Layar Form Pesanan ............................................................................. 121

Gambar 4.37 Layar Form Pesanan in edit Mode......................................................... 122

Gambar 4.38 Layar Form Pesanan ketika pelanggan memiliki invoice yang belum

dilunasi.......................................................................................................................... 122

Gambar 4.39 Layar Form Pesanan ketika pembelian mencapai limit kredit................ 123

Gambar 4.40 Layar Surat Jalan………………………………………………………. 126

Gambar 4.41 Layar Invoice ........................................................................................ 126

Gambar 4.42 Layar Bukti Pembayaran untuk bagian Finance ................................... 127

Gambar 4.43 Layar Bukti Pembayaran untuk bagian Akuntansi ................................ 128

xv

Gambar 4.44 Layar Cetak Form Surat Penawaran Harga ........................................... 129

Gambar 4.45 Layar Cetak Form Pesanan ................................................................... 129

Gambar 4.46 Layar Cetak Surat Jalan ......................................................................... 130

Gambar 4.47 Layar Cetak Invoice .............................................................................. 130

Gambar 4.48 Layar Cetak Bukti Pembayaran ............................................................. 130

Gambar 4.49 Layar Cetak Laporan per Pelanggan ...................................................... 131

Gambar 4.50 Layar Cetak Laporan Piutang per Pelanggan ........................................ 132

Gambar 4.51 Layar Cetak laporan Penerimaan Kas per Pelanggan ............................ 132

Gambar 4.52 Layar Cetak Laporan Penjualan per Periode ......................................... 133

Gambar 4.53 Layar Cetak Laporan Piutang per Periode ............................................. 133

Gambar 4.54 Layar Cetak Laporan Penerimaan Kas per Periode ............................... 133

Gambar 4.55 Layar cari Pelanggan .............................................................................. 134

Gambar 4.56 Laporan Barang Paling Laku ..................................................................135

Gambar 4.57 Laporan Penjualan per Pelanggan ......................................................... 136

Gambar 4.58 Laporan Penjualan per Periode .............................................................. 137

Gambar 4.59 Laporan Piutang per Pelanggan ............................................................. 138

Gambar 4.60 Laporan Piutang per Periode .................................................................. 139

Gambar 4.61 Laporan Penerimaan Kas Per Pelanggan ............................................... 140

Gambar 4.62 Laporan Penerimaan Kas ....................................................................... 141

Gambar 4.63 Laporan Umur Piutang............................................................................ 142

Gambar 4.64 Jurnal Umum pada saat penjualan.......................................................... 143

Gambar 4.65 Jurnal Umum pada saat pelunasan.......................................................... 143

Gambar 4.66 Navigasi diagram.................................................................................... 144

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Penawaran Harga .............................................................................L1

2. Berita Acara ...............................................................................................L2

3. Daftar Permintaan Kemasan Kayu..............................................................L3

4. Surat Jalan..................................................................................................L4

5. Kartu Stok .................................................................................................L5

6. Invoice ......................................................................................................L6

7. Tanda Terima Formulir ..............................................................................L7

8. Laporan Penjualan Per-Pelanggan ..............................................................L8

9. Laporan Penjualan Per- Periode..................................................................L9

10. Surat Penawaran Harga yang diusulkan......................................................L10

11. Formulir Pesanan .......................................................................................L11

12. Surat Jalan..................................................................................................L12

13. Invoice .......................................................................................................L13

14. Bukti Pembayaran ......................................................................................L14

15. Laporan Barang Paling laku .......................................................................L15

16. Laporan Penjualan Per-Pelanggan ..............................................................L16

17. Laporan Penjualan Per-Periode ..................................................................L18

18. Laporan Piutang Per-Pelanggan..................................................................L19

19. Laporan Piutang Per-Periode......................................................................L20

20. Laporan Penerimaan Kas Per-Pelanggan ....................................................L21

21. Laporan Penerimaan Kas Per-Periode.........................................................L22

22. Laporan Umur Piutang ...............................................................................L23