tata persuratan - staff site universitas negeri...

11

Tata Persuratan Tata Persuratan

Pembinaan Sistem Dokumentasi Pembinaan Sistem Dokumentasi di Kelurahan Tegalrejo, Kecamatan Tegalrejo, di Kelurahan Tegalrejo, Kecamatan Tegalrejo,

Pemerintah Kota YogyakartaPemerintah Kota Yogyakarta29 September 200329 September 2003

Pembinaan Sistem Dokumentasi Pembinaan Sistem Dokumentasi di Kelurahan Tegalrejo, Kecamatan Tegalrejo, di Kelurahan Tegalrejo, Kecamatan Tegalrejo,

Pemerintah Kota YogyakartaPemerintah Kota Yogyakarta29 September 200329 September 2003

2

PENGERTIAN

Berita atau informasi yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lain dengan maksud

dan tujuan tertentu melalui media tertulis di atas sehelai kertas atau media elektronik

3

BENTUK SURAT

Ditentukan oleh bagian-bagian suratPertimbangan:

KepentinganKeindahanEfisiensiKebiasaan

4

Penampilan SuratSeluruh bagian surat seperti dalam bingkaiTidak ada coretan, hapusan, tambahan ketikanBersihKertas dan amplop berkualitasTembusan/fotocopy berkualitasWarna tinta netral (biru/hitam)Ukuran kertas dan sampul standart/baku

5

Tata Letak Surat

Bagian-bagian jelas tata letaknyaUpayakan berjarak baris satuJarak baris yang fleksibel dan bisa diaturJarak yang standart

Kepala surat ke tanggalTanggal surat ke alamatAlamat ke salam pembukaSalam penutup ke nama terang dan jabatan

Salam pembuka ke Salam pembuka ke alinea pertamaalinea pertamaPergantian alineaPergantian alineaAlinea terakhir ke salam Alinea terakhir ke salam penutuppenutup

6

Teknik Penulisan Surat

Hindari tulisan No. Lamp. Hal bila tidak diperlukanAlamat tujuan jelas dan benar termasuk kode posHindari ketikan tanda baca yang tidak diperlukan

Hindari kesalahan sebutan pihak yang ditujuGunakan singkatan/akronim yang benar

Hindari kalimat yang bertele-tele

7

PROSEDUR PENGURUSAN SURATSurat MasukPencatatan

Tanggal PenerimaanTanggal PenerusanNomor Urut Buku AgendaTanda-tanda Pejabat yang menerusakan surat

PenyortiranSurat PribadiSurat PentingSurat Kedinasan (Rutin, Khusus, Rahasia)

8

Prioritas Pengelolaan Surat Masuk

Surat kawat, Segera,Penting, dan Sangat penting Harus didahulukan untuk dibuka, dikelola dan diteruskan ke pihak yang berkepentinganSurat Sangat Rahasia Langsung diserahkan ke pusuk pimpinan masih tertutup

Pengagendaan SuratBuku Agenda Tunggal Buku Agenda Kembar

9

Surat KeluarPenyiapan/penyelesaian Konsep Surat

Pengiriman Surat

Prosedur Surat Keluar:Penyiapan KonsepPersetujuan KonsepRegistrasi dan Pemberian NomorPengetikan Konsep SuratPenandatanganan SuratPengiriman Surat