taklimat mengenai fail meja dan manual prosedur kerja

1

Kursus Peningkatan Profesionalisme

Pegawai JPN Pahang & PPD

Manual Prosedur Kerja (MPK)

dan Fail Meja (FM)

PKPA Bil 8/91

12-14 Mei 2008, Pulau Tioman

2

PKPA BIL. 8/91MPK FMdan

PANDUAN MENGENAIMANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

DAN FAIL MEJA (FM)

3

MPK FMdan

Prinsip Asas MPK dan FM

• Dokumentasi Aktiviti Organisasi dalam MPK dan Proses Kerja dalam FM

• Dokumentasi amalan/kaedah melaksanakan sesuatu aktiviti

• Wujudkan rekod yang seragam sistematik

4

RANGKA BENGKEL MPK/FM

KONSEP

FUNGSI

KANDUNGAN

CARA MENYEDIA

5

KONSEP MPK & FMKONSEP MPK & FM

SEBAGAI ALAT UNTUK MENINGKAT

KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN

PELAKSANAAN TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB JABATAN DAN INDIVIDU

UNTUK MENINGKATKAN KUALITI DAN

PRODUKTIVITI

MPK

FM

panduan di peringkat organisasi

panduan di peringkat individu

6

FUNGSI UTAMA MPK DAN FMFUNGSI UTAMA MPK DAN FM

MPK menerangkan:-1

2

3

4

Apakah aktiviti-aktiviti utama jabatanSiapa yang melaksanakan aktivitiBagaimana aktiviti dilaksanakanTurutan tindakan pelaksanaan aktiviti

Rujukan di peringkat jabatan/ pejabat (organisasi)

FM menerangkan:-1

2

3

Tugas-tugas dan kuasa individuBagaimana melaksanakan tugasTurutan tindakan pelaksanaan tugas

Rujukan terperinci di peringkat individu

7

DEFINISI PROSEDUR KERJADEFINISI PROSEDUR KERJA

Keperluan dan standard-standard yang perlu dipatuhi bagi tujuan menyempurnakan sesuatu proses kerja

DEFINISI PROSES KERJA

Tatacara dan tindakan bagaiamana sesuatu kerja itu disempurnakan

DEFINISI AKTIVITI

Rangkaian sesuatu proses kerja

8

KANDUNGAN

MPK

LATAR BELAKANGJABATAN/ PEJABAT OBJEKTIF

JABATAN/ PEJABAT

CARTA OGRANISASI

JABATAN/ PEJABAT

FUNGSI UTAMAJABATAN/ PEJABAT

AKTIVITI BAGIFUNGSI UTAMA

PROSES KERJAAKTIVITI UTAMA

CARTA ALIRAN KERJA BAGI

AKTIVITI UTAMA

SENARAI BORANG YANG

DIGUNAKAN

9

1. LATAR BELAKANG1. LATAR BELAKANG

Sejarah dan rasional penubuhanVisi, misi, aspirasi & dasar semasaPerkembangan semenjak diwujudPerundangan berkaitan dengan penubuhan

CONTOHCONTOHLembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965dibawah Akta Parlimen 49 (1965) dan AktaParlimen 141 (Pindaan) 1974

Strategi• Menggalakkan penyertaan petani dan •pemasaran

10

2. OBJEKTIF2. OBJEKTIF

Menerangkan OBJEKTIF umum dan semasa

Objektif selari dengan rasional penubuhan

Ringkas, tepat dan mudah difahami

Berfungsi untuk memberi:

halacara yang jelas;

asas perancangan dan pembangunan program;

asas penilaian keberkesanan; dan

menetap keutamaan jabatan

CONTOH - Objektif FAMA

“Untuk memperbaiki pemasaran hasil-hasil pertanian”

11

3. CARTA ORGANISASI3. CARTA ORGANISASI

Menggambarkan struktur organisasi:

- bahagian/unit/seksyen

- fungsi, aktiviti

- hierarki (kedudukan perintah/kuasa)

CONTOH -Carta Organisasi

Bhg.

Unit Latihan

Bhg. Bhg.

Unit Kewangan Unit Personel

Bhg.

12

4. FUNGSI UTAMA

Tugas-tugas utama agensi bagi membolehkannya mencapai objektif penubuhan:-

FUNGSI UTAMA KHUSUS

FUNGSI UTAMA UMUM

> Latihan> Nasihat Pakar Runding

Senaraikan fungsi umum utama agensi

> Pentadbiran Am Pejabat> Pengurusan Kewangan> Perkhidmatan

Senaraikan fungsi umum (common)

13

5. AKTIVITI BAGI SETIAP 5. AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSIFUNGSI UTAMA UTAMA

Kerja-kerja yang dijalankan bagi setiap FUNGSI UTAMA

CONTOH

FUNGSI UTAMA KHUSUS Latihan

> Rekabentuk Latihan> Menyediakan Sesi Latihan FUNGSI UTAMA UMUM PERKHIDMATAN

> Urusan Pengisian Jawatan> Pengesahan Dalam Jawatan

> Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen

14

6. PROSES KERJA6. PROSES KERJA

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap aktivitiTUJUAN• Mengelakkan kesilapan operasi• Mengurangkan arahan berulang• Membantu kerja penyeliaan• Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu

diambil• Menetapkan siapa yang mengambil tindakan

dan apa tindakan yang diambilMenetapkan apa tindakan yang diambil ….

dan siapakah yang mengambil tindakan

15

PROSES KERJA RAWATAN PESAKIT LUAR

JAWATAN PROSES

1. Daftar pesakit:- (i) Buka fail kes bagi pesakit baru. (ii) Minta fail kes lama bagi pesakit berulang.

2. Cari dan dapatkan fail kes lama.

3. Kutip yuran perubatan. (i) Kakitangan awam/murid sekolah, penderma darah dikecualikan. (ii) Beri nombor bilik rawatan.

4. Periksa Pesakit. (i) Minta ujian makmal, jika perlu. (ii) Sediakan preskripsi ubat.

5. Jalan ujian makmal:- (darah/kencing/parasit dll.)

6. Berikan ubat.

Tamat

Kerani Pendaftaran

Kerani Rekod

Kerani Pendaftaran

Pegawai Perubatan

Pegawai Makmal

Farmasi

16

7. CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR

Daftar pesakit.

Dapatkan fail kes lama.

Kutip yuran perubatan bagi yang perlu membayar.

Periksa pesakit.

Jalankan ujian makmal (darah/kencing/parasit).

Tuliskan preskripsi.

Berikan ubat.

Tamat.

17

CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR

Daftar pesakit.

Pesakit berulang?Ya

Dapatkan fail kes lama.

TidakBuka fail kes baru.

Pegawai awam/murid/penderma darah?Ya

Beri no. bilik rawatan.

TidakKutip yuran perubatan.

Periksa pesakit.

Perlu ujian makmal?YaJalankan ujianmakmal. Tidak

Tuliskan preskripsi.

Berikan ubat.

Tamat.

18

8. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

TUJUAN

Memudahkan pengenalan borang yang diperlukan

Mengelakkan kesilapan operasi

Menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan

19

KANDUNGAN

FAIL MEJA

OBJEKTIFJABATAN/ PEJABAT

OBJEKTIFBAHAGIAN/UNIT

CARTA ORGANISASI

BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASIKEDUDUKAN

PEGAWAI

SENARAI TUGAS/

KUAS DAN HUBUNGAN

PERATURANPENTAD-

BIRAN

PROSES KERJA

CARTA ALIRANKERJA

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

SENARAIUNDANG-UNDANG

J/KUASADIANGGOTAI

SENARAI BORANG

DIGUNAKAN

NORMA KERJA

SENARAITUGAS HARIAN

20

OBJEKTIF JABATAN/PEJABATOBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

Sama seperti MPK

CONTOH

21

OBJEKTIF BAHAGIAN/UNITOBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Pecahan kepada Objektif jabatan dan dinyatakan dalam bentuk jangka pendek - Operational Objective

CONTOH

Objektif Bahagian Pentadbiran Am dan Kewangan:-

“Untuk memberi sokongan logistik yang berkesan, teratur dan tepat pada masanya”

22

CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT

Sama seperti MPKKetua Pengarah

Pengarah

Bhg.

Pentadbiran

Unit Latihan

Bhg. Teknologi

MaklumatBhg. P’biran &

Kewangan

Unit Kewangan Unit Personel

Bhg. Sistem &

Prosedur Kerja

23

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAICARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

Pengarah

Ketua Bahagian

PTD Gred M2

PTD Gred M3

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir RendahPembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Rendah

24

SENARAI TUGAS KAKITANGANSENARAI TUGAS KAKITANGAN

Menjelaskan dengan tepat dan terperinci tugas, tanggung-jawab dan kuasa seseorang kakitangan

Ciri-ciri• Nama Jawatan Disandang

• Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

• Tugas dan Tanggungjawab• Kuasa Yang Diberi• Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada

Hubungan Serta Jenis Hubungan

(Rujuk PKPA 8/91 - m.s. 26)

25

PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITIAKTIVITI

Peraturan yang ditetapkan oleh jabatan/pejabat bagi melicinkan lagi pelaksanaan aktiviti/tugas

Aktiviti: Urusan Prosesan Lesen

(a) Permohonan mestilah didaftar pada hari ianyaditerima.

(b) Semua permohonan diterimamesti diberi surat akuanterima pada hari yang sama.

26

PROSES KERJAPROSES KERJA

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap tugas.TUJUAN Mengelakkan kesilapan operasi.

Mengurangkan arahan berulang.

Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil.

Menetapkan apa tindakan yang diambil .. dan bagaimana melakukannya

27

PROSES KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR

Bil. Proses KerjaPegawaidirujuk/melulus

Peraturan

1. Beri ucapan selamat PKPA 10/91

2. Minta surat pengenalan pesakit:-? kad pengenalan/surat majikan.

3. Daftar butir peribadi dalam borang -1

?????

nama penuh,nombor kad pengenalan,

jantina,umur,

alamat kediaman.

4. Pastikan sama ada pesakit berulang.

5. Jika ya, minta fail kes lama dpd. Kerani Rekod; terus ke peroses (7).

KeraniRekod

6. Jika baru, buka fail kes baru:-? nama, nombor rujukan dan

tarik dicatat di muka depan fail.

Sam.

28

Bil. Proses Kerja

PegawaiDirujuk/melulus

Per

atur

an

7. Pastikan sama ada kakitangan awam/murid.

Jika ya, terus ke proses (9).

8. Jika tidak, minta yuran perubatan dan keluarkan resit Am-1 bercetak kepada pesakit:-

??

AP 94

RM 0.50 bagi budak < 12 tahun;

RM 1.00 bagi dewasa > 12 tahun

9. Beri nombor bilik rawatan dan arah pesakit menunggu hingga dipanggil oleh Pegawai Perubatan.

10. Berikan fail kes dan borang QEH - 1 kepada Atendant untuk dibawa ke bilik rawatan.

11. Tamat.

29

CARTA ALIRAN KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR

Beri ucapan selamat.

Minta surat pengenalan diri.

Daftar butiran peribadi pesakit dalam QEH - 1.

Pesakit berulang?Ya

Minta fail kes lama.

TidakBuka fail kes.

Perlu bayar?Tidak

Beri nombor bilik rawatan.

YaKutip yuran perubatandan berikan resit AM 1.bercetak. Arah pesakit ke bilik rawatan.

Serah fail kes dan borang QEH - 1 kepada Attendant(dibawa ke bilik rawatan)

Tamat.

30

SENARAI SEMAK/CHECKLISTSENARAI SEMAK/CHECKLIST

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat dalam bentuk rangkai kata, soalan atau jawapan yang (seboleh-bolehnya) disusun mengikut tertib turutan tindakan.

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN UNTUK KERJA/PEMBELIAN

1. Kelulusan pegawai pengawal [ ]

2. Salinan asal Pesanan Kerja [ ]

3. Pengesahan Pelaksanaan Kerja [ ]

4. Invois disahkan [ ]

5. Tandatangan Pihak Menuntut [ ]

31

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURANSENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

Petikan undang-undang semasa yang perlu dirujuk oleh staf dalam menjalan-kan tugasnya.

TUJUAN

Asas rujukan Menjimatkan masa mengesan

arahan-arahan

Sertakan salinan petikan, di mana sesuai.

32

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAISENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang perlu dianggotai oleh pegawai dan jawatankuasa wujud lebih enam bulan

TUJUAN

Memastikan pegawai mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotai

Menerangkan keahlian dalam sesuatu jawatankuasa

33

NORMA KERJANORMA KERJA

Jangkamasa atau pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja

TUJUAN Menjadi panduan kepada pekerja dalam

melaksanakan tugas

Memastikan tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai

Menjadi asas untuk penilaian prestasi kakitangan

34

SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN

Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

TUJUAN Memudahkan pegawai merancang kerja

Membantu menetapkan keutamaan (menjadi Checklist)