taklimat lnpt 2011

PANDUAN MEMBUAT PENILAIAN PRESTASI

TAHUNAN

Cawangan Pengurusan Sumber Manusia

Jabatan Tenaga ManusiaCawangan Pengurusan Sumber Manusia

Jabatan Tenaga Manusia

SKOP TAKLIMAT Punca kuasa Objektif penilaian prestasi Definisi PYD, PPP dan PPK Tafsiran markah PYD Kesan keingkaran berkaitan LNPT Kecuaian-kecuaian berkaitan LNPT Senario penentuan pegawai penilai LNPT melalui HRMIS

PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM

(PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT DAN PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2005

P. U. (A) 176 / 2005

PUNCA KUASA

Pergerakan Gaji Tahunan

Pergerakan Gaji Tahunan seseorang pegawai hendaklah berasaskan

pencapaian kerja tahunan pegawai itu atau apa-apa syarat lain yang

ditentukan oleh Yang di-Pertuan Agong dari semasa ke semasa.

Para 23P. U. (A) 176 / 2005

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 4 TAHUN 2002

(PELAKSANAAN SISTEM SARAAN MALAYSIA BAGI

ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM PERSEKUTUAN)

menyatakan bahawa…

Pergerakan Gaji Biasa ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke

matagaji berikutnya di peringkat yang sama tertakluk kepada syarat mencapai

prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh Ketua Jabatan.

Para 50PP Bil 4 / 2002

MENGAPA PENILAIAN PRESTASI PERLU DIBUAT?

Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;

Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji;

Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk anjakan gaji;

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Menentukan penganugerahan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC), darjah kebesaran, bintang dan pingat serta pemberian surat penghargaan;

Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan

Memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta motivasi pegawai.

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

MENGIKUT KATEGORI MARKAH LNPT

TAFSIRAN TERHADAP PRESTASI PYD

Prestasi yang memuaskan bermaksud mencapai

markah 60% dan ke atas, sama ada dalam kategori “Cemerlang”, “Baik” atau

“Sederhana”.

SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN 2009

Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai

Perolehan markah LNPT di bawah 60% adalah

ditafsirkan sebagai “kurang memuaskan”

SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN 2009

Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai

PYD yang memperolehi markah LNPT di bawah 50% adalah ditafsirkan sebagai

“lemah” dan “tidak mencapai standard yang

ditetapkan”.

SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN 2009

Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai

Surat Edaran JPA:JPA(S)K 256/6/27 klt.2 (12)

13 Disember 2007Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan Pegawai

Awam

PENYEDIAAN JUSTIFIKASI DAN ULASAN BAGI MARKAH LNPT90% DAN KE ATAS

MARKAH LNPT 90%Bagi mana-mana PYD yang diberikan

markah 90% dan ke atas, pemberian markah tersebut perlu melibatkan ulasan bagi perkara-perkara berikut:Pembaharuan / inovasi yang diperkenalkan.Penyediaan dan pembentangan kertas kerja

di peringkat nasional / antarabangsa.Mewakili jabatan di peringkat antarabangsa.Apa-apa sumbangan yang memberikan nilai

kepada organisasi, perkhidmatan awam atau negara (pada tahun yang dinilai).

MARKAH LNPT 90%PPP dan PPK perlu membuat pengesahan

bersama bagi maklumat pencapaian PYD berkenaan. Ulasan tersebut perlu dibuat menerusi helaian berasingan dan perlu menjelaskan tentang pencapaian PYD berkenaan serta justifikasi mengapa PYD tersebut layak diberikan markah 90% dan ke atas.

Justifikasi / ulasan bagi PYD yang diberikan markah 90% dan ke atas ini tidak boleh dibuat dengan hanya menyenaraikan beban tugas pegawai sahaja (senarai tugas).

DEFINISI Pegawai Penilai Pertama (PPP) Pegawai Penilai Kedua (PPK)

Pegawai Penilai Pertama (PPP)

Pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai

Yang Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya.

Pegawai Penilai Kedua (PPK)

Pegawai atasan yang terdekat kepada Pegawai PPP dan

mempunyai hubungan kerja dengan PYD.

CONTOH-CONTOH SENARIO BAGI TUJUAN PENENTUAN PEGAWAI

PENILAI

PEGAWAI PENILAI KEDUA

PEGAWAI PENILAI PERT AMA

PYDKETUA PENO LO NG SETIA USA HA

G RED M 48KETUA PENO LO NG SETIA USA HA

G RED M 48KETUA PENO LO NG SETIA USA HA

G RED M 48

TIM BA LA N SETIA USA HAG RED M 52

SETIA USA HAM 54

PENENTUAN PEGAWAI PENILAI

P E G A W A I P E N IL A I P E R T A M A

T ID A K L A Y A K M E N IL A I

PYDPE N O L O N G PE G A W AID A E R A H (TA N A H )

M 48

PE N O L O N G PE G A W A I D A E R AH(PE M BA N G U N A N)

M 48

PE N O L O N G PE G A W A I D A E R AH(PE N TA D BIR A N)

M 48

K E TU A PE N O L O NGPE G A W A I D A E R A H

M 52(K O SO N G)

PE G A W A I D A E R AHM 54

PENENTUAN PEGAWAI PENILAI

Tanggung Kerja

NOTA: Penolong Pegawai Daerah (Tanah) yang menanggung kerja Ketua Penolong Pegawai Daerah tidak layak menjadi PPP kepada Penolong Pegawai Daerah.

P PP

P Y DPem bantu TadbirN 22 (K U P)

Pem bantu TadbirN 22 (K U P)

Pem bantu TadbirN 22 (K U P)

Pem bantu Tadbir K an anN 22 (H A K IK I)

PENENTUAN PEGAWAI PENILAI

Nota: Gred Pegawai Penilai Pertama hendaklah lebih tinggi daripada gred Pegawai Yang Dinilai. Dalam contoh ini gred yang sama boleh menilai. Ini kerana, beliau merupakan pegawai atasan atau penyelia.

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIBERIKAN PERHATIAN SEBELUM

MEMBUAT PENILAIAN

ELEMEN KRITIKAL

PERINGATAN

Dalam menentukan Pegawai Penilai, prinsip “hubungan kerja” atau “penyeliaan” perlu sentiasa dijadikan panduan.

PERINGATAN

Sekiranya hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian perlu dibuat oleh Pegawai Penilai Pertama (PPP) sahaja.

PERINGATAN

Kedudukan PYD dalam carta organisasi jabatan dapat membantu dalam menentukan PPP dan PPK kepada PYD berkenaan.

APAKAH TINDAKAN YANG PATUT DIAMBIL

KE ATAS PEGAWAI YANG ENGGAN

MENGISI BORANG LNPT?

TINDAKAN KE ATAS PYD YANG ENGGAN ISI LNPT

Tindakan Tatatertib kerana ingkar perintah berdasarkan Peraturan 4 (2)(i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U. (A) 395].

APAKAH TINDAKAN YANG PATUT DIAMBIL KE

ATAS PPP DAN PPK YANG ENGGAN

MEMBUAT PENILAIAN?

TINDAKAN KE ATAS PPP DAN PPK YANG ENGGAN MEMBUAT PENILAIAN

Tindakan Tatatertib kerana cuai dan tidak bertanggungjawab berdasarkan Peraturan 4 (2) (g) dan (j) dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U. (A) 395].

Apakah yang dimaksudkan dengan

penilaian secara OBJEKTIF, ADIL dan

TELUS?

PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS

1. Penilaian secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar Pegawai Yang Dinilai sepanjang tahun yang dinilai;

2. Penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat akhir;

3. Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi pada tahun-tahun sebelumnya;

4. Penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa PYD merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh dimajukan dari semasa ke semasa;

5. Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai pilih kasih;

6. Pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya;

PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS

7. Pegawai Penilai tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan sahaja; dan

8. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku sama ada bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang pegawai.

PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS

KECUAIAN-KECUAIAN SEMASA MENGISI

BORANG LNPT

PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)Tidak mengisi / lambat mengembalikan

Borang LNPT.Tidak mencatatkan nombor kad

pengenalan.Tidak mengisi kegiatan / sumbangan dan

aktiviti luar.Tidak menandatangani borang.

PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)Lambat membuat penilaian.Tidak membuat penilaian dengan tepat.Memberikan markah perpuluhan.Memberikan markah kepada kegiatan yang

tidak disenaraikan oleh PYD.Tidak memaklumkan pencapaian prestasi

kepada PYD.

PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)Lambat membuat penilaian.Memberikan markah perpuluhan.Tidak memaklumkan kepada PPP

berhubung perubahan markah yang ketara, khususnya bagi perbezaan markah 3 dan ke atas.

PENGGUNAAN LNPT MELALUI APLIKASI HRMIS

PENAMBAHBAIKAN LNPT

LNPT MELALUI HRMISNama pegawai dan nombor kad

pengenalan tidak perlu diisi. Ini telah dijana melalui data peribadi pegawai.

Pengiraan markah keseluruhan dijana terus oleh sistem tanpa perlu membuat pengiraan secara manual.

Tidak ada markah berbentuk perpuluhan dalam LNPT versi HRMIS.

PYD perlu memastikan gred jawatan dan skim perkhidmatan sebenar adalah betul sebelum menghantar LNPT kepada PPP.

PERKARA-PERKARA KRITIKALPYD perlu memastikan Data Peribadi

lengkap dan dikemaskini.Jabatan perlu memastikan bahawa PYD

telah disandangkan mengikut Waran Perjawatan sebelum memulakan penilaian.

Memastikan bahawa PPP dan PPK telah ditetapkan bagi PYD berkenaan. Penetapan aliran kerja ini perlu dilaksanakan sebelum proses penilaian dilakukan.

PERKARA-PERKARA KRITIKALTelah melengkapkan SKT bagi tahun

yang dinilai.Mengisi LNPT melalui HRMIS. Bermula

tahun 2011, tidak ada lagi penilaian prestasi yang dibuat secara manual.

Kegagalan mengambil tindakan-tindakan di atas, khususnya diperingkat penyediaan SKT akan memberikan kesan terhadap Pergerakan Gaji Tahunan kepada PYD.

Isu-isu berkaitan dengan urusan LNPT

ISU-ISU

ISU-ISUISU-ISU HURAIAN

PYD enggan mengisi Borang LNPT.

Berlaku bagi PYD yang berada pada penghujung perkhidmatan atau yang merasakan mereka tidak pernah diberikan perhatian menerusi LNPT sejak sekian lama.

Penilaian yang dibuat tidak selari dengan pencapaian PYD.

Pencapaian PYD sebenarnya pada tahap biasa sahaja, malah tidak memberikan sebarang impak kepada penambahbaikan kerja namun markah yang diberikan adalah pada tahap cemerlang.

Pemberian markah “selamat”. Terdapat PPP dan PPK yang memberikan markah yang “selamat” atau markah pertengahan seperti 5 dan 6. Ini biasanya berlaku apabila pemantauan terhadap kerja PYD tidak dilakukan secara menyeluruh.

ISU-ISUISU-ISU HURAIAN

PPP berahsia tentang markah yang diberikan kepada PYD.

PPP tidak mahu memberitahu markah kepada PYD atas pelbagai alasan. Bimbang jika mengguris perasaan atau melemahkan motivasi PYD.

PPP dan PPK tidak berbincang dari aspek pemarkahan.

Terdapat PPP dan PPK yang tidak berbincang khususnya apabila berlaku situasi dimana markah yang diberikan kepada PYD berbeza secara ketara. Ini menimbulkan rasa tidak puas hati kepada PYD berkenaan.

Pengaruh elemen-elemen kemanusiaan.

Elemen-elemen seperti rasa kasihan, segan dan rasa bersalah biasanya mengganggu pemarkahan. Ini berlaku khususnya apabila PPP rapat dengan PYD.

RUJUKAN DAN PANDUAN

Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan.

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam.

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 2 Tahun 2002: Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam.

TERIMA KASIH

SEKIAN