prosedur pembinaan koleksi dan perkhidmatan …o)11 - koleksi... · prosedur ini menyediakan garis...

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/13

PROSEDUR PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR PK.PPAS(O)11

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

HUMAIRAH MAIZA BT. MOHD HANIPIAH Pembantu Perpustakaan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/13

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka

Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/13

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 6

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan tanggungjawab 7 – 8

8. Carta Aliran Kerja 9 - 11

9. Rekod Kualiti 12

10. Lampiran 13

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/13

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan

pembinaan Koleksi Selangor dan penyediaan khidmat carian

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan

2. SKOP Prosedur ini digunakan oleh Unit Maklumat dan Penyelidikan

dalam membina bahan-bahan Koleksi Selangor dan memastikan

perkhidmatan carian maklumat ke atas Koleksi Selangor

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek - aspek

risiko

Seksyen 8.2 - Keperluan berkaitan Pelanggan

Seksyen 8.2.1 - Komunikasi Dengan Pelanggan

Seksyen 8.2.2 - Penentuan Keperluan - keperluan

Perkhidmatan yang diperlukan

Seksyen 8.5.1 - Kawalan Proses Penyampaian

Perkhidmatan

3.2 Garis Panduan Koleksi Selangor

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/13

4. ISU-ISU DAN RISIKO 4.1 Kebocoran luar jangka

4.2 Kerosakan bahan Koleksi Selangor

4.3 Kehilangan bahan Koleksi Selangor

4.4 Suhu dan kelembapan tidak menentu

4.5 Terdedah kepada pencahayaan yang berlebihan

4.6 Kerapuhan bahan

4.7 Serangan Fumigasi

5. DEFINISI

5.1 Koleksi Selangor Koleksi yang mempunyai unsur sejarah, nilai warisan yang

tinggi dari segi peristiwa, perkara bersejarah, kesenian,

kebudayaan, sosial, kesusasteraan dan adat resam Negeri

Selangor

5.2 Bahan Koleksi Selangor

Terdiri dari bahan bercetak dan bukan bercetak yang

mempunyai unsur-unsur negeri Selangor seperti keratan

akhbar, bahan media, koleksi laporan tahunan dan koleksi

digital.

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/13

5.3 Bahan Sumbangan Terdiri daripada bahan-bahan yang disumbangkan oleh

organisasi-organisasi, persatuan ataupun individu yang

berkaitan dengan negeri Selangor

6. SINGKATAN PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

RUJ : Unit Maklumat & Penyelidikan

KB : Ketua Bahagian PP : Penolong Pustakawan

PemP : Pembantu Pustakawan

PO : Pembantu Operasi

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/13

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. PEMBINAAN KOLEKSI SELANGOR a. Permohonan Sumbangan daripada Organisasi/ Individu 1. Kenalpasti bahan-bahan berkaitan Negeri Selangor yang ingin

diperolehi sama ada daripada individu/ organisasi

PemP

2. Sediakan surat permohonan sumbangan.

3. Dapatkan kelulusan KB/ PP

PemP

4. Hantar surat dan dapatkan maklum balas daripada

penyumbang

5. Terima dan uruskan pengambilan bahan

6. Sediakan surat penghargaan.

7. Hantar bahan yang perlu diproses ke Bahagian KOL

8. Kemaskini statistik sumbangan Koleksi Selangor.

PemP/ PO

b. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor

9. Kenalpasti artikel (terbitan berkala)/ risalah berkaitan dengan

Negeri Selangor.

10. Buat salinan artikel yang berkaitan dan failkan

11. Kemaskini rekod rujukan pengguna

PP/ PemP

B.PERKHIDMATAN CARIAN 12. Terima pertanyaan melalui Borang Pertanyaan Rujukan/

telefon/ email

PP/ PemP

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/13

TINDAKAN T/JAWAB

13. Lakukan pencarian melalui kaedah-kaedah berikut:

a. Senarai Koleksi Selangor (senarai bahan, tesis, kertas

seminar, keratan akhbar, dll.)

b. OPAC

c. Pangkalan Data Atas Talian

14. Beri maklum balas dalam jangka masa 30 minit.

15. Pastikan bahan disediakan dalam tempoh satu hari selepas

maklum balas diberikan.

16. Pastikan pengguna memulangkan semula bahan yang dirujuk.

17. Pastikan pengguna melengkapkan borang Pertanyaan Rujukan

dengan mengisi ruangan Penilaian Pelanggan

18. Failkan borang untuk tujuan analisa dan analisa risiko

PP/ PemP

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/13

8. CARTA ALIRAN KERJA

A. Permohonan Sumbangan Daripada Organisasi/ Individu

TINDAKAN T/ JAWAB

PP/PemP

- Kenalpasti bahan-bahan berkaitan

daripada individu/ organisasi

PP

- Sediakan surat permohonan

sumbangan

- Dapatkan kelulusan KB

- Lulus?

PemP/PO - Hantar surat kepada individu/ organisasi yang terlibat

- Maklum balas positif?

- Urus pengambilan bahan

PP/ PemP

- Sediakan surat penghargaan

- Proses bahan

- Kemaskini statistik

MULA

Ya

Ya

Tidak

Tidak

TAMAT

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/13

B. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor TINDAKAN T/ JAWAB

PP/ PemP - Kenalpasti artikel berkaitan Negeri Selangor daripada bahan terbitan berkala.

- Simpan/ buat salinan artikel

- Failkan/ jilidkan bahan tersebut

- Kemaskini rekod rujukan pengguna

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/13

C. Perkhidmatan Carian TINDAKAN T/ JAWAB

PP/ PemP - Terima pertanyaan daripada pengguna

- Pastikan pengguna isi Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor

- Minta pengguna isi borang Pertanyaan Rujukan

- Lakukan pencarian

- Bahan diperolehi?

- Buat salinan kecuali Koleksi Album Diraja/ Tesis

- Pastikan bahan dipulangkan pengguna

MULA

Cadang pilihan lain kepada pengguna

Tidak

Ya

TAMAT

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/13

9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

9.1 Fail Borang Pertanyaan Rujukan Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

9.2

Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor

PMP

5 Tahun

9.3

Fail Statistik Penggunaan Bahan (No. Fail PA 3.7/ 39.2)

Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

9.4 Fail Pengurusan Risiko Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN : 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN

KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/13

10. LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran

10.1

Contoh Borang Pertanyaan Rujukan

PK.PPAS(O)11(L1)