penyimpanan dan pemeliharaan-18nov09

PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN REKOD

SEKSYEN KONSULTANSI DAN LATIHAN

ARKIB NEGARA MALAYSIA

SKOP

PENYIMPANAN REKOD? Maksud penyimpanan rekod Keperluan penyimpanan rekod

PEMELIHARAAN REKOD? Maksud pemeliharaan rekod Bilik rekod Kawalan rekod

BEGINIKAH CARA PENYIMPANAN REKOD PEJABAT ANDA?

ATAU BEGINI?

PENYIMPANAN REKOD

Satu kaedah menyusun dan mengesan rekod

Melibatkan satu sistem yang sistematik bagi membolehkan rekod diakses dengan cepat dan tepat pada waktu dikehendaki

Keperluan

Memerlukan:- Kaedah yang standard

ISO Peraturan dalaman/best practise

Kawalan dari segi Fizikal Intlektual

Kawalan Fizikal

Penyusunan samada:- ikut nombor atau abjad Secara menegak/memanjang

Kawalan Secara Intlektual

Manual: Buku daftar Daftar lokasi Inventori

Automasi Sistem lokasi Sistem bar coding

Apa itu pemeliharaan?

Pemeliharaan rekod bermaksud penjagaan dan pengendalian rekod dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal.

Pemuliharaan rekod adalah bermaksud proses baik pulih rekod terhadap rekod yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung didalamnya dapat dipelihara.

- (Panduan Pengurusan Pejabat bil 5/ 2007)

PEMELIHARAAN REKOD (SAMB.)

Melibatkan Pemeliharaan pencegahan – Peringkat

Jabatan Pemuliharaan – Peringkat Jabatan &

ANM

Pemeliharaan pencegahan

Fizikal Bilik registri Bilik rekod

Kawalan dari agen perosak Faktor dalaman rekod

Bahan-bahan pembuatan seperti bahan kimia yang terkandung dalam kertas

Faktor luaran Persekitaran Manusia Bencana

Pemuliharaan Rekod

Bermaksud proses baik pulih keatas rekod yang telah rosak

Diperingkat Jabatan – minor repair tertakluk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/07

Diperingkat ANM – major repair untuk simpanan kekal

Pemeliharaan Pencegahan

Bilik Registri Bilik fail atau bilik pendaftaran fail Menyimpan, menyenggara dan

mengawal rekod atau fail aktif

Bilik Rekod

Tempat simpanan dan mengawal rekod tidak aktif tetapi mempunyai nilai kekal.

Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyenggaraan dan pengawalan keatas rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap

Berbeza dari bilik registri

Spesifikasi Bilik Registri/Rekod

1. Lokasi Tempat yang selamat di dalam

bangunan Jabatan/Pejabat Mudah dihubungi Tidak menjadi tempat tumpuan

pelanggan

Spesifikasi Bilik Registri/Rekod

2. Struktur Ruang mestilah mencukupi untuk masa kini dan

hadapan Dibina dengan penggunaan bahan tidak mudah

terbakar Selamat dari sebarang gegaran dan runtuhan jika

berlaku kebakaran Lantai hendaklah diperbuat daripada konkrit yang

diliputi plastik atau epocy-type. Lapisan ini diperlukan bagi menghindari habuk daripada berkumpul.

Struktur (samb.)

Muatan lantai mestilah mempunyai berat

1500 kg bagi 1 meter per. Tidak banyak tingkap Ketinggian siling bagi bilik rekod ialah 45sm

(1.5 kaki) Bagi mengatasi masalah serangga, bilik

rekod dibina diatas concrete piers atau a slab of concrete at ground level

Struktur (samb.)

Bahan binaan dapat menahan kebakaran selama 4 jam dan diluluskan oleh Jabatan Bomba

Pendawaian elektrik hendaklah dilindungi dengan cara ditanam dan bermutu tinggi

Lampu jenis fluoresent light fixtures

Keselamatan Bilik Registri/Rekod

Dari aspek: Pengurusan (manusia) Fizikal bilik Rekod

Aspek Pengurusan

Bilangan staf yang bertugas Jadual bertugas staf Pergerakan staf mestilah direkodkan

Keselamatan Fizikal

Langkah-langkah keselamatan fizikal tertakluk juga kepada Bhg. 22 Arahan Keselamatan Menghadkan jalan keluar masuk dan

mengadakan kaunter-kaunter Menyediakan atau memperkukuhkan

tingkap-tingkap dan pintu-pintu dengan dilengkapi kunci keselamatan

Memperkukuhkan dinding dan siling

Keselamatan Fizikal(samb.)

Memasang alat-alat penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik, elektrik, dan elektronik;

Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat-pelawat

Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan

Alat Pengesan Asap

Penyembur Air Automatik

Telefon Bomba

Hose Bomba

Alat Penggera

Kotak dan Rak

Susunan Rak

Jarak antara rak dengan siling lebih kurang 1 kaki

Jarak bahagian bawah rak dengan lantai lebih kurang 6 inci

Rekod-rekod disusun bermula dari bawah supaya mudah diambil

Kawalan Rekod

Rekod Persekitaran - udara Manusia Bencana

Rekod

Rekod tidak boleh terdedah kepada persekitaran,manusia dan ancaman bencana

Perlu dikawal

Persekitaran

Suhu Kelembapan Cahaya Air Pencemaran Faktor biologi

Persekitaran - Kawalan Udara

Dipasang dengan alat hawa dingin Mempunyai alat penyukat suhu dan

kelembapan Sistem pembuangn gas yang baik seperti air

filtration dan air handling system disediakan Peredaran udara

Dehumedifier

Jangkasuhu

Suhu

Sekiranya suhu tinggi kertas bertukar warna kekuningan dan menyebabkan berlaku proses pereputan

Perubahan suhu yang ketara akan membolehkan berlaku proses pengembangan dan pengecutan yang mana akan melemahkan gentian kertas

Mengatasi masalah suhu perlu ada hawa dingin seboleh-bolehnya 24 jam

Suhu Yang sesuai Bagi Rekod

Rekod Suhu

Kertas 18 – 22 ºC

Gambar 18 – 20 ºC

Pita video 15 – 18 ºC

Filem 10 ºC

Rekod Elektronik

10 ºC

Kelembapan

Kadar kelembapan yang tinggi akan menyebabkan fungi (kulat/cendawan)

Kulat mengeluarkan satu jenis enzim yang boleh melembutkan kertas dan memakan nutrient dalam kertas

Kadar kelembapan yang rendah akan menyebabkan kertas kering

Cara kawalan dengan menggunakan alat dehumidifier atau silika gel

KelembapanYang sesuai Bagi Rekod

Rekod Suhu

Kertas 50 –55 %

Audio Visual 25 – 45 %

Rekod Elektronik

30 – 40 %

Cahaya

Pancaran ultra-violet (UV) berpunca samada daripada cahaya matahari atau lampu

Mengakibatkan proses oksidasi dalam kertas dan menyebabkan kertas kekuningan dan melemahkan struktur kertas

Cahaya (samb.)

Mengatasinya dengan cara: Memasang langsir tebal Dinding bilik rekod dicat dengan dengan

warna putih yang mengandungi titanium dioksida

Lampu dipasang sekiranya ada keperluan sahaja

Lampu tidak secara langsung keatas rekod Rekod disimpan dalam kotak

Air

Punca berlakunya banjir, saluran paip/bumbung/atap bocor,

Menyebabkan rekod basah dan menjadi melekat, dakwat kabur dsbnya

Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kipas dalam bangunan atau menggunakan teknik pengeringan beku (freeze drying)

Air (samb.)

Cara mengelak daripada berlakunya Bilik rekod tidak dibina ditingkat bawah

bangunan (basement) Rekod tidak boleh diletak diatas lantai Sesalur air tidak melalui bilik rekod Pemeriksaan berkala keatas saluran paip,

penyembur air automatik dan struktur atap dan bumbung

Lokasi bilik rekod tidak berdekatan dengan tandas atau kantin

Api

Kebakaran boleh menyebabkan kemusnahan rekod

Cara mengatasinya; Bilik rekod ditempatkan jauh dari punca api

seperti dapur kantin, depoh minyak, stor simpanan bahan kimia

Alat pemadam api, telefon bomba dan alat pengesan kebakaran hendaklah sentiasa berfungsi

Pencemaran

Bahan-bahan pencemaran yang terdapat dalam udara seperti abu dan gas seperti sulfer dioksida, hidrogen sulphide, nitrogen dioksida dan amonia

Meresap dan bertindak balas dengan bahan kimia dalam kertas

Pencemaran (samb.)

Cara mengatasi: Memasang alat hawa dingin – yang ada

penapis udara Lokasi tidak dikawasan perusahaan Ruang sentiasa dibersihkan

Kebersihan

Bilik rekod mestilah sentiasa dibersihkan daripada habuk, sawang, dan kotoran yang lain

Cara samada disedut dengan mesin hampagas, lap atau sapu

Tidak dijadikan tempat makan atau tidur Tidak boleh dicampur dengan peralatan-

peralatan pejabat yang lain seperti tong, tayar, mesin taip lama dan sebagainya

Manusia

Cara tidak sengaja seperti merokok, makan minum,

Vendalisma yang menjejaskan keselamatan rekod seperti mencuri rekod, mengoyak rekod, membakar

Manusia (samb.)

Cara mengatasi: Meletakkan tanda seperti Dilarang

Merokok, Dilarang makan dan minum, dan Kawasan Larangan

Memberi latihan dan kempen kesedaran kepada staf Jabatan

Bencana

Bencana alam banjir, kebakaran, gempa bumi, tsunami,

Bencana yang dibuat oleh manusia sendiri seperti peperangan, kecurian, pembocoran maklumat

Bencana (sambungan)

Cara mengatasi: Menyediakan satu Pelan Tindakan

Bencana bagi rekod dalam penjagaan Pejabat Tanah

Melaksanakan program rekod penting

TERIMA KASIH