pengurusan mesyuarat yang berkualiti

1

Mohd bin Othman

2

• Rasional• Latar Belakang• Objektif• Isu & Masalah• Tanggungjawab Urusetia• Tindakan Pra-Mesyuarat• Tindakan Semasa Mesyuarat• Tindakan Pasca Mesyuarat• Mesyuarat Yang Berjaya• Mesyuarat Yang Berkesan

3

• Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat pendedahan mengenai pengendalian MESYUARAT YANG BERKUALITI.

• Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang GAGAL mengendalikan MESYUARAT secara berkesan.

• Keadaan semasa amat memerlukan pelaksanaan MESYUARAT yang BERKUALITI dengan memberi penekanan terhadap tatacara yang lebih praktikal.

4

• Memberi pendedahan tentang beberapa fenomena mesyuarat.

• Membicarakan pelaksanaan MESYUARAT YANG BERKUALITI dari segi tatacara dan kos efektif.

• Mempertingkatkan KUALITI Penguruan Mesyuarat mealui PKPA.

5

• Pemahaman, Penerimaan dan Amalan Mesyuarat.

• Pemikiran, Sikap, Persepsi, dan Reaksi terhadap Amalan Mesyuarat.

• Gelagat Ahli-Ahli Mesyuarat dan Implikasi terhadap organisasi.

• Kebijaksanaan Pengerusi

6

• Mesyuarat merupakan komunikasi lisan yang paling popular dan paling baik untuk melaksanakan sesuatu kerja supaya menjadi lebih mudah.

• Pengurusan Mesyuarat sebenarnya memerlukan gabungan TEORI dan PRAKTIKAL.

7

• Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa sudut.

• Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA

• PERSEDIAAN URUSETIA

• Kewibawaan Pengerusi

• Kesediaan Untuk Bermesyuarat

• Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.

8

• Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat mengikut kelapangan dirinya sendiri.

• Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan secara “ad hoc”, dan urusetia tidak mempunyai banyak masa untuk membuat persiapan, tidak efisien.

• Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan tatacara mesyuarat yang sepatutnya.

9

• Urusetia megedarkan minit mesyuarat pada hari mesyuarat berkenaan berlangsung.

• Banyak terdapat kesilapan minit : format, ejaan dan fakta.

• Tempat mesyuarat : tidak teratur, peralatan yang tidak berfungsi, dan suasana yang tidak selesa.

10

• Memonopoli keseluruhan perjalanan mesyuarat, dan mengenepikan perasaan ahli-ahli mesyuarat.

• Tidak mengikut agenda dan mengabaikan peruntukan masa.

• Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan tiada kejelasan keputusan.

11

• Pengerusi tidak begitu bersedia untuk bermesyuarat, tetapi terikat dengan penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa yang memerlukan tindakan segera.

• Urusetia tidak dapat membuat persediaan mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan masa, tetapi perlu patuh keapada arahan Pengerusi (Ketua Jabatan).

• Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan agenda.

12

• Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan untuk bermesyuarat, merungut terhadap notis mesyuarat yang amat singkat, dan dibuat secara “ad hoc”.

• Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang dihadirinya sebagai membuang masa kerana kelemahan tatacara mesyuarat .

• Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak membawanya semasa menghadiri mesyuarat.

13

• Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu, masalah atau persoalan.• Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian terhadap perjalanan mesyuarat : mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya.• Ahli Mesyuarat mempunyai agenda persendirian yang berjadual dan mereka tidak dapat memberi tumpuan terhadap mesyuarat yang berlangsung.

14

• Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas• Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak• Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa Mesyuarat• Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif• Peralatan : Tidak Berfungsi• Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas dan menjadi tempat melepaskan geram.• Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari segi masa dan emosi.• Perjalanan Masa Terlalu Lama.• Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan Susulan.

15

TANGGUNGJAWAB URUSETIA

• TINDAKAN PRA-MESYUARAT• TINDAKAN SEMASA MESYUARAT• TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

16

PRA-MESYUARAT

• MENENTUKAN AGENDA, TARIKH, MASA dan TEMPAT MESYUARAT.

• TEMPAHAN BILIK MESYUARAT• MENENTUKAN KERTAS PERBINCANGAN• MENGHANTAR SURAT JEMPUTAN

17

sambungan…….pra-mesyuarat

• PERSEDIAAN DI BILIK MESYUARAT• MENENTUKAN KEHADIRAN• PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT

BERSAMA PENGERUSI• ETIKET MESYUARAT

18

SEMASA MESYUARAT(Minit Mesyuarat)

• SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

• PERBINCANGAN PENTING• KEPUTUSAN-KEPUTUSAN YANG

DIBUAT• TINDAKAN SUSULAN

19

SELEPAS MESYUARAT

• PENYEDIAAN MINIT• FORMAT MINIT MESYUARAT• SUSUNAN NAMA AHLI

MESYUARAT• CATATAN PERBINCANGAN• PENGESANAN MAKLUMAT

20

CABARAN PENGERUSIMESYUARAT

• BIJAKSANA MENGENAI TATACARA MESYUARAT

• BERKEPRIBADIAN : TENANG, PERAMAH, JELAS dan BERPENGETAHUAN

• BERKEWIBAWAAN

21

MESYUARAT BERKESAN

• BERPAKAIANN KEMAS• BERSOPAN-SANTUN• MENYUMBANGKAN IDEA• TIDAK MENYAKITI HATI ORANG

LAIN

22

MESYUARAT BERJAYA

• NYATAKAN TUJUAN dan HASIL MESYUARAT

• EDARAN AGENDA• PENGERUSI PERLU MENGAWAL

AGENDA MESYUARAT• TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT KEPUTUSAN

23