pengurusan mesyuarat berkualiti

PERATURAN DAN PROTOKOL

PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN

TUJUAN MESYUARAT

PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT

KERJASAMA, PENYELARASAN DAN KOMUNIKASI

PENYELESAIAN KONFLIK

HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN

MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA

LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

APAKAH MESYUARAT?

MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG MEMPUNYAI MATLAMAT YANG SAMA DIMANA KOMUNIKASI MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.

KATEGORI MESYUARAT

MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT

MESYUARAT MEMBUAT KEPUTUSAN

GABUNGAN KEDUA-DUANYA.

MESYUARAT BERKUALITI

OBJEKTIF JELAS

MEMPUNYAI AGENDA

PEMILIHAN AHLI

KESESUAIAN TEMPAT, TARIKH DAN MASA

SURAT JEMPUTAN AWAL

MEMPASTIKAN PERSEDIAAN BAHAN RUJUKAN

KEMUDAHAN FIZIKAL

MENENTUKAN KEHADIRAN

PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT

PENGURUSAN MASA

KEBERKESANAN PESERTA PENGERUSI

SETIAUSAHA

AHLI

PERBINCANGAN POSITIF

MENCAPAI OBJEKTIF

PENYEDIAAN MINIT

SUSULAN BERKESAN

KOMPONEN UTAMA MESYUARAT

KANDUNGAN maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,

idea, dongeng, sikap dan harapan peserta

INTERAKSI cara peserta memproses kandungan mesyuarat;

termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.

STRUKTUR cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai

objektif mesyuarat.

APAKAH MESYUARAT BERKESAN

APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA DAPAT MEMUASKAN PESERTA.

MASALAH MESYUARAT

ISU % TERGANGGU

KELUAR TAJUK 83%

KURANG PERSEDIAAN 77%

KURANG TUMPUAN 68%

DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%

TERLALU PANJANG 60%

KURANG PENGLIBATAN 51%

KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%

MESYUARATMESYUARAT

MENGAPAMENGAPA SIAPASIAPA

DI MANADI MANA

APA PERATURANAPA PERATURAN BILABILA

BAGAIMANABAGAIMANA

PENDEKATAN “TAM”

TujuanTujuan

AgendaAgenda

MasaMasa

Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan Urusetia perlu nyatakan tujuan

mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.

Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan Urusetia perlu nyatakan tujuan

mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.

Senaraikan perkara yang hendak Senaraikan perkara yang hendak dibincang.dibincang.

Nyatakan tempoh masa perbincangan Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.setiap agenda.

Senaraikan perkara yang hendak Senaraikan perkara yang hendak dibincang.dibincang.

Nyatakan tempoh masa perbincangan Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.setiap agenda.

Tetapkan masa mula.Tetapkan masa mula. Tetapkan jangkaan tamat.Tetapkan jangkaan tamat.

Tetapkan masa mula.Tetapkan masa mula. Tetapkan jangkaan tamat.Tetapkan jangkaan tamat.

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan

Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan

Agenda dibincangkan satu persatu

Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan

Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI

Pendek (2 – 3 jam)

Memberi banyak maklumat

Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak

Keputusan dibuat dengan tegas

Setiap keputusan diambil tindakan segera

CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN

PERKARA √

Jelaskan objektif mesyuarat

Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat

Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai

Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat

Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara

Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan

Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang

Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat

Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan

PERANAN DANTUGAS PENGERUSI

PERANCANGAN

APAKAH ISU/MASALAH YANG HENDAK DIBINCANGKAN

HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH

TENTUKAN KEUTAMAAN ISU/MASALAH

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

MERANCANG Mengapa mesyuarat perlu diadakan

Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan

Tentukan keutamaan isu/masalah

Apakah objektif mesyuarat

Apakah keputusan yang hendak dicapai

Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan

Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan

Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Awal Mesyuarat

• Datang awal sebelum waktu mesyuarat

• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya

• Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni

• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Semasa Perbincangan

• Beri peluang sama rata kepada ahli

• Galakkan penyertaan

• Kawal perbincangan

• Kawal perjalanan masa

• Kekalkan suasana harmonis

• Beri kesimpulan dari masa ke samasa

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Di akhir mesyuarat

• Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan

• Maklumkan keputusan yang telah diambil

• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil

• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang

• Tamatkan mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Selepas Mesyuarat

Menyemak draf minit mesyuarat;

Menandatangani Minit Mesyuarat bersama Setiausaha;

Mempastikan Setiausaha membuat follow-up dan follow-through; dan

Menetapkan mesyuarat susulan.

PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA

Tindakan Semasa Mesyuarat Mengambil kehadiran

Mencatat Minit Mesyuarat

Tindakan Selepas Mesyuarat Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari

selepas mesyuarat

Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan

Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas

Mengambil tindakan follow up & follow through

PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT

Tindakan Sebelum Mesyuarat

Membuat persiapan awal

Tiba awal

Tindakan Semasa Mesyuarat

Memberi sumbangan yang berkesan

Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT

Tindakan Selepas Mesyuarat

Memaklumkan kepada pihak pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan mesyuarat

Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai

Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA

Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:- Perutusan Pengerusi

Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu

Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu

Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan

Pembentangan kertas-kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA

Agenda ini hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi

CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,

JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL

TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)

MASA: 8.30 – 11.30 PAGI

PENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER MANUSIA

TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A, KOMPLEKS JABATAN TENAGA

ELEKTRIK NASIONAL

AGENDA MESYUARAT

1. Perutusan Pengerusi.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.

3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.

4. Pembentangan kertas kerja:

i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.

ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita.

iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi.

5. Hal-hal lain.

6. Penutup.

SURAT JEMPUTAN

Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: nama jawatankuasa/mesyuarat

tarikh dan tempat mesyuarat

masa mula dan masa dijangka tamat

agenda mesyuarat

nama Pengerusi

jenis pakaian

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.

PERBEZAAN JENIS-JENIS MESYUARAT

ASAS

JENIS MESYUARAT

Mendapatkan Maklumat & Memberi Maklumat

Membuat Keputusan & Menyelesai Masalah

Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orang

Siapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab & boleh memberi sumbangan

Proses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif

Persediaan Bilik Lecture style/ bilik darjah

Berhadapan / Bertentangan

Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan

Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan Masalah

Asas Kejayaan Perancangan & Penyediaan Maklumat

Suasana pertukaran idea / pandangan

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

FLIP

CHART/WHITE

BOARD

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

REFRESHMENTS

FLIP

CHART/WHITE

BOARD

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARATBERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN

REFRESHMENTS

FLIP

CHART/WHITE

BOARD

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

REFRESHMENTS

FLIP

CHART/WHITE

BOARD

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI

SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR

Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk:

Menimbulkan minat terhadap persembahan

Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang

Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah

ALAT PANDANG DENGAR

Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:

Flipcharts

Papan putih (whiteboard)

Projektor ‘overhead’

Alat perakam video dan TV

Tayangan filem/video

Model atau contoh projek

CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR

Apakah saiz kumpulan?

Apakah jenis alat-alat yang ada?

Apakah saiz bilik yang akan digunakan?

Apakah media yang biasa anda gunakan semasa pesembahan?

CHECKLIST TEKNIK PERSEMBAHAN

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?

Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?

Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan?

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

P

P

S/U

S/U

Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Tetapkan tarikh/masa/tempat ahlidan agenda mesyuarat

Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

Sediakan tempat dan peralatan

Sebelum Mesyuarat

Pengerusikan Mesyuarat• Buka Mesyuarat• Mengawal

perbincangan• Merumus mesyuarat

SemasaMesyuarat

- Catatkan kehadiran ahli-ahli- Catatkan butir-butir

perbincangan- Berikan perjelasan yang perlu

S/UP

S/U

P

S/U* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat

Semak & Luluskan deraf Minit Mesyuarat

- Edarkan minit mesyuarat- Ambil tindakan “follow-up”- Mengadakan “post mortem”

Sediakan deraf Minit MesyuaratSelepasMesyuarat

MINIT MESYUARAT

IANYA MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM SESUATU MESYUARAT

Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang Baik

Tulin :

Ringkas dan Padat

• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)

Lengkap

• Boleh memberi kefahaman jelas

Tepat

• Butir perbincangan di catat dengan tepat

Bebas dari keraguan

• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain

Panduan Penulisan Minit Mesyuarat

Peringkat Persediaan

Mengetahui agenda

Mengetahui minit mesyuarat lepas

Membaca semua kertas kerja

Semasa Mesyuarat

Tumpukan perhatian kepada perbincangan

Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari selepas tarikh mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh mesyuarat

MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:

senarai kehadiran mesyuarat

perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat

keputusan-keputusan yang dibuat

tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh agensi

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………

(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil ……………. Tahun …..

(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :Masa :Tempat:

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

URUSETIA

(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas

b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan

c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN

a) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.

V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-

• Tajuk kertas kerja berkenaan.

• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.

• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.

• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

VI. HAL-HAL LAIN

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII. PENUTUP

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-

Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat

Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

URUSETIA

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh

(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit

3. Perkara-perkara Berbangkit

3.1. (Perkara) para … m.s. ….

3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….

3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….

Tindakan: ______________

4. Pembentangan kertas-kertas kerja

4.1. (Tajuk Kertas Kerja)

4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

(i) …….

(ii) ……..

4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………..

Tindakan:_____________

5. Hal-hal lain

6. Penutup

TATASUSILA BERMESYUARAT

Jangan lewat tiba

Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting

Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran

Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat

Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

Memberi sumbangan idea

Mencari perkara-perkara yang positif

Jadilah ahli mesyuarat yang aktif

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan Keutamaan Ahli

Pengerusi merupakan orang terutama memimpin mesyuarat

Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar

Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan tempat Duduk

Ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi

Ahli yang membuat persembahan duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan Pengerusi

Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja khas

TERIMA KASIH