pengurusan mesyuarat
Post on 22-Jun-2015
1.010 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PENGURUSAN MESYUARAT
Pengurusan GERKO
Skop / Tajuk ( 2 jam )
Jenis-jenis Mesyuarat Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Agenda Mesyuarat Pengendalian Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Minit Mesyuarat
☻
Objektif / Hasil Pembelajaran
Mengetahui jenis-jenis, tatacara mesyuarat serta peranan dan tanggung jawab
Menyediakan agenda dan minit mesyuarat
……Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal – soal duniawi ) itu. Tafsiran al – Quran Al’ Imran : 159
Mesyuarat menurut Islam
…..mesyuarat menurut Islam
Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk.
Bermesyuarat membawa erti “ berjihad ” kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum – hukum Allah.
Pengertian Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.
Jenis-jenis Mesyuarat
Mesyuarat Agong TahunanMesyuarat PagiMesyuarat Luar BiasaMesyuarat JawatankuasaTaklimat
Skop Perbincangan
Pengertian Mesyuarat Asas – asas Pengurusan Mesyuarat Tatasusila Mesyuarat Membentuk dan Menyusun Agenda Check List Tugas - Bilik Mesyuarat Susun Atur Tempat Mesyuarat Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat Peranan Pengerusi dan Setiausaha Kepimpinan dalam Mesyuarat Minit Mesyuarat
Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
SEMASA MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi
Membincangkan tujuan / objektifMembuat tempahan bilik mesyuaratMenentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
…..tindakan pra-mesyuarat
Menyediakan kemudahan bilikMenentukan kehadiran ( 1 jam )Perbincangan pra-mesyuarat (2
hari)Makluman mengenai etika
mesyuarat kepada ahli
Tindakan semasa mesyuarat
Memulakan mesyuaratMengawal perbincanganBerikan penjelasan jika perluMencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakanMerumus mesyuarat
Tindakan selepas mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan
maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit Mesyuarat ‘post mortem’
Membentuk dan menyusun agenda
Perkara – perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat
Susun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta
tidak ramai.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli – ahli
Susun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.
Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Bilik mesyuarat Kerusi , meja mencukupiLampu boleh digunakanKipas , alat pendinginPapan putih,pen,pemadam,Alat OHP, layar perakAlat pembesar suara,perakam
…senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan lain jika ada.
Persediaan semasa mesyuarat
Minit mesyuarat lalu Peraturan – peraturan mesyuarat
Dokumen – dokumen yang
diperlukan Alatan – alatan lain yang diperlukan
Mesyuarat yang tidak berkesan
6 D6 D
DATANG DUDUK
DIAM DENGKUR
DENGAR
DUIT
Mesyuarat Berkesan
Objektif tercapai Agenda yang jelas Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan Pengurusan masa yang baik Kemudahan fizikal yang selesa Ahli yang mempunyai kepakaran Perbincangan secara positif Minit Mesyuarat yang tepat Tindakan susulan dilaksanakan
Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka
Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala Lumpur:
Rumusan
Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur
Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing
Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan
top related