pengurusan mesyuarat

PENGURUSAN MESYUARAT

Pengurusan GERKO

Disediakan Oleh:Mohd Rudy Hidayat bin Mohd YusopMohd Noorulhisham bin Mamat

Pengenalan Mesyuarat adalah perbincangan formal di

antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

Tujuan MesyuaratPenyampaian dan pertukaran maklumat.Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi.Penyelesaian konflik.Halacara dan perancangan masa depan.Memperbaiki prestasi kerja semasa.

Jenis-jenis MesyuaratMesyuarat Agung TahunanMesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat TergemparMesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat Agung TahunanLazimnya setahun sekali.Agenda dalam mesyuarat:

Ucapan Pengerusi.Pembentangan dan pengesahan minit

Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas.Membentang dan menerima laporan tahunan

tahun lalu.

Membentang dan mengesahkan penyata keewangan tahun lalu.

Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu.Membincang dan meluluskan usul atau

cadangan.Ucapan penangguhan.

Notis MAT perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.

Korum: Ditetapkan oleh perlembagaan dan peraturan persatuan.

Cara menetapkan korum mesyuarat:Berpandukan pecahan seperti ¼ atau ½

daripada kesemua ahli; atauMenetapkan bilangan seperti 40 orang atau 20

orang dan sebagainya.Jika korum tidak cukup, mesyuarat boleh

ditangguh 30 minit.

Mesyuarat Agung Luar Biasa Dibuat untuk membincang sesuatu isu atau

perkara.Juga dikenali Mesyuarat Agung Tergempar

atau Mesyuarat Agung Khas.Boleh diadakan dengan kehendak sebahagian

ahli atau Ahli Jawatankuasa Kerja mengikut perlembagaan persatuan.

Contoh: Perlembagaan sesebuah persatuan menyatakan bahawa MALB perlu diadakan apabila:Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.Permintaan bertulis daripada tidak kurang

daripada lapan orang Ahli Jawatankuasa Kerja.Permintaan secara bertulis oleh 2/3 atau 60

orang ahli.Notis untuk mengadakan mesyuarat

bergantung kepada persatuan; misalnya 14 hari.

Antara agenda yang dibincangkan adalah:Penerangan oleh pengerusi atau setiausaha

mengenai latar belakang isu yang dibincangkan.

Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.

Urusan MALB dihadkan hanya kepada maksud mesyuarat itu diadakan.

Mesyuarat TergemparMesyuarat dikalangan Ahli Jawatankuasa

Kerja.Boleh diadakan pada bila-bila masa sahaja

jika difikirkan mustahak.Membincangkan isu berbangkit yang

memerlukan kata putus segera.Contoh: Hendak memecat ahli yang

melanggar disiplin.

Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat yang biasa diadakan oleh

persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan.

Dihadiri oleh semua Ahli Jawatankuasa Kerja yang dilantik dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

Agenda mesyuarat berkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan berkenaan.

Agenda ditetapkan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa yang lain.

Mesyuarat boleh dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan sesetengan persatuan menetapkan bilangan mesyuarat ini.

Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya mengikut ketentuan persatuan. Biasanya 2 atau 3 hari sebelum tarikh mesyuarat kerana masalah penyampaian tidak timbul.

Korum mesyuarat juga ditentukan mengikut persatauan sama ada dalam bentuk pecahan (1/2 @ 2/3) atau bilangan yang nyata (5 orang dsb).

Peranan dan Tanggungjawab Ahli

Jawatankuasa Mesyuarat

PengerusiPengerusi perlu mempunyai kualiti peribadi

yang:Tenang, peramah dan mesra.Berupaya berfikir secara jelas dan berobjektif.Mempunyai pengetahuan yang lengkap

berkaitan cara-cara mengendalikan mesyuarat.Mempunyai pengetahuan yang cukup

berkaitan agenda mesyuarat.Berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat.

Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad.

Berkuasa dalam memula dan menangguhkan mesyuarat.

SetiausahaJawatan penting dalam mesyuarat.Bekerjasama dengan pengerusi bagi

mentadbir dan menguruskan persatuan.Ciri² seorang setiausaha:

Dedikasi, cekap dan berdisiplin.Membuat kerja dengan kemas dan teratur.Boleh bekerjasama dengan pengerusi.Mementingkan fakta dengan terperinci.

Tanggungjawab setiausaha:Menghadiri dan merekod semua mesyuarat

yang diadakan oleh persatuan.Membaca minit mesyuarat yang lepas.Menyediakan laporan tahunan persatuan.Mengeluarkan notis mesyuarat sekurang-

kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat diadakan.

Menyebarkan sebarang maklumat kepada ahli.

Ahli JawatankuasaBerkewajipan menghadiri mesyuarat jawatankuasa

persatuan.Tindakan untuk memberhentikan seseorang Ahli

Jawatankuasa boleh diambil sekiranya gagal menghadiri mesyuarat tanpa alasan sebanyak tiga kali berturut-turut. (Bergantung kepada perlembagaan)

Jawatankuasa berhak melantik Ahli Jawatankuasa baru untuk menggantikan Ahli Jawatankuasa yang telah diberhentikan.

Berhak menyuarakan pendapat dan mengundi dalam mesyuarat.

Agenda MesyuaratUcapan pengerusi.Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.Membincangkan perkara-perkara berbangkit.Agenda² yang ingin dibincangkan atau

laporan daripada Ketua Biro/Pembentangan kertas kerja.

Hal-hal lain.Penutup.

Perancangan dan Pengendalian Mesyuarat

Semasa mesyuarat dilaksanakan, seseorang pengerusi seharusnya:

Mengemukakan perkara² yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.

Bercakap dengan ringkas, padat dan jelas dalam bahasa yang mudah difahami.

Menjadi orang yang paling aktif (bukan monopoli) dan bertindak sebagai fasilitator.

Mengambil perhatian terhadap idea² yang dikemukakan.

Bijak mengawal suasana mesyuarat.

Merumus agenda dengan padat dan tepat.Tidak memperkecil pendapat dan cadangan ahli.Membenarkan hanya seorang sahaja ahli

bercakap pada satu masa.Tidak boleh mengundi, tetapi mempunyai undi

pemutus apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang.

Perlu menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat.

Memastikan supaya setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli.

Tatacara MesyuaratPra-mesyuarat

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

Tempahan bilik mesyuarat.Menentukan kertas perbincangan.Menghantar surat jemputan.Persediaan di bilik mesyuarat.Menentukan kehadiran.Perbincangan pra-mesyuarat bersama

pengerusi.Memberitahu ahli tentang etiket mesyuarat.

Semasa MesyuaratSenarai kehadiran mesyuarat.Perkara penting yang dibincang dalam

mesyuarat.Keputusan yang dibuat.Tindakan susulan yang perlu diambil.

Selepas MesyuaratPenyediaan minit.Format minit mesyuarat.Susunan nama ahli-ahli mesyuarat.Catatan perbincangan.Pengesanan maklumbalas pelaksanaan

keputusan mesyuarat.Laporan maklum balas oleh AJK.

Minit MesyuaratFormat PKPA 2/1991. Format minit

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula.

Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.

PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu.

Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan.

Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan.

SEKIAN TERIMA KASIH