pengurusan fail

AHMAD BIN YUSUPPENOLONG PPD KLUANG ( PENGURUSAN KUALITI)

Email : ahmad.yusup@moe.gov.my

1

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007

BERKUATKUASA 30 April, 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

2

10 BAHAGIAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

3

BHG. I - Pengurusan Am PejabatBHG. II - Pentadbiran Sumber ManusiaBHG. III - Keperbadian Dan KeterampilanBHG. IV - Pengurusan Perhubungan PelangganBHG. V - Sistem Penyampaian PerkhidmatanBHG. VI - Urusan Surat KerajaanBHG. VII - Pengurusan FailBHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan

Pelupusan Rekod Awam.BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi

MaklumatBHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat.

4

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM

SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.

SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

5

DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

6

7

DEFINISI

FAILFAILMengandungi dokumen, surat dan catatan minit

SPFSPFMeliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan

TUJUANMembantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan

Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam

8

9

•Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan•Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka•Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO

TUJUAN

Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira

kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping

mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil

10

Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat

pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa

berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat

11

12

ALAT PERHUBUNGANALAT PERHUBUNGAN

MENGURUSKAN MAKLUMAT MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSIJABATAN/AGENSI

MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSANMEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

MENGAMBIL TINDAKANMENGAMBIL TINDAKAN

MENGEKALKAN INGATANMENGEKALKAN INGATAN

BAHAN RUJUKAN UTAMABAHAN RUJUKAN UTAMA

BAHAN BUKTIBAHAN BUKTI

BAHAN PENYELIDIKANBAHAN PENYELIDIKAN

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

13

• TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

• SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)1/82)

• TERHAD (TANDA TERHAD)TERHAD (TANDA TERHAD)

• SULIT (Am 436) HIJAUSULIT (Am 436) HIJAU

• RAHSIA (Am 437) RAHSIA (Am 437)

• RAHSIA BESAR (Am 438)RAHSIA BESAR (Am 438)

REKA BENTUK KULIT FAIL

Sistem yang mempunyai protokolnya tersendiri dan

beberapa pengawal Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A)

Akta Arkib NegaraAkta Rahsia Rasmi 1972 Peraturan PentadbiranArahan Perkhidmatan – BAB 4 -Sistem Fail

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII

14

Kepentingan Pengurusan FailPenggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

15

Prinsip-prinsip Sistem Fail Fail manila kad tidak banyak

menggunakan ruang;Mudah disedia dan mudah disimpan;Murah dan mudah diperolehi;Cara mudah diperluas dan dipakai

berterusan;Rekod mudah dicari bila diperlukan;Cross reference –maklumat berkaitan

dimasukkan dalam fail berkenaan.16

17

KATEGORI FAIL

Housekeeping

Functional

Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan

Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya

PENGKELASAN FAILFail Urusan Am

(house keeping file )mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

18

19

PENGKELASAN FAILKategori 1: - Fail Urusan Am (house keeping files) - Pentadbiran Am : 100

- Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300

- Kewangan : 400 - Personel : 500

20

Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian (function file)

- Pengurusan Kurikulum : 600

- Pengurusan Kokurikulum : 700

PENGKELASAN FAIL ….

Fail Urusan Fungsian (function file )

- mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

21

PENGKELASAN FAIL ….

Taraf Keselamatan1. Terbuka2. Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan- Rahsia Besar

- Rahsia- Sulit- Terhad

22

KLASIFIKASI FAIL

Fail Terperingkat …Rahsia Besar:

Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara

Rahsia:Boleh membahayakan keselamatan negara

Sulit:Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara

Terhad:Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran

23

Pengenalan FailRahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah

serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’Rahsia - Merah Jambu Berpalang

Merah dan tercatat ‘RAHSIA’

Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’

Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’

Terbuka - Putih24

MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATAN

TERBUKA - Tiada hadTERHAD - Pegawai yang

menjalankan tugasSULIT - IndividuRAHSIA - Maruah NegaraRAHSIA BESAR - Keselamatan

Negara

25

26

PENGKELASAN FAIL1. Rahsia Besar:

Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan.

Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

27

53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

29

PENGKELASAN FAIL 2. Rahsia:

Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.

Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

30

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

32

PENGKELASAN FAIL3. Sulit:

Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam.

Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’

33

34

PENGKELASAN FAIL4. Terhad:

Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad.

Fail jenis ini berwarna putih.35

36

TERHAD

TERHAD

PENGKELASAN FAIL5. Terbuka:

Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.

Fail jenis ini berwarna putih.37

Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

39

PENGKELASAN FAIL6. Sampul Kecil:

Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya.

Warna fail ialah kuning atau coklat.

40

41

SAMPUL KECIL

PERKARA:

MINIT-MINIT

NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN

Am 435A-Pin. 1/82

7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.

42

PENGKELASAN FAIL

43

PEMBUKAAN FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM

MEMBUKA FAIL• Semak setiap “memo” yang diterima• Semak perkara utama dalam surat• Semak panduan-panduan/doket

abjad/senarai fail/buku daftar• Pastikan fail belum dibuka atas

perkara tersebut

PROSEDUR PEMBUKAAN FAILTINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAILPASTIKAN SURAT / LAPORAN /

PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKAN

JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

44

45

ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK. JELAS, RINGKAS DAN PADAT.JELAS, RINGKAS DAN PADAT. TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR,BPR, ANM,PPR , MNI, BMW DLL.ANM,PPR , MNI, BMW DLL. ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN BERLAINAN (OMOGRAPHS) (OMOGRAPHS) CONTOHNYA CONTOHNYA KABINET, KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.BAHAGIAN KABINET DLL. BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / AGENSI.AGENSI. NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIA ADA.SEDIA ADA.

46

MEMBUKA FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH

MENYEBABKAN: • Wujud dua fail dengan tajuk dan

nombor yang sama• Wujud dua fail dengan tajuk yang

sama tetapi nombor yang berlainan

• Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama

47

• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail

• Tajuk:- Jelas- Ringkas- Padat- Menggambarkan kandungan

MEMBUKA FAIL MEMBUKA FAIL BARU…BARU…

MEMBUKA FAIL BARU….

48

MEMBUKA FAIL BARU…

Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.

Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan

Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat

MEMBUKA FAIL BARU….

49

PENDAFTARAN FAIL BARU

• Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am

89 ) Doket Faharasat Abjad ( Am 89

a)• Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail

50

SUSUN DOKET DALAM BINDER

1 . Faharasat Nombor / Bilangan

Untuk mencatatkan pergerakan

fail Masukkan tarikh fail dibuka

51

SUSUN DOKET DALAM BINDER …

2 . Faharasat Abjad /Alphabetical Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih Untuk rekod dan pengesanan fail

SUSUN DOKET DALAM BINDER

52

Doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89)

Nombor-nombor Fail

yang berkaitan

No. Fail : JBA:8011/100-09/09

Faharasat di bawah

Pengisian Jawatan Perkeranian

Perkara

Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian

53

Doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A)

Nombor-nombor Fail

yang berkaitan

No. Fail : JBA:8011/100-09/09

Faharasat di bawah

Pengisian Jawatan Perkeranian

Perkara

Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian

54

JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003

Kodsekolah

Tarafkeselamatan

KumpulanUtama (L 1)

TajukUtama (L 2 ) Sub Tajuk

Utama (Aktiviti) (L 3)

NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)

Sub-sub TajukUtama (Sub-Aktiviti)- L 4

55

JBA8011 / 100-09 / 10 / 004

Kodsekolah

KumpulanUtama (L 1)

TajukUtama(L 2) Sub Tajuk

Utama (Aktiviti)- L 3

Sub-sub TajukUtama (Sub-Aktiviti)- L 4

56

Contoh fail peribadi

JBA8011/FP: A-42644

Kod SekolahNama RingkasBagi Fail Peribadi

Nombor Fail Peribadi Di Jabatan

57

Perkara dan Nombor failIsi surat menentukan perkara/tajukJelas, ringkas dan padatTidak guna singkatanElak guna perkataan/ejaan sama

yang mempunyai makna berlainanBerdasarkan fungsi jabatan/unitNombor fail ikut sistem fail sedia adaDidaftarkan di bawah perkara

Kulit fail

58

Kertas-kertas Yang BerhubungFail yang berkaitan. Sekiranya fail

baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya

Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya

Kandungan diasingkan ke folder lainRujukan silang (cross reference)

Kulit fail

59

Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor

Tajuk / daftar abjad

60

JBA8011 / 100-1 / 01 10

0-1

/ 01 150

PEKELILING IKHTISAS02/10/2008

NO. PENDAFTAR FAILNo. Rujukan Fail

Tajuk Fail

61

Fail Peribadi

No. Pendaftaran

62

Tarikh kandungan pertamaTarikh kandungan akhir

Pertama:Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail

Akhir:Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup

# Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail

Kulit fail

63

KERTAS MINITSetiap fail perlu ada kertas minit

•Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.

•Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah

• Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam

Surat Masuk

Surat bertarikh …………. daripada ……………..………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………

64

CONTOH MINIT

65

PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL

3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

66

1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT

1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

1.4 SURAT DIMINITKAN1.5 PINDAH SURAT

67

1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN

Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua

Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan

tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai

68

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk

perhatian pegawai berkenaan

Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan

Surat masuk diminitkan dakwat merah

Surat keluar diminitkan dakwat biru @ hitam

Surat hendaklah diminitkan dalam kertas minit Am 6

69

1.4 SURAT DIMINITKAN

Surat-surat tersalah masuk failPindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

70

1.5 Pindah Surat

Tajuk Surat: .….……………………………..…............. ….………………………………………….

No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………

Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….…………

Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….

Dipindah oleh: ………………………………………….

Tarikh: ………….……………………………………....

71

KERTAS PINDAAN SURAT

72

1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA

• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan

• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara

• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan

• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi

73

1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

Buka surat dan capkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan

Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk

diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk

tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam

fail berkenaan

CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT

NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATAN

SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH

SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU

ATAU HITAM74

75

Minit tindakan…Minit yang panjang hendaklah ditaip

ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail

Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh

76

Kertas MinitNo: Fail: m.s.

SuratMemoPekellingbertarikh

dimasukkanpada

Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)

22.8.2008 30.8.2008

20

JBA8011/100-01/01/002

Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih.

t.t. Ringkas tarikh

77

Minit tindakanSemua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor

Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas

78

Kertas MinitNo: Fail: m.s.JBA8011/100-01/01/002

21 Dikirim pada 28 SEP 2008

Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008.t.t.

Dipersetujui.t.t. Ringkas

tarikh

SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka

sampul kecil- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan

apabila fail berkenaan dijumpai- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru

perlu dibuka

79

80

Digunakan sebagai fail sementara Untuk tindakan segera apabilafail induk tidak diperolehi dan iadimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan.

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100

kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter,

mana yang terdahulu.

81

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal.

82

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

83

JBA8011 / 100-1 / 01

DITUTUP JILID 2 DIBUKA

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).

84

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

PERGERAKAN FAILFAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

85

SLIP TRANSAKSIKepada:Unit Fail dan Rekod

Fail No. :Telah saya serahkanKepada ............................ Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................Hari IniSekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................

86

PENGEDARAN FAIL-FAIL1. Catatan Pengedaran Fail-Fail

- Bahagian pendafaran fail hendaklah merekodkan dalam rekod nombor

- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai dan tarikh

- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada pegawai

- Memudahkan pergerakan fail- Tindakan yang sama apabila fail dipindah

ke Arkib

87

88

• DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

• DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.MINIT.

• DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

• KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.ALAT UNTUK MENGESAN.

• BUKTIBUKTI

PENGEDARAN FAIL-FAIL2. Tanggungjawab Pegawai Dalam Pergerakan Fail:

Mengelakan daripada fail ‘hilang’Pergerakan fail dari seorang pegawai

kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail, atau

Bahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran

89

SIMPANAN DALAM PERHATIAN Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)

- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut- Tindakan akan diambil dalam jangka masa

tertentu- Susun ditempat atau di rak-rak khas- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.- Rekod dalam doket/pendaftaran fail

Buku SDP diperiksa Setiap Hari

- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai

90

KETUA JABATANBertanggungjawab - PENGWUJUDAN- PEMELIHARAAN dan- PELUPUSAN

91

92

BAHAGIAN VIII

Penyelenggaraan, Pemuliharaan

dan Pelupusan Rekod

Awam.93

PEMELIHARAAN- mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur

- Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;

- mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan

- peralatan yang bersesuaian;- melaksanakan pelupusan rekod awam

94

MEMELIHARA DAN MENYIMPANREKOD KERAJAAN

* Rekod-rekod Kerajaan :surat, dokumen, rekod, daftar bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam apa jua bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

95

* Rekod-rekod boleh digunakan:

- sebagai bahan sejarah- proses pentadbiran- sebagai bukti- sebagai rujukan

- membuat penyelidikan / kajian

96

PEMELIHARAAN REKOD-REKOD

- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik

- Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.

- Disimpan atas rak-rak - Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan dibersihkan dari lapuk/abuk.

97

- Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari

- Awasi dari anai-anai, semut dan lain-lain seranga.

- Rekod-rekod yang koyak hendaklah dibaiki/ditampal

- Sediakan alat pemadam api, dan- Jangan digunakan sebagai tempat

makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit.

98

PELUPUSAN- melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/pemindahan

- mengikut tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am)

99

FAIL-FAIL YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGU

KELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN

FAIL-FAIL LAIN

100

PENYIMPANANBilik Rekod

- digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang

digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain.

- hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai

peredaran udara yang baik.

101

Bilik Rekod

- Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.

- Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod.

102

Program Rekod Penting- Kenal pasti Rekod Penting (Vital

Records) - rancang untuk memelihara rekod

tersebut.- Salinan keselamatan (backup copies)

dan disimpan di lokasi berasingan.- Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek menghadapi

bencana dan- tindakan pemulihan rekod akibat

bencana..103

PENYIMPANAN FAILBAGI :

- Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail

- Fail-Fail TERHAD disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari fail bukan terperingkat

104

BAGI :

Fail-Fail - RAHSIA BESAR- RAHSIA dan- SULIT

Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks berasingan bagi pengawalan pergerakan fail

105

Disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari tempat fail tidak terperingkat.

106

107

SABDA NABI :

ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI

KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI

KEPADA HAMBANYA

108

SEKIAN……TERIMA KASIH SEMOGA DALAM MAKLUMAN DAN BERSEDIA UNTUK

BERTINDAK…ahmad.yusup@moe.gov.m

y