panduan penggunaan pusat layanan ti filepanduan penggunaan sistem pusat layanan ti ----- 2...
Post on 05-Aug-2019
248 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 0
Direktorat SIS - BPS
Untuk Pengguna
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 1
Daftar Isi
Daftar Isi ............................................................................................................................................................ 1
Pendahuluan ................................................................................................................................................... 2
Laporan Langsung ........................................................................................................................................ 2
Layanan Telepon ........................................................................................................................................... 2
Layanan E-Mail ............................................................................................................................................... 3
Web HALOSIS .................................................................................................................................................. 3
1. Menu Login ............................................................................................................................................. 3
2. Menu Buka Tiket .................................................................................................................................. 6
3. Menu Cek Status Tiket .................................................................................................................... 11
4. Menu Basis Pengetahuan .............................................................................................................. 12
5. Menu Katalog Layanan ................................................................................................................... 13
6. Menu Panduan ................................................................................................................................... 15
7. Menu Laporan Evaluasi ................................................................................................................. 16
8. Menu Wordcloud .............................................................................................................................. 17
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 2
Pendahuluan
Pusat Layanan TI BPS merupakan sevice desk untuk layanan TI yang dibangun oleh
Direktorat SIS sebagai penyedia Layanan TI, yang berfungsi sebagai media untuk
menyampaikan permintaan maupun gangguan terkait layanan TI bagi seluruh pegawai
BPS sebagai pengguna. Pusat Layanan TI BPS menyediakan empat saluran bagi pengguna
untuk melaporkan gangguan maupun permintaan TI, yaitu melalui telepon, e-mail, web
portal, atau datang langsung ke front-office pusat pelayanan TI BPS.
Laporan Langsung
Pengguna dapat melaporkan secara langsung keluhan atau permintaan layanan TI,
terlebih bagi yang ditempatkan di BPS RI, dengan mengunjungi front-office pusat
pelayanan TI di gedung 1 lantai 2 BPS RI, Jl. Dr. Soetomo No. 6-8 Jakarta Pusat. Laporan
disampaikan melalui operator front-office yang berjaga. Pengguna dapat menyampaikan
permasalahan kepada operator secara detail. Operator akan membantu pengguna dalam
mencarikan solusi dan membuatkan tiket untuk pengguna.
Gambar 1. Front-office HALOSIS/Pusat Pelayanan TI
Layanan Telepon
Pengguna dapat menelepon HALOSIS dengan menghubungi ekstensi 1122 atau ke nomor
call-center 021 2203 5050, kemudian pengguna mendeskripsikan keluhan atau
permintaannya kepada operator front-office penerima telepon di pusat pelayanan TI BPS.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 3
Pengguna juga bisa menanyakan seputar pelayanan TI BPS, seperti cara pembuat tiket
dengan akun sendiri lewat web HALOSIS, pemilihan kategori teknis layanan, dan
sebagainya.
Layanan E-Mail
Menggunakan e-mail BPS, pengguna dapat melaporkan keluhan atau permintaan layanan
TI dengan mengirimkan deskripsi permasalahan ke e-mail HALOSIS
(halosis@bps.go.id). Operator HALOSIS akan membuatkan tiket layanan untuk
pengguna dan secara otomatis e-mail pengguna akan menerima notifikasi bahwa tiket
layanan beserta nomor tiketnya telah dibuat dan menunggu konfirmasi terkait
permasalahan TI pengguna.
Gambar 2. Laporan gangguan via email HALOSIS
Web HALOSIS
Tiket layanan TI BPS juga dapat dibuat langsung oleh seluruh pengguna lewat web portal.
Saluran cara pembuatan tiket ini lebih dianjurkan, karena tiket akan langsung tersimpan
ke sistem tanpa perantara terlebih dulu, dan pengguna lebih leluasa untuk
mendeskripsikan permasalahannya. Web portal dapat diakses pada tautan
http://halosis.bps.go.id.
1. Menu Login
Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna dapat membuka tautan tersebut dan login
menggunakan username dan password community.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 4
Gambar 3. Tampilan halaman login
1
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 5
Gambar 4. Tampilan halaman utama
Di halaman awal, terdapat beberapa menu utama, diantaranya:
2. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau permintaan
3. Cek Status Tiket, untuk memantau status tiket yang telah dibuat
4. Basis Pengetahuan, untuk mencari solusi awal gangguan
5. Katalog Layanan, untuk melihat daftar layanan TI dan informasinya
6. Panduan, untuk membaca buku panduan HALOSIS
7. Laporan Evaluasi, berisi hasil evaluasi pelaksanaan layanan TI BPS pada masa
kerja tahun terbaru
2 3 4
5 6
7
8
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 6
8. Word Cloud, untuk menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada
Basis Pengetahuan
2. Menu Buka Tiket
Pengguna dapat membuat laporan atas gangguan maupun permintaan layanan TI
melalui menu Buka Tiket. Ketika di klik Buka tiket Baru, maka yang muncul adalah
dialog pembuatan tiket permintaan atau gangguan dengan halaman Basis
Pengetahuan sebagai layar dasar. Hal ini bermaksud supaya sebelum melaporkan
permasalahan, pengguna dapat melakukan self-service untuk mencari solusi. Hal ini
akan sangat membantu, karena petugas Pusat Layanan TI dapat lebih tanggap
menangani laporan lainnya. Penggunaan detail fitur Basis Pengetahuan akan
dijelaskan pada sesi selanjutnya. Pengguna dapat me-minimize dialog pembuatan
tiket untuk mencari solusi di Basis Pengetahuan. Ketika pengguna tidak dapat
menemukan solusi yang dicari maka pengguna dapat mencentang checkbox
“Permasalahan saya belum terselesaikan”
Gambar 5. Tampilan sebelum membuka tiket
Setelah checkbox di aktifkan, maka akan muncul tombol untuk membuka tiket.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 7
Gambar 6. Tampilan pencarian solusi
Setelah terbuka halaman Buka Tiket, isikan beberap informasi yang wajib dipilih dan
di isi oleh pengguna diantaranya sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 7. Tampilan proses pembuatan tiket
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 8
Kategori Layanan (Wajib dipilih)
Kategori Layanan adalah kelompok besar (group) dari seluruh layanan yang
disediakan oleh Pusat Layanan TI yang terdiri atas 13 Kategori Layanan, yang
dapat dilihat pada Katalog Layanan TI pada halaman Beranda
Sub Kategori Layanan (Wajib dipilih)
Sub Kategori Layanan adalah jenis layanan yang disediakan oleh Pusat
Layanan TI. Daftar kategori layanan dan sub kategori layanan dapat dilihat
pada tabel berikut ini.
No Kategori
Layanan Sub Kategori Layanan
1 Layanan Koneksi Jaringan
Layanan Akses Jaringan BPS dan Koneksi Internet Layanan Koneksi VPN (Virtual Private Network) Site Layanan Pendaftaran dan Troubleshooting VSAT Layanan Koneksi Personal VPN
2 Layanan Komunikasi
Layanan VoIP Layanan Email Layanan Vicon Layanan Chatting/Messenger (Skype For Business/Lync)
3 Layanan Hosting
Layanan Web Hosting Layanan Server Hosting Layanan Database Hosting Layanan Personal Virtual Desktop
4 Layanan Penyimpanan dan Berbagi Data
Layanan File Share Storage/Spool Layanan Personal Storage (Laci) Layanan Pertukaran Data dengan Eksternal BPS Layanan Crawling Informasi Layanan Pengelolaan Data Sensus dan Survei
5 Layanan Portal Layanan Portal Kolaborasi (Sharepoint) Layanan Portal Pegawai (Community)
6 Layanan Perangkat Jaringan
Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Firewall Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Server Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Access Point Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Switch
7 Layanan Piranti Lunak
Layanan Pengelolaan Piranti Lunak Layanan Permintaan Piranti Lunak
8 Layanan Perangkat Keras
Layanan Perbaikan Koneksi & Perangkat Mesin Handkey Layanan Komputer Layanan Printer dan Scanner Layanan UPS
9 Layanan Pembangunan Aplikasi
Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pembangunan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 9
10 Layanan Pengembangan Aplikasi
Layanan Aplikasi Back Office Layanan Simpeg Online Layanan Presensi Online (Pusat) Layanan Prestasi Online Layanan Baperjakat Online Layanan TK Online Layanan SIM Perundang-Undangan Layanan KP Online Layanan Aplikasi PPID Layanan Simkeu Desktop Layanan Aplikasi Absensi Desktop Layanan Aplikasi Katalog Mikrodata Layanan Aplikasi Laporan Pekerjaan Pimpinan Layanan Sipintar Layanan Aplikasi Inpassing
Layanan Aplikasi Uji Kompetensi Layanan Website Paguyuban BPS Layanan Pengelolaan Presensi Online Daerah Layanan Aplikasi Mutasi Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Survei
Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pengembangan Aplikasi Monitoring
Survei/Sensus
11 Layanan Konsultasi
Layanan Konsultasi terkait Pengolahan Data
12 Layanan Kompilasi Data
Layanan Kompilasi, Pemrosesan dan Tabulasi Data Pengolahan
Layanan Kompilasi dan Tabulasi Data Sistem Informasi Manajemen
13 Layanan Lainnya Layanan Shorten URL Layanan Dukungan Pimpinan Layanan Uji Coba CAPI
Jenis Tiket (Wajib dipilih)
Terdapat dua pilihan jenis tiket yaitu :
a. Gangguan. Yaitu untuk laporan yang bersifat gangguan terhadap layanan
TI. Pilih jenis tiket ‘Gangguan’, kemudian isikan form seperti pada gambar
berikut.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 10
Gambar 8. Tampilan proses pembuatan tiket gangguan
b. Permintaan. Yaitu untuk mengajukan permintaan layanan TI. Pilih jenis
tiket ‘Permintaan’ kemudian isikan form seperti pada gambar berikut.
Gambar 9. Tampilan proses pembuatan tiket permintaan
Untuk mengajukan permintaan layanan, terdapat form persyaratan yang
harus dilampirkan sebelum membuat tiket. Pengguna bisa mendownload
formulir terkait untuk kemudian di upload kembali pada halaman ini.
Ringkasan masalah (Wajib diisi)
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 11
Merupakan kalimat singkat yang mewakili permasalahan baik yang berupa
gangguan maupun layanan permintaan
Deskripsi Masalah (Wajib diisi)
Adalah penjelasan detil mengenai permasalahan. Semakin detail pengguna
mengisikan deskripsi permasalahan akan semakin baik, artinya solusi yang
akan diajukan akan semakin sesuai dengan permasalahan yang terjadi
Metode Callback (Wajib diisi)
Adalah metode yang digunakan oleh operator Pusat Layanan TI untuk
menghubungi pengguna kembali jika ada yang harus disampaikan
Laporan tidak dari yang bersangkutan (Tidak wajib diisi)
Bagian ini diisi jika yang membuka tiket adalah bukan pengguna yang
mengalami gangguan TI atau meminta layanan TI
Tombol Buka Tiket
Setelah semua informasi selesai diinput, kemudian klik tombol Buka Tiket.
Setelah itu sistem secara otomatis akan men-generate nomor tiket dan
mengirimkan notifikasi dan nomor tiket ke akun email yang telah diinput.
Setelah membuka tiket, pengguna dapat mengecek email masing-masing untuk
mengetahui Nomor Tiket (missal #987xxxx). Melalui portal ini pengguna juga
dapat melakukan dialog baik dengan operator maupun dengan Technical
Support jika tiketnya yang dieskalasi terdapat kendala atau ada yang ingin
diubah preferensinya.
3. Menu Cek Status Tiket
Pengguna dapat melihat status tiket yang telah dibuka, dan juga melihat historis
penangannya pada menu Cek Status Tiket. Pada halaman utama, klik tombol ‘Cek
Status Tiket’, maka akan ditampilan daftar tiket yang masih dalam status Open.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 12
Gambar 8. Tampilan halaman utama
Gambar 10. Tampilan cek status tiket
Melalui daftar tiket diatas, pengguna dapat melihat daftar tiket yang pernah dibuat,
status tiket, serta history tiket.
4. Menu Basis Pengetahuan
Basis Pengetahuan berisi beberapa pertanyaan yang sering diajukan
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 13
Gambar 11. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan
Untuk melihat beberapa pertanyaan yang sering diajukan, pengguna dapat memilih
kategori permasalahan, topik bantuan atau dengan mengetik kata kunci secara
langsung pada kategori overview
5. Menu Katalog Layanan
Katalog Layanan menampilkan informasi layanan apa saja yang disediakan oleh
Pusat Layanan TI BPS. Terdapat 13 kategori besar layanan yang mencakup sekitar
60 layanan TI. Setiap sub kategori layanan sudah dipastikan agar mengakomodasi
berbagai permasalahan TI di BPS, dan akan terus diperbarui jika diperlukan.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 14
Gambar 12. Tampilan katalog layanan
Untuk melihat lebih detil layanan apa saja yang disediakan, pengguna dapat memilih
salah satu kategori layanan. Sebagai contoh, coba klik Layanan Perangkat Keras
Gambar 13. Tampilan katalog layanan perangkat keras
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 15
Daftar layanan yang tertera pada gambar adalah daftar layanan yang masuk
kategori Layanan Perangkat Keras. Setiap layanan TI yang disediakan akan
disertai dengan :
a. Service Level Agreement (SLA) b. Formulir persyaratan pengajuan permintaan terkait layanan
6. Menu Panduan
Berisikan halaman untuk membaca buku panduan ini sendiri, yang merupakan
selayang pandang mengenai HALOSIS beserta tata cara pembuatan tiketnya. Buku
ini dapat dibaca dalam jaringan (online) ataupun diunduh untuk dibaca offline dalam
format (.pdf). Sebelum membaca buku, pengguna akan disajikan pop-up cara
membuat tiket secara garis besar. Untuk membaca buku panduan, pengguna meng-
klik tautan Selengkapnya….
Gambar 14. Tampilan dialog langkah membuat tiket di halosis.bps.go.id
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 16
Gambar 15. Tampilan dialog langkah membuat tiket di halosis.bps.go.id
7. Menu Laporan Evaluasi
Laporan Tahunan Pusat Layanan TI BPS, atau singkatnya Laporan Tahunan HALOSIS
adalah laporan mengenai hasil evaluasi pelayanan TI BPS yang telah diterapkan
selama tahun tersebut. Klik menu untuk menampilkan halaman membaca. Pengguna
dapat mengunduhnya untuk dibaca secara offline dalam format (.pdf).
Gambar 16. Tampilan dialog langkah membuat tiket di halosis.bps.go.id
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 17
8. Menu Wordcloud
Menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan
Gambar 17. Tampilan Word Cloud
Pengguna dapat mengklik salah satu kata atau istilah tersebut, sehingga akan muncul
tampilan daftar Basis Pengetahun terkait dengan kata tersebut.
Gambar 18. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan
top related