modul pengenalan perekayasaan proses · pdf file^asas pemikiran dan reka bentuk semula ......

MODUL PENGENALAN

PEREKAYASAAN PROSES

KERJA

(BPR)

KANDUNGAN MODUL

1• PENGENALAN

2• APA ITU BPR?

3• MENGAPA PERLU BPR?

4• BPR SUCCESS STORY

5• MENJAYAKAN BPR (CSF)

PENGENALAN

1

“mengoptimumkan perbelanjaan-setiap ringgit yang kita belanjakanboleh mendatangkan hasil ataupun

kesan yang lebih besar”

“menggunakan daya fikiran supayalebih kreatif dan inovatif bagi

meningkatkan lagi produktiviti”

Sumber:

YAB Dato ’ Ser i Naj ib Tun Abdul Razak

Perhimpunan Bulanan

Bersama Warga Jabatan Perdana Menteri

11 Januari 2016

“meningkatkan penyampaian perkhidmatan untukmemastikan penyampaian yang bersepadu dan

lancar, meningkatkan tahap kepuasan pelanggandan kecekapan serta mengurangkan kos”

PERANAN UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PENGURUSAN PERANCANGAN MALAYSIA(MAMPU)

“diperkukuh sebagai peneraju utama pelaksanaaninisiatif bagi meningkatkan penyampaian

perkhidmatan”

Sumber:

YAB Dato ’ Ser i Naj ib Tun Abdul Razak

RMK-11

September 2015

PERNYATAAN STAKEHOLDERS

“Saya juga perhatikan sudah banyak agensi Kerajaan yang

telah mula mengorak langkah melahirkan pelbagai

penambahbaikan dan merekayasa (reengineering) di dalam

perkhidmatan masing-masing, hasil daripada usaha

tersebut, daya saing negara telah mencapai kedudukan

yang memberangsangkan di mata dunia.”

YBhg. Dato’ Sri Dr. Ali bin Hamsa

Ketua Setiausaha Negara

Majlis Ramah Mesra Bersama Penjawat Awam

Negeri Pulau Pinang

19 Februari 2013

“Inovasi merupakan faktor penentu kejayaan dalam konteks pengukuhan dayasaing negara. Sehubungan dengan itu, pelbagai inisiatif telah dilaksanakan untuk

mentransformasikan perkhidmatan awam. Ini termasuk membangunkan PelanStrategik dan Program Transformasi Agensi, melaksanakan perekayasaan

atau Business Process Reengineering, memperkukuh pelaksanaan strategik teknologimaklumat dan komunikasi (ICT) dan menggembleng tenaga kerja optimum melalui

Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS)….”

-OFFICIAL PORTAL:

CHIEF SECRETARY OF MALAYSIA-

“Innovation is an important driver further elevating the roles played by the public service asit creates high value-added services at lower cost. ………”.

“Furthermore, under the Malaysian Administrative Modernization and ManagementPlanning Unit (MAMPU), we have developed various ICT initiatives as efforts to enhancepublic sector service delivery systems and to create a conducive environment for thebusiness sector when dealing with government agencies”.

“MAMPU also continuously helps public sector agencies in revising and reengineeringtheir business processes. As a result of these initiatives, many government services are nowavailable online. As of March 31, 2015, the number of government online servicesavailable was 10,802, or 80.52%......”

(THE BUSINESS YEAR, 2016)

PERNYATAAN STAKEHOLDERS

“Seiring dengan jangkaan rakyat yang dinamik dan

semakin kompleks, agensi sektor awam tidak boleh lagi

berasa selesa dengan prestasi penyampaian perkhidmatan

semasa.

Oleh itu, usaha-usaha pembaharuan dan bersifat

transformatif perlu diterapkan ke dalam agensi-agensi

kerajaan supaya tahap penyampaian perkhidmatan

sentiasa meningkat dan mencapai piawaian.”

YBhg. Datuk Seri Zainal Rahim Seman

Ketua Pengarah MAMPU

Temubual Khas KP MAMPU Bersama Bernama, Putrajaya

USAHA MENINGKATKAN PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN AWAM

Memperkemaskan sistem dan prosedur kerja

Mengkaji semula undang-undang dan peraturan

Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) secara meluas

Kepuasan pelanggan dan pengurangankos

1

2

3

4

INTIPATI PERNYATAAN STAKEHOLDERS

PUNCA KUASA

PKPA Bil.6/1991

PKPA Bil.1/1992 PKPA Bil.1/2002

ARAHAN

YAB PERDANA

MENTERI

NO.1/2014

Garis Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti

Dalam Perkhidmatan Awam

Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam

Garis Panduan Semakan Semula

Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi

KerajaanGerakan Pemantapan Keutuhan Sistem

Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan Jawatankuasa

Integriti dan Tadbir Urus(JITU)

(Terma Rujukan: 3.2-Sistem dan Prosedur Penyampaian Perkhidmatan)

“ M A M P U a ka n m e m a s t i ka n

ke b e r ke s a n a n d a n ke c e ka p a n

p e n ya m p a ia n p e r kh id m a ta n

m e n e r us i p e m a ka i a n p r os e d ur

s ta nd a r d ya n g d i i k t i r a f ”

“ P e m a tu h a n ke p a d a s ta nd a r d i n i

a ka n d i p a n ta u m e l a l u i p r os e s

p e n i l a i a n ke n d i r i o l e h p e g a w a i

ya n g b e r ta u l i a h d a r ip a d a a g e ns i

b e r ka i t a n ”

RM K- 1 1 , BA B 9 m /s 13

2 1 M e i 2 0 15

APA ITU PROSES PEREKAYASAAN KERJA

(BPR) ?

2

DEFINISIHammer & Champy, 1993 Davenport, 1993

“asas pemikiran dan reka bentuk semularadikal proses perniagaan untuk mencapaipeningkatan dramatik yang kritikal , penilaian kontemporari prestasi seperti kos, kualiti perkhidmatan dan kelajuan”

... Analisis dan reka bentuk aliran kerjadan struktur proses di antaraorganisasi….…aktiviti organisasi perlu dilihat sebagailebih daripada peranan tugas-tugasindividu atau berfungsi….….harus dibahagikan kepada proses yang boleh direka untuk keberkesanan yang maksimum…

DEFINISI

…..perubahan yang radikal dalam mencapai kejayaan

dalam penyusunan semula dan proses ke arah sebuah

institusi yang berorientasikan matlamat (penyelarasan dan

penyesuaian semula) dengan mengeksplotasi teknologi

sebagai sokongan….

(MAMPU, 2016)

TERMINOLOGI

PerekayasaanProses Kerja

Business Process Re-Engineering

(BPR)

Perekayasaan bidangbaharu

“New Industrial Re-Engineering

Merekasemula Proses Teras“Core Process Re-design”

Bekerja denganstrategik

“Working Smarter”

BAB 3 : FASA PELAKSANAAN PROGRAM B-FASTER

Fasa Pelaksanaan Program B-FASTER di Agensi Sektor Awam

FASA 1

Persediaan

Pengurusan

tertinggi

Ambassador

FASA 2Analisis AS-IS

Keperluan BPR

Isu dan masalah

FASA 3Rekabentuk TO-BE

Pemilihan teknik danpendekatan

FASA 4Pelaksanaan

PrototypePelaksanaan

Sebenar

FASA 5Penilaian semula

KeberkesananPenambahbaikan

1

2

3

4

5

Pengurusan Perubahan

Car

ta A

lir b

agi s

etia

p fa

sa P

rogr

am B

-FA

STER

(Rin

gkas

an A

ktiv

iti)

Pengenalan

Persediaan

Analisis AS-IS

Rekabentuk TO-BE

Pelaksanaan

Pe

nila

ian

Sem

ula

•O

utc

om

e /

Keb

erh

asila

n

Penerimaan oleh pengurusan

tertinggi

Pelantikan Ambassador

Training of trainers

Kajian keperluan Pewujudan

Jawatankuasa Pelaksana

Pengumpulan maklumat

Analisis AS-IS, Jurang da

penambahbaikan

Pemilihan proses dan prosedur untuk

rekabentuk BPR

Pemahaman konsep, pemilihan

teknik, alat / kaedah pengurusan untuk rekabentuk TO-BE

Pembentangan rekabentuk baharu

dan persetujuan Pihak Pengurusan

Tertinggi

Pelaksanaan:

•Menyeluruh

•Pilot-test

(MAMPU, 2016)

TERAS PROGRAM B-FASTER

Perubahan Radikal dan Dinamik

(KREATIF & INOVASI –quantum leap)

Perubahan Asas Pemikiran

(Fundamental Thinking)

Utamakan Pelanggan dan impak tinggi, kos rendah

Transformasi menyeluruh sektor awam

(Hammer & Champy, Re-

engineering the corporation:

a manifesto for business

Revolution, 1993; MAMPU,

Manual BPR Sektor Awam)

(Pamela et al.,

Management Challenges in

the 21st Century,1995;

Davenport, Process

innovation: re-engineering

work through IT, 2013)

(Majed et al., BPR: Survey

of international experience,

2001; Kim & Mauborgne,

Blue Ocean Strategy, 2015)

BAB 3 : FASA PELAKSANAAN PROGRAM B-FASTERKERANGKA B-FASTER (BPR) SEKTOR AWAM

B-FASTER

Konsep / Teori

GRP / RIA

Perubahan akta dan perundangan

Ex-Post vs.Ex-Ante Pareto

20-80

GRID ERRC (BOS)

Alternatif lain(pilihan agensi)

ECRS (Lean tool)

AVA(Lean tool)

SCAMPERIA

Penurunan kuasa

• Case Manager• Final Gatekeeper

Teknologi sebagai pemudahcara

• Maksimakan Pendigitalan

• Automasi dan Tambahbaik

• Atasi kelemahan proses dan prosedur

Perubahan Struktur Persekitaran

• Fizikal

• Proses & Porsedur Kerja

• Struktur organisasi

ER-CI (MAMPU)

Teknik & Pendekatan

Alat / KaedahPengurusan

(management tools)

STRATEGI BPR: ER-CI MAMPU

TRANSFORMATION

Eliminate (Hapus)Amalan, Prosedur, Peraturan

Reengineered (Rekayasa / Mudahkan)

Prosedur rumit tapi diperlukan

Create & Innovate (Cipta / inovasi)

Perubahan radikal

QUANTUM LEAP

MENGAPA PERLU BPR ?

3

KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN AWAM BERTERASKAN CTI-PCI

Keperluan agensi menyemak

semula proses dan prosedur

kerja semasa

CABARAN BPR

ISU PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN KERAJAAN

EKSPEKTASI TERHADAP SEKTOR AWAM

KERAJAAN DI SELURUH DUNIA

SUMBER SEMAKINTERHAD

EKSPEKTASI STAKEHOLDER/

PELANGGAN MENINGKAT

TEKANAN KEPADA AGENSI AWAM UNTUK MENAMBAH NILAI KEPADA

SEMUA STAKEHOLDERS

ISU KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN KUALITI PERKHIDMATAN MELALUI TRANSFORMASI DAN INOVASI

DIUTAMAKAN

KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN AWAM BERTERASKAN CTI-PCI

•Kreativiti & inovasi

•Kepantasan membuatkeputusan

•Nilai untuk wang

•Nilai integriti tertinggi

PRINSIP TRANSFORMASI

KERAJAAN

• Inovatif dan memecahtradisi

•Empowerment

•Menghapuskan ciri-cirimembazir

•Antaramuka maya

PROSES PEREKAYASAAN

KERJA (BPR)•CEPAT

•TEPAT

• INTEGRITI

•PRODUCTIVITY

•CREATIVITY

• INNOVATIVE

PRINSIP CTI-PCI

Keperluan agensi menyemak semula proses dan

prosedur kerja semasa

PROGRAM B-FASTER

Kejayaan PelaksanaanBPR

4

KAUNTER PELBAGAI PERKHIDMATAN

Transformasi

PEMBAHARUAN CUKAI JALAN, LESEN MEMANDU danSAMAN

TRANSFORMASI

INISIATIF MEMODENKAN LESEN-LESEN PERNIAGAAN DI BAWAH FGSAB

Proses pemerbadanan dan

pendaftaran syarikat dengan satu

nombor rujukan tunggal sebagai

nombor pendaftaran perniagaan.

Pendaftaran boleh dilakukan dalam tempoh 1 hari berbanding 17 hari

sebelum ini. Notis peringatan dan pemberitahuan status permohonan

pula dilaksanakan melalui e-mel dan SMS.

PERMOHONAN DAN KELULUSAN PASSPORT WARGANEGARA MALAYSIA DALAM 2 JAM

TEMPAHAN DAN PEMBERIAN UBAT MELALUI SMS

Pharmacy SMS Take N Go

• Perkhidmatan yang disediakan di Hospital

Putrajaya kepada pesakit untuk mendapatkan

bekalan ubat susulan tanpa perlu berjumpa

dengan pegawai kesihatan

• Permohonan boleh dilakukan melalui SMS,

panggilan telefon atau e-mel selewat-

lewatnya dua hari bekerja sebelum tarikh ubat

susulan diambil

• Pengambilan ubat pula dilakukan di

kaunter Take N Go Hospital Putrajaya.

Faktor Menjayakan BPR

5

RANTAIAN KE HADAPAN BPR

PERANAN PENGURUSAN ATASAN

AMATLAH PENTING

PENGURUSAN PERUBAHAN YANG

BERKESAN

PERANAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Sebagai pembolehdaya

Memudahkan capaiandan saluran

perkhidmatan

Mengurangkan kosoperasi & memendekkan

tempoh masa penyampaianperkhidmatan

Meningkatkan integriti

FAKTOR PENENTU KEJAYAAN PROGRAM B-FASTER

Visi yang jelas untuk transformasi

Komitmen pengurusan atasan

Pasukan pelaksana yang komited

Pengetahuan mengenai teknik dan metodologi

Pengurusan perubahan

Terima Kasih

Pertanyaan ?