minit mesyuarat

MINIT MESYUARAT

DISEDIAKAN OLEH:NORSHAWALDILASITI NORMAZILLA

NURSYAHIDA

Definisi

• Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.

• Tujuan :bertukar- tukar fikiran dan pendapat bagi menyelesaikan masalah-masalah berbangkit, membuat sesuatu keputusan dan memberi atau mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak.

• Semua butir percakapan perlulah direkodkan dan catatan dikatakan minit mesyuarat.

• Minit mesyuarat – satu bentuk rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.

• Jika tidak dilakukan sebarang catatan, rekod tidak boleh disimpan dengan sempurna , segala perbincangan dan keputusan tidak dapat diambil tindakan susulan.

• Tugas setiausaha – mencatat segala perkara yang dibincangkan dan keputusan yang di ambil dalam mesyuarat.

Kegunaan

• Dijadikan sumber rujukan pada masa akan datang.

• Digunakan dalam setiap meyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agong tahunan.

Format

• Mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.

• Penyediaan minit mesyuarat mengambil kira hal-hal berikut:

1.Butiran tentang mesyuarat - Nama mesyuarat -Bilangan kali yang di adakan -Tarikh -Masa -Tempat

2. Senarai kehadiran -Senarai kehadiran lengkap ahli yang hadir

sangat diperlukan untuk pengesahan minit mesyuarat pada masa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau sebaliknya

3. Agenda -Atur cara perkara yang akan dibincangkan

4. Isi minit mesyurat (a)Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti berikut:

Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka.

Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas(bukan ajk)

Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir(sama ada yang memberi alasan atau tidak.

(b) Kata-kata aluan daripada pengerusi mesyuarat.

(c) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.

(d) Pindaan minit(jika ada).

(e) Perkara-perkara berbangkit.

(f) Agenda-agenda yang ditetapkan.

(g) Hal-hal lain.

(h) Ucapan penutup oleh pengerusi.

(i) Lampiran(jika ada)

Cara-cara mencatat minit mesyuarat

• Membuat catatan semasa mesyuarat sedang berjalan, kemudian merekodkannya semula dengan segera.

• Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat.

• Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatat sepenuhnya bersama-sama nama pencadang dan penyokong.

• Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lantas menunjukkan kepada pengerusi untuk disemak tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh diadakan mesyuarat itu dan salah satu daripada tindakan berikut perlu diambil:

-Difotostat lebih minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyurat dan disimpan satu salinan dalam buku minit.

-Disalin dengan tulisan tangan ke dalam buku minit yang berukuran folio.

Pengesahan minit mesyuarat

• Setiausaha membaca minit dengan jelas.

• Disemak dengan teliti oleh ajk yang hadir.

• Pembetulan pada ejaan dan fakta(pperlu ditandatangai oleh pengerusi ditempat yang salah)

• Perkara berbangkit dilaporkan secara ringkas.

• Menyentuh juga tidakan susulan yang perlu di ambil oleh jabatan atau institusi/pegawai berkenaan.

• Setiausaha mencatatkan hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan.

• Minit disahkan menerusi cadangan dan sokongan oleh mereka yang hadir.

• Setelah disahkan, minit ditandatangani oleh pengerusi di tempat yang diisediakan.

Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik

• Ringkas, tepat dan padat kerana laras bahasa bersifat formal(kata dan bahasa rasmi)

• Kata ganti diri pertama dan kedua tidak digunakan.• contoh :

(a)betul : memandangkan bahawa….maka salah : kerana, oleh sebab, sebab(b)betul : berbangkit daripada salah: oleh itu(c)betul: beliau berpendapat

salah : beliau berfikir

• Ayat-ayat yang digunakan perlu mengambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan bersama. Misalnya:

mesyuarat telah bersetuju menerimamesyuarat telah dimaklumkan bahawa

• Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan yakni kata-kata tertentu dijadikan ungkapan khusus seperti:

(a) Mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan

(b) Mengesahkan atau disahkan dengan pindaan

(c) Sekiranya ada pemindaan pasti ada pembatalan dan pengantian

(d) Ungkapan yang sering digunakan semasa melaporkan perbincangan ialah:

-membahaskan, dibahaskan-membincangkan, dibincangkan

(e) Ungkapan yang sering digunakan bagi melaporkan perbincangan berupa tindakan :

-mengusulkan, diusulkan-mencadangkan, dicadangkan

(f) Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan-ungkapan seperti:

-bersetuju atau menolak-meluluskan atau tidak meluluskan

• dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama dan jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatat

• waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit dan menggunakan ungkapan ditangguhkan malainkan jika itu ialah mesyuarat yang terakhir

• pada bahagian penutup, hendak dicatatkan nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan ahli

Kesalahan Lazim

• ejaan- huruf besar, huruf kecil• tanda baca- noktah, koma, titik bertindih• golongan kata• sintaksis- tidak mudah difahami / terlalu ringkas• tertinggal maklumat- maklumat asas(format)• tidak mengikut kronologi• terlalu panjang / terlalu ringkas• tidak menyatakan maklumat penting yang berlaku

dalam mesyuarat

Contoh Minit

Mesyuarat