menulis surat

MENULIS SURAT

APAKAH SURAT ITU?

Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Informasi itu dapat berupa :- Pemberitahuan- Pernyataan- Perintah- Permintaan / permohonan- Laporan

FUNGSI SURAT1. Sebagai sarana komunikasi.

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, sebuah pikiran atau gagasan.

3. Sebagai alat bukti tertulis.

4. Sebagai alat untuk mengingat.

5. Sebagai bukti historis.

6. Sebagai pedoman kerja.

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan

atas 3 jenis, yaitu :

1. Surat pribadi

2. Surat dinas

3. Surat niaga

1. SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah salah satu bentuk surat-menyurat yang ditulis seorang sebagai pribadi dan tidak berkaitan dengan kedinasan. Pada umumnya, surat pribadi bersifat tidak resmi dan berisi masalah-masalah pribadi.

Surat pribadi biasanya digunakan untuk komunikasi antara anak dengan orang tua, antar teman, antar kerabat.

BAGIAN – BAGIAN SURAT PRIBADI :

…………………..….1

………………….…..2 ……........3

…………….……………….4 ………………….………….5 …………………….……….6

…….………….7

…….………….8

……….……….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka5. Isi surat 6. Kalimat penutup7. Salam Penutup 8. Tanda tangan 9. Nama pengirim

CONTOH SURAT PRIBADI :Solo, 5 Mei 2007

Kayla Ananta Rini

Jl. Gotong royong No.14

Tinjomoyo, Banyumanik

Kayla, sayang

Senang sekali aku menerima suratmu, apalagi undangan untuk datang ke pesta ulang tahunmu. Jangan kuatir, aku pasti datang, kok. Aku sudah kangen dengan lelucon-lelucon kamu. Aku boleh datang sehari sebelumnya kan? Eh, iya harus ada nasi goreng kesukaanku, lho. Sampai ketemu, ya.

Salam kangen

Finka

2. SURAT RESMI/DINAS

Surat resmi merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi, instansi, maupun swasta kepada pihak lain.

Adapun fungsi surat dinas ialah sebagai sarana untuk menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya surat-surat bersejarah; dan pedoman kerja, misalnya surat keputusan.

BAGIAN – BAGIAN SURAT RESMI :

1

……….3 …………..2

……….4

……….5

………..6

………..

………..

………..7

…………………………………………………….8

…………………………………………………….

…………………………………………………….

……………….....9

………………….10

…………..11

…………..

1. Kepala surat2. Tanggalsurat3. Nomor surat4. Lampiran5. Hal/perihal6. Alamat tujuan7. Salam pembuka8. Isi surat9. Salam penutup10. Nama, jabatan dan tanda

tangan11. Tembusan

Surat resmi harus menggunakan kepala surat. Kepala surat umumnya terdir atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, logo.

Contoh :

ORGANISAI INTRA SEKOLAH

SMP Lentera Bangsa

Jl. Bumi Raya Tengah No.100

Perumahan Bumi Raya-Tangerang

Telp: 598 1002, Fax.:598 1002

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala surat.

Tanggal surat ditulis dengan angka, langsung dilanjutkan dengan bulan (tanpa tanda koma) yang diawali dengan huruf kapital, dan angka tahun yang tidak disingkat.

Contoh :

12 Maret 2004

Setiap surat resmi yang dikirim ke luar lingkungan organisasi harus diberi nomor dan kode tertentu. Umumnya rangkaian nomor surat atas nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun pembuatan surat.

Penulisan nomor surat (dapat disingkat menjadi No: …) tidak harus dibatasi dengan tanda garis miring, tetapi dapat pula menggunakna titik atau tanda hubung. Demikian pula isi kode surat tidak hanya huruf, tetapi dapat pula menggunakna angka.

Contoh :

Nomor : 12. 12. 3. 04

No : 12/12/Mar/04

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan surat umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan suatu pengantarnya. Dengan adanya notasi lampiran, pembaca segera mengetahui bahwa surat itu mempunyai lampiran, dan ia akan memeriksanya.

Conoth :

Lampiran : Satu Lembar

Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal pada surat sama fungsinya dengan judul.

Contoh :

Perihal : Undangan

Penulisan alamat tujuan haus memerhatikan segi kepraktisan karena alamt tujuan merupakan petunjuk langsung bagi penerima. Dalam praktiknya, banyak pengirim surat yang mencantumkan kata-kata di tempat pada bagian akhir rangkaian alamat tujuan.

Pemakaian kata di tempat tidaklah tepat karena kata-kata tersebut kurang konkret dan kurang etis. Oleh sebab itu, kata-kata di tempat dapat diganti dengan di kantor, di rumah, di Jakarta, dan sebagainya.

Contoh :

Yth. Direktur PT Maju

Jalan Delima No. 10

Jakarta

Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis, pemakaian salam pembuka sifanya tidak wajib. Beberapa contoh salam pembuka yang terdapat dalam surat resmi antara lain sebagai berikut.

Contoh :

Dengan Hormat,

Idealnya, isi surat terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup. Isi surat berupa hal-hal pokok atau penting yang harus disampaikan. Dalam surat resmi, bahasa yang dugunakan adalah bahsa indionesia yang baku.

Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat izin, dan sebagainya.

Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim dan penerima surat. Beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi adalah sebagai berikut

Contoh :

Hormat kami,

Salam Hormat.

Nama, jabatan, dan tanda tangan yang bertangggung jawab atas isi surat.

Contoh :

Ketua OSIS Sekretaris

Arundhati Chandra Ferry Aryo S.

Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang isi surat tersebut.

Contoh :

Tembusan :

1. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon

2. Yth. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon

CONTOH SURAT DINAS :ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SMP Lentera Bangsa

Perumahan Bum Raya-Tangerang

Tel: 598 1002, Fax.: 598 1008

Nomor : 010/098/SLH/II/2004

Lampiran : -

Hal : Undangan

Dengan hormat,

Kami mengundang saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada

Hari : Sabtu

Tanggal : 25 September 2004

Tempat : Aula Gedung B

Waktu : Pukul 13.00 – 14.00 WIB

Acara pokok yang akan dibahas dalam rapat tersebut adalah pembentukan panitia peringatan HUT ke-5 sekolah kita.

Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui Hormat kami,

Pembina OSIS SMP Lentera Bnagsa Ketua OSIS

Mahesa Faiz Kayla Ananta Rini

Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

Macam-macam surat niaga :- Surat penawaran- Surat pengaduan- Surat pesanan- Surat pengiriman- Surat pembayaran barang- Surat penagihan- Dan sebagainya.