latarbelakang organisasi pns
Post on 21-Feb-2016
24 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
BAB 1
PENGENALAN
1.1 LATARBELAKANG ORGANISASI
Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebuah seksyen di Jabatan Penyiaran dan
Penerangan pada tahun 1953. Pada tahun 1966 , perpustakaan telah bergabung dengan Muzium Sabah
dan membentuk nama Jabatan Muzium dan Perpustakaan.
Pada tahun 1972, perpustakaan dipisahkan dengan Muzium Sabah dan dijadikan sebagai sebuah
jabatan tersendiri. Jabatan perpustakaan ditadbir dibawah Kementerian Kebajikan Masyarakat dan kini
dibawah tadbir Kementerian Pembangunan Masyarakat dan Hal Ehwal Pengguna.
1.1.1 Sejarah Dan Kronologi
Jadual 1.1: Sejarah dan Kronologi Perpustakaan Negeri Sabah
Tahu
n
Perkara
1953 Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebuah seksyen di Jabatan
Penyiaran dan Penerangan
1966 Perpustakaan bergabung dengan Muzium Sabah dan membentuk nama Jabatan Muzium dan
Perpustakaan
1972 Perpustakaan dipisahkan dengan Muzium Sabah dijadikan sebagai sebuah jabatan tersendiri.
Jabatan perpustakaan ditadbir dibawah Kementerian Kebajikan Masyarakat
1976 Pentadbiran Jabatan Perpustakaan diserahkan kepada Kementerian Kebudayaan Belia dan
Sukan serta nama ditukar kepada Jabatan Perpustakaan Negeri sabah
1982 Bidang kuasa pentadbiran Jabatan Perpustakaan Negeri Sabah diserahkan kembali kepada
Kementerian Perkhidmatan Sosial
2
1987 Perpustakaan Negeri Sabah melangkah ke era teknologi komputer
1988 ‘URICA’, sistem komputerisasi perpustakaan yang digunakan Perpustakaan Negeri Sabah telah
dilancarkan dengan rasminya oleh Menteri Perkhidmatan Sosial, Yang Berhormat Datuk Ariah
Tengku Ahmad.
Enakmen Jabatan Perpustakaan Negeri Sabah telah diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri
dan kemudian diwartakan pada 29 September 1988
1990 ‘OPAC’ (Online Public Access Catalogue), telah dilancarkan oleh Alahyarham Yang Berhormat
Datuk Jawawi Haji Isa, Pembantu Menteri Perkhidmatan Sosial
1993 Bangunan baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Sandakan dibuka dengan rasminya pada 21
Disember 1993 oleh Yang Amat Berhormat Datuk Joseph Pairin Kitingan, Ketua Menteri Sabah
1994 Bangunan baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Tawau telah dibuka dengan rasminya pada
16 February 1994 oleh Yang Amat Berhormat Datuk Joseph Pairin Kitingan, Ketua Menteri
Sabah
1995 Perkhidmatan INTERNET diperkenalkan di Ibu pejabat Perpustakaan Negeri Sabah, Kota
Kinabalu.
Bangunan Baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Keningau telah dibuka dengan rasminya
pada 30 Oktober 1995 oleh Yang Berhormat Datuk Seri Panglima Joseph Kurup, Timbalan
Ketua Menteri merangkap Menteri Pembangunan Industri.
1996 Perkhidmatan Maklumat Perniagaan dan Perkhidmatan kepada golongan cacat penglihatan di
Ibu Pejabat dilancarkan sempena Minggu Perpustakaan Negeri Sabah pada bulan Ogos 1996
1997 Laman web Kerajaan Negeri Sabah telah dilancarkan oleh Ketua Menteri Sabah, Yang Amat
Berhormat Datuk Yong Teck Lee
1998 Menjadi penganjur bersama 5th International Training Computerized Braille Production.
Mendapat Anugerah Perkhidmatan IT Terbaik sempena dengan Hari Qualiti Perkhidmatan
Perpustakaan Cawangan Beluran telah dilancarkan1999 Penyusunan semula PNS, mewujudkan
2 jawatan Timbalan Pengarah dan 16 Ketua Seksyen.
Perkhidmatan Perpustakaan Cawangan Kudat telah dimulakan.
PNS menyediakan kemudahan serta menganjurkan aktiviti-aktiviti kepada golongan cacat
pendengaran.
Menganjurkan 3rd International Workshop on Braille Production.
eMas Sabah dilancarkan, satu usaha sama dengan UST dan KKIP
Perpustakaan Cawangan Papar telah di buka kepada orang ramai.
2000 Menandatangani MOU dengan FORCE Foundation menjadikan PNS Urusetia Rantau Asia-
3
Pacific.
Mendapat persijilan MS ISO 9002 : 1994 dari MAMPU pada bulan Disember.
2001 Perkhidmatan perpustakaan telah berpindah ke STC untuk kerja-kerja pembaikan di
perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu.
2002 Perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu telah dibuka kepada orang ramai pada 9hb. September
2003 Perpindahan perpustakaan Lahad Datu ke bangunan baru pada bulan Mei.
2004 Lincoln Corner telah dirasmikan pada 10hb. Mei oleh Yang Amat Berhormat Datuk Musa
Aman, Ketua Menteri Sabah di Perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu.
Perpindahan ke bangunan ibupejabat yang baru di Jalan Tasik pada bulan Jun.
2006 Mendapat persijilan MS ISO 9001:2000 daripada SIRIM pada bulan Jun. Skop persijilan adalah
Perkhidmatan Perpustakaan Awam.
Perpustakaan Negeri Sabah menjadi tuan rumah kepada Sukan Perpustakaan SeMalaysia
Puan Ku Joo Bee bersara dan Encik Wong Vui Yin mengambil alih sebagai Pengarah
Perpustakaan Negeri Sabah pada bulan Jun.
2007 Perpustakaan Cawangan Lahad Datu dirasmikan oleh YB Datuk Seri Utama Dr. Rais Yatim,
Menteri Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia pada 3hb. Februari. ii) Enakmen
Perpustakaan Negeri Sabah Pindaan 2007 telah diluluskan
2008 Penyusunan semula organisasi. Mewujudkan satu jawatan Timbalan Pengarah Kanan dan 2
Timbalan Pengarah.
Kerja-kerja menaik taraf Ibu Pejabat Perpustakaan Negeri Sabah (Fasa 3) untuk menambah aras
4 hingga aras 8 bermula pada bulan Januari.
Perpustakaan Cawangan Semporna dirasmikan pada 20 Oktober oleh Datuk Seri Hj. Mohd.
Shafie bin Hj. Apdal, Menteri Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia.
2010 Jawatankuasa STAR rating Perpustakaan Negeri Sabah telah diwujudkan pada 16 Ogos.
2011 Mei - Kakitangan di ibu pejabat berpindah ke Aras 4 hingga 8 bangunan ibupejabat
27 Disember, Perpustakaan Wilayah Kota Kinabalu telah ditutup.
2012 1 Februari, Library@Suria telah dibuka kepada orang ramai.
1.1.2 Struktur dan carta organisasi
Perpustakaan Negeri Sabah (PNS) mempunyai satu rangkaian perpustakaan yang luas dimana ia
mempunyai sebuah Ibu Pejabat, 4 Perpustakaan Wilayah, 18 buah Perpustakaan Cawangan, 13
Perpustakaan Bergerak, 3 Siber Van Des@Net dan 108 Perpustakaan Desa/Siber Ilmu.
4
PNS merupakan sebuah agensi kerajaan di bawah Kerajaan Negeri Sabah. PNS
bertanggungjawab dalam membina sebuah masyarakat yang berilmu dan berbudaya membaca. Ibu
Pejabat PNS terdiri daripada 16 bahagian iaitu:-
i. Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Personel
ii. Bahagian Akaun
iii. Bahagian Sokongan IT
iv. Bahagian Perkhidmatan Pembaca
v. Bahagian Hal Ehwal Korporat Dan Media
vi. Bahagian Perkhidmatan Rujukan Dan Maklumat
vii. Bahagian Sistem Maklumat Perpustakaan
viii. Bahagian Sumber Elektronik
ix. Bahagian Rangkaian Perpustakaan
x. Bahagian Pembangunan
xi. Bahagian Gunasama
xii. Bahagian Perolehan
xiii. Bahagian Katalog
xiv. Bahagian Koleksi Penyerahan Negeri
xv. Bahagian Terbitan Berkala
xvi. Bahagian Pembangunan Kerjaya Dan Latihan
Rajah 1.1: Carta Organisasi Perpustakaan Negeri Sabah
5
1.1.3 Produk Dan Perkhidmatan
Jenis perkhidmatan yang disediakan:
i. Pendaftaran keahlian
ii. Pinjaman
iii. Rujukan
iv. Pinjaman Berkelompok
v. Pinjaman Antara Perpustakaan
vi. Internet (E-Corner) dan wifi
vii. E- resources
viii. Aktiviti galakan membaca
ix. Golongan Istimewa
Selain daripada itu, PNS juga memberikan perkhidmatan kepada golongan cacat penglihatan dengan
menghantar buku-buku braille ke dua institusi iaitu Sekolah Khas Tuaran dan juga Taman Cahaya
Sandakan.
Jenis koleksi yang ada:
i. Majalah
ii. Rujukan umum
iii. Malaysiana
iv. Terbitan kerajaan
v. Sejarah tempatan
vi. Koleksi nadir
vii. Peta
viii. Mikrofilem
ix. Keratan akhbar
x. Pakej maklumat
xi. Koleksi tanda merah/putih
xii. Suratkhabar
xiii. Audio visual
xiv. Pusat penyimpanan Koleksi Negara
xv. Pusat penyimpanan koleksi Negeri
xvi. E – resources ( merupakan buku elektronik yang boleh dimuat turun 24/7 dimana sahaja
anda berada di seluruh negeri Sabah)
6
xvii. Buku braille/talking books ( untuk golongan cacat penglihatan)
xviii. Buku tactile ( PNS merupakan satu-satunya institusi yang mengeluarkan buku tactile ini di
malaysia)
1.1.4 Jenis Perniagaan
Wawasan
Menjadikan PNS Sebagai Perpustakaan Awam Yang Terunggul Di Malaysia
Misi
Membina Sebuah Masyarakat Yang Berilmu Dan Berbudaya Membaca
Objektif
i. Memaju dan menggalakkan kemudahan, perkhidmatan dan sumber-sumber perpustakaan
ii. Menyediakan perkhidmatan cemerlang yang berorientasikan pelanggan
iii. Menghasilkan sekumpulan kakitangan berkemahiran tinggi dan beriltizam memberikan
perkhidmatan yang berkualiti
iv. Menyediakan kemudahan pengaksesan sumber-sumber PNS melalui komputer
v. Menyediakan maklumat mengenai Sabah melalui Koleksi Sejarah Tempatan dan Terbitan
Kerajaan
vi. Berkerjasama rapat dengan Perpustakaan Negara Malaysia, perpustakaan-perpustakaan
negeri atau perbadanan dan perpustakaan lain di Malaysia.
Peranan dan Fungsi Perpustakaan Negeri Sabah seperti berikut:
i. untuk menyediakan bagi pemeliharaan dan penggunaan sumber-sumber perpustakaan;
ii. untuk menyenggarakan suatu daftar yang mengandungi apa-apa butiran sumber-sumber
perpustakaan;
iii. untuk menerbitkan bibliografi negeri mengikut kekerapan yang ditetapkan yang mengandungi
apa-apa butiran sumber-sumber perpustakaan sebagaimana yang disifatkan patut oleh
Pengarah;
iv. untuk menyenggarakan rekod statistik sumber-sumber perpustakaan;
v. untuk melaksanakan apa-apa fungsi lain yang perlu untuk melaksanakan objektif
melaksanakan objektif di bawah seksyen 4A.
7
1.1.5 Sumber Manusia
Jadual 1.2: Senarai Jawatan, Gred Dan Jumlah Kakitangan
Bil. Jawatan Gred Jumlah Kakitangan
1 Pengarah 1
2 Timbalan Pengarah Kanan 1
3 Timbalan Pengarah 2
4 Pustakawan S41 24
5 Pen.Peg.Perpustakaan S38 1
6 Pen.Peg.Perpustakaan S32 4
7 Pen.Peg.Perpustakaan S27 21
8 Pembantu Perpustakaan S26 4
9 Pembantu Perpustakaan S22 40
10 Pembantu Perpustakaan S17 116
11 Juruteknik J17 6
12 Pengawal Keselamatan KP11 4
13 Peg. Tadbir N41 1
14 Pen.Peg.Tadbir N27 2
15 Pembantu Tadbir N22 10
16 Pembantu Tadbir N17 40
17 Pembantu Tadbir Rendah N11 5
18 Pembantu Am Rendah N4 57
19 Pembantu Am Rendah N1 19
20 Akauntan W41 1
21 Pembantu Kewangan W17 3
22 Pemandu Kenderaan Bermotor R6 12
23 Pemandu Kenderaan Bermotor R4 9
24 Pekerja Rendah Awam R3 16
25 Pekerja Rendah Awam R1 9
26 Peg. Teknologi Maklumat F41 1
27 Pen.Peg.Teknologi Maklumat F32 2
28 Pen.Peg.Teknologi Maklumat F29 1
29 Juruteknik Komputer F17 1
8
Jadual 1.3: Bilangan Anggota PNS Mengikut klasifikasi perkhidmatan
Kumpulan Pengurusan
Tertinggi
Pengurusan dan Profesional Sokongan
Gred 54-53 52-45 44-41 40-27 26-1
Klasifikasi Jumlah
J 6 6
KP 4 4
N 1 2 131 134
R 46 46
S 2 26 26 160 214
W 1 3 4
JUMLAH 2 28 28 350 408
Jadual 1.4: Bilangan Anggota Mengikut Jantina Dan Gred Jawatan
GRED/JANTINA LELAKI PEREMPUAN JUMLAH
Gred 48 1 1 2
Gred 44 2 2
Gred 41 6 20 26
Gred 38 1 1
Gred 32 1 3 4
Gred 27 7 16 23
Gred 26 1 3 4
Gred 22 22 28 50
Gred 17 58 107 165
Gred 11 6 3 9
Gred 6 12 12
Gred 4 54 12 66
Gred 3 16 16
Gred 1 21 7 28
Jumlah Anggota 408
9
Jumlah Keseluruhan Bilangan Kakitangan Berjawatan Tetap di PNS adalah seramai 408 orang. Manakala
bilangan Pekerja di Ibu Pejabat PNS yang berjawatan tetap adalah 114 orang dan mempunyai 39 orang
yang berjawatan sambilan.
1.2 Aliran Kerja
Penyelenggaraan perkakasan, peralatan komputer, rangkaian, sistem perpustakaan bersepadu dan
pangkalan data
Carta Alir 1.1: Pengendalian Aduan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
S17
S17
S17
S17
F32/F29/FT17
F29/FT17
Mula
Terima aduan dari pengguna
Rekodkan aduan di dalam Sistem Trek
ICT/Borang AK
Kenalpasti jenis & asingkan aduan
Maklumkan aduan kepada pegawai
bertanggungjawab
Aduan Sistem ILMU?
Aduan Laman web?
Jalankan siasatan
Masalah perkakasan?
Periksa kerosakan perkakasan
Masih dalam tempoh jaminan?
Dapat dibaiki sendiri?
10
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
F32/F29/FT17
F29/FT17/ S17
F32/F29
F32/F29
KBSIT/F32/F29
KBSIT/F32/F29
Rujuk masalah kepada pengadu
Masalah selesai?
Kenalpasti penyedia perkhidmatan
Hubungi penyedia perkhidmatan.
SabahNet – KKIPCom
Streamyx – TMNet Sdn. Bhd
eSPKB – ANM
Sistem Kerajaan Negeri –
JPKN
‘Hosting Service’ ILMU –
KKIPCom – rujuk Lampiran
8.6 Arahan Kerja Kawalan
Pembaikan ‘Hosting Server’
ILMU
Rekodkan penyelesaian dalam sistem
Trek ICT/ borang AK
Failkan borang AK di dalam fail PNS /
BSIT: 300 -8/1
11
Carta Alir 1.2: Pembaikan Sendiri
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
S17
F29/FT17
F29/FT17
F29/ S17
Alat perlu diganti?
Ada stok?
Perolehan alat ganti.
Rujuk PNS - PNS.PK(S).03
Lakukan tindakan pembaikan
Rekodkan pembaikan dalam
sistem Trek ICT/ borang AK
Failkan borang AK di dalam fail
PNS / BSIT: 300 -8/1
Tamat
12
Carta Alir 1.3: Proses Pelupusan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
F29/FT17/S17
F29/FT17/S17
F29/FT17/S17
F29/FT17/S17
KBSIT/F32
F29/S17
KBSIT/F32/F29
KBSIT/F32
KBSIT/F32/F29/FT17/
S17/N1
Mula
Periksa dan sedia perkakasan yang
rosak / tidak ekonomi untuk dibaiki
Semak Fail Daftar Inventori
(KEW.312) perkakasan
Ada rekod inventori?
Kemaskini Fail Daftar Inventori
(KEW.312) perkakasan
Sedia senarai pelupusan.
Peraku dan sahkan senarai pelupusan.
Failkan senarai pelupusan ke dalam
fail PNS/BSIT : 300-7/1
Hantar senarai ke BKPP
Terima status permohonan pelupusan
Kementerian Kewangan daripada
BKPP.
Bekerjasama dengan BKPP untuk
tindakan lanjut.
Tamat
13
Carta Alir 1.4: Proses hapuskira
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KBSIT/F32
KBSIT/F32/F29/ S17
KBSIT/F32/F29/ S17
KBSIT/F32/F29/ S17
KBSIT/F32
KBSIT/F32
KBSIT/F32
F29/ S17
Mula
Terima laporan kehilangan perkakasan.
Semak Fail Daftar Inventori
(KEW.312)
Siasat pergerakan perkakasan dan
kenalpasti Bahagian yang
menggunakan / menyimpan
perkakasan.
Perkakasan dapat dikesan?
Kemaskini Fail Daftar Inventori
(KEW.312) perkakasan
Laporkan kepada BKPP untuk
tindakan lanjut
Failkan laporan ke dalam fail
PNS/BSIT : 300-7/1
Bekerjasama dengan BPPP dan Ketua
Bahagian yang berkenaan untuk
tindakan susulan.
Kemaskini Fail Daftar Inventori
(KEW.312) perkakasan.
Tamat
14
1.3 Objektif-objektif Kegiatan Pelajar
1.3.1 Objektif Latihan Industri
Para pelajar yang mengambil apa-apa jua kursus di mana-mana IPT haruslah menjalani latihan industri
dalam tempoh masa yang ditetapkan salah sebuah firma yang telah dipilih oleh para pelajar dan telah
mengadakan perjanjian persefahaman dengan pihak kolej.
Latihan industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas pelajar IPT sebelum
melayakkan untuk penganugerahan Ijazah daripada pihak Universiti. Antara objektif latihan industri
adalah seperti berikut :
i. Membina personaliti individu yang positif.
ii. Melatih kemahiran berkomunikasi.
iii. Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik.
iv. Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan.
v. Mempelajari cara menghasilkan laporan harian latihan industri.
Oleh itu, tidak dapat dinafikan bahawa Latihan Industri sebenarnya penting untuk menilai sejauh
mana kebolehan yang ada pada diri pelajar. Sekaligus membentuk persediaan kepada pelajar untuk
menghadapi realiti sebenar apabila menempuhi alam pekerjaan nanti.
1.3.2 Tujuan Laporan
Setelah tamat menjalani Latihan Industri di sesebuah firma, setiap pelajar diwajibkan menyediakan satu
laporan lengkap dan mengikut piawaian yang telah ditetapkan oleh pihak universiti. Tujuannya adalah
untuk menilai sejauh mana keberkesanan latihan yang telah dijalankan oleh setiap pelajar sepanjang
tempoh yang telah ditetapkan.
Laporan ini perlu dibuat kerana ianya merupakan satu dokumen yang penting untuk dijadikan
bahan bukti terhadap latihan yang telah diikuti. Ini merupakan satu cara mendokumentasikan segala
aktiviti yang dijalankan sepanjang menjalani latihan. Ia juga dapat dijadikan sebagai panduan dan rujukan
untuk temuduga kelak.
Laporan yang telah lengkap akan diserahkan dan disemak oleh pensyarah yang berkaitan.
Laporan yang telah disediakan ini mestilah difahami oleh pensyarah yang akan membuat penilaian serta
rujukan terhadap laporan ini.
15
1.3.3 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar
Industri yang telah dijalani oleh setiap pelajar mempunyai kepentingan yang tersendiri. Antaranya ialah :
i. Mempelajari informasi dan teknologi baru dalam bidang pertanian dan seterusnya
dapat membangunkan Negara.
ii. Mendapat pengetahuan tentang cara pentadbiran dan fungsi sebenar sesebuah organisasi
kerajaan.
iii. Dapat meningkatkan pengetahuan, kemahiran skil setiap individu dalam melakukan
sesuatu pekerjaan yang diamanahkan.
iv. Mendapat pengalaman dalam bidang yang diceburi sebelum menempuh alam
pekerjaan yang sebenar.
v. Melengkapkan salah satu skema yang telah disyaratkan dalam penganugerahan ijazah
kepada pelajar.
Dapat disimpulkan di sini bahawa Latihan Industri yang telah dijalani oleh setiap pelajar
mempunyai kepentingannya sendiri dan amat berguna sebelum menempohi alam pekerjaan.
1.3.4 Corak Latihan Dan Tempat
Semasa mengikuti latihan industri di Perpustakaan Negeri Sabah. Saya telah ditempatkan di Bahagian
Sokongan IT. Saya yang berada dibawah Abd Razak Bin Ahmad selaku penyelia latihan saya, menjalani
latihan dibawah tunjuk ajar beliau. Latihan saya yang menjurus kepada Pentadbiran. Latihan saya yang
lebih kepada Pentadbiran memerlukan pengetahuan terkini dan saya sering diberi tunjuk ajar semasa
melakukan latihan.
1.3.5 Jadual Waktu Bekerja
Semasa menjalani latihan industri di Perpustakaan Negeri Sabah, saya diberi tempoh selama 3 bulan
untuk menghabiskan latihan industri. Jadual waktu bekerja adalah seperti berikut:
Bermula 25 Jun-2 Sept 2012
WAKTU PEJABAT : 8.00 AM - 5.00 PM
WAKTU REHAT : ISNIN-KHAMIS:1.00 PM- 2.00 PM,
JUMAAT: 11.30 AM-2.00 PM
CUTI : SABTU, AHAD DAN CUTI UMUM
16
top related