latarbelakang organisasi pns

1

BAB 1

PENGENALAN

1.1 LATARBELAKANG ORGANISASI

Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebuah seksyen di Jabatan Penyiaran dan

Penerangan pada tahun 1953. Pada tahun 1966 , perpustakaan telah bergabung dengan Muzium Sabah

dan membentuk nama Jabatan Muzium dan Perpustakaan.

Pada tahun 1972, perpustakaan dipisahkan dengan Muzium Sabah dan dijadikan sebagai sebuah

jabatan tersendiri. Jabatan perpustakaan ditadbir dibawah Kementerian Kebajikan Masyarakat dan kini

dibawah tadbir Kementerian Pembangunan Masyarakat dan Hal Ehwal Pengguna.

1.1.1 Sejarah Dan Kronologi

Jadual 1.1: Sejarah dan Kronologi Perpustakaan Negeri Sabah

Tahu

n

Perkara

1953 Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebuah seksyen di Jabatan

Penyiaran dan Penerangan

1966 Perpustakaan bergabung dengan Muzium Sabah dan membentuk nama Jabatan Muzium dan

Perpustakaan

1972 Perpustakaan dipisahkan dengan Muzium Sabah dijadikan sebagai sebuah jabatan tersendiri.

Jabatan perpustakaan ditadbir dibawah Kementerian Kebajikan Masyarakat

1976 Pentadbiran Jabatan Perpustakaan diserahkan kepada Kementerian Kebudayaan Belia dan

Sukan serta nama ditukar kepada Jabatan Perpustakaan Negeri sabah

1982 Bidang kuasa pentadbiran Jabatan Perpustakaan Negeri Sabah diserahkan kembali kepada

Kementerian Perkhidmatan Sosial

2

1987 Perpustakaan Negeri Sabah melangkah ke era teknologi komputer

1988 ‘URICA’, sistem komputerisasi perpustakaan yang digunakan Perpustakaan Negeri Sabah telah

dilancarkan dengan rasminya oleh Menteri Perkhidmatan Sosial, Yang Berhormat Datuk Ariah

Tengku Ahmad.

Enakmen Jabatan Perpustakaan Negeri Sabah telah diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri

dan kemudian diwartakan pada 29 September 1988

1990 ‘OPAC’ (Online Public Access Catalogue), telah dilancarkan oleh Alahyarham Yang Berhormat

Datuk Jawawi Haji Isa, Pembantu Menteri Perkhidmatan Sosial

1993 Bangunan baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Sandakan dibuka dengan rasminya pada 21

Disember 1993 oleh Yang Amat Berhormat Datuk Joseph Pairin Kitingan, Ketua Menteri Sabah

1994 Bangunan baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Tawau telah dibuka dengan rasminya pada

16 February 1994 oleh Yang Amat Berhormat Datuk Joseph Pairin Kitingan, Ketua Menteri

Sabah

1995 Perkhidmatan INTERNET diperkenalkan di Ibu pejabat Perpustakaan Negeri Sabah, Kota

Kinabalu.

Bangunan Baru Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Keningau telah dibuka dengan rasminya

pada 30 Oktober 1995 oleh Yang Berhormat Datuk Seri Panglima Joseph Kurup, Timbalan

Ketua Menteri merangkap Menteri Pembangunan Industri.

1996 Perkhidmatan Maklumat Perniagaan dan Perkhidmatan kepada golongan cacat penglihatan di

Ibu Pejabat dilancarkan sempena Minggu Perpustakaan Negeri Sabah pada bulan Ogos 1996

1997 Laman web Kerajaan Negeri Sabah telah dilancarkan oleh Ketua Menteri Sabah, Yang Amat

Berhormat Datuk Yong Teck Lee

1998 Menjadi penganjur bersama 5th International Training Computerized Braille Production.

Mendapat Anugerah Perkhidmatan IT Terbaik sempena dengan Hari Qualiti Perkhidmatan

Perpustakaan Cawangan Beluran telah dilancarkan1999 Penyusunan semula PNS, mewujudkan

2 jawatan Timbalan Pengarah dan 16 Ketua Seksyen.

Perkhidmatan Perpustakaan Cawangan Kudat telah dimulakan.

PNS menyediakan kemudahan serta menganjurkan aktiviti-aktiviti kepada golongan cacat

pendengaran.

Menganjurkan 3rd International Workshop on Braille Production.

eMas Sabah dilancarkan, satu usaha sama dengan UST dan KKIP

Perpustakaan Cawangan Papar telah di buka kepada orang ramai.

2000 Menandatangani MOU dengan FORCE Foundation menjadikan PNS Urusetia Rantau Asia-

3

Pacific.

Mendapat persijilan MS ISO 9002 : 1994 dari MAMPU pada bulan Disember.

2001 Perkhidmatan perpustakaan telah berpindah ke STC untuk kerja-kerja pembaikan di

perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu.

2002 Perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu telah dibuka kepada orang ramai pada 9hb. September

2003 Perpindahan perpustakaan Lahad Datu ke bangunan baru pada bulan Mei.

2004 Lincoln Corner telah dirasmikan pada 10hb. Mei oleh Yang Amat Berhormat Datuk Musa

Aman, Ketua Menteri Sabah di Perpustakaan Bandaraya Kota Kinabalu.

Perpindahan ke bangunan ibupejabat yang baru di Jalan Tasik pada bulan Jun.

2006 Mendapat persijilan MS ISO 9001:2000 daripada SIRIM pada bulan Jun. Skop persijilan adalah

Perkhidmatan Perpustakaan Awam.

Perpustakaan Negeri Sabah menjadi tuan rumah kepada Sukan Perpustakaan SeMalaysia

Puan Ku Joo Bee bersara dan Encik Wong Vui Yin mengambil alih sebagai Pengarah

Perpustakaan Negeri Sabah pada bulan Jun.

2007 Perpustakaan Cawangan Lahad Datu dirasmikan oleh YB Datuk Seri Utama Dr. Rais Yatim,

Menteri Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia pada 3hb. Februari. ii) Enakmen

Perpustakaan Negeri Sabah Pindaan 2007 telah diluluskan

2008 Penyusunan semula organisasi. Mewujudkan satu jawatan Timbalan Pengarah Kanan dan 2

Timbalan Pengarah.

Kerja-kerja menaik taraf Ibu Pejabat Perpustakaan Negeri Sabah (Fasa 3) untuk menambah aras

4 hingga aras 8 bermula pada bulan Januari.

Perpustakaan Cawangan Semporna dirasmikan pada 20 Oktober oleh Datuk Seri Hj. Mohd.

Shafie bin Hj. Apdal, Menteri Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia.

2010 Jawatankuasa STAR rating Perpustakaan Negeri Sabah telah diwujudkan pada 16 Ogos.

2011 Mei - Kakitangan di ibu pejabat berpindah ke Aras 4 hingga 8 bangunan ibupejabat

27 Disember, Perpustakaan Wilayah Kota Kinabalu telah ditutup.

2012 1 Februari, Library@Suria telah dibuka kepada orang ramai.

1.1.2 Struktur dan carta organisasi

Perpustakaan Negeri Sabah (PNS) mempunyai satu rangkaian perpustakaan yang luas dimana ia

mempunyai sebuah Ibu Pejabat, 4 Perpustakaan Wilayah, 18 buah Perpustakaan Cawangan, 13

Perpustakaan Bergerak, 3 Siber Van Des@Net dan 108 Perpustakaan Desa/Siber Ilmu.

4

PNS merupakan sebuah agensi kerajaan di bawah Kerajaan Negeri Sabah. PNS

bertanggungjawab dalam membina sebuah masyarakat yang berilmu dan berbudaya membaca. Ibu

Pejabat PNS terdiri daripada 16 bahagian iaitu:-

i. Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Personel

ii. Bahagian Akaun

iii. Bahagian Sokongan IT

iv. Bahagian Perkhidmatan Pembaca

v. Bahagian Hal Ehwal Korporat Dan Media

vi. Bahagian Perkhidmatan Rujukan Dan Maklumat

vii. Bahagian Sistem Maklumat Perpustakaan

viii. Bahagian Sumber Elektronik

ix. Bahagian Rangkaian Perpustakaan

x. Bahagian Pembangunan

xi. Bahagian Gunasama

xii. Bahagian Perolehan

xiii. Bahagian Katalog

xiv. Bahagian Koleksi Penyerahan Negeri

xv. Bahagian Terbitan Berkala

xvi. Bahagian Pembangunan Kerjaya Dan Latihan

Rajah 1.1: Carta Organisasi Perpustakaan Negeri Sabah

5

1.1.3 Produk Dan Perkhidmatan

Jenis perkhidmatan yang disediakan:

i. Pendaftaran keahlian

ii. Pinjaman

iii. Rujukan

iv. Pinjaman Berkelompok

v. Pinjaman Antara Perpustakaan

vi. Internet (E-Corner) dan wifi

vii. E- resources

viii. Aktiviti galakan membaca

ix. Golongan Istimewa

Selain daripada itu, PNS juga memberikan perkhidmatan kepada golongan cacat penglihatan dengan

menghantar buku-buku braille ke dua institusi iaitu Sekolah Khas Tuaran dan juga Taman Cahaya

Sandakan.

Jenis koleksi yang ada:

i. Majalah

ii. Rujukan umum

iii. Malaysiana

iv. Terbitan kerajaan

v. Sejarah tempatan

vi. Koleksi nadir

vii. Peta

viii. Mikrofilem

ix. Keratan akhbar

x. Pakej maklumat

xi. Koleksi tanda merah/putih

xii. Suratkhabar

xiii. Audio visual

xiv. Pusat penyimpanan Koleksi Negara

xv. Pusat penyimpanan koleksi Negeri

xvi. E – resources ( merupakan buku elektronik yang boleh dimuat turun 24/7 dimana sahaja

anda berada di seluruh negeri Sabah)

6

xvii. Buku braille/talking books ( untuk golongan cacat penglihatan)

xviii. Buku tactile ( PNS merupakan satu-satunya institusi yang mengeluarkan buku tactile ini di

malaysia)

1.1.4 Jenis Perniagaan

Wawasan

Menjadikan PNS Sebagai Perpustakaan Awam Yang Terunggul Di Malaysia

Misi

Membina Sebuah Masyarakat Yang Berilmu Dan Berbudaya Membaca

Objektif

i. Memaju dan menggalakkan kemudahan, perkhidmatan dan sumber-sumber perpustakaan

ii. Menyediakan perkhidmatan cemerlang yang berorientasikan pelanggan

iii. Menghasilkan sekumpulan kakitangan berkemahiran tinggi dan beriltizam memberikan

perkhidmatan yang berkualiti

iv. Menyediakan kemudahan pengaksesan sumber-sumber PNS melalui komputer

v. Menyediakan maklumat mengenai Sabah melalui Koleksi Sejarah Tempatan dan Terbitan

Kerajaan

vi. Berkerjasama rapat dengan Perpustakaan Negara Malaysia, perpustakaan-perpustakaan

negeri atau perbadanan dan perpustakaan lain di Malaysia.

Peranan dan Fungsi Perpustakaan Negeri Sabah seperti berikut:

i. untuk menyediakan bagi pemeliharaan dan penggunaan sumber-sumber perpustakaan;

ii. untuk menyenggarakan suatu daftar yang mengandungi apa-apa butiran sumber-sumber

perpustakaan;

iii. untuk menerbitkan bibliografi negeri mengikut kekerapan yang ditetapkan yang mengandungi

apa-apa butiran sumber-sumber perpustakaan sebagaimana yang disifatkan patut oleh

Pengarah;

iv. untuk menyenggarakan rekod statistik sumber-sumber perpustakaan;

v. untuk melaksanakan apa-apa fungsi lain yang perlu untuk melaksanakan objektif

melaksanakan objektif di bawah seksyen 4A.

7

1.1.5 Sumber Manusia

Jadual 1.2: Senarai Jawatan, Gred Dan Jumlah Kakitangan

Bil. Jawatan Gred Jumlah Kakitangan

1 Pengarah 1

2 Timbalan Pengarah Kanan 1

3 Timbalan Pengarah 2

4 Pustakawan S41 24

5 Pen.Peg.Perpustakaan S38 1



8 Pembantu Perpustakaan S26 4



11 Juruteknik J17 6

12 Pengawal Keselamatan KP11 4

13 Peg. Tadbir N41 1

14 Pen.Peg.Tadbir N27 2

15 Pembantu Tadbir N22 10

16 Pembantu Tadbir N17 40

17 Pembantu Tadbir Rendah N11 5

18 Pembantu Am Rendah N4 57

19 Pembantu Am Rendah N1 19

20 Akauntan W41 1

21 Pembantu Kewangan W17 3

22 Pemandu Kenderaan Bermotor R6 12

23 Pemandu Kenderaan Bermotor R4 9

24 Pekerja Rendah Awam R3 16

25 Pekerja Rendah Awam R1 9

26 Peg. Teknologi Maklumat F41 1

27 Pen.Peg.Teknologi Maklumat F32 2

28 Pen.Peg.Teknologi Maklumat F29 1

29 Juruteknik Komputer F17 1

8

Jadual 1.3: Bilangan Anggota PNS Mengikut klasifikasi perkhidmatan

Kumpulan Pengurusan

Tertinggi

Pengurusan dan Profesional Sokongan

Gred 54-53 52-45 44-41 40-27 26-1

Klasifikasi Jumlah

J 6 6

KP 4 4

N 1 2 131 134

R 46 46

S 2 26 26 160 214

W 1 3 4

JUMLAH 2 28 28 350 408

Jadual 1.4: Bilangan Anggota Mengikut Jantina Dan Gred Jawatan

GRED/JANTINA LELAKI PEREMPUAN JUMLAH

Gred 48 1 1 2

Gred 44 2 2

Gred 41 6 20 26

Gred 38 1 1

Gred 32 1 3 4

Gred 27 7 16 23

Gred 26 1 3 4

Gred 22 22 28 50

Gred 17 58 107 165

Gred 11 6 3 9

Gred 6 12 12

Gred 4 54 12 66

Gred 3 16 16

Gred 1 21 7 28

Jumlah Anggota 408

9

Jumlah Keseluruhan Bilangan Kakitangan Berjawatan Tetap di PNS adalah seramai 408 orang. Manakala

bilangan Pekerja di Ibu Pejabat PNS yang berjawatan tetap adalah 114 orang dan mempunyai 39 orang

yang berjawatan sambilan.

1.2 Aliran Kerja

Penyelenggaraan perkakasan, peralatan komputer, rangkaian, sistem perpustakaan bersepadu dan

pangkalan data

Carta Alir 1.1: Pengendalian Aduan

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

S17

S17

S17

S17

F32/F29/FT17

F29/FT17

Mula

Terima aduan dari pengguna

Rekodkan aduan di dalam Sistem Trek

ICT/Borang AK

Kenalpasti jenis & asingkan aduan

Maklumkan aduan kepada pegawai

bertanggungjawab

Aduan Sistem ILMU?

Aduan Laman web?

Jalankan siasatan

Masalah perkakasan?

Periksa kerosakan perkakasan

Masih dalam tempoh jaminan?

Dapat dibaiki sendiri?

10


F32/F29/FT17

F29/FT17/ S17

F32/F29

F32/F29

KBSIT/F32/F29

KBSIT/F32/F29

Rujuk masalah kepada pengadu

Masalah selesai?

Kenalpasti penyedia perkhidmatan

Hubungi penyedia perkhidmatan.

SabahNet – KKIPCom

Streamyx – TMNet Sdn. Bhd

eSPKB – ANM

Sistem Kerajaan Negeri –

JPKN

‘Hosting Service’ ILMU –

KKIPCom – rujuk Lampiran

8.6 Arahan Kerja Kawalan

Pembaikan ‘Hosting Server’

ILMU

Rekodkan penyelesaian dalam sistem

Trek ICT/ borang AK

Failkan borang AK di dalam fail PNS /

BSIT: 300 -8/1

11

Carta Alir 1.2: Pembaikan Sendiri


S17

F29/FT17

F29/FT17

F29/ S17

Alat perlu diganti?

Ada stok?

Perolehan alat ganti.

Rujuk PNS - PNS.PK(S).03

Lakukan tindakan pembaikan

Rekodkan pembaikan dalam

sistem Trek ICT/ borang AK

Failkan borang AK di dalam fail

PNS / BSIT: 300 -8/1

Tamat

12

Carta Alir 1.3: Proses Pelupusan


F29/FT17/S17

F29/FT17/S17

F29/FT17/S17

F29/FT17/S17

KBSIT/F32

F29/S17

KBSIT/F32/F29

KBSIT/F32

KBSIT/F32/F29/FT17/

S17/N1

Mula

Periksa dan sedia perkakasan yang

rosak / tidak ekonomi untuk dibaiki

Semak Fail Daftar Inventori

(KEW.312) perkakasan

Ada rekod inventori?

Kemaskini Fail Daftar Inventori


Sedia senarai pelupusan.

Peraku dan sahkan senarai pelupusan.

Failkan senarai pelupusan ke dalam

fail PNS/BSIT : 300-7/1

Hantar senarai ke BKPP

Terima status permohonan pelupusan

Kementerian Kewangan daripada

BKPP.

Bekerjasama dengan BKPP untuk

tindakan lanjut.

Tamat

13

Carta Alir 1.4: Proses hapuskira


KBSIT/F32

KBSIT/F32/F29/ S17

KBSIT/F32/F29/ S17

KBSIT/F32/F29/ S17

KBSIT/F32

KBSIT/F32

KBSIT/F32

F29/ S17

Mula

Terima laporan kehilangan perkakasan.

Semak Fail Daftar Inventori

(KEW.312)

Siasat pergerakan perkakasan dan

kenalpasti Bahagian yang

menggunakan / menyimpan

perkakasan.

Perkakasan dapat dikesan?



Laporkan kepada BKPP untuk

tindakan lanjut

Failkan laporan ke dalam fail

PNS/BSIT : 300-7/1

Bekerjasama dengan BPPP dan Ketua

Bahagian yang berkenaan untuk

tindakan susulan.


(KEW.312) perkakasan.

Tamat

14

1.3 Objektif-objektif Kegiatan Pelajar

1.3.1 Objektif Latihan Industri

Para pelajar yang mengambil apa-apa jua kursus di mana-mana IPT haruslah menjalani latihan industri

dalam tempoh masa yang ditetapkan salah sebuah firma yang telah dipilih oleh para pelajar dan telah

mengadakan perjanjian persefahaman dengan pihak kolej.

Latihan industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas pelajar IPT sebelum

melayakkan untuk penganugerahan Ijazah daripada pihak Universiti. Antara objektif latihan industri

adalah seperti berikut :

i. Membina personaliti individu yang positif.

ii. Melatih kemahiran berkomunikasi.

iii. Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik.

iv. Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan.

v. Mempelajari cara menghasilkan laporan harian latihan industri.

Oleh itu, tidak dapat dinafikan bahawa Latihan Industri sebenarnya penting untuk menilai sejauh

mana kebolehan yang ada pada diri pelajar. Sekaligus membentuk persediaan kepada pelajar untuk

menghadapi realiti sebenar apabila menempuhi alam pekerjaan nanti.

1.3.2 Tujuan Laporan

Setelah tamat menjalani Latihan Industri di sesebuah firma, setiap pelajar diwajibkan menyediakan satu

laporan lengkap dan mengikut piawaian yang telah ditetapkan oleh pihak universiti. Tujuannya adalah

untuk menilai sejauh mana keberkesanan latihan yang telah dijalankan oleh setiap pelajar sepanjang

tempoh yang telah ditetapkan.

Laporan ini perlu dibuat kerana ianya merupakan satu dokumen yang penting untuk dijadikan

bahan bukti terhadap latihan yang telah diikuti. Ini merupakan satu cara mendokumentasikan segala

aktiviti yang dijalankan sepanjang menjalani latihan. Ia juga dapat dijadikan sebagai panduan dan rujukan

untuk temuduga kelak.

Laporan yang telah lengkap akan diserahkan dan disemak oleh pensyarah yang berkaitan.

Laporan yang telah disediakan ini mestilah difahami oleh pensyarah yang akan membuat penilaian serta

rujukan terhadap laporan ini.

15

1.3.3 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Industri yang telah dijalani oleh setiap pelajar mempunyai kepentingan yang tersendiri. Antaranya ialah :

i. Mempelajari informasi dan teknologi baru dalam bidang pertanian dan seterusnya

dapat membangunkan Negara.

ii. Mendapat pengetahuan tentang cara pentadbiran dan fungsi sebenar sesebuah organisasi

kerajaan.

iii. Dapat meningkatkan pengetahuan, kemahiran skil setiap individu dalam melakukan

sesuatu pekerjaan yang diamanahkan.

iv. Mendapat pengalaman dalam bidang yang diceburi sebelum menempuh alam

pekerjaan yang sebenar.

v. Melengkapkan salah satu skema yang telah disyaratkan dalam penganugerahan ijazah

kepada pelajar.

Dapat disimpulkan di sini bahawa Latihan Industri yang telah dijalani oleh setiap pelajar

mempunyai kepentingannya sendiri dan amat berguna sebelum menempohi alam pekerjaan.

1.3.4 Corak Latihan Dan Tempat

Semasa mengikuti latihan industri di Perpustakaan Negeri Sabah. Saya telah ditempatkan di Bahagian

Sokongan IT. Saya yang berada dibawah Abd Razak Bin Ahmad selaku penyelia latihan saya, menjalani

latihan dibawah tunjuk ajar beliau. Latihan saya yang menjurus kepada Pentadbiran. Latihan saya yang

lebih kepada Pentadbiran memerlukan pengetahuan terkini dan saya sering diberi tunjuk ajar semasa

melakukan latihan.

1.3.5 Jadual Waktu Bekerja

Semasa menjalani latihan industri di Perpustakaan Negeri Sabah, saya diberi tempoh selama 3 bulan

untuk menghabiskan latihan industri. Jadual waktu bekerja adalah seperti berikut:

Bermula 25 Jun-2 Sept 2012

WAKTU PEJABAT : 8.00 AM - 5.00 PM

WAKTU REHAT : ISNIN-KHAMIS:1.00 PM- 2.00 PM,

JUMAAT: 11.30 AM-2.00 PM

CUTI : SABTU, AHAD DAN CUTI UMUM

latarbelakang organisasi pns

Documents