kuliah penyelidikan
Post on 26-Nov-2021
17 Views
Preview:
TRANSCRIPT
KULIAH PENYELIDIKAN
PEMANTAUAN PROJEK PENYELIDIKAN
PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN
(RMC)
NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUARPEGAWAI PENYELIDIK
2
CARTA ORGANISASI – PENGURUSAN PENYELIDIKAN RMC
PENGARAHProf. Ts. Dr. Shukor Abd. Razak
TIMBALAN PENGARAH (PROJEK, KORPORAT & JARINGAN INDUSTRI)Prof. Ir. Dr. Herlina Binti Abdul Halim
UNIT PENGURUSAN PROJEK
Cik Zuridah Saadan (Q44)
RESEARCH MANAGER / ASST RESEARCH MANAGER
- Puan Farahnatasya / Puan Amelia
- Puan Faezzatul / Puan Hazida
- Puan Norlida / Puan Atifah- Puan Rohaiza / Puan Siti Nursarah
UNIT REKOD DAN PROPOSAL
-Puan Nurul Azrin
-Puan Raja Rozita
UNIT LANTIKAN- Puan AzminaFatin- Puan Khazrinna-Puan Suziana
UNIT AKTIVITI- Puan Faizah Abd Rashid
UNIT PEMANTAUANPuan Nur Arbainah Shamsul Annuar (Q44)
Puan Nur Illani A Khalid (N29)
Puan Siti Mashitah Saidin(N19)
UNIT PENGURUSAN DATA
Puan Noor FazilahZakaria (Q44)
3
CARTA ORGANISASI – UNIT PEMANTAUAN PROJEK
NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUAR
(Research Officer – Q44)
NUR ILLANI BINTI A KHALID (Assistant Research
Officer – N29 )
SITI MASHITAH BINTI SAIDIN
(Administrative Assistant
– N19 )
LATAR BELAKANG –
UNIT PEMANTAUAN RMC
➢ Ditubuhkan pada Sept 2020
➢ Unit Pemantauan sebelum ini
dibawah Unit Pengurusan Projek
➢ Dipecahkan dari Unit Pengurusan
Projek apabila Puan Nur Illani
ditukarkan dari Unit Jaringan
Industri RMC pada April 2020 dan
Puan Nur Arbainah ditukarkan
dari pejabat Research Alliance
pada Nov 2020
4
SKOP UNIT PEMANTAUAN
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN
PERBELANJAAN DAN OUTPUT
SEMAKAN PERLANJUTAN TEMPOH PROJEK
BENGKEL ATAU SESI PEMANTAUAN PROJEK
PERMOHONAN YANG PERLU DIMAJUKAN KE PENAJA
SEMAKKAN BORANG MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM
5
KATEGORI GERAN DI UTM
NASIONAL
•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada sumberagensi kerajaan, kerajaan negeri / NGO
•Contoh ;
•Geran KPT (FRGS/PRGS)
•Geran Agensi(MARDI, AKEPT, MOSTI, NAHRIM)
UNIVERSITI
•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada sumberdalaman universiti
•Contoh;
•Geran GUP, Institusi, PTJ
SWASTA / INDUSTRI
•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada industri / swasta, syarikat dll
•Contoh ;
•Industri besar/ sederhana / kecil
•Syarikat swasta
•Syarikat Multinasional
•GLC (DalamMalaysia)
ANTARABANGSA
•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada agensikerajaan / university / industry / swasta, syarikat LUAR NEGARA
•Contoh ;
•Universiti Luar Negara
•Institusi Luar Negara
•Syarikat Luar Negara
6
ANALISIS GERAN AKTIF
AKTIF GERAN BAGI TAHUN 2021
Jumlah geran aktif : 2563
• Geran Universiti : 1,459• Geran Nasional : 715• Geran Private : 240• Geran Antarabangsa : 149
Data as of Julai 2021 (Unit Data)
PROSES DI UNIT PEMANTAUAN
•Semua jenis geran akandi rekodkan di RADIS
•Melibatkan pendaftaran/ permohonan geran
PENDAFTARAN / PERMOHONAN GERAN
•Melibatkan proses penilaian dan semakan
•Pengaktifan geran (Unit Rekod/ RAHMAT)
PENILAIAN / SEMAKAN / PENGAKTIFAN GERAN
•Pemantauan 3 bulanpertama
•Pemantauan setiap 6 bulan (Jun & Disember)
• Laporan Akhir (dihantarselepas tamat geransehingga 3 bulan gerantamat)
PEMANTAUAN GERAN
PROSES PENDAFTARAN, PERMOHONAN, PENGAKTIFAN DAN PEMANTAUAN
GERAN
8
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
PEMANTAUAN
PEMANTAUAN BERJADUAL
Melalui Perlaporan di RADIS (Jun & Dis)
Melalui Pelaporan di MyGRANTS (Feb & Julai)
PEMANTAUAN TIDAK BERJADUAL
Bengkel Pemantauan
Lawatan Tapak
Perlaporan semula oleh Penaja
Kriteria yang dipantau;
✓ Perbelanjaan
✓ Milestone
✓ Output
10
PEMANTAUAN GERAN KPT
KITARAN PEMANTAUAN BAGI PROJEK KPT
• Garis panduan permohonan geran• Tadbir Urus Geran Penyelidikan
11
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM RADIS
Ketua Projek menghantar laporan di RADIS
Semakan oleh Verifier Pertama
( Chair RA / TDPI / AcRAS / PIC PTJ )
Semakan oleh Verifier Kedua (RMC)
Pengesahan oleh RMC (Timbalan Pengarah RMC)
1
2
3
4
12
Paparan Menu Progress Report / End Report di RADIS
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR - RADIS
Semua geran penyelidikan (kecuali Networking Grant & Business Entity) perlu menghantar
Laporan Kemajuan (Progress Report) dan Laporan Akhir (End Report) didalam sistem RADIS.
PENGHANTARAN LAPORAN KE SISTEM RADIS
Laporan Kemajuan Setiap 6 bulan (Jun dan Dis)
Laporan Akhir Sehingga 3 bulan projek tamat
13
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
Perkara yang perlu di kemaskini• Milestones• Output (penerbitan/talent/etc)• Permasalahan yang dihadapi
(jika ada)• Project profile bagi Laporan akhir
14
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
Untuk penghantaran Laporan Akhir, Penyelidik dikehendaki menyerahkan semula Fail Online Claim
(fail keras) yang mengandungi dokumen tuntutan sepanjang projek berlangsung.
Fail Online Claim tersebut perlu dihantar ke:
Nama Pegawai No Tel Email
UTM Johor Puan Noor Wahidah Shamsudin 07-5537901 noorwahidah@utm.my
UTM KL Encik Muhammad Hafizul Halim Zawawi 03-26154445 hafizul@utm.my
Borang Penyerahan Fail Online Claim kemudiannya akan dikemaskini dibahagian ‘Attachment’ End Report
15
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM MyGRANTS
Ketua Projekmenghantarlaporan di
SistemMyGRANTS
Semakan oleh RMC Admin
(Unit Pemantauan)
Pengesahan oleh Pengarah
RMC
Penghantaran Laporan ke pihak KPT
o Laporan Akhir dibuka sepanjang tahun di Sistem MyGRANTS, manakala bagi Laporan Pemantauan
mengikut tempoh Fasa yang telah ditetapkan oleh pihak KPT.
o Pihak RMC akan membuat hebahan melalui RnD.Net , Facebook RMC dan website RMC
o Peringatan (reminder) akan dimaklumkan melalui email penyelidik Penyelidik adalah diingatkan supaya
mencapai KPI yang telah ditetapkan.
1 2 3 4
17
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM MyGRANTS
Contoh pemakluman tarikh pengisian laporan pemantauan di sistem MyGRANTS
18
LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR
IMPLIKASI / KESAN TIDAK MENGHANTAR LAPORAN
GERAN DALAMAN UTM
GERAN DP KPT
Tadbir Urus DP KPT Edisi ke 4Klausa 4.6.3 dan
4.6.5
Mesy JKTS / JKPGP
19
Link to document : ProsedurPemantauan Prestasi Projek/ProgramDana Penyelidikan Universiti (Cut OffPolicy)
PROSEDUR PEMANTAUAN PRESTASI PROJEK/PROGRAM
Bil Kitaran
Pencapaian Minima
Milestones % Perbelanjaan
1Kitaran 1(6 month)
(% based on planned scheduled)
25
2Kitaran 2
(12 month)50
3Kitaran 3
(18 month)75
4Kitaran 4
(24 month)100
Projek akan diberi status SUSPENDED (2x peringatan) jika:
- Tidak mencapai perkara di atas
- Tidak menghantar PR
- Suspend untuk 2 bulan
Project akan diberi status TERMINATED (selepas 2 bulan) jika
tiada tindakan/maklumbalas dari Ketua Projek
CUT – OFF POLICY IMPLEMENTATION TAHAP KEMAJUAN YANG PERLU DICAPAI
20
REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN PERBELANJAAN DAN OUTPUT
Contoh penerimaan email peringatan (reminder) kepada Ketua Projek bagi projek
Dana KPT (Sistem MyGRANTS)
REMINDER SISTEM MyGRANTS
21
REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN PERBELANJAAN DAN OUTPUT
JADUAL REMINDER RADIS
PENGHANTARAN
PERINGATAN PR RADIS
JUN DIS
Reminder Pertama Minggu Kedua Mei Minggu Kedua Nov
Reminder Kedua Minggu kedua Jun Minggu Kedua Dis
Reminder Ketiga Minggu Empat Jun Minggu Keempat Dis
PENGHANTARAN PERINGATAN ER RADIS MENGIKUT TARIKH TAMAT GERAN
Reminder Pertama Seminggu sebelum geran Ended
Reminder Kedua Seminggu selepas geran Ended
Reminder Ketiga Sebulan selepas geran Ended
PROGRESS REPORT
ENDREPORT
22
REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN PERBELANJAAN DAN OUTPUT
Contoh penerimaan email peringatan (reminder) kepada Ketua Projek dari
Sistem RADIS
REMINDER RADIS
23
BENGKEL / SESI PEMANTAUAN PROJEK
Menyemak dan memastikan dokumen lengkap pada sesi
pemantauan
Mengenalpasti masalah ataukesukaran projek penyelidikan
(mock presentation oleh KP)
Memastikan Ketua Projek maklumdan hadir ke sesi pembentangan
Hadir sama semasa sesipemantauan
(Unit Pemantauan/Unit Kewangan)
PEMANTAUAN DALAMAN / PENAJA
24
SEMAKAN PERLANJUTAN TEMPOH PROJEK
PermohonanPerlanjutandaripada KetuaProjek
Unit Pemantauanmembuatsemakan
Dipanggil untuk keSesiPembentanganatau dibawa keMesyuarat JKPGP
Memaklumkan keputusan perlanjutan tempoh geran
PERLANJUTAN TEMPOH BAGI GERAN DALAMAN
25
SEMAKAN PERLANJUTAN TEMPOH PROJEK
PANGGILAN PEMBENTANGAN PERLANJUTAN TEMPOH BAGI GERAN DALAMAN
Contoh panggilan Pembentagan bagi Permohonan Perlanjutan Tempoh untuk geran dalaman
26
PERMOHONAN KEPADA PENAJA
PERMOHONAN PERUBAHAN SKOP /
OBJEKTIF
PERMOHONAN PERLANJUTAN
TEMPOH
PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI
PERMOHONAN TIADA DALAM PROPOSAL
- Permohonan ini
perlu dikemukakan
dalam 6 bulan
pertama
- Perlu mengikut
ketetapan dan
senarai semak
daripada penaja
- Dimajukan ke pihak
penaja untuk
kelulusan
- Dipohon sekurang-
kurangnya 3 bulan
sebelum tarikh
tamat
- Perlu mengikut
ketetapan dan
senarai semak
daripada penaja
- Dimajukan ke
pihak penaja untuk
kelulusan
- Pemohonan bagi
menampung
peruntukan sodo
- Perlu mengikut
ketetapan dan
senarai semak
daripada penaja
- Dimajukan ke
pihak penaja
untuk kelulusan
- Melibatkan pembayaran persidangan atau penerbitan / pembelian yang tidak dinyatakan didalam proposal asal
- Perlu mengikut ketetapan dan senarai semak daripada penaja
- Dimajukan ke pihak penaja untuk kelulusan
27
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN GERAN DP KPT
PERMOHONAN PERUBAHAN SKOP / OBJEKTIF PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI
Perubahan bergantung kepada Tadbir Urus DP KPT yang terkini ;Edisi Keempat (Mac 2021)
28
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN GERAN DP KPT
PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI BAGI
PEMBAYARAN PENERBITAN TIADA DALAM
PROPOSAL
PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI BAGI
PERALATAN TIADA DALAM PROPOSAL
Perubahan bergantung kepada Tadbir Urus DP KPT yang terkini ;Edisi Keempat (Mac 2021)
29
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN GERAN DP KPT
PERMOHONAN PERLANJUTAN TEMPOH DAN
PEMINDAHAN V-SIRI
PERMOHONAN PERLANJUTAN TEMPOH
Perubahan bergantung kepada Tadbir Urus DP KPT yang terkini ;Edisi Keempat (Mac 2021)
30
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN GERAN DP KPT
PERMOHONAN PEMBAYARAN PENERBITAN /
PERSIDANGAN TIADA DALAM PROPOSAL
PERMOHONAN PEMBELIAN PERALATAN TIADA
DALAM PROPOSAL
Perubahan bergantung kepada Tadbir Urus DP KPT yang terkini ;Edisi Keempat (Mac 2021)
31
BORANG PERAKUAN MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM
Setiap staf yang akan meninggalkanperkhidmatan di UTM perlu mendapatkanpengesahan di PTJ / Jabatan yang terlibat.
Di Pusat Pengurusan Penyelidikan RMC, terdapat2 unit yang membuat semakan dan pengesahanuntuk borang ini. ✓ Unit Kewangan – Ketua Projek perlu mendapat
pengesahan daripada Pegawai KewanganRMC (Puan Wahidah) terlebih dahulu
✓ Unit Pemantauan
32
BORANG PERAKUAN MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM
Kriteria semakan Unit Pemantauan ;
1. Semakan penghantaran laporan di RADIS dan MyGRANTS; Laporan di RADIS perlu mencapai status COMPLETE dan Laporan Akhir perlu dihantar didalam
sistem MyGRANTS
2. Pertukaran Ketua ProjekSekiranya Ketua Projek mempunyai geran yang masih aktif. Sila berhubung dengan RM/ARM untuk
proses penukaran Ketua Projek
34
PERANAN PEGAWAI PEMANTAUAN✔Menguruskan Penghantaran Laporan Perkembangan Dan Laporan
Akhir Projek Penyelidikan Yang Diperlukan Oleh Penaja Dalam Dan
Luar
✔Merancang Proses Pemantauan Berkala Di Peringkat Universiti Bagi
Geran Dalam Dan Luar
✔Menyediakan Analisis Data Untuk Dibentangkan Dalam Mesyuarat
JKPGP (Milestone/Perbelanjaan/Expected Output)
✔Bertanggungjawab Untuk Melaporkan Projek-projek Bermasalah
seperti Projek Tidak Berbelanja & Projek Tidak Mengikut Jadual
Perancangan
✔Menyediakan Bank Rekod Panel Penilai Pemantauan Bagi Geran
Dalam Dan Luar
✔Menjadi Sekretariat Bagi Lawatan Pemantauan Di UTM atau di luar
✔Mengemaskini Proses Mengikut Perubahan Tadbir Urus Geran
Penyelidikan Dalam Dan Luar Berkaitan Pemantauan
✔Memberi Peringatan Kepada Projek Penyelidikan Bermasalah Sebelum
Dikenakan Panelti Di Peringkat Universiti
✔Menghadiri Mesyuarat/Bengkel Pemantauan Di Peringkat Penaja
NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUAR017-7109890
nurarbainah@utm.my
35
PERANAN PENOLONG PEGAWAI PEMANTAUAN
NUR ILLANI BINTI A KHALID0197070760
illani@utm.my
✔ Membuat semakan laporan yang dihantar melalui sistem penaja
✔ Menyemak dan meluluskan permohonan perubahan berkaitan projek
MyGRANTS
✔ Menukarkan status projek di RADIS
✔ Membantu untuk mengumpul laporan secara manual dan secara atas
talian kepada pihak penaja
✔ Menyemak permohonan perubahan yang perlu dimajukan ke penaja
✔ Menyemak dan menganalisis data dari laporan perkembangan yang
dihantar oleh penyelidik
✔ Menyemak dan menganalisis data dari laporan akhir yang dihantar
oleh penyelidik
✔ Membantu sebagai Sekretariat untuk pembentangan yang dianjurkan
oleh Unit Pemantauan
36
PERANAN PEMBANTU TADBIR PEMANTAUAN
SITI MASHITAH BINTI SAIDIN010 - 5110024
mashitah@utm.my
✔Membantu menukar status geran dan menghantar peringatan
✔Membantu sebagai Sekretariat untuk pembentangan yang
dianjurkan oleh Unit Pemantauan
✔Membantu mengumpul dan menyediakan surat menyurat yang
berkaitan dengan unit pemantauan dan proses menghantar ke pihak
penaja
✔Membantu mengumpul dan memastikan dokumen sesi
pembentangan / laporan lengkap seperti mana yang dipinta oleh
penaja.
✔Membantu menghasilkan rekod / data bagi unit pemantauan
✔ Membantu menyemak laporan di MyGRANTS
37
FOLDER OPEN AKSES UNIT PEMANTAUAN RMC
Manual Pengisian Laporan Di RADIS
Manual Pengisian Laporan di sistem MyGRANTS
Tadbir Urus DP KPT Edisi Keempat
Fail Online Claim
Template LaporanAkhir
top related