intan - modul spa fasa 1 & 2

Sistem Pengurusan Aset & StorSPA Fasa 2 & 3 | SPS Fasa 2

13 - 16 Disember 2010

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

1

PENGENALAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

2

PENGENALAN

SPA ialah Sistem Pengurusan Aset

Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih

PENGENALAN KODMODUL SPA

PENGENALAN

PENGENALAN KODMODUL SPA

SPA

TatacaraPengurusan AsetBil. 5 Tahun 2007

SPS

TatacaraPengurusan StorBil. 5 Tahun 2009

MyEXEC

Laporan dan Statistik

PENGENALAN

PENGENALAN KODMODUL SPA

PENGENALAN

PENGENALAN KODMODUL SPA

PENGENALAN

MODUL SPA KODAPA ITU SPA?

ModulPendaftaran

ModulPenempatan

ModulPergerakan

ModulPenyelenggaraan

ModulPemeriksaan

ModulLaporan

ModulPelupusan

ModulKehilangan

ModulAdministrator

ModulPembekal

ModulKawalan Kod

Modul Pengesahan PendaftaranPergerakan

Modul Barcode Generator & SPA for PDAPergerakan

Modul PDF GeneratorPergerakan

Kawalan dan Pemantauan Aset

ModulSusut Nilai

7

PENGENALAN

KODMODUL SPAAPA ITU SPA?

Singkatan KEM/Jabatan dan Kod Fail

Kod Tambahan Caw./Bah. (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun Perolehan

No. Siri Aset

MOT/DCA/H/10/1KOMPUTER RIBA (LAPTOP)HAK KERAJAAN MALAYSIA

JABATAN PENERBANGAN

AWAM

/ / / /DCAMOT H 10 1

8

No. Siri Pendaftaran: Dijana secara automatik oleh SPA

/ / / /DCAMOT I 10 1

Harta Modal

Inventori

MOT

DCA

H

10

1

PENGENALAN

KODMODUL SPAAPA ITU SPA?

9

001

008007006005

002 004003

012011010009

013 014 015 016

KO

D K

LASI

FIK

ASI

ASE

T

PENGENALAN

KODMODUL SPAAPA ITU SPA?

10

KOD PENERANGAN

KOD KATEGORI 001 – XXX – XXX Melambangkan bidang

KOD SUB KATEGORI XXX –001– XXX Kelas kumpulan barang

KOD JENIS XXX – XXX – 003 Pengenalan barang

KATEGORISUB KATEGORI

JENIS

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase

PENGENALAN

160101 / BGN / BA / 01 / B01

Negeri, Daerah, Cawangan

Bangunan

Kod Bangunan

Tingkat

Kod Bilik / Ruang

160101 / KAW / 001

Kawasan Kod Kawasan

KODMODUL SPAAPA ITU SPA?

PENGENALAN

B01

B11 B10 B09 B08 B07

B06B05B04B03B02

B12

R01

KODMODUL SPAAPA ITU SPA?

R02

PENGENALAN

PENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA ALIRAN SISTEM

PENTADBIR SPA1

PENDAFTAR2 PEGAWAI PENGESAH 3 PEGAWAI PENEMPATAN 4

PEGAWAI PENYELENGGARA

5 PEGAWAI PEMERIKSA 6

ADMIN PELUPUSAN 7 ADMIN KEHILANGAN 8

PENGENALAN

1. Selesaikan maklumat Cawangan

2. Selesaikan maklumat Bahagian bagi setiapcawangan

3. Tambah Maklumat Kakitangan dan kemaskinirekod maklumat kakitangan

4. Tambah dan kemaskini Kod Lokasi

4 SYARAT UTAMAPENGGUNA SISTEM ALIRAN SISTEM

PENGENALAN

ALIRAN SISTEMPENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA

PENGENALAN

Terima Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar Aset

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakLabel Aset

Kemaskini KEW.PA-7

Tempatkan Aset

Simpan Daftar Aset

Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Pengesahan Pegawai

Rekod Pergerakan

Rekod Penempatan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Penyelenggaraan

Proses Kehilangan

Proses Pelupusan

Kawalan

dan

Pem

antau

an

MyAsset Database

MODUL PENDAFTARAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

16

PENDAFTARAN

Objektif pendaftaran aset;• Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini• Memudahkan pengesanan dan pemantauan• Membolehkan keadaan aset diketahui• Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

Punca maklumat – bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk;• Pesanan Rasmi Kerajaan (LO)• Nota Serahan (DO)• Invois• Dokumen Kontrak• Dokumen lain yang berkaitan

PENGENALAN DEFINASI CARTA

PENDAFTARAN

Tempoh pendaftaran aset;• Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu

dari tarikh pengesahan penerimaan

Pendaftaran aset hadiah;• Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran atau

latihan/pembelajaran tidak perlu didaftarkan• Satu senarai daftar aset perlu diwujudkan untuk tujuan rekod

Aset yang belum berdaftar;• Sekiranya tiada punca maklumat pendaftaran hendaklah

berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan

PENGENALAN DEFINASI CARTA

PENDAFTARAN

HARTA MODAL

• Aset Alih yang hargaperolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu

atau

• Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengiraharga perolehan asal

INVENTORI

• Aset Alih yang hargaperolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual

• Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengiraharga perolehan asal

DEFINASIPENGENALAN CARTA

PENDAFTARAN

CARTADEFINASIPENGENALAN

ASET ALIH

RM1000KE BAWAH

RM1000 KE ATAS

HARTA MODAL INVENTORI

PENYELENGGARAAN BERJADUAL

TIADA PENYELENGGARAAN

BERJADUAL

PERABOT, HAMPARAN, HIASAN & LANGSIR,

PINGGAN MANGKUK

MODUL PENGESAHAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

21

PENGESAHAN

TUGAS & TANGGUNGJAWAB

Mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftar oleh kerani aset.

• Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat semakan kepada data aset yang direkodkan.

(b) Memastikan rekod yang didaftarkan adalah tepat dan benar.

(c) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah direkodkansama ada belum atau telah disahkan.

PROSES

PENGESAHAN

LANTIKAN PEGAWAI

Kata NamaKata Laluan

Capaian LuarPengguna

Kerani / OMPD

Pegawai Pengesahan Daftar Aset

Lantikan Dibuat Oleh Admin SPA

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

Terdapat lima (5) level pengesahan daftar aset;

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

1- Aset di penempatan pengguna di cawangannya

BKP

BAC

BPP

BPTMPenempatan

Pengesah Daftar Aset

Pendaftar Aset

- Pengesah Daftar Aset

Pengesahan akan di buat mengikut bahagian pengguna aset tersebut

- Pengesah Daftar Aset

- Pengesah Daftar Aset

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

2- Aset mengikut bahagian kad di cawangannya

BPTM

Pengesah

PendaftarBKP

BAC

BPPBKP

Ibu PejabatCawangan

Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh bahagiannya yang di tempatkan di cawangannya sahaja

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan

BPTM

Pengesah

PendaftarBKP

BAC

BPPBKP

Ibu PejabatCawangan

Pengesah boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh bahagiannya yang tempatkan di semua cawangan

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

4- Semua aset di cawangannya

BPTM

Pengesah

PendaftarBKP

BAC

BPPBKP

Ibu PejabatCawangan

Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh semua bahagian yang di tempatkan di cawangannya sahaja

Pendaftar

Pendaftar

Pendaftar

Pendaftar

PROSES

PENGESAHAN

LEVEL PENGESAHAN

3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan

BPTM

Pengesah

BKPBAC

BPPBKP

Ibu PejabatCawangan

Pengesah boleh mengesahkan semua aset yang didaftarkanoleh semua bahagian yang tempatkan di semua cawangan

Pendaftar

PendaftarPendaftar

PendaftarPendaftar

PROSES

PENGESAHAN

PROSESTUGAS & TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGESAH

LAMAN KERJA

PILIH JENIS PENGESAHAN

SEMAK REKOD

SAHKAN

Maklumat BahagianKategori AsetNo. Siri PembuatTarikh Beli / TerimaHarga & PembekalPenempatan

MODUL CARIAN ASET

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

31

CARIAN ASET

SUBMODUL

CARIAN DATA

– Semua Harta Modal dan Inventori

– Disahkan atau belum disahkan

CARIAN HARTA MODAL

– Semua Harta Modal yang disahkan

CARIAN INVENTORI

– Semua Inventori yang disahkan

CARIAN KOMPONEN

FUNGSI

CARIAN ASET

FUNGSI

1. Membuat cetakan Kad KEW.PA-2 / KEW.PA-3

2. Membuat cetakan label aset (barkod)

3. Membuat kemaskini dan memadam data

4. Mengimport data ke dalam format excel (laporan)

5. Mengenalpasti maklumat induk sesuatukomponen

SUBMODUL

MODUL PENEMPATAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

34

PENEMPATAN

DEFINASI

PENEMPATAN – proses perubahan lokasi atauperubahan pegawai sesuatu aset

• Rekod penempatan perlu dikemaskini setiap kali berlaku perubahan lokasi atau perubahanpegawai pengguna aset atau kedua-duanya sekali

• Pegawai Penempatan – di lantik oleh JKPAK untuk menyelenggara dan merekod maklumat berkaitanpenempatan aset

FUNGSI

PENEMPATAN

FUNGSI

• Carian penempatan Membuat cetakan KEW.PA-7

• Penempatan aset

• Penempatan inventori

• Pengesahan penempatan Pemeriksaan aset

• Pemantauan penempatan

• Aset tiada pengguna

• Aset tiada penempatan

DEFINASI

Menambah dan kemaskinirekod penempatan

Senarai rekodpenempatan bermasalah, perlu disemak dan dikemaskini

MODUL PERGERAKAN/PINJAMAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

37

PERGERAKAN/PINJAMAN

FUNGSI & PERINGATAN

• Pinjaman terus

• Penerimaan barang

TUGAS

• Daftar kumpulan

aset gunasama

• Melantik pegawai

ADMIN SPA

PROSES

• Menambah aset

• Kemaskini nama stor

• Meluluskan

permohonan

pinjaman secara

online

PENGESAH

• Membuat pengeluaran

barang

(permohonan Online)

PENYELIA

PERGERAKAN/PINJAMAN

TUGAS FUNGSI & PERINGATANPROSES

Daftar Kumpulan Aset Gunasama

LantikPegawai

TambahAset

Carian Aset

PEMOHON

PERGERAKAN/PINJAMAN

TUGAS FUNGSI & PERINGATANPROSES

PEMOHON

ONLINETERUS

KELULUSAN

PENERIMAAN

• Periksa aset• Cetak KEW.PA-6• Tandatangan

PENGELUARAN

• Cetak borang pinjaman• Tandatangan

• Kelulusan oleh Peg. Pengesah

1 2

PERGERAKAN/PINJAMAN

FUNGSI & PERINGATAN

• Merekod semua pinjaman / pergerakan yang dibuat ke atas aset kerajaan

• Mengetahui status pinjaman aset

• Membuat pemerhatian di atas pergerakan | pinjaman aset

TUGAS PROSES

• Aset yang sedang diselenggara• Aset yang sedang dipinjam• Aset yang telah lupus• Aset yang sedang digunakan oleh Pegawai lain• Aset yang belum didaftarkan ke dalam sistem

PERINGATAN – SYARAT SAH ASET GUNASAMA

MODUL PENYELENGGARAAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

42

PENYELENGGARAAN

DEFINASI FUNGSI

Penyelenggaraan Pencegahan(Preventive maintenance)

Penyelenggaraan Pembaikan(Corrective maintenance)

PENYELENGGARAAN

PROSES

PEGAWAI PENYELENGGARA

Merekod aduan, merekod penyelenggaraan, merekod penambahan/naiktaraf/penggantian

PENTADBIR PENYELENGGARA

Melantik dan memberi capaian kepada pegawai-pegawai penyelenggara

ADMIN SPAMelantik dan memberi capaian kepada pentadbir penyelenggara

DEFINASI

PENYELENGGARAAN

PROSESDEFINASI

PERLANTIKAN PEGAWAI

DAFTAR ADUAN KEROSAKAN

PROSES KELULUSAN ADUAN

REKODKAN PENYELENGGARAAN

REKODKAN PENYELENGGARAAN

REKODKAN PENAMBAHAN, PENGGANTIAN & NAIKTARAF

KEW.PA-9

KEW.PA-14

KEW.PA-2B

Tentukan jenispenyelenggaraan

KEW.PA-14

PEMBAIKAN PENCEGAHAN

REKODKAN PENAMBAHAN, PENGGANTIAN & NAIKTARAF

KEW.PA-2BJika perlu

MODUL PEMERIKSAAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

46

PEMERIKSAAN

Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-a) Fizikal;b) Rekod; danc) Penempatan.

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod

yang lengkap, tepat dan kemaskini; danc) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama

seperti yangtercatat dalam daftar.

PENGENALAN CARTA PROSES

PEMERIKSAAN

CARTAPENGENALAN PROSES

ADMIN SPA

PEGAWAI PEMERIKSA

•Pemeriksaan hendaklahdilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun

•Kemukakan LaporanPemeriksaanHarta Modal KEW.PA-10 dan LaporanPemeriksaan InventoriKEW.PA-11 kepada KetuaJabatan

PEMERIKSAAN

KEMASKINI MAKLUMAT PEMERIKSAAN

•Tambah nama Pemeriksa 2•Cari aset untuk periksa•Tambah aset untuk periksa

CETAK BORANG PEMERIKSAAN

BUAT PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN SELESAI

PEMERIKSA•Sekurang-kurangnya 2 orang•Tidak terlibat dalam pengurusan aset

DAFTAR TASK PEMERIKSAAN

•Mengikut bahagian•Keseluruhan

CETAKAN KEW.PA10 & 11

CETAKAN KEW.PA-12

KEMASKINI MAKLUMAT ASET YANG DIPERIKSA

Berdasarkan maklumat di dalam Borang Pemeriksaanyang telah siap diisi

CARTAPENGENALAN PROSES

MODUL LAPORAN

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

Oleh :

50

LAPORAN

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 dibahagian sahaja

BAHAGIAN MYEXECKESELURUHAN

LAPORAN

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di keseluruhan ibu pejabat sahaja

KESELURUHAN MYEXECBAHAGIAN

LAPORAN

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di keseluruhan ibu pejabat dan cawangan.

MYEXECKESELURUHANBAHAGIAN

HUBUNGI KAMI

013 – 6655691 Sahrul

mohdsahrul@gmail.com

03 – 78804454 Office