fail meja

MANUAL MANUAL PROSEDUR KERJA PROSEDUR KERJA

DAN DAN FAIL MEJAFAIL MEJA

KONSEP MPKKONSEP MPK

MPK Dokumen rujukan/panduan untukperingkat jabatan/pejabat.

Memberi gambaran menyeluruh mengenaiorganisasi.

– Fungsi– Objektif

Merekodkan cara bekerja secara sistematik.Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

KONSEP FMKONSEP FM

Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi.Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalammenjalankan tugasnya.

Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturanyang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.

FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai.FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerjaatau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukanoleh individu itu.

KEBAIKAN MPK/FMKEBAIKAN MPK/FMMerekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagairujukan rasmi.Keseragaman sistem/kaedah kerja.Menentukan peraturan dipatuhi.Mengurangkan kesilapan.Sebagai alat latihan informal.Menyenangkan pertukaran pekerja - prosesambilalih tugas.Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.Mengurangkan arahan secara lisan.Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja denganPegawai lain.

MPK DAN FMMPK DAN FM

Dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantumembantu antara satu sama lain.Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnyakerana satu-satu prosedur tidak dilihat secaramenyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak memberi ertisepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihatsecara menyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidakdapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.

PERBEZAAN MPK DAN FMPERBEZAAN MPK DAN FMMPK FM

Dokumen rujukanperingkat pejabat - makro

Berasaskan fungsi danbidang tugas jabatan.

Satu MPK untuk satujabatan.

Mengandungi maklumatmenyeluruh mengenaisemua aktiviti dalamjabatan.

Dokumen rujukan peringkatindividu/jawatan - mikro.

Berasaskan tugas dantanggungjawab individu.

Satu FM untuk satu jawatan.

Mengandungi maklumatpanduan untuk mengendalikantugas yang ditetapkan bagisatu-satu jawatan.

KANDUNGAN MPKKANDUNGAN MPKLatar BelakangJabatan/Pejabat

Senarai Borang-borang Yang Digunakan

Carta AliranKerja Aktiviti-aktiviti Utama

ObjektifJabatan/Pejabat

Carta Jabatan/ Pejabat

Proses KerjaAktiviti-aktivitiUtama

Fungsi-fungsiUtamaJabatan/Pejabat

Aktiviti-aktivitiBagi Fungsi-fungsi Utama

MANUAL PROSEDUR

KERJA

(a) Latar Belakang Jabatan/Pejabat

CONTOH

LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

Latar Belakang

Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974.

Strategi

Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusunstrategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaranhasil-hasil pertanian melalui:-

(a) Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran;(b) Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri;(c) Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran;(d) Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan(e) Menambahkan saluran pasaran.

(b) Objektif Jabatan

OBJEKTIF JABATAN adalahkenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuahjabatan selaras denganmatlamat penubuhannya.

TUJUAN MENGADAKAN TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF JABATANOBJEKTIF JABATAN

Memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segalausaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianyaditubuhkan.Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projekdan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supayamemenuhi keperluan pelanggan.Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi tujuanmeningkatkan lagi prestasi jabatan.Memberi tunjuk arah di mana objektif jabatan/pejabat menjadiasas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus danterperinci pada peringkat bawah dalam jabatan/pejabat.Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjangjabatan/pejabat.

CARTA ORGANISASICARTA ORGANISASI

Carta organisasi pejabat menggambarkanstruktur yang menunjukkan fungsi, aktivitidan hirarki di dalam sesebuahjabatan/pejabat. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaianperintah (chain of command) yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.

KEGUNAAN CARTA KEGUNAAN CARTA ORGANISASIORGANISASI

Asas penambahan/pengurangankakitangan.Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan/pejabat.Perancangan latihan pegawai/kakitangan.Sumber maklumat pengurusan.

FUNGSI UTAMA FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABATJABATAN/PEJABAT

Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalahmerupakan tugas-tugas yang dijalankanbagi membolehkan jabatan/pejabatberkenaan mencapai objektifpenubuhannya. Terdapat dua (2) jenisfungsi utama iaitu:-

Fungsi utama khusus.Fungsi utama biasa (common activity).

CONTOH FUNGSI UTAMA CONTOH FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSYANG KHUSUS

Contoh A:

Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara

Fungsi Utama : Pendaftaran

Contoh B:

Jabatan : Jabatan Imigresen

Fungsi Utama : Pengeluaran Pasport

AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara

Fungsi Utama : Pendaftaran

Aktiviti : 1. Kad Pengenalan2. Perkahwinan3. Sijil Kelahiran4. Kewarganegaraan5. Kematian

Contoh B:Jabatan : Jabatan Imigresen

Fungsi Utama : Pengeluaran Pasport

Aktiviti : 1. Pasport Antarabangsa Malaysia Baru2. Pasport Malaysia Terhad Baru3. Pasport diplomatik Malaysia4. Pasport Rasmi Malaysia5. Pasport Rombongan

Contoh A:

AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

Jabatan :

Fungsi Utama : Perkhidmatan

Aktiviti : 1. Urusan Pengisian Jawatan2. Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3. Urusan Kemasukan Dalam Jawatan

Berpencen4. Urusan Penanggungan Kerja

Contoh B:Jabatan :

Fungsi Utama : Pentadbiran Am

Aktiviti : 1. Penggunaan Kad Perakam Waktu2. Urusan Surat Menyurat3. Keselamatan Pejabat4. Kebersihan Pejabat

Contoh A:

AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.

Jabatan :

Fungsi Utama : Perkhidmatan

Aktiviti : 1. Urusan Pengisian Jawatan2. Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3. Urusan Kemasukan Dalam Jawatan

Berpencen4. Urusan Penanggungan Kerja

Contoh B:Jabatan :

Fungsi Utama : Pentadbiran Am

Aktiviti : 1. Penggunaan Kad Perakam Waktu2. Urusan Surat Menyurat3. Keselamatan Pejabat4. Kebersihan Pejabat

Contoh A:

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITIPROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambilsecara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagimelaksanakan sesuatu aktiviti.

Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan danproses.

Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK

JAWATAN PROSES

TINDAKANTINDAKAN--TINDAKAN DALAM TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJAMENYEDIAKAN PROSES KERJA

Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proseskerja.Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakanaktiviti tersebut.Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagimenyenaraikan setiap proses.Senaraikan jawatan pegawai yang perlumengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

AktivitiAktiviti UrusanUrusan PengesahanPengesahan DalamDalam JawatanJawatan

JAWATAN PROSES

Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatantiap-tiap bulan dan pastikanmpegawai-pegawai yang belumdisahkan dalam jawatan.

Semak fail peribadi dan BukuPerkhidmatan pegawai-pegawaiberkenaan dan pastikan samaada syarat-syarat pengesahantelah dipenuhi. Berikan fail kepada Penolong PengarahPerkhidmatan.

JAWATAN PROSESPenolong PengarahPerkhidmatan

Ketua Jabatan

Jika pegawai tidak memenuhi syarat:

•Simpan fail dan Buku Perkhidmatanjika tidak melebihi tempoh percubaan.•Minta Kerani Perkhidmatan ambiltindakan melanjutkan tempohpercubaan jika tempoh percubaantelah tamat.

Jika pegawai sudah memenuhi syarat, rujuk kepada Ketua Jabatan dengancatitan bahawa semua syarat-syaratyang ditetapkan telah dipenuhi untukperakuan pengesahan dalam jawatan.

Catit perakuan dalam fail.

JAWATAN PROSESKerani Perkhidmatan Jika pegawai tidak memenuhi syarat

lanjutkan tempoh percubaan (sila lihatproses lanjut tempoh percubaan).

Bagi pegawai yang diperakukan untukpengesahan, sediakan borang berikut:-

•Borang Perakuan Pengesahan DalamJawatan (seperti Perintah Am 36);•Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan•Kenyataan Perkhidmatan.

JAWATAN PROSESKerani Perkhidmatan Sediakan surat dan hantar borang-

borang di atas kepada SPA melaluiKetua Perkhidmatan.

Rekodkan pengesahan dalam jawatandalam Buku Perkhidmatan dan berisurat asal kepada pegawai berkenaan.

Sedia Kew. 8 (7 salinan) dan edarkankepada:-

•Kerani Kewangan•SPA•JPA•Fail Peribadi

CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJACarta aliran kerja ialah gambaran secara grafik ataugambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibatdalam sesuatu aktiviti atau prosedur.

Simbol-simbol yang digunakan:-

Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/keputusan (decision making)

Tindakan serentak

Penyambung

CONTOHCONTOH

CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUHASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA

Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untukulasan.

Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakanbukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatanseperti berikut:(a) Keratan iklan di akhbar.(b) Poster.(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.(d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat.

Terima dokumen- dokumen berkaitan daripada pemohonasal

Semak samada permohonan lengkap.

Lengkap

Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada KetuaPengarah untuk keputusan.

Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.

Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuktindakan pemberitahuan.

Maklumkan keputusan permohonan kepada JabatanImigresen

YA

TIDAK

Kembalikandokumen kepadapemohon asaluntukdilengkapkan dansalinkan kepadaJabatanImigresen

KANDUNGAN FAIL MEJAKANDUNGAN FAIL MEJAObjektif

Jabatan/PejabatObjektif

Bahagian/Unit

Carta OrganisasiJabatan/Pejabat

Carta OrganisasiKedudukan Pegawai

Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

Peraturan-peraturanPentadbiran

Proses Kerja

Senarai TugasHarian

Norma Kerja

Senarai Borang-borangYang Digunakan

Senarai JawatankuasaYang Dianggotai

Senarai Undang-undang/Peraturan

Senarai Semak/ Checklist

Carta AliranKerja

FAIL MEJA

CARTA ORGANISASI CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT/ JABATAN/PEJABAT/

BAHAGIANBAHAGIAN

Carta Organisasi jabatan/bahagian yang melibatkan individu/pekerja perludisediakan.

Kedudukan individu dalam carta itu perluditandakan (dilorekkan)

CONTOHCONTOHCARTA ORGANISASICARTA ORGANISASI

BAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGANBAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN

KETUA PENGARAH

BHG. PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN

PEN. PENGARAH PENTADBIRAN

UNIT KEWANGAN

PEG. KERANI KANAN

UNIT PERKHIDMATAN

PEG. KERJA KANAN

UNIT DOKUMENTASI

PEG. KERJA AM

KERANIKE-

WANGAN

KERANIGAJI

KERANIBEKALAN

&PENYENG-GARAAN

KERANIPENTAD-BIRANI

KERANIREKOD

KERANIPERKHID-

MATAN

KERANIPERSU-RATAN

KERANIDOKU-

MENTASI

KERANISTOR

PEM-BANTU

PERPUS-TAKAAN

SENARAI TUGASSENARAI TUGAS

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperincimengenai tugas, tanggungjawab dan kuasaseseorang pegawai untuk menjalankantugas-tugasnya.

CONTOHCONTOHSENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUPEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUJAWATAN : KERANI PENTADBIRANJAWATAN : KERANI PENTADBIRAN

Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan

Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-pegawaiLain Yang Ada Hubungan Serta

Jenis Hubungan

PEN. PENGARAHPENTADBIRAN

Semua perkara mengenaiperkhidmatan, perlantikan,pengesahan dalam jawatan,kemasukan dalam jawatan,penanggungan kerja dansebagainya.

1. Mengurus perlantikan,pengesahan dalamjawatan berpencen,kenaikan pangkat/pemangkuan dan laian-lain.

2. Mengurus rayuanpenyelarasan danpengubahsuaian gaji

3. Menyediakan PenyataBulanan/suku Tahunmengenai kedudukanperjawatan/pertukarandan laian-lain.

KERANI-KERANI

1. Kerani Rekod, UrusanPengendalian Buku PerkhidmatanKerajaan dan merekodkan setiapperubahan pegawai/staf.

2. Kerani Persuratan Urusan FailPersendirian dan mengambiltindakan perlu.

Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan

Tugas DanTanggungjawab

Kuasa YangDiberi

Tugas Pegawai-pegawaiLain Yang Ada Hubungan Serta

Jenis Hubungan

PEGAWAI-PEGAWAIMAMAPU

Minta butir-butir mengenaiPeribadi, kelulusan danalamat untuk RekodPerkhidmatan

PEGAWAI KERJAKANAN

Semua perkara mengenaipengesahan dalam jawatan,perlantikan danlain-lain.

KERANI KANAN

Semua perkara mengenaiperkhidmatan, perlantikan,pengesahan pemangkuandan lain-lain.

4. Mengurus penyediaanlaporan sulit tahunan,penyata perkhidmatandan lain-lain.

5. Mengurus tindakantatatertib

6. Lain-lain tugas yangdiarahkan.

Menerima laporansulit dan semuapegawai

Mengambil fail-failsulit untuk tindakan.

JURUTAIP

Menaip surat-surat berkaitan

PELAYAN PEJABAT

Membuat fotostat salinan-salinanyang perlu

HUBUNGAN LUAR

Kerani-kerani Perkhidmatan diJabatan Perkhidmatan Awam.

KUASAKUASA

Kuasa yang diberikan kepada seseorangpegawai perlu dimaklumkan kepada pegawaiberkenaan untuk memudahkan beliaubertindak dan membuat keputusan mengikuthad dibenarkan.

HUBUNGAN KERJA DENGAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAINPEGAWAI LAIN

Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui untukmembantu pegawai berkenaanmenyelesaikan sesuatu tugas.

Jenis-jenis hubungan kerja antara seseorangpegawai dengan pegawai-pegawai lain;-

Hubungan kerja dengan pegawai atasanHubungan kerja dengan pegawai bawahanHubungan kerja dengan rakan sejawatanHubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar.

KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA KUASA DAN HUBUNGAN KERJA

DALAM FMDALAM FM

Dapat menjelaskan tugas dantanggungjawab seseorang pegawai.Memudahkan pihak pengurusan merancangkursus yang sesuai untuk pegawai

Memudahkanpegawai menguruskan tugasyang dipertanggungjawabkan.Membolehkan pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan kepadanya.Menjelaskan hubungan kerja di antaraseorang pegawai dengan pegawai-pegawailain.

CONTOHCONTOHPERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

AKTIVITI - Urusan PengesahanDalam Jawatan.

Peraturan-peraturan Pentadbiran :

(a) Pengesahan jawatan di dalam PerkhidmatanAwam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dan tarikh mula berkhidmat. Keadaan iniboleh berlaku sekiranya seseorang staf telahmemenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalamskim perkhidmatannya.

(b) Semua urusan mengesahkan seseorangpegawai dalam jawatannya hendaklahdisertai dengan surat perakuan dan KetuaJabatan

(c) Seseorang pegawai yang tidak disahkanselepas tempoh percubaannya tidak layakdinaikkan gaji tahunannya sehingga beliaudisahkan dalam jawatannya.

(d) Pada amnya. Lanjutan tempoh percubaanseseorang pegawai diperlukan dalamkeadaan di mana pegawai tidak lulus semuapeperiksaan yang disyaratkan dalamtempoh percubaannya.

(e) Permohonan lanjutan tempoh percubaanhendaklah dibuat kepada pihak berkuasayang melantik melelui Ketua Perkhidmatandengan sokongan Ketua Jabatan.

(f) Adalah menjadi tanggungjawab KetuaJabatan untuk mengemukakan perakuankepada pihak berkuasa lantikan melaluiKetua Perkhidmatan tentang perlanjutantempoh percubaan tiga (3) bulan sebelumtamat tempoh percubaan pegawai itu.

PROSES KERJAPROSES KERJASetiap senarai tugas seseorang pegawai perludisediakan proses kerjanya.Contoh format bagi proses kerja ialah:

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG/PERATURAN YANG BERKAITAN

PROSES KERJA BAGI TUGAS PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK JURURAWATJURURAWAT--JURURAWAT PELATIH.JURURAWAT PELATIH.

BIL. PROSES KERJA PEG. YANGMELULUSKAN

DIRUJUK

SEKSI UNDANG-UNDANGPERATURAN

1. Sediakan deraf soalan-soalan Senarai tugas dan tanggungjawabPengajar Jururawat

2. Kemukakan soalan-soalan untukpeperiksaan kepada Pengetua(sekurang-kurangnya satu minggusebelum tarikh peperiksaan).

Pengetua

3. Tentukan3.1. Tarikh peperiksaan3.2. Masa Peperiksaan3.3. Tempat peperiksaan

4. Sediakan kertas jawapan untukpeperiksaan

5. Aturkan bilik-bilik darjah

BIL. PROSES KERJA PEG. YANGMELULUSKAN

DIRUJUK

SEKSI UNDANG-UNDANGPERATURAN

6. Jalankan/awasi peperiksaan

7. Kumpulkan kertas-kertas jawapan

8. Serahkan kertas-kertas jawapankepada Pengetua

9. Serahkan kertas jawapan kepadapemeriksa

Pengetua

10.. Periksa kertas jawapan peperiksaan

11. Senaraikan markah dan keputusanpeperiksaan

12. Sediakan laporan kemajuanpenuntut-penuntut

Pengetua

13. Serahkan kepada Pengetua

14. Catatkan markah peperiksaan kedalam rekod peribadi penuntut danBuku Daftar

TINDAKANTINDAKAN--TINDAKAN YANG TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN DALAM PERLU DILAKSANAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJAMENYEDIAKAN PROSES KERJA

Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jeniskerja yang memerlukan penyediaan proses kerja

Sediakan urutan tindakan-tindakan yang terlibatdalam melaksanakan kerja tersebut

Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagimenyenaraikan setiap proses.

Senaraikan pegawai-pegawai yang perlu dirujuk.

Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan.

CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJA

Bagi maksud fail meja, carta aliran kerja yang perludimasukkan ke dalam fail meja seseorang pegawaiialah carta aliran kerja aktiviti yang terdapat dalamMPK yang berkaitan dengan tugas pegawaiberkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan pegawai berkenaan hendaklahditandakan (dilorekkan).

CARTA ALIRAN PENGESAHAN CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATANDALAM JAWATAN

Semak daftar perkhidmatan dan dapatkanfail peribadi dan Buku Perkhidmatan

Syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi

Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan

Diperakukan

Dalam tempohpercubaan

Dalam tempohpercubaan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan , Kenyataan Lulus Peperiksaan dan Perakuan Pengesahan Dalam Jawatandan Hantar ke SPA

Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam BukuPerkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai

Sediakan Salinan Kew. Dan Edarkan

Rujuk Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi kepadaKetua Jabatan untuk lanjutan tempoh percubaan

TIDAK

TIDAK

YAYA

TIDAK

TIDAK

YA

YA

NOTA

Proses Kerja Yang MelibatkanKerani Perkhidmatan

SAMBUNGAN CARTA DI ATASSAMBUNGAN CARTA DI ATAS

Lanjutan DisokongTIDAK

YA

UruskanTindakanTamatPerkhidmatan

Sediakan Kenyataan Perkhidamtan , KenyataanPeperiksaan, Surat Sokongan dari Ketua jabatanDan Hantar Kepada SPA

Rekod Perlanjutan Dan Syarat-syarat Ke DalamBuku Perkhidmatan Dan Beri Surat Asal KepadaPegawai

Sediakan Salinan Kew. 8 Dan Edarkan

PERATURAN PENTADBIRAN/ PERATURAN PENTADBIRAN/ UNDANGUNDANG--UNDANGUNDANG

Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturanundang-undang yang harus diketahui dan dipatuhioleh pengurusan dalam menjalankan aktivitisesebuah jabatan.

SENARAI SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST

Checklist ialah satu alat perancangan dankawalan kerja yang ringkas dan tepatmengenai tindakan-tindakan yang perludiambil dalam mengendalikan sesuatuaktiviti. Checklist berfungsi sebagai pelantindakan dalam melaksanakan sesuatuaktiviti.

CONTOHCONTOH

CHECKLIST TUGAS ‘RECEPTION NURSE’ DI DEWAN BEDAH (O.T)

TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Tanya dan tentukan namapesakit

2. Tentukan ada kebenaranuntuk pembedahan

3. Tentukan kebenaranpembedahan sah digunakan(valid)

TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

4. Periksa Pesakit untukmenentukan ia tidakmemakai barang-barangpalsu dan barang kemas

5. Tanya Pesakit bagimenentukan ia tidak makandan juga minum

6. Periksa tempat yang hendakdibedah itu bersih daripadarambut dan sebagainya

TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

7. Tanya Pesakit sama adatelah diberi suntikan sebelumdihantar ke Dewan Bedah

CATATAN

Ketika mengemukakan soalan pertanyaan suarahendaklah lembut serta jelas mudah difahami oleh pesakit.

KEPENTINGAN SENARAI KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST

Memberi peringatan dan semakan ke atastindakan yang perlu diambil.

Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll.

KEPENTINGAN SENARAI KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST

Memberi peringatan dan semakan ke atastindakan yang perlu diambil.

Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll.

Menjadi asas kepada kawalan keselamatanterutama aktiviti teknikal seperti jadualperjalanan udara, laut, ‘assembly line’ dll.

Sebagai alat pengawasan yang mudahdirujuk dalam menentukan tahappencapaian kerja, mengesan kelewatan dll.

Alat semakan terhadap perkara-perkarapenting yang perlu diberi perhatian sebelumditeliti atau diluluskan.

Sebagai alat kawalan dan penyelarasankerja.

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakantugas.

NORMA KERJANORMA KERJA

Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkanbagi menyiapkan sesuatu kerja. Ia bolehmenjadi panduan kepada pekerja supayatahap prestasi yang diharapkan dapatdicapai sepenuhnya.

NORMA KERJA BAGI TUGASNORMA KERJA BAGI TUGAS--TUGAS TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH YANG DIJALANKAN OLEH KERANI PERKHIDMATANKERANI PERKHIDMATAN

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL

JUMLAHUNIT YANG

BOLEH DIJALANKAN

DALAMSEMINGGU

1. Mengurus Perlantikan 115 minit 15 unit

2. Mengurus PengesahanDalam Jawatan

151 minit 13 unit

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL

JUMLAHUNIT YANG

BOLEH DIJALANKAN

DALAMSEMINGGU

3. Mengurus KemasukanKe Dalam JawatanBerpencen

195 minit 10 unit

4. Mengurus KenaikanPangkat

95 minit 21 unit

5. Mengurus Pemangkuan 155 minit 131 unit

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL

JUMLAHUNIT YANG

BOLEH DIJALANKAN

DALAMSEMINGGU

6. Penyediaan PenyataBulanan/Suku Tahunan

120 minit 16 unit

7. Mengurus PertukaranPegawai

185 minit 11 unit

LANGKAHLANGKAH--LANGKAH LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJAMEWUJUDKAN NORMA KERJADapatkan Norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan darisumber-sumber yang boleh digunakansekiranya ada dan sesuaikan denganjawatan, peralatan dan mesin di pejabat.

Jika belum ada, wujudkan dari sumber-sumber lain, atau jalankan kajianpengukuran kerja.

SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN

Senarai tugas harian ialah format bagimengingati dan merancang aktiviti utamayang perlu dilaksanakan pada hariberkenaan.Boleh disediakan sama ada di sebelahpetang atau sewaktu mula bekerja disebelah pagi.

SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIANNAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

CATATAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda

BORANG TINDAKAN KERJABORANG TINDAKAN KERJA

Sebagai alat pengawasan kerja

Membantu pihak pengurusan mengesansetiap tindakan yang terlibat dalampelaksanaan kerja.

Memastikan semua pihak yang terlibatmengambil tindakan sewajarnya dalamtempoh yang ditetapkan.

BORANG TINDAKAN KERJABORANG TINDAKAN KERJAAKTIVITI

PERCETAKAN LAPORAN MAMPU OLEH JABATAN PERCETAKAN NEGARA

BIL.

(A)

PROSESKERJA

(B)

PEG. YANGBER-

TANGGUNG-JAWAB

(C)

TARIKHFAIL/

ARAHANDI

TERIMA

(D)

TARIKHTUGASDISLAP

KAN DANTANDA-TANGAN

(E)

CATATANARAHANKEPADA

PEGAWAISETERUS

NYA

(F)

TARIKHTINDAKANSELANJUT

NYAPERLUDISLAP

(G)

CATATAN

(H)

1. Buatkeputusanuntukdicetak olehJPN

PengarahPentadbiran

24/8/90 26/8/90 SediakanSuratKepadaJPN

28/8/90

BIL.

(A)

PROSESKERJA

(B)

PEG. YANGBER-

TANGGUNG-JAWAB

(C)

TARIKHFAIL/

ARAHANDI

TERIMA

(D)

TARIKHTUGASDISLAP

KAN DANTANDA-TANGAN

(E)

CATATANARAHANKEPADA

PEGAWAISETERUS

NYA

(F)

TARIKHTINDAKANSELANJUT

NYAPERLUDISLAP

(G)

CATATAN

(H)

2. Sediakansurat dandokumenuntukdicetak

PegawaiDokumentasi

27/8/90 27/8/90 PengarahPentad-biran silatanda-tangan

28/8/90

3. Tandatangansurat

PengarahPentadbiran

28/8/90 28/8/90 Hantarsurat dandokumenke JPN

29/8/90

4. Dapatkannombordoket kerjadan tarikhsiap prufpertamadaripadaJPN

KeraniDokumentasi

30/8/90 30/8/90 - 3/9/90 Pruf pertamasiap pada3/9/90

BIL.

(A)

PROSESKERJA

(B)

PEG. YANGBER-

TANGGUNG-JAWAB

(C)

TARIKHFAIL/

ARAHANDI

TERIMA

(D)

TARIKHTUGASDISLAP

KAN DANTANDA-TANGAN

(E)

CATATANARAHANKEPADA

PEGAWAISETERUS

NYA

(F)

TARIKHTINDAKANSELANJUT

NYAPERLUDISLAP

(G)

CATATAN

(H)

5. DapatkanprufdaripadaJPN

KeraniDokumentasi

3/9/90 3/9/90 Untuksemakandankelulusan

5/9/90

6. Semak,luluskan drafdankembalikankepada JPN

Pegawai yangmenyediakanlaporan(En. Ahmad)

3/9/90 5/9/90 Buatcetakanakhir

15/9/90

7. Dapatkanbahanyangtelah siapdicetak

KeraniDokumentasi

5/9/90 15/9/90 RekodkanDokumen

16/9/90

BIL.

(A)

PROSESKERJA

(B)

PEG. YANGBER-

TANGGUNG-JAWAB

(C)

TARIKHFAIL/

ARAHANDI

TERIMA

(D)

TARIKHTUGASDISLAP

KAN DANTANDA-TANGAN

(E)

CATATANARAHANKEPADA

PEGAWAISETERUS

NYA

(F)

TARIKHTINDAKANSELANJUT

NYAPERLUDISLAP

(G)

CATATAN

(H)

8. Rekoddokumendalam BukuStok

Kerani Stor 15/9/90 16/9/90 SerahLaporanKepadaEn. Ahmad

17/9/90

9. Serahkepadapegawai(En. Ahmad)

KeraniDokumentasi

17/9/90 17/9/90