dasar dan hala tuju - srikemuningindah.orgfree.comsrikemuningindah.orgfree.com/ps slaid.pdf ·...

DASAR DAN HALA TUJU

NPQEL Ambilan 1/2015

Kumpulan SWR 3

Institut Aminuddin Baki

(Caw. Sarawak)

02 – 05 Jan 2015

Disampaikan oleh

Abdul Razak bin Alias

1

ABDUL RAZAK BIN ALIAS

Pensyarah Kanan Jabatan Mentoring & Coaching

Institut Aminuddin Baki

Genting Highlands NPQH (IAB); Diploma Pertanian (UPM); Diploma Pendidikan (UTM), Bacelor Sains Pertanian (UPM); Sarjana Kepengetuaan (UM) Kursus Leadership Coaching & Mentoring (IAB); Certificate Programme on Coaching & Mentoring (The University of Waikato); Certificate in Coaching Practice Programme (UM)

Bidang Latihan di IAB

Coaching &

Mentoring

Perancangan Strategik

019 – 947 4045

abdulrazakal@iab. edu.my

Pengalaman Mengajar & Mentadbir 1990 Mula mengajar, SMK Kuala Krau 1992 – 1999 PK Kokurikulum SMK Kuala Krau PK HEM, SMK Kuala Krau GKMP T & V, SMK Kuala Krau 1999 – 2000 Cuti Belajar 2001 PK Petang, SMK Mentakab 2002 – 2009 Memangku Pengetua & Care Taker, SBPI Temerloh PK, SBPI Temerloh 2009 PK, SMK Datuk Bahaman 2009 – 2014 Ketua Jabatan JMC, IAB 2009 – Sekarang Pensyarah Kanan, IAB 2

Tarikh / Masa

pagi petang

0815 – 10.15 10.45 – 12.45 02.15 – 04.15

Hari Pertama

Pemikiran Strategik

Pemikiran Strategik

Perancangan Strategik - Pengenalan - Mandat

Hari Kedua

Perancangan Strategik - Pemegang Taruh - Pelanggan - Misi

Perancangan Strategik - Visi - Nilai - Piagam Pelanggan

Perancangan Strategik - Analisis SWOC/T

Hari Ketiga

Perancangan Strategik - Isu

Perancangan Strategik - Matlamat - Objektif (KPI/

Sasaran)

Perancangan Strategik - Strategi / Inisitiatif

Hari Keempat

Perancangan Strategik - Pelan Taktikal - Pelan Operasi

Pelaksanaan

Penilaian

Jadual : Modul 1 - Dasar dan Hala Tuju

3

4

Di akhir sesi latihan saya berupaya;

• meningkatkan kompetensi ke arah

pembinaan dasar & hala tuju yang berfokuskan kualiti, pemikiran strategik dan amalan proaktif.

• menterjemahkan dasar & hala tuju organisasi kepada tindakan harian

• membina perancangan bagi meningkatkan prestasi organisasi

Matlamat Modul Dasar & Hala Tuju

5

Isu-isu Dalam

Penetapan Dasar

dan Hala Tuju

Sekolah?

6

Perancangan

Strategik

7

Membina

Dasar dan Hala Tuju Sekolah

Diakhir sesi latihan saya …

1. Memahami konsep perancangan

strategik. 2. Memahami proses-proses utama

dalam perancangan strategik.

Objektif

8

Apakah itu PENGURUSAN

Strategik ?

Apakah itu PERANCANGAN

Strategik ?

Pengurusan strategik

sebagai suatu proses

formulasi, implementasi,

dan penilaian tindakan-

tindakan yang akan

memastikan organisasi

berupaya mencapai

objektifnya.

Perancangan strategik

sebagai tahap

perancangan yang

tertinggi dalam melihat

hala tuju organisasi

pada jangka masa

panjang sekurang-

kurangnya antara 3 – 5

tahun akan datang

dalam skop yang lebih

luas atau umum.

9

Suatu kerangka kerja bagi

melaksanakan mandat kerajaan melalui penjelasan misi dan visi, menganalisis persekitaran, pemilihan fokus keutamaan, matlamat, petunjuk prestasi utama, penetapan sasaran, objektif,

menjana strategi, dan pelan pelaksanaan strategi.

Perspektif Perkhidmatan Awam

Apakah itu Perancangan Strategik?

10

Perancangan strategik adalah proses

formal menentukan keperluan bagi menghasilkan keputusan ganjaran yang tinggi; bagi mengenal pasti apa dan bagaimana untuk mencapai dari realiti semasa kepada masa depan yang

menambah nilai kepada masyarakat di peringkat mega.

(Kaufman, R. etc., 2003)

Apakah itu Perancangan Strategik?

11

• Menentukan keberkesanan program

yang dilaksanakan • Memastikan segala program yang

dilaksanakan adalah berdasarkan keperluan

• Memupuk budaya kerja berpasukan

yang mantap dan berkualiti • Meningkatkan pencapaian sesuatu

program ke tahap paling optimum

Kelebihan Perancangan Strategik?

12

Perancangan Strategik

• Perancangan Tertinggi • Hala Tuju • Jangka Masa Panjang

Apakah? Bagaimanakah?

Siapakah?

Bilakah?

13

Perancangan strategik merupakan tahap perancangan tertinggi yang melihat halatuju organisasi pada jangka masa panjang sekurang-kurangnya 3 – 5 tahun ke hadapan dengan menyoal dan mencari jawapan tentang apakah (WHAT) akan dilakukan pada masa hadapan, bagaimanakah (HOW), siapakah (WHO) bertanggungjawab dan bilakah (WHEN) ianya akan tercapai.

Perancangan Strategik

14

Bagaimanakah

merancang

secara strategik?

15

Struktur Pengurusan & Proses Perancangan

Dasar & Hala Tuju Organisasi

Pernyataan Misi, Visi

Matlamat & Pelan Strategik

Matlamat & Pelan Taktikal

Matlamat & Pelan Operasi

Set Tujuan Organisasi

Set Hala Tuju Organisasi

Pautan antara Strategi & Operasi

Panduan Operasi Hari ke Hari

Fungsi Kepimpinan Tertinggi

Fungsi Pemimpin Pertengahan

Fungsi Barisan Pengoperasi

16

2 Di

manakah

kita

sekarang?

1 Ke

manakah

hendak

kita tuju?

3 Bagaimanakah

kita hendak

sampai ke tujuan?

Merancang Secara Strategik

17

S W

O C

Penilaian

Semasa Strategi

Utama Tindakan

Hasil

Diingini

Bagaimanakah kita sampai ke sana (merapatkan jurang dari ke ? C A

____________________ TARIKH MASA DEPAN

OUTPUT / OUTCOMES

A

IMBASAN PERSEKITARAN LUARAN MASA DEPAN Apakah yang akan berubah di masa depan kita? Persekitaran luaran yang akan memberi kesan kepada kita

Ukuran Kejayaan Utama / Matlamat Bagaimanakah kita akan tahu apabila kita sampai ke sana?

GELUNG MAKLUM BALAS B

Di manakah kita sekarang?

____________________ TARIKH MASA KINI

C

INPUT

KENDALIAN SISTEM / PROSES D

PEMIKIRAN STRATEGIK: TEMPLAT ABC UNIVERSAL Sumber: Haines Centre for Strategic Management

E

18

Perancangan strategik harus

berdasarkan soalan-soalan berikut:- • Di manakah kita sekarang? • Ke manakah hendak kita tuju? • Bagaimanakah kita hendak sampai

ke tujuan?

Merancang Secara Strategik

19

Apakah langkah-

langkah penyediaan Perancangan

Strategik?

Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3

Langkah seterusnya …

20

Langkah 1

• Misi

Langkah 2

• Visi

Langkah 3

• Nilai

Langkah seterusnya …

• Isu – Matlamat – Objektif - …

Apakah langkah-

langkah penyediaan Perancangan

Strategik?

21

Misi Visi Nilai

Matlamat Ukuran

Kejayaan

Objektif

Inisiatif /

Strategi

Aktiviti-

aktiviti

Mandat

Isu-isu /

Masalah

22

Rumusan Rangka Kerja

Perancangan Strategik

23

1.

Menyemak Mandat

2.

Mengenalpasti

Pemegang Taruh

dan Pelanggan

3.

Penggubalan

Misi

4.

Penetapan

Visi

5.

Penerapan

Nilai dan Piagam

Pelanggan

6.

Analisis Persekitaran

SWOC/T

7.

Kajian Keperluan /

Isu Strategik

8.

Pembentukan

Matlamat Strategik

9.

Indikator Kejayaan,

Penetapan Objektif

/ KPI / Sasaran

Apakah langkah-langkah penyediaan

Perancangan Strategik?

24

10.

Senarai Inisiatif /

Strategi dan

Tanggungjawab

11.

Penyediaan Pelan

Taktikal

12.

Penyediaan Pelan

Operasi

13.

Maklum Balas

Prestasi

Apakah langkah-langkah penyediaan

Perancangan Strategik?

25

Pra Perancangan

Strategik?

26

Apakah mandat

organisasi?

27

• Amanah yang diberikan oleh orang

ramai. • Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak

yang lebih tinggi. • Surat kuasa, surat perintah • Kuasa yang diberikan untuk

mentadbir

Mandat Organisasi

28

Ma

nd

at Ti

da

k

Fo

rma

l

Ma

nd

at

Fo

rma

l

Mandat

Dalaman Mandat

Luaran

Kenal Pasti Mandat Organisasi

29

Mandat berkait dengan “akauntabiliti”-

Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. Ia merupakan garis panduan tanggungjawab / kerja umum sesebuah

organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan.

Mandat Organisasi

30

Mandat menjadi asas kepada

pembinaan pernyataan misi

Mandat Organisasi

31

Apakah yang perlu kita buat?

Mandat Organisasi

32

Kehendak-kehendak formal yang

termaktub dalam undang-undang, statut, piagam dan sebagainya? Atau

Mandat mungkin …

33

Harapan tidak formal daripada pihak

berkepentingan atau melalui norma-norma budaya

• Mempengaruhi tindakan dan sumber

organisasi. • Organisasi mungkin menganggap

mereka lebih dikekang daripada mereka sebenarnya.

• Beberapa mandat boleh menjadi

diberi penekanan.

Mengapa bermula dengan mandat

34

• Apakah mandat yang boleh kita

ubah? • Bagaimanakah mandat kita memberi

impak hala tujua masa depan organisasi?

• Apakah program yang tidak

dipengaruhi mandat? • Adakah misi kita konsisten dengan

mandat kita?

Perbincangan

35

Siapakah

pemegang

taruh?

36

Pemegang taruh

DALAMAN

Pemegang Taruh

LUARAN

Pemegang Taruh

(Stakeholder)

37

Pemegang taruh adalah setiap orang,

kumpulan atau organisasi yang boleh meletakkan tuntutan terhadap sumber sekolah, perhatian, hasil atau sesuatu yang dipengaruhi oleh hasil.

Pemegang Taruh

38

Analisis pemegang taruh adalah amat

berguna dalam menyediakan maklumat yang bernilai berkenaan situasi politik yang dihadapi organisasi.

Analisis Pemegang Taruh

39

• Bagaimanakah pemegang taruh ini

mempengaruhi kita dan bagaimanakah kita mempengaruhi pemegang taruh ini?

• Apakah yang kita mahu daripada pemegang taruh ini dan apakah

yang pemegang taruh ini mahu daripada kita?

Analisis Pemegang Taruh

40

• Bagaimanakah pentingnya

pemegang taruh ini? • Amat Penting • Munasabah • Tidak Sama Sekali

Jika ada, apakah peranan yang harus pemegang taruh ini ambil dalam proses perancangan strategik?

Analisis Pemegang Taruh

41

Siapakah

pelanggan?

42

Pelanggan

DALAMAN

Pelanggan

LUARAN

Pelanggan

43

Orang perseorangan atau badan yang

mendapatkan nasihat atau perkhidmatan daripada ahli profesional.

Pelanggan

44

Analisis pelanggan berguna dalam

menyediakan keperluan bagi merancang dan melaksanakan nasihat dan perkhidmatan bagi memenuhi hasrat pelanggan.

Pelanggan

45

• Bagaimanakah pelanggan ini

mempengaruhi kita dan bagaimanakah kita mempengaruhi pelanggan ini?

• Apakah yang kita mahu daripada pelanggan ini dan apakah yang

pelanggan ini mahu daripada kita? • Jika ada, apakah peranan yang harus

pelanggan ini ambil dalam proses perancangan strategik?

Analisis Pelanggan

46

Misi

Visi

Matlamat

• 1

• 2

• 3

• 4

Sekolah

47

Misi

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk

Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi

Negara

Visi

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

Matlamat • Melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu padu.

• Melahirkan insan yang beruman, berakhlak mulia, berilmu,

berketrampilan dan sejahtera

• Menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan

kemajuan negara

• Memberi peluang-peluang pendidikan kepada semya

warganegara malaysia

Kementerian Pendidikan Malaysia

48

Misi

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

Visi

Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang

Matlamat • Melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu padu.

• Melahirkan insan yang beruman, berakhlak mulia, berilmu,

berketrampilan dan sejahtera

• Menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan

kemajuan negara

• Memberi peluang-peluang pendidikan kepada semya

warganegara malaysia

Kementerian Pendidikan Malaysia

49

Apakah itu misi?

50

1

Menggambarkan

apakah yang

organisasi lakukan

sekarang (apakah

perkhidmatan

yang

ditawarkan?) DAN

bagaimanakah

cara

melakukannya?

Misi

2 Menggambarkan

kepada siapakah

perkhidmatan

tersebut

diberikan.

Ianya menjawab

soalan siapakah

pelanggan utama

organisasi anda?

3 Menggambarkan

hasil akhir yang

diingini.

Apakah

keperluan

pelanggan yang

dapat organisasi

anda penuhi?

51

1

Menggambarkan

apakah yang

organisasi lakukan

sekarang (apakah

perkhidmatan

yang

ditawarkan?) DAN

bagaimanakah

cara

melakukannya?

2 Menggambarkan

kepada siapakah

perkhidmatan

tersebut

diberikan.

Ianya menjawab

soalan siapakah

pelanggan utama

organisasi anda?

3 Menggambarkan

hasil akhir yang

diingini.

Apakah

keperluan

pelanggan yang

dapat organisasi

anda penuhi?

52

Satu objektif yang ingin dicapai dalam

pengertian yang lebih luas atau yang menjelaskan tujuan-tujuan asas organisasi. Sebuah pernyataan (deklarasi) misi

adalah pernyataan singkat tentang tujuan khusus atau sebab penubuhan organisasi.

Misi

53

Ianya menjawab soalan tentang

apakah urusan / tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi.

Misi

54

• Menggambarkan apakah yang

organisasi lakukan sekarang (apakah perkhidmatan yang ditawarkan?) DAN bagaimanakah cara untuk melakukannya?

• Menggambarkan kepada siapakah

perkhidmatan tersebut diberikan. • Menggambarkan hasil akhir yang

diingini.

Proses Penggubalan Misi

55

Misi kami adalah untuk menyediakan ...

(pelanggan) dengan ... (produk dan perkhidmatan) dalam rangka mencapai ... (mengapa kita wujud / ciri-ciri

keunikan, nilai atau prinsip pegangan utama sekolah dalam memenuhi tujuan kewujudannya).

Proses Penggubalan Misi

56

Apakah itu visi?

57

Visi mengandungi pernyataan tertinggi

yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi dan lazimnya mengandungi maklumat mengenai cita-cita organisasi.

Visi

58

Visi

59

Pernyataan visi adalah gambaran

keunggulan prestasi organisasi yang dikongsi bersama. Ia adalah panduan gambaran kejayaan dan menjawab soalan:

• "Apakah yang ingin kita ciptakan?" • "Bagaimanakah kita ingin dikenali?"

Visi

60

• Berfikir mengenai masa hadapan

yang ingin dicapai dalam masa 3 -5 tahun

• Membentuk halatuju yang jelas berdasarkan aktiviti organisasi

• Memberi inspirasi kepada anggota

organisasi • Memutuskan Siapa Kita, Apa Kita

Buat, dan Ke Mana Hendak Kita Tuju

Proses Pembinaan Visi

61

62

63

64

65

66

Visi Eksplisit

Visi Implisit

Visi

67

Apakah nilai-

nilai organisasi?

68

Set panduan, prinsip, kepercayaan, atau

pernyataan

Faktor

Kemanusiaan Pekerjaan

Mematuhi janji

Capai visi

mendorong

menyokong

panduan

Nilai Organisasi

69

Nilai 2

Nilai 1

Nilai 3

Nilai 4 Nilai 5

Nilai Organisasi

70

Piagam

Pelanggan

71

Komitmen bertulis, dipamerkan, jaminan

penyampaian perkhidmatan mengikut standard dan memberitahu hak-hak pelanggan.

Ditulis berdasarkan kaca mata pelanggan. Ditetapkan standard – satu ukuran kuantitatif.

Piagam Pelanggan

72

Fokus – Pelanggan, standard dan sikap Ciri-ciri – Jelas, senang disebarkan,

mempunyai kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambah baik.

Piagam Pelanggan

73

Apakah radas / alat / tools untuk

identifikasi pelbagai faktor secara sistematik untuk anda merumuskan strategi perancangan yang tertinggi dalam melihat hala tuju organisasi pada jangka masa panjang sekurang-

kurangnya antara 3 – 5 tahun akan datang dalam skop yang lebih luas atau umum.

Radas / Alat / Tools

74

Apakah itu

analisis SWOC/T?

75

Analisis SWOC/T adalah identifikasi

pelbagai faktor secara sistematik untuk merumuskan strategi yang dapat memaksimakan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities) serta meminimakan kelemahan (Weaknesses)

dan cabaran / ancaman (Challenges / Threats).

Analisis SWOC/T

76

Analisis SWOC/T juga membandingkan

antara faktor luaran (peluang dan cabaran / ancaman) dengan faktor dalaman (kekuatan dan kelemahan).

Analisis SWOC/T

77

KEKUATAN

(Strengths)

PELUANG

(Opportunities)

KELEMAHAN

(Weaknesses)

CABARAN / ANCAMAN

(Challenges / Threats)

Fa

kto

r

Da

lam

an

Fa

kto

r

Lua

ran

Membantu Pencapaian

Objektif

Menjejaskan Pencapaian

Objektif

Analisis SWOC/T

78

PRIMO - F People / Sumber Manusia (Guru, Pelajar dll.) Resources / Sumber Innovation and Ideas / Inovasi dan Idea Marketing (Communications) / Pemasaran (Komunikasi) Operations (Day to day running) /Operasi (Perjalanan hari ke hari) Finance / Kewangan

PESTLE Political / Politik Economic / Ekonomi Social / Sosial Technology / Teknologi Legislative / Undang-undang Enviromental / Sekitaran

Peluang / Cabaran - Ancaman Kekuatan / Kelemahan

Analisis SWOC/T

79

Analisis SWOC/T

80

81

Indikator /

Ukuran Kejayaan

Sekolah?

82

INDIKATOR

2 TIDAK BERFOKUSKAN MURID

1 BERFOKUSKAN MURID

INPUT / CARA YANG

MENYOKONG

PEMBELAJARAN MURID

Indikator Kejayaan Sekolah

83

Indikator Kejayaan Sekolah:

Berfokuskan Murid

84

Indikator menyediakan standard untuk murid dilihat dan boleh

diukur. Tanpanya, ianya susah, ataupun mustahil untuk mengukur

keberkesanan sekolah atau cuba menambahbaik pembelajaran.

Indikator Kejayaan Sekolah:

Berfokuskan Murid

85

Indikator Kejayaan Murid adalah: keputusan yang boleh diukur berfokuskan murid yang sekolah ada

keupayaan, berhasrat atau perlu mempengaruhi dan baginya ia sanggup atau dikehendaki dipertanggungjawabkan.

Indikator Kejayaan Sekolah:

Berfokuskan Murid

86

Pembentukan

Matlamat

Strategik

87

Sasaran atau kedudukan-kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi.

Ia pernyataan positif kepada pernyataan isu.

Setiap isu strategik akan menjadi matlamat strategik / bidang keberhasilan utama.

Pembentukan matlamat strategik

88

VISI

M2 M1 M4 M3

ISU2

ISU1

ISU4

ISU3

Pembentukan matlamat strategik

89

• Matlamat dan objektif kedua-dua alat

untuk mencapai apa yang anda ingin mencapai.

• Matlamat jangka panjang dan objektif biasanya dicapai dalam jangka pendek atau sederhana.

Matlamat Berbanding Dengan

Objektif

90

• Matlamat adalah samar-samar dan

anda tidak boleh secara muktamad mengatakan anda telah mencapai manakala kejayaan objektif dengan mudah boleh diukur.

• Matlamat adalah sukar untuk

mengukur atau dimasukkan ke dalam garis masa, tetapi objektif perlu diberi tempoh masa untuk menjadi lebih berkesan.

Matlamat Berbanding Dengan

Objektif

91

1. Nominal (Kurang dipercayai, samar-samar dan mungkin keliru)

Menamakan sesuatu (contoh, cemerlang, cantik, sejuk, panas)

Matlamat 2. Ordinal (Samar-samar dan kabur tetapi lebih dipercayai daripada nominal

Menentukan sesuatu lebih hebat daripada yang lain (contoh, pasukan ini lebih hebat daripada pasukan tersebut)

3. Interval – Sela (Lebih dipercayai, tepat)

Berkaitan item sepanjang skala dengan selang yang sama yang mempunyai titik sifar secara rambang (contoh, darjah celsius) Objektif

4. Ratio – Nisbah (Lebih dipercayai, tepat)

Berkaitan item sepanjang skala pada satu titik sifar diketahui dengan selang yang sama. (contoh, berat, jarak)

Matlamat Berbanding Dengan

Objektif

92

• Hasil akhir + umum = misi & visi

• Berfokus • Tanggungjawab peringkat tinggi

(korperat) • Tiada tempoh atau tempoh jangka

panjang

Sifat pernyataan matlamat

93

• Penggunaan ayat: luas, umum dan

ringkas • Boleh bersifat kualitatif • Kritikal dan mesti capai jika ingin

menjayakan misi dan visi

Sifat pernyataan matlamat

94

Matlamat Strategik juga disebut sebagai

Bidang Keberhasilan Utama (Key Results Area – KRA) sesebuah organisasi.

Sifat pernyataan matlamat

95

Penetapan

Objektif

96

Objektif menggambarkan usaha,

langkah atau aktiviti yang diambil untuk mencapai matlamat. Ukuran pencapaian matlamat dan seterusnya pencapaian visi.

Penetapan Objektif

97

Objektif harus ditulis, jadi tidak ada salah

faham tentang apa yang perlu diselesaikan.

Penetapan Objektif

98

Specific (Spesifik)

Ia cukup terperinci, jadi

sesiapa pun yang membaca matlamat atau objektif akan tahu apa yang dimaksudkan untuk dicapai.

Penetapan Objektif

99

Mesuarable (Boleh Diukur)

Keputusan akhirnya boleh

dikenalpasti dari segi kuantiti, kualiti, standard yang boleh diterima, dll. Anda tahu anda mempunyai matlamat

yang boleh diukur ketika ia dinyatakan dalam istilah objektif keputusan akhir atau produk.

Penetapan Objektif

100

Attainable (Boleh Dicapai)

Matlamatnya adalah boleh dijalankan.

Relevent (Relevan)

Time-framed (Ada Jangkamasa)

Matlamatnya relevan dengan misi dan visi organisasi.

Ada tarikh tertentu yang terikat pada penyelesaian.

Penetapan Objektif

101

Petunjuk Prestasi

Utama (Key

Performance

Indicator – KPI)

102

KPI adalah sistem pengukuran yang

mudah, berkesan, dan membantu organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan pada pelanggan selaras dengan misi dan visi

sesebuah organisasi.

Penetapan KPI

103

KPI juga sebagai pengukuran yang

menjelaskan sejauh mana sesuatu program itu mencapai objektifnya. Ukuran yang boleh dinyata kuantiti yang dipersetujui bersama dan

menggambarkan faktor kejayaan kritikal sesebuah organsiasi

Penetapan KPI

104

1. KPI untuk mengukur kecekapan dan

keberkesanan proses bagi menghasil dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.

2. KPI untuk mengukur produktiviti sumber manusia dan kewangan bagi

menghasil dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.

Aspek KPI

105

3. KPI untuk mengukur kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diterima.

Aspek KPI

106

1. Dapat membantu organisasi

mengetahui organisasi berjaya ataupun tidak dalam misinya.

2. Mengesan perkembangan prestasi berdasarkan matlamat strategiknya (dan objektif serta sasarannya)

3. Menggalakkan pemikiran bersistem.

Faedah KPI

107

4. Menentukan prioriti tingkah laku ke arah pencapaian visi, matlamat, dan objektif.

5. Memastikan keputusan dilakukan berasaskan fakta, bukannya andaian, emosi, dan intuisi.

6. Dapat meningkatkan akauntabiliti dalam kalangan pihak pengurusan

atasan dan semua warga organisasi.

Faedah KPI

108

Penetapan

Sasaran

109

Sasaran ialah tahap yang hendak dicapai dalam sesuatu tempoh dan ia membawa nilai.

Sasaran

110

Apakah itu isu

strategik dan isu

operasional?

111

Perkara atau faktor yang kritikal bagi mencapai misi dan visi.

Isu Strategik

112

Ia menunjukkan apakah perkara atau faktor yang perlu diberi fokus utama atau teras atau yang terpenting untuk mencapai misi dan visi.

Jika ia tercapai atau selesai, misi dan visi tercapai.

Isu Strategik

113

berfokus kepada pencapaian mandat, misi dan visi

berfokus kepada pencapaian objektif

Isu Operasional Isu Strategik

Isu Strategik berbanding dengan

Isu Operasional

114

Senarai isu-isu kritikal muncul daripada

analisis jurang secara semulajadi . Isu adalah sesuatu penting bagi organisasi mengutamakannya untuk diselesaikan.

Isu Strategik

115

Faktor 1 Faktor 2 Faktor 3 Faktor 4 Faktor 5

FAKTOR MEMPENGARUHI PENCAPAIAN

PENCAPAIAN SEPATUTNYA

PEN

CA

PA

IAN

AN

SEM

ASA

Amat Memuaskan

Amat Tidak Memuaskan

Tidak Memuaskan

Kurang Memuaskan

Memuaskan

Isu Strategik

116

Faktor 1 Faktor 2 Faktor 3 Faktor 4 Faktor 5

PENCAPAIAN SEPATUTNYA

Amat Memuaskan

Amat Tidak Memuaskan

Tidak Memuaskan

Kurang Memuaskan

Memuaskan Jurang yang paling besar Menjadi ISU UTAMA

PEN

CA

PA

IAN

AN

SEM

ASA

FAKTOR MEMPENGARUHI PENCAPAIAN

Isu Strategik

117

VISI

M2 M1 M4 M3

ISU2

ISU1

ISU4

ISU3

Isu Strategik

118

• Menganalisis persekitaran dalaman

dan luaran organisasi. • Mengenalpasti faktor-faktot kritikal

bagi mencapai visi dan misi.

Pelaksanaan kajian keperluan

/ isu strategik

119

• Mengenalpasti masalah atau peluang yang berpotensi memberikan kesan kepada prestasi organisasi dan pemegang taruh (stakeholders).

• Menggunakan gambaran kejayaan pada masa depan berasaskan fungsi kewujudan organisasi.

Pelaksanaan kajian keperluan

/ isu strategik

120

Analisis SWOT Analisis Force Field Penyoalan Data Rajah Kesamaan Pokok Diagnostik

Analisis Lima Mengapa Gambarajah Tulang Ikan

Analisis Pareto Diamond 9

Analisis Punca Sebab:

Mengenal pasti isu sebenar

121

Pemetaan Isu

122

1“Apakah yang anda lihat

dalam set data ini?”

2“Apakah soalan yang

anda ada tentang perkara

yang anda lihat?”

Penyoalan Data

123

Penyoalan Data

124

Pokok Diagnostik

125

Analisis 5 Mengapa

126

Sebab Akibat / Tulang Ikan

127

Sebab Akibat / Tulang Ikan

128

Rajah Kesamaan

129

Analisis Force Field

130

Kekuatan Daya

Penggerak

Daya

Penghalang Kekuatan

Jumlah Kekuatan

Daya Penggerak

Jumlah Kekuatan

Daya Penghalang

Sangat Lemah 1..........2..........3..........4..........5 Sangat Kuat

Analisis Force Field

131

Analisis SWOC/T

132

KEKUATAN

(Strengths)

PELUANG

(Opportunities)

KELEMAHAN

(Weaknesses)

CABARAN / ANCAMAN

(Challenges / Threats)

Fa

kto

r

Da

lam

an

Fa

kto

r

Lua

ran

Membantu Pencapaian

Objektif

Menjejaskan Pencapaian

Objektif

Analisis SWOC/T

133

Pembangunan

Prestasi

Sekolah

134

Pembangunan

Prestasi Sekolah

Visi Strategik

Amalan Kepimpinan

Pengurusan Sekolah

Perkongsian

Bersama

Ibubapa & Penjaga

Keterlibatan

dengan Komuniti

Mempromosikan Pendidikan

Sokongan

Murid

Pemberdayaan

Murid

Fokus

Murid

Kurikulum

Pembelajaran & Pencapaian

Amalan Pengajaran

135

Menyenarai

inisiatif / strategi

136

berfokus kepada pencapaian mandat, misi dan visi

berfokus kepada pencapaian objektif

Isu Operasional Isu Strategik

Isu Strategik berbanding dengan

Isu Operasional

137

Strategi adalah usaha terhadap hala

tuju yang terhad , di mana perhatian secara kolektif harus difokuskan untuk masa yang akan datang. Menjadi strategik bererti membuat

pilihan tentang bagaimana anda akan menggunakan sumber yang terhad untuk mencapai tujuan sebagai respons terhadap persekitaran yang dinamik.

Inisiatif / Strategi

138

Strategi adalah sesuatu yang berbeza

dan membawa kepada pencapaian matlamat dan objektif. Strategi terbaik fokus kepada kekuatan untuk meraih peluang, sekitar atau

melalui rintangan yang dihadapinya untuk menjadi apa yang ingin menjadi (visinya).

Inisiatif / Strategi

139

Suatu rancangan strategik harus terdiri

daripada 5 – 8 strategi atau hala tuju yang strategik.

Inisiatif / Strategi

140

Inisiatif / Strategi

141

Bagaimanakah

mengenalpasti

strategi

alternatif?

142

Menjana strategi (brainstorming) berdasarkan analisis dalaman dan luaran.

Mengenalpasti strategi alternatif?

143

STRATEGI (SO) Gunakan kekuatan untuk merebut peluang

STRATEGI (ST) Gunakan kekuatan bagi menghadapi ancaman (jika ada

STRATEGI (WO) Atasi kelemahan dengan mengambil peluang

STRATEGI (WT) Cuba minimakan kelemahan dan elakkan ancaman

PE

LU

AN

G

(Opportunities)

CA

BA

RA

N /

AN

CA

MA

N

(Ch

all

en

ge

s /

Threats

)

KEKUATAN (Strengths)

KELEMAHAN (Weaknesses)

Analisis SWOC/T –

Matrik TOWS

144

Analisis Pareto

80% daripada keseluruhan kesan dan

akibat masalah adalah disebabkan

oleh 20% daripada penyebab 145

Analisis Pareto

146

Diamond 9

147

Pelan Perancangan Strategik

(3 – 5 Tahun)

148

Pelan Perancangan Strategik

(Tahunan)

149

PEMILIHAN STRATEGI

Grid Impak – Boleh Buat

150

PEMILIHAN STRATEGI

Matriks Keputusan

151

PROGRAM / AKTIVITI

152

PROGRAM AKTIVITI

Rumusan Rangka Kerja

Perancangan Strategik

153

Apakah Pelan

Taktikal?

154

Pelan taktikal adalah langkah-langkah

atau taktik yang diperlukan untuk mencapai matlamat yang ditakrifkan dalam perancangan strategik berdasarkan inisiatif atau strategi yang telah dipilih.

Ianya boleh merupakan pelan tindakan yang menghimpunkan aktiviti dalam satu-satu tahun.

Pelan Taktikal

155

Dalam satu tahun, mungkin beberapa

inisiatif / strategi dipilih berdasar kekuatan dan peluang yang ada bagi mengatasi kelemahan dan ancaman pada tahun semasa bagi bagi mencapai objektif dan seterusnya

matlamat organisasi.

Pelan Taktikal

156

Pelan Taktikal

Strategi

Program / Projek 1

Program / Projek 2

Program / Projek 3

Program / Projek 4

Program / Projek 5

Program / Projek ...

157

Pelan Taktikal

158

Apakah Pelan

Operasi?

159

Pelan operasi adalah subset rancangan kerja strategik atau program / projek yang merujuk kepada pelan taktikal.

Ia menghuraikan secara terperinci bagaimana setiap program / projek dilaksanakan / modus operandi.

Pelan Operasi

160

Pelaksanaan

Perancangan

Strategik

161

Pelaksanaan adalah proses yang

mengubah strategi dan rancangan ke dalam tindakan untuk mencapai objektif dan matlamat strategik. Melaksanakan rancangan strategik

anda adalah penting, atau lebih penting daripada strategi anda.

Pelaksanaan

Perancangan Strategik

162

Tindakan yang kritikal menggerakkan

pelan strategik dari dokumen yang duduk di atas rak kepada tindakan yang memacu untuk mencapai misi dan visi organisasi.

Pelaksanaan

Perancangan Strategik

163

1. 60% daripada organisasi yang tidak

menghubungkan strategi dengan belanjawan

2. 75% daripada organisasi tidak menghubungkan insentif pekerja kepada strategi

Kegagalan Pelaksanaan

Perancangan Strategik

164

3. 86% daripada kepimpinan organisasi

memperuntukkan kurang daripada satu jam setiap bulan bagi membincangkan strategi

4. 95% daripada tenaga kerja yang biasa tidak memahami strategi

organisasi mereka.

Kegagalan Pelaksanaan

Perancangan Strategik

165

A. Mengelakkan kesulitan dalam

pelaksanaan Alasan kegagalan perancangan … 1. Kurangnya rasa pemilikan (ownership) 2. Kurangnya komunikasi

3. Terperangkap dengan kerja harian 4. Rancangan yang bertimbun-timbun 5. Rancangan yang tidak bermakna

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

166

A. Mengelakkan kesulitan dalam

pelaksanaan Alasan kegagalan perancangan … 6. Sebagai strategi tahunan 7. Tiada laporan kemajuan

8. Tiada yang bertanggungjawab (tiada pemilik)

9. Kurangnya penurunan kuasa

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

167

B. Meliputi semua asas anda Soalan yang perlu dijawab … 1. Sejauh manakah anda komited

melaksanakan rancangan untuk menggerakkan organisasi anda ke hadapan?

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

168

B. Meliputi semua asas anda Soalan yang perlu dijawab … 2. Bagaimana anda merancang untuk

menjelaskan rancangan itu di seluruh organisasi?

3. Adakah terdapat orang mencukupi yang bersedia untuk memacu rancangan ke hadapan?

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

169

B. Meliputi semua asas anda Soalan yang perlu dijawab … 4. Bagaimanakah anda memotivasikan

orang anda? 5. Adakah anda mengenal pasti proses

dalaman yang utama untuk memandu rancangan ke hadapan?

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

170

B. Meliputi semua asas anda Soalan yang perlu dijawab … 6. Adakah anda akan menguntukkan

wang, sumber, dan masa untuk menyokong rancangan?

7. Apakah sekatan untuk melaksanakan dan menyokong rancangan itu?

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

171

B. Meliputi semua asas anda Soalan yang perlu dijawab … 8. Bagaimanakah anda mengambil

sumber-sumber yang ada dan mencapai hasil yang maksimum

dengannya?

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

172

C. Memastikan anda mempunyai

sokongan 1. Orang 2. Sumber 3. Struktur

4. Sistem 5. Budaya

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

173

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya 1. Memuktamadkan rancangan

strategik anda selepas mendapat input daripada semua pihak yang

terlibat. 2. Jajarkan bajet anda kepada

matlamat tahunan yang berdasarkan kepada penilaian kewangan anda.

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

174

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya 3. Mengeluarkan pelbagai versi

rancangan bagi setiap kumpulan. 4. Memperkenalkan sistem kad skor

untuk mengesan dan memantau rancangan anda.

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

175

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya 5. Mewujudkan pengurusan prestasi dan

sistem ganjaran. 6. Menyebarluas rancangan ke seluruh

organisasi 7. Membina semua rancangan jabatan

tahunan di seluruh rancangan korporat

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

176

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya 8. Menetapkan mesyuarat strategi

bulanan dengan laporan disediakan untuk memantau kemajuan.

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

177

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya 9. Tetapkan tarikh semakan semula

strategik tahunan, termasuk penilaian baru dan mesyuarat kumpulan yang

besar untuk kajian semula rancangan tahunan.

Memastikan PS bersedia untuk

dilaksanakan

178

Penilaian

Perancangan

Strategik

179

Maklum balas prestasi mengukur berapa

baik organisasi telah melakukan pekerjaannya (memenuhi misi dan visi mereka) Membantu kumpulan mencari

bagaimana prestasi di satu bidang boleh mempengaruhi prestasi di bidang lain.

Maklum Balas Prestasi

180

Mencari, bagaimana penambahbaikan

boleh dilakukan.

Maklum Balas Prestasi

181

Soalan penilaian mula melihat:

1. Bagaimanakah sesuatu perkara itu

berlaku? 2. Adakah kita telah membuat sesuatu

yang berbeza?

3. Adakah pelanggan mendapat manfaat?

Penilaian

Perancangan Strategik

182

Soalan penilaian mula melihat:

4. Bagaimanakah kita boleh

membuktikan bahawa program ini perlu dibiayai semula?

Penilaian

Perancangan Strategik

183

Menentukan dan Mendokumen Hasil,

Aktiviti, dan Petunjuk yang Diperlukan

Penilaian

Perancangan Strategik

184

Berfikir hasil (outcomes) yang

diharapkan sebagaimana apa yang anda akhirnya mahu program boleh capai, aktiviti seperti apa yang anda akan lakukan untuk sampai ke sana, dan petunjuk yang bertindak sebagai alat

pengukur, dan apa tahap anda membuat kemajuan.

Penilaian

Perancangan Strategik

185

Kemajuan program boleh diperiksa di

dalam dua cara yang berbeza: 1. Kuantiti dan kualiti aktiviti program

yang anda telah berjaya melaksanakan, (biasanya merujuk sebagai petunjuk proses), dan

2. Kuantiti dan kualiti hasil yang program anda mencapai matlamat. (biasanya merujuk sebagai petunjuk hasil).

Penilaian

Perancangan Strategik

186

Petunjuk proses membantu mengesan

kemajuan program anda membuat anda bekerja ke arah mencapai matlamat hasil yang diharapkan. Petunjuk proses sering memberi maklum

balas penting sebelum anda boleh menjangka untuk melihat bukti bahawa hasil yang telah dicapai.

Penilaian

Perancangan Strategik

187

Petunjuk hasil menyediakan bukti yang

paling jelas bahawa program ini membuat sesuatu yang berbeza dalam kehidupan pelanggan.

Penilaian

Perancangan Strategik

188

Perbincangan /

mesyuarat / bengkel

Melaksanakan Penilaian

Perancangan Strategik

189

Soalan perbincangan yang

dicadangkan: 1. Apakah hasil yang diharapkan

daripada program ini? Apakah matlamat? Apakah yang kita cuba

yang boleh capai dalam tempoh sebulan akan datang / suku tahun / beberapa tahun akan datang?

Penilaian

Perancangan Strategik

190

Perbincangan Soalan yang

dicadangkan: 2. Bagaimanakah kita akan sampai ke

sana? Apakah aktiviti yang akan membolehkan kita untuk mencapai

hasil? 3. Apakah yang akan menunjukkan

yang kita telah membuat kemajuan ke arah hasil yang diinginkan?

Penilaian

Perancangan Strategik

191

Kuantiti

Kualiti

Penilaian

Perancangan Strategik

192

Soalan yang dicadangkan untuk

digunakan kepada Personel Program 1. Dari perspektif anda, bagaimana

program ini berkesan atau berjaya? Sila berkongsi contoh-contoh khusus.

2. Dari segi apakah program telah

membuat kemajuan ke arah pencapaian hasil dan petunjuk diingini?

Penilaian

Perancangan Strategik

193

3. Dari perspektif anda, apakah

cabaran atau kebimbangan anda hadapi dengan program ini? Sila terangkan.

4. Apakah yang boleh dilakukan untuk memperbaiki atau meningkatkan

program pada masa depan? 5. Adakah perkara anda ingin tambah

pada masa ini?

Penilaian

Perancangan Strategik

194

Soalan yang dicadangkan untuk

digunakan kepada Pelanggan

1. Apa yang anda peroleh hasil daripada penyertaan dalam program / perkhidmatan / aktiviti ini?

Penilaian

Perancangan Strategik

195

2. Bagaimanakah anda menjangkakan

menggunakan pengetahuan / kemahiran yang anda perolehi sebagaimana hasil daripada penyertaan anda dalam program / perkhidmatan / aktiviti ini pada masa

akan datang? Sila terangkan.

Penilaian

Perancangan Strategik

196

3. Apakah aspek program /

perkhidmatan / aktiviti ini yang anda dapati yang paling berharga? Kurang berharga?

4. Apakah cadangan anda untuk memperbaiki program /

perkhidmatan / aktiviti ini di masa hadapan?

Penilaian

Perancangan Strategik

197

5. Adakah anda akan mengesyorkan

program / perkhidmatan / aktiviti ini kepada orang lain? Sila jelaskan tindak balas anda.

6. Adakah apa-apa perkara yang anda ingin tambah pada masa ini?

Penilaian

Perancangan Strategik

198

1. Yang manakah perlu disisihkan?

2. Yang manakah perlu ditambahbaik? 3. Yang manakah perlu dikurangkan? 4. Yang manakah perlu dibuat sesuatu

yang baru?

Maklum Balas Prestasi

199

Isu-isu dalam

pelaksanaan

perancangan

strategik

200

• Komunikasi Perancangan Strategik,

kerja berpasukan, mengurus perubahan

• Penyeliaan • Pelaporan prestasi

Isu-isu dalam pelaksanaan

perancangan strategik

201

Terima Kasih

Abdul Razak Alias

abdulrazakal@iab.edu.my

202

11 Anjakan Transformasi Sistem

5 Aspirasi Sistem

6 Aspirasi Murid