buleh bah oleh moktar bin mokri ipgk keningau.pdf

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

1

“Buleh bah ...”

Moktar Bin Mokri IPG Kampus Keningau, Sabah

moktar@ipks.edu.my

Abstrak

Kata kunci : Buleh Bah Jadual kuliah Jadual Waktu Jadual Induk

LATAR BELAKANG

Pengurusan pentadbiran kurikulum merangkumi satu kitaran proses yang terdiri daripada

penawaran kursus atau mata pelajaran, pelanggan iaitu pelajar, staf akademik dan staf

pelaksana, infrastruktur serta kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan dalam mendokong

kejayaan pengurusan akademik sesebuah pusat pengajian. Selain itu, setiap institusi atau pusat

pembekalan sudah pasti akan menetapkan takwim akademik yang merangkumi maklumat

jadual interaksi atau jadual waktu, jadual peperiksaan dan makluman cuti umum bagi

persekutuan dan negeri.

Saya telah menerima beberapa fail Pengurusan Jadual Waktu (2006 – 2011) daripada Mantan

Penyelaras. Saya mula menyemak, meneroka dan mempelajari setiap dokumen yang ada

untuk mendapatkan pengetahuan dan kemahiran. Dalam penerokaan tersebut, saya tidak dapat

mencari panduan khusus berkaitan dengan urus tadbir Jadual Interaksi Institut Pendidikan Guru

“Buleh bah...!” Satu ungkap yang mesra dan penuh maksud tersurat dan tersirat. Dalam menguruskan jadual kuliah di institut, pengkaji menamakan ungkapan ini sebagai pembolehubah kemanusiaan kerana ia telah menjadi satu masalah kepada pengkaji bila setiap permintaan pertukaran jadual di akhiri dengan ungkapan, Buleh bah...! Selain itu, pembolehubah pentadbiran seperti dasar dua hari penuh masa senggang (‘time-off’ ) ahli majlis MPPP, satu hari penuh masa senggang jabatan, pindaan masa rehat sesi pagi dari setengah jam kepada satu jam serta rehat sesi tengahari dari satu jam tigapuluh minit kepada dua jam dan aktiviti praktikum telah memberi masalah kepada pengkaji dalam menguruskan jadual waktu institut. Kesannya, sebanyak 134 pertindanan kuliah telah berlaku dan masa kuliah terpaksa dipanjangkan sehingga ke malam. Pengaji telah melaksanakan beberapa tindakan penambahbaikan dan tindakan pertama yang dilaksanakan ialah mendapatkan bantuan kepakaran daripada rakan penyelaras di IPGK Kent. Tindakan kedua, mengemukakan pindaan dasar sedia ada melalui mesyuarat MPPP dan tindakan ketiga, mewujudkan sistem maklumat daftar kursus jabatan. Hasilnya, jadual waktu dapat dikeluarkan dua minggu sebelum semester dua dibuka dan dapat diakses melalui laman web institut. Pindaan jadual yang kerap pada semester satu dapat dikurangkan iaitu dari empat kepada dua kali sahaja dan pindaan berlaku kerana kemasukan pelajar program baru. Pengkaji bercadang untuk melaksanakan kajian tinjauan persepsi pelaksanaan jadual kuliah dalam kalangan pelajar dan pensyarah pada masa akan datang.

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

2

(IPG). Apabila diajukan kepada mantan penyelaras, beliau memaklumkan tiada panduan

khusus untuk menguruskan jadual di IPG.

Dalam nota serah tugas, pada bahagian IV terdapat kenyataan kedudukan terakhir tugas-tugas

yang belum selesai dan diantaranya ialah, ‘ Penambahbaikan Jadual Waktu Induk Edisi 1 dan

mengedarkan Jadual Waktu Induk IPG Kampus Keningau Edisi 2’.

Untuk melaksanakan penambahbaikan dan mengeluarkan Jadual Induk dan individu tidak sukar

untuk saya lakukan. Namun dalam melaksanakannya, saya telah didatangi oleh rakan

pensyarah yang menyatakan hasrat untuk membuat pertukaran waktu interaksi sedia ada

dengan ‘waktu keselesaan’ mereka. Pelbagai alasan diberikan dan kebanyakkan adalah

munasabah untuk dipertimbangkan walaupun alasan yang diberikan lebih bersifat peribadi.

Setiap daripada mereka yang datang akan menyatakan suatu pengharapan yang tinggi dan

sangat berat untuk saya menolak permintaan mereka. Ditambah pula dengan satu unggapan

keramat yang meruntun jiwa, ‘buleh bah..bos’.

Saya menganggap permintaan beberapa rakan pensyarah ini adalah satu pembolehubah

kemanusiaan terbeban. Jika tidak dipenuhi maka mereka akan menghadapi kesukaran dalam

urusan mereka, dan jika saya penuhi pula maka saya akan bergelut dengan kerja

pengubahsuaian yang berpanjangan. Secara langsung, jadual waktu akan dikeluarkan dengan

beberapa edisi dan sub edisi kerana adanya pembolehubah kemanusiaan ini.

Selain daripada itu, terdapat juga beberapa pembolehubah pentadbiran yang telah memberi

tekanan dan kesukaran kepada saya dalam melaksanakan proses pembinaan jadual waktu ini.

Pihak pengurusan telah menetapkan beberapa dasar yang perlu diambil perhatian dalam

merancang jadual waktu. Pertama, semua ahli Majils Pengurusan Perancangan Pentadbiran

(MPPP) institut telah ditetapkan ‘masa senggang atau time-off’ adalah sepanjang hari Khamis

dan Jumaat. Dasar ini telah melibatkan seramai 24 orang ahli MPPP tetap yang terdiri daripada

Pengarah, Timbalan Pengarah, duabelas orang Ketua Jabatan, enam orang Ketua Unit dan

empat orang urusetia.

Dasar kedua ialah ‘masa senggang atau time-off Jabatan’ iaitu setiap jabatan diberikan masa

senggang sepanjang hari terpilih dan secara tetap di setiap minggu. Masa senggang ini

diperuntukkan kepada jabatan dan pensyarah jabatan untuk melaksanakan aktiviti jabatan

seperti mesyuarat, moderasi kerja kursus, memberi masa serta ruang kepada pensyarah

jabatan melaksanakan urusan pentadbiran dan memberi ruang untuk pensyarah akademik

melaksanakan penulisan atau penyelidikan.

Pelaksanaan dasar ini telah memperuntukan masa senggang Jabatan Pengajian Melayu pada

hari Isnin dan melibatkan tujuh orang pensyarah. Pada hari selasa, seramai duapuluh satu

orang pensyarah daripada tiga jabatan terlibat iaitu Jabatan Hal Ehwal Pelajar, Jabatan Ilmu

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

3

Pendidikan dan Jabatan Sains Matematik. Pada hari Rabu, seramai sepuluh orang pensyarah

terlibat iaitu pensyarah Jabatan Pendidikan Jasmani Kesihatan, Jabatan Pendidikan Seni Visual

dan Jabatan Teknologi Pendidikan. Pada hari Khamis, seramai enam orang pensyarah Jabatan

Bahasa terlibat dalam masa senggang dan pada hari Jumaat seramai lima belas orang

pensyarah daripada empat jabatan terlibat iaitu Jabatan PIPK, Jabatan KS, Jabatan JAPIM dan

Unit Pedagogi Pedalaman Peribumi.

Dasar ketiga ialah ‘Waktu Rehat’ yang telah di pinda di mana waktu rehat telah dipanjangkan

dari 30 minit kepada 60 minit pada rehat pertama dan waktu rehat tengahari telah dipanjangkan

dari satu jam kepada satu jam tigapuluh minit. Perubahan ini telah memberi kesan kepada

masa interaksi iaitu di sesi pagi bermula dari 7.30 hingga 9.30 pagi ( dua jam), sesi kedua

bermula 10.30 hingga 12.30 tengahari (tiga jam) dan sesi petang bermula dari jam 2 hingga 6

petang (4 jam). Selain daripada itu, telah diperuntukkan bahawa semua pelajar telah diberikan

masa senggang pada setiap petang hari rabu iaitu bermula dari jam 2 petang sehingga jam 10

malam.

Dari kenyataan yang disampaikan dan dasar pentadbiran sedia ada, saya telah memproses

pindaan jadual waktu dengan bantuan sistem ASC Timetable. Hasilnya, terdapat sebanyak

seratus tigapuluh empat (134) pertindanan masa berlaku. Saya terpaksa merancang berulang

kali dan mengambil masa yang sehingga dua minggu dan hasilnya masih berlaku pertindanan.

Saya mula berfikir dan merasakan suatu tindakan perlu dilakukan untuk menangani masalah ini

kerana jika dibiarkan berlarutan maka ianya akan memberi kesan kepada kelancaran proses

pengajaran pensyarah dan pembelajaran pelajar.

Rajah 1 : Jumlah edisi jadual induk yang dikeluarkan.

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

4

FOKUS KAJIAN

Pengurusan jadual waktu merupakan suatu perkara yang penting dalam pelaksanaan program

akademik. Perancangan dan penyusunan yang baik akan dapat mengurangkan masalah

berlakunya kekerapan pindaan jadual waktu dan secara langsung akan melancarkan proses

pengajaran dan pembelajaran.

Justeru, fokus kajian saya adalah bertumpu kepada pengurusan jadual waktu institut yang

menghadapi masalah kekerapan berlakunya pindaan. Saya juga bertekad agar jadual waktu

dapat dikeluarkan dan diedarkan kepada semua pensyarah dan pelajar sebelum semester

pengajian bermula iaitu selewatnya seminggu sebelum interaksi kursus bermula.

OBJEKTIF KAJIAN

Objektif kajian ini adalah untuk menambah nilai dalam mengurus perancangan jadual waktu

yang lebih berkesan.

PERANCANGAN TINDAKAN

Saya telah merancang untuk melaksanakan beberapa tindakan penambahbaikan dalam

menguruskan perancangan penyediaan jadual waktu. Tindakan pertama ialah menggunakan

satu perisian jadual waktu sedia ada yang boleh diperoleh secara ‘open source’ dikenali

sebagai ASC Timetable. Tindakan kedua adalah mengemukakan pindaan dasar pentadbiran

sedia ada dalam mesyuarat MPPP dan tindakan ketiga adalah mewujudkan sistem maklumat

daftar kursus jabatan.

PELAKSANAAN TINDAKAN

Saya telah meneliti beberapa dokumen panduan struktur akademik program sepenuh masa

yang dikeluarkan oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM) seperti Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) keluaran 2006,

Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) keluaran 2007 dan 2008 (pindaan) serta

Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (DPLI) keluaran 2011. Tujuan semakan adalah untuk

mendapatkan maklumat berkaitan dengan nilai kredit kursus dan jumlah masa interaksi kuliah,

amali serta tutorial yang diperuntukan setiap kursus seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 1.

Tindakan pertama adalah mendapatkan perisian ASC Timetable secara open source dan

membuat instalasi. Saya mula mempelajari serta menggunakan perisian tersebut dalam

merangka jadual waktu tetapi menghadapi masalah kekangan masa. Saya mengambil tindakan

susulan dengan berjumpa dengan En. Harun Bin Sarail, Penyelaras Jadual Waktu IPGK Kent

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

5

untuk mendapatkan tunjuk ajar beliau. Saya didedahkan dengan kaedah pengurusan dan

beberapa dokumen rujukan yang wajib diikuti oleh seorang penyelaras.

Jadual 1 : Agihan Kuliah, Tutorial dan Amali

KREDIT KURSUS KULIAH TUTORIAL AMALI

3 + 0 30 15 0

2 + 1 15 15 30

1 + 2 15 0 60

0 + 3 0 0 90

2 + 0 15 15 0

1 + 1 15 0 30

0 + 2 0 0 60

5 + 0 75 0 0

4 + 1 45 0 30

Hasil perbincangan, saya telah dapat menguasai penggunaan perisian tersebut tetapi saya

menghadapi masalah pertindanan masa interaksi yang serius iaitu sebanyak 134 pertindanan.

Puncanya ialah dasar pentadbiran institut sedia ada yang telah ditetapkan seperti masa

senggang ahli majlis MPPP, masa senggang setiap jabatan, perubahan masa rehat pelajar dan

penetapan masa amali serta masa kokurikulum yang khusus pada hari Selasa dan Rabu.

Saya mengambil tindakan kedua dengan membentangkan kesan dasar pentadbiran institut

sedia ada terhadap jadual waktu. Selain daripada berlaku sebanyak 134 pertindanan, masa

interaksi akan berlanjutan sehingga malam dan interaksi juga perlu dilaksanakan pada petang

jumaat. Situasi ini dijangka akan menimbulkan ketidakselesaan dalam kalangan pelajar dan

pensyarah terutama yang terlibat pada interaksi malam dan petang jumaat.

Hasil pembentangan dalam mesyuarat MPPP, pihak pentadbir dan ahli majlis MPPP membuat

keputusan pindaan dasar dengan menetapkan masa senggang ahli majlis dipendekan daripada

dua kepada satu hari sahaja iaitu pada hari jumaat dan melibatkan semua ahli majlis tetap

kecuali urusetia. Masa senggang jabatan yang telah ditetapkan sehari sebelum ini telah dipinda

kepada setengah hari sahaja iaitu bermula dari jam 2 petang mengikut pilihan hari jabatan.

Kesan daripada pindaan ini, pertindanan sebanyak 134 yang berlaku sebelum ini telah berjaya

diselesaikan.

Semasa menguruskan pindaan Jadual Semester 1, maklumat berkaitan kursus yang ditawarkan

dalam semester berkenaan tidak tersusun dan berulang. Setiausaha Akademik (SUA) terpaksa

mengeluarkan senarai kursus pada setiap jabatan dan Ketua Jabatan Akademik (KJA) hanya

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

6

membuat pilihan dan pengesahan. Keadaan ini mengakibatkan berlaku kesilapan maklumat

kursus dan maklumat lewat sampai kepada penyelaras jadual waktu.

Saya telah memperkenalkan sistem maklumat daftar kursus jabatan. Di mana, semua KJA

adalah bertanggungjawab menyediakan dan memaklumkan senarai kursus yang akan

ditawarkan semester akan datang. Maklumat yang disediakan perlu lengkap dengan nama dan

kod kursus, nilai kredit, masa interaksi dan pensyarah yang mengajar. Maklumat dinyatakan

secara bertulis dan perlu dibentangkan dalam mesyuarat akademik yang diadakan dalam

tempoh tidak kurang dua bulan sebelum semester kedua dibuka. Kesannya, maklumat yang

diperoleh adalah lengkap dan tepat seperti Rajah 2 berikut.

Rajah 2 : Sistem Daftar Kursus Jabatan dan Unit

Setelah melaksanakan tiga tindakan tersebut, jadual waktu semester kedua 2012 dapat

dikeluarkan dua minggu sebelum semester dibuka dan boleh diakses melalui laman web institut

melalui aplikasi e-Jadual. Penambahbaikan ini telah memberi impak positif kepada semua

warga pensyarah kerana mereka dapat merancang pengajaran lebih awal dan lebih bersedia.

Pelajar juga boleh mengakses dan mencetak jadual kelas masing-masing melalui aplikasi yang

sama. Pindaan jadual yang kerap pada semester satu dapat dikurangkan iaitu dari empat

kepada dua kali sahaja dan pindaan berlaku kerana kemasukan pelajar program baru iaitu

program PPISMP Jun 2012.

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

7

Saya amat bersyukur kepada tuhan dan sangat puas hati kerana tindakan yang telah saya

ambil dalam menguruskan jadual waktu ini telah memberikan impak positif kepada semua

warga institut termasuk pihak pengurusan, pensyarah dan pelajar.

Rajah 3 : Jadual Waktu Kelas

Rajah 4 : Jadual Individu Pensyarah

Seminar Penyelidikan IPG Sabah 2012

8

CADANGAN

Saya bercadang untuk mengambil tindakan penambahbaikan mengendalikan proses muat naik

data jadual ke dalam aplikasi e-Jadual secara sendirian (stand alone). Ini kerana, ketika ini saya

bergantung kepada Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) institut untuk kebenaran muat naik

data. Saya perlu emailkan atau menghantar salinan softcopy kepada PTM untuk proses muat

naik data ke dalam aplikasi e-Jadual. Proses ini telah menyebabkan proses muat naik lewat dan

lebih menyulitkan lagi apabila beliau cuti atau berada di luar kawasan kerana mesyuarat atau

aktiviti rasmi lain.

Dicadangkan satu kajian tinjauan keperluan masa rehat sedia ada perlu diadakan. Tujuan

kajian adalah untuk mengenal pasti tahap persetujuan pensyarah dan pelajar untuk

mengekalkan masa rehat sedia ada atau perlu pindaan.

RUJUKAN

Bahagian Pendidikan Guru, (2006). Panduan Struktur Akademik Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda (PPISMP). Tidak diterbitkan. KPM

Bahagian Pendidikan Guru, (2007). Panduan Struktur Akademik Program Ijazah Sarjana Muda

(PISMP) . Tidak diterbitkan. KPM Bahagian Pendidikan Guru, (2008). Panduan Struktur Akademik Program Ijazah Sarjana Muda

(PISMP) Pindaan.Tidak diterbitkan. KPM Institut Pendidikan Guru Malaysia, (2011). Panduan Struktur Akademik Program Diploma

Pendidikan Lepas Ijazah (DPLI). Tidak diterbitkan. KPM