bengkel sistem pengurusan prestasi baru ... documents/prestasi 2017/bengkel...status pencapaian...
Post on 16-Apr-2018
232 Views
Preview:
TRANSCRIPT
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM BRUNEI DARUSSALAM
25, 26, 27 dan 29 April 2017
Institut Perkhidmatan Awam
2©2013 Delivery Associates
Sesi bengkel disusun seperti berikut:-
Agenda Details
Surah Al-Fatihah
Proses moderation/calibration selaras dengan Surat keliling JPM bilangan 4/2017
8:10
8:45
Key Performance Indicators (KPI) 10.00
Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi
9:40-10.00
Proses Moderation/Calibration14.30
Rehat15:15
Time
Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam
Rehat
13.45
8:15
Key Performance Indicators (KPI)
12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari
15.20 Q & A; Wrapping up dan Sesi Maklum Balas
16:30 Bengkel selesai
Bagaimana mengendalikan maklum balasyang berkesan dalam Sistem Penilaian Prestasi
Surat Keliling JPM bilangan 4/2017 danMekanisme Perlaksanaan
Key Learning Points semasa Bengkel
Pengenalan – Definisi KPI Organisasi
Menjana KPI
ETIKA
BENGKEL
HORMAT MENGHORMATI
REHAT 20 MIN
BERI PELUANG
ORANG LAIN
BERTANYA ATAU
MEMBERI KOMEN
TELEFON
DALAM
MOD
SENYAP
MENGEKALKAN
DISIPLIN
(MENGHORMATI
MASA DAN
AGENDA)
PENYERTAAN
AKTIF
4©2013 Delivery Associates
OBJEKTIF BENGKEL
Memberigakan Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri bilangan4/2017 mengenai Sistem Pengurusan Prestasi Baru dalamPerkhidmatan Awam
Memberi pendedahan mengenai aspek Key PerformanceIndicators (KPI) dalam Sistem Pengurusan Prestasi Baru
Memberi kefahaman mengenai perlaksanaan dari aspek PenilaianPrestasi, memberikan maklum balas dan juga tatacaraperlaksanaan Sistem Pengurusan Prestasi Baru dalamPerkhidmatan Awam
5©2013 Delivery Associates
APA YANG DIPERLUKAN SELEPAS BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM?
(“DELIVERABLES”)
Bagi semua peserta bengkel untuk menghadapkan KPI abiskita(individual KPI) melalui Focal Person di Kementerian/Jabatanmasing-masing kepada Urusetia Taskforce Sistem PengurusanPrestasi di Jabatan Perkhidmatan Awam tidak lewat tiga (3) minggudari tarikh bengkel ini.
Emel: info.prestasi@psd.gov.bn
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
SEGMEN 1: PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU
PERKHIDMATAN AWAM BRUNEI DARUSSALAM
Kandungan
01
Pendahuluan
02Objektif
03 Aspek Penilaian
04KitaranPenilaian
05 Kaedah Bell Curve
06Proses Penetapan Gred
07 MatriksPengurusanBakat dan Bonus Tahunan
8©2013 Delivery Associates
Ice Breaking Exercise:
Tahap Kepuasan Hati Terhadap Perkhidmatan Yang Disediakan oleh PihakKerajaan
Sejauh mana awda berpuas hatidengan tahap perkhidmtan yang disediakan oleh pihak Kerajaan padamasa ini.
Sila tandakan tahap kepuasan awdapada papan tanda yang disediakan.
8
9©2013 Delivery Associates
GRED PENILAIAN PRESTASI WARGA
PERKHIDMATAN AWAM BAGI TAHUN 2016
• Bagi seramai 55,144 warga Perkhidmatan Awam (menggunakan borangpenilaian prestasi yang lama)
10
23.6%
69.2%
6.9% 0.30% 0.07%
A B C D E
Gred Penilaian Prestasi bagi Tahun 2016
3713,022
38,143
3,777165
Gred A dan B = 92.8%
Dikawal olehSK JPM
bilangan4/2017
bertarikh 28 Februari 2017
Salah satu langkahmempertingkatkanbudaya berasaskan
prestasi(performance-based
culture) dalamPerkhidmatan Awam
Bagi semua peringkatpegawai dan
kakitangan BahagianI, II, III, IV dan V dalamPerkhidmatan Awam
Bermaksud satu sistem untuk merancang, melaksana,
mengurus & menilai pencapaian prestasi
pegawai dan matlamat organisasi
dalam tempoh penilaian lazimnya
satu tahun
Pendahuluan
Pembaharuan
Dua [2] pembaharuan
Kaedah Bell Curve:
• Menetapkan hadperatus pemberian gredprestasi di semuakementerian danjabatan
Borang Penilaian Prestasi Baru:
• Hasil (results) melaluipenetapan KPI; dan
• Ciri-ciri peranan (role competencies)
Mengukur & menilai pencapaian prestasi
Membolehkan tindakan diambil
Objektif
Mengenal pasti tahap kompetensi
Menggalakkan rasa tanggungjawab
Menggalakkan persaingan positif (healthy competition)
Memastikan akauntabiliti pegawai dan kakitangan
Mengenalpasti top/ high performers
BORANG PENILAIAN
PRESTASI BARU
Borang PenilaianPrestasi Bahagian I
Borang PenilaianPrestasi Bahagian II
Borang PenilaianPrestasi Bahagian III
Borang PenilaianPrestasi BahagianIV & V
Garispanduan PerlaksanaanBahagian I & II
Garispanduan PerlaksanaanBahagian III
Garispanduan PerlaksanaanBahagian IV & V
Borang Penilaian Prestasi Baru
ROLE COMPETENCIES
RESULTSOVERALL
PERFORMANCE
Key Performance Indicators (KPI)
Behaviours and Skills
WHAT people achieve
HOWpeople achieve
Aspek Penilaian
Penilaian Hasil
(Results/KPI): Dimestikan bagi semua
bahagian Dua (2) kali reviu - bulan
Februari dan Jun pada tahunpenilaian
Ciri-Ciri Peranan
(Role Competencies)
Ciri mandatori dan ciri opsyen
bagi Bahagian I dan II
Semua ciri adalah mandatori
bagi Bahagian III, IV dan V
Terdapat ruang bagi
penilaian ciri
tambahan
(ciri yang tidak
tersenarai dalam
borang) yang
difikirkan bersesuaian
Aspek Penilaian
2 AspekPenilaian
Penilaian Hasil [Results/KPI]
Menyenaraikan sekurang-kurangnya
1 KPI
BAHAGIAN IV & V
Setiap bulan Februari, Jun dan September
Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September (pada tahun penilaian)
STATUS PENCAPAIAN
Menyenaraikan sekurang-kurangnya
2 KPI
BAHAGIAN I, II & III
Status pencapaian hendaklah dijalankan pada setiap bulan Februari, Jun dan September.
Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September. Keterangan markah
penilaian serta markah bagi setiap KPI yang diperolehi dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:
MARKAH KETERANGAN MARKAH YANG
DIPEROLEHI
MARKAH
4 Melebihi Jangkaan (Cemerlang) KPI 1
3 Mencapai Jangkaan (Sangat Baik) KPI 2
2 Hampir Mencapai Jangkaan (Baik) KPI 3
1 Dibawah Jangkaan (Memerlukan Pembaikan) KPI 4
0 Tidak Mencapai Jangkaan (Tidak
Memuaskan)
JUMLAH MARKAH
KPI 1:
Peringkat
Penilaian
Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)
Markah Pencapaian (sila tandakan)
0 1 2 3 4
KPI 2:
Peringkat
Penilaian
Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)
Markah Pencapaian
0 1 2 3 4
Kepimpinan,
Membuat KeputusanPengetahuan &
Perlaksanaan TugasPembangunan Sumber
Manusia
Pengetahuan & Penyelesaian
Tugas
Disiplin & Integriti
KomitmenKomunikasi
Pengurusan Kerja
Bahagian I & II
Bahagian III, IV & V
Semua BahagianKompetensiUmum
KompetensiKhusus
Ciri Peranan [Role Competencies]
Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian I & II
Disiplin dan Integriti
Komitmen
Pengetahuan dan Perlaksanaan[application]
Membuat keputusan
Kepimpinan
Pengurusan kerja
Komunikasi
*Pembangunan Sumber Manusia[jika berkenaan]
7 ciri mandatori dan 1 ciri opsyen (*)
Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian III; IV & V
Disiplin dan Integriti
Komitmen
Pengetahuan dan PenyelesaianTugas
Pengurusan Kerja
Komunikasi
5 ciri mandatori
Jumlah yang diperuntukkan bagimenilai hasil (results) dangabungan ciri peranan serta ciritambahan
Wajaran yang digunakan berbezabagi setiap Bahagian mengikutkesesuaian tugas dantanggungjawab
Konsep Wajaran [weightage]
BAHAGIANWAJARAN [WEIGHTAGE]
HASIL [RESULTS] -KPI
CIRI PERANAN & CIRI TAMBAHAN
I ; II & III 50% 50%
IV & V 30% 70%
Bahagian CWajaran
(%)
Jumlah
Diperolehi
(%)
Jumlah Markah
Keseluruhan
(sebelum proses
moderation/ calibration)
(%)
Jumlah Markah
= X 50 =
(Jumlah KPI X 4)
+ =
Bahagian D
Jumlah Markah+
Bahagian E
Jumlah Markah=
X 50 =
Bahagian D
(Jumlah Ciri
Peranan X 4)
+
Bahagian E
(Jumlah Ciri
Tambahan X 4)
=
Prestasi Keseluruhan
Hasil (Results/KPI)
Ciri Peranan
Ciri Tambahan
Wajaran
GRED A91% DAN KEATAS(CEMERLANG)
GRED B80% - 90%(SANGAT BAIK)
GRED C66% - 79%(BAIK)
GRED D50% - 65%(MEMERLUKAN PEMBAIKAN)
GRED E49% DAN KEBAWAH(TIDAK MEMUASKAN)
Gred Penilaian
Menggunakan Gred A sehingga
Gred E
Rancangan kerja / huraiantugas/ sasaran objektif dan
perakuan prestasi dijalankan
Oktober
Pemantauan / Reviupencapaian hasil (results)
Pemberian gredpenilaian prestasi secara
keseluruhan
Kitaran Sistem Penilaian Prestasi
Februari & Jun September
Pembangunan Kapasiti [berterusan]
KAEDAH BELL CURVE
Kaedah Bell Curve
Adjusted bell curve dan tidaksemestinya symmetrical
Membuka ruang kepada budayakerja positif dan produktif -pegawai dan kakitangan akansentiasa mempertingkatkan mutudan prestasi kerja.
Peratus Bell Curve
GRED PRESTASI PERATUS
A 5%
B 25%
C 55%
D15%
E
Borang Penilaian Prestasi Baru dikaitkandengan penggunaan kaedah bell curvemengikut peratus yang dicadangkan:
Had peratus bell curve akan diteliti semula mengikutkeperluan dari masa ke semasa
PENETAPAN GRED PRESTASI
TERAKHIR
1. PERBINCANGAN
PRESTASI KESELURUHAN
2. KLUSTER GRED PRESTASI
3. PROSES ‘MODERATION’
DAN ‘CALIBRATION’
4. MAKLUMAN GRED PRESTASI
TERAKHIR
1. Perbincangan di buat antaraPegawai Penilai dan PegawaiYang Dinilai setelah putaranprestasi lengkap pada bulanSeptember
2. Unit HR akan membuatclustering ke ataskeseluruhan gredprestasi organisasi danmerangka bell curve
3. Jika sekiranya bell curve tidakmenepati had peratus yang
ditetapkan, Kementerian/Jabatanmelaksanakan proses
moderation/calibration
4. Gred prestasi terakhirdimaklumkan oleh Unit HR
setelah proses moderation/calibration
dilaksanakan.
Proses Penetapan Gred Prestasi Terakhir
30
SOLID PERFORMERS (HC/ LR)
STRONG PERFORMERS(HC/MR)
STAR PERFORMERS
(HC/HR)
QUESTIONABLE PERFORMERS
(MC/ LR)
SOLID PERFORMERS(MC/ MR)
STRONG PERFORMERS(MC/ HR)
LOW PERFORMERS
(LC/ LR)
QUESTIONABLE PERFORMERS
(LC/ MR)
SOLID PERFORMERS(LC/ HR)
Results (R)
Competencies (C)
Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix)
A = Star performersB = Strong performersC = Solid performersD = Questionable
performersE = Low performers
31
Results (R)
Competencies (C)
Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix):
Interventions
FOCUS ON IMPROVING LOW RESULTS
FOCUS ON DELIVERING RESULTS SHORT TERM AND
DEVELOPMENT OPPORTUNITIES LONG
TERM
STRETCH ASSIGNMENTS TO PREPARE FOR LARGER ROLE
ADDRESS ROOT CAUSE OF DELIVERING RESULTS AND CONTINUE TO
DEVELOPING COMPETENCIES
CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES AND IMPROVING RESULTS
LOOK FOR OPPORTUNITY TO DISPLAY HIGH COMPETENCIESIN CURRENT JOB
ADDRESS COMPETENCY NEEDS AND DELIVERY ISSUES WITH CLOSE
SUPERVISION;CONSIDER REASSIGNMENT
TO MORE APPROPRIATEPOSITION
WORK ON IMPROVING COMPETENCIES IN CURRENT JOB AND
CONTINUE ON IMPROVING RESULTS
CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES IN
CURRENT POSITION
Bonus Tahunan
Sepertimana kadar bonus yang telah ditetapkan dalam
Surat KelilingJabatan Perdana Menteri
bilangan 7/1992 Perenggan 1
GRED PENILAIANKADARBONUS
A CEMERLANG 100%
B SANGAT BAIK 100%
C BAIK 100%
DMEMERLUKAN
PEMBAIKAN100%
E TIDAK MEMUASKAN 50%
TIADA PERUBAHAN keatas
Surat KelilingJabatan Perdana Menteri
bilangan 14/1984
Bonus Tahunan
Perlaksanaan SistemPengurusan Prestasi
Baru akan mulaberkuatkuasa pada
1 Oktober 2017
Dengan berkuatkuasanya
perlaksanaan Sistem
Pengurusan Prestasi Baru,
Surat Keliling Jabatan
Perdana Menteri bilangan
9/1988 adalah dibatalkan
Perlaksanaan
35©2013 Delivery Associates
Sesi bengkel disusun seperti berikut:-
Agenda
Surah Al-Fatihah8:10
8:45
Key Performance Indicators (KPI) 10.00
Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi
9:40-10.00
Proses Moderation/Calibration14.30
Rehat15:15
Time
Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam
Rehat
13.45
8:15
Key Performance Indicators (KPI)
12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari
15.20 Q & A dan Wrapping up/ Sesi Maklum Balas
16:30 Bengkel selesai
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
SEGMEN 2:KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)
37
38
ISI Kandungan
1. Pengertian KPI
2. Kenapa KPI Diperlukan?
3. Mengenalpasti KPI Kementerian & Jabatan
4. Menjana KPI Individu
40
Objektif Sesi
1. Di penghujung sesi peserta bengkel
akan dapat mengenalpasti KPI
Organisasi dan;
2. Menjana KPI bagi individu selaras
dengan matlamat dan KPI organisasi.
41
KPI (Key Performance Indicators)
• Petunjuk Prestasi Utama adalah satu sukat-sukat penilaian yang
digunakan oleh sebuah organisasi atau individu dalam mengukur
atau membandingkan prestasi bagi mencapai matlamat strategik dan
operasi.
(Key performance indicators are a set of quantifiable measures that an organisation or
a person uses to gauge or compare performance in terms of meeting their strategic
and operational goals)
Pengertian
42
43
44
To Drive Improvement
By Fact/ Data
To Help Prioritise
Improvement Activities
Connect Outcomes To Process
To Communicate
Status Of Performance
A Continual Health Check
Establish Accountability
Prioritisation
Development
Kenapa KPI Diperlukan?
45
MAJLIS TERTINGGI WAWASAN BRUNEI
Wawasan Brunei Framework
• National Outcomes, Key Area and National Key Performance Indicator
• Policy Directions
Directions and monitoring at National level
STRATEGY CHAMPION• National Strategy Champion
Committee
Strategy FormulationIdentify actions/
reforms
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
PPBPPB PPB PPB PPB
MINISTRY • Strategy Plan &
Ministry level KPI• Initiative, Program
& Project
Identify and monitor initiative/ program implementation at operational level
DEPARTMENT• Action Plan• Departmental KPIs
Project Implementation
KPI Di Kementerian Dan Jabatan
46
Menjana Objektif & KPI
OBJEKTIF KPI
• Bermula dengan Kata Kerja
(Verb)
• Contoh: Meningkatkan
Kepuasan Pelanggan
• Dapat dinilai (Measurable)
• Menilai Kualiti, Kuantiti dan
Keberkesanan (Quality,
Quantity & Efficiency)
• Bermula dengan symbol
seperti # (No. ) , $ , %
• Contoh: 90% Mencapai
Tahap Kepuasan Pelanggan
pada Tahun 2019/2020
47
Pemilihan SMART KPI
48
• SPECIFIC
• The KPI is clear and focused toward performance targetsS•MEASURABLE
• The KPI can be expressed quantitativelyM•ATTAINABLE
• The KPI Targets are reasonable and achievableA•REALISTIC
• The KPI is directly pertinent to the work being doneR• TIME BASED
• The KPI can be measured in a given time periodT
• # of crimes per 100,000 population
• % of 999 calls answered to within 10
seconds
• # of fire and rescue calls responded
to within 8 minutes
• % of applications processed within
60 days of the acceptance date.
• % anak tempatan bekerja disektor
swasta
• % anak tempatan yang menjawat
jawatan pengurus Keatas
• # permohonan yang diluluskan dalam
masa tempoh TPOR
• # kuota pekerja asing yang di luluskan
• # jawatan yang diiklankan
Contoh KPI di Perkhidmatan Awam
49
Objektif & KPI Organisasi:
OBJECTIVE
•MemberiLatihan keWargaPerkhidmatanAwam
INPUT
•# JumlahTenaga Pengajar
PROCESS
•# Program LatihanDijalankan
OUTPUT
•# PesertaMenerimaSijil
OUTCOME
•% PembelajaranYang DicapaiPesertaLatihan
EFF ICIENCY: # permohonan latihan dipenuhi
KPIs
50
Input
Process
Output
Efficiency
Outcome
• Measures the productivity
• Measures the resources that an organization uses
• Measures the processes involved
• Measures the services & goods produced
• Assess the actual impact of the action
Kategori KPI Organisasi
51
# of education institutions
# Days taken to process applicants
# of students between ages 18-24 years receiving post secondary education
% of students in programmes according to ICF
% Post-secondary enrolment rate (Wawasan National KPI : N_KPI1.5)
Input
Process
Output
Efficiency
Outcome
Kategori KPI Organisasi
52
# permohonan diterima bagi XX
# jumlah masa bagi memproses permohonan bagi XX
# permohonan yang diluluskan
% tahap kepuasan hati permohon
% permohonan yang diluluskan dalam tempoh 3 hari
Input
Process
Output
Efficiency
Outcome
Kategori KPI Organisasi
53
MenetapkanVisi & Misi
MengenalpastiObjektif
Organisasi
MengenaliPerkhidmatanUtama Yang
Diberikan
SelaraskanObjektif dengan
PemberianPerkhidmatan
MenjanaSukat-Sukat(Measures)
Menjana KPI
• Memberi impak?
• Dapat membantu membuat keputusan?
• Adakah bermakna bagi pihak berkepentingan (stakeholders)?
• Adakah langkah ini perlu penandaarasan (benchmark)?
Langkah Menjana KPI Organisasi
54
55
Aktiviti MasaBahanKaedah
▪ Kategorikan KPI yang dikenalpasti ke dalam Input, Process, Output, Efficiency danOutcome
Marker, Flipchart 15 mins
Activity 1: Menyenaraikan KPI di Kementerian dan Jabatan
Berkumpulan
▪ Di setiap meja, senaraikanObjektif dan KPI yang ada di Kementerian dan Jabatan awda
Marker, Flipchart
25 minsBerkumpulan
Dalam Sistem Penilaian Prestasi Baru setiap Kementerian dan Jabatan
harus menghasilkan KPI bagi setiap individu.
KPI perlu:
(i) Mencerminkan aktiviti
teras sebuah organisasi
Dan
(ii) Selaras dengan Matlamat
Strategik Organisasi
berkenaan
Sistem Pengurusan Prestasi Baru
56
BAHAGIANWAJARAN [WEIGHTAGE]
HASIL [RESULTS] -
KPI
CIRI PERANAN &
CIRI TAMBAHAN
I ; II & III 50% 50%
IV & V 30% 70%
STRATEGY CHAMPION• National Strategy Champion
Committee
Strategy FormulationIdentify actions/
reforms
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
RKN
Budget
PPBPPB PPB PPB PPB
MINISTRY • Strategy Plan &
Ministry level KPI• Initiative, Program &
ProjectIdentify and monitor initiative/ program implementation at operational level
DEPARTMENT• Action Plan• Departmental KPIs
Project Implementation
INDIVIDUAL • Performance
appraisal KPIs
Menjana KPI Individu
57
Kementerian
Jabatan A Jabatan B
Bahagian 1
Unit YUnit X
Bahagian 2 Bahagian 3
Jabatan C
58
Individu Z
• Maklumat diperlukan dalam menjana
KPI individu – fail meja, fungsi dan
peranan Jabatan, Bahagian dan Unit
serta Pelan Strategik Organisasi
Menjana KPI Individu
Peranan & KPI Utama
Pembahagian
Peranan & KPI
KPI Jabatan
• % Pembelajaran Yang DicapaiPeserta Latihan
KPI Bahagian
• # Latihan disampaikan
• # Permohonan Latihan Dipenuhi
• # Peserta menerima sijil
Kumpulan/ Individu
• # Jam latihan disampaikan
• # Permohonan LatihanDipenuhi
• % Keberkesanan LatihanDisampaikan
59
Contoh: Menyampaikan Latihan
KPI Jabatan
• % aduan yang diselesaikan daripada jumlah aduan baru yang diterima
KPI Bahagian
• % aduan yang diselesaikan daripada jumlah aduan baru yang diterima
• % aduan yang diselesaikan daripada aduan masih dalam proses
Kumpulan/ Individu
• # Aduan yang dikendaikan
• # Aduan yang dikendalikandalam tempoh TPOR
• # Laporan yang disediakan
• # konsultansi
60
Contoh: Memproses Aduan Diterima Jabatan
KPI Jabatan
• % Kutipan Hasil
KPI Bahagian
• % Hasil dikutip
• $ Kutipan di Kaunter Pembayaran
• % Tunggakkan diselesaikan
Kumpulan/ Individu
• $ Hasil dikutip setiap bulan
• # kes tunggakkan diproses
• # masalah tunggakkan
61
Contoh: Kutipan Hasil
KPI Jabatan
• % Belanjawan digunakan setiaptahun mengikut perancangan
KPI Bahagian
• % Pembayaran di proses setiaptahun
• % Belanjawan digunakan
Kumpulan/ Individu
• % belanjawan projekdihadapkan dalam 3 hari
• # Belanjawan yang dikembalikan Kem. Kewangan
62
Contoh: Pengurusan Belanjawan
KPI Jabatan
• % Surat diterima dan Surat Susulan
• % Surat dikeularkan mengikut TPOR
• % Surat dikeluarkan tanpakesilapan
KPI Bahagian
• # Surat Dikeluarkan
• # Surat Diterima
• # Surat disusulkan
Kumpulan/ Individu
• # Masa menyediakanpersuaratan
• # Jumlah kesilapan
• # Masa dispatch
63
Contoh: Penyediaan Persuratan Jabatan
KPI Individu:
OBJECTIVE
• MemberiLatihan keWargaPerkhidmatan Awam
INPUT
• # JumlahTenaga Pengajar
PROCESS
•# Program LatihanDijalankan
OUTPUT
•# PesertaMenerimaSijil
OUTCOME
•% PembelajaranYang DicapaiPesertaLatihan
EFF ICIENCY: # permohonan latihan dipenuhi
KPIs
66
25
50
75
100
0
20
40
60
80
100
120
Oct - Dis 2017 Jan - Mac 2018 April - Jun 2018 Jul - Sept 2018
# Jumlah Jam Latihan Disampaikan Bagi Tahun 2017/2018
67
Contoh Sasaran Trajectory KPI
68
Aktiviti MasaBahanKaedah
▪ Senaraikan KPI Individu yang telahdikenalpasti di atas.
Post-It, Flipchart 10 mins
Activity 2: Menjana KPI Individu
Berkumpulan
▪ Bincangkan KPI Organisasi yangakan diturunkan (cascade down)menjadi KPI bagi Bahagian, Unitdan Individu.
Post-It, Flipchart 25 mins Berkumpulan
69©2013 Delivery Associates
Sesi bengkel disusun seperti berikut:-
Agenda
Surah Al-Fatihah8:10
8:45
Key Performance Indicators (KPI) 10.00
Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi
9:40-10.00
Proses Moderation/Calibration14.30
Rehat15:15
Time
Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam
Rehat
13.45
8:15
Key Performance Indicators (KPI)
12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari
15.20 Q & A dan Wrapping up/ Sesi Maklum Balas
16:30 Bengkel selesai
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
SEGMEN 3MEMBERIKAN MAKLUM BALAS (FEEDBACK) SEMASA
PENILAIAN PRESTASI
Pengendalian Sistem Penilaian Prestasi
• Bukan hanya melibatkan mengisi borang.
• Perlu ada komunikasi dua hala dalammewujudkan Pembangunan Individuselaras dengan Pembangunan Organisasi.(Individual Development & OrganizationalDevelopment)
PenilaianPrestasi
Maklumbalas & PerbincanganPembangunan
Peribadi
Maklumbalas & Perbincangan Pembangunan Individu
Maklum
• Perbincangan dua-hala di antara Pegawai Penilai dan Pegawai Yang Dinilai:
1) Matlamat atau Objektif Kerja yang telah ditetapkan, dan
2) Menilai pencapaian ke arah objektif atau matlamat tersebut.
• Ianya bukan perbincangan setahun sekali tetapi dikendalikan secara berterusan.
73
Ketelusan (Transparency ): memberi peluang kepada pegawai dinilai untukmengetahui pencapaian mereka dan apa yang perlu bagi pembaikan.
Peluang muhasabah diri dan juga maklumbalas kepada Pegawai Menilai.
Manfaat
Penerima(PegawaiDinilai)
Pemberi(Ketua/
Penyelia)
Organisasi
Boleh membantu Ketua & Penyelia dalam meningkatkan prestasi PegawaiDinilai.
Memberikan ruang untuk menerima maklumbalas dari orang bawahan untukmeningkatkan prestasi diri sendiri.
Mewujudkan budaya peningkatan prestasi (Performance Improvement).
Menjana kumpulan kerja yang lebih efektif dan produktif.
Kepentingan Maklumbalas
Sesi Maklumbalas Formal
Menyenaraikan sekurang-kurangnya
1 KPI
BAHAGIAN IV & V
Setiap bulan Februari, Jun dan September
Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September (pada tahun penilaian)
STATUS PENCAPAIAN
Menyenaraikan sekurang-kurangnya
2 KPI
BAHAGIAN I, II & III
75
Mengenalpasti Objektif Kerja
Menetapkan KPIs
Maklumkan ekspektasi
Persetujuan ke atas kerja-kerja yang akandikendalikan
PadaPermulaan
Proses
MaklumbalasDi Tempat
Kerja
MaklumbalasRasmi
Maklumbalas secara langsung.
Perbincangan rutin dan keperluan latihan.
Meneliti semula pencapaian KPI
Perbincangan rasmi mengenai kekuatan danpembaikan.
Maklumbalas bagi Pegawai Yang Menilai.
Di PenghujungProses
Penilaian kendiri (Self-Evaluation).
Pencapaian KPI.
Maklumbalas kekuatan dan pembaikan.
Menetapkan Gred Prestasi.
Di PenghujungProses
(September)
Berterusan
PerbincanganRasmi:
Februari & Jun
Pada PermulaanProses (Oktober)
TUMPUAN KEKERAPAN
Maklumbalas Sepanjang Proses Penilaian Prestasi
25
50
75
100
0
20
40
60
80
100
120
Oct - Dis 2017 Jan - Mac 2018 April - Jun 2018 Jul - Sept 2018
# Jumlah Jam Latihan Disampaikan Bagi Tahun 2017/2018
76
Sasaran Trajectory KPI
60
90
77
Ciri-Ciri
Kedua-dua Penilai dan Yang Dinilai perlu bersedia terlebih dahulu.Bersedia
Menggunakan prestasi pencapaian KPI sebagai garis pandu.Berasaskan Bukti
Perjumpaan rasmi dan tidak rasmi yang berterusan. Berterusan
Berhadapan bersama dalam sesi “one-on-one”.Bersemuka
Masa 30 minit hingga 1 jam.Memadai
Memberi pujian berpatutan tetapi perlu membangkitkan isu-isu penting.Jujur
Fokus
Konstruktif
Teratur
Tumpuan terhadap pencapaian dan peningkatan.
Membuat jadual dan merancang masa sesuai bagi sesi perjumpaan.
Mulai dengan maklumbalas positif sebelum mencadangkan perubahanpeningkatan.
Ciri-Ciri Sesi Maklumbalas Yang Berkesan
78
5 mins
10 mins
10 mins
15 mins
10 mins
10 mins
Penilaian Kendiri dan Muhasabah Diri
Maklumbalas prestasi terkini
Maklumbalas kepada Pegawai Dinilai
Apa yang perlu dicapai untukmasa akan datang
Perbincangan MenetapkanGred (sesi terakhir)
Soalan-soalan tambahan danpenerangan mengenai tugas
Sesimaklumbalas
yang berkesantidak melebihi
1 jam
Struktur Sesi Maklumbalas Yang Berkesan
79
Pegawai Penilai
Mulakan dengan perkara positif.
Fokus kepada pembangunan diri berkaitandengan prestasi dan objektif jabatan.
Berperasaan empati tetapi perlu jujur.
Memberi panduan dan nasihat apabiladiperlukan.
Membuat catatan.
Pegawai Dinilai
Bersedia menerima kritikan dan jangan“defensive”.
Yakin dalam menyatakan pencapaian.
Jujur dalam mengenalpasti kekuatan dankelemahan diri.
Memohon bantuan jika diperlukan.
Membuat catatan.
Panduan Memberi dan Menerima Maklumbalas
Aktiviti MasaBahanKaedah
▪ Senaraikan halangan-halangankomunikasi semasa sesimaklumbalas.
Post-It, Markers 10 mins
Aktiviti: Sesi Maklumbalas
Berkumpulan
▪ Bincangkan dan senaraikan ciri-ciri sesi maklumbalas yang berkesan dan tidak berkesan.
Post-It, Markers 10 mins Berkumpulan
81©2013 Delivery Associates
Sesi bengkel disusun seperti berikut:-
Agenda
Surah Al-Fatihah8:10
8:45
Key Performance Indicators (KPI) 10.00
Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi
9:40-10.00
Proses Moderation/Calibration14.30
Rehat15:15
Time
Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam
Rehat
13.45
8:15
Key Performance Indicators (KPI)
12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari
15.20 Q & A dan Wrapping up/ Sesi Maklum Balas
16:30 Bengkel selesai
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
SEGMEN 4:PROSES ”MODERATION AND CALIBRATION”
M O D E R A T I O N C A L I B R A T I O N&
BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM, NEGARA BRUNEI DARUSSALAM
APRIL 2017
Garispanduan Proses Moderation dan Calibration Sistem PengurusanPrestasi Baru
1.
PENDAHULUAN
WHY moderate
and calibrate?
3.
JAWATANKUASA
SUMBER
MANUSIA
(HR COMMITTEE) HOW to moderate
and calibrate?
WHAT is
Moderation and Calibration Process?
2. OBJEKTIF
WHO is
responsible ?
4. TATACARA
BAGI
MELAKSANAKAN
PROSES
MODERATION &
CALIBRATION
AGENDA TAKLIMAT
SIST
EM P
ENG
UR
USA
N P
RES
TASI MERANCANG
MELAKSANA
MENGURUS
MENILAI
PENCAPAIAN PRESTASI PEGAWAI DAN
MATLAMAT ORGANISASI DALAM TEMPOH
PENILAIAN YANG LAZIMNYA MEMAKAN
MASA SELAMA SATU TAHUN
1. PENDAHULUAN
03
02
01
2. OBJEKTIF DAN PROSES MODERATION / CALIBRATION
Kementerian/Jabatan perlumelaksanakan prosesmoderation/calibration jikahad peratus yang ditetapkantidak ditepati
Tujuan untuk menggunakanstandard sama dalam mengukurdan menilai prestasi Pegawai YangDinilai
Dijalankan di peringkat organisasi: Peringkat Kementerian - Panel
dipengerusikan oleh SetiausahaTetap
Peringkat Jabatan - Paneldipengerusikan oleh Ketua Jabatan
Gred Prestasi A B C D E
Peratus 5% 25% 55% 15%
Akauntabiliti dan Penilaian yang telus dan adil
Penilaian prestasi secara konsisten
Mengurangkan faktor ‘biasness’ semasamenetapkan gred prestasi
Mengenalpasti top, average and lowperformers
Memastikan standard digunakan adalahkonsisten bagi semua organisasi
Mengenalpasti keperluan latihan melaluiperformance improvement plan atau talentmanagement matrix
R A
S I O N
A L
3. J A W A T A N K U A S A
BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM, NEGARA BRUNEI DARUSSALAM
APRIL 2017
Garispanduan Proses Moderation dan Calibration Sistem Pengurusan Prestasi Baru
S U M B E R M A N U S I A
(HR COMMITTEE)
GARISPANDUAN PROSES MODERATION AND CALIBRATION INI DIHASRATKAN UNTUK DIGUNAPAKAI SEBAGAI RUJUKAN DAN PANDUAN BAGI JAWATANKUASA SUMBER
MANUSIA DI KEMENTERIAN DAN JABATAN
Dalam memastikan proses moderation and calibration dijalankan secara sistematik
dan berkesan
Jawatankuasa SumberManusia di setiap
Kementerian/ Jabatan adalah
dipertanggungjawabkanuntuk membuat penilaiandan pertimbangan yang
bersesuaian
bagi mencapai sasaran bell curve yang dihasratkan
KEAHLIAN KEMENTERIAN JABATAN
Pengerusi Setiausaha Tetap Ketua Jabatan
Timbalan Pengerusi Timbalan SetiausahaTetap
Timbalan/ PenolongKetua Jabatan
Ahli-Ahli Ketua Jabatan/Bahagian/ Seksyen
Ketua Bahagian/ Seksyen
Sekretariat(Pemudahcara)
Bahagian/ Unit SumberManusia
Bahagian/ Unit SumberManusia
KEAHLIAN JAWATANKUASA SUMBER MANUSIA DI
PERINGKAT KEMENTERIAN/ JABATAN
Menilai semula dan menetapkan gred penilaian prestasi terakhir (final moderatedgrades) bagi pegawai dan kakitangan serta sokongan-sokongan yang bersesuaianmengenainya
Memastikan had peratus bell curve dipatuhi
Menghadapkan laporan penilaian prestasi bagi semua pegawai dan kakitangan ke UnitSumber Manusia, Bahagian Pembangunan dan Pengurusan, Jabatan PerkhidmatanAwam pada setiap tahun
(Terms of Reference)
PENILAIAN PRESTASI AKAN DIADAKAN PADA
PENGHUJUNG BULAN SEPTEMBER PADA SETIAP TAHUN
MANAKALA PROSES MODERATION AND CALIBRATION
AKAN DIADAKAN PADA BULAN OKTOBER YANG
BERIKUTNYA
4. T A T A C A R A
BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM, NEGARA BRUNEI DARUSSALAM
APRIL 2017
Proses Moderation dan Calibration Sistem Pengurusan Prestasi Baru
Pemantauan Berterusan
03
Semasa Mesyuarat
02
Sebelum Mesyuarat
01
1. Mengumpulkan data, rekod &maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;
2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangan didalam setiap peratus gredprestasi;
3. Menetapkan kriteria bagi pegawaiyang dikenalpasti sebagai top,middle dan low performers.
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;
2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciriyang ditetapkan dalam Langkah1.
3. Merangka Bell-Curve (Initial vsIdeal/Moderated Grades)
1. Penilaian terakhir disampaikan olehBahagian/Unit HR kepadapegawai/kakitangan;
2. Latihan dan program Mentoring &Coaching perlu dijalankan darisemasa ke semasa selaras denganTalent Management Matriks;
3. Menghadapkan laporan prestasikeseluruhan Kementerian/Jabatantermasuk bell curve ke JabatanPerkhidmatan Awam
Sebelum Mesyuarat
01
1. Mengumpulkan data, rekod& maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;
2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangandi dalam setiap peratus gredprestasi;
3. Menetapkan kriteria bagipegawai yang dikenalpastisebagai top, middle dan lowperformers.
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
LANGKAH 1.1
BIL NAMA JAWATANBAHAGIAN/
UNIT
DIVISYEN /
TANGGAGAJI
GRED PRESTASI
(SEBELUM
MODERATION)
MARKAH
PRESTASI
Sebelum Mesyuarat
01
1. Mengumpulkan data, rekod &maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;
2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlahkakitangan di dalam setiapperatus gred prestasi;
3. Menetapkan kriteria bagipegawai yang dikenalpastisebagai top, middle dan lowperformers.
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
LANGKAH 1.2
Jabatan/ Kementerian (isikan nama Jabatan/ Kementerian di dalam ruang ini)
NAMA BAHAGIAN
JUMLAH ORANG MENDAPAT
GRED JUMLAH
KESELURUHAN
KAKITANGANA B C D E
Contoh, Bahagian Pentadbiran
Contoh, Bahagian Kewangan
JUMLAH KESELURUHAN KAKITANGAN
DIDALAM GRED TERSEBUT
Sebelum Mesyuarat
01
1. Mengumpulkan data, rekod &maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;
2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangandi dalam setiap peratus gredprestasi;
3. Menetapkan kriteria bagipegawai yang dikenalpastisebagai top, middle dan lowperformers.
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
Gred A B C D E
Top group 98-100% 88-90% 76-79% 61-65%
49%
ke bawah2nd group 95-97% 84-87% 71-75% 56-60%
3rd group 91-94% 80-83% 66-70% 50-55%
Langkah 1.3
Semasa Mesyuarat
02
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;
2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciriyang ditetapkan dalam Langkah1.
3. Merangka Bell-Curve (Initial vsIdeal/Moderated Grades)
Langkah 2.1
Contoh bagi Jabatan A
Jumlah Kakitangan 200 orang
Peratus Prestasi
(Bell Curve) A=5% B=25% C=55% D&E=15%
Perkiraan 200 x 0.05 200 x 0.25 200 x 0.55 200 x 0.15
Jumlah Kakitangan di
dalam setiap Peratus
Prestasi
10 orang 50 orang 110 orang 30 orang
Semasa Mesyuarat
02
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;
2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciri yang ditetapkan dalamLangkah 1.
3. Merangka Bell-Curve (Initial vsIdeal/Moderated Grades)
KATEGORI
KUMPULAN
GRED
E D C B A
15% 55% 25% 5%
Top Group Aminah[Siti]
Adrian
[Aqil]
Yati
[Salleh]
MaimunahAk Nizam
2nd Group NisaAli
AhmadJidah
Kassim
Hjh Ain
3rd GroupAbu
Siti
Khaira
Aqil
Dk Liza
Salleh
Gred A B C D E
Top group 98-100% 88-90% 76-79% 61-65%49%
ke bawah2nd group 95-97% 84-87% 71-75% 56-60%
3rd group 91-94% 80-83% 66-70% 50-55%
Menetapkanpegawai dinilaidalam matriks
prestasiberdasarkan
penilaian danperbandingan;
pemarkahan kumpulan mengikut gred prestasiSalleh mendapat
markah diantara 91-94% dan mungkin diletakkan
di bawah lingkunganGred B semasa proses
moderation/ calibration
Langkah 2.2
Semasa Mesyuarat
02
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;
2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciriyang ditetapkan dalam Langkah1.
3. Merangka Bell-Curve (Initialvs Ideal/Moderated Grades)
Langkah 2.3
Pemantauan Berterusan
03
Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration
1. Penilaian terakhir disampaikan olehBahagian/Unit HR kepadapegawai/kakitangan;
2. Latihan dan program Mentoring &Coaching perlu dijalankan darisemasa ke semasa selaras denganTalent Management Matriks;
3. Menghadapkan laporan prestasikeseluruhan Kementerian/Jabatantermasuk bell curve ke JabatanPerkhidmatan Awam C
OM
PET
ENC
Y
RESULTS
[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]
SESI SOAL JAWAB DAN ”WRAPPING UP”
102©2013 Delivery Associates
Sesi bengkel disusun seperti berikut:-
Agenda
Surah Al-Fatihah8:10
8:45
Key Performance Indicators (KPI) 10.00
Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi
9:40-10.00
Proses Moderation/Calibration14.30
Rehat15:15
Time
Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam
Rehat
13.45
8:15
Key Performance Indicators (KPI)
12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari
15.20 Q & A dan Wrapping up/ Sesi Maklum Balas
16:30 Bengkel selesai
103©2013 Delivery Associates
104©2013 Delivery Associates
KEY LEARNING POINTS BAGI BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM
Sistem Pengurusan Prestasi Baru berteraskan KPI
KPIs digunakan bagi mengukur prestasi pegawai/kakitangan selain daripada penilaiankompetensi
KPIs dikaitkan dengan pencapaian matlamat Wawasan Brunei 2035
Wajaran (Weightage): 50% Pencapaian KPI dan 50% Kompetensi (Bhg I-III) dan30% Pencapaian KPI dan 70% Kompetensi (Bhg IV dan V)
Penggunaan kaedah bell-curve dalam taburan gred prestasi
Prestasi biskita adalah dibandingkan dengan prestasi pegawai/kakitangan yang lain
Taburan gred prestasi akan menjalani proses moderation dan calibration
Proses secara robust dan berterusan
Mekanisme maklum balas (feedback) secara berterusan
Bukan setahun sekali sahaja
Reviu dan Pemantauan secara formal bagi menilai kemajuan formal
BerteraskanKPI
PerbandinganPrestasi
Maklum balasberterusan
105©2013 Delivery Associates
SUSULAN BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM
(“DELIVERABLES”)
Bagi semua peserta bengkel untuk menghadapkan KPI abiskita(individual KPI) melalui Focal Person di Kementerian/Jabatanmasing-masing kepada Urusetia Taskforce Sistem PengurusanPrestasi di Jabatan Perkhidmatan Awam tidak lewat tiga (3) minggudari tarikh bengkel ini.
Emel: info.prestasi@psd.gov.bn
laman web www.jpa.gov.bn
alamat Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Perdana Menteri
telefon +673 2382469 ext 406/410
e-mel info.prestasi@psd.gov.bn
fax +673 2382574
Terima Kasih
top related