bab 4 kawalan ke atas terimaan, bayaran dan · pdf filesistem pengeluaran resit berkomputer...

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

22

BAB 4

KAWALAN KE ATAS TERIMAAN, BAYARAN DAN PENYIMPANAN WANG

TERIMAAN 47. Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab

melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masing-masing dengan sempurna. Sebarang perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis dan semua terimaan hendaklah direkod dengan cepat dan tepat serta menyimpannya dengan selamat.

Kewajipan Kewangan Dan Kuasa

48. Semua buku resit yang belum digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat di bawah kawalannya sendiri/pegawai kanan yang tidak menyediakan resit atau membuat pungutan.

Simpanan Buku Resit

49. Pegawai itu hendaklah mengeluarkan hanya buku-buku yang sebenarnya dikehendaki bagi kegunaan serta setelah ia berpuas hati bahawa:

Pengeluaran Buku Resit

a) Mengikut susunan nombor yang betul;

b) Nombor di dalamnya adalah lengkap dan betul;

c) Sesuatu perakuan dicatat dan ditandatangani di belakang salinan pejabat di muka pertama buku/dokumen itu; dan

d) Suatu perakuan dalam bentuk berikut hendaklah dibuat “Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi_____borang resit berpendua/berpeniga yang bernombor siri yang betul”

50. Daftar borang hasil mestilah diselenggara. Tiap-tiap keluaran mestilah ditandatangani oleh sipenerima atau disokong oleh baucer keluaran yang ditanda terima oleh pegawai dalam perenggan 49.

Daftar Borang Hasil

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

23

51. Orang awam hendaklah diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah berhak menerima resit bagi semua wang yang dibayar, dan mereka boleh hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak dan bernombor siri atau, jika mesin daftar wang digunakan maka resit yang dikeluarkan oleh mesin itu dterimapakai. Notis di dalam bahasa-bahasa yang berkenaan hendaklah dipamerkan di tempat-tempat yang mudah dilihat oleh orang awam.

Memberitahu Orang Awam

52. Resit adalah sebarang akuan terima wang dari orang awam (semua kenaan bayaran daripada segala yuran, perkhidmatan yang diberi, barang-barang atau harta Universiti yang dijual, sewaan, royalti, faedah, borang-borang, tiket dan segala bentuk hasil) yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya.

Resit

53. Resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada Universiti. Resit hendaklah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, resit itu mestilah diserahkan kepadanya. Jika wang diterima melalui pos atau penghantar, resit hendaklah dibuat dan mesti dihantar pada hari itu juga.

Mengeluarkan Resit

54. Meminda semula resit adalah dilarang. Pembayaran bagi dokumen yang dipinda hendaklah ditolak. Jika apa-apa pembetulan diperlakukan, angka asal hendaklah digaris sekali dan angka yang betul ditulis di atasnya, dan ditandatangani ringkas oleh Bendahari atau wakilnya dan jika resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan ianya mestilah jangan dimusnahkan tetapi mestilah dibatalkan dan disimpan termasuk salinan-salinannya untuk pemeriksaan audit.

Meminda Resit Adalah Dilarang

55. Sistem pengeluaran resit berkomputer hendaklah memenuhi ciri-ciri kawalan tertentu yang ditetapkan. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diwujudkan iaitu kod operator, kod mesin, waktu mula dan akhir, tarikh, jumlah kutipan, nombor resit mula/akhir dan bilangan resit dibatalkan bagi urusniaga berkenaan.

Resit Berkomputer

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

24

56. Pegawai yang bertanggungjawab membuka mel (bukan kasyier/kerani wang atau hasil) hendaklah menyelenggara satu daftar mel, dengan butir-butir yang berkaitan, bagi merekod terimaan wang, suratan atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar. Buku daftar ini hendaklah disemak setiap hari dengan buku tunai oleh seorang pegawai yang diberi kuasa.

Daftar Mel

57. Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon (dua belah muka) oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain kecuali:

Menyediakan Resit

a) akuan terimaan wang dikeluarkan oleh sistem bermesin atau berkomputer;

b) bayaran tetap bercetak pada resit atau dokumen akuan terimaan;

c) pungutan luar di mana seorang pegawai bekerja seorang diri (dengan kebenaran Bendahari); atau

d) seorang pegawai lain tidak ada, dengan kebenaran bertulis oleh Bendahari.

58. Cek boleh diterima oleh Universiti/Pemungut menurut budibicaranya. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar kepada “Universiti Malaysia Sarawak” dan dipalang “tak boleh niaga”. Cek yang tidak dipalang sedemikian hendaklah dipalang apabila diterima. Nombor siri cek mestilah dicatatkan pada resit yang dikeluarkan.

Bayaran Dengan Cek

59. Pegawai Pemungut Universiti boleh mengikut budibicaranya menerima bayaran selain dari cek dan tunai dalam bentuk wang pos (postal order), kiriman wang (money order), Bankers Cheque dan Bank Draft.

Bayaran Selain Cek Dan Tunai

60. Matawang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran dan jika diterima secara tidak sengaja, perkara ini hendaklah dilaporkan kepada Bendahari dengan serta-merta.

Matawang Asing

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

25

61. Jika lebihan yang didapati ketika mengimbangkan buku-buku dengan wang tunai mestilah dikreditkan dengan serta-merta kepada hasil Universiti dan hendaklah dilaporkan kepada Bendahari dengan serta-merta.

Lebihan

62. (a) Hasil/kutipan boleh dipulangkan balik oleh Pemungut tanpa kebenaran selanjutnya jika:

Pulangan Balik

i. Hasil itu pada mulanya telah dipungut dengan sepatutnya, setakat mana yang dibenarkan dalam sesuatu hal oleh undang-undang atau oleh pihak berkuasa yang layak;

ii. Hasil itu telah terlebih pungut atau tersalah pungut, dan amaun yang terlebih atau yang tersalah pungut itu tidak melebihi RM500 dalam mana-mana satu hal.

(b) Apa-apa pulangan balik yang lain sehingga amaun RM5000 atau lebih adalah memerlukan kebenaran Bendahari untuk tindakan beliau selanjutnya.

63. Semua pekerja Universiti yang menerima wang awam

dikehendaki mengemukakan kepada Bendahari pada ianya diterima atau dipungut atau jika diterima lewat, pada hari berikutnya atau pada hari kerja pertama selepas hari kelepasan di mana jumlah kutipan wang kertas atau syiling melebihi RM500 atau kutipan seperti Para 59 melebihi RM2000.

Pungutan Di Masuk Ke Bank

64. Kutipan yang kurang seperti dalam Para 63 di atas walaupun bagaimana kecil pun pungutan atau terimaan hendaklah diserahkan ke Pejabat Bendahari pada hari bekerja pada akhir minggu.

65. Slip bayar-masuk bank hendaklah disediakan (jika cek, nombor dan nilai cek hendaklah dicatatkan). Amaunnya hendaklah dicatatkan dalam Buku Tunai pada hari masukan itu. Slip bayar-masuk hendaklah disemak dan disimpan dengan selamat.

Cara Membayar Masuk Ke Dalam Bank

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

26

66. Selepas diterima dan sebelum dibayar-masuk ke dalam bank, wang awam/Universiti tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud jua pun. (didahulukan, dipinjam, ditukarkan).

Wang Awam Tidak Boleh Digunakan

67. Pemungut bertanggungjawab untuk mempastikan semua akaun adalah betul dan kemaskini. Pemeriksaan oleh Pegawai Penyelia hendaklah dibuat tiap-tiap hari dan ditandatangani ringkas manakala semua resit yang telah dikeluarkan, hendaklah disemak sekurang-kurangnya tiap-tiap minggu.

Menyemak Rekod Resit

68. Kredit kepada maksud perbelanjaan adalah dibenarkan hanya untuk melaras bayaran yang tidak dapat disampaikan atau bayaran lebih didapati balik atau wang yang telah tersalah dipertanggungkan dalam akaun tahun semasa atau di mana dibenarkan oleh Bendahari bagi membetulkan peruntukan yang salah sebelum penutupan akaun pada akhir tahun.

Kredit Perbelanjaan

69. Tiap-tiap Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah menyenggara dan melaporkan akaun belum terima supaya ianya diurus dengan baik dan kemaskini serta memudahkan penganalisaan dibuat ke atas kedudukan jumlah akaun belum terima. Bendahari hendaklah menganalisiskan akaun penghutang seperti pada 31hb Disember tiap-tiap tahun dan mengemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.

Akaun Belum Terima

70. Jika seseorang Pegawai Perakaunan atau pekerja Universiti tidak memungut atau mengakaun dengan sempurna apa-apa wang Universiti yang boleh diterima olehnya maka hal ini hendaklah dilaporkan kepada Bendahari.

Kegagalan Mengakaun

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

27

PEMBAYARAN

71. Pegawai Pengawal bagi sesuatu maksud perbelanjaan adalah bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan dengan maksud perbelanjaan itu. Jika seseorang pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa (secara bertulis) yang sepatutnya maka pegawai itu akan dipertanggungjawab sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

72. Pegawai Pengawal dan pegawai-pegawai harus memastikan bahawa perbelanjaan di bawah kawalannya tidak melebihi peruntukan.

Tidak Melebihi Peruntukan

73. Pegawai Pembayar yang bertanggungjawab hendaklah sebelum membayar berpuashati bahawa:

Semakan Sebelum Setiap Pembayaran

a) peruntukan adalah mencukupi untuk membuat bayaran.

b) perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul iaitu mengikut peraturan dan boleh dibayar.

c) potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau tanggungan-tanggungan lain yang telah diberitahu telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu.

74. Tiap-tiap Ketua Pusat Tanggungjawab yang diamanahkan mengawal mana-mana bahagian perbelanjaan hendaklah memastikan sistem kewangan berkomputer terhadap kawalan iltizam (commitment control) menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa tentang peruntukan di bawah kawalannya termasuk: -

Kawalan Iltizam

a) amaun perbelanjaan yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada Fakulti, Bahagian, Pusat, Institut dan Unit atau yang dipindahkan kepada program dan aktiviti atau projek yang lain dan dengan menunjukkan tambahan bagi jumlah yang diterima;

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

28

b) semua debit dan kredit kepada program dan aktiviti atau objek atau projek mengikut bila ia berlaku, serta dengan jumlah kemaskini mengenai perbelanjaan bersih;

c) baki peruntukan pada setiap masa;

d) tanggungan mengikut bila ia dilakukan (ditambah) atau diselesaikan (dikurangkan) hendaklah ditunjukkan. Jumlah kemaskini tanggungan yang belum selesai hendaklah dibuat dan dilaraskan apabila tanggungan berubah.

e) semua tanggungan yang belum selesai pada akhir tahun kewangan hendaklah di bawa ke hadapan untuk tahun yang baru.

75. Wang yang dikehendaki oleh sesuatu Fakulti, Bahagian, Pusat, Institut dan Unit bagi bayaran tunai hendaklah dikeluarkan daripada Pejabat Bendahari atas permintaan yang ditandatangani oleh seorang pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Pengawal untuk memperakui, atas nama dua orang Pegawai bawahan yang dilantik olehnya untuk menerima wang itu, kalau dengan cek memadailah seorang pegawai dilantik untuk menerimanya. Tiap-tiap permintaan itu mestilah disertai dengan senarai penerima wang yang dijadual dan diperakui dengan sempurna sebagai betul supaya pegawai di Pejabat Bendahari yang bertanggungjawab boleh memastikan bahawa bayaran yang dicadangkan itu adalah betul. Pelarasan hendaklah dibuat setelah semua dokumen atau baucer diterima dengan sempurna.

Wang Untuk Di Bahagi-Bahagikan

76. Jika mana-mana pekerja Universiti yang memperakui tidak dapat membahagi-bahagi dalam tempoh dua puluh satu (21) hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat yang ditentukan oleh Bendahari mestilah dengan serta-merta memulangkan balik amaun yang belum dibahagi-bahagi itu kepada Bendahari. Resit hendaklah dikeluarkan bagi amaun yang dipulangbalik dan dilampirkan kepada dokumen atau baucer itu.

Baki Wang Untuk Dibahagi-Bahagikan

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

29

77. Semua bayaran hendaklah dibuat dengan cek berpalang “tak boleh niaga” dan dibuat atas nama jawatan jika Pegawai Pengawal itu ada suatu akaun rasmi atau dipalang “akaun penerima sahaja” atas nama orang yang berhak menerima.

Bayaran Dengan Cek

78. Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang mempunyai akaun bank, bayaran mesti dibuat dengan cek dipalang tetapi palang cek itu boleh dibatalkan dengan ditandatangani sekurang-kurangnya dua (2) atau lebih orang pegawai yang diberikannya seperti Para 115. Bayaran hendaklah dibuat atas nama penerima. Sebelum menyerahkan cek itu ia hendaklah mencatatkan di atas cek itu nombor Kad Pengenalan penerima bersama tandatangan dan nama jawatannya sendiri.

Bayaran Kepada Orang Yang Tidak Ada Akaun Bank

79. Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya, kadar, nama, alamat, nombor akaun bank, amaun peruntukan dan Pusat Tanggungjawab yang dipertanggungjawab tandatangan pengesahan, kelulusan dan rujukan nombor kontrak (bayaran untuk kontrak).

Baucar Bayaran

80. Nama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh dicatatkan sebagai penerima bayaran pada sesuatu baucer kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain.

Pegawai Kerajaan Tidak Boleh Penerima Bayaran

81. Apabila tuntutan untuk bayaran balik perbelanjaan yang dibuat di mana resit tidak dikeluarkan atau tidak boleh didapati, butir tuntutan perbelanjaan hendaklah ditanda *, dan pegawai itu hendaklah membuat perakuan: -

Perakuan Tuntutan Gantian/Tanpa Resit

Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda begini * sebanyak RM……….telah sebenarnya dilakukan dan dibayar oleh saya.

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

30

82. Barang-barang yang dibeli atau kerja yang dilaksanakan mengikut kadar atau harga kontrak, kadar atau harga itu hendaklah dinyatakan mengikut perkataan-perkataan yang digunakan dalam kontrak itu. Ianya hendaklah mengandungi suatu perakuan “bahawa kerja-kerja atau perkhidmatan itu telah dilaksanakan dengan sepatutnya”.

Akuan Barang Dibeli Atau Kerja Dilaksanakan

83. Jika bayaran hendak dibuat kepada orang yang lain daripada yang disebutkan nama dalam baucer, kuasa yang membenarkan pembayaran itu dibuat mestilah dicatatkan pada baucer itu, dan surat kuasa wakil hendaklah didaftarkan dengan Bendahari.

Bayaran Kepada Orang Lain Daripada Yang Dinamakan Dalam Baucer

84. Semua tuntutan perjalanan hendaklah: -

Tuntutan Perjalanan Pegawai

a) Dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan yang berikutnya dan menggunakan borang Lampiran B

b) Hanya satu tuntutan elaun perjalanan kilometer dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempurnakan (berterusan) dalam bulan yang berikutnya, maka hitungan kilometer pergi dan balik dikira apabila perjalanan itu disempurnakan (selesai).

c) Tuntutan bagi perjalanan rasmi dan perpindahan rumah hendaklah masing-masing dibuat dalam borang yang berasingan.

85. Semua baucar hendaklah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa oleh Bendahari mengikut had-had kuasa yang telah ditetapkan. Jika Ketua Pusat Tanggungjawab mewakilkan kuasanya bagi memperakui baucer, maka ia hendaklah menghantar kepada Bendahari nama pegawai yang diwakilkan beserta contoh tandatangannya.

Kuasa Menandatangani Baucer

86. Pegawai yang diberi kuasa hendaklah memperakui dan bertanggungjawab tentang betulnya setiap butir dalam baucer bahawa: -

Pengesahan/ Perakuan Baucer

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

31

a) perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurnanya;

b) harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan, atau patut dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa;

c) kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan;

d) penghitungan dan pengiraan adalah betul;

e) penerima yang dinamakan dalam baucer itu adalah pihak yang berhak menerima bayaran;

f) bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan; dan

g) wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.

87. Jika berlaku kehilangan wang Universiti akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucer pegawai yang memperakuinya akan dipertanggungjawabkan bagi kehilangan itu.

Perakuan Baucer Yang Tidak Betul

88. Semua bil tuntutan-tuntutan hendaklah dibayar dengan segera, tidak lewat daripada tiga puluh hari (30) hari dari tarikh ianya diterima kecuali di dalam keadaan di mana ada berlaku pelarasan dengan syarat-syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan dan juga ada sebab-sebab yang munasabah.

Menyenggara- Kan Bayaran Bil

89. Semua bil/invois dan tuntutan yang dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah diproses Nota Terimaan (GRN) dalam tempoh lima (5) hari ianya diterima dan hendaklah diserahkan kepada Pejabat Bendahari dengan lengkap seperti Para 86 untuk tindakan dalam tempoh empat belas (14) hari untuk pembayaran.

Proses Menyenggara- Kan Bayaran Bil Dan Tuntutan

90. Bagi mematuhi Para 88 dan 89 Daftar Bil hendaklah disenggarakan yang menunjukkan: -

Daftar Bil

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

32

a) Tarikh bil diterima oleh Pejabat Bendahari;

b) Amaunnya;

c) Tarikh bil diperakui oleh pegawai bahawa perkhidmatan atau kerja dan bekalan telah dilaksanakan dan disempurnakan dengan memuaskan;

d) Tarikh bil diterima di pejabat Ketua Pusat Tanggungjawab.

91. Bayaran bil yang dikemukakan oleh mana-mana orang bagi kerja atau perkhidmatan atau bekalan yang telah dipesan dan telah dibekalkan dengan suci hati kepada Universiti, tidak boleh ditahan kerana keraguan sama ada kerja atau perkhidmatan atau bekalan dibuat dengan teratur atau tidak oleh mana-mana pekerja Universiti. Di mana Universiti berpuas hati yang liabiliti kontrak telah tertimbul tetapi berpendapat bahawa pekerja Universiti yang telah diberi tanggungjawab telah salah melakukannya, bil berkenaan hendaklah juga dibayar tetapi dicajkan dengan serta-merta kepada Akaun Pendahuluan atas nama pekerja Universiti berkenaan.

Bayaran Perolehan “Suci Hati” Tidak Boleh Ditangguh

GAJI, UPAH DAN BAYARAN LEBIH MASA

92. Perubahan gaji hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan bertulis daripada Pejabat Pendaftar atau apa-apa bayaran atau potongan yang diluluskan oleh Universiti dan dokumen atau arahan perubahan gaji itu hendaklah disimpan di dalam fail pegawai berkenaan untuk audit.

Perubahan Gaji

93. Pejabat Pendaftar hendaklah memaklumkan kepada Pejabat Bendahari mengenai pelantikan atau kenaikan pangkat beserta dengan maklumat kadar gaji, elaun dan tarikh kuatkuasa.

Pelantikan Dan Kenaikan Pangkat

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

33

94. Tarikh pembayaran gaji akan ditetapkan oleh pihak berkuasa Universiti kecuali sebagaimana dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan gaji bulanan boleh dibayar terdahulu dalam bulan jatuhnya Hari Raya Puasa, Tahun Baru Cina, Hari Krismas, Deepavali dan Hari Gawai atau mana-mana perayaan yang diluluskan oleh Kerajaan jika hari perayaan itu jatuh selepas 15 haribulan.

Tarikh Membayar Gaji

95. Satu transaction listing untuk gaji hendaklah disediakan

dan disimpan dengan selamat untuk rujukan. Penyimpanan

‘Transaction Listing’ Untuk Gaji

96. Setiap pembayaran upah hendaklah disokong dengan baucar bayaran.

Pembayaran Upah

97. Pembayaran gaji boleh dilakukan menerusi kredit ke akaun bank yang telah diperakukan/dipersetujui oleh pegawai sendiri atau pembayaran melalui cek kepada pegawai berkenaan.

Pembayaran Gaji Melalui Bank Atau Cek

98. Pegawai yang dipertanggungjawabkan hendaklah memastikan gaji dan upah dibayar dengan betul dan tepat. Jika berlaku terlebih bayar, kutipan balik hendaklah dibuat dengan segera dan hendaklah dimaklumkan kepada Bendahari.

Gaji Terlebih Bayar

99. Penyata Penyesuaian Gaji hendaklah disediakan tiap-tiap bulan yang menunjukkan perbezaan di antara gaji semasa dan gaji sebelumnya.

Penyata Penyesuaian Gaji

100. Semua kerja lebih masa hendaklah diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa untuk melulusnya. Pembayaran elaun lebih masa hanya layak kepada pekerja Universiti dari Kumpulan Sokongan (tetap, kontrak atau sambilan). Lampiran C 1 hingga C 8

Kelulusan Kerja Lebih Masa

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

34

PANJAR WANG RUNCIT

101. Bendahari boleh membenarkan Ketua Pusat Tanggungjawab memohon panjar wang runcit jika didapati perlu bagi Ketua Pusat Tanggungjawab ada wang padanya untuk membuat bayaran. Surat kuasa bertulis daripada Bendahari hendaklah diperolehi sebelum pengendalian panjar wang runcit.

Membenarkan Panjar Runcit

102. Panjar mestilah digunakan hanya bagi maksud ianya diadakan mengikut had maksimum yang telah ditetapkan dan ianya hendaklah dikeluarkan dan diakaunkan serta merta mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi.

Diguna Bagi Maksud Tertentu

103. Dengan seberapa yang boleh, semua pembayaran bil

yang tidak melebihi RM100 hendaklah dibuat daripada panjar wang runcit. Perbelanjaan yang melebihi RM100 hanya dibenarkan jika ianya praktik dan berfaedah besertakan penjelasan perlu diberi.

Had Bayaran

104. Semua tuntutan rekupan/imbuhan panjar wang runcit hendaklah: -

Pengendalian Panjar Wang Runcit

a) disertakan dengan resit asal dan ditandatangani oleh

pegawai yang berbelanja;

b) menyertakan perakuan bertulis jika tidak mempunyai resit asal;

c) apabila panjar wang runcit dikehendaki direkupkan, baucer bayaran bersama dengan senarai bayaran beserta dokumen-dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Pejabat Bendahari untuk rekupan/imbuhan.

d) tiap-tiap Ketua Pusat Tanggungjawab atau wakilnya yang menerima panjar wang runcit mestilah menyenggara suatu Buku Tunai dalam bentuk yang telah ditetapkan oleh Bendahari. Buku Tunai hendaklah dijumlahkan pada tiap-tiap hari.

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

35

e) apabila berlaku sesuatu pertukaran pegawai/staf yang bertanggungjawab mengendalikan panjar tersebut, perkiraan dan penyerahan jumlah yang menunjukkan kedudukan panjar pada masa memberi alih hendaklah dibuat dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang memberi alih dan yang mengambil alih. Satu salinan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari.

105. Bendahari atau pegawai yang diberi kuasa olehnya berhak membuat pemeriksaan mengejut pada bila-bila masa tidak kurang daripada dua (2) kali setahun bagi memastikan pengurusan panjar wang runcit dibuat dengan teratur.

Pemeriksaan Mengejut

106. Semua dokumen termasuk buku tunai dan wang tunai

hendaklah disimpan di dalam peti besi dan disimpan di tempat yang selamat. Hanya pegawai yang diberi kuasa sahaja yang dibenarkan memegang kunci dan mengurus panjar wang runcit tersebut.

Simpanan Dengan Selamat

107. Setiap penghujung tahun, semua pemegang panjar perlu mengesahkan dan mengemukakan sijil perakuan panjar bersama-sama rekupan terakhir bagi tahun tersebut kepada Bendahari.

Pengesahan Baki Hujung Tahun

CEK

108. Semua cek yang diterima daripada bank hendaklah diperiksa dengan serta-merta untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pegawai yang dipertanggungjawabkan hendaklah mengaku saksi dengan tandatangan ringkas di belakang kounter foil atau dokumen pengesahan atau dalam daftar stok cek bahawa pemeriksaan itu telah dibuat.

Pemeriksaan Stok

109. Mana-mana stok cek yang tidak dikeluarkan untuk digunakan hendaklah disimpan di dalam peti besi atau bilik kebal yang kuncinya dipegang oleh pegawai bertanggungjawab. Stok cek yang dikeluarkan hendaklah dikunci dalam urusan harian tetapi mestilah disimpan di dalam peti besi atau bilik kebal pada penutupan urusan tiap-tiap hari.

Penyimpanan Stok Cek

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

36

110. Semua cek yang dikeluarkan atas akaun Universiti hendaklah dicetak “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh”

Tempoh Laku Cek

111. Mana-mana cek yang tidak ditunaikan pada akhir tempoh tiga (3) bulan dari tarikh ianya dikeluarkan hendaklah disifatkan sebagai terbatal dan dilaras dengan mendebit Akaun Tunai dan mengkreditkan Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. Sekiranya ada tuntutan mengenai cek yang telah dibatalkan itu, maka suatu cek baru hendaklah dikeluarkan.

Cek Terbatal

112. Jika sesuatu cek itu dibatalkan oleh kerana “arahan

pembatalan bayaran” dan cek ganti akan dikeluarkan maka cek tersebut hendaklah pada mulanya dilaraskan dengan mendebit Akaun Tunai dan mengkredit Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. Akaun Penyelesaian Cek Terbatal hendaklah didebitkan apabila cek ganti dikeluarkan. Jika cek ganti tidak dikehendaki maka amaun cek asal hendaklah dikredit terus ke Maksud Perbelanjaan atau Akaun Amanah atau Akaun Pinjaman jika cek dibatalkan dalam tahun yang sama atau dikreditkan kepada Akaun Hasil jika cek dibatalkan dalam tahun berikutnya kecuali bagi cek yang pada asalnya didebitkan kepada Akaun Amanah atau Akaun Pinjaman yang mana ianya harus dikreditkan kepada Akaun Amanah atau Akaun Pinjaman yang berkenaan.

Arahan Pembatalan Bayaran

113. Mana-mana amaun cek yang terbatal yang tidak dituntut selepas enam (6) tahun dari tarikh cek hendaklah dikreditkan kepada Akaun Hasil Pelbagai kecuali bagi cek yang pada asalnya didebitkan kepada Akaun Amanah atau Akaun Pinjaman Pusingan yang mana ianya harus dikreditkan kepada Akaun Amanah atau Akaun Pinjaman Pusingan yang berkenaan dan seterusnya mengambil tindakan untuk diwartakan mengikut Akta 1965, Wang Tak Dituntut.

Cek Tidak Dituntut

114. Dalam semua hal, pegawai yang membenarkan bayaran yang asal mestilah diberitahu mengenai pembatalan sesuatu cek itu dan satu daftar cek-cek terbatal hendaklah disenggarakan.

Daftar Cek-Cek Batal

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

37

115. Cek mestilah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa mengikut had-had tertentu di Lampiran D secara bertulis untuk berbuat demikian oleh Lembaga. Sekiranya mesin menandatangani cek digunakan, kawalan dokumen dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan. Pegawai-pegawai yang menandatangani cek adalah bersesama dan masing-masing bertanggungjawab bagi memastikan bahawa cek itu adalah dikeluarkan dengan sepatutnya.

Menandatangani Cek Dan Tanggungjawab Pegawai Yang Menandatangani Cek

116. Pada hujung tiap-tiap bulan, dalam tempoh dua (2)

minggu urusan bank yang direkodkan dalam buku tunai hendaklah disemak dengan urusan yang terdapat dalam penyata bank dan satu penyata penyesuaian hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Bendahari.

Penyesuaian Bank

117. Tiada sesuatu cek boleh ditukar kepada wang tunai tanpa kebenaran bertulis oleh Bendahari.

Kebenaran Menukar Cek

118. Cek yang dikeluarkan atas akaun boleh ditukar atas surat jaminan daripada Bank dan kebenaran daripada Bendahari.

Jaminan Bank Dikehendaki

119. Jika sesuatu cek Universiti hilang atau salah letak sebelum diniaga bayaran boleh didapati jika penerima bayaran mengemukakan satu perakuan bertulis bahawa bayaran tidak diterimanya kepada pegawai yang mengeluarkan cek itu dan pegawai itu hendaklah pertamanya mengambil tindakan bagi menahan cek itu. Selepas “tindakan menahan bayaran” disahkan oleh bank, pegawai itu hendaklah menentukan bahawa cek itu tidak melalui akaun banknya dalam tempoh sehingga masa pengesahan itu. Kemudiannya suatu cek baru boleh dikeluarkan. Bagaimanapun, “tindakan menahan bayaran” tidak perlu diambil jika tempoh laku cek itu telah luput tetapi masih juga perlu dipastikan bahawa ia tidak melebihi akaun bank.

Kehilangan Cek

120. Draf, pindahan telegraf, surat kredit dan sebagainya hanya boleh diminta mengikut kebenaran Bendahari.

Arahan Pindahan Wang

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

38

PETI BESI ATAU BILIK KEBAL

121. Semua penyimpanan wang Universiti, cek, setem, buku kaunterfoil, hasil, dokumen dan barang-barang berharga hendaklah disimpan di dalam peti besi atau bilik kebal yang mempunyai kunci berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau menggunakan kunci berkombinasi yang dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab, salah seorang pegawai itu hendaklah berjawatan tidak rendah daripada kumpulan sokongan, Gred 27 atau yang setaraf dengannya.

Simpanan Wang Universiti

122. Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab

menyimpan selamat dan menggunakan anak kunci itu dengan sepatutnya. Pegawai yang didapati bersalah kerana cuai boleh dikenakan tindakan tatatertib. Jika berlaku kehilangan anak kunci, kehilangan itu mestilah dilaporkan dengan serta-merta kepada Bendahari atau Ketua Pusat Tanggungjawab tersebut dan Bendahari atau Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mengeluarkan anak kunci ganti daripada tempat simpanannya, membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi atau bilik kebal itu dan menguruskannya supaya kunci dan anak kunci itu ditukar dengan secepat mungkin. Tindakan mengenai kehilangan itu hendaklah diambil mengikut tatacara di Bab 7

Penyimpanan Dan Kehilangan Anak Kunci

123. Bagi peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam (6) bulan sekali atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan. Kombinasi kod ini hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkandalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”. Nama pegawai yang mengendalikan peti besi atau bilik kebal dan tarikh sampul surat dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat ini hendaklah disimpan dengan selamat oleh Bendahari atau Ketua Pusat Tanggungjawab.

Peti Besi Atau Bilik Kebal Kunci Berkombinasi

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

39

124. Melainkan jika dibenarkan dengan tertentu oleh Bendahari tiada seorang pegawai boleh menyimpan atau membenarkan disimpan di dalam mana-mana peti besi atau bilik kebal di bawah jagaannya apa-apa wang kecuali wang Universiti.

Tidak Boleh Mengandungi Wang Lain-Lain Kecuali Wang Universiti

KUMPULANWANG AMANAH UNIVERSITI DAN DEPOSIT

Wang Amanah

125. Segala harta atau wang yang diterima oleh Universiti bagi sesuatu maksud tertentu hendaklah digunakan dan ditadbirkan mengikut maksud yang telah ditentukan serta diakaunkan secara berasingan.

Polisi Wang Amanah

126. a) Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab menyenggara akaun dan kumpulanwang amanah masing-masing. Untuk menubuhkan akaun Amanah, Suratcara Penggunaan dan kawalan setiap akaun amanah yang berkenaan hanya ditetapkan oleh pihak berkuasa Universiti. Arahan-arahan pengendalian akaun amanah haruslah mengandungi butir-butir berikut, jika berkenaan: -

Penyelenggaraan dan Kawalan Akaun Amanah

i) Nama yang diberi bagi kumpulanwang;

ii) Tujuan penubuhan;

iii) Pegawai yang akan mengawal, memperakaun dan mengendalikan kumpulanwang;

iv) Undang-Undang bagi pengendalian kumpulanwang;

v) Sumber-sumber kewangan;

vi) Perbelanjaan yang dibenarkan dari kumpulanwang;

vii) Cara-cara wang dikeluarkan untuk pembayaran;

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

40

viii) Had pengeluaran yang dibenarkan;

ix) Prosedur penyediaan dan penyerahan akaun tahunan kepada pihak-pihak tertentu;

x) Tarikh berkuatkuasa kumpulanwang;

xi) Prosedur perakaunan mengenai baki kumpulanwang apakala keputusan bagi membubarkannya dibuat.

b. Semua Ketua Pusat Tanggungjawab yang mengurus akaun amanah hendaklah menyenggara Buku Terimaan dan Bayaran bagi akaun amanah masing-masing untuk audit.

Buku Rekod

Deposit

127. Bendahari adalah bertanggungjawab atas penyenggaraan betul Akaun Deposit. Akaun deposit hendaklah dibuku mengikut jenis deposit yang diterima. Jika sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima rekod kecil hendaklah disenggara bagi tiap-tiap deposit.

Akaun Deposit

128. Penyenggaraan Akaun Deposit a) Ketika sesuatu deposit diterima, resit hendaklah

diberikan kepada pendeposit. Pendeposit hendaklah dinasihatkan supaya menyimpan resit itu kerana ianya mustahak untuk menyokong tuntutan bayaran balik kelak.

Resit

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UNIMAS

41

b) Apakala seseorang itu tampil untuk menuntut bayaran balik keseluruhan atau sebahagian daripada sesuatu deposit, Bendahari hendaklah mempastikan bahawa orang itu berhak menerimanya; ia hendaklah merujuk kepada lejar deposit dan berpuashati bahawa amaun berkenaan ada di sana. Pegawai yang memperakui sebarang pelarasan jurnal yang melibatkan wang deposit juga bertanggungjawab melakukan semakan seperti ini sebagai langkah berjaga-jaga, dan pengeluaran-pengeluaran yang dikenakan kepada setiap akaun amanah itu tidak boleh melebihi jumlah yang telah didepositkan (dikreditkan).

Bayaran Balik Deposit Dan Wang Deposit Yang Tak Dituntut

c) Jika tiada sebab-sebab khas pada sebaliknya, deposit yang tidak dituntut selepas tempoh dua belas (12) bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan. Jika deposit itu masih tidak dituntut dalam masa tiga (3) bulan selepas pemberitahuan itu maka ia hendaklah dikredit kepada hasil. Adalah menjadi kewajipan pegawai penjaga akaun menentukan bahawa pemberitahuan itu diwartakan sewajarnya mengikut Akta wang tak dituntut.

Wang Deposit Yang Tak Dituntut