bab 12 pengurusan rekod, kawalan dan …myspak.kpdnkk.gov.my/dokumen/admin/download.php?filename=20...
Post on 06-Mar-2019
262 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAB 12
PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
1. OBJEKTIF
Prosedur ini adalah bertujuan untuk penyeragaman sistem pengurusan rekod, kawalan, keselamatan dan penyimpanan Kertas Siasatan yang dihasilkan Bahagian Penguatkuasa, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, dan di peringkat Negeri dan Daerah.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk semua anggota dan pegawai penguatkuasa, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan bagi pengurusan Kertas Siasatan yang meliputi proses-proses seperti berikut:-
2.1 Pembukaan Kertas Siasatan;
2.2 Pendaftaran Kertas Siasatan;
2.3 Rekod Pergerakan Kertas Siasatan;
2.4 Penyimpanan Kertas Siasatan;
2.5 Pelaporan kes dan pengesanan IP dan;
2.6 Penutupan Kertas Siasatan.
3. RUJUKAN
3.1 Prosedur Pemeriksaan / Operasi.
3.2 Prosedur Penyiasatan.
3.3 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan.
3.4 Arahan Keselamatan – Pejabat Keselamatan Kerajaan JPM.
4. PROSEDUR/TATACARA
4.1 PEMBUKAAN KERTAS SIASATAN
4.1.1 RO dikehendaki kandungkan dalam IP, dokumen-dokumen seperti berikut:-
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
(i) ATR
(ii) KPP
(iii) Akuan Penyitaan
(iv) Salinan dokumen-dokumen yang disita (salinan asal disimpan selamat sebagai ekhsibit/barang kes)
(iv) Pelan Lakar (v) Laporan polis (vi) Diari Siasatan
(vii) Lain-lain dokumen yang berkaitan.
4.2 PENDAFTARAN KERTAS SIASATAN
4.2.1 Daftar dan dapatkan nombor pendaftaran Kertas Siasatan melalui PRK seperti berikut:-
(i) Nama Akta Nama Akta adalah singkatan Akta-Akta yang dikuatkuasakan seperti di Lampiran 1.
(ii) Nombor Siri IP
Setiap Kertas Siasatan mengikut Akta hendaklah diberikan nombor bersiri iaitu 0001, 0002, 0003 dan seterusnya. Penentuan nombor siri ini hendaklah disusun mengikut tarikh tindakan kes dan BUKANNYA mengikut tarikh ianya direkodkan dalam Buku Daftar Kertas Siasatan. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap kes direkodkan dalam Buku Daftar Kertas Siasatan dan Kertas Siasatan dibuka dengan serta merta.
(iii) Tahun
Bagi pengenalan tahun, empat angka digunakan. Tahun ini ditentukan mengikut tahun tarikh tindakan kes. Contoh, jika kejadian kes adalah pada tahun 2008, maka tahun kejadian dicatatkan sebagai ‘2008’.
(iv) Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan Ibu Pejabat, Negeri dan Daerah
Nama Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan Ibu Pejabat, Negeri dan Daerah hendaklah dinyatakan dengan huruf besar untuk mengenalkan nama pejabat yang menjalankan tindakan tersebut. Bagi tujuan keseragaman, Ibu Pejabat telah menetapkan penggunaan singkatan yang perlu digunakan setiap Cawangan KPDNKK Negeri dan Daerah seperti di Lampiran 2
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
(v) Rujukan Kertas Siasatan
Semua Kertas Siasatan akan mempunyai rujukan seragam. Sebagai contoh, rujukan kes AHC-2008-0001-WKL bermakna bahawa Kertas Siasatan ini ialah:- a) AHC - Kod bagi kes di bawah Akta Hakcipta 1987 b) 2008 - Kod bagi Tahun kes diambil c) 0001 - Bilangan Kertas Siasatan d) AHC - Kod bagi Cawangan WP Kuala Lumpur
4.2.2 Pendaftaran Kertas Siasatan hendaklah dibuat dalam Buku Daftar Kertas Siasatan(BDKS) mengikut Akta dan maklumat-maklumat yang hendak dilengkapkan mengikut ruang yang disediakan oleh PRK sebaik sahaja Kertas Siasatan dibuka dengan menggunakan satu muka surat bagi setiap satu kes. Ringkasan maklumat adalah seperti berikut:-
(i) Nombor IP
Nombor IP adalah seperti bilangan rujukan yang diberikan sebagaimana di Para 6.1.2(v).
(ii) Tarikh Kejadian
Tarikh Kejadian ialah tarikh tindakan kes diambil.
(iii) Nama RO dan IO
Nama RO hendaklah dicatatkan berdasarkan maklumat yang diterima oleh PRK dan nama IO pula perlu dikemaskini setelah IO berkenaan dilantik untuk menjalankan siasatan seterusnya.
(iv) Nombor Laporan dan Balai Polis
Nombor laporan polis dan nama bagi balai polis di mana laporan polis dibuat.
(v) Nama Yang Kena Tuduh
Nama atau nama-nama orang yang disiasat untuk tujuan membuat pertuduhan di Mahkamah atau ditawarkan kompaun.
(vi) Tempat Kejadian
Tempat Kejadian adalah tempat di mana tindakan kes diambil atau tempat dimana kesalahan dilakukan.
(vii) Barang Kes dan Nilai Rampasan
Barang-barang yang disita dan nilai barang-barang dalam tindakan sesuatu rampasan dan lain-lain barang
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
bukti yang diperolehi dalam siasatan yang dijalankan.
(viii) Ringkasan Kesalahan
Ringkasan kesalahan dengan mencatatkan seksyen/peraturan Akta yang terlibat.
(viii) Peralihan KS
Ruang ini hendaklah diisikan oleh PRK untuk menunjukkan pergerakan KS. Setiap pergerakan kertas siasatan hendaklah melalui PRK dan setiap pergerakan hendaklah direkodkan di ruang yang disediakan di dalam Buku Daftar KS.
4.2.3 RO dikehendaki melengkapkan maklumat di muka surat pertama perkara 2 dan 4 Kertas Siasatan.
(i) Perkara 2 – negeri, daerah dan bilangan No. IP.
(ii) Perkara 4 – balai polis dan bilangan No. aduan, tarikh dan jam aduan, tempat kejadian, tarikh dan masa kejadian, nilai barang rampasan dalam Ringgit Malaysia, Hasil Jualan/Lelong dalam Ringgit Malaysia serta nama dan alamat pengadu.
(iii) Catat nombor kes di ruang yang disediakan di muka hadapan IP (muka surat pertama)
4.2.4 Minitkan IP kepada KS / KPPN / KPPD / KU untuk lantikan IO.
4.2.5 IO dikehendaki melengkapkan maklumat pada Kertas Siasatan:-
(i) Perkara 1 – nama IO dan RO.
(ii) Perkara 5 – maklumat daftar kes mahkamah.
(iii) Perkara 6 – maklumat OKT (B1 dan seterusnya).
(iv) Perkara 7 – keterangan ringkas.
(v) Perkara 8 – salinan laporan polis (A dan seterusnya), rakaman percakapan saksi-saksi (A1 dan seterusnya)
(vi) Perkara 9 – diari siasatan (C1 dan seterusnya), folio dokumen- dokumen siasatan / kes dan lain-lain – (D1 dan seterusnya)
(vii) Perkara 10 – haribulan Kimia Malaysia /saman diserah kepada dituduh.
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
(viii) Perkara 11 – Penyata Pegawai Penguatkuasa, penyata saksi dan penyata OKT.
(ix) Perkara 12 – butir-butir jualan.
4.2.6 PO dikehendaki melengkapkan maklumat pada Kertas Siasatan seperti berikut:-
(i) Perkara 5 – tarikh sebutan semula, penangguhan atau
bicara.
(ii) Perkara 13 – barang kes / jenis / arahan (iii) Perkara 14 – waran tangkap / geledah (iv) Perkara 15 – keputusan kes (v) Perkara 16 – ulang bicara
4.3 PERGERAKAN IP
4.3.1 Buku Daftar Pergerakan IP
Semua pergerakan Kertas Siasatan hendaklah melalui PRK. PRK hendaklah menyedia dan menyelenggarakan suatu Buku Daftar Pergerakan IP sebagai bukti peralihan IP dari satu pihak kepada pihak yang lain. Pegawai yang menerima IP itu hendaklah menandatangani di ruang yang disediakan sebagai bukti penerimaan IP daripada PRK. Sampel Buku Daftar pergerakan IP sepertimana LAMPIRAN 3(secara softcopy) dan LAMPIRAN 4 (secara hardcopy).
4.3.2 Tempoh Tindakan
KS / KPPN / KPPD / KU hendaklah:-
(i) Memastikan setiap arahan diberi tempoh untuk tindakan.
(ii) Tempoh arahan tindakan yang diberi hendaklah dipatuhi.
(iii) Memastikan tindakan hendaklah di laporkan oleh pegawai yang menerima arahan dalam tempoh yang diberi.
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
4.4 PENYIMPANAN IP
4.4.1 Penyimpanan IP Aktif oleh PRK
PRK hendaklah menyimpan IP ‘Simpan Dalam Perhatian’ (SDP) dalam kabinet besi berkunci di bilik khas sementara menunggu kertas siasatan tersebut diedarkan kepada pegawai berkenaan(penerima). Penyimpanan tersebut hendaklah mengikut Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997).
4.4.2 Penyimpanan IP Telah Selesai oleh PRK
(i) PRK hendaklah menyimpan IP bagi kes yang telah selesai dan ditutup mengikut Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997).
(ii) Buat penandaan ‘Kes Selesai’ pada muka pertama IP dan buku daftar IP.
4.4.3 Penyimpanan IP oleh IO / PO/Pegawai Atasan
IP yang masih aktif dalam kawalan IO/PO atau Pegawai Atasan hendaklah disimpan dalam kabinet besi berkunci.
4.5 PELAPORAN KES DAN PENGESANAN IP
4.5.1 Setiap Seksyen di Ibu Pejabat dan KPDNKK Negeri dan Daerah yang menghasilkan kes perlu melaporkan maklumat tindakan kes yang lengkap dan terkini secara mingguan kepada Unit SIPAR, Ibu Pejabat menggunapakai format data TIPS 2.0 (Rujuk APP Bil 3 Tahun 2015 bertarikh 7 Disember 2015).
4.5.2 Data yang diterima akan digunakan untuk penjanaan pelaporan bagi tujuan pembentangan kepada pengurusan tertinggi KPDNKK amnya dan Bahagian Penguatkuasa khususnya.
4.5.3 Setiap Seksyen di Ibu Pejabat dan KPDNKK Negeri dan Daerah juga perlu memastikan maklumat kes yang diberikan adalah lengkap dan terkini supaya proses pengesanan dan pergerakan IP boleh dipantau melalui database ini.
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
4.6 PENUTUPAN DAN PELUPUSAN KERTAS SIASATAN
4.6.1 Setiap IP yang telah selesai hendaklah di TUTUP dan disimpan selamat di tempat khas yang ditetapkan. Bagi IP yang dipindahkan ke Arkib Negara atau dilupuskan hendaklah mematuhi Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997) dan Rujuk AK(P)-KPDNKK-BKPK-01.
5. LAMPIRAN
5.1 Singkatan Akta-akta - Lampiran 1
5.2 Singkatan Klasifikasi Cawangan - Lampiran 2
5.3 Rekod Pergerakan Kertas Siasatan - Lampiran 3
5.4 Buku Pergerakan Kertas Siasatan - Lampiran 4
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
SINGKATAN AKTA-AKTA
LAMPIRAN 1
BIL
AKTA
SINGKATAN
1.
AKTA KAWALAN HARGA DAN ANTIPENCATUTAN 2011
AKHAP
2.
AKTA KAWALAN BEKALAN 1961
AKB
3.
AKTA SEWA BELI 1967
ASB
4.
AKTA TIMBANG DAN SUKAT 1972
ATS
5.
AKTA PERIHAL DAGANGAN 2011
APD
6.
AKTA HAKCIPTA 1987
AHC
7.
AKTA JUALAN LANGSUNG DAN ANTI SKIM-PIRAMID 1993
AJL
8.
AKTA PERLINDUNGAAN PENGGUNA 1999
APP
9.
AKTA CAKERA OPTIK 2000
ACO
10.
AKTA PENGUBAHAN WANG HARAM, PEMBIAYAAN KEGANASAN DAN HASIL AKTIVITI HARAM 2001
AMLA
11.
AKTA FRANCAIS 1998
AFS
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
SINGKATAN KLASIFIKASI CAWANGAN
LAMPIRAN 2
BIL
CAWANGAN
NEGERI
KOD
1.
IBU PEJABAT
PUTRAJAYA
HQR
2.
KUALA LUMPUR
WILAYAH PERSEKUTUAN
WKL
3.
LABUAN
WILAYAH PERSEKUTUAN
LBN
4.
KANGAR*
PERLIS
KGR
5.
ALOR SETAR*
KEDAH
AST
6.
LANGKAWI
KEDAH
LKW
7.
SG.PETANI
KEDAH
SGP
8.
KULIM
KEDAH
KLM
9.
KUBANG PASU
KEDAH
KPS
10.
BALING
KEDAH
BLG
11.
PULAU PINANG*
PULAU PINANG
PPG
12.
SBG.PERAI UTARA
PULAU PINANG
SPU
13.
BARAT DAYA
PULAU PINANG
BDY
14.
SBG.PERAI TENGAH
PULAU PINANG
SPT
15.
SBG. PERAI SELATAN
PULAU PINANG
SPS
16.
IPOH*
PERAK
IPH
17.
TAIPING
PERAK
TPG
18.
TELUK INTAN
PERAK
TIN
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
BIL
CAWANGAN
NEGERI
KOD
19.
MANJUNG
PERAK
MNG
20.
GRIK
PERAK
GRK
21.
KUALA KANGSAR
PERAK
KKS
22.
BAGAN SERAI
PERAK
BGS
23.
TAPAH
PERAK
TPH
24.
SHAH ALAM*
SELANGOR
SAL
25.
KAJANG
SELANGOR
KAJ
26.
KUALA KUBU BARU
SELANGOR
KKB
27.
SEPANG
SELANGOR
SPG
28.
KUALA SELANGOR
SELANGOR
KSL
29.
GOMBAK
SELANGOR
GBK
30.
PETALING JAYA
SELANGOR
PJY
31.
SEREMBAN*
NEGERI SEMBILAN
SBN
32.
PORT DICKSON
NEGERI SEMBILAN
PDN
33.
KUALA PILAH
NEGERI SEMBILAN
KPH
34.
MELAKA*
MELAKA
MLK
35.
JOHOR BAHRU*
JOHOR
JOH
36.
MUAR
JOHOR
MUR
37.
BATU PAHAT
JOHOR
BPT
38.
MERSING
JOHOR
MSG
39.
KOTA TINGGI
JOHOR
KTG
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
BIL
CAWANGAN
NEGERI
KOD
40.
SEGAMAT
JOHOR
SGT
41.
KLUANG
JOHOR
KLU
42.
PONTIAN
JOHOR
PTN
43.
KUANTAN*
PAHANG
KTN
44.
TEMERLOH
PAHANG
TLH
45.
RAUB
PAHANG
RUB
46.
JERANTUT
PAHANG
JRT
47.
ROMPIN
PAHANG
RPN
48.
KUALA TERENGGANU*
TERENGGANU
KTR
49.
KEMAMAN
TERENGGANU
KMN
50.
BESUT
TERENGGANU
BST
51.
DUNGUN
TERENGGANU
DGN
52.
KOTA BHARU*
KELANTAN
KBH
53.
KUALA KRAI
KELANTAN
KKR
54.
TANAH MERAH
KELANTAN
TMR
55.
PASIR MAS
KELANTAN
PMS
56.
KOTA KINABALU*
SABAH
KKL
57.
TAWAU
SABAH
TWU
58.
SANDAKAN
SABAH
SDN
59.
KENINGAU
SABAH
KGU
60.
KUDAT
SABAH
KDT
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
BIL
CAWANGAN
NEGERI
KOD
61.
LAHAD DATU
SABAH
LDT
62.
SEMPORNA
SABAH
SPN
63.
TUARAN
SABAH
TRN
64.
BEAUFORT
SABAH
BFT
65.
KUCHING*
SARAWAK
KCH
66.
MIRI
SARAWAK
MIR
67.
SIBU
SARAWAK
SBU
68.
BINTULU
SARAWAK
BTB
69.
SARIKEI
SARAWAK
SRK
70.
KAPIT
SARAWAK
KPT
71.
LIMBANG
SARAWAK
LMB
72.
SRI AMAN
SARAWAK
SRA
73.
MUKAH
SARAWAK
MKH
* IBU NEGERI
Contoh rujukan Kertas Siasatan bagi kes yang pertama di bawah Akta Hakcipta bagi tahun 2008 bagi Cawangan Shah Alam:
AHC-2008-0001-SAL
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
K-KOMPAUN D-DENDA S-SIASATAN N-NFA W-WARISAN (KES TAHUN 2007 KE BAWAH) T-TUTUP
JAN
FEB
MAC
APR
MAY
JUN
JUL
AUG
SEP
OCT
NOV
DIS
AHC APD
AKHAP AJL ATS ASB AJL AKB APP ACO
SKSRK-SEKSYEN KAJIAN SIASATAN DAN REKOD KES SBH-SEKSYEN BEKALAN HARGA SEL-SEKSYEN EKSHIBIT DAN LOGISTIK SK-SEKSYEN KONSUMERISME SKIAN-SEKSYEN KAWALAN INTER-AGENSI DAN NAZIRAN SHI-SEKSYEN HARTA INTELEK UA-UNIT ANTI-PENCATUTAN P(P)-PENGARAH PENGUATKUASA TP(P)-TIMBALAN PENGARAH PENGUATKUASA KS-KETUA SEKSYEN BUU-BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BPF-BAHAGIAN PEMBANGUNAN FRANCAIS UPEX-UNIT PENGURUSAN EKSHIBIT
SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2
BAHAGIAN 2
BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN
24 JULAI 2017
TARIKH
KOD IP:- K-KOMPAUN D-DENDA S-SIASATAN N-NFA W-WARISAN (KES TAHUN 2007 KE BAWAH) T-TUTUP
K AKB-2015-0001-HQR RAZALI
SKSRK
SKSRK-SEKSYEN KAJIAN SIASATAN DAN REKOD KES SBH-SEKSYEN BEKALAN HARGA SEL-SEKSYEN EKSHIBIT DAN LOGISTIK SK-SEKSYEN KONSUMERISME SKIAN-SEKSYEN KAWALAN INTER-AGENSI DAN NAZIRAN SHI-SEKSYEN HARTA INTELEK UA-UNIT ANTI-PENCATUTAN P(P)-PENGARAH PENGUATKUASA TP(P)-TIMBALAN PENGARAH PENGUATKUASA KS-KETUA SEKSYEN BUU-BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BPF-BAHAGIAN PEMBANGUNAN FRANCAIS UPEX-UNIT PENGURUSAN EKSHIBIT
SKSRK SKSRK
26.07.2017 NURUL HAZIAN SKSRK
24 JULAI 2017
TARIKH
TANDATANGAN
PENERIMA
TARIKH HANTAR
top related