aliran kerja pengurusan setor and kursus

PROSES ALIRAN KERJA

1. Kemaskini

rekod pengeluaran bekalan stok

2. Periksa stok yang

tidak boleh digunakan

dan bertarikh

luput

3. Asingkan barang yang rosak untuk dilupuskan

4. Periksa stok

mengikut paras

menokok dan kadar

penggunaan

5. Membuat senarai stok yang tidak mencukupi

untuk proses perolehan

30 minit

Mengisi borang lampiran G dan E untuk melakukan

perolehan

Mengasingkan senarai samada perolehan

menggunakan SPS atau SPE

Menyenaraikan bekalan stok untuk

perolehan

Memohon sebutharga dari pembekal

Membuat permohonan di dalam SPE bagi perolehan menggunakan pembekal

luar

Membuat permohonan di dalam SPS bagi

perolehan melalui BAP

Menyediakan pesanan tempatan (LO) untuk diserahkan kepada

pembekal

Membuat pemilihan harga yang paling berpatutan atau

menguntungkan kerajaan 60 minit

Mengesahkan tarikh penghantaran barang daripada pembekal

Menghubungi pembekal untuk pengesahan

spesifikasi bekalan pejabat

Menyediakan senarai checklist barang yang diterima 15 minit

Menerima invois dan nota penghantaran dari pembekal.

Memeriksa keadaan stok yang diterima daripada pembekal

Stok disusun mengikut sistem MDKD (Masuk Dahulu Keluar Dahulu)

20 minit 45 minit

1. Membuat pengiraan baki stok stor 1. Membuat pengiraan baki stok stor

2. Mencatat segala penerimaan stok di dalam rekod penerimaan2. Mencatat segala penerimaan stok di dalam rekod penerimaan

3. Mengemaskini setiap kad petak bekalan stok pejabat3. Mengemaskini setiap kad petak bekalan stok pejabat

120 minit120 minit

1. Mengemaskini rekod stok menerusi Sistem Pengurusan Stor (SPS) dan rekod stok di dalam Excel

2. Membuat pengiraan kedudukan stok mengikut suku tahun

3. Memperakukan laporan kedudukan stok mengikut suku tahun oleh Pegawai Pengawal

120 minit

1. Terima borang pesanan dari pemohon

3. Mengeluarkan bekalan yang diperlukan dan serahkan kepada

pemohon

4. Catat pengeluaran bekalan yang dibuat di dalam rekod pengeluaran

dan kemaskini kad petak

2. Periksa bekalan yang dipesan, mengira kuantiti bekalan yang

diperlukan

40 minit

1. Memantau dan mengawal barang – barang di dalam

stor(Sepanjang masa)

2. Memastikan bekalan pejabat dalam keadaan teratur, tersusun

dan dalam keadaan selamat serta pintu stor sentiasa berkunci

apabila selesai operasi(Sepanjang masa)

1. Membuat semakan kursus di dalam Maranet

dan sistem GOTNA

2. Mengeluarkan surat tawaran kepada peserta

yang terlibat dengan kursus

3. Merekod bilangan kursus di dalam Excel dan

menyediakan laporan

10 m

5 m 60 m

1. Dapatkan kertas kerja kursus yang diluluskan

daripada Pen. Peg Tadbir

Masa yang diambil

15 minit

2. Log in ke dalam Sistem Gotna

3. Buka modul master training untuk

create jemputan kursus.

5. Hantar jemputan

kursus menggunaka

n Sistem Gotna

4. Masukan butir – butir

atau maklumat

kursus

1. Log in ke dalam Sistem Gotna

2. Menggunakan modul profile untuk kemaskini rekod kursus staf

3. Masukkan no. gaji staf dan semak employment information

4. Buka menu training list untuk melihat kursus – kursus yang

telah dihadiri staf

300 minit (60 staf x 5 minit)