1. 1. AKTIVITAS RUTIN KETUA PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA - STMIK DHARMA WACANA METRO I. PERSIAPAN TAHUN AJARAN BARU 1. Menyusun Kalender Akademik 2. Memeriksa perkembangan kurikulum 3. Mengadakan pelatihan peningkatan kemampuan dosen 4. Memeriksa jumlah mahasiswa aktif di semester terakhir 5. Menghitung prosentase angka mahasiswa yang tidak aktif (keluar, pindah atau cuti) II. PROMOSI PENMARU 1. Menyiapkan dosen untuk ikut dalam tim roadshow Penmaru 2. Menyiapkan materi yang kreatif dan menarik untuk keperluan roadshow 3. Membuat konsep karya yang dapat dipamerkan untuk roadshow (technologi, unik, menarik dan mobile). III. PENYAMBUTAN MAHASISWA BARU 1. Meminta daftar jumlah calon mahasiswa dari panitia Penmaru yang mendaftar di Prodi.TI 2. Mengcros-cek ke bagian keuangan berapa jumlah fix yang telah mendaftar ulang 3. Membuatkan daftar Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) bagi mahasiswa baru dan menginformasikan/mempublikasikan kepada seluruh mahaiswa baru 4. Membuat surat Internal Memo (IM) ke BAAK agar diterbitkan SK NPM mahasiswa baru 5. Membuat daftar Pembimbing Akademik (PA) bagi mahasiswa baru dan menginformasikan/mempublikasikan kepada seluruh mahaiswa baru 6. Membuat surat Internal Memo (IM) ke BAAK agar diterbitkan SK PA mahasiswa baru 7. Mendistribusikan SK PA keseluruh dosen PA 8. Membuat Form rekaman kegiatan PA tiap semester dan mendistribusikan form tersebut kepada seluruh dosen PA sebelum kegiatan pengisian FRS berlangsung (diberi lampiran draf mata kuliah keseluruhan prodi TI) 9. Membimbing pengisian FRS sampai dengan batal ubah FRS (memeriksa hasil isian, menandatangani dan mengarsipkan) 10. Memeriksa form rekaman seluruh dosen PA di Prodi TI (ingatkan untuk membereskan arsip tersebut, hingga pada waktunya akan di tarik dan diarsipken oleh jurusan) IV. PENYUSUNAN JADWAL & PLOTING DOSEN 1. Membuat list nama-nama mata kuliah yang akan muncul di semester yang akan dijalani 2. Menentukan nama-nama dosen yang akan mengajar 3. Menghubungi dosen LB yang ditunjuk, meminta kesediaan mengajar dan meminta alokasi waktu yang bisa diberikan untuk STMIK
2. 2. 4. Berkoordinasi dengan Prodi SI dan menyusun draft jadwal perkuliahan 5. Mengajukan draft jadwal kepada PK I 6. Revisi jadwal ( bila dikehendaki PK I) 7. Mempublikasikan jadwal yang telah fix ke mahasiswa (melalui mading dan website STMIK) 8. Menggelar rapat dosen untuk persiapan pelaksanaan perkuliahan (membuat surat undangan, mendistribusikan undangan, membuat lampiran kurikulum per Mata Kuliah per dosen, membuat contoh SAP dan GBPP yang wajib dibuat oleh semua dosen). 9. Membuat Internal Memo ditujukan ke BAAK agar diterbitkan SK mengajar (dilampirkan Draft dosen mengajar, ditembuskan juga ke BAUK) 10. Mendistribusikan SK mengajar (jika sudah jadi) ke semua dosen yang berhak menerima SK 11. Mengarsipkan SAP, GBPP dan Bahan Ajar dari semua dosen per mata kuliah. V. PENGAWASAN PELAKSANAAN PERKULIAHAN 1. Setiap hari memeriksa kesiapan kelas ( mahasiswa dan dosen) 2. Jika jadwal masih baru di running, menghubungi dosen (lewat sms) mengingatkan jadwal mengajarnya di Prodi TI satu jam sebelum jadwal perkuliahan berlangsung. 3. Senantiasa mengingatkan dosen untuk bisa berkonfirmasi dan berkomunikasi jika dosen berhalangan hadir (menghindari kekosongan jam) 4. Berkoordinasi dengan PK III untuk mencari tahu keluhan-keluhan mahasiswa mengenai kinerja dosen 5. Mengcrosscek informasi tentang kinerja dosen yang diberikan mahasiswa ke PK III dengan turun langsung atau memanggil perwakilan mahasiswa guna penyelesaian masalah 6. Memberikan apresiasi penilaian mahasiswa terhadap kinerja dosen (memberikan pembinaan bagi dosen dirasa memerlukan pembinaan) 7. Berkoordinasi dengan PK III untuk mencari tahu keluhan-keluhan mahasiswa mengenai kinerja pelayanan administrative di Jurusan 8. Mengcrosscek informasi tentang kinerja jurusan dengan turun langsung atau memanggil perwakilan mahasiswa guna penyelesaian masalah 9. Memberikan apresiasi penilaian mahasiswa terhadap kinerja jurusan (melakukan rapat evaluasi kinerja jurusan dan memperbaiki sistem demi kepuasan pelayanan terhadap mahasiswa) 10. Mengingatkan dosen agar dapat menyetor nilai UTS dan UAS tepat waktu, demi kelancaran administrasi di BAAK 11. Mengontrol ke BAUK apakah semua dosen (khususnya dosen LB) telah mendapatkan honornya setiap habis UTS dan UAS (jika ada yang belum menerima karena belum di ambil, segera hubungi agar segera di ambil haknya) VI. PENGAWASAN PENGARSIPAN BERKAS 1. Mengontrol segala jenis dan model adminitrasi Prodi TI yang meliputi : a. Surat masuk dan keluar b. Segala macam jenis SK c. Rekaman kegiatan Bimbingan Akademik oleh dosen PA
3. 3. d. Berkas konversi e. Rekaman mahasiswa Cuti f. Kerja Praktek g. Skripsi h. Pengabdian Masyarakat i. Modul dosen j. SAP, GBPP dan Bahan Ajar dari dosen VII. PENERIMAAN MAHASISWA KONVERSI 1. Menerima berkas pendaftaran mahasiswa konversi 2. Mengkonversikan nilai dari transkip mahasiswa konversi 3. Menandatangani dan mengarsipkan berkas nilai yang telah dikonversi 4. Menggandakan hasil konversian (untuk mahasiswa,BAAK, PA dan Arsip Jurusan) 5. Pembimbing Akademik mahasiswa konversi adalah Ka.Prodi TI 6. Meminta Transkip nilai dan surat pindah dari perguruan tinggi asal ( diarsipkan di Jurusan) 7. Membimbing pengisian FRS mahasiswa konversi 8. Membuat plotting kuliah terbimbing bagi mahasiswa konversi sesuai kebutuhan 9. Mengawasi perkembangan kegiatan perkuliahan mahasiswa konversi 10. Meng-Update perkembangan nilai mahasiswa konversi VIII.KERJA PRAKTEK DAN SKRIPSI 1. Berkoordinasi dengan bagian humas dan PKIII untuk mencarikan tempat KP bagi mahasiswa 2. Menerbitkan SK Kerja Praktek (tempat dan pembimbing KP) 3. Menerbitka buku panduan KP 4. Mengontrol kegiatan mahasiswa selama KP melalui kunjungan dosen pembimbing KP 5. Membimbing penyusunan laporan KP (dari awal sampai sidang) 6. Menerbitkan SK Skripsi 7. Menerbitkan buku panduan penyusunan skripsi 8. Mengontrol kegiatan mahasiswa selama penyusunan skripsi melalui dosen pembimbing skripsi 9. Membimbing penyusunan skripsi (dari awal sampai sidang) 10. Melaksanakan siding skripsi sampai dengan yudisium