1

MINIT MESYUARAT KETUA-KETUA JABATAN / BAHAGIAN

JABATAN LAUT MALAYSIA BIL 2/2011

Tarikh : 21 April 2011 (Khamis) Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, Ibu Pejabat Laut, Jabatan Laut Malaysia, Pelabuhan Klang. Kehadiran: 1. Y.Bhg Dato’ Kapt. Ahmad bin Othman - Ketua Pengarah Laut (Pengerusi) 2. Tuan Haji Baharin bin Dato’ Abdul Hamid - Timbalan Ketua Pengarah Laut 3. Encik Hazman bin Hussein - Pengarah Bhg Khidmat Pengurusan, IPL 4. Encik Muhammad Razif bin Ahmad - Pengarah BHEPP, IPL 5. Tuan Haji Ahmad Khairuddin bin Ismail - Pengarah BKI, IPL 6. Tuan Haji Ramli bin Ahmad - Pengarah ILPPPL 7. En. Rosnan bin Fathlal - Pengarah JLW Selatan 8. Tn. Haji Rossid bin Musa - Pengarah JLW Timur 9. En. Roslee bin Mat Yusof - Pengarah JLW Utara 10. Tn. Haji Abdul Aziz bin Muhamud - Pengarah JL Sabah 11. Tn.Hj Wan Endok bin Wan Salleh - Pengarah Laut Sarawak 12. En. Benjamin Bernard Bijion - Pengarah JLW Persekutuan Labuan 13. Kapten Jailani bin Jalal - Pengarah JLW Tengah

2

Tidak Hadir Dengan Maaf: 1. Puan Insyariza bt Ibrahim - Pegawai Undang-Undang, IPL Turut Hadir 1. Encik Khairudin bin Abbas - Ketua Penolong Pengarah

UPSM, Bhg. Khidmat Pengurusan, IPL.

2. Encik Mohd Arma Noramin bin A.Rashid - Pegawai Laut Gred A41 BKP, IPL (Urusetia – Pencatat Minit) 3. Puan Maznah Binti Hj Tauhid - Penolong Pegawai Tadbir BKhP, IPL. (Urusetia) 1. Perutusan Pengerusi

1.1 Y.Bhg, Dato’ Kapten Ahmad bin Othman - Ketua Pengarah Laut selaku Pengerusi memulakan mesyuarat dengan ucapan salam, salam sejahtera dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.

1.2 Seterusnya, Pengerusi menjelaskan beberapa perkara yang dibangkitkan

oleh pihak Audit semasa membuat pemantauan Audit di Jabatan Laut Wilayah. Antara perkara-perkara yang dibangkitkan ialah :

i. Kesilapan yang sama sepertimana yang pernah diaudit sebelum ini

seperti pengurusan stor/aset tidak mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan seperti penggunaan borang lama bagi Daftar Harta Modal/Inventori dan aset tidak dilabelkan: dan

ii. Manual Prosedur Kerja (MPK), Fail Meja dan Carta Organisasi tidak dikemaskinikan.

1.3. Pengerusi juga memaklumkan kepada mesyuarat bahawa senarai semak pengauditan pengurusan kewangan telah di paparkan di dalam JALIN manakala secara ’hardcopy’ telah diedarkan kepada Pengarah-pengarah Laut Wilayah.

3

1.4. Selanjutnya, Pengerusi meminta supaya mana-mana teguran yang di buat

oleh pihak Audit perlu diperbaiki dari masa ke semasa dan diberikan penambahbaikan kepada tugas-tugas yang dilaksanakan.

Tindakan:Semua Pengarah Bahagian/Wilayah

2. Penetapan Agenda Mesyuarat

2.1. Mesyuarat mengambil maklum dan menerima cadangan agenda yang disediakan.

Makluman

3. Pengesahan Minit Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian Jabatan Laut

Malaysia Bil 1/2011 bertarikh 27 Januari 2011.

3.1. Minit Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian Jabatan Laut Malaysia Bil 1/2011 bertarikh 27 Januari 2011 disahkan dengan tanpa pindaan.

Makluman

4. Perkara-perkara Berbangkit 4.1 Penggunaan Sistem AIS Pada Bot-bot Ikan

4.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Majlis Maritim Kebangsaan (MMK) masih belum bermesyuarat bagi membincangkan kertas yang telah disediakan oleh Bahagian Keselamatan Pelayaran tentang penggunaan Sistem AIS pada bot-bot ikan.

4.1.2. Pengerusi menyarankan agar pihak BKP, IPL memaklumkan kepada pihak Kementerian Pengangkutan Malaysia supaya meminta pihak MMK dapat menyegerakan perkara ini.

Tindakan: Pengarah BKP, IPL.

4.2 Pegawai dan Kakitangan Yang Mempunyai Potongan Emolumen Melebihi 61% Daripada Jumlah Emolumen.

4.2.1. Mesyuarat mengambil maklum akan beberapa tindakan telah dibuat

bagi menangani peningkatan bilangan pegawai dan kakitangan daripada mempunyai potongan emolumen melebihi 61 % daripada jumlah emolumen. Antaranya adalah seperti berikut:

4

i. Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan, IPL diberikan kuasa untuk memperakukan permohonan pinjaman peribadi bagi pegawai/kakitangan di peringkat Ibu Pejabat. Manakala Pengarah Laut Jabatan Laut Wilayah untuk semua pegawai/kakitangan di peringkat Jabatan Laut Wilayah;

ii. Memberikan surat peringatan supaya membuat penyelarasan

semula potongan emolumen supaya tidak melebihi 61 %; dan

iii. Mengadakan ceramah Pengurusan Kewangan Peribadi anjuran bersama dengan Agensi Kaunseling dan Pengurusan Kredit.

Tindakan: Pengarah BKhd Pengurusan, IPL / Semua Pengarah Laut Wilayah

4.3 Keperluan Kuasa Polis Bantuan Di Kompleks Jeti Penumpang Yang Dilengkapi Dengan Mesin Pengimbas Sinar – X (Rapiscan System)

4.3.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Khidmat Pengurusan, IPL

masih belum menerima calon lantikan Pengawal Keselamatan Gred KP 11/14 dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (KPKK).

Tindakan: Pengarah BKhd Pengurusan, IPL

4.4 Permohonan Pertukaran Pegawai dan Kakitangan Bukan Gunasama Jabatan Laut 4.4.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa pihak Unit Pengurusan

Sumber Manusia, Bahagian Khidmat Pengurusan telah mengambil tindakan melaksanakan urusan pertukaran berdasarkan keputusan mesyuarat dan tarikh-tarikh pertukaran mengikut kesesuaian pegawai dan Ketua Jabatan masing-masing.

Makluman

4.5. Kursus-kursus Dalam/Luar Negeri Bagi Pegawai/Kakitangan Jabatan Laut Malaysia, Jabatan Laut Sabah dan Jabatan Laut Sarawak 4.5.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa beberapa pelan tindakan telah

diberikan supaya pegawai/kakitangan Jabatan Laut dapat mencapai sasaran tujuh (7) hari berkursus/latihan setahun. Pelan tindakan yang dirancangkan adalah:

5

i. Mensyaratkan setiap bahagian menganjurkan sekurang-

kurangnya dua(2) bentuk kursus/bengkel pada tahun 2011;dan

ii. Menganjurkan beberapa kursus/ceramah yang melibatkan agensi-agensi kerajaan lain yang berbentuk ilmiah, motivasi, integriti dan keagamaan;

Makluman

4.5.2. Manakala Unit Pengurusan Sumber, IPL telah menerbitkan Buku Log

Latihan bagi merekodkan kehadiran pegawai dan kakitangan ke kursus/latihan dan ianya akan diedarkan kepada semua Bahagian di IPL dan Jabatan Laut Wilayah.

Tindakan: Pengarah BKhd Pengurusan, IPL

4.6. Laporan Tahunan Jabatan Laut Malaysia Tahun 2010

4.6.1. Mesyuarat dimaklumkan dengan ucapan tahniah daripada Pengerusi

kepada Jawatankuasa yang dilantik di atas penyediaan Laporan Tahunan Jabatan Laut Malaysia Tahun 2009 yang amat memuaskan. Justeru itu semua ahli Jawatankuasa tersebut dikekalkan bagi penyediaan Laporan Tahunan Jabatan Laut Malaysia Tahun 2010 pula.

Makluman 4.7. Laman Web Jabatan Laut Malaysia

4.7.1. Mesyuarat dimaklumkan oleh pihak Unit Teknologi Maklumat dan

Kerajaan Elektronik bahawa pengemaskinian statistik di dalam web Jabatan adalah bergantung kepada kekerapan bahagian membekalkan maklumat terkini kepada webmaster. Buat masa kini hanya statistik bagi perkhidmatan transaksi online sahaja yang mempunyai maklumat terkini kerana pengemaskinian maklumat transaksi dilakukan setiap bulan.

4.7.2. Manakala bagi statistik perkapalan, maklumat terkini adalah bagi tahun 2009 berdasarkan maklumat yang diperolehi dari Buku Laporan tahunan Jabatan Laut. Statistik bagi Pelaut, Pelabuhan dan Keselamatan Pelayaran adalah dari tahun 2008.

6

4.7.3. Selanjutnya Pengerusi meminta agar setiap bahagian/wilayah memberikan maklumat/statistik yang lengkap,betul dan terkini kepada Unit TM&KE supaya maklumat tersebut dapat dikemaskinikan sebelum dipaparkan di Laman Web Jabatan Laut.

Tindakan: Pengarah BKhd Pengurusan, IPL / Semua Pengarah Laut Wilayah

5. Maklumbalas Minit Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian Dan Ketua-Ketua / Agensi di Bawah Kementerian Pengangkutan Malaysia Bagi Tahun 2011 5.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa sehingga suku tahun kedua Tahun

2011 Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua-ketua/ Agensi di bawah Kementerian Pengangkutan Malaysia belum diadakan.

Makluman

6. Permohonan Pertukaran Pegawai dan Kakitangan Bukan Gunasama Jabatan Laut

6.1. Mesyuarat telah menimbangkan permohonan pertukaran kakitangan bukan

gunasama Jabatan Laut. Keputusan mesyuarat berhubung dengan permohonan pertukaran adalah seperti berikut:-

Bil Nama Tempat Tempat Tempoh Keputusan Bertugas Dipohon Bertugas Sekarang Ditempat Sekarang 1. Cik Roslinda binti JLaut JLW Timur 8 bulan Lulus ke Muhammad Sarawak JLW Timur

Pegawai Laut (tanpa Gred A41 tuntutan) 2. En.Mohd Reduan JLaut JLW Selatan 1 tahun Lulus ke Bin Mohd Ali Sarawak 8 bulan JLW Selatan Pegawai Laut (tanpa Gred A41 tuntutan) 3. En.Mohd Shamsul JLWP JLaut Sabah 5 tahun Lulus

Farid bin Mohd Omar Labuan 5 bulan Pegawai Laut Gred A41

7

4. En.Mohamad Shahrir JLaut JLW Timur/IPL 10 bulan Tidak Bin Ali Sarawak Lulus Penolong Pegawai (tiada

Laut Gred A29 kekosongan) 5. Cik Noorul Aima JLaut JLW Timur/ 10 bulan Tidak Binti Rahim Sarawak mana-mana Lulus

Penolong Pegawai JLaut Wilayah (tiada Laut Gred A29 di Semenanjung kekosongan) 6. En.Mohd Sidek bin JLW Timur JLW Utara 7 tahun Tidak Hassan Lulus Pembantu Tadbir (tiada Merinyu Kapal kekosongan) Gred N22 7. En.Berahim bin JLaut Sabah JLWP 10 tahun Tidak Yussof Labuan Lulus Pembantu Laut (tiada Gred A17 kekosongan) 8. En.A.Jamadi JLaut Sabah JLWP 28 tahun Tidak Bin Adol Labuan Lulus Pembantu Laut (tiada Gred A17 kekosongan) Tindakan: Pengarah

Bahagian Khidmat Pengurusan

7. Kursus-Kursus Dalam / Luar Negeri Bagi Pegawai / Kakitangan Jabatan Laut Semenanjung Malaysia 7.1. Mesyuarat dimaklumkan dengan statistik kehadiran pegawai dan kakitangan

Jabatan Laut Semenanjung Malaysia ke kursus/ latihan/ bengkel/ seminar/ persidangan samada di dalam atau luar negara sehingga Mac 2011. Ianya selaras dengan arahan kerajaan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

Makluman

8. Pekeliling-Pekeliling/Surat Pekeliling Perkhidmatan/ Surat Edaran Yang

Dikeluarkan Oleh Agensi Pusat

8.1. Mesyuarat mengambil maklum tentang pekeliling-pekeliling/surat pekeliling/surat edaran yang dikeluarkan oleh Agensi Pusat iaitu Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Pekeliling-pekeliling/surat pekeliling/surat

8

edaran berkenaan boleh di muat turun dari Laman Web JPA. Pekeliling-pekeliling/surat pekeliling/surat edaran adalah seperti berikut:

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur

Pelantikan Bekas Tentera Ke Dalam Perkhidmatan Awam

2. Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja Sambilan Harian

3. Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Yahun 2011 – Pembekalan Baju Vest Bagi Penghantar Notis

4. Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur

Penempatan Pegawai Di Bawah Program Penempatan Silang (Cross Fertilization)

5. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 1 Tahun 2011 – Penurunan

Kuasa Melulus Kelonggaran Syarat Had Umur Maksimum Bagi Pelantikan Secara Kontrak Di Institusi Pengajian Tinggi Awam

6. Surat Edaran – JPA(S)TT.193/111 Jld.11(67)

Garis Panduan Penubuhan Unit pematuhan Di Jabatan Peringkat Persekutuan Dan Negeri

Makluman

9. Hal-hal Lain 9.1. Laporan Bagi Konvensyen Mengenai Hak Orang Kurang Upaya

9.1.1. Mesyuarat dimaklumkan dengan Laporan dari Ketua Setiausaha

Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat yang menyatakan Kerajaan bertanggungjawab untuk memastikan golongan OKU menikmati kesaksamaan hak dan peluang sama seperti anggota masyarakat yang lain.

9.1.2. Selanjutnya, Pengerusi meminta supaya setiap projek pembangunan

yang dilaksanakan seperti pembinaan jeti/terminal kepada orang awam perlulah mengambil kira kemudahan-kemudahan untuk golongan OKU termasuklah pembinaan jeti/terminal yang dilaksanakan oleh pihak swasta.

Tindakan: Unit Pembangunan IPL

9

9.2. Pembentangan Kertas Kerja Bagi Menerangkan Skim Perkhidmatan Pembantu Laut Gred A17, A22 dan A26 9.2.1. Mesyuarat dimaklumkan dengan pembentangan mengenai skim

perkhidmatan Pembantu Laut Gred A17, A22 dan A26 oleh Ketua Penolong Pengarah, UPSM IPL. Penerangan ini menyentuh dari mula pelantikan ke skim perkhidmatan tersebut sebagai Pembantu Laut Gred A17 sehinggalah kepada gred kenaikan pangkat iaitu Pembantu Laut Gred A22 dan A26. Carta Aliran Kenaikan Pangkat ke Gred A22 dan A26 adalah seperti di Lampiran A.

Makluman

9.3. Pembentangan Kertas Konsep Bagi Perjawatan Kader Pembantu Laut Gred A17 9.3.1. Mesyuarat juga dimaklumkan dengan pembentangan mengenai

pemasalahan/isu penempatan serta cadangan bagi mengatasi pemasalahan/isu perjawatan kader Pembantu Laut Gred A17 di Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia.

9.3.2. Mesyuarat juga dimaklumkan dengan keterangan bahawa terdapat

penyandang Pembantu Laut Gred A17 yang ditempatkan di Jabatan Pelajaran Negeri tidak melaksanakan tugas dan fungsi sebagai Pembantu Laut tetapi sebaliknya menjalankan tugas-tugas pentadbiran seperti pemandu, tukang kebun dan sebagainya.

9.3.3. Sehubungan dengan itu, mesyuarat bersetuju dengan cadangan

supaya setiap Pembantu Laut Gred A17 yang ditempatkan di Jabatan Pelajaran Negeri diberikan pusingan penempatan iaitu setiap dua (2) tahun dan membuat lawatan di Jabatan Pelajaran Negeri bagi memastikan fungsi dan peranan sebagai Pembantu Laut dilaksanakan.

Tindakan: Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan

10. Penangguhan Mesyuarat

10.1. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 11.35 pagi dengan ucapan salam dan terima kasih dari Pengerusi.

10

MINIT MESYUARAT

KETUA-KETUA JABATAN/BAHAGIAN PERINGKAT JABATAN LAUT MALAYSIA

BIL 2/2011 PADA 21 APRIL 2011

Disediakan Oleh,

………………………………………. (SITI UMAINAH BT ABDUL AZIT) Pegawai Laut Gred A41 Pencatat Minit, Mesyuarat Ketua–ketua Jabatan/Bahagian Peringkat Jabatan Laut Malaysia Bil 1/2010. Disemak, (KHAIRUDIN BIN ABBAS) Pengarah, Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Laut Semenanjung Malaysia. Diluluskan, (DATO’ KAPTEN AHMAD BIN OTHMAN) Ketua Pengarah Laut, Jabatan Laut Semenanjung Malaysia. Merangkap Pengerusi, Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan/Bahagian Peringkat Jabatan Laut Malaysia.

11