7. persediaan pihak diaudit - · pdf filekakitangan penyelenggaraan pengurus(-pengurus) alam...

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja

1

7. Persediaan Pihak Diaudit

Tata Pengendalian Industri Elektronik Citizenship Coalition (EICC) diperkenalkan untuk pembekal industri ICT pada tahun 2004. Jangkaan ini didorong oleh objektif Tanggungjawab Korporat (CR) bagi syarikat ahli gabungan dan mengandungi keperluan khusus dalam bidang yang berkaitan dengan hak asasi manusia dan amalan buruh, kesihatan dan keselamatan pekerjaan, alam sekitar dan etika perniagaan.

Program ini telah berkembang ekoran daripada peningkatan jangkaan pelanggan, pelabur, pekerja dan orang awam agar syarikat ahli EICC menentusahkan bahawa operasi pembekal mereka dijalankan secara bertanggungjawab secara sosial dan alam sekitar yang konsisten dengan kehendak EICC.Program Audit Disahkan EICC (VAP) adalah sebahagian daripada proses penentusahan tersebut.

Audit yang berjaya bergantung kepada persediaan teliti oleh kedua-dua pasukan Audit dan Pihak Diaudit.Sebelum Audit, pengurusan Pihak Diaudit perlu:

Pastikan penglibatan pengurus kanan di kedua-dua mesyuarat pembukaan dan penutup

Lantik kakitangan yang bersesuaian untuk berinteraksi dan menemani pasukan Audit

Wujudkan agenda dan jadual untuk Audit bersama-sama dengan Ketua Pasukan Audit

Berikan Ketua Pasukan Audit dokumen yang diperlukan oleh pasukan Audit untuk bersedia bagi Audit

Buat janji temu dengan kakitangan pengurusan bersesuaian dan pastikan mereka bersedia untuk Audit

Pastikan bahawa semua maklumat relevan tersedia untuk pasukan Audit apabila mereka tiba (cth. peta kemudahan, nama dan bilangan orang penting, ...)

Pastikan bahawa Juruaudit mempunyai akses ke semua kemudahan (cth. penghasilan, pemasangan, pengedaran, kantin, asrama, penyimpanan bahan kimia, ...) dalam skop Audit.

Cari dan kumpul semak semua rekod dan dokumentasi yang diminta. Pastikan bahawa ini adalah yang terkini dan tersedia pada hari Audit

Sediakan bilik mesyuarat untuk Juruaudit dan akses ke kawasan kemudahan yang akan membolehkan temu bual pekerja diadakan dalam cara yang sulit

Tataletak kemudahan atau kampus seperti yang berkenaan bergantung kepada skop Audit

Menyediakan persekitaran agar juruaudit boleh bekerja dengan selamat, bebas & membina dalam cara yang membolehkan mereka melakukan kerja mereka dengan betul, tepat pada masanya dan dalam cara yang dapat menepati jangkaan EICC.


2

7.1 Program Audit Disahkan EICC (VAP)

Matlamat program Audit adalah untuk bekerja bersama-sama dengan pembekal untuk menggalakkan penambahbaikan prestasi CR dan membina keupayaan CR pangkalan bekalan.

Audit menyediakan untuk syarikat-syarikat ahli EICC penilaian buruh, etika, kesihatan dan keselamatan pekerjaan dan amalan alam sekitar pembekal relatif kepada keperluan yang telah ditetapkan dalam kriteria Audit EICC dan mengenal pasti amalan CR pembekal yang mungkin memerlukan penambahbaikan untuk memenuhi keperluan tersebut.

7.2 Kriteria Program Audit Disahkan EICC

Kriteria Audit EICC adalah berdasarkan Tata Pengendalian Industri Elektronik dan keperluan undang-undang setempat dan menetapkan jangkaan prestasi CR asas untuk pembekal.

Kriteria Audit merangkumi lima bidang utama: • Buruh • Kesihatan & Keselamatan • Alam Sekitar • Etika • Sistem Pengurusan untuk Buruh, Etika, Kesihatan & Keselamatan dan Alam Sekitar

7.3 Gambaran Keseluruhan Audit

Audit dilaksanakan di kemudahan oleh Juruaudit pihak ketiga yang dilatih khas, bebas dan bertauliah, dan mempunyai elemen berikut:

• Persediaan untuk Audit (di pejabat firma Audit dengan interaksi minimum dengan Pihak Diaudit)

• Tinjauan perimeter (luar tapak – tiada interaksi dengan Pihak Diaudit)

• Mesyuarat pembukaan

• Penilaian kemudahan

o Lawatan dan pemeriksaan kemudahan

o Semakan dokumentasi

o Mengumpulkan maklumat daripada pengurusan dan pekerja

• Mesyuarat kesimpulan setiap hari

• Mesyuarat penutup

• Laporan Audit Disahkan (VAR)

• Tindakan pembetulan (bukan sebahagian daripada Audit Disahkan tetapi sebahagian daripada proses penambahbaikan berterusan – butiran boleh ditemui dalam Persediaan Tindakan Pembetulan untuk Pihak Diaudit, Bab 10)

Penilaian Kendiri Tindakan

Pembetulan dan Pencegahan

Audit

Penambahbaikan Berterusan

Audit Penutup

2 tahun kesahan VAP dari tarikh mesyuarat penutup audit permulaan


3

• Penentusahan susulan (bukan sebahagian daripada Audit Disahkan tetapi sebahagian daripada proses penambahbaikan berterusan – butiran boleh ditemui dalam Persediaan Tindakan Pembetulan bagi Pihak Diaudit)

7.3.1 Perkara yang diharapkan dalam Audit Disahkan (VA) Audit EICC akan merupakan acara anggaran dua atau tiga hari.Bagaimanapun, bilangan hari Audit dan ahli pasukan Audit akan bergantung kepada saiz kemudahan, kerumitan operasi dan bilangan pekerja.Selain daripada itu, sama ada Audit adalah Audit awal atau Audit penentusahan susulan, ia akan memberi impak terhadap tempoh VA.Tempoh Audit Disahkan khusus dan bilangan Juruaudit akan ditentukan bersama-sama di antara pengurus Program VAP dan firma Audit bertauliah pada masa yang sama Audit dijadualkan. Ini dilakukan menggunakan algoritma amalan terkemuka untuk memastikan kekonsistenan VA di kalangan Pihak Diaudit.

Tujuan Audit EICC adalah untuk mengumpulkan bukti objektif bagi mengesahkan bahawa program dan amalan CR Pihak Diaudit ditakrifkan, dilaksanakan dan berkesan sepenuhnya.

Audit EICC termasuklah pemerhatian daripada pemeriksaan kawasan; semakan program, prosedur dan dasar; dan mengumpulkan maklumat daripada pengurusan dan pekerja.

Lintas semak kemudahan dan pengumpulan maklumat daripada pekerja dan pengurusan adalah bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai dasar CR, amalan, pelaksanaan prosedur, kesedaran peranan dan tanggungjawab dan penglibatan pengurusan.

Semakan dokumentasi dan rekod memberikan maklumat tentang tahap sistem pengurusan CR ditakrifkan, dilaksanakan dan dikekalkan, serta keberkesanannya.

Pemerhati boleh menemani pasukan Audit daripada sekretariat EICC, Pelanggan (perlu disenaraikan dalam Lampiran B Perjanjian Pihak Diaudit) dan/atau APM.Tujuan pemerhati adalah untuk menilai prestasi Juruaudit dan keberkesanan proses Audit.Pemerhati tidak akan menyertai Audit secara aktif dan dikecualikan daripada hadir semasa mengumpulkan maklumat daripada pekerja.Akses tapak pemerhati (kecuali urus setia APM atau EICC yang akan mengiringi Juruaudit ke semua tempat) hendaklah dihadkan ke kawasan bersama, seperti asrama, kantin, kawasan kemudahan dan kawasan pengeluaran yang menghasilkan produk untuk syarikatnya sahaja.


4

7.3.2 Persediaan untuk Audit Fasa persediaan adalah untuk keseluruhan Audit EICC. Semasa fasa persediaan pasukan Audit yang ditugaskan akan:

Semak semua dokumen proses Audit EICC (Tata EICC, Protokol Audit, Manual Audit)

Semak penilaian kendiri dan dokumen yang disediakan Pihak Diaudit (termasuk Soal Selidik Penilaian Kendiri (SAQ))

Semak maklumat pada laman web Pihak Diaudit (jika tersedia)

Pastikan standard rujukan yang relevan seperti undang-undang yang berkenaan disemak dan tersedia

Hantar Dokumen penting (lihat senarai dokumen penting dalam bahagian ini) 2 hari bekerja selepas penerimaan Agenda Audit kepada Firma Audit yang ditugaskan.

Pasukan Audit akan memuktamadkan logistik Audit dengan Pihak Diaudit 2 hari bekerja sebelum permulaan Audit EICC melalui panggilan telefon.

Semua persediaan ini akan berlaku di pejabat firma Audit.

Pengurus Program Audit akan memberikan Pihak Diaudit dokumentasi dan bimbingan yang diperlukan untuk Audit Disahkan.

Selain itu, Ketua Juruaudit akan memberikan Pihak Diaudit tarikh Audit Disahkan terlebih dahulu dan juga akan menghubungi Pihak Diaudit dua hari sebelum Audit Disahkan untuk memastikan proses adalah jelas dan dokumen yang akan disemak (lihat Senarai Dokumen Penting berikut) adalah yang terkini dan tersedia apabila Juruaudit tiba di tapak. Ketua juruaudit juga akan memastikan bahawa Pihak Diaudit mempunyai sumber yang tersedia untuk menjalankan tugas audit khusus bagi membantu pasukan audit cth. memastikan Peralatan Pelindung Peribadi yang betul dan khusus untuk Juruaudit adalah tersedia, templat Waktu Bekerja yang lengkap untuk pekerja yang dipilih oleh Juruaudit,…

Pengurus Program Audit ada untuk memberikan bimbingan tambahan dan menjawab soalan jika perlu.


5

Senarai Dokumen Penting

Lesen perniagaan

Susun atar atau pelan lantai kemudahan

Penerangan/diagram proses

Perubahan di kemudahan dalam 12 bulan lepas

Gambaran keseluruhan penghasilan/perkhidmatan dalam 12 bulan lepas, isipadu, peralatan baru

Carta organisasi dengan tanggungjawab

Buku Panduan Pekerja

Bahan latihan pekerja baru

Kontrak Pekerjaan Kosong

Pendaftaran Pekerja mengandungi sebanyak mungkin maklumat (Pecahan majikan – mengikut jawatan, kerakyatan, terma pekerjaan (digaji secara langsung, melalui agensi buruh, pekerja pelajar, intern, …), kemudahan yang disediakan

SEMUA permit yang sah

Penepian daripada agensi kerajaan

Sijil sistem pengurusan yang sah

Laporan diserahkan kepada kerajaan yang terakhir (Buruh, Etika, Kesihatan & Keselamatan, Alam Sekitar)

Proses Pengurusan Risiko (Buruh, Etika, Kesihatan & Keselamatan, Alam Sekitar)

Tindakan Kecemasan (semua kecemasan) dan rancangan Kesinambungan dan Penyambungan Perniagaan

Inventori bahan berbahaya

Inventori sisa berbahaya

Pelan Tindakan Pembetulan (selesai pada 12 bulan lepas atau sedang berjalan)


6

7.3.3 Tinjauan perimeter Sebelum tiba di tapak Juruaudit boleh membuat tinjauan perimeter, yang terdiri daripada pengenalan konteks komuniti setempat di tempat Pihak Diaudit beroperasi.

Keseluruhan objektif perlu mengenal pasti pelbagai titik data yang membantu memberikan konteks setempat kepada operasi tapak penghasilan dan untuk menyediakan soalan bagi penyiasatan selanjutnya apabila berada di tapak.

Ini mengandungi melihat infrastruktur seperti pengangkutan, perkhidmatan kecemasan seperti bomba dan juga mendapatkan maklumat daripada komuniti setempat mengenai Pihak Diaudit.

Tinjauan perimeter biasanya berlanjutan di antara 30 dan 60 minit dan akan menambah maklumat Audit di tapak bagi memberikan konteks dan penyegitigaan maklumat.

Semasa tinjauan perimeter Pasukan Audit tidak akan mempunyai interaksi dengan Pihak Diaudit.

7.3.4 Mesyuarat Pembukaan Apabila tiba di tapak Juruaudit akan memberikan pengenalan tentang diri mereka dan akan memulakan proses Audit di tapak. Juruaudit akan membawa bersama-sama mereka semua alat dan peralatan Audit yang diperlukan untuk Audit. Pihak Diaudit akan memastikan semua dokumen yang diperincikan oleh Juruaudit seperti yang dinyatakan dalam bab 7.3.13 tersedia.

Juruaudit akan mengatur pengangkutan, kemudahan dan makanan mereka sendiri untuk Audit.

Semua Audit Disahkan CR EICC bermula dengan mesyuarat pembukaan.Tujuan mesyuarat adalah untuk pasukan Audit bertemu dengan pengurusan Pihak Diaudit dan kakitangan lain yang terlibat dalam Audit. Mesyuarat pembukaan akan mengikut prosedur dan templat audit standard EICC.

Ketua Juruaudit akan memberikan anda semakan ringkas mengenai agenda Audit, proses dan skop Audit dan menjawab sebarang soalan daripada Pihak Diaudit jika ada.Pihak Diaudit perlu memberikan ringkasan pendek mengenai isu perniagaan dan operasi yang membantu pasukan Audit memahami:

Persekitaran perniagaan untuk organisasi;

Perubahan besar semenjak Audit terakhir (jika berkenaan);

Organisasi program CR;

Penugasan tanggungjawab;

Matlamat dan prestasi CR; dan

Maklumat kemungkinan kepentingan terhadap Juruaudit dan yang hadir.


7

7.3.5 Skop audit Pasukan Audit akan perlu melawat:

Kawasan penghasilan;

Kawasan kemudahan (bilik kemudahan, rawatan air buangan, ....);

Kawasan pejabat;

Kawasan penyimpanan bahan, bahan kimia dan sisa;

Pusat Pengedaran/penghantaran dan penerimaan;

Kantin dan dapur;

Asrama dan perumahan luar tapak bagi pekerja/pekerja penghijrah (jika syarikat atau agensi buruh memiliki/menyewa kemudahan untuk pekerja).

7.3.6 Mengumpul maklumat daripada pengurusan dan pekerja Pihak Diaudit Pengumpulan maklumat daripada pengurusan dan pekerja adalah komponen penting dalam penilaian kemudahan.Mendengar dan memahami pekerja dan kakitangan memberikan perspektif lain mengenai amalan dan keadaan kerja.

Sepanjang Audit yang disahkan, Juruaudit akan berinteraksi dengan pekerja bagi mengumpulkan maklumat sama ada secara formal atau tidak formal. Interaksi formal bermaksud juruaudit memilih individu daripada kawasan kemudahan berlainan, syif atau jawatan berlainan dengan tanggungjawab yang berbeza. Interaksi tidak formal bermaksud Juruaudit akan mempunyai interaksi ringkas dengan individu di tempat kerja mereka, di koridor, tempat berehat seperti kafeteria,…

Bilangan pekerja yang dipilih untuk sesi pengumpulan maklumat formal akan bergantung kepada saiz kemudahan.Temu bual boleh berlanjutan dari 20 minit atau lebih, bergantung sama ada ia adalah temu bual individu atau kumpulan atau ciri subjek yang dibincangkan.

Bilangan pekerja/kakitangan yang akan berinteraksi dengan Juruaudit adalah berdasarkan kepada amalan terkemuka global dan dilaksanakan di seluruh algoritma standard.

Temu bual pekerja adalah mesyuarat peribadi di antara Juruaudit dan individu atau kumpulan pekerja.Pengurusan Pihak Diaudit tidak boleh hadir semasa temu bual untuk memastikan privasi dan kerahsiaan pekerja.

Pengumpulan maklumat daripada pengurus, kakitangan dan pekerja lain memberikan pasukan Audit pemahaman mengenai cara program CR Pihak Diaudit dibangunkan dan dilaksanakan.Biasanya pasukan Audit akan berinteraksi dengan:

Pengurus(-pengurus) tapak

Pengurus(-pengurus) pengeluaran

Kakitangan penyelenggaraan

Pengurus(-pengurus) alam sekitar

Pengurus(-pengurus) Kesihatan & Keselamatan

Pengurus(-pengurus) kualiti

Pengurus(-pengurus) Sumber Manusia

Kakitangan perkhidmatan di tapak seperti kantin, penyelia asrama, kakitangan keselamatan


8

Pengurus kewangan/pengurus senarai gaji

Pengurus pemerolehan/pengurus rantaian bekalan

Kakitangan perubatan di tapak (yang bersesuaian)

Kakitangan lain (yang bersesuaian)

7.3.7 Lintas semak kemudahan Tujuan lintas semak kemudahan adalah untuk pasukan Juruaudit mengamati keadaan fizikal dan amalan semasa dalam semua kawasan kemudahan. Pemerhatian ini membantu menentukan sama ada aktiviti dijalankan dalam cara yang konsisten dengan dasar, amalan yang dinyatakan dan keperluan undang-undang yang berkaitan.

Juruaudit boleh mengkaji semua kawasan fizikal kemudahan pada bila-bila masa dan perlu menetapkan rentak dan arah lawatan dan bukannya dibimbing oleh pihak pengurusan.

Semasa lawatan, adalah dinasihatkan agar Juruaudit mengkaji secara khusus:

Persekitaran kerja (ruang, suhu…),

Jawatan (ergonomi…),

Peralatan kebakaran dan peralatan kecemasan,

Perlindungan dan penyelenggaraan mesin,

Prosedur kecemasan,

Peralatan pelindung peribadi,

Peralatan pertolongan cemas

Penyimpanan dan pengendalian bahan berbahaya,

Pengurusan sisa

Tandas dan sanitasi,

Kesihatan dan keselamatan kantin apabila berkenaan,

Kesihatan dan keselamatan asrama apabila berkenaan

Sekatan tidak munasabah berhadap kebebasan pergerakan atau hak pekerja,

Rekod kualiti, penghasilan dan masa

Penyiaran tata yang relevan dan sebarang maklumat pekerja yang berkaitan dengan hak mereka

Papan kenyataan pekerja dan maklumat yang berkaitan dengan mesyuarat jawatankuasa Kesatuan atau pekerja

Sebarang rekod atau dokumen yang dipaparkan yang mungkin menunjukkan kepincangan di antara aktiviti operasi dan perlindungan hak asasi manusia

Bagaimanapun dalam sesetengah kes, atas sebab keselamatan, sekuriti atau kerahsiaan komersial, pengurusan tapak mungkin mempunyai dasar yang mengelakkan pelawat daripada berjalan tanpa diiringi di tapak. Dalam kes seumpamanya, Juruaudit hendaklah mengikut dasar Pihak Diaudit, melainkan pengurusan bersedia menawarkan pengecualian.


9

Menjadi tanggungjawab Pihak Diaudit untuk memaklumi Juruaudit tentang aturan dan keperluan keselamatan (seperti peralatan pelindung peribadi – PPE di kawasan kemudahan tertentu) dan memberi Juruaudit PPE yang diperlukan, jika perlu.

Juruaudit hendaklah mendapatkan kebenaran jika hendak mengambil gambar di kawasan kemudahan. Jika pihak pengurusan tidak memberikan kebenaran tersebut, Juruaudit akan menyatakannya dalam laporan bersama-sama dengan sebarang alasan yang diberi.Gambar yang diambil hendaklah tidak mengandungi produk, maklumat produk atau maklumat proprietari yang lain.

Juruaudit tidak sekali-kali boleh mengganggu aliran pengeluaran semasa sedang membuat lintas semak di kawasan kemudahan.

7.3.8 Semakan Dokumen: Sebagai sebahagian daripada Audit yang disahkan, Juruaudit akan menyemak rekod yang relevan.Contohnya, rekod senarai gaji akan disemak untuk menilai waktu bekerja, gaji dan faedah.Bilangan rekod yang akan disemak akan didasarkan pada bilangan pekerja/kakitangan yang akan ditemu bual oleh Juruaudit.

Selain daripada rekod kakitangan, pasukan Audit juga akan menyemak dokumentasi sistem pengurusan EHS, seperti prosedur, permit, objektif dan sasaran, laporan-laporan Audit sebelum ini, ....

Pada takat minimum, rekod kerja selama tiga bulan hendaklah disemak untuk setiap sampel. Tempoh masa bagi keadaan bekerja yang jauh berbeza hendaklah disertakan (contohnya: operasi musim tidak sibuk, operasi musim puncak, tempoh cuti istimewa atau masa cuti, selain tempoh kerja paling baru). Dalam semua kes, dokumentasi 12 bulan berturut-turut hendaklah tersedia di tapak, termasuk senarai gaji, rekod masa kerja, latihan keselamatan, penyelenggaraan jentera, peralatan kebakaran dan bahan berbahaya.

Senarai dokumen yang akan disemak oleh Juruaudit hendaklah tersedia pada permulaan proses Audit di tapak seperti yang dinyatakan dalam bab 7.3.13. Jika dokumen tidak tersedia sebelum waktu makan tengah hari pada hari pertama audit di tapak, audit akan diputuskan sebagai “Akses Dinafikan”

Sebagai sebahagian daripada semakan dokumentasi, para Juruaudit mungkin perlu merekodkan beberapa maklumat untuk melengkapkan penilaian mereka.Juruaudit hendaklah tidak menyertakan sebarangmaklumat sulit seperti pengenal pasti diri dalam laporan Audit.Selain itu, pengurus program VAP EICC akan menapis semua Laporan Audit Disahkan (VAR) untuk memastikan bahawa sebarang kemungkinan maklumat sulit akan dialih keluar sebelum laporan dikeluarkan kepada Penerima Diluluskan.

7.3.9 Mesyuarat Kesimpulan Harian Pasukan Audit akan bertemu pada setiap penghujung hari Audit dengan pihak pengurusan Pihak Diaudit untuk membincangkan dapatan hari tersebut, memberikan peluang kepada Pihak Diaudit untuk memberikan bukti tambahan dan membincangkan isu yang mungkin memerlukan maklumat tambahan untuk melengkapkan penilaian.


10

Pasukan Audit juga akan membuat kesimpulan dan bersetuju dengan agenda bagi baki bahagian Audit di tapak dengan pihak pengurusan Pihak Diaudit dan menjelaskan sebarang keperluan selanjutnya bagi memastikan Audit dilaksanakan dengan seberkesan dan secekap yang mungkin.

7.3.10 Mesyuarat Penutup Mesyuarat Penutup akan diadakan pada penghujung hari terakhir Audit. Kumpulan kakitangan Pihak Diaudit yang sama yang menyertai Mesyuarat Pembukaan dan orang lain yang akan mendapat manfaat daripada mendengar laporan pasukan Audit hendaklah menghadiri Mesyuarat Penutup.

Pasukan Audit akan membentangkan gambaran keseluruhan dapatan pasukan dan memastikan Pihak Diaudit benar-benar memahaminya.Pihak Diaudit juga akan diberi peluang untuk bertanya soalan dan memberikan bukti atau penjelasan tambahan.Matlamatnya adalah untuk mencapai persetujuan berkenaan dapatan utama.

Juruaudit akan menyemak dapatan Audit yang disahkan daripada semua aktiviti yang dijalankan, termasuk semakan dokumen, pemerhatian dan pengumpulan maklumat daripada pihak pengurusan, kakitangan dan pekerja.

Pasukan audit akan menyemak bukti yang dikumpulkan semasa Audit dan menilai status kepatuhan kemudahan dalam setiap bidang Audit. Jika maklumat atau bukti tambahan diperlukan, ia perlu diminta pada peringkat ini. Proses menyusun dan menyemak silang bukti yang dikumpulkan dan pembuatan keputusan seterusnya adalah prasyarat bagi penyediaan mesyuarat penutup – ini dirujuk sebagai penyegitigaan data.

Matlamat pengelasan Ketidakpatuhan adalah untuk mentakrifkan keterukan isu dan memastikan gambaran dapatan yang lebih tepat dengan membezakan antara dapatan terpencil, bukan sistemik dan yang berulang atau sistemik.

Pasukan Audit akan mengelaskan setiap Ketidakpatuhan:

Ketidakpatuhan Utama

Ketidakpatuhan Besar

Risiko Ketidakpatuhan

Ketidakpatuhan Kecil


11

Takrif berikut digunakan:

Ketidakpatuhan Keutamaan: adalah Ketidakpatuhan Besar dengan impak yang ketara dan serta-merta. Ini dipratakrifkan seperti adanya buruh kanak-kanak dalam kemudahan. Jika Ketidakpatuhan Keutamaan ditemui, Juruaudit perlu melaporkan ini serta-merta kepada pengurusan kemudahan dan kepada APM. Ketidakpatuhan Keutamaan Lain termasuk: buruh paksa, isu kesihatan dan keselamatan yang boleh menyebabkan bahaya serta-merta kepada nyawa atau cedera parah, dan isu alam sekitar yang boleh mengakibatkan bahaya yang serius dan serta-merta kepada masyarakat sekeliling. Semua ini telah ditandakan dalam protokol audit dengan warna merah muda dalam medan soalan.

Juruaudit akan memaklumkan Pihak Diaudit bahawa isu yang menyebabkan bahaya kepada pekerja mesti dibetulkan secepat mungkin tetapi tidak melebihi 30 hari selepas penemuan.Pekerja mesti dikeluarkan daripada pendedahan tersebut sehingga tindakan pembetulan diambil. Bagi Ketidakpatuhan Utama, tindakan pembendungan serta-merta adalah mandatori untuk menghapuskan ancaman dan perlu diselesaikan pada akhir audit dan disenaraikan oleh juruaudit dalam kesimpulan sebagai nota juruaudit. Ini tidak terpakai untuk waktu bekerja dan insurans sosial kerana biasanya tiada tindakan pembendungan boleh diambil sebelum penutupan audit.

Ketidakpatuhan Besar: dilihat sebagai kegagalan besar dalam sistem pengurusan – suatu yang menjejaskan keupayaan sistem untuk menghasilkan keputusan yang diingini. Ia juga mungkin disebabkan oleh kegagalan melaksanakan proses atau prosedur yang ditetapkan atau jika proses atau prosedur benar-benar tidak berkesan. Contohnya, kegagalan organisasi untuk menentusahkan kepatuhannya terhadap undang-undang dan peraturan yang dikenakan adalah Ketidakpatuhan Besar.

Ketidakpatuhan Kecil: Ketidakpatuhan kecil jika bersendirian tidak menunjukkan masalah sistemik pada sistem pengurusan. Ia lazimnya insiden yang terpencil atau rawak.Contohnya: Audit dalaman dengan permintaan tindakan pembetulan lewat yang belum selesai atau prosedur yang belum disemak untuk menggambarkan perubahan peraturan.

Risiko Ketidakpatuhan:Penarafan ini digunakan dalam bilangan situasi yang terhad:

1) Apabila terdapat bukti tidak mencukupi (cth. kurang daripada 3 titik data) untuk menentukan kepatuhan atau Ketidakpatuhan secara muktamad.Ini boleh berlaku ekoran daripada masa yang tidak mencukupi atau ketiadaan dokumen atau individu utama.

2) Apabila terdapat bukti yang bercanggah.Contoh bagi ini adalah apabila maklumat temu bual pekerja bercanggah dengan dokumentasi program atau kenyataan pengurusan.

3) Jika keadaan atau amalan mematuhi keperluan, tetapi menurut pertimbangan anda, ia berkemungkinan merosot menjadi Ketidakpatuhan tanpa sebarang tindakan atau usaha tambahan dari pihak pengurusan kemudahan.

Tidak Berkaitan: Soalan adalah tidak berkaitan dengan seluruh kemudahan Pihak Diaudit dan untuk setiap bahagian khusus kemudahan. Respons T/B perlu diminimumkan dan digantikan dengan sebanyak mungkin pemerhatian.


12

Kepatuhan:Apabila pasukan Audit menentukan bahawa kemudahan mematuhi soalan/peruntukan kriteria Audit EICC, dapatan tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi mengimbangkan laporan Audit dengan beberapa amalan yang baik atau utama.

Tidak Disertakan dalam Audit ini: Ahli EICC atau firma audit berkelayakan boleh menggunakan penarafan ini semasa audit (AMA/CMA) jika ia tidak dinilai atau tiada masa mencukupi di tapak. Penarafan ini TIDAK BOLEH digunakan dalam Audit Disahkan (VA)

Mesyuarat penutup akan dijalankan melalui pembentangan dan templat EICC formal.

Pengurusan Pengecualian:Jika isu boleh tersegitigakan dan disahkan sebelum mesyuarat penutup maka ini akan secara khususnya dinyatakan dalam mesyuarat penutup sebagai pengurusan pengecualian. Analisis selanjutnya mengenai topik ini akan dilakukan sebelum pengeluaran draf laporan dan firma Audit akan memaklumkan Pihak Diaudit mengenai kesimpulannya (melalui mel DAN panggilan telefon). Pengurusan pengecualian bagi soalan Audit EICC perlu diminimumkan dan tidak patut berlaku dalam kebanyakan Audit.

7.3.11 Laporan Audit EICC Laporan Audit EICC akhir yang formal akan tersedia kepada Pihak Diaudit dan penerima yang dibenarkan 30 hari bekerja selepas Audit.

VAR memberikan maklumat untuk pasukan pengurusan Pihak Diaudit bagi meningkatkan program dan prestasi CR mereka.Dapatan VA mengenal pasti kedua-dua kekurangan dan amalan yang baik dan adalah berdasarkan bukti objektif yang diperoleh semasa VA, berkaitan dengan:

Hasrat (sama ada semua kriteria Audit telah diutarakan);

Pelaksanaan (tahap amalan menepati kriteria yang ditakrifkan); atau

Keberkesanan (sama ada dasar dan amalan memberikan hasil yang diharapkan).

Untuk Audit Disahkan EICC, APM akan menjalankan semakan menyeluruh pada draf DAN laporan Audit EICC Akhir (VAR) untuk memastikan ketepatan, penyempurnaan dan kriteria kualiti laporan EICC lain.

Garis masa berikut menggunakan proses daripada mesyuarat penutup sehinggalah pengeluaran VAR:

Akuan Dapatan Audit kepada APM (+2 hari bekerja dari mesyuarat penutup)

Pasukan Audit menyerahkan VAR Draf kepada APM(+14 hari dari mesyuarat penutup)

Maklum balas diberikan oleh Pihak Diaudit kepada APM (+21 hari dari mesyuarat penutup)

Maklum balas QA kepada firma Audit oleh APM (+28 hari dari mesyuarat penutup)

Draf akhir VAR diterima oleh APM (+32 hari dari mesyuarat penutup)

QA VAR Akhir disemak oleh APM (+35 hari dari mesyuarat penutup)


13

VAR Akhir dikeluarkan kepada Pihak Diaudit dan pelanggan dalam Lampiran B Perjanjian Pihak Diaudit (+38 hari dari mesyuarat penutup)

Jika Pihak Diaudit tidak bersetuju dengan satu atau lebih kesimpulan selepas semakan QA maka Pihak Diaudit mempunyai peluang untuk menyertakan komen menyatakan perbezaan pendapat tertentu dalam VAR sebelum ia dikeluarkan

7.3.11.1 Prosedur Ketidakpatuhan Utama Ketidakpatuhan Utama adalah Ketidakpatuhan Besar dengan impak yang ketara dan serta-merta (lihat definisi dalam 7.3.10). Ini dipratakrifkan sebagai kehadiran buruh kanak-kanak, buruh paksa atau kesihatan, keselamatan atau alam sekitar yang boleh menyebabkan bahaya serta-merta terhadap kehidupan atau menyebabkan bahaya yang serius dan serta-merta terhadap pekerja atau masyarakat.

Garis masa berikut akan dikenakan apabila menemui Ketidakpatuhan Utama:

0 Jam – Ketidakpatuhan dikenal pasti dan disampaikan kepada pengurusan Pihak Diaudit semasa Audit EICC di tapak, Pihak Diaudit segera menghapuskan ancaman (isu yang menyebabkan isu Utama – cth. keluarkan kanak-kanak dari tempat kerja bagi contoh kes buruh kanak-kanak)

12 Jam - Ketua Juruaudit dan APM melaporkan isu kepada Pengurusan Penerima Yang Dibenarkan

24 Jam - Penerima Yang Dibenarkan menghubungi Pihak Diaudit

48 Jam - Pembendungan dijalankan, Pihak Diaudit melaksanakan langkah sementara untuk memastikan Isu Utama tidak berlaku lagi

Audit Pasca Disahkan

7 Hari - Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) diserahkan kepada Pengurus Program VAP, Pihak Diaudit memulakan pelaksanaan CAP

17 Hari - Penerima Yang Dibenarkan meluluskan CAP keseluruhan Pelan Tindakan Pembetulan dan Pihak Diaudit melaraskan pelaksanaan CAP jika perlu

30 Hari- Mencadangkan Tarikh Akhir Luar untuk penutupan Ketidakpatuhan Utama, ini termasuk Audit susulan mengenai Ketidakpatuhan Utama.


14

7.3.12 Cara untuk Bersedia untuk Audit EICC sebagai Pihak Diaudit

Audit EICC adalah usaha sama di antara Pihak Diaudit dan pasukan Audit dan persediaan mencukupi oleh kedua-duanya adalah penting untuk mendapatkan nilai maksimum.Oleh itu, proses berjalan paling lancar apabila semua pihak benar-benar bersedia dan bekerjasama dengan memikirkan matlamat yang sama.

Wakil pengurusan Pihak Diaudit bertanggungjawab untuk persediaan Audit Pihak Diaudit. Beliau merupakan hubungan dan rakan utama dengan Ketua Juruaudit dan juga merupakan individu yang akan meluluskan dan mengeluarkan Laporan Audit EICC.

Aktiviti persediaan khusus Pihak Diaudit termasuklah:

Sahkan tarikh Audit dan tempoh Audit dengan Firma Audit.

Rancang agenda terperinci Audit di tapak bersama-sama dengan Ketua Juruaudit.

Berikan maklumat mengenai logistik perjalanan:hotel dan lapangan terbang pilihan, sekatan perjalanan dan sebarang pertimbangan khas.

Sertai semakan dokumentasi sebelum Audit

o Semak maklumat mengenai EICC

o Lengkapkan Soal Selidik Penilaian Kendiri (SAQ) EICC

Cari semua manual, rekod dan dokumentasi yang diminta.Pastikan ia tersedia dan yang terkini pada hari Audit (lihat senarai dokumen dalam 7.3.13).

Pastikan bahawa maklumat yang relevan tersedia untuk Juruaudit apabila mereka tiba:

o Nama, nombor telefon dan lokasi individu penting bagi kemudahan Yang Diaudit

o Peta tapak dan kawasan sekeliling

Pastikan bahawa Juruaudit mempunyai akses ke kemudahan (mis., asrama, kantin, kawasan penghasilan, pemasangan dan penyimpanan bahan kimia).

Pastikan ahli kakitangan yang ada mempunyai pengetahuan mendalam mengenai dasar, prosedur, arahan kerja dan rekod EHS, Buruh dan Etika kemudahan.

o Buat janji temu dengan individu yang diminta oleh Ketua Juruaudit untuk mengumpulkan maklumat daripada sesi pekerja/kakitangan

Lantik ahli kakitangan yang bertanggungjawab untuk berinteraksi dan menemani Juruaudit.

Jemput ahli kakitangan yang bersesuaian ke mesyuarat pembukaan dan penutup dan kesimpulan setiap hari.

Beri taklimat kepada pengurusan dan kakitangan mengenai proses Audit agar mereka boleh sertai secara berkesan.

Sediakan bilik mesyuarat untuk Juruaudit, sebaik-baiknya dengan akses ke talian telefon/Internet dan mesin salinan.

Aturkan hos pengurusan, seperti yang diperlukan mengikut jadual.


15

7.3.13 Dokumen dan Rekod untuk penyerahan dan semakan

Jadual berikut menyenaraikan rekod dan dokumen yang Pasukan Audit perlu semak semasa Audit EICC.Harap maklum bahawa ini adalah senarai minimum dan tidak merangkumi semua dokumen yang mungkin diperlukan. Pasukan Audit boleh meminta dokumen dan rekod lain yang berkaitan untuk semakan sama ada sebelum atau semasa Audit di tapak.

Item dalam jadual I 7.3.2 perlu dihantar kepada firma Audit pada masa Audit dijadualkan.

Senarai kedua dokumen dan rekod dalam 7.2.13 perlu disediakan untuk Juruaudit apabila mereka tiba di tapak.

Dokumen dan rekod minimum perlu disediakan untuk Juruaudit di tapak (pada permulaan Audit)

Bahagian Audit

Peruntukan

Maklumat umum

Maklumat kemudahan umum

Susun atur dan lukisan kemudahan

Penerangan proses dan bangunan dalam kemudahan

Perubahan di kemudahan dalam 12 bulan lepas

Gambaran keseluruhan penghasilan/perkhidmatan dalam 12 bulan lepas, isipadu, peralatan baharu, lesen baharu

Komunikasi kepada pekerja mengenai peruntukan EICC

Komunikasi dengan pembekal berkenaan kepatuhan EICC

Keperluan kontrak dengan pembekal berkenaan kepatuhan EICC

Bukti pengesahan pelaksanaan keperluan Tata EICC oleh pembekal

Bahagian Audit

Peruntukan Buruh

A1 Pekerjaan Dipilih Secara Bebas

Kontrak dengan agensi buruh, broker buruh, pembekal perkhidmatan buruh, ....

Contoh kontrak pekerja (buruh)

Pekerja tetap

Pekerja bergaji

Pekerja dibayar setiap jam

Kakitangan/pekerja sementara

Pekerja bermusim (jika berkenaan)

Pekerja remaja

Perantis

Pekerja vokasional (jika berkenaan)

Rekod pekerjaan termasuk bukti umur, identiti dan permit pekerja kerajaan


16

Proses/prosedur perekrutan/pengambilan bekerja

Dokumentasi pinjaman pekerja dan skim kredit

A2 Penghindaran Buruh Kanak-kanak

Dasar syarikat untuk perlindungan pekerja muda dan jam/syif yang sewajarnya

Dasar umur minimum diambil bekerja

Prosedur untuk memperoleh dan mengesahkan bukti dokumentasi umur

Rekod latihan dan program perantis

Rekod kehadiran sekolah dan sebarang pembayaran oleh syarikat untuk tuisyen atau buku

Prosedur perlindungan pekerja remaja

A3 Waktu Bekerja

Permit waktu bekerja bukan kebiasaan atau penepian bekerja lebih masa oleh agensi kerajaan

Maklumat yang diberikan kepada pekerja menerangkan keperluan undang-undang untuk waktu bekerja dan bekerja lebih masa

Dasar waktu bekerja

Proses untuk menguntukkan dan mengawal tempoh bekerja lebih masa

Proses/prosedur pendaftaran waktu bekerja (pengejaman ....)

Kad waktu atau lembar masa pekerja (tempoh 12 bulan paling terkini)

Bukti bahawa pekerja bersetuju untuk bekerja lebih masa (cth., kenyataan bertanda tangan)

Bukti komunikasi bekerja lebih masa

A4 Gaji dan Faedah

Maklumat yang diberikan kepada pekerja menerangkan gaji, pemotongan, pengiraan dan manfaat

Amalan potongan gaji disiplin dan pemberian bonus

Senarai elaun, cth. makanan, kemudahan dan prosedur

Prosedur untuk penentuan dan pengiraan upah mengikut kerja

Senarai sumbangan dan prosedur pekerja

Definisi gaji minimum tempatan

Rekod gaji atau penyata gaji yang merangkumi 12 bulan lepas menunjukkan semua pemotongan, sumbangan, pendapatan dan pemindahan wang untuk pekerja

Bukti pembelian semua insurans berkaitan untuk pekerja

Bukti dasar cuti bersalin/isteri bersalin untuk pekerja


17

A5 Layanan Berperikemanusiaan

Aturan dan peraturan kemudahan untuk amalan pekerja dan tindakan disiplin yang boleh diterima

Proses/prosedur disiplin

Rekod timbang cara pekerja, penyiasatan disiplin dan tindakan yang diambil (dan disampaikan)

A6 Tiada Diskriminasi

Keperluan pemeriksaan perubatan prapekerjaan, prapenempatan

Prosedur dan amalan kerahsiaan perubatan

Maklumat mengenai populasi pekerja (jenis (kontrak/sementara/tetap), jantina, fungsi, keetnikan (tempat asal), umur,..)

Iklan dan kelayakan kerja semasa

Penerangan fungsi dan jawatan

A7 Kebebasan Berkesatuan

Maklumat yang diberikan kepada pekerja menerangkan undang-undang dan peraturan tempatan berhubung kebebasan berkesatuan dan kesatuan pekerja

Dasar dan prosedur mengenai mekanisme timbang cara dan statistik untuk 12 bulan lepas, tindakan yang diambil (dan disampaikan kepada pekerja)

Minit mesyuarat pekerja dan/atau mesyuarat pengurusan kesatuan

Bukti komunikasi berkala dan saluran maklum balas dengan pekerja untuk mendengar isu mereka dan memberikan penyelesaian sewajarnya

Rekod aduan pekerja dan tindakan yang diambil (dan disampaikan kepada pekerja)

Bahagian EICC

Peruntukan Kesihatan dan Keselamatan

B1 Keselamatan Pekerjaan

Prosedur keselamatan (cth., sekat masuk-teg sekat, ruang terkurung, permit kerja panas)

Permit/pensijilan untuk mengendalikan mesin (forklift, dll.)

Program peralatan pelindung peribadi dan senarai PPE yang diperlukan untuk pelbagai tugas

Program lindung dengar dan perlindungan pernafasan


18

B2 Kebersediaan Kecemasan

Pelan perlindungan kebakaran, rekod penyelenggaraan untuk perlindungan kebakaran, sistem pencegah kebakaran dan sistem penggera kebakaran

Rekod kebakaran/latihan kecemasan pemindahan

Rekod latihan kecemasan tumpahan bahan kimia

Respons Kecemasan, Rancangan kesinambungan dan penyambungan perniagaan

Organisasi Pasukan Respons Kecemasan (ERT)

B3 Kecederaan dan Penyakit Pekerjaan

Penyiasatan kemalangan/penyakit pekerjaan dan laporan susulan

Buku log kecederaan / penyakit untuk tahun semasa

Log, analisis dan susulan “hampir berlaku”

Pendaftaran ketidakhadiran

B4 Kesihatan Industri

Hasil pemantauan kesihatan industri (hingar, bahan kimia dan agen fizikal)

Hasil pengawasan perubatan untuk pekerja yang terlibat dalam kerja berbahaya

Rekod komunikasi data kesihatan industri terhadap pekerja yang terdedah

B5 Kerja Yang Mengerah Tenaga

Rekod penilaian pekerja yang terdedah kepada kerja yang mengerah tenaga

Rekod pengubahsuaian yang dibuat pada kawasan kerja atau peralatan yang dipasang untuk mengurangkan tekanan terhadap pekerja

Penilaian risiko ergonomik/penilaian risiko pengendalian manual untuk pengendalian yang kerap berulang


19

B6 Perlindungan Mesin

Rekod penyelenggaraan pencegahan

Rekod penilaian risiko keselamatan mesin

Proses dan prosedur untuk menilai pendedahan pekerja terhadap bahaya pengendalian manual, tugas berulang-ulang, postur janggal, dll.

B7 Sanitasi, Makanan dan Perumahan

Lesen pengendalian kantin dan rekod pemeriksaan kesihatan pengendali makanan

Rekod latihan kecemasan pemindahan dalam asrama

B8 Makluman Kesihatan dan Keselamatan

Latihan H&S memerlukan analisis

Program latihan H&S dan rekod latihan

Prosedur komunikasi bahan berbahaya

Bahagian Audit

Peruntukan Alam Sekitar

C1 Permit dan Pelaporan Alam Sekitar

Salinan permit untuk operasi kemudahan dan rekod pemeriksaan atau nukilan

Pengecualian rasmi daripada keperluan permit, dikeluarkan oleh agensi kerajaan

Rekod pemantauan, pemeriksaan dan penyelenggaraan diperlukan oleh permit alam sekitar

Pendaftaran pembebasan alam sekitar (isipadu air, udara, sisa) untuk 2 tahun yang lepas

Pencegahan pencemaran dan pelan pengurangan dan hasil

Inisiatif dan hasil GHG

Inisiatif penjimatan air

C2 Pencegahan Pencemaran dan Pengurangan Sumber

Penilaian kematanan aspek alam sekitar

Garis asas bagi impak alam sekitar yang ketara

Sistem untuk memantau penggunaan sumber dan penjanaan sisa

C3 Bahan Berbahaya

Inventori bahan kimia dan bahan berbahaya lain

Pelan dan prosedur kawalan tumpahan

MSDS untuk semua bahan berbahaya di tapak

Lesen/pendaftaran bahan berbahaya


20

Pemeriksaan keutuhan tangki dan laporan ujian

Laporan audit vendor sisa

C4 Air Buangan dan Sisa Pepejal

Senarai sisa pepejal (berbahaya dan tidak berbahaya) yang dijana di tapak

Nota konsainan / rekod pelupusan (daftar muatan, resit, invois)

Lesen vendor sisa,

Permit atau pendaftaran dan pemantauan sisa / laporan pemeriksaan

Rekod penyelenggaraan loji rawatan air buangan dan lukisan seperti binaan

Analisis kualiti air dari bekalan air atau telaga pemantauan air bawah tanah

C5 Pelepasan Udara

Laporan pemantauan udara

Permit pelepasan udara dan laporan yang diserahkan kepada agensi kawal selia

Rekod penyelenggaraan peralatan pengurangan pencemaran udara

Laporan pemantauan hingar alam sekitar

C6 Sekatan Kandungan Produk

Spesifikasi pemerolehan dan pengilangan menerangkan cara kemudahan mematuhi undang-undang dan sekatan kandungan produk pelanggan

Rekod komunikasi RoHS, REACH, WEEE dan sekatan kandungan produk pelanggan lain terhadap pembekal

Keputusan ujian analitis

C7 Pengurusan Air Ribut

Peta kemudahan yang mengandungi rangka kawasan saliran air ribut; lokasi kawasan air berdekatan; lokasi pengumpulan air ribut dan sistem hantaran; rangka kawasan kedap kemudahan; lokasi di tempat bahan terdedah kepada pemendakan;

Memantau hasil kadar alir air ribut

C8 Penggunaan Tenaga dan Pembebasan Gas Rumah Hijau

Penggunaan tahunan bagi pembebasan gas rumah hijau berikut mengikut jenis

Bahagian Audit

Peruntukan Etika

D1 Integriti Perniagaan

Garis panduan pengendalian perniagaan / Tataetika


21

Pengedaran atau proses latihan mengenai Tataetika kepada pekerja

Dasar mengenai sumbangan dan penajaan syarikat

Dasar mengenai etika, antirasuah dan sogokan

Prosedur untuk penyiasatan pelanggaran etika

Pendaftaran perniagaan

D2 Kelebihan Tidak Wajar

Dasar yang memastikan pemberian kepada atau daripada pembekal dan pelanggan adalah tidak berlebihan daripada segi kos dan kekerapan dan layanan baik, perbelanjaan atau janji

Bahan latihan untuk pengurusan, penyelia dan pekerja dan rekod latihan

Prosedur yang berkesan untuk mengemukakan pekerja atau ejennya yang disyaki memberi atau menerima tawaran atau bayaran atau pemberian dan cubaan sogokan dalam sebarang bentuk

Prosedur penyiasatan dan sekatan seterusnya yang dikenakan telah tersedia

Prosedur/dasar disiplin

Rekod disiplin

D3 Pendedahan Maklumat

Templat/borang perjanjian bukan pendedahan

Perjanjian ketakdedahan dengan pembekal dan pelanggan

Perjanjian ketakdedahan dengan pembekal perkhidmatan

D4 Hak Milik Intelektual

Dasar semakan dan perlindungan hak milik intelektual

D5 Perniagaan Adil, Pengiklanan dan Persaingan

Laporan kewangan tahunan diaudit secara bebas oleh firma audit kewangan

Dasar perniagaan adil / antipakatan

Dasar pengiklanan/dasar komunikasi

Iklan/iklan pekerjaan

D6 Perlindungan Identiti dan Tiada Tindakan Balas

Maklumat yang diberikan kepada pekerja dan pihak berkepentingan luar mengenai cara untuk melaporkan isu etika perniagaan berkaitan secara sulit

Dasar/prosedur mengenai “tukang adu”


22

Prosedur untuk penyiasatan sulit dan tindakan ekoran daripada “tukang adu”

Statistik mengenai “tukang adu untuk 12 bulan lepas)

Komunikasi yang jelas dengan pekerja mengenai tiada tindakan balas.

Prosedur untuk menyiasat tuduhan kemungkinan tindakan balas.

Bahan latihan dan rekod latihan / Latihan ulang kaji tahunan mengenai tiada tindakan balas

D7 Privasi

Dasar dan program formal untuk melindungi privasi:

Bahan latihan dan rekod latihan mengenai perlindungan privasi

D8 Penyumberan Galian yang bertanggungjawab

Dasar/prosedur penyumberan galian yang bertanggungjawab

Penilaian risiko bagi sumber bahan adalah sama ada bebas 3TG atau (jika diperoleh oleh relau lebur/tapak penapis) bebas konflik

Pelan tindakan untuk mengumpul maklumat/tindakan untuk memastikan penyumberan galian yang bertanggungjawab

Bahagian Audit

Peruntukan Sistem Pengurusan

(Perhatian:salinan Penerangan/Manual sistem pengurusan bagi kemudahan ini akan dapat menangani sebilangan permintaan maklumat yang berikut)

E0 Pensijilan Sistem Pengurusan

Pensijilan sistem pengurusan (cth. SA8000, ISO 14001, OHSAS 18001, ….)

E1 Dasar syarikat/kemudahan atau kenyataan komitmen

Dasar Buruh, Pekerjaan, Etika, Kesihatan & Keselamatan dan Alam Sekitar

Dasar Tanggungjawab Sosial Korporat

Etika Perniagaan syarikat/kemudahan atau dasar atau manual Tatakelakuan Perniagaan

E2 Kebertanggungjawaban Pengurusan untuk buruh dan etika

Carta organisasi

Peranan dan tanggungjawab untuk wakil sistem pengurusan, pengurus dengan tanggungjawab sumber manusia, etika, buruh, kesihatan & keselamatan dan alam sekitar

Rekod semakan sistem pengurusan


23

E3 Penjejakan dan pemantauan undang-undang dan peraturan Tanggungjawab Sosial dan Alam Sekitar (SER) yang berkenaan dan keperluan pelanggan

Salinan keperluan pelanggan (cth., EICC)

Sistem penjejakan untuk pemantauan undang-undang,peraturan dan log pelaksanaan atau pengedaran Tanggungjawab Sosial dan Alam Sekitar (SER).

Salinan undang-undang yang berkenaan

E4 Penilaian Risiko dan Pengurusan Risiko SER

Prosedur untuk mengenal pasti, menilai dan memberi kedudukan risiko SER

Menyenaraikan risiko SER yang dikenal pasti untuk kemudahan dan rekod semakan penilaian risiko

Pelan tindakan yang mengetengahkan risiko SER paling tinggi yang dikenal pasti

E5 Objektif prestasi SER dan pelan dan Langkah pelaksanaan

Objektif dan sasaran prestasi tahun semasa, termasuk hasil semakan berkala bagi pelaksanaan dan status mesyuarat objektif

Inisiatif penambahbaikan semasa dan status kemajuan

E6 Program latihan SER

Penerangan latihan SER diberikan

Rekod latihan SER, ....

E7 Program komunikasi SER

Aturan SER kilang (contohnya, Buku Panduan Pekerja)

Proses untuk menyampaikan prestasi dan jangkaan SER syarikat kepada pekerja, pembekal dan pelanggan

Papan buletin, surat berita, tapak intranet untuk komunikasi dengan pekerja dan pengurus

E8 Maklum Balas dan Penglibatan Pekerja

Borang tinjauan/aduan pekerja

Penerangan formal bagi pekerja untuk menyertai pembangunan dan pelaksanaan program (contohnya, jawatankuasa, pasukan petugas, ....)

Tinjauan, aduan pekerja dan maklum balas yang disediakan oleh pengurusan

E9 Audit dan penilaian SER

Proses dan prosedur audit

Salinan Audit SER yang dijalankan sepanjang 24 bulan lepas


24

E10 Proses Tindakan Pembetulan SER

Prosedur pengurusan Tindakan Pembetulan

Salinan pelan tindakan pembetulan bagi Audit SER yang dijalankan 24 bulan lepas dan status semasa bagi pelan tindakan pembetulan ini

Rekod penjejakan Ketidakpatuhan, penutup, status dan semakan pengurusan

Rekod nukilan pematuhan undang-undang, hukuman untuk pelanggaran undang-undang dan peraturan buruh / etika

Rekod pematuhan undang-undang nukilan EHS atau hukuman yang diterima dalam tempoh 3 tahun lepas

E11 Dokumentasi dan Rekod SER Dasar dan prosedur pengekalan rekod

E12 Tanggungjawab Pembekal

Analisis pengenalpastian Pembekal Besar

Program Pembekal Besar/Ejen Buruh

Laporan pengesahan kepatuhan tata Pembekal Besar Di Tapak

Pelan tindakan pembetulan untuk kawasan ditambah baik yang dikenal pasti dalam laporan pengesahan Pembekal Besar Di Tapak

7. persediaan pihak diaudit - · pdf filekakitangan penyelenggaraan pengurus(-pengurus) alam...

Documents