6c prosedur tanggungjawab operasi dan …epsmg.jkr.gov.my/images/3/30/4._modul_efektif_spk... ·...

6C PROSEDUR TANGGUNGJAWAB OPERASI DAN PENYENGGARAAN ASET

JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Proses Kerja Penerimaan Tanggungjawab Operasi Dan Penyenggraan Aset

•Prosedur JKR untuk Penerimaan Aset bagi pihak

kementerian/ jabatan/ agensi dengan tanggungjawab

menyenggara aset tersebut

Apa

•Memastikan tahap fizikal aset dari agensi pemilik yang

akan dipertanggungjawabkan penyenggaraannya

kepada JKR hendaklah dalam keadaan yang baik dan

memenuhi tahap perkhidmatan yang dipersetujui oleh

kedua-dua pihak

Kenapa

•Aset baru- Pra CPC

•Aset sedia ada – sebelum serahanBila

•Peringkat Ibu Pejabat atau NegeriDi mana

•Semua aset milik kerajaan yang di bawah

tanggungjawab JKR dan aset milikan pelangganSiapa

•Mengikut proses kerja yang ditetapkanBagaimana


Proses Kerja Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan Aset

Permohonan

untuk

penyerahan

tanggungjawab

Operasi dan

Penyenggaraan

Aset (OPA)

1. Terima

permohonan

2. Lantik/arahkan

KPF laksana

penerimaan bagi

tanggungjawab OPA

Rujuk format surat

JKR.PK(O).06C-1]

1. Dapatkan dan

analisis PSPA

(Operasi) &

POPA agensi

pelanggan

2. Kendali

mesyuarat dan

lawatan ke

premis tersebut

3. Lantik/arahkan

KPPF sediakan

Pelan Tindakan

Penerimaan OPA

1. Sediakan pelan

Tindakan OPA

[Rujuk format

JKR..PK(0)06C-2 ]

2.Dapatkan

dokumen yang

berkaitan

sebagaimana

senarai semak

[Rujuk

JKR..PK(0)06C-3 ]

3. Lantik/arahkan

POF laksana

pemerhatian dan

pemeriksaan fizikal

premis

1. Laksana lawatan

pemeriksaan tapak

(Rujuk Garis Panduan

/ SOP yang berkaitan.

2. Sediakan dan

kemukakan Laporan

Pemerhatian Awal

kepada KPPF [Rujuk

JKR.PK(0).06C-4]

1. Analisis

Laporan

Pemerhatian

Awal

2. Tentukan

Panel Penilai

Teknikal

samada secara

dalaman/luaran

berdasarkan

Laporan

Pemerhatian

Awal

PB

KPF/KPPF

KPPFPOF

KPPF

1

2

3

4 5

INPUT

6.1 (a) Proses Kerja Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan Aset



Laksana

penilaian

pemeriksaan

keadaan aset

[Rujuk Garis

Panduan/ SOP

yang berkaitan]`

Sedia Laporan

Penilaian

Pemeriksaan

Keadaan Aset

bagi setiap

disiplin1. Verifikasi

laporan dan

syorkan keputusan

Rujuk borang

JKR.PK(O).06C-5]

2.Sediakan Sijil/

Surat Perakuan

Penerimaan

Tanggungjawab

Operasi dan

Penyenggraan

Aset

[Rujuk

JKR.PK(O).06C-6]

3. Nilai Prestasi

Perunding

Penyenggaraan

[Rujuk

JKR.PK(O).06B-3]

1. Lantik Panel Penilai Teknikal Luaran [Rujuk Prosedur Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan JKR.PK(P)10]

2. Pantau dan kawalpelaksanaanPenilaianPemeriksaanKeadaan Aset olehPanel PenilaiTeknikal Luaran

Sijil/SuratPerakuanPenerimaanTanggungjawabOperasi danPenyenggaraanAset

Secara

LuaranSedia Laporan Penilaian Pemeriksaan Keadaan Aset bagi setiap disiplin

Panel Penilai

Teknikal

Dalaman

KPF/KPPF

Secara

Dalaman

Panel Penilai

Teknikal

Dalaman

Panel Penilai

Teknikal

Luaran

KPF/KPPF

PB

1. Sahkan perakuan

penerimaan

tanggungjawab OPA

2. Kemukakan

Sijil/Surat Perakuan

Penerimaan

Tanggungjawab

Operasi dan

Penyenggaraan Aset

kepada pelanggan

(pemilik aset)

6a

7a

6b

7b

8

9

OUTPUT

OPA - Operasi dan Penyenggaraan AsetPB - Pengarah Berkenaan KPF - Ketua Program Fasiliti

PSPA (Operasi) - Pelan Strategi

Pengurusan Aset (Operasi)

DPA – Daftar Premis Aset

DAK – Daftar Aset Khusus POPA – Pelan Operasi dan

Penyenggaraan Aset

BIL PERKARA KETERANGAN RUJUKAN

1. Permohonan untuk

penyerahan

tanggungjawab Operasi

dan Penyenggaraan Aset

(OPA)

Permohonan diterima dari pihak pelanggan /

pemilik aset supaya melaksanakan penerimaan

aset termasuk melantik pihak JKR sebagai

pengurus di dalam menguruskan operasi dan

penyenggaraan aset tak alih milik agensi tersebut.

-

INPUT



BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Terima permohonan untuk

penyerahan tanggungjawab

Operasi dan Penyenggaraan

Aset (OPA)

PB PB akan terima

permohonan dari

pihak pelanggan /

pemilik aset.

- -

2. Lantik/arahkan KPF laksana

penerimaan bagi

tanggungjawab OPA

PB lantik / arahkan

KPF (Ketua Unit

Bahagian yang

berkenaan) untuk

laksanakan aktiviti

penerimaan

tanggungjawab

OPA

JKR.PK(O).06C-1 -

PB - (Pengarah Berkenaan)KPF - (Ketua Program Fasiliti) KPPF - (Ketua Pasukan Pengurusan Fasiliti)

1

OPA - (Operasi & Penyenggaraan Aset)



JKR.PK(O).06C-1

Nama Premis Aset

Arahan dikeluarkan oleh PB

(Pengarah CSFB /

Pengarah JKR Negeri)

Surat Arahan kepada KPF/ KPPF

(Ketua Unit Bahagian Berkenaan)

BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Dapatkan dan

analisis PSPA

(Operasi) & POPA

agensi pelanggan

KPF/ KPPF KPF akan mendapatkan

maklumat PSPA(O) & POPA

dari pihak pelanggan / pemilik

aset untuk dianalisis.

JKR.PATA-1

JKR.PATA.F7/1Rujuk Bab

B1 dan D :

TPATA

2. Kendali mesyuarat

dan lawatan ke

premis tersebut

KPF akan kendalikan

mesyuarat dengan KPPF yang

berkenaan dan laksana

lawatan ke premis tersebut.

- -

3. Lantik/arahkan

KPPF sediakan

Pelan Tindakan OPA

Hasil lawatan, KPPF diarah

sediakan Pelan Tindakan OPA

JKR.PK(O).06C-

2-


2




POPA – Pelan Operasi & Penyenggaraan

Aset

PSPA(O) – Pelan Strategi Pengurusan

Aset (Operasi)

JKR.PATA.F7/1JKR.PATA-1

KPF akan mendapatkan maklumat

PSPA(O) & POPA dari pihak

pelanggan / pemilik aset untuk

dianalisis.

BI

L

PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Sediakan pelan

Tindakan OPA

KPPF KPPF akan sediakan Pelan

Tindakan berdasarkan

kepada lawatan ke premis.

JKR.PK(0)06C-2

2. Dapatkan dokumen

yang berkaitan

sebagaimana senarai

semak

- JKR.PK(0)06C-3

3. Lantik/arahkan POF

laksana pemerhatian

dan pemeriksaan

fizikal premis

- - -


3




POF – Pegawai Operasi Fasiliti

JKR.PK(O).06C-2

1

2

3

4

Tahun pelaksanaanpenerimaan dibuatke atas premisberkaitan

Merujuk kepadaKementerian / Jabatan/ Agensi yang terlibat

Merujuk kepadapendaftaran ( DaftarPremis Aset) dalammySPATA (JIKA ADA)

Isi kandungan danpenjelasan bagi pelanyang perlu ada bagisetiap Pelan TindakanPenerimaanTanggungjawab Operasidan Penyenggaraan Aset. Pelan Tindakan dibuatberdasarkan Lawatanyang telah dibuat kepremis berkaitan

JKR.PK(O).06C-3

Dapatkan maklumataset dari PTRA pelanggan

* Potong mana yang tidak berkenaan

1

2

Senarai perkara-perkaradan dokumen-dokumenyang perlu ada dalampenerimaan aset untukdisimpan oleh JKR untuktujuan Operasi danPenyenggaraan Aset. Tandakan ( √ ) jika ada. Nyatakan rujukan sepertino fail, no kontrak danulasan seperti lengkap, tidak lengkap, tamattempoh dsb

3

Ulasan perkara-perkaradan dokumen-dokumenyang perlu ada dalampenerimaan aset untuk

4

Ditandatangan olehKPPF

5

Co

nto

h:

JK

R.P

K(O

).0

6C

-2

BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI SEMAK RUJUKAN

1. Laksana lawatan

pemeriksaan

tapak

POF - - Dokumen

Senarai Semak

Penerimaan

Bangunan

2. Sediakan dan

kemukakan

Laporan

Pemerhatian

Awal kepada

KPPF

Satus keadaan dan lokasi

aset terbabit dilaporkan

dan diulas

JKR.PK(O).06C-4


4




JKR.PK(O).06C-4

Dapatkan maklumataset dari PTRA pelanggan

Dapatkan maklumat aset dari PTRA pelanggan

Disediakan olehPegawai Operasi Fasiliti(POF)

Disahkan oleh KetuaPasukan PengurusFasiliti(KPPF)

Status keadan dan lokasi aset tersebut dilapor dan diulas

BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB


1. Analisis Laporan

Pemerhatian Awal

KPPF Analisis Laporan

Pemerhatian Awal

yang disediakan

oleh POF

JKR.PK(O).06C-4 -

2. Tentukan Panel Penilai

Teknikal samada secara

dalaman/luaran

berdasarkan Laporan

Pemerhatian Awal

- - -


5




BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Laksana penilaian

pemeriksaan keadaan aset

Panel

Penilai

Teknikal

Dalaman

Penilaian dilakukan

untuk mendapatkan

status tahap fizikal

aset bagi

menentukan

tindakan susulan.

- Dokumen

Senarai

Semak

Penerimaan

Bangunan


6a


PANEL PENILAI TEKNIKAL DALAMAN



Do

ku

me

nS

en

ara

iS

em

ak

Pene

rim

aan

Bang

un

an

BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB


1. Sedia Laporan Penilaian

Pemeriksaan Keadaan

Aset bagi setiap displin

Panel

Penilai

Teknikal

Dalaman

- JKR.PK(O)06C-5 -


7a


PANEL PENILAI TEKNIKAL DALAMAN



JKR.PK(O).06C-5

Dapatkan maklumat aset dari PTRA pelanggan

Menyatakan rumusan keadaan bangunan, bilangan kerosakan, perkara-perkara yang perlu diambil perhatian berdasarkan Laporan Penilaian Pemeriksaan Keadaan Aset dari Panel Penilai Teknikal Luaran/ Dalaman

KPF / KPPF akan verifikasi laporan dan mengesyorkan sama ada: a)Premis diterima untuk tanggungjawab OPAb)Premis diterima untuk tanggungjawab OPA tetapi bersyarat. (perlu tentukan kerosakan yang berlaku dan perlu dibaiki dahulu sebelum JKR mengambil tanggungjawab OPA).

Co

nto

h:

JK

R.P

K(O

).0

6C

-5

BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Lantik Panel Penilai Teknikal

Luaran [Rujuk Prosedur

Perolehan Bekalan dan

Perkhidmatan]

KPF/

KPPF

- JKR.PK(P)10 -

2. Pantau dan kawal

pelaksanaan penilaian

keadaan aset oleh Panel

Penilai Teknikal

- - -


6b


PANEL PENILAI TEKNIKAL LUARAN



BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB


1. Sedia Laporan

Penilaian

Pemeriksaan

keadaan aset bagi

setiap displin

Panel

Penilai

Teknikal

Luaran

Panel Penilai Teknikal

Luaran (Kontraktor /

perunding) perlu sedia dan

kemukakan Laporan

Penilaian Pemeriksaan

Keadaan Aset kepada KPF /

KPPF

JKR.PK(O)06C-5 -


7b


PANEL PENILAI TEKNIKAL LUARAN



BIL PERKARA PEGAWAI

BERTANG

GUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Verifikasi laporan

dan syorkan

keputusan

KPF/

KPPF

KPF / KPPF akan verifikasi laporan dan

mengesyorkan sama ada:

a)Premis diterima untuk tanggungjawab OPA

b)Premis diterima untuk tanggungjawab OPA tetapi

bersyarat. (perlu tentukan kerosakan yang berlaku

dan perlu dibaiki dahulu sebelum JKR mengambil

tanggungjawab OPA.

JKR.PK(O).06C-5

2. Sediakan Sijil/

Surat Perakuan

Penerimaan

Tanggungjawab

Operasi dan

Penyenggraan

Aset

KPF / KPPF perlu sediakan Sijil / Surat Perakuan

Penerimaan Tanggungjawab OPA sekiranya telah

mendapat persetujuan kedua-dua pihak (pemilik &

pengurus). Sijil-sijil tersebut perlu dikemukakan

kepada PB untuk pengesahan.

JKR.PK(O).06C-6

3. Nilai Prestasi

Perunding

Penyenggaraan

KPF / KPPF perlu menilai prestasi perunding

penyenggaraan berdasarkan format JKR.PK(O).06B-

3

JKR.PK(O).06B-3


8




JKR.PK(O).06C-6

Senaraikan nama Panel Penilai Teknikal yag telah membuat pemeriksaan

KPF / KPPF perlu sediakan Sijil / Surat Perakuan Penerimaan Tanggungjawab OPA sekiranya telah mendapat persetujuan kedua-dua pihak (pemilik & pengurus). Sijil-sijil tersebut perlu dikemukakan kepada PB untuk pengesahan

Nama Premis Aset

Kemukakan Sijil / Surat Perakuan Penerimaan Tanggungjawab OPA kepada pelanggan / pemilik aset.

JKR.PK(O).06B-3Laporan Penilaian dibuatjika melantik panel penilaiteknikal luaran.

Rujukan bagipengukurantahap prestasiPerkhidmatanPerunding

Butiranmaklumat kerjaPenilaian olehPerundingPenyenggaraan

Sokongan

Isikanmaklumat namaperunding danalamat sertanilaikan tahapprestasiperundingtersebut

1

2

3

4

5

6

Laporandisahkan olehKPF/ KPPF

Tandakan ( √ ) bagi SkopPerkhidmatan : PenerimaanAset

Sediakan ulasanmengenaiprestasiPerunding

BIL PERKARA PEGAW

AI

BERTAN

GGUNG-

JAWAB

KETERANGAN SENARAI

SEMAK

RUJUKAN

1. Sahkan perakuan

penerimaan

tanggungjawab OPA

PB PB akan mengesahkan perakuan

penerimaan tanggungjawab OPA

& kemukakan Sijil / Surat

Perakuan Penerimaan

Tanggungjawab OPA kepada

pelanggan / pemilik aset.

- -

2. Kemukakan Sijil/Surat

Perakuan Penerimaan

Tanggungjawab

Operasi dan

Penyenggaraan Aset

kepada pelanggan

(pemilik aset)

JKR.PK(O).06C-6


9




OPA - Operasi dan Penyenggaraan AsetPB - Pengarah Berkenaan KPF - Ketua Program Fasiliti

PSPA (Operasi) - Pelan Strategi

Pengurusan Aset (Operasi)

DPA – Daftar Premis Aset

DAK – Daftar Aset Khusus POPA – Pelan Operasi dan

Penyenggaraan Aset

BIL PERKARA KETERANGAN RUJUKAN

1. Sijil / Surat Perakuan Penerimaan

Tanggungjawab Operasi dan

Penyenggaraan Aset

JKR.PK(O).06C-6

OUTPUT




Prosedur Tanggungjawab Operasi Aset – JKR.PK(O).06C - Aset Jalan

6.1 (b) Proses Kerja Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan Aset Jalan

1. Skala

2. Surat Arahan

KPKR

3. Permohonan

Daripada PPPF

INPUT

Lantik KPF/KPPF

oleh PB

i. Borang

JKR.PK(O).06C-1

1.Rujuk Kaedah

Pelaksanaan Proses

Penerimaan Aset

JKR.PK(O).06C-7

2. Hantar dan

Dapatkan

Maklumbalas

Daripada PPPF

i. Surat

Pelaksanaan Audit

Kriteria Penerimaan

ii. Borang

JKR.PK(O).06C-8

iii. Borang

JKR.PK(O).06C-9

Pelaksanaan Audit

Kriteria

Penerimaan Di

Tapak

Rujuk pada SOP

Senggara Jalan,

Prosedur Kawalan

Produk Yang

Tidak Memenuhi

Spesifikasi.

Borang

JKR.PK(SJ).01.04.

06-1

1.Laporan Audit

Dikeluarkan

i. Laporan

Ketidakpatuhan/

Kecacatan Audit

Kriteria Penerimaan

Jalan

JKR.PK(O).06C-9a

ii. Borang

JKR.PK(O).06C-9b

2. Kemukakan

Kepada PPPF untuk

tindakan

PB

KPF/KPPF KPF/KPPF

KPF/KPPF


Prosedur Tanggungjawab Operasi Aset – JKR.PK(O).06C - Aset Jalan

6.1 (b) Proses Kerja Penerimaan Tanggungjawab Operasi dan Penyenggaraan Aset Jalan

1. Pastikan semua

Ketidakpatuhan/Kec

acatan

Dibaiki/dibuat

pembetulan dengan

sempurna

2. Maklumkan

kepada KPF/KPPF

Arahkan PPPF

sediakan

i.Borang

JKR.PK(O).06C-10

ii. Borang

JKR.PK(O).06C-11

Semak Dokumen

Penyerahan

OUTPUT

Surat Penerimaan

Aset

i. JKR.PK(O).06C-10a

PPPF

KPF/KPPF

KPF/KPPF

JKR.PK(O).06C-1

Nama Premis Aset

Arahan dikeluarkan oleh PB

(Pengarah CSFB /

Pengarah JKR Negeri)

Surat Arahan kepada KPF/ KPPF

(Ketua Unit Bahagian Berkenaan)

JKR.PK(O).06C-1

CONTOH

JKR.PK(O).06C-8

CONTOH

JKR.PK(O).06C-9

CONTOH

JKR.PK(O).06C-9a

BORANG BARU

JKR.PK(O).06C-9a

BORANG LAMA

JKR.PK(O).06C-9b

CONTOH BORANG

JKR.PK(O).06C-10

CONTOH

JKR.PK(O).06C-10a

CONTOH

JKR.PK(O).06C-11

CONTOH

6c prosedur tanggungjawab operasi dan …epsmg.jkr.gov.my/images/3/30/4._modul_efektif_spk... ·...

Documents