20140908051505_topik 1 - kemahiran mempengerusikan mesyuarat dan membuat keputusan.pdf

PENGENALAN

Apakah itu mesyuarat? Pernahkah anda menghadiri mesyuarat atau mempengerusikan sesuatu mesyuarat? Mengapakah mesyuarat diadakan? Di dalam topik ini, kita akan membincangkan tiga perkara utama, iaitu persediaan sebelum mesyuarat berlangsung, tanggungjawab Pengerusi dan ahli dan kaedah membuat keputusan dalam mesyuarat. Sebelum itu, kita akan membincangkan tentang pengertian, kriteria, etika dan tatasusila, pengurusan agenda dan tatacara pengendalian dalam mesyuarat supaya anda mendapat gambaran kasar tentang mesyuarat.

TTooppiikk

11 Kemahiran

Mempengerusikan Mesyuarat dan Membuat Keputusan

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menyatakan asas-asas penting untuk melaksanakan mesyuarat;

2. Menjelaskan pengertian mesyuarat;

3. Merancang persediaan bagi sebelum, semasa dan selepas mesyuarat;

4. Membezakan peranan Pengerusi, Setiausaha dan ahli mesyuarat; dan

5. Menilai kaedah untuk membuat keputusan yang berkesan dalam mesyuarat.

TOPIK 1 KEMAHIRAN MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

2

PRINSIP-PRINSIP MESYUARAT Pada pandangan anda, apakah pengertian mesyuarat? Berikut disertakan satu contoh pegertian mesyuarat (Nor Jabar, 2005) dan bincangkan samada terdapat persamaan atau perbezaan dengan apa yang anda fikirkan.

Jika anda tidak pernah menyaksikan atau menghadiri sesi mesyuarat, Rajah 1.1 menunjukan contoh bagus sesi mesyuarat yang sedang berlangsung.

Rajah 1.1 : Mesyuarat sedang berlangsung

Sumber : http://www.islam.gov.my/cms/upload/puu/PC130272.JPG pada 8 Jun 2010

1.1.1 Kriteria Mesyuarat

Apakah kriteria-kriteria utama yang perlu diambil kira untuk menguruskan sesuatu mesyuarat yang berkesan? Jadual 1.1 menunjukkan penerangan bagi setiap kriteria yang perlu dipatuhi bagi memastikan mesyuarat dapat diuruskan dengan berkesan.

1.1

Mesyuarat ialah perbincangan formal antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama menerusi proses komunikasi.

(Mohd. Nor Jabar, 2005)


3

Jadual 1.1: Kriteria-kriteria Mesyuarat

Kriteria Penerangan

Agenda Jelas, tepat dan menyeluruh

Masa Dirancang berdasarkan agenda yang telah ditetapkan

Kemudahan Bilik Mesyuarat Lengkap dan selesa

Notis Mesyuarat Dihantar kepada setiap ahli 14 hari sebelum mesyuarat

Kepakaran Ahli Sesuai dan arif dengan sesuatu tugas serta tanggungjawab, seperti peranan dalam sesuatu biro

Perbincangan Mesyuarat Hendaklah fokus kepada agenda, positif dan tepat

Pengerusi Memainkan peranan yang aktif dan proaktif, selain bijak mengendalikan mesyuarat

Setiausaha Peka terhadap perkara-perkara yang hendak dicatatkan

Minit Mesyuarat Mengikut susunan agenda, tepat dan telus

Tindakan Susulan Berdasarkan perbincangan dalam agenda perkara-perkara berbangkit, selain terdapat catatan Tindakan atau Makluman atau kedua-duanya sekali

1.1.2 Etika dan Tatasusila Mesyuarat

Mempunyai etika dan tatasusila yang positif bukan sahaja menarik perhatian ramai tetapi anda akan berjaya dalam setiap aspek hidup. Anda perlu tahu bahawa etika dan tatasusila harus dibawa bersama anda di mana-mana tidak kira di rumah, sekolah atau pejabat. Sebagai seorang pekerja, berikut adalah etika dan tatasusila yang perlu diikuti untuk melaksanakan sesuatu mesyuarat.

(a) Elakkan tiba lewat;

(b) Elakkan gangguan semasa mesyuarat;

(c) Tidak meninggalkan bilik mesyuarat;

(d) Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat;

(e) Mendengar secara aktif dan penuh minat;

(f) Berusaha memberikan sumbangan secara berkesan;

(g) Fokuskan kepada objektif mesyuarat;

(h) Bincang perkara-perkara positif dan elakkan perkara-perkara negatif; dan

(i) Berusaha menjadi seorang ahli yang aktif.


4

1.1.3 Pengurusan Mesyuarat

Bagaimana anda dapat membentuk dan menyusun agenda bagi sesuatu mesyuarat? Dalam membentuk sesuatu agenda mesyuarat, perkara-perkara utama mengikut susunan yang perlu anda sentuh dalam mesyuarat adalah seperti Rajah 1.2 berikut:

Rajah 1.2: Susunan agenda bagi sesuatu mesyuarat

Penyediaan sesuatu agenda hendaklah dirancang dan disempurnakan mengikut anggaran masa seperti berikut:

(a) Ucapan Pengerusi 115 minit

(b) Pengesahan minit mesyuarat yang lalu 22 minit

(c) Perkara-perkara berbangkit 330 minit

(d) Pembentangan kertas kerja 225 minit

(e) Hal-hal lain 225 minit Sepertimana yang anda mematuhi arahan ibu-bapa di rumah, mesyuarat juga mempunyai aspek-aspek yang perlu di ambil kira. AApakah aspek-aspek yang perlu dipatuhi untuk mengendalikan sesuatu mesyuarat? Aspek-aspek perlu bertumpu kepada perkara dan huraian yang ditunjukkan dalam Jadual 1.2.


5

Jadual 1.2 : Aspek-aspek dalam Mengendalikan Mesyuarat

Perkara Huraian

Panggilan Mesyuarat Dilaksanakan oleh Setiausaha

Arahan dan Pengawasan Aliran Maklumat

Dilakukan oleh Pengerusi

Tatacara dan Panduan Berpandukan etika dan format mesyuarat

Catatan dan Rekod Perbincangan

Dilakukan oleh Setiausaha

Notis Mesyuarat Diedarkan kepada ahli-ahli oleh Setiausaha selewat-lewatnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan

Ringkas, jelas dan mudah difahami, seperti tempat, tarikh dan masa mesyuarat

Isu Penting Kenyataan yang jelas untuk perbincangan

Perjalanan dan Peraturan Mesyuarat

Perjalanan sesuatu mesyuarat berpaksikan Undang-Undang Tubuh atau Undang-Undang Kecil sesuatu badan atau pertubuhan

Mesyuarat dianggap gagal jika Pengerusi terkeluar daripada peraturan, selain tidak berupaya menyelaraskan antara tujuan dengan agenda yang telah dirancang untuk dibincangkan

Kuorum Biasanya dua pertiga atau ditetapkan oleh mesyuarat

Jika tidak cukup, Pengerusi berhak membatalkan mesyuarat

PERSEDIAAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG

Adakah anda biasa membuat persediaan sebelum mesyuarat berlangsung? Bayangkan anda menghadiri mesyuarat tanpa penyediaan yang lancar. Saya boleh pastikan bahawa anda bukan sahaja akan menjatuhkan imej diri anda, tetapi mesyuarat tersebut juga tidak akan berbaloi kerana tidak ada persediaan.

1.2

Berikan penjelasan tentang kriteria-kriteria utama bagi menguruskan mesyuarat dan etika bagi melaksanakan sesuatu mesyuarat.

SEMAK KENDIRI 1.1


6

Oleh itu, persediaan sebelum mesyuarat berlangsung hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut: (a) MMengedarkan Minit Mesyuarat yang Lalu Sila pastikan proses pengedaran mengikut prosedur-prosedur berikut:

(i) Edaran minit dilakukan oleh Setiausaha;

(ii) Setiap edaran hendak lengkap dari segi butiran minit dan halaman serta dimuatkan di dalam fail khas (contohnya dinamakan Mesyuarat Panitia Bahasa Melayu SMK Seri Murni);

(iii) Minit diedarkan 14 hari sebelum mesyuarat berlangsung; dan

(iv) Setiap edaran dibuktikan dengan pengesahan penerimaan oleh ahli menerusi tandatangan dan tarikh.

(b) MMeminta Pandangan Ahli tentang Perkara-Perkara yang akan Menjadi

Agenda Pandangan ahli tentang perkara-perkara yang akan menjadi agenda

hendaklah tertumpu kepada:

(i) Apakah agenda yang perlu digubal?

(ii) Mengapakah agenda berkenaan perlu diketengahkan?

(iii) Apakah isu atau masalah yang hendak dibincangkan dalam agenda?

(iv) Apakah objektif bagi sesuatu agenda?

(v) Apakah keputusan yang hendak dicapai daripada sesuatu agenda? (c) MMenetapkan Tarikh, Masa dan Tempat Penetapan tarikh, masa dan tempat hendaklah berdasarkan aspek berikut:

(i) Kelapangan ahli-ahli untuk hadir;

(ii) Kesediaan ahli-ahli untuk berbincang;

(iii) Tarikh dan masa tidak bertembung dengan urusan lain yang sama mustahak;

(iv) Tempat perlu ditempah lebih awal; dan

(v) Masa yang hendak digunakan perlulah bersesuaian dengan ketetapan agenda-agenda.


7

(d) MMemberitahu Ahli-Ahli Pemberitahuan meliputi perkara-perkara berikut:

(i) Ahli-ahli diberitahu melalui notis yang diedarkan, termasuk penampalan notis pada papan kenyataan;

(ii) Jelas dan tepat tentang tempat, tarikh dan masa;

(iii) Ahli-ahli sedia diingatkan tentang jadual bagi setiap mesyuarat dalam setahun (perubahan tertakluk kepada tanggungjawab Pengerusi dan Setiausaha); dan

(iv) Setiap ahli diberitahu tentang tarikh mesyuarat selewat-lewatnya 14 hari sebelum mesyuarat.

Selaras dengan tugas dan tanggungjawab berkenaan, Pengerusi dan Setiausaha juga hendaklah merancang perkara-perkara berikut (bagi sebelum, semasa dan selepas mesyuarat) seperti di Jadual 1.3.

Jadual 1.3: Tugas dan Tangungjawab Pengerusi dan Setiausaha Sebelum Semasa dan Selepas Mesyuarat

Ahli SSebelum SSemasa SSelepas

Pengerusi Menetapkan tujuan atau objektif mesyuarat

Menetapkan tarikh, masa, tempat, kehadiran ahli dan agenda mesyuarat.

Kaedah membuka mesyuarat, mengawal perbincangan dan merumus; dan

Catatan kehadiran, butiran perbincangan dan justifikasi.

Kelulusan draf minit mesyuarat; dan

Persediaan post-mortem (jika perlu).

Setiausaha Menyedia dan menghantarkan notis yang diiringi agenda mesyuarat; dan

Menyediakan tempat dan peralatan mesyuarat

Kaedah membuka mesyuarat, mengawal perbincangan dan merumus; dan

Catatan kehadiran, butiran perbincangan dan justifikasi.

Pengedaran minit mesyuarat, simpanan rekod

Tindakan tertentu diambil berdasarkan agenda; dan

Penyediaan draf minit mesyuarat.


8

TANGGUNGJAWAB PENGERUSI, SETIAUSAHA DAN AHLI

Sebelum ini kita telah pun mempelajari secara ringkas persediaan sebelum mesyuarat yang dikendalikan oleh Pengerusi dan Setiausaha. Sekarang kita akan dengan lebih mendalam mempelajari tentang tanggungjawab ahli-ahli yang terlibat dalam mesyuarat.

1.3.1 Tanggungjawab Pengerusi

Di dalam sesebuah mesyuarat, Pengerusi memegang jawatan paling tinggi dan penting; dimana Pengerusi akan bertanggungjawab untuk mengemukakan keputusan. Untuk mengetahui dengan lebih lanjut, tanggungjawab PPengerusi melibatkan perkara-perkara berikut. (a) AAlu-Aluan kepada Ahli Alu-aluan kepada ahli hendaklah terkandung:

(i) Ucapan selamat datang atau terima kasih;

(ii) Fokus kepada komitmen setiap ahli;

(iii) Justifikasi kepada tujuan dan agenda mesyuarat; dan

(iv) Harapan supaya mesyuarat dapat berjalan lancar. (b) AAdil kepada Semua Ahli Sifat adil menjurus kepada langkah:

(i) Menjemput penjelasan isu daripada ahli-ahli mesyuarat;

(ii) Mendapatkan penjelasan tentang perkara-perkara yang tidak jelas;

(iii) Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan; dan

(iv) Mengawal waktu atau pembahagian masa (jika perlu selaraskan tempoh mesyuarat).

1.3

Secara ringkas, huraikan persediaan yang perlu dilakukan oleh seseorang Pengerusi dan Setiausaha sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan.

SEMAK KENDIRI 1.2


9

(c) MMemberikan Peluang kepada Ahli-Ahli untuk Mengemukakan Pendapat Langkah ini dapat dilaksanakan dengan:

(i) Meminta pandangan setiap ahli tentang sesuatu isu atau masalah;

(ii) Membuka peluang sama rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap; dan

(iii) Menggalakkan penyertaan semua ahli. Memegang jawatan Pengerusi bukan sahaja berhenti disini, malah ada juga peranan, tugas dan kepimpinan yang Pengerusi seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.3, Rajah 1.4 dan Rajah 1.5:

Rajah 1.3: Peranan Pengerusi dalam mesyuarat

(SSumber: Mohd. Nor Jabar, 2005)

Rajah 1.4: Tugas Pengerusi dalam mesyuarat

(SSumber: Mohd. Nor Jabar, 2005)


10

Rajah 1.5: Kepimpinan Pengerusi dalam mesyuarat

(SSumber: Mohd. Nor Jabar, 2005) Seperti yang anda tahu, setiap mesyuarat mengandungi beberapa peringkat iaitu: awal mesyuarat, dalam mesyuarat dan akhir mesyuarat. Setiap peringkat tersebut mempunyai agendanya yang khusus untuk diikuti. Marilah kita ikuti peranan Pengerusi dalam peringkat-peringkat seperti di Jadual 1.4:

Jadual 1.4: Peranan Pengerusi dalam Peringkat-peringkat Mesyuarat

Peringkat Mesyuarat Peranan

Pada awal mesyuarat

Datang awal untuk menyesuaikan diri dengan suasana dan ahli-ahli mesyuarat

Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan

Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu

Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyuarat

Luluskan minit mesyuarat yang lalu

Jelaskan perkara pentadbiran atau pengurusan pada awal mesyuarat.

Perbincangan dalam mesyuarat

Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu

Isu dikupas secara padat.


11

Pada akhir Mesyuarat

Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan;

Maklumkan keputusan yang telah diambil atau ditolak, diterima, diberikan perhatian atau ditunda;

Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil;

Tetapkan masa, tarikh dan tempat mesyuarat yang akan datang (jika perlu); dan

Tamatkan mesyuarat tepat pada masanya.

1.3.2 Tanggungjawab Setiausaha

Jika mengikut sususan, Setiausaha adalah peranan kedua terpenting didalam sesebuah mesyuarat. Ada beberapa tugas yang boleh dikendalikan oleh Setiausaha dalam ketidakhadiran Pengerusi. Marilah kita pelajari dengan lebih lanjut aspek-aspek yang perlu disesuaikan oleh Setiausaha. (a) PPeranan Setiausaha

(i) Membawa ke dalam bilik mesyuarat, minit mesyuarat (laporan-laporan, nota-nota atau bahan rujukan sekiranya perlu);

(ii) Hadir awal ke tempat mesyuarat semak kemudahan atau keperluan mesyuarat;

(iii) Menyediakan senarai para ahli;

(iv) Membantu Pengerusi seperti mengingatkannya tentang peraturan, masa dan agenda mesyuarat;

(v) Mencatatkan nama ahli yang bercakap dan butir-butir percakapannya;

(vi) Mencatatkan nota-nota dengan jelas;

(vii) Menyediakan minit mesyuarat dalam masa tujuh hari; dan

(viii) Menyampaikan keputusan dan arahan kepada sesiapa yang perlu mengambil tindakan susulan dengan segera.

(b) SSetiausaha dalam pengendalian penulisan minit mesyuarat

Di antara perkara-perkara yang perlu diberi perhatian ialah:

(i) Penstrukturan minit mesyuarat;

(ii) Penyelarasan perbincangan mesyuarat;

(iii) Pengesahan minit mesyuarat;


12

(iv) Pindaan minit mesyuarat;

(v) Perkara-perkara berbangkit;

(vi) Perkara-perkara lain yang dibincangkan;

(vii) Pernyataan penangguhan mesyuarat; dan

(viii) Lampiran (jika ada). (c) SSetiausaha dan komponen utama dalam minit mesyuarat

Setiausaha perlu memastikan bahawa komponen-komponen berikut ada dalam minit mesyuarat:

(i) Alamat;

(ii) Tajuk: Minit Mesyuarat ..... ;

(iii) Tarikh;

(iv) Masa;

(v) Tempat;

(vi) Pengerusi Mesyuarat;

(vii) Kehadiran;

(viii) Tidak Hadir dan Sebab; dan

(ix) Agenda Mesyuarat.

1.3.3 Tanggungjawab Ahli

Sila bayangkan jikalau sesi mesyuarat berlangsung tanpa ahli. Pernahkah anda terlibat sebagai ahli dalam mesyuarat? Apakah peranan dan tanggunjawab yang biasa anda memegangi? Marilah kita mempelajari tanggungjawab umum ahli yang menjurus kepada usaha berikut. (a) PPeranan dan Tanggungjawab Ahli

(i) Memaklumkan kepada pengurusan atau pihak berkenaan tentang keputusan mesyuarat;

(ii) Memberikan laporan maklum balas kepada Urus Setia; dan

(iii) Memberikan kesimpulan dari semasa ke semasa tentang apa-apa yang telah dibincangkan.


13

(b) AAhli tidak boleh Memonopoli Mesyuarat Ahli wajar:

(i) Bersepakat mengambil tindakan atas keputusan yang dicapai;

(ii) Menunjukkan keprihatinan terhadap ahli yang pendiam, banyak bercakap dan bersikap negatif; dan

(iii) Mengekalkan suasana harmonis dan mengelakkan perselisihan faham.

(c) AAhli Memberikan Peluang kepada Ahli yang lain untuk Memberikan

Pendapat Tindakan ini perlu untuk:

(i) Menghormati pendapat dan pandangan ahli yang lain;

(ii) Menjaga disiplin dan peraturan mesyuarat; dan

(iii) Menggalakkan perbincangan dan penyertaan ahli yang lain.

KAEDAH MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM MESYUARAT

Jika anda mengikuti babak ini dengan baik, siapakah tiga peranan penting dalam sesebuah mesyuarat? Kita tahu bahawa Pengerusi, Setiausaha dan Alhi memainkan peranan penting dalam mesyuarat. Selain itu, semangat pasukan juga adalah sama penting dalam membuat sesuatu keputusan. Kaedah membuat keputusan dalam mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 1991) memberikan penekanan terhadap aspek-aspek berikut:

1.4

Anda merupakan salah seorang ahli mesyuarat yang terlibat di dalam sesuatu mesyuarat. Apakah yang akan anda lakukan sekiranya anda mempunyai agenda atau cadangan yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat tersebut?

AKTIVITI 1.1


14

(a) KKeputusan Secara Muafakat Keputusan yang diperoleh secara muafakat berasaskan:

(i) Keputusan bersama yang dilaksanakan serta tindakan yang diambil; dan

(ii) Kewujudan suasana yang boleh merangsang keputusan yang adil, telus dan bijak.

(b) KKeputusan Dilakukan atas Kebijaksanaan Pengerusi

Kebijaksanaan Pengerusi dalam mengambil kira sesuatu keputusan berlandaskan:

(i) Ahli-ahli yang diberikan peluang secara sama rata untuk membuat sesuatu keputusan;

(ii) Agenda yang dibincangkan satu demi satu ke arah suatu keputusan yang padu;

(iii) Had waktu perbincangan bagi setiap isu atau masalah dibuat mengikut keutamaan;

(iv) Setiap keputusan dirumuskan dari semasa ke semasa; dan

(v) Arahan pengunduran individu yang tidak mematuhi peraturan atau mengganggu urusan membuat keputusan atau melanggar tatasusila mesyuarat.

(c) MMeminta Pandangan Ahli-ahli

Pandangan ahli-ahli diminta atas dasar untuk:

(i) Menjaga tatacara mesyuarat;

(ii) Memutuskan sesuatu keputusan yang hendak dicapai; dan

(iii) Menggunakan undi putus atau keputusan sebulat suara. Kaedah membuat keputusan dalam mesyuarat juga harus mengambil kira: (a) CCatatan Perbincangan

Bagi sesuatu minit mesyuarat, Tindakan dan Makluman dicatat seperti contoh berikut:

Pengerusi menyarankan kepada mesyuarat supaya kurikulum kursus guru dikaji semula. Penyemakannya wajar mengambil kira kos dan keperluan semasa.

Tindakan: KSU Kementerian Pelajaran AKTIVITI


15

(b) MMengesan Maklum Balas daripada Keputusan Mesyuarat Maklum balas daripada keputusan mesyuarat dikesan berdasarkan

peranan dan tanggungjawab ahli-ahli (Jadual 1.5)

Jadual 1.5: Peranan Ahli-ahli dalam Mengesan Maklum Balas Mesyuarat

Ahli-ahli Peranan

Ahli-ahli mesyuarat Memberi maklum balas kepada Urus Setia mesyuarat.

Urus Setia Mengesan keputusan mesyuarat dari segi:

(a) Siri perkara yang dicatat

(b) Rujukan bilangan mesyuarat

(c) Tajuk perkara

(d) Tarikh minit mesyuarat diedarkan

(e) Penerima minit mesyuarat.

Setiausaha Memastikan sama ada sesuatu tindakan telah selesai ataupun perlu diambil tindakan lanjut.

Pengerusi Memastikan Urus Setia menerima maklum balas mengikut jadual yang telah disediakan. Lazimnya, maklum balas diterima selewat-lewatnya tujuh hari sebelum mesyuarat.

Pengerusi menyatakan rasa bangga akan prestasi sekolah. Beliau berharap supaya setiap guru dapat menunjukkan kesungguhan untuk meningkatkan kecemerlangan murid.

Makluman


16

(c) TTindakan Urus Setia Melaporkan Maklum Balas Urus Setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat berdasarkan format di dalam Jadual 1.6.

Jadual 1.6 : Format Tindakan Maklum Balas

Perkara Pelaksanaan

Cabutan Keputusan

Menaip semula keputusan mesyuarat seperti yang tercatat dalam minit

Ulasan Urus Setia

(a) Menganalisis maklum balas dan keputusan-keputusan mesyuarat

(b) Analisis dan ulasan terdapat: (i) Senarai ahli yang belum memberikan maklum

balas (ii) Senarai ahli yang perlu memberikan maklum

balas, tetapi masih belum berbuat demikian (iii) Menentukan format maklum balas daripada ahli (iv) Ahli yang bertanggungjawab melaksanakan

keputusan mesyuarat hendaklah mengemukakan maklum balas kepada Urus Setia

Keputusan (a) Ditaip semula keputusan mesyuarat seperti yang tercatat dalam minit

(b) Berikan keterangan mengenai tindakan-tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan sesuatu keputusan

(c) Peringkat pelaksanaan dan pencapaian

(d) Lakukan perbandingan antara peringkat pelaksanaan dan pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan

Masalah Nyatakan masalah pelaksanaan (jika ada) yang menghalang pencapaian matlamat bagi keputusan mesyuarat


17

Syor Atasi Masalah

(a) Sebutkan keterangan tentang cadangan ahli untuk mengatasi masalah yang dihadapi

(b) Penyediaan laporan maklum balas oleh ahli yang bertanggungjawab

(c) Keputusan mesyuarat juga memerlukan maklum balas tentang pelaksanaan sesuatu program

(d) Tanggungjawab penyediaan laporan maklum balas hendaklah diberikan kepada ahli yang menyelaraskan pelaksanaan sesuatu program (i) Maklum balas yang diterima oleh Urus Setia

hendaklah diserahkan kepada ahli berkenaan untuk diringkaskan dan dianalisis untuk penyediaan laporan maklum balas yang berikutnya

(ii) Laporan maklum balas disediakan dalam tempoh 14 hari

Mesyuarat adalah perbincangan formal antara tiga individu atau lebih untuk

mencapai objektif bersama menerusi proses komunikasi.

Proses pengedaran minit mesyuarat hendaklah mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

SEMAK KENDIRI 1.3

1. Secara ringkas, terangkan tugas-tugas Pengerusi dan Setiausaha dalam mengendalikan mesyuarat.

2. Bagaimanakah keputusan dibuat dalam sesuatu mesyuarat?

Anda dilantik sebagai Pengerusi bagi satu mesyuarat. Semasa mesyuarat tersebut berlangsung, berlaku pertelingkahan antara ahli-ahli mesyuarat yang tidak setuju dengan hujah-hujah yang diberikan oleh ahli mesyuarat yang lain. Bagaimanakah anda dapat mengawal situasi tersebut?

AKTIVITI 1.2


18

Mesyuarat adalah berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

Tugas Pengerusi amat penting bagi memastikan mesyuarat dijalankan dengan lancar mengikut persediaan yang telah dirancang.

Pandangan ahli tentang perkara-perkara yang akan menjadi agenda hendaklah tertumpu pada objektif dan keputusan yang hendak dicapai.

Setiap maklum balas disusun mengikut tajuk yang telah ditetapkan.

Keputusan dilakukan atas kebijaksanaan Pengerusi berdasarkan perbincangan yang telah dilakukan.

Agenda

Ahli Aktif

Draf

Kuorum

Notis

Panggilan mesyuarat

Pembentangan

Peraturan mesyuarat

Perbincangan formal

Perkara-perkara berbangkit

Proses komunikasi

Tatasusila mesyuarat

Tindakan susulan

Ucapan pengerusi

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 (1991).. Panduan pengurusan

mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa.

Mohd. Nor Jabar (2005). Pengurusan mesyuarat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

20140908051505_topik 1 - kemahiran mempengerusikan mesyuarat dan membuat keputusan.pdf

Documents