1pekeliling perbendaharaan (1pp): pengurusan aset...

1PEKELILING PERBENDAHARAAN

(1PP):

PENGURUSAN ASET KERAJAAN

1

B A H A G I A N P E R O L E H A N D A N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L A Y S I A

2

http://www.treasury.gov.my/


3

http://www.treasury.gov.my/


4

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan,

Penyimpanan dan Pemeriksaan

Pendahuluan Pengurusan Aset

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan

KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan

KP 2.7/2013Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan

Hapuskira

KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN


5

Tujuan

Menjelaskan peraturan berkaitan pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor

Kerajaan

5

Tanggungjawab Pegawai Pengawal Tanggungjawab Ketua Jabatan

Penubuhan Unit Pengurusan

Aset (UPA) peringkat

Kementerian & Jabatan

PTJ (jika perlu)

Penubuhan & pelaksanaan

JKPAK

Pelantikan JK Penyiasat

Kawalselia pengurusan stor di

bawah UPA

Penyediaan Laporan Tahunan

Melantik pegawai khusus sepenuh

masa untuk pengurusan stor ( Stor

Pusat dan Stor Utama)

Melantik pegawai khusus berasas

beban tugas untuk stor unit jika

perlu

Melantik Pegawai Pemeriksa Stor

Penyediaan Laporan Suku Tahun

Penyediaan Laporan Tahunan

UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)


6

Bilangan dan gred yang perlu diwujudkan adalah tertakluk kepadabeban tugas, nilai serta bilangan aset yang terdapat di sesebuahKem/Jab/PTJ.

UPA diletakkan di Bahagian Pengurusan Aset atau Bahagian-Bahagian lain yang difikirkan sesuai.

Jab yang ada Caw/Agensi/Institut bukan bertaraf PTJ bolehmenubuhkan UPA mengikut kesesuaian.



7

Bahagian / Seksyen / Unit Pengurusan Aset (UPA) adalah bertanggungjawab

untuk menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup dan Stor di Kem/Jab di

bawahnya kawalannya meliputi:

Penerimaan

Pendaftaran

Penggunaan, Penyimpanan

dan Pemeriksaan

Penyelenggaraan

Pelupusan

Kehilangandan

Hapuskira



8

Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga

Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor

Menjadi Urus Setia Kepada Mesyuarat

JKPAK

Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada Kem/Jab/PTJ setiap 3

bulan sekali

Mendapat Laporan Tahunan Pengurusan

Aset Alih, Aset Hidup dan Stor daripada Kem/Jab/PTJ

Menyedia dan mengemukakan Laporan

Eksekutif Pengurusan Aset ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun

berikutnya



9

KuasaLantikan

• Ketua Setiausaha Kementerian; atau

• Ketua Pengarah; atau

• Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan

• Luar Negara (dilantik oleh Ketua Perwakilan / Jabatan di negara berkenaan)

GredJawatan

• Daripada mana-mana skim perkhidmatan;

• Seboleh-bolehnya Kumpulan Pengurusan & Profesional;

• Gred 17 ke atas (jika tiada P&P atau terhad)

Bilangan • 1 orang

PELANTIKAN PEGAWAI ASET


10

PegawaiAset

Urus SetiaMesyuarat JKPAK

PengurusanPelupusan,

Kehilangan & Hapuskira

Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Urus Setia Laporan Suku Tahun &

Tahunan

Urus SetiaPenerimaan Hadiah

PengurusanPelantikan

TUGAS PEGAWAI ASET


11

Kekerapan:

4 Kali setahun

Pengerusi:

Pengarah / Pegawai Pendidikan Daerah / Pengetua / Guru Besar

Setiausaha:

Pegawai Aset

Ahli:

Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawailain yang bersesuaian

Agenda:

Laporan Peruntukan Perolehan Aset / Kedudukan Semasa Aset Alih / Laporan Pemeriksaan Aset / Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan / Laporan

Pemeriksaan dan Verifikasi Stok / Kedudukan Aset Hidup / Laporan PemeriksaanAset Hidup / Hal-hal lain

MESYUARAT JKPAK


12

Pegawai Aset

PegawaiPemeriksa

Harta Modal dan Inventori

LembagaPemeriksaPelupusan

SistemPelantikan

Pegawai Aset (SPPA)

PENGURUSAN ASET


13

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira


1414

Aset Awam adalah semua aset termasuk Aset Tak Alih

serta Barang-Barang Awam yang mempunyai pengertian

yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta Acara

Kewangan 1957 [Akta 61] yang dibeli, disewa beli atau

dibina dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui

sumbangan atau hadiah, yang diperolehi melalui proses

perundangan dan yang dimiliki secara pajakan atau

warisan.

TAFSIRAN ASET AWAM DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)3


1515

Fizikal wujud

Boleh disentuh /

dipegang

Untuk kegunaan,

bekalan,

pengeluaran,

sewaan dll

Contoh infrastruktur,

hartanah, loji &

peralatan

Aset bukan

kewangan

Dapat dikenalpasti

tanpa kewujudan

fizikal

Contoh perisian

komputer, hak cipta,

paten dll

Aset atau peralatan

yang boleh dipindah

Yang boleh dialih

dari satu tempat ke

tempat lain secara

mudah

Termasuk aset

dibekal bersekali

dengan penyediaan

bangunan atau

infrastruktur

Aset

Ketara Tidak Ketara Aset Alih

DEFINISI ASET


16

Aset Alih

Harta Modal (aset alih dipermodalkan)

Aset Alih Bernilai Rendah (aset alih tidak dipermodalkan)

Aset Alih yang harga

perolehan asalnya

RM2,000 atau

lebih setiap satu

unit

Aset Alih yang harga

perolehan asalnya

kurang RM2,000setiap unit

NOTA: PELAKSANAAN BERMULA 1 JANUARI 2015, SURAT

BERTARIKH 4 JULAI 2014

KUMPULAN ASET ALIH


17

Menyemak maklumat mengenai kod melaluilaman sesawang

http://knowledgebase.treasury.gov.my

Jika kod tidak wujud dalam Knowledgebase, kemuka permohonan kod baharumenggunakan Lampiran A kepada

Perbendaharaan [email protected]

KATEGORI ASET ALIH


18

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira



19

Pegawai

Penerima

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan periksa aset yang diterima

▪ Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima

hendaklah memiliki kepakaran

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Objektif▪ Spesifikasi aset

▪ Kualiti / Kuantiti

▪ Keadaan aset

PENERIMAAN ASET ALIH


20

Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*

KEW.PA-1 – isi**KEW.PA-1 – sah***

PengesahanPegawai Penerima(Surat Jaminan &

Manual Pengguna)

* “Diterima dengan syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang dan diuji”

** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan

*** Pengesahan KEW.PA-1 – KJ/Bahagian/Seksyen/Unit/ Pegawai Aset

PERATURAN PENERIMAAN ASET ALIH


21

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira



22

Database

Kesan & Pantau

Keadaanaset

Selenggara, Lupus &

Ganti

PENDAFTARAN ASET ALIH

Dua (2) Minggu


23

Aset Tanpa Penempatan

• Daftar Dalam Kew.PA-2 atau Kew.PA-3

• Tandatangan Pegawai Aset di ruang penempatan

• Kemaskini penempatan bila berkenaan

Aset Dibekal Bersekali Dengan Bangunan

• Daftar Ikut Tatacara 1PP

Aset Lucut Hak

• Jika hendak guna perlu kelulusan MOF

• Tertakluk kepada akta tertentu



24

ASET YANG

DISEWA

• Tidak perlu didaftar

• Buat kawalan dalaman

ASET YANG

DISEWA BELI

• Daftar waktu terima jika :

• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensisewaktu penerimaan

• Penyelengaraan dilaksana oleh agensi

• Kos penyelenggaraan ditanggung oleh agensi

• Daftar selepas tamat tempoh perjanjian jika:

• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensiselepas tamat tempoh

• Penyelenggaraan dibuat oleh pembekal (adadalam perjanjian)

• Kos ditanggung oleh pembekal



25

BeliDokumenKontrak

Invois LOKad

jaminanNota

SerahanLain-lain

Sewa Beli

Ikatan perjanjian Lain-lain

Sumber Lain

Salinan daftar Surat kelulusan Sijil Lucut Hak

* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat – rujuk fizikal atau maklumat

lain yang berkaitan

DOKUMEN RUJUKAN PENDAFTARAN


26

PERKARA HARTA MODALASET ALIH BERNILAI

RENDAH

TanggungjawabPegawai yang dilantik

oleh Ketua Jabatan

Pegawai yang dilantik oleh

Ketua Jabatan

Borang Diguna

KEW.PA-2 – Daftar Harta

Modal

KEW.PA-4 – Senarai

Daftar Harta Modal

KEW.PA-3 – Daftar Aset Alih

Bernilai Rendah

KEW.PA-5 – Senarai Daftar

Aset Alih Bernilai Rendah

MaklumatDiisi dengan lengkap berdasarkan maklumat yang ada

Jika tiada boleh buat anggaran berdasarkan fizikal aset



27

PERKARA HARTA MODALASET ALIH BERNILAI

RENDAH

Pengesahan

PendaftaranDibuat oleh dan dicop pada dokumen berkaitan

TELAH DIREKOD PADA……NO.SIRI PENDAFTARAN….

Pelaksanaan

Pendaftaran

Secara Berpusat atau

Secara Berpusat ikut jenis (ICT dan Bukan ICT) atau

Dilaksanakan oleh Bahagian/Cawangan/PTJ masing-

masing

CatatanJika berpusat salinan perlu serah kepada cawangan dll

Kew.PA-4 & Kew.PA-5 simpan ikut tahun

Kemaskini jika ada pelupusan dll



28

PENEMPATAN ASET ALIH

PTJ/agensiPembeli

• Daftar KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

• Salinan serahkepada Penerima

PTJ/agensiPenerima

• Tidak perlu daftarsemula

• Buat penempatan

• Sediakan KEW.PA-7 berasingan

Tanggungjawabkitaran aset masih

pada Pemberi

Aset yang dibeli oleh PTJ untuk ditempatkan kepada PTJ yang lain di bawah satu

Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan pertukaran hak milik:


ASET BAHARU

PTJ laksanaperolehan tidak perludaftar

PTJ Penerima perludaftar bedasarkanpunca maklumat

ASET LAMA

Kew.PA-2 & Kew.PA-3 dibatalkan dan dicap“DIPINDAHKAN KEPADA …. dan ditarikhkan”

Pemberi

• Kew.PA-2 @ Kew.PA-3 salinannya serah kepadapenerima

• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

Penerima

• Daftar semula aset (maklumat ikut daftar asal)

• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

29

PINDAHAN ASET ALIH


30

PINDAHAN ASET ALIH

Perlu mendapat kelulusan Ketua

Jabatan

Aset yang dipindahkan bagi tujuan

latihan dan pameran hendaklah

didaftarkan oleh PTJ Penerima dan

hendaklah digunakan bagi maksud

tersebut sahaja.

Pindahan dengan Badan Berkanun /

PBT / SUK – Pelupusan secara hadiah

31

Ubah Penempatan

Ubah Pegawai Penempatan

Tambah/Naik Taraf Aset

Pemeriksaan Aset

Pelupusan/ Pindahan

Hapus Kira

PENGEMASKINIAN DAFTAR


32

Pelabelan

Umum Label No. Daftar

Semua hendaklah

dilabel Hak Kerajaan

Malaysia dan nama

Kem/Jabatan/PTJ

Label pada tempat

yang sesuai di aset

Jana melalui SPA jika

telah gunapakai

Aset risikan/

penyamaran label di

tempat tidak mudah

dilihat

Aset kecil/ kerap

dicuci/ disteril

dikecualikan

No. Siri Pendaftaran

catat pada lokasi

penyimpanan aset

Berdasarkan Kod

Dictionary Sektor

Awam (DDSA)

Dikeluarkan oleh

MAMPU

Untuk tujuan

keseragaman

No. daftar unik untuk

satu tahun

Komponen / aksesori

catat dalam Bahagian

B Kew.PA-2

PELABELAN ASET ALIH


33

Pergerakan Aset

Bagi tujuanpinjaman

Bagipenempatansementara

Rekod dalamKew.PA-6

Penyimpanan

Fail kulit keras

Simpan dalamkabinet berkunci

Disimpan olehPegawai Aset

Aset di Lokasi

Disediakan olehPegawai Aset

1 (Pegawai Aset/ pamer di

lokasi)

Kew.PA-7 mestidikemaskini

Laporan Tahunan

Kew.PA-8 perluserah kepada

induk

Maklumatsentiasa

kemaskini

PERGERAKAN, PENYIMPANAN & SENARAI ASET DI LOKASI


34

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira



35

Jangka hayat Jimat kos Elak salahguna

Elak hilang Elak membazir

PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH


36

Tujuan rasmi sahaja

Ikut fungsi aset

Pengendalian oleh pegawai mahir sahaja

Penggunaan mesti direkod

Bawa keluar dari Jabatan – Kebenaran KJ / Pegawai Aset

Lapor kerosakan (KEW.PA-9 @ 9A)

Jika telah ada sistem aduan lain (boleh guna)

PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH


LOKASI

Tempat selamat

Sentiasa bawah kawalan

Patuhi Arahan Keselamatan

Kerajaan

TANGGUNGJAWAB

Rosak atau hilang

Tanggungjawabpegawai

ASET MENARIK DAN NILAI TINGGI

Mudah terdedahkepada risiko

hilang

Kawalanmaksimum

38

PENYIMPANAN ASET ALIH


PEMERIKSAAN ASET ALIH

39

Apa

diperiksa?

Siapa?

▪ Fizikal

▪ Rekod

▪ Penempatan

Kenapa?

▪ Semak keadaan & prestasi

▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap,

tepat dan terkini

▪ Pastikan lokasi aset betul

Bila?▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun

▪ Lapor dalam Kew.PA-10 & 11 dalam tempoh 1

bulan

▪ Pegawai Pemeriksa

▪ Dilantik oleh KSU/ Ketua Pengarah / Pengerusi

JKPAK Kementerian

Catatan▪ KJ mesti ambil tindakan pada hasil pemeriksaan

▪ Dilapor dalam Mesyuarat JKPAK


PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ IbuPejabat.

UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikansemua PTJ di bawahnya dan mengemukakankepada UPA Kementerian sebelum 15 Februaritahun berikutnya.

UPA Kementerian menyediakan Ringkasan LaporanTahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan danmengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15Mac tahun berikutnya.

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah

KEW.PA-12 hendaklah dikemukakan bersama-sama KEW.PA-10 dan

KEW.PA-11 seperti berikut:

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN

Lampiran BKP 15042014/2.4 Lampiran E.docx

DILAKSANAKAN OLEH KETUA JABATAN DARI SEMASA KE SEMASA

&UTAMAKAN ASET BERNILAI TINGGI

PEMERIKSAAN MENGEJUT


42

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira



43

Aset berfungsiJangka hayataset

Kurangkanrosak

Tingkat keupayaan

Jimat belanjaKeselamatanpengguna

Suasana kerja Imej Kerajaan

PENYELENGARAAN


44

PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE MAINTENANCE)

Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program untuk memeriksa,

menservis, membaiki atau mengganti komponen bagi memastikan aset

berfungsi dengan dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan

besar.

PENYELENGGARAAN PEMULIHAN (CORRECTIVE MAINTENANCE)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen apabila berlaku

kerosakan/kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut

piawaian yang ditetapkan.

MANUAL PENYELENGGARAAN

Manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan

sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

JENIS PENYELENGARAAN


Dilaksana bila berlaku kerosakan

Direkod dalam Kew.PA-14(A)45

Kenalpasti & senaraikan (KEW.PA-13)

Rancang penyelenggaraan

Laksana penyelenggaraan

Rekod penyelenggaraan (KEW.PA-14)

Nilai program penyelenggaraan

Selia & pantau penyelenggaraan

PEGAWAI ASET

Bagi Aset Alih Bernilai Rendah

PANDUAN PENYELENGARAAN


46

Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai.

Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa.

Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya.

Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang sesuai ke atas aset berkenaan.

Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swastabagi memastikan syarat-syarat dalam perjanjian dipatuhi.

PENILAIAN PENYELENGARAAN


47

Pe

nye

len

gg

ara

an

Membawa Keluar

Kebenaran bertulisdari KJ/PAset

Direkod dalamKew.PA-6

PenggantianPenggantian oleh

syarikat jika

Ada perjanjian

Tanpa Perjanjian

Dipersetujui oleh syarikat

Aset lama TEB

Aset ganti lebih baik

Ada kebenaran KJ

No siri aset kekal

Kemaskini pada Lampiran B

PENGGANTIAN ASET ALIH (PENYELENGGARAAN)


PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ IbuPejabat.

UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikansemua PTJ di bawahnya dan mengemukakankepada UPA Kementerian sebelum 15 Februaritahun berikutnya.

UPA Kementerian menyediakan Ringkasan LaporanTahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan danmengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15Mac tahun berikutnya.

LAPORAN TAHUNAN PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN

ASET ALIH BERNILAI RENDAH KEW.PA-14(B)

LAPORAN TAHUNAN PENYELENGARAAN

Lampiran BKP 15042014/2.5 Lampiran D.docx


49

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira


50

Proses mengeluarkan aset

dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod

mengikut kaedah yang

ditetapkan

TU

JU

AN

• Elak simpan aset rosak & tidak diperlukan

• Jimat ruang

• Hasil pulangan

• Gunasama

PELUPUSAN

51

TidakEkonomiDibaiki

ObseleteTotal lostLuput

tempoh

Keupayaantidak

optimum

Tiada alatganti

SyorPemeriksa

Aset

Perubahanteknologi

Tidakdiperlukan

Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan

Obselete

JUSTIFIKASI PELUPUSAN


52

Borang▪ KEW. PA-16

▪ Perakuan pelupusan (PEP)

Keperluan

▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik yang

NPA lebih RM 5,000

▪ Perkakasan komputer NPA lebih RM1,000

▪ Selain itu tidak perlu PEP dengan syarat capai

jangkahayat dan diperakukan Lembaga Pemeriksa

▪ Rujuk JKR atau lain-lain Jabatan Teknikal.

▪ Rujuk Jabatan yang ada bengkel sendiri

▪ Rujuk pegawai berkemahiran

▪ Peralatan keselamatan – sila rujuk Pihak Berkuasa

berkenaan

Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) –KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

PERAKUAN PELUPUSAN


53

Penyedia

▪ 2 orang (P&P dan Sokongan 1 ke atas)

▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1

▪ Ada kepakaran bidang berkaitan

▪ Bagi peralatan ICT, jika tiada PTM/PPTM, KJ boleh lantik

mana-mana pegawai yang ada kelayakan dalam bidang

ICT

▪ Jabatan Luar Negara tidak perlu PEP

▪ Dapatkan perakuan pakar aset Tidak Ekonomi Dibaiki

▪ Jika tiada, kemukakan salinan Kad Daftar, rekod

selenggara dan gambar kepada Kuasa Melulus

Keperluan

Tempoh

▪ PEP sah dalam tempoh 1 tahun

▪ Selepas setahun jika tidak laksana pelupusan perlu buat

semula

▪ Selepas setahun jika pelupusan telah bermula tidak perlu

PEP baru

Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) –KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

PERAKUAN PELUPUSAN


54

Pelantikan

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Kuasa melantik oleh KSU/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian

▪ Borang Kew.PA-15

▪ Ketua Pewakilan/Jabatan boleh lantik mana-mana pegawai yang

sesuai sebagai LPP bagi aset di luar negara

Bilangan &

Tempoh

▪ Sekurang-kurangnya dua (2) orang

▪ Dilantik berdasarkan jawatan

▪ Tempoh lantikan dua (2) tahun

▪ Jika tamat tempoh – perlu mohon pelantikan baru

Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17

LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN


55

Syarat

Keanggotaan

Bidang tugas

▪ Sediakan jadual pelupusan

▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh 1 bulan dari

tarikh arahan)

▪ Pastikan maklumat sulit pada aset dikeluarkan sebelum

pelupusan

▪ Pastikan aset keselamatan dilupus ikut Peraturan ditetapkan

▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)

▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17

▪ Kemukakan kepada Jabatan/UPA

▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset

( Penempatan Aset bukan di bawah tanggungjawab LPP yang

dilantik)

▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)

▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf

▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1

▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17



Tambahan

▪ Maklumat Kew.PA-17 mesti lengkap :

▪ Keterangan aset

▪ Kuantiti aset

▪ Tarikh perolehan aset

▪ Tempoh diguna atau disimpan

▪ Nilai Perolehan Asal

▪ Nilai semasa

▪ Rujuk Garis Panduan Susut Niai Jabatan Akauntan Negara

Malaysia (JANM) untuk nilai semasa (kadar susut nilai)

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17



57

Tarikh lantik & periksa

• Pastikantempohlantikan masihterpakai

• Semak tarikhpemeriksaandibuat

Nilai PerolehanAsal (NPA)

• NPA per item

• NPA keseluruhandalam satupermohonan

• TujuanpenentuanKuasa Melulus

Penyedia PEP

• Semak siapasediakan PEP (jikaberkenaan)

• Mesti penuhisyaratpelantikan

Semak dan pastikan dokumen lengkap (Tanggungjawab UPA/Urus Setia)

SEMAKAN DOKUMEN PELUPUSAN


58

Urus Setia pelupusan hendaklah kemukakan dokumen Kew.PA-17 dan sesalinan Kad

Pendaftaran Aset beserta dokumen tambahan seperti berikut kepada Kuasa Melulus:

Aset untuk dilupus Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus

KenderaanKEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh JKR

Peralatan ICTKEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh PTM/ PPTM/Pegawai Mahir

HadiahKEW.PA-17

Surat permohonan hadiah daripada penerima

Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal,

elektronik

KEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh pakar

Sesalinan Kew.PA-17 setiap permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

Serah kepada Kuasa Melulus

DOKUMEN KEPADA KUASA MELULUS


59

KEMENTERIAN

Tidak lebih RM400,000 bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih

RM4juta nilai agregatnya.

BAHAGIAN

Tidak lebih RM200,000 bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih

RM2 juta nilai agregatnya.

IBU PEJABAT

• Tidak lebih RM300,000 bagi tiap-tiap satu barangdan tidak lebih RM3 jutanilai agregatnya.

• BAHAGIAN

• Tidak lebih RM100,000 dantidak lebih RM1 juta

NEGERI

Tidak lebih RM50,000 bagitiap-tiap satu barang

individu dan tidak lebihRM500,00 nilai agregatnya.

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014


KUASA MELULUS PELUPUSAN


60

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014

Kuasa MelulusNilai Perolehan Asal

(NPA) satu asetNilai Agregat Catatan

Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00

Kementerian

(KSU / TKSU)

> RM 200,000.00

hingga

RM 400,000.00

> RM 2,000,000.00

Hingga

RM 4,000,000.00

Kementerian

(SUB BPPA)

> RM 50,000.00

hingga

< RM 200,000.00

< RM 2,000,000.00

Semua Bahagian/Jabatan di KPM

Semua sekolah direct dengan

Bahagian/Jabatan

Sekolah/agensi yang induknya di

KPM, kuasa melulus terus kepada

Kementerian

Negeri

(Pengarah /

Timbalan

Pengarah JPN)

< RM 50,000.00 < RM 500,000.00Semua sekolah harian di bawah

kendalian JPN


KUASA MELULUS PELUPUSAN


61

Agensi di BawahSeliaan JPN

Pejabat PendidikanDaerah

Sekolah-sekolahHarian

Semua Kuasa Melulus pelupusan

pada Pengarah atau Timbalan

Pengarah JPN kecuali:


Nilai Perolehan Asal (NPA) per item aset melebihi RM50,000.00;

Nilai NPA agregat dalam satu

permohonan melebihi

RM500,000.00

atau

KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM


62

Agensi di Bawah SeliaanBahagian

Sekolah(SBT/SMT&KV/SMKA/Sekolah

Pendidikan Khas/SekolahSukan/Sekolah Seni)

Institusi Pendidikan (JNJK Negeri/BAS Negeri/IPG

Kampus/ KolejMatrikulasi/BPG)

Semua Kuasa Melulus

pelupusan pada Setiausaha

Bahagian (Pengurusan Aset)

atau TKSU atau KSU (tertakluk

kepada NPA per item serta

secara agregat dalam satu

permohonan)


KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM


63

Jualan

(tender / sebutharga / lelong)

Jualan sisaTukar barang

(barter trade)

Tukar beli

(trade in)

Tukar ganti(cannibalize)

E-waste

Hadiah

Musnah

(tanam/ bakar/ buang / tenggelam)

Lain-lain

Terima dan laksanakan pelupusan

KAEDAH PELUPUSAN


64

Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus

Jualan secara tender / sebutharga / lelong /

jualan sisa

KEW.PA-19

Resit

Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade

in) / Tukar ganti (Cannibalize)KEW.PA-19

HadiahKEW.PA-19

Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara tanam / bakar / buang /

tenggelam

KEW.PA-19

KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)

Kemaskini pada ruang Pelupusan / Hapuskira / Pindahan di KEW.PA-2 / KEW.PA-3 /

KEW.PA-4 / KEW.PA-5 & KEW.PA-7

Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus dan sesalinan kepada Perbendaharaan

Kemaskini rekod

LAPORAN PELUPUSAN

65

PelanjutanTempoh:

Mohon dua minggu sebelumtempoh kelulusan tamat

Pelanjutan satu (1) bulan

Sekali sahaja

Tamat tempoh - permohonan baru


66

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat

Kelulusan tambahan tiga (3) bulan

Jika tamat - permohonan baru


67

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










Hapuskira



Kehilangan

Bermaksud kehilangan aset kerajaan disebabkan

oleh kecurian, kebakaran, kemalangan , bencana

alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai

awam

Hapuskira

Proses membatalkan rekod bagi aset yang hilang

DEFINISI KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA


69

Laporan Polis

LAPORAN KEPADA KETUA JABATAN & LAPORAN POLIS

Laporan kepada Ketua Jabatan

• Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan

• Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsappdll)

Laporan Polis

• Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga aset / yang mengetahui mengenai kehilangan aset buat laporanpolis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah

• Kehilangan alat keselamatan / strategik buat laporan polis


70

PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28

Disediakan oleh Ketua Jabatan

Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serahLaporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawaldan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

• s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakiltempatan Ketua Audit Negara

• Pastikan semua maklumat dipenuhi:

i. Butiran aset

ii. Tarikh/masa/tempat kejadian

iii. Cara kehilangan (berikan perincian)

iv. Pegawai bertanggungjawab

v. Laporan Polis dll

Sekiranya kehilangan baru disedari – perlu buat anggaranbila kejadian berlaku


71

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT

Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awaldisediakan

Keanggotaan JK Penyiasat :

i. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari Bahagian/Unit yang sama;

ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan Pengurusan dan Profesional; dan

iii.Ada pengetahuan dalam pengurusan aset dan kewangan (jika perlu).

Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawaibersesuaian dari agensi lain di negara terbabit

Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan agensi keselamatan berkenaan


72

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

Jalankan siasatan dengan segera dengan ambil tindakan berikut:

Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawabke atas kehilangan.

Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-manapegawai yang difikirkan perlu.

Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal

Melawat dan memeriksa tempat kejadian

Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan

bukti (sekiranya perlu).

Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian


73

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan danperaturan-peraturan berkaitan Tatacara Pengurusan Aset AlihKerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor (TPS) dan Arahan

Keselamatan dipatuhi.

Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaanberpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi

peraturan yang tidak disengajakan, kegagalan penyeliaan atautidak mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor

Kerajaan

Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunyakehilangan

Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan

Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhirserta mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor


74

PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30

JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempohsatu (1) bulan dari tarikh pelantikan

KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumensokongan:

i. Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6

ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibattermasuk pegawai bertanggungjawab

iii. Gambar lokasi kejadian

iv. Lain-lain

75

SYOR & ULASAN PEGAWAI PENGAWAL

Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia dalam tempoh dua (2) bulandari tarikh Laporan Awal

PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula

Keputusan PP:

i. Syor Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya

ii. Syor Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertib

iii. Luluskan hapus kira (tertakluk kepada Kuasa Melulus)

Tandatangan syor dan Kew.PA-30


76

PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN

HAPUSKIRA

Urus Setia / JPN / PPD maklumkankepada sekolah

Kemaskini KEW.PA-2 atau 3.

Kemukakan Sijil Hapus Kira Aset AlihKerajaan (KEW.PA-31) dalam tempohsatu (1) bulan kepada Kuasa Melulus

dan salinan ke Perbendaharaan

SURCAJ / TATATERTIB

Syor surcaj / tatatertib bawa kepadaPihak Berkuasa Tatatertib

Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusanPerbendaharaan

Keputusan surcaj / tatatertibdipanjangkan kepada

Perbendaharaan

Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusanPerbendaharaan


KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

78

PENERIMAAN HADIAH


79

PENERIMAAN HADIAH

Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998 –

Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam

Kemuka Lampiran A kepada Kuasa Melulus

Nilai per item kurang RM10,000.00

Nilai per item lebih RM10,000.00

Pengarah JPN / SUB Bahagian / Pengarah Bahagian

KSU


SEKIAN, TERIMA KASIH

80


81

Unit Pengurusan Aset AlihBahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pendidikan MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

Tel : 03 – 88849400 03 – 8884683603 – 8884687303 – 8884699503 – 88849214

Fax : 03 – 88846894

[email protected]@[email protected]

[email protected]@moe.gov.my

[email protected]


82

JUALAN SISA

Aset selain daripada Buangan Terjadual atau Sisa Pepejal

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal

NPA satu atau keseluruhan < RM50K @ berat <1000 kg – jualan terus kpd syarikat berdaftar dengan MOF (keutamaan Bumiputra)

NPA satu atau keseluruhan >RM50K @ berat >1000kg – tender/sebut harga (keutamaan Bumiputera setempat yang berdaftar dengan MOF)

Sabah/Sarawak – mana-mana Syarikat berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak

Kem/Jab yang mempunyai jumlah aset hendak dilupus yang banyak dalam jangkamasapanjang boleh wujudkan Kontrak Panel dengan kelulusan Perbendaharaan

Jika kenderaan – tidak boleh didaftar semula dan perlu lapor kpd JPJ


83

Pilihan terakhir serta aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsurkeselamatan

Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam / letup / lebur

Pastikan dapat kebenaran PBT, JAS, Jab.Laut (mana berkenaan)

Mematuhi peraturan ditetapkan pihak berkuasa berkenaan

Jika ada komponen boleh diguna sebagai alat ganti perlu diambildahulu

Pastikan diketuk / digelek / dirincih / di’extract’ maklumat rahsiasebelum musnah

Sijil Penyaksian Pemusnahan disediakan (KEW.PA-18) oleh pegawaiyang dilantik oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Pengawal

MUSNAH


84

Rujuk Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) dan Akta Pengurusan Sisa Pepejal

E-waste – Barang elektrik dan elektronik seperti komputer & aksesorinya (termasuk pencetak) / mesin fotostat / TV / peti sejuk / penyaman udara / telefon bimbit dan aksesori / bateri

Minyak terpakai / bateri kenderaan / bahan mudah dibakar dalam bekasdibenarkan (duit / pakaian / rokok) / bahan buangan makmal, ubat ataubuangan farmaseutikal, bahan gas berkait CFC, bahan binaan asbestos dll

Lain-lain Bahan Buangan Terjadual

E-WASTE & BAHAN BUANGAN TERJADUAL


85

Rujuk Akta Pengurusan Sisa Pepejal DAN Pembersihan Awam 2007

Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan yang tidak dikehendaki ataukeluaran yang ditolak dari apa-apa proses

Benda yang hendak dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemaratau selainnya rosak

Lain-lain yang ditakrifkan atau dikehendaki mengikut akta ini

BAHAN SISA PEPEJAL


86

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian / komponenmasih boleh diguna

Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan

Asas tukar ganti : diperiksa dan disahkan oleh Pegawai Teknikal

Asas tukar ganti : tujuan baik pulih dan penjimatan

Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2

TUKAR GANTI


87

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi bolehdijadikan bahan latihan/pameran

Agensi kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan

Dilaksana berasaskan : permohonan / keperluan penerima & kospengendalian ditanggung penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus bersama SijilPelupusan KEW.PA-19

Jika kenderaan – tukar milik kepada penerima

HADIAH


88

Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak diperlukan oleh agensi atautiada agensi lain berminat

Hanya pembekal asas minat atau dari peniaga yang khusus untuk aset tersebut

Asas tukar beli:

• Aset sama jenis

• Keluarkan aset lama sebelum gantian dipasang

• Penggantian disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu)

• Perlu ada rundingan harga antara agensi / pembekal

• Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau ikut nilai pasaran

• Peruntukan cukup untuk membiayai harga penuh aset yang akan diganti

• Harga jualan dikredit dalam hasil Kerajaan dan tidak boleh tolak harga asetdibeli

• Cadangan tukar ganti dalam syarat dokumen tawaran tender / sebuthargadan dalam perjanjian kontrak perolehan

TUKAR BELI


89

Pertukaran aset dari jenis sama atau berbeza; atau pertukaran denganperkhidmatan

Berasaskan kos terbaik tanpa libatkan kos tambahan

Nilai aset dibuat oleh pakar

Pertukaran berasas keperluan agensi

Pembekal aset baharu bertanggungjawab beri khidmat selepas jualan

TUKAR BARANG ATAU PERKHIDMATAN


90

Kedah-kaedah Lain

Selain daripadadinyatakan

Perlu dapatkankelulusan

Perbendaharaan

Pelupusan Aset MilikKerajaan Kepada

Swasta

Akibatpenswastaan dan

seumpamanya

Laksanapelupusan yang

sesuai dan kuasamelulus di

Perbendaharaan

Pelupusan MelaluiKontrak Pusat

Jika ada di Kem/Jabatan

Perlu gunaperaturanberkenaan

LAIN-LAIN KAEDAH

1pekeliling perbendaharaan (1pp): pengurusan aset...

Documents