1. pengenalanhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1367-sistem...pengenalan inovasi ini telah...

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 1

i) LATAR BELAKANG MPAG

Majlis Daerah Alor Gajah telah disusun semula mengikut Akta Kerajaan

Tempatan, 1976 (Akta 171) mulai daripada 1 Julai 1978 dan telah dinaiktaraf

kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah pada 1 Mei, 2003.

Dengan penyusunan semula ini, kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah

meliputi seluruh kawasan daerah Alor Gajah seluas 673.4 km persegi. Mengikut

Data Asas Melaka 2014 anggaran penduduk dalam kawasan Majlis berjumlah

173,407 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor

Gajah.

Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah

bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta

membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah

dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi

mencapai kemajuan dan kemakmuran.

1. PENGENALAN


1. VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan

perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras

dengan pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran

Alor Gajah telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-

a) Visi

“Menjadikan Perbandaran Alor Gajah Terunggul Menjelang 2015”

b) Misi

“Meningkatkan Tahap Kemampanan Kualiti Hidup Melalui

Perkhidmatan Dan Pengurusan Perbandaran Yang Inovatif Dan

Responsif”

c) Objektif Strategik

i) Memperkasakan tadbir urus bagi mempertingkatkan

kecemerlangan organisasi.

ii) Memperkukuhkan kapasiti dan keupayaan organisasi bagi

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan.

iii) Memantapkan pengurusan perbandaran bagi meningkatkan

kualiti hidup masyarakat.

iv) Memantapkan kolaborasi strategik bagi mempertingkatkan

kualiti perkhidmatan.

d) Slogan”ALOR GAJAH DINAMIK-PROGRESIF-HOLISTIK”

2. PERJAWATAN

MPAG mempunyai seramai 337 pegawai dan kakitangan yang

terbahagi kepada empat (4) unit dan dua belas (12) jabatan seperti

di Rajah 1.


Rajah 1- CARTA ORGANISASI MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH


3. PIAGAM PELANGGANBagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan,

piagam pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk

berteraskan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya

seperti di Rajah 2.

Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH

Bil Piagam Pelanggan Tempoh

1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan danubah suai rumah teres

14 hari

2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahankediaman dan bukan kediaman

14 hari

3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunansesebuah

14 hari

4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunanperumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat JawatankuasaSetempat (OSC)

37 hari

5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel 37 hari

6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit SementaraBangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

14 hari

7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan sepertipermohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecahsempadan dan pecah bahagian

14 hari

8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang diperingkat J/K Pusat Setempat

14 hari

9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang dibawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melaluiMesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)

57 hari

10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun(15 Jan &15 Julai

setiap tahun)11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari

12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai 30 hari

13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan

14 hari


Bil Piagam Pelanggan Tempoh

14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan tidak berisiko

15 minit

15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelankejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelanlandskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

17. Memproses bayaran 10 hari

18. Memberi maklumbalas aduan awam 7 hari

19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan

Piagam Pelanggan dipamerkan di Lobi MPAG


4. PENGENALAN JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Jabatan Teknologi Maklumat diketuai oleh Pengarah Teknologi

Maklumat dan dianggotai seramai lapan (8) orang kakitangan yang

terbahagi kepada dua (2) bahagian:-

Bahagian Sistem Aplikasi dan Multimedia

Bahagian Rangkaian dan Keselamatan ICT

Jabatan ini bertanggungjawab untuk merancang Pelan Strategik

Pembangunan ICT MPAG dan daerah Alor Gajah bagi setiap tempoh

lima (5) tahun, membangun dan menyelenggara sistem-sistem

berkomputer dan rangkaian bagi keseluruhan MPAG supaya sentiasa

boleh digunakan.

Pembangunan sistem-sistem berkomputer dilaksanakan secara

berperingkat mengikut keperluan dan peredaran semasa serta

digalakkan dibangunkan secara dalaman. Selain itu, Jabatan Teknologi

Maklumat juga menyediakan perkhidmatan infrastruktur teknologi

maklumat yang sesuai, mencukupi dan terkini bagi menyokong operasi-

operasi di peringkat pengurusan MPAG.


ii) PENGENALAN MENGENAI INOVASI

Inovasi yang dihasilkan adalah Attandance System (AS) ataupun dikenali

sebagai Sistem Kehadiran MPAG. Sistem ini mula dibangunkan pada Januari

2012 dan digunakan sepenuhnya pada Februari 2012 oleh Jabatan Khidmat

Pengurusan bagi memantau kehadiran kakitangan Majlis Perbandaran Alor

Gajah (MPAG). Sistem ini telah ditambahbaik pada Februari 2014 dengan

menggunapakai Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia atau Ketua

Jabatan bagi kakitangan yang hadir lewat.

Objektif Dilaksanakan:-

Objektif pembangunan sistem ini adalah untuk memantau waktu kehadiran

kakitangan MPAG supaya lebih sistematik dan tepat dengan penggunaan

penghantaran pesanan ringkas (SMS)

.

Rajah 1: Halaman Utama Sistem Kehadiran MPAG


Ciri-ciri Inovasi:-

Sistem Kehadiran MPAG dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan

memantau kehadiran kakitangan MPAG dengan lebih efektif dan sistematik.

Sistem Kehadiran ini juga dapat memupuk keperibadian kakitangan MPAG agar

hadir ke pejabat mengikut masa yang ditetapkan serta mengelakkan kakitangan

terjerumus dengan gejala hadir lewat.

Kelebihan dan keistimewaan Sistem Kehadiran adalah seperti berikut:-

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada

perkongsian idea kreatif dan inovatif anggota Jabatan Teknologi

Maklumat bersama Jabatan Khidmat Pengurusan.

Laporan kehadiran bulanan bagi setiap kakitangan MPAG

Laporan hadir lewat melebihi 3 kali bagi setiap bulan.

Penghantaran Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia atau

Ketua Jabatan bagi kakitangan yang lewat dihantar setiap hari.

Surat akan dikeluarkan bagi kakitangan yang hadir lewat melebihi 3 kali.

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

keluar.


Sebelum Sistem Kehadiran MPAG atau Attandance System (AS) dilaksanakan, MPAG

menggunakan Hand Scan System untuk mengurus kehadiran kakitangan di MPAG.

Sistem ini tidak mempunyai ciri-ciri user-friendly kerana bukan dibangunkan secara

Web-base dan tiada sebarang pengesahan yang dibuat kepada Ketua Jabatan atau

pihak atasan sekiranya terdapat kakitangan dalam seliaan yang hadir lewat.

Antara permasalahan yang dihadapi sebelum sistem ini digunakan adalah:-

Tiada ciri-ciri user-friendly.

Tidak mengetahui sekiranya staf dibawah seliaan hadir lewat

Pengesahan hadir lewat hanya boleh dikeluarkan pada bulan berikutnya

Kelebihan didalam Sistem Kehadiran:-

Sistem Pesanan ringkas (SMS) akan dihantar sekiranya terdapat staf yang hadir

lewat.

Laporan kehadiran bulanan setiap kakitangan MPAG.

Laporan terperinci yang lengkap beserta masa kehadiran.

Laporan hadir lewat melebihi 3 kali.

Surat hadir lewat disediakan secara automatik.

2. SEBELUM DAN SELEPAS


3.1 KREATIVITI

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana ia adalah hasil

kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Khidmat Pengurusan dan Teknologi

Maklumat.

Terdapat banyak kemudahan yang terdapat di dalam Sistem Kehadiran MPAG

yang dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan bagi memantau kehadiran

setiap kakitangan di MPAG. Dengan adanya sistem ini, laporan kehadiran dapat

dikeluarkan mudah dan cepat selain bacaan masa yang tepat bagi setiap

kakitangan.

Antaramuka grafik dan kelebihan yang terdapat dalam Attandance System (AS)

ialah :-

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

keluar

3. KRITERIA PENILAIAN


Senarai Menu yang user-friendly

Rekabentuk kad anggota MPAG

Kad anggota MPAG digunakan sebagai pengenalan diri pegawai serta kad

untuk mengimbas kehadiran.


Laporan kehadiran bulanan kakitangan MPAG

Laporan hadir lewat terperinci yang lengkap beserta masa kehadiran


Laporan hadir lewat melebihi 3kali

Surat hadir lewat disediakan secara automatik.

Sistem Pesanan Ringkas (SMS)


3.2 TAHAP PELAKSANAAN

Sistem Kehadiran MPAG mula dibangunkan pada Januari 2012 dan digunakan

sepenuhnya pada Februari 2012. Sistem ini telah ditambahbaik pada Februari

2014 dengan menggunapakai Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia

dan Ketua Jabatan bagi kakitangan yang hadir lewat. Sistem ini telah

digunapakai selama tiga (3) tahun dan masih berada dalam keadaan stabil.

.

3.3 REPLICABILITY

Sistem Kehadiran MPAG boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk

diperluaskan kepada semua agensi kerana berfungsi untuk memantau kehadiran

kakitangan.

Sistem Kehadiran MPAG adalah satu aplikasi web yang boleh beroperasi

dengan baik menggunakan Google Chrome dan Mozilla Firefox dan ia boleh

diakses secara intranet. Perisian Sumber terbuka yang digunakan bagi

pembangunan Sistem Kehadiran MPAG adalah:-

Bahasa Pengaturcaraan : Active Server Pages (ASP)

Pangkalan data : Ms SQL Server 2008

Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh agensi yang mempunyai pengetahuan

dalam pembangunan sistem aplikasi dan ianya tidak melibatkan kos.


3.4 EFISIEN (KECEKAPAN)

a) PENJIMATAN MASA

Inovasi ini telah menjimatkan masa bagi penyediaan laporan kehadiran

bagi setiap kakitangan.

Pengiraan pengeluaran laporan kehadiran secara manual:-

Seorang kakitangan = 5 Minit

Jumlah kakitangan MPAG = 350 Orang

= 5 x 350

= 1750 minit

Pengiraan pengeluaran laporan kehadiran menggunakan Sistem Kehadiran:-

Seorang kakitangan = 1 Minit

Jumlah kakitangan MPAG = 350 Orang

= 1 x 350

= 350 minit

Jumlah penjimatan masa = 1750 minit - 350 minit= 1400 minit sebulan


b) PENJIMATAN KOS

Dengan pelaksanaan inovasi ini, Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dapat

menjimatkan kos dari segi pembelian sistem aplikasi.

Penjimatan pembelian sistem aplikasi:-

Sistem Kehadiran = RM 30,000.00 (Anggaran harga pasaran)

Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

= 48 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)

= 384 Jam

= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan

Sistem Kehadiran)

= RM 4,419.84

(Kos untuk menyediakan sistem secara in-house)

Jumlah Penjimatan Pembelian Sistem Aplikasi = RM 25,580.16

Anggaran Penambahbaikan SMS = RM 10,000.00

(Anggaran harga pasaran)

Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

= 48 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)

= 384 Jam

= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan

Sistem Kehadiran)

= RM 4,419.84

(Kos untuk menyediakan sistem secara in-house)

Jumlah Penjimatan Penambahbaikan Sistem = RM 5,580.16 Jumlah Keseluruhan Penjimatan = RM 31,160.32


c) TINGKATKAN PRODUKTIVITI

Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian ASP dan

pangkalan data Ms SQL Server.

Laporan dapat dikeluarkan dengan cepat dan tepat untuk kakitangan

yang hendak membuat tuntutan kerja lebih masa.

Pengiraan bagi jumlah hadir lewat semua kakitangan telah dibuat secara

automatik pada setiap hari kepada semua ketua jabatan bagi kakitangan

yang berada dibawah seliaan.

Maklumbalas bagi pengesahan hadir lewat setiap kakitangan kepada

Penyelia atau Ketua Jabatan melalui Sistem Pesanan Ringkas (SMS).

Surat akan dikeluarkan secara automatik bagi kakitangan yang hadir

lewat melebihi tiga (3) kali.


d) MUDAH DIGUNAKAN (USER-FRIENDLY)

Antaramuka grafik yang mesra pengguna dan mudah digunakan.

Penggunaan menu yang senang difahami oleh pengguna. Selain itu menu

juga disusun dengan kemas dan teratur dengan tujuan pengguna dapat

mnggunakan tanpa bantuan user manual.

Capaian data yang cepat, tepat dan semasa

Paparan dan pengiraan masa adalah cepat dan tepat. Ini dapat

mengurangkan kesalahan pengiraan sekiranya dilakukan secara manual.


3.5 SIGNIFIKAN

Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada

organisasi dan kakitangan seperti berikut:-

a. Pengawasan oleh ketua jabatan dilaksanakan secara efektif bagi

kakitangan yang hadir lewat bagi mengelakkan kakitangan terjerumus

dengan gejala hadir lewat yang semakin berleluasa.

b. Peningkatan nilai peribadi semua kakitangan.

c. Pelaporan lengkap dan disediakan dalam tempoh yang ditetapkan secara

sistematik


3.6 KOMITMEN

i) Kewangan

Bagi menggalakan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan

yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah

memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan

melaksanakan program-program berkaitan inovasi.

ii) Pengurusan Sumber Manusia

Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai

kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan

yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata

masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah

dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun

2014 adalah seperti berikut:-

Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama SIRIM Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC


Bil. Kursus/Bengkel/Taklimat Tarikh

1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan KIK bersama

Majlis Perbandaran Kuantan

10 Mac 2014

2. Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik 2010-2015 7-8 Mac 2014

3. Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama MPC 12 Mac 2014

4. Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC 14 Mac 2014

5. Kursus Pemantapan Audit Dalaman Untuk Juruaudit

MS ISO 9001:2008

1 April 2014

6. Bengkel KIK Siri 1 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

24-25 April 2015


Melaka

21-22 Mei 2014

8. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Wilayah Selatan Tahun 2014

11-12 Jun 2014


Melaka

13-14 Ogos 2014


Melaka

18-19 Ogos 2014

11. Bengkel KIK MPAG 26-27 Ogos 2014

12. Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka Tahun

2014

9 Oktober 2014

13. Klinik KIK 1 (Kumpulan O2) 15 Oktober 2014

14. Klinik KIK 2 (Kumpulan O2) 1 November 2014

15. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

26 November 2014

16. Konvensyen KIK Sektor Awam Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

1 Disember 2014

17. Bengkel Sasaran Kerja Tahunan (SKT) 2015 15-16 Disember 2014


iii) Insentif

Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai

insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah

kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang

mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil

penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan

kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang

dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai

adalah seperti berikut : -

Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor GajahTempat pertama : RM500

Tempat kedua : RM400

Tempat ketiga : RM300

Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Bank InovasiInovasi Terpilih : RM100

Zon 5S TerbaikTempat pertama : RM500



Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Workstation TerbaikTempat pertama : RM100




Amalan Pejabat HijauTempat pertama : RM300



Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan

MPAG dan Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan

momentum untuk terus berinovasi.

iv) Penghargaan

MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh

anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,

keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut

menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota

terbaik bulanan.

v) Peralatan

Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan

untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai

MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di

samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah

peruntukan masing-masing.


1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse.

2. Sistem ini boleh dijadikan digunakan oleh mana-mana agensi .

3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.

4. Penjimatan masa dari segi penyediaan laporan kerana pengiraan hadir lewat

setiap kakitangan dikira secara automati oleh sistem.

5. Menjurus ke arah Green IT di mana :-

i. Pemberitahuan melalui sistem pesanan ringkas (SMS) digunapakai

ii. Maklumat terperinci disimpan di dalam sistem dan boleh dipanggil pada

bila-bila masa

6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan

ICT.

KESIMPULAN

1. pengenalanhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1367-sistem...pengenalan inovasi ini telah...

Documents