1. PENGENALAN1.1 – Logo UniMAP - Struktur Organisasi UniMAP - Core activity 1.2 - Kumpulan - Logo/Moto/Visi/Misi/Objektif - Struktur Kumpulan - Peranan ahli dalam organisasi.1.3 - Tatacara Pengendalian Kumpulan - Matrik tugas ahli Kumpulan - Carta Perbatuan - Kitaran PDCA - Carta Pie Kehadiran - Penilaian awalan kumpulan

Peringatan !!!Terdapat beberapa kesalahan ejaan yang belum dibetulkan .

P. 2 Pemilihan Tema - Key Factor AnalysisP.3 Pemilihan Masalah - Afinity Diagram / Brainstorming - Matrik pemilihan masalah - Pareto fenomenaP.4 Definisi masalah - L/belakang masalah - 5 W 1 H/2H COPQ (cost of poor quality)/PONC (price of non conformance) - Carta alir masalah - Trend masalah - Kesan masalah terhadap UniMAPP.5 Analisa Punca Masalah - Ishikawa - Gambarajah hubung kait - Verifikasi punca

P.6 Analisa Cadangan Penyelesaian - Kaedah Pro & Kontra - Kaedah Swot - Gambarajah pokok - Spesifikasi cadangan - Carta perbatuanD7. Pelaksanaan cadangan - Carta kawalanC8. Tindakan Pembetulan - uji cuba 1 & uji cuba 2 - 5W 1H - Spesifikasi baruA9. Kawal selia/ monitoring projek - carta kawalanA10. Pencapaian & pembelajaran - Faedah ketara & tidak ketara - Analisa kos kaedah - Carta Radar

Matrik Tugas AhliNama / Aktiviti

Data Komputer Tugas Khas

Analisa Persembahan

Luqman

Auar

Halim

Shahrul

Siti

Ketua Pembantu Ahli

Carta Perbatuan

Tarikh/Aktiviti I II III IV V VI1 2 3 4

Pemilihan Tema 5 6Pemilihan masalah

Definisi masalah

Analisa- Punca

Cadangan Pengukur

Pelaksanan cadangan

Analisa cadangan

Persembahan

Rancang Sebenar

Kitaran PDCA A P P C D C D

C D

Kehadiran / Nama

1/3 7/3 21/3 1/4

Ali

Ahmad X 21 X 10024

Abu X

Kemol

Nothon X

Alon

87.5%

Penilaian AwalanKriteria/ Nama Alatan Public Speling Teamwork Feel good factor Creative thinking

Sblm Slps

ALI 1 4 1 4 2 4 2 4 1 4

ABU 1 4 1 4 2 4 2 4 1 4

RAJA 1 4 2 4 2 4 2 4 1 4

REMY 1 4 1 4 2 4 2 4 1 4

Skala 1 --- 5 1 = lemah5= cemerlang

1 4 1.2 4 2 4 2 4 1 4

2. Pemilihan TemaStrategi Utama

Key Focus AreaKFA 1 KFA2 KFA3 KFA4

Meningkatkan tempoh bayaran kepada 7 hari 2 2 3 2 2 2 3 2 Memastikan projek siap mengikuty Jadual 12Mengurangkan aduan pelanggan 16Meningkatkan mutu perkhidmatan 10

18

KFA1 Melahirkan modal insann kamil

KFA2 Menjadi universiti bidang saingan

KFA3 Ilmu pencangih kecemerlangan

KFA4 Pemikiran inovatif

Skala : Berkaitan dengan tugas

3 : Berkait rapat 2 : Adakaitan 1 : Tiada kaitan

Skala : Force Ronking Ahli 2 : majoriti 4 setuju 1 : majoriti 4 x setuju

3. Pemilihan Masalah- Afinity Diagram- Force Ranking

Masalah Penting Kurang penting1. Sistem IUS gagal berfungsi dengan baik

2.Sistem sever slow

3. Kakitanga di Jabatan Bendahari tidak mencukupi.

4. Pegawai atasan kerap tiada untuk meluluskan pembayaran

5. Surat lewat terima di Jabatan Bendahari

6. Invois dihantar tidak lengkap

7. GRN tidak dibuat

8. Terlalu banyak prosedur

9. Tiada maklumbalas dari pembekal

10. Terlalu banyak Birokrasi

11. Pekerja tidak efisyen

Matrik Pemilihan MasalahKriteria

/MasalahKos(5)

Imej(4)

Masa(3)

Kemampuan(2)

1. Sistem IUS gagal berfungsi 2x5 3x4 3x3 2x2

2. Sistem sever slow 1x5 2x4 3x3 1x2 24

3. Pegawai atasan kerap tiada untuk meluluskan pembayaran

1x5 3x4 1x3 1x222

4. Surat/dokumen lewat diterima di jabatan bendahari 1x5 3x4 1x3 1x2

20

5. Invois tidak lengkap1x5 21

6. GRN tidak dibuat1x5 20

7. Pekerja tidak efisyen3x5 3x4

Skala : 1 = kurang penting 2 = penting 3 = amat penting

35

3522

10 12 49

5 8 9 2

5 312 2

125 3 2

5

15 12

Pareto Fenomena

1. Borang Soal selidik

Jadual Kekerapan

Masalah YA Tidak1 IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII 402 = 30

3 = 204 = 105 = 156 = 207 = 35

Masalah YA Tidak1

7

Jadual Kekerapan Kumulutif

Masalah Kekerapan % Kekerapan Kumulutif % Kumulutif

1 40 24 40 24

7 35 21 75 45

2 30 18 105 63

3 20 12 125 75

6 20 12 145 87

5 15 9 160 96

4 10 4 170 100

170 100

Rajah Pareto

1 7 2 3 6 5 40

1020304050607080

Masalah yang di pilih“Sistem IUS gagal berfungsi”

Keke

rapa

n

Definisi MasalahWhat : Apakah Sistem IUS

Intergrated University System

What : Apakah IUS Satu sistem yg digunakan untuk memproses data kewangan

What : Apakah ia sistem IUS yg gagal berfungsi Sistem yg gagal disebabkan Bandwidth dan???

Who : -Semua Staf di Jabatan Bendahari - PTJWhere : Unit Pembayaran / Pembantu Tadbir Kewangan disetiap PTJ/

Penolong pendaftar.When : 1. Kemasukan Pelajar .2. Setiap hujung bulan

Why : 1. Menolong pencapaian UniMAP bagi memberi pebayaran dalam tempoh 7 hari

1. Tidak dapat memenuhi janji Jabatan yang tertera di Piagam Pelanggan iaitu di buat dalam masa 7 hari.

How Many : - 4 kes sebulan - melibat 10 org staf pembayaran

- 8 jam bagi 1 kesHow Much : 1 kes

= 10 staf @1 staf = $42 = 8 jam

1 kes $ 42 x10 = $420 8 jam x4420 x4 =$ 1680 x 12 = 32 jam 12 bulan = $20,160 = 384 jamCost of poor Quality // Price of Noh comformance COPQ = $ 20,160.00

Carta alir Masalah

MASALAH BERLAKU DISINI

PO

GRN

Cek

Vhoucer

Pos

Daftar Aset

Register Invois

1 2 3 4 5 6 7 8 9 100

1

2

3

4

5

6 Trend

BUlan

Kekerapan

KESAN Masalah_ Kaitkan misi /visi Jab- Kaitkan Piagam pelanggan- Kenyataan ketua jabatan- Kaitkan dengan kenyataan kpd KSN-koNTRAK

Analisis Punca MasalahGambarajah Ishikawa 1

User ramai

Method Kapasiti Unimap Man Tidak faham S.O.P

Enr Gangguan Kurang mahir Sistem Tidak seriius

suka tangguh Sever tiada

selenggara Komputer lama Sever down Spec pc rendah

M /C MH Pendawaian lama tiada pelupusan ancaman virus

Sistem

IUS gagal

berfungsi

Gambarajah Hubungkait

SISTEM IUS GAGAL BERFUNGSI

Bekalan elektrik terputus 1

Ict jauh 3

X selengg-

ara 4

Sever down 2

Pekerja tidak mahir

5

Sever lama 6 Network

down 7Rangkaian capaian x

memuaskan 8

Online games etc

9

PC hand 10

Speks PC rendah ( rm 128) 19

Staf lalai ( lupa

paswood)( 18

Nertwork slow 22

X aduan kerosakan lepwat 23

Vandalisme 25

Sistem penghawa digin untk bilik

sever x sejuk 21

Pegawai kerap tiada

24Maintance in

process 20

15. PC LAMA

- Kurang pemantauan

terlepas pandang ( x dak

follow up)

11. Kurang pemantauan berterusan

16. Gangguan rankaian

14. Virus

13.. PC ROSAK

12. Kapasiti pengkalan tidak

mencukupi

Verifikasi PuncaPunca Pemerhatian Keputusan

Tiada selenggara -Memuaskan dulu selenggara pada 27/4/10 di unit ICT di dapati rekod selenggara terakhir adalah sept 2008. -Interview En. Zairi kontrak penyelenggaraan telah tamat semenjak okt 2008 . Ini menyukarkan ICT.

Network Down - Merujuk kpd borang kawal sedia di dapati network dow dijabatan bendahari krn kabel fibur optik putus.

Gangguan Rangkaian - Peg network monitor di Blue ( vot ramai salah guna sistem spt game /0/lood /up/lo)

Kurang Pemantauan Keadaan sama spt tiada selenggaraan X

Spec rendah - Merujuk kpd En. ZAIRI didapti sistem sedia ada mampu menampong kapasiti tugas

X

Network slow Sama dengan gangguan X

Pareto Punca

0

5

10

15

20

25

30

35 -jadual kekerapanJaduial kekerapan Kumultif Rajah Pareto

50 %

Sasaran projek 50%Alasan – kemampuan ohh

- B/mark UMP= E. Directori

6. Analisa Cadangan Penyelesaian Punca Cadangan Pro KontraNetwork Down Kedudukan PC yang terbuka 1. Mudah memantau

2. Menyeluruh dari salah guna

3. Kaedah bagi mengurangkan sistem down

1. Maklumat terdedah 2. Hilang Driracy

Network Down Selenggara berkala 1. Mengurangkan kerosakan2. Dapat kesan masalah juri

awal

ICT x cukup orang

Network Down Bloked web yang tiada kaitan 1. Mengawal disiplin 2. Prestasi meningkat 3. Produktiviti kurang

-

Tiada Selenggara Selenggara berkala Mengurang kerosakan- Kesan juri dari awal

Gangguan Rangkaian Bloked web yang tiada kaitan Mengawal disiplin -

Analisa Swot

Kedudukan PC yang terbuka

Strengh : Opportunity : - pemantauabn berkesan - Integriti warga UniMAP

Weakness : Threat : - Kos untuk setting - silent protes - setting tempat /meja kumpulan/ ruang pejabat

Gambarajah Pokok Punca masalah Sebab-sebab Cadangan Penyelesaian

PC hilang Kedududukan PC terbuka Network Oown salah guna - selenggara berkala Fiber optik rosak Blocked Wed

kurang k /tangan Sistem IUS kurang pemantauan Gagal berfungsi Tiada Senggaraan Tiada Jadual Selenggara berkala Kurang mahir

bergantung pada ict

salahguna kemudahan waktu pendek musim pendaftaran Bloked wed Gangguan Rangkaian diserang Virus

Spesifikasi cadangan Sistem Penjadualan selenggara “ E –selenggara”Ciri2 E- Selenggara 1. Sistem Pop-up Blocker/ Reminder 2. Penjadualan berkala 1 pc setiap bulan 3. Pop-up bloked penyelenggaraan yang dilakukan 4. S.M.S kepada user & ictKOS : $10,000 - Software –Net Bienan - fire wall

Carta Perbatuan cadangan E- Selenggaraan

Hari

Aktiviti

I II III IV

Keperluan Sistem

Vendor

Sebutharga

Kelulusan

Pemasang sistem

Uji cuba

Analisi uji (cuba)

Pelaksanaan

CadanganSebenar

7. PelaksanaanTarikh Pemerhatian Jumlah

1/5 - -

7/5 I I

13/5 - -

24/5 - -

1/6 -

7/6 I I

14/6 - -

24/6 I I

Kekerapan

4 3 2

1

Kekerapan 6 - 5 - 4 - 3 - 2 ------------------------------------------------------------------------------------------ Sasaran 50% 1 - Tarikh 1/5 7/6 13/5 24/5 1/6 7/9 14/6 24/6

JADUAL PEMANTAUANTARIKH PEMANTAUAN JUMLAH

1/5 2

7/5 2

14/5 1

24/5 1

1/6 3

7/6 1

14/6 2

24/6 3

6 - 5 - 4 - 3 - 2 ------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 - 1/5 7/6 13/5 24/5 1/6 7/9 14/6 24/6

Analisa Keggalan

Analisa Kegagalan

• 5W1H

What : Sistem E-Selenggara gagl berfungsi dengan baikWhen : Ujikaji – Staff ICT tidak dapat memenuhi jadual selenggaraWhere : Dikomputer staff unit pembayaranWho : Staff ICT & Kerani pembayaranWhy : 1.Sistem Pop-up tak comporetable sistem

2.Lupa nak off Pop-up block3.Sistem sms tak comporetable dengan H/S

How : 1.Staff ICT selenggara computer tak boleh update dalam sistem2.Pop-up tidak diendah oleh staff dan ICT3.Sistem Pop-up tidak stabil

Analisa Peluang Penambahbainkan Kedua“Sistem E-Selenggara kurang berkesan”

Why : Pop-up tidak dapat linkad dengan user dan ICT

Why : Terdapat gangguan sisitem semasa proses restart seever

Why : Pop-up berhubung langsung dengan restart server

Why : Pop-up perlu kepada independent

Perlu kepada back-up Disk ( Auto - Back –up)

Kekerapan

5 -

4 -

3 -

2 - --- - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --

1 -

Tarikh 1/7 1/3

Keputusan berjaya

Analisa Pencapaian “ Ketara”Produktiviti : 200 x100 =20% 10

Quality : 4 kerosakan / bulan

Delivery : 14 hari

Saving : $ 20,160 Moral :

Cost Benefit Analysis

$ 10,000.00 elakkan bekerja sebagai $ 20,160.00

300 x 100 = 30% = 10% 10

1/bln

$ 5,040.00

7 hari

$15,120.00

$1= 2.012

Carta radar

Kreatif Alat QC

Feel Good factor Public Speaking

Teamwork