1. pengenalan - mampuhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2583-pengurusan-sesi-te… · 1 1....

1

1. PENGENALAN

1.1. Penerangan mengenai Jabatan/Bahagian / Unit

a) Latar Belakang Majlis

Majlis Bandaraya Pulau Pinang kini perlu mengorak langkah yang

signifikan dan padu seiring dan bertepatan dengan hasratnya untuk

memperkasa, menambahbaikan dan menerajui perkhidmatan agar selari

dengan pengiktirafan Bandaraya yang di anugerahkan kepada Majlis

Perbandaran Pulau Pinang pada 1 Januari 2015.

Fungsi Majlis

1. Memberi perkhidmatan perbandaran kepada penduduk seperti

perkhidmatan pungutan & pelupusan sampah & perkhidmatan

pembersihan pantai, tandas awam, jalan & parit;

2. Menyedia & menyelanggarakan kemudahan-kemudahan awam seperti

perparitan, lampu, gegili, tandas awam, perhentian bas & lain-lain;

3. Menyediakan kemudahan-kemudahan masyarakat seperti kompleks

sukan, balai rakyat, pusat reakreasi, Padang permainan, Taman &

kawasan lapang, pasar kompleks penjaja & tapak penjaja;

4. Menyediakan insfrastruktur & mengawal sistem lalu lintas bagi

menggalakkan pertumbuhan industri, perdagangan & pelancongan;

5. Menggerakan penduduk ke arah kecemerlangan dalam aspek fizikal,

kerohanian & pemikiran, melalui penyelenggaran & pemeliharaan alam

sekitar & ekologi;

6. Menyediakan kemudahan kesihatan awam yang baik serta

mewujudkan suasana yang indah & nyaman untuk mengeratkan

perpaduan di kalangan masyarakat

7. Merancang & menggalakkan pembangunan kawasan Perbandaran

yang sesuai dengan undang-undang & dasar-dasar pembangunan

Negeri & Negara.

TAJUK : PENGURUSAN SESI TEMUDUGA TERBUKA PENGISIAN KEKOSONGAN GERAI SECARA ATAS TALIAN

2

b) Latar Belakang Jabatan

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PELESENAN DAN BAHAGIAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT

3

Piagam Pelanggan Jabatan

i. Piagam Pelanggan Jabatan Khidmat Pengurusan

(Bahagian Teknologi Maklumat)

Bil Piagam/Standard

1. Semua pengunjung ke kaunter pertanyaan akan diberi layanan yang cepat dan cekap dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) minit.

2. Semua aduan melalui surat, datang sendiri (bersemuka), telefon, laman web dan e-mel diakui terima dan disalurkan kepada jabatan yang berkenaan pada hari yang sama.

3. Permohonan yang lengkap yang diterima dari Jabatan berhubung pengesahan dalam perkhidmatan kakitangan akan diproses dalam tempoh empat belas (14) hari.

4. Temuduga bagi mengisi kekosongan jawatan akan dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh senarai pendek diluluskan.

5. Permohonan untuk permit mengeluarkan barang-barang lusuh dari kawasan perindustrian akan dikeluarkan dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh permohonan.

6. Permohonan untuk pas tahunan zon perindustrian bebas akan dikeluarkan dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh permohonan.

7. Menguruskan permohonan tindakan penguatkuasaan yang dikemukakan oleh Jabatan dalam tempoh tiga (3) minggu dari tarikh penerimaan permohonan.

8. Memberi khidmat nasihat ICT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh permintaan diterima.

9. Memproses dan meluluskan permohonan untuk mengikuti latihan/kursus/seminar/ konvensyen di dalam dan luar negeri dalam masa tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan.

10. Mengurus dan menyelaras Mesyuarat Biasa Majlis sekurang-kurangnya diadakan satu (1) kali sebulan serta menyediakan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tarikh mesyuarat berkenaan diadakan.

11. Menyediakan baucer bayaran dan menyampaikannya kepada Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan invois.

12. Aduan yang diterima akan diambil tindakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja dan jawapan akan diberi dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.

4

ii. Piagam Pelanggan Jabatan Kesihatan Persekitaran dan

Perlesenan

(Bahagian Pelesenan)

Bil Piagam/Standard

1. Permohonan lesen establisymen makanan, iklan tempat hiburan awam, garaj, tred, perniagaan dan perindustrian diputuskan dalam tempoh lapan (8) minggu tertakluk kepada syarat-syarat dipatuhi.

2. Permohonan lesen gerai sementara/gerai bermusim diluluskan dan lesen dikeluarkan dalam satu (1) hari.

3. Permohonan lesen ”banner/streamers” diputuskan dalam tempoh empat (4) hari bekerja dan lesen dikeluarkan dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

4. Temuduga bagi mengisi kekosongan jawatan akan dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh senarai pendek diluluskan.

5. Permohonan lesen anjing dengan serta-merta.

6. Ulasan/pandangan teknikal dikemukakan dalam tempoh empat belas (14) hari.

7. Menyediakan baucer bayaran dan menyampaikannya kepada Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan invois.

8. Memberi khidmat nasihat ICT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh permintaan diterima.

9. Aduan yang diterima akan diambil tindakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja dan jawapan akan diberi dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.

e) Objektif Majlis

Komited memastikan perkhidmatan yang diberikan memenuhi standard

kualiti dan piagam pelanggan yang ditetapkan. Objektif kami ialah untuk:

Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan melalui amalan

urustadbir baik dan mengutamakan satu perkhidmatan, satu

penyampaian dan ‘No Wrong Door Policy’.

Merancang dan melaksanakan pembangunan yang seimbang dan

memelihara alam sekitar yang berkualiti.

Memperkukuhkan pulau sebagai hub ekonomi yang dinamik

selaras dengan pembangunan NCER dalam konteks wilayah

utara dan antarabangsa.

Merancang dan menyediakan kemudahan infrastruktur dan awam

yang berkualiti, perkhidmatan masyarakat yang vibrant dan

persekitaran yang bersih dan indah.

Meningkatkan budaya hidup berkualiti, memulihara warisan dan

menggalakkan penglibatan komuniti untuk mencapai

pembangunan masa depan.

5

f) Maklumat Lain Berkaitan

1.2. Pengenalan Inovasi

a) Tujuan Projek Inovasi

Bahagian Pelesenan menguruskan pengisian gerai gerai jualan di pasar

kompleks dan tapak penjaja. Pengisian gerai gerai ini dibuat secara

permohonan dan proses temuduga.

Kaedah pengisian gerai sering dikemaskini dari masa ke semasa demi

memberikan perkhidmatan yang baik kepada pelanggan [penjaja kecil]

Pada awal nya permohonan gerai dibuat dan mengambil masa bertahun

dan berbulan untuk diproses. Setelah itu proses ini ditambahbaik dimana

proses memohon dan ditemuduga adalah pada hari yang sama.

Pembaharuan yang ditambahbaik lagi adalah dengan memaklumkan

keputusan permohonan beserta tarikh untuk cabutan undi gerai dihantar

secara SMS kepada semua pemohon.

Kini, satu idea baru tercetus iaitu untuk mewujudkan satu aplikasi mobile

dan keseluruhan proses permohonan gerai bermula dari pendaftaran,

sesi soal jawab, keputusan dilaksanakan secara atas talian.

Idea ini tercetus apabila kehendak pelanggan berhubung dengan

pengisian gerai semakin hari semakin bertambah dan majlis perlu

mengorak langkah seiring perubahan zaman. Oleh itu, satu inovasi

dicadangkan untuk proses permohonan gerai dijalankan sepenuhnya

atas talian. Proses atas talian ini melibatkan pendaftaran pengguna,

permohonan gerai, soal jawab dan keputusan permohonan.

b) Objektif Inovasi

1. Memudahkan orang awam untuk membuat permohonan kekosongan

gerai

2. Menawarkan perkhidmatan yang pantas kepada orang awam dalam

permohonan mendapatkan Gerai di pasar, kompleks makan dan

tapak penjaja.

3. Menggalakkan budaya "paperless"di kalagan pengurusan MBPP dan

orang awam

6

4. Mengurangkan tenaga kerja masa yang diperlukan dalam

menjalankan setiap sesi temuduga.

5. Mengurangkan kos Majlis dalam menganjurkan setiap sesi temuduga.

Berasaskan objektif tersebut, Bahagian Teknologi tersebut bersama

dengan Bahagian Perlesenan mengambil iniasitif melakukan

penyusunan semula & mewujudkan aplikasi yang dapat memberikan

perkhidmatan yang terbaik kepada orang awam.

c) Proses Pelaksanaan Inovasi

Pengurusan Sesi Temuduga mendapatkan kekosongan Gerai di

inovasikan melalui Pembentukan Aplikasi Mobile di mana Pengguna

dapat memohon Kekosongan Gerai secara atas talian. Inovasi bagi

prototype di buat secara in-house manakala pelaksanaan bagi Aplikasi

Mobile secara out-source.

Pemohonan di jalan sepenuhnya secara atas talian melalui Portal

eLesen ataupun aplikasi Mobile eLesen Gerai.

Temuduga secara sepenuhnya atas talian bukan sahaja dapat

menjimatkan masa serta mengurangkan kos yang perlu dikeluarkan

malah dapat memberikan satu perkhimdatan yang mudah pantas dan

berkesan kepada pelanggan [penjaja kecil].

d) Tempoh dan Peringkat Pelaksanaan

Perancangan Merekabentuk, Membangun, Membekal, Menghantar,

Memasang, Mengkonfigurasi, Menguji, dan Mentauliah Aplikasi Mobile

eLesen Gerai Perlesenan selama 8 bulan di Majlis Bandaraya Pulau

Pinang.

7

Rajah 1: Jadual Perancangan Pembangunan Aplikasi Mobile eLesen Gerai

Rajah 2: Halaman Iklan Sistem eLesen

8

Rajah 3: Halaman Iklan dan Tapak Kekosongan Gerai

Iklan yang di paparkan dalam Sistem eLesen akan di Integrasikan

dengan Aplikasi Mobile eLesen Gerai dalam Menu Pengumuman dan

Perkhidmatan.

e) Implikasi Kewangan

Bil Perancapaian Kaedah Sekarang Inovasi

1. Tenaga Kerja Manusia 55 orang 7 orang sahaja

2. Masa 8 jam 4 jam

3. Persiapan Tempat RM 2,700.00 (Setiap Sesi)

Tiada

4. Makan/Minum RM 1,700.00 (Setiap Sesi)

Tiada

5. Lain-Lain RM 150.00 (Setiap Sesi)

Tiada

Kekerapan sesi temuduga adalah 4 kali setahun dan sekiranya ada

keperluan akan dibuat 6 kali setahun. Oleh itu kos yang akan ditanggung

dan didapati memberi kesan adalah pada perkara item 3 dan 4 iaitu jika,

dianggap 4 kali setahun.

9

Pengurangan kakitangan dapat memberi fokus dalam kerja harian dan

tidak berlaku

Kos yang digunakan adalah:

Persiapan Tempat RM2,700.00 x 4 sesi = RM10,800.00

Jamuan Urusetia RM1,700.00 x 4 sesi = RM 6,800.00

Lain-lain RM 150.00 x 4 sesi = RM 600.00

============

RM18,200.00

============

Manakala tiada kos akan ditanggung jika menggunakan kaedah baru

iaitu temuduga atas talian. Hanya kos pembangunan Aplikasi mobile

eLesen Gerai yang dianggar dalam RM 20,000 untuk sekali pembayaran

sahaja.

10

Rajah 4: Prototaip Halaman Log Masuk Aplikasi Mobile eLesen Gerai

11

Rajah 5: Prototaip Halaman Utama Aplikasi Mobile eLesen Gerai

12

Rajah 6: Prototaip Halaman Utama Aplikasi Mobile eLesen Gerai

13

Rajah 7: Prototaip Aplikasi Mobile eLesen Gerai

14


15


16


17


18

Aplikasi Kod QR juga digunakan untuk mengetahui Lokasi Tapak Penjaja

Sementara (TPS) dan Pasar Majlis Bandaraya Pulau Pinang bagi tujuan

Temuduga Terbuka Pengisian Gerai- Gerai Majlis. Pengguna hanya perlu

mengimbas kod QR yang tersedia bagi mengetahui lokasi kekosongan

gerai dan maklumat berkenaan temuduga terkini.

Inovasi ini dapat memudahkan Bahagian Pelesenan mengurangkan kos

kertas kerana kod ini akan dimuatnaik ke dalam KIOSK Pelesenan dan

akan memudahkan orang awam untuk mengibas kod tersebut bagi

mengetahui lebih lanjut berkenaan dengan senarai kekosongan gerai dan

sesi temuduga.

Rajah 12: Kod QR dan Senarai Kekosongan Gerai

19

f) Pencetus Idea

Pencetus idea untuk inovasi bermula semasa menjalankan Temuduga

Perlesenan di Padang Kota Lama di mana ramai orang awam datang ke

Temuduga Perlesenan untuk memohon kekosongan pasar/kompleks dan

tapak penjaja yang akan diiklankan.

1. Bahagian Pelesenan mengenalpasti kekosongan di pasar/kompleks dan

tapak Penjaja yang diiklan.

2. Bahagian Pelesenan akan mengiklankan kekosongan gerai-gerai yang

terlibat Sistem E-Lesen [Makluman dan hebahan akan iklan

temuduga dilakukan di Dalam laman portal Majlis dibuat tampalan di

semua pasar/kompleks/tapak Penjaja Majlis

3. Permohonan boleh dibuat secara atas talian dalam tempoh tertentu atau memohon dengan sendiri semasa hari temuduga terbuka dari jam 8.00

pagi hingga 10.00 pagi sahaja.

4. Semua calon yang telah membuat permohonan perlu hadir bagi sesi temuduga mulai jam 9.00 pagi pada hari yang telah ditetapkan.

5. Jawatankuasa mesyuarat akan membuat keputusan pada hari yang sama dan semua pemohon akan dimaklumkan akan keputusan temuduga

secara pesanan ringkas (SMS) dalam tempoh 24 jam.

Rajah 13: Carta Aliran Proses Permohonan Gerai di Pasar Kompleks

Makan dan Tapak Penjaja

Bahagian Teknologi Maklumat telah berkerjasama dengan Bahagian

Pelesenan maka Temuduga Perlesenan di atas telah di Inovasi menjadi

Pengurusan Sesi Temuduga Mendapatkan Kekosongan Gerai Secara

Atas Talian. Pengenalan aplikasi mobile dimana orang awam dapat

memohon secara atas talian bagi kekosongan pasar/kompleks dan tapak

penjaja yang akan diiklankan. Penambahbaikan kepada inovasi ini

memang signifikan dan penting mengikut perkembangan dari Pihak

Berkuasa Tempatan. Maka Projek ini akan menunjukkan keberhasilan

yang signifikan atau bermakna dan keperluan kepada Majlis.

20

g) Elemen Kolaborasi

(a) Kolaborasi antara bahagian dalam agensi yang sama iaitu

kolaborasi antara Bahagian Teknologi Maklumat bekerjasama dengan

Pelesenan dalam penghasilan Pengurusan Temuduga Mendapatkan

Kekosongan Gerai Secara Atas Talian. Hasil gabungan usaha ini adalah

kerana setiap kali sesi temuduga dijadualkan, Bahagian Perlesenan

memerlukan kepakaran Bahagian Pelesenan untuk menyusun atur

strategi “Networking/Perangkaian” bersiap sedia jika berlaku Sistem

tergendala.

(b) Di dapati elemen dan objektif yang di peroleh memudahkan

orang awam untuk membuat permohonan kekosongan gerai.

(c) Menawarkan perkhidmatan yang pantas kepada orang awam

dalam permohonan mendapatkan gerai.

(d) Disamping mengurangkan tenaga kerja, masa dan kos ketika

sesi temuduga gerai dijalankan.

h) Kategori Inovasi

1. Kategori inovasi ini adalah ‘Product Innovation’

2. Kategori inovasi ini adalah ‘Service Delivery Innovation’

3. Kategori inovasi ini adalah ‘Systemic Innovation Service

Indikator Inovasi

a) Measurable ini dibuat berdasarkan kos dan masa Pembangunan

Aplikasi Mobile eLesen Gerai.

b) Developmental ini dibuat berdasarkan Pembangunan Aplikasi

Mobile eLesen Gerai.

c) Cost-effective ini dapat mengurangkan kos setiap kali Temuduga

Perlesenan di jalankan.

21

i) Input Hasil Inovasi

Idea penggunaan dan penghasilan Pengurusan Temuduga Mendapatkan

Kekosongan Gerai Secara Atas Talian di peroleh dari satu perbincangan

antara Bahagian Perlesenan dan Bahagian Teknologi Maklumat sewaktu

Temuduga Perlesenan yang di jalankan di Padang Kota Lama.

Dengan kaedah yang di peroleh menawarkan perkhidmatan yang pantas

kepada orang awam dalam permohonan gerai. Orang Awam tidak perlu

beratur untuk hadir ke temuduga tetapi dapat memohon secara atas

talian. Pemarkahan akan di jana atas talian dan orang awam dapat

memohon gerai dengan mudah.

Penggunaan Inovasi ini dapat mempercepatkan kerja yang di jalankan,

tenaga, masa dan kos ketika sesi temuduga di jalankan.

2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

2.1. Impak Sebelum

a) Permohonan gerai dibuat secara atas talian dalam tempoh tertentu atau

melalui permohonan semasa hari temuduga terbuka diadakan dari jam

8.00 pagi hingga 10.00 pagi sahaja.

b) Pemohon akan hadir dan beratur bagi mendapatkan no giliran seawal

jam 6.00 pagi.

22

Rajah 14: Pemohon Beratur Bagi Mendapatkan Nombor Giliran

Rajah 15: Kad Nombor Giliran

c) Seterusnya proses pendaftaran dimulakan pada jam 8.00 pagi di mana

semua maklumat peribadi direkodkan di dalam system e-lesen.

Proses ini akan menjadi sukar dan melambatkan proses apabila

penggunaan serentak yang ramai, system akan down.

Rajah 16: Pemohon Beratur Bagi Mendapatkan Nombor Giliran

d) Setelah mendapatkan nombor giliran dan didaftarkan, pemohon akan

diberikan nombor calon untuk ditemuduga oleh panel penemuduga.

23

c) Bagi setiap kali sesi temuduga dijalankan, pihak pengurusan MBPP

terpaksa menyediakan tenaga kerja yang ramai bagi kelancaran proses

temuduga iaitu sebelum, semasa dan selepas. Selain, kos juga tinggi

setiap kali mengadakan sesi tersebut.

24

Rajah 17: Pemohon Sedang Menunggu Giliran untuk Ditemuduga

Rajah 18: Ketika Sesi Temuduga Dijalankan

25

Rajah 19: Kakitangan Majlis Menjalankan Tugas Ketika Sesi Temuduga

26

2.2. Impak Selepas

a) Pemohonan gerai boleh dibuat secara sepenuhnya atas talian melalui

Sistem eLesen ataupun melalui aplikasi mobile eLesen Gerai.

b) Tempoh masa adalah fleksible dimana pemohon boleh berdaftar pada

bila bila masa selagi masih dalam tempoh permohonan dibuka.

c) Pemohon yang tiada kemudahan untuk memohon secara atas talian

boleh hadir di Bahagian Pelesenan untuk bantuan pendaftaran selagi

masih dalam tempoh permohonan dibuka.

d) Sesi Temuduga dijalankan sepenuhnya melalui portal eLesen atau

aplikasi mobile eLesen Gerai dimana proses temuduga diubah suai

kepada konsep soal jawab dimana penilaian adalah berpandukan pada

jawapan yang telah dibekalkan.

e) Kaedah ini menjimatkan masa, tenaga, memudahkan orang awam dan

menjimatkan kos Majlis.

3. IMPAK INOVASI

a) Kos

Inovasi ini dapat menjimatkan pengeluaran kos dari pihak dalam

menganjurkan sesi temuduga pengisian gerai.

b) Masa

Pengurusan masa yang baik

Orang awam

- tidak perlu hadir dan menunggu lama

- Golong OKU, ibu tunggal, warga emas tidak terbeban dengan proses

yang mengambil masa lama

- Proses permohonan yang mudah dan fleksible

- Tiada lagi rungutan waiting time yang lama dan memenatkan

Kakitangan

- Tugasan harian di lapangan boleh diteruskan

- Terlibat secara nyata semasa proses membuat keputusan sahaja

c) “Paperless”

Tiada penggunaan kertas dari awal proses hingga ke akhir kerana

semuanya adalah secara atas talian.

27

d) Pendapatan Majlis

Pendapatan majlis juga akan meningkat kerana, inovasi ini dapat menarik

minat orang awam untuk membuat pemohonan. Maka, gerai yang kosong

akan sentiasa dapat diisi dengan pengusaha yang berminat dan layak

untuk berniaga

Permohonan pengisian gerai juga boleh dikerapkan kepada sebulan sekali

atau dua kali sebulan sekaligus mengelakan gerai kosong terbiar lama.

4. ELEMEN INOVASI

i. Inovatif/Kreatif

Proses permohonan dan temuduga dijalankan sepenuhnya atas talian

merupakan inovasi yang kreatif. Ini bukan sahaja dapat memudahkan

proses kerja pihak majlis sendiri malahan dapat memudahkan orang

awam untuk membuat permohonan gerai yang diinginkan.

Proses permohonan yang dapt dijalankan sepenuhnya atas talian

memberikan kesenangan kepada pemohon untuk membuat permohonan

bila-bila masa dan di mana jua mereka berada jika mereka mempunyai

akses kepada perkhidmatan internet.

Selain itu, inovasi ini juga memudahkan pemohon untuk melihat senarai

kekosongan gerai malah keputusan daripada permohonan mereka juga

dapat dipaparkan melalui Sistem eLesen dan aplikasi mobile eLesen

Gerai.

ii. Keberkesanan

Hasil daripada inovasi ini dapat menarik ramai orang awam ataupun

peniaga untuk memohon kekosongan gerai majlis. Ini bukan saja dapat

mengurangkan kekosongan gerai malah dapat meningkatkan pendapatan

majlis sendiri.

Selain itu, urusan permohonan yang dipermudahkan ini dapat memberi

kepuasan kepada orang awam. Malahan, kerja yang lebih efektif dan

efesien dapat dihasilkan oleh kakitangan MBPP apabila inovasi ini

dijalankan terutamanya dalam menilai permakahan permohon gerai

tersebut.

iii. Signifikan

28

Inovasi ini juga mesra pelanggan kerana ianya dapat menjimatkan kos,

masa dan tenaga jika proses permohonan dan temuduga dijalankan

sepenuhnya atas talian. Penjimatan kos dapat dilakukan kerana, tiada lagi

sesi temuduga gerai yang akan dijalankan seperti sebelum ini. Dimana,

banyak kos yang perlu dikeluarkan oleh pihak majlis ketika menjalankan

sesi temuduga sebelum ini.

Selain itu, dari segi masa dan tenaga juga dapat dikurangkan kerana

semuanya dijalankan secara atas talian. Seperti sebelum inovasi, jika

terdapat sesi temuduga yang ditetapkan tarikhnya pihak yang terlibat tidak

kira orang awam mahupun pihak MBPP sendiri perlu hadir ke lokasi yang

ditetapkan bagi menjalakan sesi tersebut. Di sini, banyak masa dan

tenaga akan digunakan. Bagi memudahkan urusan semua pihak, maka

tercetusnya idea inovasi ini dan masa dan tenaga dapat dikurangkan

ketika sesi permohonan dan temuduga atas talian dijalankan.

Produktiviti kerja kakitangan Majlis juga dapat ini kerana melalui inovasi ini

tenaga kerja kakitangan dapat dikurangkan dalam pengurusan sesi

temuduga seperti sebelum ini. Kakitangan majlis sendiri dapat memberi

tumpuan sepenuhnya dalam kerja harian mereka.

iv. Releven

Inovasi bagi menjalankan sesi permohonan dan temuduga gerai secara

atas talian ini dapat impak yang tinggi terutamanya dari segi kos

pengeluaran majlis sendiri setiap kali sesi temuduga dijalankan.

Kekerapan sesi temuduga adalah 4 kali setahun dan sekiranya ada

keperluan akan dibuat 6 kali setahun. Oleh itu kos yang akan terhasil dan

didapati memberi kesan adalah pada perkara item 3 dan 4 seperti pada

Rajah 20 dibawah jika, dianggap 4 kali setahun.

Rajah 20: Jadual Kos Setiap Kali Sesi Temuduga

Oleh itu, jika dijumlahkan, kos setiap tahun akan dikeluarkan olehpihak

MBPP setiap kali sesi temduga ini dijalankan adalah lebih kurang

RM18,200.00 bagi 4 sesi. Manakala tiada kos akan dikeluarkan jika

menggunakan kaedah baru iaitu temuduga atas talian. Hanya kos

pembangunan Aplikasi Mobile eLesen Gerai yang dianggar dalam

RM20,000 untuk sekali pengeluaran sahaja.

Item Perincian Kaedah Sekarang Inovasi

1 Tenaga Kerja Manusia 55 orang 7 orang sahaja

2 Masa 8 jam 4 jam

3 Persiapan Tempat RM2,700.00 [setiap sesi] Tiada

4 Jamuan kepada urusetia RM1,700.00 [setiap sesi] Tiada

5 Lain lain RM150.00[setiap sesi] Tiada

29

Selain itu, inovasi ini dapat memudahkan orang awam, dimana mereka

tidak perlu lagi beratur panjang dalam menunggu giliran untuk menghadiri

sesi temuduga seperti sebelum ini. Ini kerana, mereka hanya perlu

mengisi permohonan gerai secara atas talian melalui Sistem eLesen

ataupun aplikasi mobil eLesen Gerai.Rajah 2 dan 3 memaparkan gambar

ketika sesi temuduga kekosongan gerai MBPP yang dijalankan sebelum

ini.

Rajah 21: Sesi permohonan dan mendaptkan angka giliran sebelum inovasi

.

30

Rajah 22: Sesi temuduga sebelum inovasi

31

5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

i. Sistem Pengurusan Maklumat Lesen (eLesen) sebelum ini dibangunkan untuk

kegunaan dalaman dan orang awam memohon, membayar, memperbaharui,

menyemak status lesen perniagaan atau permit mahupun penyewaan gerai

secara online. Sistem ini juga telah berjaya merangkul Johan dalam Anugerah

Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau Pinang pada tahun 2014.

Rajah 23: eLesen Johan Anugerah Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau

Pinang pada tahun 2014

32

Rajah 24: eLesen Johan Anugerah Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau

Pinang pada tahun 2014

33

6. PENUTUP

Inovasi sesi permohonan dan temuduga kekosongan gerai MBPP ini wajar

dipertimbangkan kerana:

i. Inovasi ini dapat memudahkan banyak pihak tidak kira orang awam

mahupun pihak pengurusan MBPP sendiri.

ii. Inovasi ini juga dapat meringankan beban kos yang terpaksa pihak majlis

keluarkan terutama sekali bagi setiap kali adanya sesi temuduga

kekosonga gerai.

iii. Selain itu, inovasi ini juga dapat meningkatkan pendapatan MBPP itu

sendiri terutama apabila kekosongan gerai dapat diisi dengan peniaga

yang berminat.

iv. Memberi kemudahan kepada orang awam untuk mengisi permohonan

secara atas talian bila-bila masa sahaja tanpa perlu hadir ke sesi

temuduga seperti sebelum ini.

v. Memberi kelapangan kepada pihak pengurusan MBPP dalam membuat

penilaian bagi kelayakan pemohon untuk menyewa gerai yang terlibat.

vi. Mengurangkan penggunaan kertas dalam proses permohonan dan

temuduga gerai MBPP untuk menjamin kehijauan bandar.

1. pengenalan - mampuhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2583-pengurusan-sesi-te… · 1 1....

Documents