*UNTUK BACAAN SAHAJA (Jangan Edit/Ubah)

Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, IPGKampus Perempuan Melayu, Melaka

PANDUAN OPERASI LATIHAN [Permohonan Pakej, Penilaian & Laporan] IPG Kampus Perempuan Melayu Melaka

Disediakan oleh : EN. HASHIM BIN HJ. KALIL

Disemak dan diedit oleh: PN. SURIYATI BINTI YAAPAR KU ULDP, IPGK PM

Isi Kandungan PENGENALAN..................................................................................................................................................... 2

VISI ..................................................................................................................................................................... 2

MISI .................................................................................................................................................................... 2

OBJEKTIF ............................................................................................................................................................ 2

PAKEJ ................................................................................................................................................................. 3

PERMOHONAN PAKEJ / PROSEDUR BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ..................................................................................................................................... 3

PENYEDIAAN KEMUDAHAN PAKEJ .................................................................................................................... 4

PERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJ ............................................................................................................. 4

PENYEDIAAN / PEMILIHAN TEMPAT .................................................................................................................. 5

ZON PAKEJ ......................................................................................................................................................... 6

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PEGAWAI .............................................................................................. 7

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PELAJAR ................................................................................................ 8

KELULUSAN KHAS .............................................................................................................................................. 9

PINDAAN TARIKH / TEMPAT ............................................................................................................................ 10

TATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN ............................................................................................... 11

PENGENALAN Pelan Operasi Latihan (POL) Guru Dalam Perkhidmatan ini merupakan satu usaha Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) untuk mewujudkan satu tindakan sistematik bagi menjayakan dasar penting Kerajaan Malaysia melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.6/2005 untuk memastikan anggota perkhidmatan awam di semua peringkat untuk mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun. Unit Latihan Dalam Perkhidmatan (ULDP) berperanan dalam merancang dan mengendalikan pelbagai kursus atau program untuk seluruh staf (akademik dan bukan akademik) serta pegawai perkhidmatan pendidikan. Kursus-kursus yang dikendalikan melibatkan kursus dalam perkhidmatan dan kursus peningkatan profesionalisme keguruan. Panduan Operasi Latihan ini diterbitkan untuk memudahkan setiap jabatan / unit melaksanakan latihan / aktiviti / program mengikut prosedur yang betul. Pematuhan prosedur yang betul akan melicinkan segala aktiviti bermula daripada penulisan kertas cadangan / kertas kerja sehingga kepada laporan dan penilaian latihan / aktiviti / program yang telah dijalankan.

VISI Memberi latihan berterusan yang berkualiti, kemas kini dan cemerlang kearah meningkatkan kecemerlangan profesionalisme keguruan.

MISI Sentiasa bersedia dengan penuh komitmen dan professional dalam usaha meningkatkan kecemerlangan pendidik negara menerusi penggabungan keimanan, ilmu pengetahuan dan kemahiran komprehensif serta dinamik.

OBJEKTIF Unit Latihan Dalam Perkhidmatan berhasrat untuk : i. Mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran guru dalam kaedah dan strategi

pengajaran dan pembelajaran supaya mereka dapat menghadapi oerubahan semasa dalam sistem pendidikan negara.

ii. Mendedahkan peserta-peserta kursus kepada perkembangan-perkembangan semasa yang berkaitan dengan pendidikan sekolah rendah dan menengah.

iii. Melengkapkan peserta-peserta kursus dengan pendekatan terkini, kemahiran berfikir

dan kemahiran menjalankan penyelidikan untuk meningkatkan lagi mutu profesionalisme mereka supaya menjadi guru yang berdedikasi, inovatif, kreatif dan berkebolehan dalam memenuhi matlamat Falsafah Pendidikan Negara.

PAKEJ Penyediaan kemudahan pakej merupakan satu kawalan dan perbelanjaan berhemat bagi peruntukan di bawah Belanja Mengurus, Kumpulan Wang Amanah dan sumber kewangan kerajaan yang lain di Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Peraturan semasa yang berkuat kuasa mengenai penyediaan kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus ialah Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 1997 (SPK Bil.6/1997) Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (PP Bil.3/2003) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (PP Bil.3/2005) serta surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan maka SPK Bil. 6/1997 perlu diselaras dan dikemaskini mengikut keperluan semasa.

PERMOHONAN PAKEJ / PROSEDUR BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENDAHULUAN 1. Tafsiran dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2003 dan Bil. 3/2005 adalah dirujuk

untuk istilah-istilah berikut : 1.1 Tugas Rasmi bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat yang

merangkumi mesyuarat, taklimat dan persidangan;

1.2 Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang merangkumi kursus-kursus wajib, akademik atau praktik, seminar, bengkel, lawatan sambal belajar yang bercorak latihan;

1.3 Pegawai bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam

Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk yang dilantik secara sementara / kontrak / sandaran / sangkut;

1.4 Ibu Pejabat bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri

untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:

a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya;

b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan

c) 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.

PENYEDIAAN KEMUDAHAN PAKEJ

2. Penyediaan pakej bermaksud Ketua Jabatan menganjurkan sesuatu tugas rasmi / kursus dan mengaturkan penyediaan makan dan penginapan atau salah satu daripadanya kepada peserta yang mengikutinya. Ketua Jabatan akan membayar terus bil / invois kepada pihak yang menyediakan kemudahan makan dan penginapan.

3. Kemudahan pakej ini meliputi bayaran bilik urusetia, bilik seminar, alat pandang dengar, alat tulis dan backdrop yang disediakan oleh pihak yang menyediakan kemudahan secara pakej.

4. Kos sewaan lain seperti komputer dan peralatan yang tidak termasuk di bawah

peraturan pakej hendaklah dibuat secara berasingan dan ditunjukkan dalam sebut harga perkiraan kos keseluruhan permohonan pakej.

5. Semua Jabatan / Bahagian hendaklah mengemukakan permohonan kemudahan

pakej sekiranya sesuatu program itu melibatkan sekurang-kurangnya seramai 15 orang peserta. Walau bagaimanapun sekiranya kurang daripada 15 orang, kemudahan pakej masih boleh diaturkan dengan premis / hotel seperti biasa.

6. Had maksimum bilangan hari untuk melaksanakan pakej seperti berikut :

6.1 Tugas Rasmi : 3 hari 2 malam 6.2 Kursus : 4 hari 3 malam (kecuali kursus-kursus wajib KPM)

7. Pelaksanaan pakej tugas rasmi / kursus yang melebihi bilangan hari yang ditetapkan

perlu disertakan dengan justifikasi kukuh yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan sendiri.

8. Penyediaan kemudahan pakej ini adalah terpakai kepada semua yang layak menerima

kemudahan di bawah PP Bil. 3/2003 dan PP Bil. 3/2005 atau Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

PERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJ

9. Kos adalah menjadi asas penting dalam membuat cadangan bagi penyediaan kemudahan pakej. Jumlah perbelanjaan yang terlibat (tidak termasuk cukai-cukai yang diwajibkan) hendaklah tidak melebihi kadar siling kelayakan pegawai yang ditetapkan bagi tuntutan Elaun Makan dan/atau Bayaran Sewa Hotel mengikut mana yang berkenaan dari semasa ke semasa.

10. Sebut harga dari pihak yang menyediakan pakej hendaklah merangkumi kos

penginapan, makan dan kemudahan-kemudahan lain yang disediakan mengikut tarikh semasa.

11. Ketua Jabatan hanya dibenarkan menggunakan peruntukan OS29000 bagi menampung kos makan / penginapan.

12. Jika kemudahan makan dan/atau penginapan telah disediakan oleh pihak penganjur,

peserta tidak layak menuntut Elaun Makan dan / atau Bayaran Sewa Hotel yang mana berkenaan.

13. Kemudahan pakej di luar pejabat hanya boleh dijalankan jika tiada tempat /

kemudahan di pejabat atau tidak dapat menampung bilangan / keperluan peserta.

14. Pengangkutan secara berkumpulan ke tempat kursus / tugas rasmi hendaklah diaturkan (sekiranya perlu) bagi menjimatkan kos tuntutan perjalanan (TNT).

15. Urusetia, penceramah dan fasilitator yang terlibat dalam program sama ada

penceramah / fasilitator kakitangan awam atau swasta hendaklah dimasukkan dalam permohonan pakej dan tidak dibenarkan membuat tuntutan penginapan / makan secara berasingan.

16. Pihak penganjur hendaklah menyatakan dalam surat panggilan mesyuarat / kursus

sama ada kemudahan penginapan / makan disediakan atau yang mana berkenaan di bawah tanggungan penganjur / jabatan masing-masing.

17. Bilangan urusetia hendaklah diminimumkan dan bersesuaian dengan program yang

dijalankan.

PENYEDIAAN / PEMILIHAN TEMPAT 18. Pemilihan tempat bagi mengadakan kursus / tugas rasmi secara pakej hendaklah

berasaskan kepada bilangan dan tempat pegawai bertugas seperti berikut :

18.1 Peserta Dari Pejabat / Daerah / Negeri Yang Sama Jika peserta datang dari pejabat / daerah / negeri yang sama, pemilihan tempat hendaklah dibuat di dalam negeri tersebut, melainkan tiada kekosongan tempat maka pakej bolehlah diadakan di negeri lain tetapi dalam zon yang sama.

18.2 Peserta Dari Zon Yang Sama Jika peserta dari zon yang sama, pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada tempat / daerah / negeri yang mempunyai bilangan pegawai / peserta paling ramai.

18.3 Peserta Dari Pelbagai Zon / Keseluruhan Negeri Jika peserta dari seluruh negeri, pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada negeri yang mempunyai bilangan pegawai / peserta yang paling ramai.

19. Pemilihan tempat di atas hendaklah mengikut ketetapan berikut : 19.1 Mengutamakan premis-premis kerajaan yang berdekatan dengan pejabat

peserta melainkan tidak dapat dilakukan kerana tiada kekosongan / tempat / tidak dapat menampung peserta yang ramai / kemudahan yang diperlukan tidak disediakan; dan

19.2 Sekiranya para 19.1 di atas tidak dapat dilaksanakan maka pemilihan premis-premis swasta hendaklah yang berdekatan dengan pejabat peserta melainkan tidak dapat dilakukan kerana tiada kekosongan / tempat tidak dapat menampung peserta yang ramai / kemudahan yang diperlukan tidak disediakan.

20. Zon Pelaksanaan Penyediaan Kemudahan Pakej adalah ditetapkan seperti

berikut :

ZON PAKEJ (Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 11 Tahun 2008), Ruj. Surat : KP.(BKEW)(PK)1587/6/A-4(11)

Bertarikh : 24 Oktober 2008 BIL. NEGERI ZON UTAMA

1. PERLIS Perlis, Kedah dan Pulau Pinang

2. KEDAH Kedah, Perlis, Pulau Pinang dan Ipoh

3. PULAU PINANG Pulau Pinang, Perlis, Kedah, Taiping, Ipoh dan Pulau Pangkor

4. PERAK Perak, Kedah, Pulau Pinang, W.P. Kuala Lumpur, Shah Alam dan Cameron Highlands

5. SELANGOR Selangor, W.P. Kuala Lumpur, W.P. Putrajaya, Negeri Sembilan, Cameron Highlands, Ipoh, Pulau Pangkor dan Genting Highlands

6. W.P. KUALA LUMPUR W.P. Kuala Lumpur, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Ipoh dan Genting Highlands

7. NEGERI SEMBILAN Negeri Sembilan, Selangor, Melaka dan W.P. Kuala Lumpur

8. MELAKA Melaka, Johor, Negeri Sembilan dan W.P. Kuala Lumpur

9. JOHOR Johor, Negeri Sembilan dan Melaka

10. PAHANG Pahang, Terengganu, W.P. Kuala Lumpur dan Mersing

11. TERENGGANU Terengganu, Kelantan dan Pahang

12. KELANTAN Kelantan, Terengganu dan Pahang

13. SABAH Sabah dan W.P. Labuan

14. SARAWAK Sarawak

15 W.P. LABUAN W.P. Labuan, Kota Kinbalu dan Miri

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PEGAWAI 21. Penginapan kepada pegawai-pegawai yang terlibat hendaklah diaturkan mengikut

kelayakan seperti berikut : i. Gred 44 ke bawah hendaklah diaturkan secara berkongsi. ii. Gred 45 dan ke atas diaturkan penginapan secara perseorangan; dan iii. Bagi penceramah, fasilitator atau jurulatih boleh disediakan penginapan

secara perseorangan pada tarikh perkhidmatan / mengikut kesesuaian.

22. Kadar Siling kelayakan pegawai mengikut gred adalah ditetapkan seperti di lampiran.

GRED PEGAWAI

KADAR TUNTUTAN MENJALANKAN TUGAS RASMI MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 3/2003 & SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 8/2010

MESYUARAT / TAKLIMAT / BENGKEL KERJA / PERSIDANGAN / KONVENSYEN

SEMENANJUNG SABAH / SARAWAK / LABUAN

M H M + H Siling

Dalaman KPM (RM)

M H M + H Siling

Dalaman KPM (RM)

Utama / Khas A ke atas 115 S/S 115 + S/S 200

(single)

165 S/S 165 + S/S 220

(single) Jusa B, Jusa C 100 B/S 100 + B/S 130 B/S 130 + B/S Gred 53 - 54 85 B/B 85 + B/B 115 B/B 115 + B/B Gred 45 - 52 60 180 240 80 200 280 Gred 41 - 44 45 160 205

150 (double)

65 170 235 170

(double) Gred 27 - 40 40 140 180 55 160 215 Gred 17 - 26 40 130 170 55 150 205 Gred 1 - 16 35 120 155 120 (triple) 50 140 190 130 (triple)

GRED PEGAWAI

KADAR TUNTUTAN MENJALANKAN LATIHAN MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 3/2005

KURSUS / SEMINAR / BENGKEL / LAWATAN SAMBIL BELAJAR / KEM / KEJOHANAN

SEMENANJUNG SABAH / SARAWAK / LABUAN

M H M + H Siling

Dalaman KPM (RM)

M H M + H Siling

Dalaman KPM (RM)

Utama / Khas A ke atas 90 B/B 90 + B/B 180

(single)

120 B/B 120 + B/B 190

(single) Jusa B, Jusa C 90 B/B 90 + B/B 120 B/B 120 + B/B Gred 53 - 54 70 B/B 70 + B/B 90 B/B 90 + B/B Gred 45 - 52 60 145 205 80 160 240 Gred 41 - 44 45 130 175 120

(double) 65 140 205 145

(double) Gred 17 - 40 40 80 120 55 100 155

Gred 1 - 16 35 65 100 95 (triple) 50 80 130 110 (triple)

KADAR KELAYAKAN KURSUS SAHAJA (MENGIKUT PP BIL. 3/2005 PERENGGAN 4.2.1)

Makan sahaja ( < 25 km) 15 - - - 15 - - -

S/S = STANDARD SUITE B/B = BILIK BIASA H = HOTEL B/S = BILIK SUPERIOR M = MAKAN M + H = MAKAN + HOTEL

23. Pakej makan dan penginapan layak disediakan kepada pegawai / peserta di luar ibu pejabat yang melebihi 25 km. Perolehan Pakej Makan sahaja boleh disediakan kepada peserta kursus dari kawasan ibu pejabat yang kurang daripada 25 km.

24. Bagi pakej yang dianjurkan di premis kerajaan yang hanya menyediakan kemudahan penginapan, penyediaan kemudahan makan hendaklah diaturkan mengikut kelayakan peraturan bertugas rasmi / berkursus [PP Bil. 3/2003 dan PP Bil. 3/2005] atau mengikut mana yang berkenaan.

25. Pelaksanaan pakej tugas rasmi / kursus hanya boleh dilaksanakan di premis-premis

kerajaan atau hotel-hotel yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang berkaitan.

26. Ketua Jabatan hendaklah mengesahkan dan menyelaraskan kehadiran sebenar bagi

tujuan pembayaran. Nota Kredit (Credit Note) hendaklah dikemukakan kepada Unit Kewangan Jabatan / Bahagian masing-masing sebelum proses pembayaran dibuat.

27. Perolehan pakej makan dan penginapan yang bernilai RM50,000 RM100,000 bagi

setiap pakej dan pakej tanpa penginapan yang bernilai sehingga RM50,000 bagi setiap pakej hendaklah mengemukakan bersama sekurang-kurangnya tiga (3) sebut harga hotel.

28. Perolehan pakej yang melebihi RM100,000 dan pakej makan sahaja melebihi

RM50,000 setiap pakej, Salinan Minit Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dikemukakan.

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PELAJAR

29. Kadar Siling kelayakan pelajar adalah ditetapkan seperti berikut:

Surat Perbendaharaan KK/BP12/547/1Jld.3 bertarikh 13 Oktober 2005 dan Surat Edaran Bahagian Kewangan KP.1574/40/Jld.33(42) bertarikh 18 Oktober 2005 mengenai kadar kelayakan makan dan penginapan untuk pelajar adalah seperti berikut :

Kedudukan Kelayakan Pelajar

Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan Untuk Pelajar (Kursus / Pertandingan / Lawatan / dan lain-lain

Semenanjung Sabah / Labuan / Sarawak M H DOM M H DOM

Dalam Wilayah (Semenanjung sahaja) Pelajar dalam stesyen (kurang 25km) 10 45 20 12.5 45 20

Pelajar luar stesyen (lebih 25km) 16 45 20 20 45 20

Luar Wilayah Semenanjung ke Sabah / Sarawak / Labuan

Sabah / Sarawak / Labuan ke Semenanjung

Pelajar 24 45 20 16 45 20

30. Penyediaan pakej untuk program pelajar yang dibuat di hotel hendaklah dipohon

kepada Bahagian Kewangan untuk kelulusan.

31. Kelulusan Khas Perbendaharaan Pegawai Pengawal hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum mengemukakan penyediaan pakej bagi kes-kes seperti berikut :

a. Penentuan kadar kelayakan elaun makan / penginapan untuk orang awam (bukan

anggota perkhidmatan awam) yang terlibat dalam mesyuarat / kursus yang dianjurkan oleh jabatan / bahagian.

b. Program yang melibatkan perkhidmatan konsultan / penceramah tempatan atau luar negara.

32. Kos kelulusan khas ini hendaklah dimasukkan sebagai sebahagian dari kos pakej dan

disertakan bersama permohonanan pakej.

KELULUSAN KHAS

33. Permohonan kelulusan khas hendaklah dipohon melalui Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia. Dokumen-dokumen berikut hendaklah disertakan bersama permohonan :

i. Profil syarikat ii. Sebut harga syarikat / perincian kos iii. Jadual . Pengisian program iv. Justifikasi pelantikan / pemilihan syarikat / individu v. Sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dalam bidang

berkenaan vi. Tarikh, masa, tempat dan jumlah peserta yang terlibat

34. Sebarang pindaan terhadap tarikh pelaksanaan program yang telah diluluskan hendaklah dimaklumkan ke Bahagian Kewangan. Sekiranya melibatkan pertambahan kos pakej, bilangan peserta dan perubahan tempat hendaklah mengemukakan permohonan baru untuk kelulusan.

35. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan peruntukan kewangan sedia ada mencukupi untuk membiayai program yang dijalankan.

PINDAAN TARIKH / TEMPAT

36. Untuk tujuan ini, Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan jadual perancangan pelaksanaan pakej / takwim jabatan / bahagian kepada Bahagian Kewangan pada awal tahun mengikut Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Perjanjian Program mengikut Perancangan tiga (3) bulan sekali.

37. Pertimbangan kelulusan penyediaan pakej hanya akan diberi berdasarkan kepada

jadual perancangan tersebut. Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 15 November dan tarikh akhir pelaksanaan program hendaklah pada atau sebelum 10 Disember pada tahun semasa.

38. Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Kew-Pakej. Borang

hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti berikut:

i. Surat iringan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan ii. Jadual perbandingan kelayakan pegawai iii. Jadual program iv. Salinan sebut harga hotel yang disahkan v. Salinan Sijil Pendaftaran Hotel di bawah bidang 220210 dengan

Kementerian Kewangan yang disahkan; dan vi. Salinan Surat Kelulusan Khas Perbendaharaan bagi pakej yang melibatkan

bukan penjawat awam atau perkhidmatan konsultan.

39. Permohonan hendaklah dibuat melalui Unit Kewangan Jabatan / Bahagian masing-masing bagi tujuan pengesahan peruntukan kewangan sebelum mengemukakan permohonan ke Bahagian Kewangan:

a) Setiap permohonan hendaklah ditandatangani oleh Ketua / Timbalan Ketua

Jabatan atau yang setaraf dengannya sahaja.

b) Permohonan hendaklah dikemukakan sebanyak dua (2) naskhah ke Bahagian Kewangan untuk pertimbangan.

TATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN 40. Permohonan yang lengkap berserta dokumen sokongan berkaitan hendaklah dihantar

melalui Unit Latihan Dalam Perkhidmatan selewat-lewatnya enam puluh (60) hari sebelum tarikh pelaksanaan program. Manakala ke Bahagian Kewangan IPGM selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tarikh pelaksanaan program.

PENGENALANVISIMISIOBJEKTIFPAKEJPERMOHONAN PAKEJ / PROSEDUR BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAPENYEDIAAN KEMUDAHAN PAKEJPERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJPENYEDIAAN / PEMILIHAN TEMPATZON PAKEJPENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PEGAWAIPENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PELAJARKELULUSAN KHASPINDAAN TARIKH / TEMPATTATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN