1

GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN PENYELIDIKAN

Tujuan

1. Pekeliling ini bertujuan menerangkan peraturan pengurusan kewanganpenyelidikan bagi projek-projek penyelidikan yang dijalankan di UniversitiSultan Zainal Abidin.

2. Semua pengurusan kewangan penyelidikan adalah tertakluk kepadagaris panduan ini.

Latar Belakang

3. Bahagian Kewangan Penyelidikan dan Amanah (BKPA) di JabatanBendahari adalah bahagian yang bertanggungjawab menguruskankewangan projek-projek penyelidikan di UniSZA. Aktiviti-aktiviti BKPAtermasuk mengurus:-

(i) Pembukaan akaun projek;(ii) Perolehan;(iii) Pembayaran;(iv) Pelaporan; dan(v) Penutupan/pembekuan akaun projek.

Pembukaan Akaun Projek

4. Akaun projek perlu diwujudkan dalam Sistem SAGA (StandardAccounting for Government Agencies) bagi setiap projek penyelidikan yangtelah diluluskan, samada ianya dibiayai oleh UniSZA atau pun pihak luar.

5. Pembukaan akaun boleh dilakukan dengan menghubungi BPKAapabila ingin membuat tuntutan kali pertama secara telefon/email.

6. Makluman kod Akaun Projek akan dihantar secara bertulis kepadapenyelidik.

7. Kod Akaun Projek perlu digunakan sebagai nombor rujukan untuksemua urusan yang berkaitan dengannya.

Perolehan

8. Pada umumnya, prosedur perolehan UniSZA masih perlu diikutisepertimana berikut dan penyelidik bolehlah merujuk kepada ManualPerolehan UniSZA untuk maklumat lanjut:-

LAMPIRAN A

2

Nilai Perolehan Kaedah Perolehan

RM250.00 atau kurang Wang Panjar Runcit

Melebihi RM250.00 dan kurang daripadaRM20,000.01

Pembelian Terus

Melebihi RM20,000.00 dan kurang daripadaRM50,000.01

Kelulusan Bendahari(PKB)

Melebihi RM50,000.00 dan kurang daripadaRM500,000.01

Sebutharga

Melebihi RM500,000.00 Tender

9. Permohonan perolehan perlu dibuat menerusi Borang PB (UniSZA-PT05-PK01-BR017-S02) dengan diperakukan oleh Pengerusi JawatankuasaPenyelidikan Fakulti (JPF) dan diluluskan oleh Dekan/*TNC (P&I) sekiranyaDekan sendiri adalah Ketua Penyelidik.

10. Borang yang lengkap diisi beserta dengan sebutharga hendaklahdikemukakan ke BKPA untuk diproses.

Pembayaran

11. Kaedah pembayaran adalah sepertimana berikut:-

a. Terus kepada pembekal (untuk perolehan barang/perkhidmatan)b. Terus kepada RA/pembanci/penerima upah (untuk gaji/upahan)c. Terus kepada penyelidik (untuk tuntutan perjalanan/panjar wang

runcit)

12. BKPA akan memproses pembayaran hanya apabila dokumen-dokumen yang lengkap telah dikemukakan:-

Perolehan Barang/Perkhidmatan Gaji dan Upahani. Inbois yang telah disahkan oleh

Ketua Penyelidik dan diluluskanoleh Dekan/ TNC (P & I)

i. Borang BayaranGaji/Upahan (UniSZA-PT05-PK01-BR023-S01)

ii. Pesanan Tempatan asal (L/O) ii. Borang Log Kehadiran(UniSZA-PT05-PK01-BR024-S01)

iii. Borang PB asal(UniSZA-PT05-PK01-BR017-S02)

iii. Salinan Surat Lantikan

** Pendaftaran inbois dalam Sistem SAGAakan diuruskan oleh BKPA

Rujuk Carta Alir 1 Rujuk Carta Alir 2

3

Tuntutan Perjalanan Tuntutan Panjar Wang Runciti. Borang Tuntutan Perjalanan Bagi

Tugas Penyelidikan(UniSZA-PT05-PK01-BR025-S01)

ii. Resit-resit yang berkaitan

iii. Borang penggunaan kenderaansendiri (sekiranya berkaitan)

i. Borang Tuntutan PembelianPanjar (Penyelidikan)(UniSZA-PT05-PK01-BR022-01)

ii. Resit belian bernilai tidak lebihdaripada RM250.00 pada satu-satu resit

**Perbelanjaan mestilah telahdidahulukan dan penyelidik bolehmenuntut lebih daripada satu resitselagi setiap satunya tidak melebihiRM250.00

Rujuk Carta Alir 3 Rujuk Carta Alir 4

Pelaporan

13. Penyelidik bertanggungjawab menyimpan dengan baik semua salinanrekod perbelanjaan dan tuntutan yang berkaitan dengan projekpenyelidikannya.

14. Bagi membantu penyelidik membuat semakan, BKPA akanmengedarkan penyata perbelanjaan setiap projek penyelidikan pada bulanJan, April, Julai dan Oktober.

Penutupan/Pembekuan Akaun Projek

15. Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI) akanmemaklumkan kepada BKPA apabila projek siap/selesai bagi membolehkantindakan-tindakan berikut diambil:-

a. Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belumdibayar;

b. Membuat pelarasan akaun jika perlu;c. Menyediakan penyata akhir projek untuk dihantar kepada pihak-

pihak yang berkaitan;d. Mengembalikan baki peruntukan kepada penaja (sekiranya

diminta);e. Menutup Akaun Projek dalam Sistem SAGA.

16. Tindakan pembekuan Akaun Projek bagi projek yang belum selesaitetapi telah tamat tempohnya juga akan dilaksanakan. Sebarang pembayaranselepas daripada tarikh tamat tempoh tidak akan dibuat kecuali setelahmendapat kelulusan perlanjutan tempoh daripada PPPI.

4

Penutup

17. Garis panduan Pengurusan Kewangan Penyelidikan ini hendaklahdibaca bersekali dengan peraturan kewangan UniSZA yang berkuatkuasadari semasa ke semasa.

PPJB: 01/2011 : Garis Panduan Pengurusan Kewangan Penyelidikan..27012011

Carta Alir 1: Perolehan & Pembayaran Barang/ Perkhidmatan

Tidak

Ya

Tidak

Ya

PetunjukBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahJPF : Jawatankuasa Penyelidikan FakultiTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan

Mula

PenyelidikMengisi borang PB

TB/PAMenyemak & menentukan pembelian

</> RM 500.00

PenyelidikHantar ke BKPA JB

DekanMenyemak & Menilai

Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan

Disahkan

Lulus?

A

Pembelian <RM 500.00 Pembelian > RM 500.00

PetunjukBKPA : Bahagian Kewangan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu AkauntanPAR : Pembantu Am Rendah

A

NilaiPembelian?

PTA-(BKPA)Menerima LO & inbois dari penyelidik

yang dihantar pembekal bersertadokumen yang berkaitan

PTAMengedarkan cek / surat

makluman EFT melalui emailkepada pembekal

PTA (Perolehan)Keluarkan LO dan dihantar kepada

pembekal

PTA-(BKPA)Key- in PB, salinan PB bagi perolehan

dihantar ke JB

PenyelidikMenyerahkan inbois yang telah di

tandatangan oleh Dekan

Tamat

PTA/PA/TBMemproses bayaran

Carta Alir 2 : Pembayaran Gaji dan Upahan

Tidak

Ya

Tidak

Ya

PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan

Mula

Tamat

DekanMembuat penilaian

Pengerusi JPFMenyemak tuntutan

PenyelidikMenghantar ke BKPA bersama

salinan kelulusan pelantikanpembantu penyelidik

PTA/PA/TBMemproses pembayaran

PenyelidikMengisi borang tuntutan pembantu

penyelidik

Disahkan

Lulus?

Carta Alir 3 : Tuntuntan Perjalanan

Tidak

Ya

Tidak

Ya

PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan

Tamat

Mula

PenyelidikMenerima surat maklumat EFT

melalui e-mail

PTA/PA/TBMemproses pembayaran

PenyelidikHantar ker BKPA

DekanMenyemak & melulus

Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan

PenyelidikMengisi borang tuntutan dan resit

untuk disahkan Dekan

Lulus?

Disahkan

Carta Alir 4 : Tuntutan Panjar Wang RuncitBagi pembelian <RM250.00 bagi setiap resit

Tidak

TidakYa

Ya

PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan

Tamat

Mula

PenyelidikMenerima surat maklumat EFT

melalui e-mail

PTA/PA/TBMemproses pembayaran

DekanMembuat penilaian

Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan

PenyelidikMengisi borang tuntutan pembelian

panjar (penyelidikan)

PenyelidikMenghantar borang tuntutan ke

BKPA

Disahkan

Lulus