ifolio.ukm.my · web viewpengarah telah mengarahkan beberapa majlis tertinggi dan wakil setiap exco...

Green Lung Capacity Building Camp 2013

MINIT MESYUARAT DENGAN PENYELIA PROGRAM


MINIT MESYUARAT PROGRAM GREEN LUNG CAPACITY BUILDING CAMPGREEN LUNG TEAM

PERSATUAN MAHASISWA FAKULTI FARMASI (PMFFAR)UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

Bilangan : 1Tarikh : 28 Disember 2012 (Jumaat)Masa : 11.00 – 12.00 tengah hariTempat : Bilik Master

KEHADIRAN

BIL. NAMA NO. MATRIK JAWATAN1 MUHD SYAFIQ BASYAR BIN MD SOM A136224 PENGARAH2 NOOR FARAHIN BINTI ARIFFIN A136602 TIMBALAN

PENGARAH3 NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD A136599 SETIAUSAHA4 ADILA HUMAIRA BINTI MOHD NOR A136281 BENDAHARI5 AHMAD HANAFI BIN AZMAN A139351 TIMBALAN

BENDAHARI6 SAW PHIN KHYE A136315 PROGRAM7 NURUL SHUHADA BINTI HAMIDON A140216 PROGRAM8 NURNADIANA BINTI ADNAN A139791 PROTOKOL9 TENGKU NUR EQHWANA BINTI KU JAYA A139454 PROTOKOL

10 NUR AMALINA BINTI MOHD ZAINAL A139804 JAMUAN11 NURJUNAIDAH BINTI NEADAH A139593 PERHUBUNGAN

LUAR12 AFIF ASHRAF BIN SOHORI A139797 PUBLISITI &

MULTIMEDIA13 NATRAH BINTI ABD RAHMAN A139956 PUBLISITI &

MULTIMEDIA14 NURUL AININA BINTI MOHAMAD A139487 PEMASARAN15 SITI AIYSHAH BINTI SHAHID A139541 PEMASARAN16 MUHAMMAD HANIFF BIN RAMLI A139748 PEMASARAN17 SIM CAI HONG A140014 CENDERAMATA


TIDAK HADIR BERSEBAB

BIL. NAMA NO. MATRIK JAWATAN1 NUR IZZAH SAHIRA BINTI MOHD ARPI A139570 TIMBALAN

SETIAUSAHA2 NUR SHAZWANI BINTI MATRI A140110 JAMUAN3 TAN CHIN KHAI A136242 PERHUBUNGAN

LUAR4 LEOW HUI YING A140287 PEMASARAN5 YIP KE FEN A136119 PEMASARAN6 WAN AHMAD SHALABY BIN WAN MOHAMED A139507 PEMASARAN7 YAP SHU YUN A136193 CENDERAMATA8 BILLY LIM TZYY NAN A140194 TEKNIKAL9 NG KHAI SHIH A140228 TEKNIKAL


MESYUARAT BERSAMA PENYELIA PROGRAM, DR MOHD MAKMOR BAKRY

1. PEBINCANGAN

Penyelia program telah meminta setiap exco membentangkan skop tugasan exco masing-masing. Beliau juga memberikan sedikit nasihat dan pandangan supaya setiap exco mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai tugasan masing-masing.

1.1 Skop tugasan setiap exco

1.1.1 Pengarah- Memastikan program berjalan dengan lancar mengikut perancangan yang

telah ditetapkan.- Mengetuai setiap mesyuarat dan perbincangan yang dijalankan.- Membantu setiap ahli organisasi yang mempunyai masalah dan berusaha

mencari jalan penyelesaiannya.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Memastikan setiap ahli organisasi melaksanakan tugas yang diamanahkan

dalam masa yang ditetapkan.

1.1.2 Timbalan Pengarah- Membantu pengarah memastikan kelancaran program yang telah dirancang.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Menggantikan tugas-tugas semasa ketiadaan pengarah.

1.1.3 Setiausaha- Menyediakan kertas kerja program.- Mengeluarkan sebarang surat rasmi program.- Menyediakan minit mesyuarat.

1.1.4 Timbalan Setiausaha- Membantu tugas-tugas setiausaha.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Menyediakan laporan aktiviti program.- Menyediakan minit mesyuarat.

1.1.5 Bendahari - Menyediakan belanjawan program.- Mengutip yuran peserta.- Menguruskan sebarang masalah kewangan.- Memantau tugas exco pemasaran dalam usaha mendapatkan dana dan

sumbangan bagi menjayakan program.


1.1.6 Timbalan Bendahari - Membantu tugas-tugas bendahari.- Menyediakan laporan kewangan program.

1.1.7 Exco Program- Menyediakan tentatif dan perincian program.- Menyenaraikan aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan.- Menyediakan barang-barang keperluan aktiviti.- memastikan program berjalan dengan lancar dan sistematik.

1.1.8 Exco Protokol- Menyediakan teks ucapan pengerusi majlis dan pengarah program.- Menyediakan kad jemputan kepada penceramah sekiranya perlu.- Memastikan kelancaran program.

1.1.9 Exco Jamuan- Menguruskan aktiviti BBQ semasa program berjalan.- Memastikan setiap peralatan dan makanan untuk aktiviti BBQ turut

disediakan dalam pakej yang ditawarkan.- Memastikan makanan mencukupi untuk semua peserta seperti yang telah

ditempah.- Menyenaraikan makanan-makanan yang akan disediakan.

1.1.10 Exco Cenderamata- Menyediakan cenderamata kepada penceramah dan hadiah kepada para

pemenang.- Menyediakan bajet yang diperlukan.

1.1.11 Exco Perhubungan Luar- Berhubung dengan pihak resort bagi mendapatkan semua maklumat yang

diperlukan.- Menguruskan tempahan pengangkutan.- Memastikan tempat yang dipilih bersesuaian dengan aktiviti yang akan

dijalankan.- Menyediakan bajet yang diperlukan.

1.1.12 Exco Publisiti & Multimedia- Menyediakan poster, banner, video dan sebagainya.- Mempublisitikan program supaya dapat menarik minat pelajar untuk

menyertai program ini.- Mengambil gambar sebagai bahan pembuktian.

1.1.13 Exco Pemasaran- Menyediakan surat permohonan sumbangan, kertas kerja pemasaran dan

juga surat pelepasan cukai.


- Mematuhi setiap prosedur memohon sumbangan daripada pihak syarikat yang berkaitan.

- Menjalankan aktiviti jualan di kolej bagi mendapatkan dana yang diperlukan.

1.1.14 Exco Tugas-tugas Khas- Membantu tugas-tugas exco lain yang mempunyai sebarang masalah.- Membantu memastikan program berjalan lancar.

1.1.15 Exco Teknikal- Menyediakan alatan PA sistem dan barangan yang diperlukan semasa

program berjalan.- Menyediakan sebarang keperluan untuk mana-mana exco.

1.2 Cadangan Penambahbaikan

Penyelia program memberikan beberapa cadangan dan pandangan beliau dalam usaha membantu memastikan kelancaran program. Antara cadangan tersebut adalah :

i. Membubarkan jawatan exco tugas-tugas khas. Mereka yang terlibat memegang jawatan tersebut hendaklah bekerjasama dengan exco pemasaran dalam mengumpul dana dan sumbangan bagi menjayakan program.

ii. Beliau menyarankan agar setiap ahli organisasi yang terlibat perlulah menyediakan satu senarai semakan tugas secara ‘on paper’ bagi mengetahui perkembangan gerak kerja exco masing-masing dan mengelakkan sebarang pertindihan atau keciciran tugas.

iii. Semasa program berjalan, setiap exco haruslah menjalankan tugas yang bukannya tertumpu pada skop tugasan masing-masing. Menjalankan tugas sebagai sebuah pasukan yang mantap dan saling membantu antara satu sama lain.

iv. Menyenaraikan skop tugasan bagi setiap exco bagi memudahkan sebarang urusan dan kelancaran program.

1.3 Hal-hal lain

i. Seramai 10 hingga 15 orang peserta adalah terdiri daripada berlainan fakulti dan selebihnya adalah peserta daripada Fakulti Farmasi sendiri.

ii. Tempat program yang dinyatakan dalam kertas kerja haruslah spesifik dan diperbetulkan sebelum dihantar kepada Dekan untuk ditandatangani.

iii. Beliau juga menasihatkan semua ahli organisasi yang terlibat supaya memastikan pakej yang disediakan oleh pihak resort adalah berpatutan dan memenuhi semua kriteria yang dinyatakan sebelum membuat pembayaran penuh kepada pihak resort. Hal ini bertujuan untuk mengelakkan sebarang masalah yang mungkin berlaku kelak.


Mesyuarat ditangguhkan kepada tarikh dan masa yang akan ditetapkan kemudian.

Disediakan oleh,

..............................................(NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD)Setiausaha, Program Green Lung Capacity Building Camp,Persatuan Mahasiswa Fakulti Farmasi,Universiti Kebangsaan Malaysia.

Disahkan oleh,

..............................................(MUHAMAD SYAFIQ BASYAR BIN MD SOM)Pengarah, Program Green Lung Capacity Building Camp,Persatuan Mahasiswa Fakulti Farmasi,Universiti Kebangsaan Malaysia.


MINIT MESYUARAT PROGRAM GREEN LUNG CAPACITY BUILDING CAMP 2013GREEN LUNG TEAM


Bilangan : 2Tarikh : 22 April 2013 (Isnin)Masa : 12.30 – 1.30 petangTempat : Bilik MasterKEHADIRAN


PENGARAH3 NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD A136599 SETIAUSAHA4 AHMAD HANAFI BIN AZMAN A139351 TIMBALAN

BENDAHARI5 SAW PHIN KHYE A136315 PROGRAM6 NURUL SHUHADA BINTI HAMIDON A140216 PROGRAM7 NURNADIANA BINTI ADNAN A139791 PROTOKOL8 TENGKU NUR EQHWANA BINTI KU JAYA A139454 PROTOKOL9 NUR AMALINA BINTI MOHD ZAINAL A139804 JAMUAN

10 NURJUNAIDAH BINTI NEADAH A139593 PERHUBUNGAN LUAR

11 AFIF ASHRAF BIN SOHORI A139797 PUBLISITI & MULTIMEDIA

12 NATRAH BINTI ABD RAHMAN A139956 PUBLISITI & MULTIMEDIA

13 SITI AIYSHAH BINTI SHAHID A139541 PEMASARAN14 MUHAMMAD HANIFF BIN RAMLI A139748 PEMASARAN15 SIM CAI HONG A140014 CENDERAMATA16 NUR SHAZWANI BINTI MATRI A140110 JAMUAN17 TAN CHIN KHAI A136242 PERHUBUNGAN

LUAR18 LEOW HUI YING A140287 PEMASARAN19 YIP KE FEN A136119 PEMASARAN20 YAP SHU YUN A136193 CENDERAMATA21 AHMAD ABID BIN KHAIRUDDIN A139529 TEKNIKAL22 MUHAMAD AMIRUL BIN MOHAMAD RIDZUAN A139340 TEKNIKAL

TIDAK HADIR BERSEBAB

BIL. NAMA NO. MATRIK JAWATAN1 NUR IZZAH SAHIRA BINTI MOHD ARPI A139570 TIMBALAN

SETIAUSAHA2 ADILA HUMAIRA BINTI MOHD NOR A136281 BENDAHARI3 NURUL AININA BINTI MOHAMAD A139487 PEMASARAN


MESYUARAT BERSAMA PENYELIA PROGRAM, DR MOHD MAKMOR BAKRY

1. PEBINCANGAN

Penyelia program memaklumkan beberapa masalah yang dihadapi serta membincangkan perkembangan gerak kerja setiap exco :

1.1 Penyelia program memaklumkan bahawa semua pensyarah akan menghadiri seminar/bengkel semasa program berlangsung. Sehubungan dengan itu, beliau tidak dapat menghadirkan diri untuk menyampaikan ceramah semasa program dijalankan. Tentatif progam akan ditukar dan slot ceramah tersebut akan digantikan dengan aktiviti yang lain.

1.2 Beliau juga memaklumkan kepada kami bahawa pelajar daripada Thailand berkemungkinan besar akan menyertai program ini. Pihak fakulti akan bertanggungjawab terhadap pembayaran yuran kepada peserta daripada Thailand.

1.3 Sistem permarkahan LI turut dimaklumkan dan beliau meminta kami semua bergiat aktif dalam mana-mana program yang dianjurkan oleh PMFFAR bagi memudahkan urusan pada masa yang akan datang.

1.4 Beliau juga memaklumkan mengenai kesalahan yang terdapat pada surat yang telah dihantar oleh exco protocol bagi mengelakkan perkara yang sama berulang lagi.

2. MASALAH BEBRBANGKIT DAN LANGKAH PENYELESAIAN

2.1 Pihak resort telah menawarkan pakej insurans kepada para peserta. Penyelia program mencadangkan bahawa pembayaran insurans oleh para peserta hendaklah disertakan dengan surat makluman terlebih dahulu.

2.2 Tempahan pengangkutan hendaklah dilakukan seawal yang mungkin bagi mengelakkan sebarang masalah yang mungkin berlaku.

2.3 Masalah kewangan turut dialami, exco pemasaran diminta untuk bekerja dengan lebih keras bagi menampung beban kewangan yang dialami.

Mesyuarat ditangguhkan kepada tarikh dan masa yang akan ditetapkan kemudian.

Disediakan oleh,



Disahkan oleh,



MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL

PROGRAM


MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL PROGRAM GREEN LUNG CAPACITY BUILDING CAMP


Bilangan : 1Tarikh : 4 Mac 2013 (Isnin)Masa : 2.00- 4.00 petangTempat : BSH 3

KEHADIRAN


PENGARAH3 NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD A136599 SETIAUSAHA4 NUR IZZAH SAHIRA BINTI MOHD ARPI A139570 TIMBALAN

SETIAUSAHA5 ADILA HUMAIRA BINTI MOHD NOR A136281 BENDAHARI6 AHMAD HANAFI BIN AZMAN A139351 TIMBALAN

BENDAHARI


3. PEBINCANGAN

Perjumpaan pertama antara Ahli Majlis Tertinggi program diadakan bagi membincangkan beberapa perkara :

3.1 Pembentukan ahli organisasi program- Organisasi program telah dilantik dalam kalangan pelajar Tahun 1 dan Tahun 2

Fakulti Farmasi yang berminat untuk mengendalikan program.

3.2 Pembahagian skop tugasan mengikut exco- Beberapa jawatan exco telah diwujudkan bagi membantu mengendalikan program.

Antara jawatan tersebut adalah exco program, protokol, teknikal, pemasaran, tugas-tugas khas, cenderamata, jamuan, perhubungan luar & pengangkutan dan publisiti & multimedia.

- Setiap exco dibahagikan mengikut skop tugasan yang berbeza bagi mengelakkan sebarang pertindihan tugas.

- Skop tugasan yang telah diwujudkan akan dibentangkan untuk panduan ahli organisasi pada mesyuarat yang akan datang.

3.3 Penyediaan kertas kerja program- Membincangkan mengenai maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam

kertas kerja program seperti objektif, matlamat, belanjawan, tentatif dan sebagainya. Kertas kerja program akan disediakan oleh setiausaha program.

Mesyuarat ditangguhkan.

Disediakan oleh,


Disahkan oleh,





Bilangan : 2Tarikh : 23 Mac 2013 (Sabtu)Masa : 2.00- 4.00 petangTempat : Tepi DSG

KEHADIRAN




BENDAHARI


1. PENGESAHAN

1.1 Pengarah program, Muhamad Syafiq Basyar bin Md Som mengesahkan minit mesyuarat yang lalu tanpa sebarang pindaan.

2. PERBINCANGAN

2.1 Hasil Previsit Yang Pertama

- Amazon Adventure, yang terletak di Batang Kali telah menjadi lokasi pertama yang dipilih dalam kalangan organisasi untuk dijadikan tempat program. Setelah previsit dibuat, didapati tempat tersebut tidak menepati kriteria-kriteria yang dikehendaki.

- Walaupun yuran yang dikenakan adalah agak berpatutan, aktiviti yang ditawarkan adalah terhad. Tempat penginapan yang disediakan juga adalah kurang memuaskan.

- Keputusan telah dibuat oleh pengarah program untuk menolak cadangan mengadakan program ini di tempat tersebut.

- Cadangan baru dikemukakan mengenai tempat program, iaitu di Dusun Eco Resort, yang terletak di Bentong, Pahang.

- Tarikh melakukan previsit semula dan organisasi yang terlibat dalam previsit ini telah ditetapkan oleh pengarah program.


Disediakan oleh,


Disahkan oleh,





Bilangan : 3 Tarikh : 28 April 2013 (Khamis)Masa : 2.00-4.00 petangTempat : BSH 3

KEHADIRAN




BENDAHARI


1. PENGESAHAN

1.1 Pengarah program, Muhamad Syafiq Basyar bin Md Som mengesahkan minit mesyuarat yang lalu tanpa sebarang pindaan.

2. PERBINCANGAN

2.1 RAPTAI PROGRAM

- Menyediakan beberapa keperluan semasa raptai program dijalankan.- Memperbaiki tentatif program bagi mengelakkan kepadatan jadual aktiviti.- Pembahagian semula skop tugasan setiap exco semasa program berlangsung.

Contohnya, exco pemasaran ditugaskan untuk menjadi fasilitator program.- Tugasan yang perlu dilakukan oleh setiap exco disenaraikan semula untuk rujukan

pada masa yang akan datang.


Disediakan oleh,


Disahkan oleh,



MINIT MESYUARAT BERSAMA EXCO PROGRAM


MINIT MESYUARAT PROGRAM GREEN LUNG CAPACITY BUILDING CAMPGREEN LUNG TEAM


Bilangan : 1Tarikh : 6 Mac 2013 (Rabu)Masa : 12.00 tengah hari -2.00 petangTempat : Bilik Seminar 3

KEHADIRAN

BIL. NAMA NO. MATRIK JAWATAN1 MUHD SYAFIQ BASYAR BIN MD SOM A136224 PENGARAH2 NOOR FARAHIN BINTI ARIFFIN A136602 TIMBALAN PENGARAH3 NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD A136599 SETIAUSAHA4 NUR IZZAH SAHIRA BINTI MOHD ARPI A139570 TIMBALAN


BENDAHARI7 SAW PHIN KHYE A136315 PROGRAM8 NURUL SHUHADA BINTI HAMIDON A140216 PROGRAM9 NURNADIANA BINTI ADNAN A139791 PROTOKOL10 TENGKU NUR EQHWANA BINTI KU JAYA A139454 PROTOKOL11 NURJUNAIDAH BINTI NEADAH A139593 PERHUBUNGAN LUAR12 TAN CHIN KHAI A136242 PERHUBUNGAN LUAR13 NURUL AININA BINTI MOHAMAD A139487 PEMASARAN14 SITI AIYSHAH BINTI SHAHID A139541 PEMASARAN15 MUHAMMAD HANIFF BIN RAMLI A139748 PEMASARAN16 YIP KE FEN A136119 PEMASARAN17 WAN AHMAD SHALABY BIN WAN MOHAMED A139507 PEMASARAN18 LEOW HUI YING A140287 PEMASARAN19 SIM CAI HONG A140014 CENDERAMATA20 YAP SHU YUN A136193 CENDERAMATA21 NUR SHAZWANI BINTI MATRI A140110 JAMUAN22 NUR AMALINA BINTI MOHD ZAINAL A139804 JAMUAN23 AFIF ASHRAF BIN SOHORI A139797 PUBLISITI &


MULTIMEDIA

TIDAK HADIR TANPA SEBAB

BIL. NAMA NO. MATRIK JAWATAN1. BILLY LIM TZYY NAN A140194 TEKNIKAL2. NG KHAI SHIH A140228 TEKNIKAL


MESYUARAT BERSAMA AHLI ORGANISASI GREEN LUNG CAPACITY CAMP

4. PEBINCANGAN

Pengarah telah mengarahkan perbentangan gerak kerja exco program,exco pemasaran dan exco cenderamata.Setiap exco juga telah mengemukakan kesulitan yang mereka alami supaya status gerak kerja mereka lebih jelas dan difahami oleh organisasi.

4.1 Skop tugasan setiap exco

4.1.1 Pengarah- Memastikan program berjalan dengan lancar mengikut perancangan yang

telah ditetapkan.- Mengetuai setiap mesyuarat dan perbincangan yang dijalankan.- Membantu setiap ahli organisasi yang mempunyai masalah dan berusaha

mencari jalan penyelesaiannya.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Memastikan setiap ahli organisasi melaksanakan tugas yang diamanahkan

dalam masa yang ditetapkan.

4.1.2 Timbalan Pengarah- Membantu pengarah memastikan kelancaran program yang telah dirancang.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Menggantikan tugas-tugas semasa ketiadaan pengarah.

4.1.3 Setiausaha- Menyediakan kertas kerja program.- Mengeluarkan sebarang surat rasmi program.- Menyediakan minit mesyuarat.

4.1.4 Timbalan Setiausaha- Membantu tugas-tugas setiausaha.- Memantau tugas-tugas exco yang berkaitan.- Menyediakan laporan aktiviti program.- Menyediakan minit mesyuarat.

4.1.5 Bendahari - Menyediakan belanjawan program.- Mengutip yuran peserta.- Menguruskan sebarang masalah kewangan.- Memantau tugas exco pemasaran dalam usaha mendapatkan dana dan

sumbangan bagi menjayakan program.


4.1.6 Timbalan Bendahari - Membantu tugas-tugas bendahari.- Menyediakan laporan kewangan program.

4.1.7 Exco Program- Menyediakan tentatif dan perincian program.- Menyenaraikan aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan.- Menyediakan barang-barang keperluan aktiviti.- memastikan program berjalan dengan lancar dan sistematik.

4.1.8 Exco Protokol- Menyediakan teks ucapan pengerusi majlis dan pengarah program.- Menyediakan kad jemputan kepada penceramah sekiranya perlu.- Memastikan kelancaran program.

4.1.9 Exco Jamuan- Menguruskan aktiviti BBQ semasa program berjalan.- Memastikan setiap peralatan dan makanan untuk aktiviti BBQ turut

disediakan dalam pakej yang ditawarkan.- Memastikan makanan mencukupi untuk semua peserta seperti yang telah

ditempah.- Menyenaraikan makanan-makanan yang akan disediakan.

4.1.10 Exco Cenderamata- Menyediakan cenderamata kepada penceramah dan hadiah kepada para

pemenang.- Menyediakan bajet yang diperlukan.

4.1.11 Exco Perhubungan Luar- Berhubung dengan pihak resort bagi mendapatkan semua maklumat yang

diperlukan.- Menguruskan tempahan pengangkutan.- Memastikan tempat yang dipilih bersesuaian dengan aktiviti yang akan

dijalankan.- Menyediakan bajet yang diperlukan.

4.1.12 Exco Publisiti & Multimedia- Menyediakan poster, banner, video dan sebagainya.- Mempublisitikan program supaya dapat menarik minat pelajar untuk

menyertai program ini.- Mengambil gambar sebagai bahan pembuktian.

4.1.13 Exco Pemasaran- Menyediakan surat permohonan sumbangan, kertas kerja pemasaran dan

juga surat pelepasan cukai.


- Mematuhi setiap prosedur memohon sumbangan daripada pihak syarikat yang berkaitan.

- Menjalankan aktiviti jualan di kolej bagi mendapatkan dana yang diperlukan.-

4.1.14 Exco Teknikal- Menyediakan alatan PA sistem dan barangan yang diperlukan semasa

program berjalan.- Menyediakan sebarang keperluan untuk mana-mana exco.

4.2 Kesulitan yang dihadapi exco-exco Exco Program

Peserta Green Lung Capacity Camp dijadualkan akan bertolak pada pukul 5 petang pada hari jumaat tetapi difahamkan peserta green lung capacity camp dari kalangan pelajar tahun 2 fakulti farmasi akan selesai kelas selewat-lewatnya pukul 5 petang.

Exco Perhubungan Luar Perlu membuat keputusan secepat mungkin soal tempat green lung capacity

camp diadakan sama ada Amazon atau Broga Perlu memastikan harga bagi setiap tempat berpatutan termasuk tempat

tinggal,makan malam@BBQ dan aktiviti Exco Pemasaran

Masalah untuk permohonan tajaan memerlukan surat kelulusan dan kertas kerja yang lengkap memandangkan status surat kelulusan masih lagi ditangguhkan

Exco Cenderamata Status surat kelulusan menyebabkan kesukaran bagi permohonan plak

sebagai cenderamata untuk tetamu

Exco Publisiti &Multimedia Poster Green Lung Capacity Camp telah disiapkan tetapi yuran penyertaan

perlu dipastikan semula

4.3 Cadangan Penambahbaikan

Setelah mendengar setiap kesulitan,Pengarah mengambil keputusan membuat penyelesaian bagi menyelesaikan dan membenarkan kelancaran gerak kerja setiap exco

v. Tempoh green lung capacity camp telah dipendekkan kepada 2 hari 1 malam memandangkan pelajar Tahun 2 fakulti farmasi selesai sesi pengajian lewat pada hari jumaat,Para peserta akan bertolak ke tempat perkhemahan pada hari Sabtu.

vi. Exco Program akan menyusun semula tentative program dan memastikan program akan bergerak lancar sepanjang tempoh green lung capacity camp berjalan.


vii. Status surat kelulusan akan diketahui dalam tempoh terdekat iaitu sehari selepas perbincangan dan akan terus diberi kepada exco yang memerlukannya supaya gerak kerja setiap exco dapat berjalan seperti yang dirancang.

viii. Kertas kerja Green Lung Capacity Camp akan dimuat turun di laman muka Green Lung Capacity Camp supaya setiap exco boleh memperolehinya dengan mudah dan pantas sekaligus melancarkan gerak kerja mereka,

ix. Setiap ahli organisasi Green Lung Capacity Camp akan memuat turunkan sebarang keperluan dan penambahan di laman muka Green Lung Capacity Camp supaya setiap ahli organisasi boleh memastikan setiap persediaan dan penyempurnaan dilakukan sebelum tiba hari kejadian.

4.4 Hal-hal lain

iv. Pengarah telah mengarahkan beberapa majlis tertinggi dan wakil setiap exco untuk turut serta pada hari melawat tempat Green Lung Capacity Camp akan diadakan iaitu pada 23/3/2012.Tempat program yang dinyatakan dalam kertas kerja haruslah spesifik dan diperbetulkan sebelum dihantar kepada Dekan untuk ditandatangani.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.45 petang.

Disediakan oleh,

..............................................NUR IZZAH SAHIRA BINTI MOHD ARPITimbalan SetiausahaProgram Green Lung Capacity Building CampPersatuan Mahasiswa Fakulti FarmasiUniversiti Kebangsaan Malaysia

Disahkan oleh,

..............................................MUHAMAD SYAFIQ BASYAR BIN MD SOMPengarahProgram Green Lung Capacity Building CampPersatuan Mahasiswa Fakulti FarmasiUniversiti Kebangsaan Malaysia




Bilangan : 2Tarikh : 16 April 2013Masa : 12.00-2.00 petangTempat : BSH 3

KEHADIRAN


PENGARAH3 NOR ATIRAH BINTI MOHAMAD A136599 SETIAUSAHA4 ADILA HUMAIRA BINTI MOHD NOR A136281 BENDAHARI5 SAW PHIN KHYE A136315 PROGRAM6 TAN CHIN KHAI A136242 PERHUBUNGAN

LUAR


MESYUARAT BERSAMA JAWATANKUASA TERTINGGI PROGRAM

5. PEBINCANGANSebelum perbincangan dimulakan, kami menyenaraikan beberapa masalah/kesulitan yang dihadapi. Jalan penyelesaian dibincangkan bersama bagi memudahkan exco-exco melakukan tugasan masing-masing.

5.1 Masalah berkenaan tentatif program i. Masa yang diperuntukkan untuk setiap aktiviti adalah terhad dan jadual program

dilihat terlalu padat.ii. Masa program yang diatur tidak bertepatan dengan masa solat bagi peserta

Muslim.iii. Tiada masa yang diperuntukkan untuk para peserta mendapatkan minum

petang mereka.

5.1.1 Langkah penyelesaiani. Tentatif program perlu dirombak semula dan exco program diminta

menyiapkan tentatif program terbaru dengan kadar segera.ii. Membincangkan bersama waktu-waktu solat yang perlu diperuntukkan

kepada peserta yang beragama Islam dalam jadual program.iii. Masa bertolak perlu diubah lebih awal bagi mengelakkan sebarang

kesulitan sekiranya tiba ke resort lewat daripada jangka masa sebenar.

5.2 Masalah berkenaan belanjawan program i. Menghadapi beberapa masalah kewangan menyebabkan yuran yang dikenakan

ke atas setiap peserta adalah agak mahal.ii. Penggunaan barang yang diperlukan haruslah terhad disebabkan kekangan dari

segi kewangan.

5.2.1 Langkah penyelesaiani. Bendahari program diminta menyemak semula belanjawan dan

menyediakan belanjawan terbaru dengan kadar segera.ii. Disebabkan yuran yang agak mahal, aktiviti ‘jungle trekking’ terpaksa

dibatalkan bagi mengurangkan kos yang perlu ditampung.iii. Exco pemasaran juga dikehendaki mendapatkan wang hasil daripada

jualan sebanyak lebih kurang RM500 bagi menampung beban kewangan yang dihadapi.

5.3 Hal-hal laini. Exco perhubungan luar diminta untuk menghubungi pihak resort bagi

menyelesaikan beberapa masalah yang dihadapi. Mengenai menu makanan, masa makan, anggaran masa untuk setiap aktiviti dll.

ii. Exco jamuan diminta untuk memastikan makanan tersedia untuk penceramah jemputan pada masa yang telah ditetapkan.


iii. Exco publisiti & multimedia dikehendaki menyediakan ‘banner’ semasa program berlangsung, samada menempah banner tersebut dengan pihak luar atau membuat sendiri banner tersebut.

iv. Exco teknikal dikehendaki menyediakan dan memastikan barangan teknikal seperti alatan PA system dapat disediakan semasa program berjalan.

v. Exco cenderamata dikehendaki menyediakan sijil kepada para peserta dan organisasi yang terlibat menjayakan program.

vi. Segala perkembangan tugasan terbaru setiap exco akan dimaklumkan oleh setiausaha program.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1 petang.

Disediakan oleh,


Disahkan oleh,





Bilangan : 3Tarikh : 6 Mei 2013Masa : 12.00-2.00 petangTempat : BSH 3

KEHADIRAN




BENDAHARI7 SAW PHIN KHYE A136315 PROGRAM8 NURUL SHUHADA BINTI HAMIDON A140216 PROGRAM9 NURNADIANA BINTI ADNAN A139791 PROTOKOL

10 TENGKU NUR EQHWANA BINTI KU JAYA A139454 PROTOKOL11 NUR AMALINA BINTI MOHD ZAINAL A139804 JAMUAN12 NUR SHAZWANI BINTI MATRI A140110 JAMUAN13 NURJUNAIDAH BINTI NEADAH A139593 PERHUBUNGAN

LUAR14 TAN CHIN KHAI A136242 PERHUBUNGAN

LUAR15 AFIF ASHRAF BIN SOHORI A139797 PUBLISITI &


MULTIMEDIA17 SITI AIYSHAH BINTI SHAHID A139541 PEMASARAN18 MUHAMMAD HANIFF BIN RAMLI A139748 PEMASARAN19 LEOW HUI YING A140287 PEMASARAN20 YIP KE FEN A136119 PEMASARAN21 NURUL AININA BINTI MOHAMAD A139487 PEMASARAN22 YAP SHU YUN A136193 CENDERAMATA23 SIM CAI HONG A140014 CENDERAMATA24 AHMAD ABID BIN KHAIRUDDIN A139529 TEKNIKAL25 MUHAMAD AMIRUL BIN MOHAMAD RIDZUAN A139340 TEKNIKAL


MESYUARAT BERSAMA ORGANISASI DAN PESERTA PROGRAM

1.0 MAKLUMAN TAMBAHAN KEPADA PESERTA

1.1 Exco program memaklumkan kepada para peserta mengenai barang-barang keperluan yang perlu dibawa semasa kem dijalankan.

1.2 Surat makluman mengenai pakej insurans yang disediakan oleh pihak resort turut diedarkan kepada para peserta.

1.3 Slip maklum balas dan bayaran pakej insurans hendaklah dilakukan dengan segera bagi memudahkan urusan.

2.0 MAKLUMAN TAMBAHAN KEPADA ORGANISASI PROGRAM

2.1 Tugas menjadi fasilitator program telah diserahkan kepada exco pemasaran dan tugasan yang perlu dilakukan oleh fasilitator telah dimaklumkan oleh exco program.

2.2 Exco jamuan & cenderamata telah ditugaskan untuk menjadi ‘station master’ semasa aktiviti ‘Green Lung Kopitiam’ dijalankan.

2.3 Setiap exco hendaklah bersama-sama membantu menjayakan program dan tidak mengira skop tugasan masing-masing bagi mengelakkan sebarang kesulitan yang mungkin akan berlaku sepanjang program berlangsung.

Disediakan oleh,


Disahkan oleh,


ifolio.ukm.my · web viewpengarah telah mengarahkan beberapa majlis tertinggi dan wakil setiap exco...

Documents