jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdks/media/kunena/attachments/756/... · web viewlaporan...

PANDUAN PENGGUNAAN BORANG BARU PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN KEBERSIHAN BANGUNAN (KBK)

DAN KAWASAN, PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN (PKK), PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK (BMB) SERTA BEKALAN MAKANAN MENTAH (BMM) DI INSTITUSI - INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH

DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1.0 LATARBELAKANG

1.1 Pengemaskinian kepada borang pengesahan pelaksanaan kerja kontrak perkhidmatan di bawah Pekeliling Perolehan KPM Bil 1/2011 telah dibuat bertujuan untuk memudahkan pihak sekolah/ institusi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia membuat pengesahan pelaksanaan kerja bagi perkhidmatan Kebersihan dan Kawasan (KBK) dan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK).

1.2 Penambahbaikan ini telah mengambilkira cadangan dan maklumbalas daripada pihak Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Bahagian/Institusi yang membuat pengesahan pelaksanaan kerja bagi perkhidmatan-perkhidmatan ini.

1.3 Penambahbaikan ini juga melibatkan penambahan klausa di bawah akta SPRM untuk memberikan peringatan kepada pihak yang menyemak dan pihak yang mengesahkan kerja supaya lebih berhati-hati sebelum membuat pengesahan kerja.

1.4 Borang Pengesahan Kerja Perkhidmatan bagi Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) dan Bekalan Makanan Mentah (BMM) telah dikemaskini dan dimasukkan bersekali dalam panduan penggunaan borang pengesahan baru ini.

2.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN (KBK)

2.1 Kategori Borang Pengesahan

Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan KBK telah diasingkan mengikut kategori untuk tujuan memudahkan sekolah dan institusi membuat pengesahan. Kategori borang yang sediakan adalah seperti berikut:

i. Sekolah Harian Biasa

1

ii. Sekolah Sukan

iii. Sekolah Pendidikan Khas

iv. Institusi Pendidikan/JPN/PPD

v. Pusat Kokurikulum

vi. Kuarters Institusi Pendidikan (KIP)/ Kompleks Rumah Guru (KRG) (untuk KIP dan KRG yang berada di luar kawasan sekolah)

2.2 Fungsi Borang

Untuk setiap kategori ini, terdapat empat borang yang mempunyai fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 1. Merujuk kepada Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja Harian Perkhidmatan Pengurusan Pekerja ( BPPA KBK 1 (a) ), ianya perlu dilengkap dan disahkan tetapi tidak perlu disertakan semasa proses pembayaran. Borang tersebut perlu disimpan di premis (institusi/sekolah) sebagai rujukan sekiranya diperlukan. Pemeriksaan mengejut akan dibuat untuk memastikan sekolah/institusi melengkapkan borang harian ini.

Jadual 1: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan KBK

Bil Tajuk Borang Kod Borang

i. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja Perkhidmatan

BPPA KBK A

ii. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja Harian Perkhidmatan Pengurusan Pekerja

Rumusan Pengesahan Pelaksanaan Kerja Harian Perkhidmatan Pengurusan Pekerja

BPPA KBK 1 (a)

BPPA KBK 1(b)

iii. Borang Pengesahan Bilangan Pekerja dan Rekod Ketidakhadiran Pekerja

BPPA KBK 2

iv. Borang Pengesahan Pembekalan Bahan dan Peralatan

BPPA KBK 3

2

2.3 Pegawai Bertanggungjawab

Wakil syarikat yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan tandatangan di borang dan mereka diwajibkan mempunyai cap nama dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Pegawai Bertanggungjawab Bagi Menyedia, Menyemak Dan Mengesah Laporan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bil Borang Tanggungjawab Pegawai Bertanggungjawab

1. KBK A, KBK 1 (a), KBK 2, KBK 3

Menyedia Laporan Pengurus/Wakil Syarikat

Menyemak Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi

- Penolong Jurutera/ Pegawai Eksekutif Kanan/ Ketua Unit Khidmat Pengurusan)

ii. Sekolah:Guru/Pentadbir Sekolah

- Pengetua/Guru Besar boleh melantik pegawai selain daripada guru (Pembantu Tadbir Kanan/ Kerani) untuk melaksanakan kerja-kerja semakan laporan

iii. Pusat Kokurikulum:

- Pegawai/Penyelia Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Pegawai Pentadbir

Pengesah Laporan

i. Institusi: Ketua Jabatan

- Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Pejabat Pendidikan Daerah/ Ketua Sektor )

ii. Sekolah: Pengetua/Guru Besar

iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit

3

Pusat Kokurikulum

iv. KIP/KRG - Ketua Jabatan

2. KBK 1 (b) Penyedia Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi







Pengesah Laporan

i. Institusi: Ketua Jabatan



iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit Pusat Kokurikulum


2.4 Kaedah Pengisian Borang

Jadual 3 menunjukkan ruangan yang telah dikemaskini dan ditambah untuk setiap borang yang berkaitan.

4

Jadual 3: Pengisian Borang KBK

Bil Borang Arahan Pengisian

1 Borang Pengesahan (Borang KBK A)

i. Pusat Pembayar perlu mengisi ruangan pengesahan persetujuan dan jumlah potongan bayaran.

ii. Pegawai pengesah boleh memberikan ulasan untuk pengesahan di ruangan ulasan.

2 Borang BPPA KBK 1 (a)

Borang BPPA KBK 1 (b)

i. Borang laporan harian perlu diisi dan disahkan

ii. Kerja perlu dilaporkan oleh syarikat dan disemak serta disahkan setiap hari oleh pihak sekolah dalam borang pengesahan harian.

iii. Rumusan perlu diisi oleh pihak sekolah ke dalam borang pengesahan bulanan untuk tujuan pembayaran.

3 Borang BPPA KBK 2 i. Jadual yang lebih jelas disediakan untuk menunjukkan kekurangan bilangan pekerja setiap hari

ii. Formula bagi pengiraan kehadiran pekerja telah disediakan dalam salinan softcopy borang ini. Salinan berkenaan boleh dimuat turun dari laman web KPM.

4 Borang BPPA KBK 3 i. Pengesahan perlu dibuat oleh pihak sekolah

ii. Penyemak laporan perlu mencatatkan tarikh-tarikh sekiranya bahan/mesin tidak disediakan mengikut kontrak.

iii. Syarikat perlu menyenaraikan jenama bahan/mesin yang telah diluluskan dan sekolah / institusi perlu menyemak dan membuat pengesahan

iv. Pusat pembayar perlu memastikan item-item yang bertanda (**) dalam lampiran ini ada sekurang-kurangnya satu (1) unit di setiap satu (1) zon

5

3.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN (PKK)


Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan PKK telah diasingkan mengikut kategori untuk tujuan memudahkan sekolah dan institusi membuat pengesahan. Kategori borang yang sediakan adalah seperti berikut:

i. Sekolah

ii. Institusi Pendidikan (termasuk JPN/ PPD/ Pusat Kokurikulum/ Kuarters Institusi Pendidikan (KIP)/ Kompleks Rumah Guru (KRG))

3.2 Fungsi Borang PKK

Untuk setiap kategori ini, terdapat enam (6) borang yang mempunyai fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 4.

Jadual 4: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan PKK



BPPA PKK A

ii. Borang Pengesahan & Rekod Ketidakhadiran Pengawal

BPPA PKK 1

iii. Borang Pengesahan Kehadiran Pengawal BPPA PKK 2

iv. Laporan Pengesahan Pelaksanaan Kunci Jam 'Watchman Clock"

BPPA PKK 3

v. Laporan Pengesahan Status Peralatan Yang Dibekalkan oleh Syarikat

BPPA PKK 4

vi Borang Pengesahan Pelaksanaan Perkhidmatan & Pengurusan Pengawal

Rumusan Pelaksanaan Perkhidmatan & Pengurusan Pengawal

BPPA PKK 5 (a)

BPPA PKK 5 (b)


6

Wakil syarikat yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan tandatangan di borang dan mereka diwajibkan mempunyai cap nama dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan seperti di Jadual 5.



1. PKK A, PKK 1, PKK 2, PKK 3, PKK 4, PKK 5 (a)

Menyedia Laporan Pengurus/Wakil Syarikat

Menyemak Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi



- Pengetua/Guru Besar boleh melantik pegawai selain daripada guru ( Pembantu Tadbir Kanan/ Kerani ) untuk melaksanakan kerja-kerja semakan laporan




Pengesah Laporan i. Institusi: Ketua Jabatan



iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit 7

Pusat Kokurikulum


2. PKK 5 (b) Penyedia Laporan i. Institusi: Pegawai Institusi










iii. Pusat Kokurikulum: Ketua Unit Pusat Kokurikulum



Jadual 6 menunjukkan ruangan yang telah dikemaskini dan ditambah untuk setiap borang yang berkaitan

Jadual 6: Pengisian Borang PKK8


1 Borang Pengesahan (Borang PKK A)



2 Borang PKK 1 i. Jadual yang lebih jelas disediakan untuk menunjukkan kekurangan bilangan pekerja setiap hari

ii. Formula bagi pengiraan kehadiran pekerja telah di sediakan dalam salinan softcopy borang ini. Salinan berkenaan boleh dimuat turun dari laman web KPM.

3 Borang PKK 2 Pilihan Borang PKK 2 disediakan seperti berikut:i. Borang PKK 2 (1) boleh digunakan untuk

syarikat yang menggunakan buku log sebagai rekod kedatangan; atau

ii. Borang PKK 2 (ii) boleh digunakan untuk syarikat yang menggunakan mesin biometric/punch card untuk rekod kedatangan. Helaian tambahan boleh digunakan sekiranya helaian ini tidak mencukupi.

4 Borang PKK 3 i. Syarikat perlu menampal slip watchman clock di ruangan yang telah disediakan

ii. Helaian tambahan boleh digunakan sekiranya helaian ini tidak mencukupi

5. Borang PKK 4 i. Pengesahan perlu dibuat oleh pihak sekolah

ii. Penyemak laporan perlu mencatatkan tarikh-tarikh bagi setiap pelanggaran yang dikenalpasti (contoh: peralatan tidak berfungsi/rosak dan tidak berganti)

6. Borang PKK 5 (a)

Borang PKK 5 (b)

i. Borang laporan harian perlu diisi dan disahkan

ii. Kerja perlu dilaporkan oleh syarikat dan disemak serta disahkan setiap hari oleh pihak sekolah dalam borang pengesahan harian.

iii. Rumusan perlu diisi oleh pihak sekolah ke dalam borang pengesahan bulanan untuk

9

tujuan pembayaran.

4.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK (BMB)


Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan BMB telah diasingkan mengikut kategori untuk tujuan memudahkan sekolah dan institusi membuat pengesahan. Kategori borang yang sediakan adalah seperti berikut:

i. Sekolah

ii. Institusi Pendidikan

4.2 Fungsi Borang BMB

Untuk setiap kategori ini, terdapat lima (5) borang yang mempunyai fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 7.

Jadual 7: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan BMB



BPPA BMB A

ii. Borang Pengesahan Skop Perkhidmatan dan Pengurusan Bahan Mentah

BPPA BMB 1

iii. Borang Pengesahan Skop Perkhidmatan dan Pengurusan Bahan Kering

BPPA BMB 2

iv. Borang Pengesahan Skop Perkhidmatan dan Pengurusan Kualiti Makanan

BPPA BMB 3

v. Borang Pengesahan Skop Perkhidmatan dan Pengurusan Kebersihan Dewan Makan

BPPA BMB 4


Wakil syarikat/pegawai yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan tandatangan di borang dan mereka diwajibkan

10

mempunyai cap nama dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan seperti di Jadual 8.



1. BMB 1, BMB 3 Menyedia Laporan Penyelia Asrama


- Pengarah/ Timbalan Pengarah


2. BMB 2, BMB 4 Penyedia Laporan Penyelia Asrama

Perakuan Laporan Wakil Syarikat/ kontraktor




3. BMB A Penyedia Borang Wakil Syarikat/ kontraktor

Perakuan Laporan i. Institusi: Pegawai Pentadbir

- Pegawai Tadbir/ PEK/ KUKP/ Pentadbiran

ii. Sekolah: Guru/ Pentadbir Sekolah




4.4 Kaedah Pengisian Borang11

Jadual 9 menunjukkan arahan pengisian untuk setiap borang yang berkaitan

Jadual 9: Pengisian Borang BMB


1 Borang Pengesahan (Borang BMB A)



2 Borang BMB 1 i. Borang pengurusan bahan mentah perlu disi dan dilengkapkan oleh Penyelia Asrama setiap hari bagi sekolah dan berdasarkan kursus dan hari bagi Institusi.

ii. Senarai bahan mentah yang terlibat untuk setiap sajian perlu disenaraikan.

3 Borang BMB 2 i. Borang pengurusan bahan kering perlu disi dan dilengkapkan oleh Penyelia Asrama dua (2) kali dalam tempoh sebulan.


iii. Sekiranya pemeriksaan kali pertama mendapati pengurusan dan kualiti bahan kering tidak memuaskan, pemeriksaan susulan perlu dibuat dalam tempoh tidak lebih dari tiga (3) hari dari tarikh semakan pertama dibuat.

4 Borang BMB 3 i. Borang pengurusan kualiti makanan perlu disi dan dilengkapkan oleh Penyelia Asrama setiap hari bagi sekolah dan berdasarkan kursus dan hari bagi Institusi.

ii. Senarai menu yang terlibat untuk setiap sajian perlu disenaraikan.

5. Borang BMB 4 i. Borang pelaksanaan perkhidmatan dan pengurusan kebersihan dewan makan perlu dilengkapkan sebulan sekali oleh pihak institusi dan sekolah.

12

ii. Catatan berhubung pelanggaran,teguran dan penambahbaikan dalam perkhidmatan boleh di masukkan ke dalam borang ini.

5.0 BORANG PENGESAHAN PELAKSANAAN KERJA BAGI KONTRAK PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN MENTAH (BMM)


Borang pengesahan pelaksanaan kerja perkhidmatan BMM ini boleh digunakan oleh kedua-dua Institusi dan Sekolah untuk membuat pengesahan.

5.2 Fungsi Borang BMM

Terdapat dua borang yang mempunyai fungsi berbeza untuk dilengkapkan dan perlu dikemukakan kepada agensi pembayar bagi tujuan pembayaran iaitu seperti di Jadual 10.

Jadual 10: Senarai Borang Pengesahan Perkhidmatan BMM


i. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja Perkhidmatan BMB

BPPA BMM A

ii. Borang Pengesahan Skop Perkhidmatan dan Pengurusan Bahan Mentah

BPPA BMM 1


Wakil syarikat/pegawai yang mengisi borang, pegawai membuat semakan dan juga pegawai yang membuat pengesahan perlu menurunkan tandatangan di borang dan mereka diwajibkan mempunyai cap nama dan jawatan dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang dinyatakan seperti di Jadual 11.


13


1. BMM 1 Menyedia Laporan Penyelia Asrama




2. BMM A Penyedia Borang Wakil Syarikat/ kontraktor

Perakuan Laporan i. Institusi: Pegawai Pentadbir

- Pegawai Tadbir/ PEK/ KUKP/ Pentadbiran

ii. Sekolah: Guru/ Pentadbir Sekolah





Jadual 12 menunjukkan arahan pengisian untuk setiap borang yang berkaitan

Jadual 12: Pengisian Borang BMM


1 Borang Pengesahan (Borang BMM A)



2 Borang BMM 1 i. Borang pengurusan bahan mentah perlu disi dan dilengkapkan oleh Penyelia Asrama setiap hari bagi sekolah dan berdasarkan kursus dan

14

hari bagi Institusi.


6.0 PENUTUP

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan borang pengesahan pelaksanaan kerja ini digunapakai dan diedarkan kepada semua agensi di bawah tanggungjawab masing-masing. Panduan penggunaan borang dan juga kategori borang-borang baru ini boleh dimuat turun melalui laman sesawang KPM dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA), KPM.

Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset Disember 2015

15

jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdks/media/kunena/attachments/756/... · web viewlaporan...

Documents